Moduł Zarządzanie kontaktami

Transkrypt

1 Moduł Zarządzanie kontaktami

2 STREAM soft Wersja

3 Zarządzanie kontaktami Spis treści Słowo wstępne 6 Część I Charakterystyka modułu Zarządzanie kontaktami 8 1. Przeznaczenie modułu 8 2. Budowa modułu 9 3. Obsługa okien Konfiguracja, ustawienia Ogólne CRM Ostateczny termin Prawa Okna podpowiedzi Korespondencja seryjna Ustawienia dla Kontrahentów Opcje menu głównego System Procedury instalacyjne modułu Instalacja wersji demonstracyjnej Instalacja wersji jednostanowiskowej Instalacja wersji sieciowej Instalacja serwera bazy danych Przygotowanie do uruchomienia systemu Konfiguracja stanowiska Wgrywanie nowego pliku licencji PCBIZNES PRO/PRESTIś Aktualizacja systemu Drukowanie dokumentów 42 Część II Obsługa oprogramowania Pojęcia podstawowe Słowniki Operatorzy Dni pracy operatorów Wzorce dni pracy Zasoby Słowniki dla kontrahentów Słowniki dla operatorów Słowniki systemowe 66 3

4 STREAM soft Typy zdarzeń Cechy zdarzeń Czynności Typy zasobów Typy waŝnych dat Słowniki dla programu lojalnościowego Słowniki dla reklamacji Miejsca obsługi reklamacji Cechy reklamacji Statusy zlecenia reklamacyjnego Słowniki dla ankiet Typy parametrów ankiety Definicje ankiet CRM Drzewo spraw Edycja zdarzeń Prawa dostępu Kontrola i unikanie konfliktów Przypomnienia Edycja czynności Kontrahenci Osoby kontaktowe Organizacja pracy Wykorzystanie zasobów Program lojalnościowy Definicje programu lojalnościowego Uczestnicy programu lojalnościowego Wydane nagrody programu lojalnościowego Zdarzenia cykliczne Korespondencja seryjna Status operatora Zlecenia reklamacyjne Ankiety Planowanie miesięczne Zestawienia Zestawienia punktów programu lojalnościowego Zestawienie zleceń reklamacyjnych 155 Część III Moduł Administratora Informacje wstępne Słowniki Firmy Grupy uŝytkowników UŜytkownicy Stanowiska Reguły haseł 167 4

5 Zarządzanie kontaktami 3. Administracja Archiwizacja Dearchiwizacja Reorganizacja bazy danych Sprawdzanie spójności bazy danych Uruchamianie skryptu Grupowe operacje na bazach danych Parametry bazy danych Statystyki bazy danych Konfiguracja połączenia z serwerem Parametry serwera Log serwera Operacje na licencji Rejestry Blokady Rejestr logowania Rejestr operacji System Konfiguracja systemu Konfiguracja rejestru operacji Czyszczenie rejestru operacji Kasowanie dokumentów z urządzeń zewnętrznych 188 Zaawansowane rozwiązania dostępne tylko w wersji PRESTIś 190 5

6 STREAM soft Słowo wstępne Przedsiębiorstwa i organizacje XXI wieku, starając się dostosować do zmiennego otoczenia rynkowego, poszukują nieustannie odpowiednich narzędzi, które pomogłyby im zwiększać elastyczność, doświadczenie i profesjonalizm działania. Równocześnie oczekują, Ŝe będą one spełniały ich konkretne wymagania i podkreślały zarazem specyfikę funkcjonowania - wyróŝniającą spośród wielu uczestników rynku. Tymi narzędziami są systemy ERP, czyli zintegrowane zbiory modułów (aplikacji) słuŝące do planowania zasobów przedsiębiorstwa.. Odpowiedni wybór systemu, a następnie jego poprawne wdroŝenie w znacznym stopniu przyczynia się do sukcesów firmy. WdroŜenie zaleŝne jest zarówno od oprogramowania, jak i od gotowości organizacyjnej firmy na implementację systemu. WaŜną rolę odgrywa równieŝ struktura przedsiębiorstwa oraz zaangaŝowanie kierownictwa i pracowników. Aby dokonać trafnego wyboru, naleŝy zastanowić się jakie są nasze oczekiwania w stosunku do systemu i jakie problemy zamierzamy z jego pomocą rozwiązywać. Szukając odpowiedniego oprogramowania powinniśmy zwrócić uwagę m.in. na: łatwość instalacji i obsługi, moŝliwość rozszerzeń systemu, funkcjonalność i elastyczność, parametryzację i modyfikację, przyjazny interfejs, łatwość i moŝliwość aktualizacji. Oceniamy nie tylko sam produkt, ale takŝe kwestie dotyczące serwisowania, modyfikacji, instalacji, dokumentacji, standaryzacji, kontroli, itp. Oprócz tego dobrze jest sprawdzić jak długo istnieje firma, od której zamierzamy kupić taki system, zorientować się jaką ma wiedzę i doświadczenie w jego projektowaniu, ile było wdroŝeń jej oprogramowania. Odpowiednie zbilansowanie tych wszystkich czynników umoŝliwi wybór systemu, który najlepiej będzie wspomagał codzienną pracę firmy. Wszystkie wyŝej wymienione cechy posiadają systemy tworzone przez firmę STREAM soft. Przeszły one ponad 15-letnią drogę rozwoju, przez co stały się: maksymalnie elastyczne, logiczne i ergonomiczne, łatwe w obsłudze, dostosowane do wymagań klienta juŝ na etapie ich wdroŝenia. Główne produkty firmy stanowią: Pakiet PCBIZNES - adresowany do grupy odbiorców pracujących w środowisku Windows i rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu 6

7 Zarządzanie kontaktami ewidencjonowanego. Jest to spójna i kompletna oferta dla mniejszych firm handlowych, usługowych, produkcyjnych oraz biur rachunkowych. PCBIZNES PRO zintegrowany, modułowy system przeznaczony dla firm rozliczających się na zasadach pełnej księgowości. Moduły systemu wyposaŝone są w opcje, pozwalające na kompleksowe zarządzanie róŝnymi szczeblami przedsiębiorstwa. Ergonomiczne i łatwe w obsłudze, profesjonalnie rozwiązują złoŝone problemy uŝytkowników. PCBIZNES PRESTIś wielomodułowy system klasy ERP, zalecany dynamicznie rozwijającym się firmom, poszukującym bardziej zaawansowanych rozwiązań. UmoŜliwia optymalne wykorzystanie zasobów oraz pełną kontrolę procesów biznesowych. Tworzy uporządkowany i przejrzysty obraz całego przedsiębiorstwa, automatyzuje pracę i usprawnia przepływ informacji. Specjaliści z dziedziny informatyki, ekonomii, prawa gospodarczego i rachunkowości pracują nad tym, aby produkty STREAM soft były nowoczesne, dostosowane do zmieniających się przepisów prawnych i rosnących wymagań klienta. Na stronie internetowej firmy znajdują się, gotowe do pobrania, wersje demonstracyjne systemów. 7

8 STREAM soft Część I Charakterystyka modułu Zarządzanie kontaktami 1. Przeznaczenie modułu System Zarządzanie kontaktami (CRM), to aplikacje wspierające proces pozyskiwania i obsługi klienta. Jest idealnym rozwiązaniem dla działów marketingu, telemarketingu, działów handlowych oraz wszędzie tam, gdzie utrzymywane są kontakty z klientami. Pozwala na zarządzanie bazą danych klientów oraz gromadzenie i przetwarzanie informacji o kontaktach handlowych i prowadzonej działalności. Współczesny klient wymaga szybkiej i sprawnej obsługi. Błyskawiczna identyfikacja oraz moŝliwość szybkiej analizy profilu klienta stają się podstawowym wyzwaniem stojącym przed pracownikami działów marketingu i sprzedaŝy. Celem współczesnego przedsiębiorstwa jest zapewnienie kaŝdemu z klientów ciągłości i spójności obsługi oraz moŝliwie krótkiego czasu na rozpoznanie jego problemu i zaproponowanie skutecznego rozwiązania. Bez moŝliwości prześledzenia dotychczasowych kontaktów z klientem jest to niezwykle trudne lub wręcz niemoŝliwe. W module Zarządzanie kontaktami (CRM) systemu PCBIZNES PRO i PCBIZNES PRESTIś postanowiliśmy zawrzeć najbardziej istotną część funkcjonalności przypisywanej systemom Zarządzania kontaktami, czyli rejestrację istotnych zdarzeń oraz organizację pracy wewnątrz firmy, pozwalającą na efektywną współpracę z klientami. Moduł Zarządzanie kontaktami umoŝliwia znaczne uproszczenie procedur związanych z codzienną obsługą klientów m.in. poprzez: Prowadzenie kartoteki firm wraz ze słownikiem osób kontaktowych oraz słownikiem szczebli, funkcji i kompetencji; Rejestrację róŝnych typów kontaktów z klientami; Tworzenie graficznego kalendarza zadań oraz obsługę drzewa spraw i drzewa projektów; Harmonogramowanie zadań oraz rejestrację wykonanych czynności; Obsługę korespondencji seryjnej, zarówno w postaci elektronicznej jak i tradycyjnej, łącznie ze sposobami tworzenia list adresowych. 8

9 Zarządzanie kontaktami Prawidłowo zaimplementowany system zarządzania kontaktami zajmuje centralne miejsce w przedsiębiorstwie. Jest niezastąpionym źródłem wiedzy o Kliencie, a zarazem sprawnym kanałem komunikacji wewnętrznej. WdroŜenie modułu Zarządzania kontaktami porządkuje przydział zadań wewnątrz firmy, usprawnia kontrolowanie przydzielonych zadań oraz planowanie organizacji pracy wewnątrz firmy. 2. Budowa modułu Moduł Zarządzanie kontaktami jest integralną częścią systemów PCBIZNES PRO i PRESTIś. Oprócz niego, w skład systemu, wchodzą następujące moduły: Gospodarka magazynowa; Finanse i Księgowość; Rozrachunki; Kadry i płace; Środki trwałe; WyposaŜenie; Produkt; Serwis; Raporty i formularze; Zarządzanie produkcją. Ogólna budowa programu jest identyczna jak budowa pozostałych modułów składających się na system PCBIZNES PRO i PRESTIś: menu programu (główne), pasek (panel) ikon programu, obszar roboczy, pasek statusu programu, okno aktywne NaleŜy tu podkreślić, Ŝe opcje menu głównego kaŝdego modułu moŝna podzielić na stałe, czyli te, które w kaŝdym z nich są takie same oraz zmienne - charakterystyczne dla natury danego modułu. Stałe to zawsze moduł, słowniki, zestawienia, operacje, system, okno i pomoc. Menu programu (główne) w module stanowią: 1. Moduł pozwala w dowolnej chwili, za pomocą opcji Zmiana modułu, na przełączanie się między modułami. Opcja moduł nie będzie widoczna (aktywna), jeśli uŝytkownik zakupił lub przydzielono mu licencję na jeden moduł. 2. CRM definiuje się w nim kontrahentów, osoby kontaktowe, drzewo spraw, itp. 3. Słowniki - definiuje się w nich operatorów systemu oraz wprowadza wszystkie potrzebne, do pracy z programem, dane firmy. Ich prawidłowe załoŝenie gwarantuje poprawność korzystania z programu i znacznie automatyzuje pracę. 4. Zestawienia moŝliwe jest wykonywanie róŝnego rodzaju zestawień. 9

10 STREAM soft 5. System daje uŝytkownikowi moŝliwość dokonywania zmian m.in., w wyglądzie programu, w ustawieniach. 6. Okno uŝytkownik moŝe włączać/wyłączać pasek ikon, ustawiać na pasku te ikony, które chciałby mieć zawsze widoczne i łatwo dostępne. Pozwala na przełączanie w oknie roboczym okien aktywnych. 7. Pomoc niezbędna w zdobywaniu wiedzy o systemie i sprawności poruszania się w nim. Pasek ikon programu znajduje się pod menu programu i zawiera przyciski z najczęściej uŝywanymi funkcjami. O tym jakie przyciski będą na pasku moŝe zdecydować sam uŝytkownik. Aby je dodać lub usunąć naleŝy kliknąć Okno»Ustaw ikony. Za pomocą tej opcji moŝna równieŝ całkowicie wyłączyć pasek ikon lub włączyć go ponownie. Obszar roboczy jest to szara przestrzeń pomiędzy paskiem ikon a paskiem stanu, w którym pojawiają się aktywne okna programu. Pasek statusu programu znajduje się na dole okna programu. Zawiera wybrane informacje. Patrząc od lewej strony paska mamy: nazwę firmy, w której aktualnie pracuje uŝytkownik, nazwisko i imię zalogowanego operatora, wersję programu i numer licencji. Okno aktywne (aktualnie otwarte) jest to okno, w którym uŝytkownik będzie pracował. Wyświetla się w obszarze roboczym. Podświetlone jest niebieskim paskiem. Pasek ikon aktywnego okna zawiera ikony wyświetlające się przy uruchomieniu okna, w którym zamierzamy aktualnie pracować. NajeŜdŜając kursorem myszki na kaŝdą z nich, wyświetla się informacja, do czego słuŝy i jaki jest skrót klawiszowy, jeśli go posiada. Siatka danych zawartość aktywnego okna wyświetlająca się w układzie tabelarycznym. 10

11 Zarządzanie kontaktami Okno programu: Okno aktywne: 11

12 STREAM soft 3. Obsługa okien W module Zarządzanie kontaktami istnieją cztery sposoby wywoływania poszczególnych opcji w oknach do przeglądania danych i w niektórych oknach edycyjnych: 1. Poprzez kliknięcie myszką na odpowiedniej ikonie lub przycisku. 2. Poprzez wybranie opcji z menu programu. 3. Poprzez wybranie opcji z menu kontekstowego (podręcznego) prawego klawisza myszki. 4. Poprzez skrót klawiszowy. W systemie okna moŝna wyświetlać w róŝnym układzie. UŜytkownik sam decyduje, które ustawienie będzie mu najbardziej odpowiadało. Zarządzanie oknami moŝliwe jest poprzez opcję Widok, którą udostępniamy klikając prawym klawiszem myszki w siatce danych aktywnego okna lub lewym klawiszem, za opcją menu głównego Pomoc ( UWAGA! Nie jest to regułą dla wszystkich okien): ŚcieŜka dostępu: Moduł Zarządzanie kontaktami CRM Kontrahenci UWAGA! Prawy klawisz myszki (inaczej menu kontekstowe), uŝyty w róŝnych częściach okna, nie zawsze wyświetli takie same opcje jak prezentowane w powyŝszym oknie. 12

13 Zarządzanie kontaktami Opcja Widok ma wbudowane własne menu: Znacznik ν włącza / wyłącza funkcję np. ukrywa pasek ikon lub uaktywnia. Znacznik informuje, Ŝe moŝna wybrać jedną opcję z kilku dostępnych. Jeśli szczegóły będą u dołu, to nie mogą być jednocześnie teŝ z prawej strony. Zaznaczając Kolumny w tabeli lub Kolumny w Szczegółach wyświetli się widok: RóŜnica między tymi opcjami, polega na tym, Ŝe klikając na Kolumny w tabeli dołoŝymy wybraną kolumnę do tej części okna, w której wyświetla nam się zawartość w postaci siatki danych, a wybierając Kolumny w Szczegółach zmienimy kolumny w części okna, w której 13

14 STREAM soft wyświetlają się szczegóły. Bezpośredni dostęp do tych opcji moŝna uzyskać za pomocą przycisku umieszczonego w pasku ikon aktywnego okna. UWAGA! Opcja Kolumny w tabeli posiada ograniczenie, które uniemoŝliwia wybór więcej niŝ 100 kolumn. Ponadto, uniemoŝliwiono w systemie przerzucenie kolumn wymaganych (takich, które myszą być wyświetlane) z kolumn wybranych z powrotem do kolumn dostępnych. Dodatkowo uŝytkownik moŝe zobaczyć ilość kolumn wybranych (w wyświetlanym przypadku jest ich 14). PoniŜej zaprezentowane są przykłady róŝnego sposobu wyświetlania okien w systemie. Na przykład okno NaleŜności i zobowiązania moŝna wyświetlać w takim układzie, gdzie Szczegóły znajdują się w dolnej części: lub w takim, w którym lista Szczegółów wyświetlana jest z prawej strony: 14

15 Zarządzanie kontaktami albo w takim, w którym są zarówno Szczegóły, Drzewo grup, Kontrahenci: 15

16 STREAM soft Zarządzać oknami moŝna takŝe poprzez opcję menu programu Okno, za pomocą takich funkcji jak: 1. Sąsiadująco otwartych jest równocześnie kilka okien w układzie poziomym: Pomimo, Ŝe otwartych moŝe być kilka okien, aktywne jest tylko jedno podświetlone niebieskim paskiem. Przełączamy się między nimi, klikając myszką na Ŝądanym oknie. 2. Kaskada układ okien prezentowany poniŝej: 16

17 Zarządzanie kontaktami 3. Poprzednie, następne pozwalają na przełączanie się między otwartymi oknami. Chwytając kursorem myszki na obramowania okien skalowalnych, dowolnie je zwęŝamy lub rozciągamy. Podobnie jest z obramowaniem kolumn w siatce danych. NajeŜdŜając kursorem myszki na linie graniczne kolumn, wyświetla się znacznik rozdzielacza kolumn Klikając na niego moŝna rozciągać kolumnę na dowolną długość. Pozwala to uzyskać pełniejszą czytelność danych. Wciskając lewy przycisk myszki i równocześnie przytrzymując kursor myszki w nagłówkach wybranych kolumn siatki danych, moŝna zmieniać kolejność ich ustawienia, przesuwać jedne przed drugie. W aktywnym oknie, uŝytkownik wypełnia niektóre pola poprzez ręczne wpisanie danych, a inne poprzez wprowadzenie danych ze zdefiniowanego wcześniej słownika. Połączenie ze słownikiem moŝliwe jest za pomocą specjalnego przycisku. UmoŜliwia on realizowanie jednej lub kilku funkcji, np. funkcja wyboru ze słownika, czyszczenia pola (usuwania danych), pokazywania zawartości, zapisywania dokumentu, itp. 17

18 STREAM soft Kliknięcie myszką na przycisk spowoduje rozwinięcie menu dostępnego pod nim. MoŜe się ono składać z dwóch lub więcej opcji. <F6>, <F2>, <F7> i <Del> to skróty, które pozwalają wywołać daną opcję przy uŝyciu klawiatury. W systemie dostępna jest opcja, która umoŝliwia skopiowanie pojedynczego, zaznaczonych lub wszystkich wierszy, wraz z opisem kolumn oraz przeniesienie danych do wybranego programu, np. do arkusza kalkulacyjnego lub do edytora tekstu, z zachowaniem układu kolumn. Opcja ta jest dostępna poprzez kombinację klawiszy <Ctrl+C>: Po przeniesieniu do arkusza kalkulacyjnego, skopiowane dane wyglądają tak jak na poniŝszym oknie: W pasku statusu okna, z prawej strony, w dolnej części, znajduje się ikona. Po kliknięciu na nią lub skorzystaniu z kombinacji klawiszy <Ctrl+Alt+W>, pojawi się menu z moŝliwością wybrania okna, spośród aktualnie włączonych okien w systemie: 18

19 Zarządzanie kontaktami W menu głównym Okno, dostępna jest opcja Panel listy okien widoczny. Jeśli opcja ta jest zaznaczona, to w dolnej części okna programu, wyświetla się panel z zakładkami, pokazujący aktualnie włączone okna w systemie. Po kliknięciu na wybrane zakładki, moŝna się łatwo przełączać pomiędzy oknami: 19

20 STREAM soft Poszczególne opcje programu moŝna uruchamiać (w zaleŝności od upodobań uŝytkownika) na kilka sposobów: 1. Za pomocą menu programu: 2. Za pomocą menu prawego klawisza myszki (menu podręczne, kontekstowe): 3. Poprzez ikony znajdujące się na paskach ikon: 4. Przy uŝyciu klawiszy funkcyjnych od <F1> do <F10> lub kombinacji klawiszy, np. <Ctrl+K>. We wszystkich modułach systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś, poszczególne opcje uruchamia się korzystając z wymienionych wyŝej sposobów. 4. Konfiguracja, ustawienia... UŜytkownik moŝe dokonywać zmiany ustawień w systemie. SłuŜy do tego opcja menu głównego System Konfiguracja: 20

21 Zarządzanie kontaktami ŚcieŜka dostępu: System Konfiguracja Ustawienia CRM Ustawienia W lewej części okna, wyświetla się struktura drzewa danych, a w prawej lista dostępnych parametrów. Okno to dla wszystkich modułów wygląda identycznie. Zadaniem Konfiguracji jest ustawienie poszczególnych opcji systemu tak, aby moŝliwie najbardziej zautomatyzować codzienną pracę uŝytkownika. 4.1 Ogólne W opcji Ogólne, uŝytkownik systemu moŝe włączyć parametr Obsługa programu lojalnościowego. Włączenie tej opcji spowoduje, Ŝe w menu Słowniki modułu Zarządzanie kontaktami, uŝytkownik będzie mógł zdefiniować Słowniki dla programu lojalnościowego. Ponadto, w module Gospodarka magazynowa, w opcji Słowniki Definicjach dokumentów SprzedaŜ towarów handlowych, w zakładce Dodatkowe pojawi się parametr: 21

22 STREAM soft Dodatkowo, w menu CRM, uŝytkownik będzie mógł zdefiniować odpowiedni program lojalnościowy, uczestników tego programu oraz wydane nagrody. 4.2 CRM Dostępne ustawienia i parametry: Kontrolować kompetencje operatorów - Czy kontrolować kompetencje operatorów przy poprawie, realizacji i generowaniu zdarzeń w module Zarządzanie kontaktami. Domyślnie włączony, jak nie będzie włączony to program nie będzie ostrzegał o braku kompetencji głównego wykonawcy projektu, sprawy czy zadania Wyświetlanie statusu operatora - Określa sposób automatycznego wyświetlania okna statusu operatora. MoŜna wybrać jedno z trzech ustawień: Nie wyświetlać, Wyświetlanie przy wejściu do modułu CRM, Wyświetlanie przy wejściu do programu. Pokazywać wybór miejsca zadania w organizatorze pracy - parametr widoczny tylko, gdy dostępny jest moduł Serwis, wymusza pytanie o źródło/rodzaj edytowanego zadania podczas edycji w organizatorze pracy. Parametr jest zapisywany w konfiguracji operatora Katalog obsługi dokumentów zewnętrznych jest to katalog, w którym zapisywane są tymczasowo dokumenty w momencie ich podglądu przez inne programy. Dotyczy to dokumentów przechowywanych w bazie dodatkowych dokumentów. Podgląd za polega na wczytaniu ich z bazy i zapisaniu właśnie do tego katalogu, a potem uruchamiany jest domyślny program obsługi tego typu plików. Sposób wyświetlania postępu w jaki sposób będzie pokazywany postęp zaawansowania załatwienia zadania w oknie edycyjnym: jako liczba lub jako pasek postępu. Domyślnie drzewo spraw ustawiać na operatora parametr określa, na jakiego operatora ma być ustawione okno drzewa spraw przy ustawionym sposobie przeglądania na Operatorzy lub Wykonawcy. Do wyboru są dwa ustawienia Aktualnie zalogowanego (wartość domyślna), Ostatnio wybranego. W drzewie spraw bez filtru na datę w widoku wg kontrahenta - pozwala przeglądać zakończone zdarzenia dla kontrahentów w oknie Drzewo spraw bez względu na datę rozpoczęcia i zakończenia. Edycja czynności na poziomie zdarzenia - umoŝliwiono edycję czynności na poziomie zdarzenia w przeciwnym wypadku jedynie na poziomie typów zdarzeń. Dodatkowy operator zdarzenia domyślnie jako wykonawca po zaznaczeniu tego parametru, moŝliwe jest domyślne dodawanie dodatkowego operatora dla zdarzenia jako wykonującego dane zdarzenie. Wyświetlanie nazwy pełnej kontrahenta w filtrze kontrahentów po zaznaczeniu tej opcji w filtrze kontrahenta, oprócz identyfikatora i numeru, będzie moŝliwe 22

23 Zarządzanie kontaktami wyświetlanie nazwy kontrahenta: Sposób numeracji w reklamacjach opcja ta umoŝliwia wybór sposobu numeracji zleceń reklamacyjnych. Trzeci parametr tej opcji, pozwala na osobną numerację dla miejsc przyjęcia zlecenia reklamacyjnego: 23

24 STREAM soft 4.3 Ostateczny termin Dostępne ustawienia i parametry: Gdy stan realizacji mniejszy niŝ % wyświetl określa stan (postęp) realizacji zadania, przed którym wyświetlać ostrzeŝenia i alarm OstrzeŜenie, gdy do ostatecznego terminu pozostało mniej niŝ % planowanego czasu jeŝeli postęp realizacji zadania jest mniejszy niŝ wskazano w opcji powyŝej, a do jego zakończenia pozostało mniej niŝ procent planowanego czasu wskazany w tym polu zostanie wyświetlone ostrzeŝenie przy danym zadaniu w oknach: Drzewo spraw, Organizacja pracy operatora i status operatora. Alarm, gdy do ostatecznego terminu pozostało mniej niŝ % planowanego czasu JeŜeli postęp realizacji zadania jest mniejszy niŝ wskazano w opcji powyŝej, a do jego zakończenia pozostało mniej niŝ procent planowanego czasu wskazany w tym polu zostanie wyświetlony alarm przy danym zadaniu w oknach: Drzewo spraw, Organizacja pracy operatora i status operatora. 24

25 Zarządzanie kontaktami 4.4 Prawa Dostępne ustawienia i parametry: Domyślne prawo dla operatorów dodanych na listę w systemie moŝliwe jest ustawienie domyślnych praw dla operatorów dodanych do listy, podczas zakładania zdarzenia, sprawy, projektu, itp. W opcji moŝemy wybrać jeden z czterech statusów: Brak, Oglądanie, Oglądanie i edycja, Oglądanie, edycja i usuwanie. Domyślne prawo dla pozostałych operatorów w tej opcji określa się domyślne prawo dla operatorów nie wskazanych (nie przypisanych) do realizacji wybranego zadania. Prawo to podpowiadane jest w oknie edycyjnym zadania gdzie równieŝ moŝna określić indywidualne prawo do danego zadania dla pozostałych operatorów. W opcji moŝemy wybrać jeden z czterech statusów: Brak, Oglądanie, Oglądanie i edycja, Oglądanie, edycja i usuwanie. Na poniŝszym oknie systemowym, została wskazana róŝnica pomiędzy operatorami z listy i operatorami spoza listy Dostępne ustawienia i parametry dla wysyłanego i odbieranego listu Typ kontaktu dla a w momencie wysłania, pobrania e moŝe powstać zdarzenie typu kontakt, w tej opcji wybieramy czy takie zdarzenie ma 25

26 STREAM soft zostać odnotowane w bazie i jeŝeli tak to jakiego typu taki kontakt ma powstać. Typy kontaktów edytuje się w opcji Słowniki Słowniki systemowe Typy zdarzeń Kontakt. Typ dokumentu dla a w momencie wysłania, pobrania e moŝe powstać zdarzenie typu dokument, w tej opcji wybieramy czy takie zdarzenie ma zostać odnotowane w bazie i jeŝeli tak to jakiego typu taki dokument ma powstać. Typy dokumentów edytuje się w opcji Słowniki Słowniki systemowe Typy zdarzeń Dokumenty. 4.6 Okna podpowiedzi Dostępne ustawienia i parametry: Pokazuj okna podpowiedzi w organizatorze czy pokazywać okna podpowiedzi w organizatorze pracy operatora w momencie najechania kursorem myszki na wybrane zdarzenie w kalendarzu. Pokazuj okna podpowiedzi w drzewie spraw - czy pokazywać okna podpowiedzi w oknie drzewo spraw w momencie najechania kursorem myszki na wybrane zdarzenie CRM w drzewie spraw. Opóźnienie pokazania podpowiedzi (ms) - po jakim czasie od najechania na zdarzenie pokazać okno podpowiedzi. Czas podawany jest w mili sekundach. Czas pokazania podpowiedzi (ms) - jak długo pokazać okno podpowiedzi. Czas podawany jest w mili sekundach. 4.7 Korespondencja seryjna Typ automatycznie generowanego kontaktu dla korespondencji tradycyjnej z listy rozwijanej, operator systemu, wybiera typ kontaktu, który będzie automatycznie generowany dla korespondencji tradycyjnej, np. kontakt słuŝbowy. Typ automatycznie generowanego kontaktu dla korespondencji elektronicznej z listy rozwijanej, operator systemu, wybiera typ kontaktu, który będzie automatycznie generowany dla korespondencji elektronicznej, np. kontakt słuŝbowy. 4.8 Ustawienia dla Kontrahentów W opcji Kontrahenci Wartość domyślna uŝytkownik systemu moŝe, podając liczbę dni, wprowadzić parametr Cykliczność odwiedzin. Po zdefiniowaniu tego parametru 26

27 Zarządzanie kontaktami w konfiguracji systemu, w oknie edycyjnym kontrahenta na zakładce Inne, pojawi się pole Cykliczność odwiedzin, w którym domyślnie będzie podpowiadana wartość z konfiguracji. 4.9 Opcje menu głównego System Oprócz moŝliwości dokonania zmian w Konfiguracji, moŝna dokonywać np. zmian ustawień przy pomocy opcji menu głównego System. Jedną z nich jest opcja Wygląd programu. Po uruchomieniu wyświetla się okno: ŚcieŜka dostępu: System Wygląd programu Ustawienia wyglądu UŜytkownik moŝe ustawić takie kolory tła i pól, rozmiary i rodzaje czcionek, jakie najbardziej lubi. Dzięki temu system staje się bardziej przyjazny, poniewaŝ tworzy się najprzyjemniejsze dla siebie środowisko pracy z programem. Zaznaczenie opcji Zakładki w okna edycyjnych na wielu liniach, przyczynia się do zwiększenia ergonomii pracy z oknami systemu. Wiele okien ma wbudowanych kilkanaście róŝnych zakładek, których nie widać równocześnie w jednym oknie, trzeba posługiwać się przyciskami przewijania: Natomiast zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe równocześnie będą wyświetlane wszystkie zakładki w kliku liniach: 27

28 STREAM soft Usprawni to pracę z oknami, w których dane pogrupowane są w kilkanaście zakładek tematycznych. Kolejna funkcja to Export tabel umoŝliwia eksportowanie danych z systemu, do innych plików: ŚcieŜka dostępu: System Export tabel Wybieramy Nazwę pliku, do którego chcemy eksportować dane z systemu. Następnie określamy Format zapisu, czyli odpowiednie rozszerzenie, od którego będzie zaleŝało, w jakim programie dane zostaną otworzone: dbf wysłane dane moŝna otworzyć, np. w programie do tworzenia baz danych Access, Paradox dane moŝna edytować w Excelu, Tekstowy wyeksportowane dane będzie moŝna zobaczyć w edytorze tekstu, takim jak np. Word. Po wprowadzeniu danych klikamy przycisk <Exportuj>. Inną opcją, o której naleŝy wspomnieć jest Kalkulator (skrót <Shift+Ctrl+K>): 28

29 Zarządzanie kontaktami ŚcieŜka dostępu: System Kalkulator Zostały w niego wbudowane cztery zakładki. KaŜda z nich pełni inną funkcję: 1. Sumator słuŝy do wykonywania operacji sumowania i odejmowania wielu pozycji. Działanie funkcjonalne jest podobne do kalkulatora księgowego z drukarką. 2. Arkusz składa się z 16 linii, w których moŝna dokonywać obliczeń, a wyniki wykorzystywać w obliczeniach dokonywanych w innych liniach. Pobranie wyniku obliczeń pierwszej linii do następnej uzyskujemy pisząc [1]. Dostępne działania to: dodawanie, odejmowanie, mnoŝenie, dzielenie, sinus, cosinus, liczba Pi (3.14 ), pierwiastek (sqrt), potęgowanie, wartość bezwzględna (ABS). 3. Reszta po wpisaniu wartości do pól: Kwota do zapłaty i Kwota wpłacona, wyświetli się reszta, która pozostała do zapłacenia. 4. Odsetki z poziomu pola Rodzaj odsetek, moŝna wybrać odsetki podatkowe, ustawowe lub samodzielnie zdefiniować inny rodzaj odsetek poprzez wywołanie klawiszem <F6> maski Sposoby naliczania odsetek. Pozostałe opcje w menu głównym System umoŝliwiają: Zmianę uŝytkownika <Shift+Ctrl+U> - nowy uŝytkownik, chcąc zalogować się do systemu, powinien podać swoją nazwę i hasło: 29

30 STREAM soft ŚcieŜka dostępu: System Zmiana uŝytkownika Zmianę hasła najpierw naleŝy wpisać aktualne hasło, a następnie w przeznaczone do tego pola trzeba wprowadzić nowe hasło: ŚcieŜka dostępu: System Zmiana hasła Zmianę firmy <Shift+Ctrl+F> - za pomocą tej opcji moŝliwe jest przełączenie się na inną firmę. Opcja przydatna, jeśli uŝytkownik ma firmę wielooddziałową. Poprawianie i oglądanie danych firmy (System Dane firmy) w okno dane firmy wbudowane jest sześć zakładek, które zawierają informacje podstawowe takie jak: nazwa, adres, telefon, działalność, logo oraz informacje do PIT-ów, wydruków, itp; 30

31 Zarządzanie kontaktami ŚcieŜka dostępu: System Dane firmy W zakładce Logo, Pieczątka - dla kaŝdego Miejsca sprzedaŝy moŝna zdefiniować inną pieczątkę. Pieczątka zastępuje dane firmy na wydrukach. W zakładce tej definiujemy równieŝ logo firmy, które potem moŝna wybrać do wydruku w opcji Definicje dokumentów. 31

32 STREAM soft Logo firmy moŝna wczytać z pliku, za pomocą przycisku. MoŜna równieŝ określić wysokość i szerokość logo. Monitor dokumentów opcja dostępna w całym systemie zarówno z poziomu menu System jak i poprzez kombinację klawiszy <Shift+Ctrl+D>. Opcja ta jest dostępna, jeśli dane stanowisko ma przydzielony moduł Zarządzanie kontaktami. Zadaniem tej opcji jest nadzorowanie dokumentów (plików) z bazy dodatkowych dokumentów, pobranych do edycji od momentu uruchomienia programu. KaŜda zmiana pobranego dokumentu (pliku), jest zapamiętywana przez monitor. W oknie Monitor dokumentów, wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane do edycji, z informacją o modyfikacjach. Ponadto opcja Monitor dokumentów pozwala uŝytkownikowi systemu na zapisanie zmodyfikowanego dokumentu (pliku) do bazy, zapisanie do bazy i zakończenie monitorowania pliku, zakończenie monitorowania dokumentu. Przy wyjściu z programu lub podczas zmiany firmy, zostanie automatycznie wyświetlona lista monitorowanych plików (jeśli nie jest pusta). 5. Procedury instalacyjne modułu Pakiet instalacyjny systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś składa się z: 1. Płyty instalacyjnej CD-ROM. 2. Podręcznika. 3. Karty licencyjnej i rejestracyjnej. 32

33 Zarządzanie kontaktami 4. Dyskietki licencyjnej. Dyskietka licencyjna jest dołączona do pakietu tylko w przypadku zakupienia go w firmie STREAM soft. UŜytkownicy nie posiadający dyskietki licencyjnej, otrzymują ją po wysłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Instalacje wszystkich wersji pakietu PCBIZNES PRO i PRESTIś odbywają się z załączonej płyty CD-ROM. Po włoŝeniu płyty do napędu CD, automatycznie uruchamiana jest prezentacja, umoŝliwiająca przeprowadzenie instalacji wersji demonstracyjnej, jednostanowiskowej i sieciowej. Prezentacja zawiera równieŝ podstawowe informacje o firmie STREAM soft i jej produktach. JeŜeli po włoŝeniu płyty, prezentacja nie zostanie uruchomiona automatycznie, naleŝy wybrać w menu Windows opcję Start/Uruchom, wpisać D:\Stream.exe, gdzie D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM. Po wciśnięciu klawisza <OK>, uruchomiona zostaje prezentacja. W celu zainstalowania dowolnej wersji systemu, naleŝy wybrać, w menu głównym prezentacji, klawisz <Instalacja programów>, a następnie jedną z trzech rodzajów instalacji. 5.1 Instalacja wersji demonstracyjnej W celu zainstalowania wersji demonstracyjnej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Demo>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych (patrz Instalacja bazy danych). Gdy poprawnie przeprowadzona jest instalacja bazy danych, to rozpoczyna się instalacja wersji demonstracyjnej. W kolejnych etapach, uŝytkownik pytany jest o folder docelowy, czyli katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś. Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, nastąpi próba połączenia z serwerem i załoŝenia uŝytkownikowi wersji demonstracyjnej. W przypadku powodzenia instalacja jest zakończona i moŝna rozpocząć pracę. W przypadku problemów połączenia z serwerem lub, gdy podczas uruchomienia wersji Demo zgłaszany jest błąd, naleŝy uruchomić program Demost.exe, znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Program po uruchomieniu próbuje nawiązać łączność i załoŝyć uŝytkownika. W przypadku powodzenia automatycznie kończy pracę, w przeciwnym razie ukazuje się okno, które pozwala na nawiązanie połączenia z serwerem. Istnieją dwie podstawowe przyczyny problemów z połączeniem: 1. Serwer bazy danych nie jest uruchomiony. 2. Podstawowy uŝytkownik SYSDBA, posiada hasło inne od domyślnego. Jeśli tak jest, naleŝy podać hasło uŝytkownika SYSDBA w celu jednorazowego połączenia się z serwerem i załoŝenia uŝytkownika STRDEMO. Hasło nie zostanie zapamiętane i uŝyte będzie tylko raz w celu wykonania w/w czynności. 33

34 STREAM soft 5.2 Instalacja wersji jednostanowiskowej W celu zainstalowania wersji jednostanowiskowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Jednostanowiskowa>. Instalacja rozpocznie się od instalacji bazy danych (patrz Instalacja bazy danych). Gdy wszystko przebiegnie poprawnie, instalator przejdzie do instalacji wersji jednostanowiskowej. W kolejnych etapach uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy, informacje o uŝytkowniku oraz o folder docelowy (katalog, w którym zostaną umieszczone wszystkie pliki systemu PCBIZNES PRO i PRESTIś). Zalecane jest pozostawienie katalogu proponowanego przez instalator. Po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator (patrz Przygotowanie do uruchomienia systemu). Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. 5.3 Instalacja wersji sieciowej W celu zainstalowania wersji sieciowej systemu, naleŝy wybrać w menu głównym prezentacji klawisz <Instalacja programów>, a następnie klawisz <Sieciowa>. Następnie instalator zapyta czy chcemy instalować serwer czy klienta bazy danych. Instalację serwera bazy danych przeprowadzamy na jednym z komputerów w sieci, który będzie serwerem dla innych stanowisk. Istotne jest, aby na serwer wybrać komputer o stosunkowo duŝej wydajności i najlepiej z systemem operacyjnym w wersji serwerowej. JeŜeli serwerem bazy danych będzie komputer z systemem Windows, to instalacja przebiega automatycznie (patrz Instalacja bazy danych), jeŝeli z systemem Linux, to naleŝy dokonać ręcznej instalacji serwera (patrz Instalacja bazy danych). Po zainstalowaniu serwera bazy danych, instalator automatycznie przechodzi do instalacji klienta. W przypadku, gdy serwer został zainstalowany na komputerze z systemem Windows moŝliwe jest, aby ten sam komputer pełnił funkcję stanowiska roboczego lub administracyjnego. Zalecane jest jednak stosowanie serwerów wydzielonych, na których nie pracują instalacje klienta. W przypadku instalacji stanowiska administracyjnego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, uruchamiany jest automatycznie kreator (patrz Przygotowanie do uruchomienia systemu). Po zakończeniu działania kreatora system jest gotowy do pracy. JeŜeli kreator nie zostanie uruchomiony automatycznie, naleŝy uruchomić program SystemSt.exe znajdujący się w folderze, do którego został zainstalowany system. Instalacje klienta bazy danych przeprowadzamy na wszystkich stanowiskach roboczych, na których będzie uruchamiany system PCBIZNES PRO i PRESTIś. Jedno ze stanowisk powinno być stanowiskiem administracyjnym tzn., takim, na którym będą wykonywane wszystkie czynności administracyjne: archiwizacja, aktualizacje, inne. Instalację stanowisk naleŝy rozpocząć właśnie od stanowiska administracyjnego. Po wybraniu rodzaju stanowiska, uŝytkownik pytany jest o zaakceptowanie treści umowy licencyjnej, informacje o uŝytkowniku oraz folder docelowy. W przypadku instalacji stanowiska roboczego, po poprawnie przeprowadzonej instalacji, naleŝy skonfigurować połączenie z serwerem (patrz Konfiguracja stanowiska). 34

35 Zarządzanie kontaktami 5.4 Instalacja serwera bazy danych Program instalacyjny rozpoczyna pracę od instalacji bazy danych. Proces instalacji jest automatyczny na komputerach z systemem Windows. JeŜeli na komputerze jest juŝ zainstalowany serwer bazy danych instalator dokona próby aktualizacji serwera. Na czas aktualizacji serwer naleŝy wyłączyć. JeŜeli instalator wykryje, ze serwer nie jest wyłączony, wyświetli instrukcje jak wyłączyć serwer. W celu przeprowadzenia bazy danych dla systemu Linux naleŝy skorzystać z pliku: D:\Install\Instalator\Interbase_linux\InterBaseSS_LI-V6.0.tar (D oznacza literę przydzieloną dla napędu CD-ROM). Po rozpakowaniu archiwum, naleŝy uruchomić skrypt instalacyjny. Po zakończeniu instalacji przegrywamy plik D:\Install\Instalator\Interbase_linux\udf_st.so do podkatalogu UDF serwera. 5.5 Przygotowanie do uruchomienia systemu Kreator Przygotowanie do uruchomienia systemu umoŝliwia przeprowadzenie wszystkich czynności potrzebnych do poprawnej pracy systemu: 1) Konfiguracja stanowiska sieciowego i serwera bazy danych rozpoczyna się określeniem informacji potrzebnych do połączenia się z serwerem bazy danych: rodzaj serwera, nazwę i protokół komunikacyjny (opis w podrozdziale Konfiguracja stanowiska). Następnie naleŝy podać katalog, w którym będą przechowywane pliki bazy danych. Katalog powinien znajdować się na dysku, który przeznaczono do gromadzenia danych. Nie musi być udostępniany dla innych uŝytkowników, poniewaŝ tylko serwer musi mieć do niego dostęp. Potem powinno się określić katalog współdzielony. Znajduje się on na serwerze lub na stanowisku administracyjnym i udostępniany jest wszystkim stanowiskom roboczym. W katalogu tym przechowywane są zasoby współdzielone wszystkim uŝytkownikom systemu: pliki licencji, ustawień okien oraz aktualizacji. 2) Rejestracja licencji rozpoczyna się od poinformowania uŝytkownika o podstawowych zasadach licencjonowania systemu. Następnie naleŝy wybrać metodę rejestracji licencji: Przy pomocy kodów rejestrujących z karty licencyjnej metoda przeznaczona dla uŝytkowników nie posiadających dyskietki licencyjnej. W celu rejestracji naleŝy wpisać kody znajdujące się na karcie licencyjnej w polu Kod rejestrujący kreatora i nacisnąć klawisz <Dalej>. Przy uŝyciu dyskietki licencyjnej w celu rejestracji naleŝy włoŝyć dyskietkę licencyjną do stacji dysków i wcisnąć klawisz <Dalej>, następnie w oknie Lokalizacja pliku licencji naleŝy wpisać A:\, gdzie A, to oznaczenie napędu dyskietek i wcisnąć klawisz <OK>. Po poprawnej rejestracji licencji, wyświetlone zostanie okno z aktualnym statusem licencji. 3) Ustalenie poziomu zabezpieczeń serwer Interbase, rozprowadzany jest z domyślnym uŝytkownikiem SYSDBA. UŜytkownik ten posiada prawa administratora, a w konsekwencji pełny dostęp do zasobów serwera. Hasło uŝytkownika SYSDBA jest 35

36 STREAM soft standardowo ustawiane na masterkey. Pozostawienie takiego stanu rzeczy moŝe doprowadzić do nieautoryzowanego dostępu do danych. Podczas instalacji moŝna wybrać dwa poziomy zabezpieczeń: Niski poziom zabezpieczeń - pozostawienie aktualnego hasła administratora SYSDBA bez zmian. Odpowiedzialność za ewentualny dostęp do danych za pomocą tego hasła będzie spoczywać na uŝytkowniku. Zaawansowany poziom zabezpieczeń zmiana aktualnego hasła administratora SYSDBA. UniemoŜliwia to nieautoryzowany dostęp do danych poprzez konto SYSDBA. Nowe hasło zostanie udostępnione uŝytkownikowi, po pisemnym kontakcie z firmą STREAM soft Dodatkowo zakładany jest uŝytkownik SYSSTR, który jest uŝywany przez system do wykonywania wszystkich operacji na bazie danych. 4) Utworzenie systemowej bazy danych bazy przechowującej informacje dla całego systemu. Jest ona tworzona automatycznie i nie wymaga ingerencji uŝytkownika. 5) Utworzenie bazy danych firmy do poprawnej pracy wymagana jest przynajmniej jedna baza danych firmy. Przechowuje ona wszystkie informacje wspólne dla całego systemu. 5.6 Konfiguracja stanowiska Konfiguracja stanowiska pozwala na ustalenie parametrów stanowiska koniecznych do nawiązania połączenia z bazą danych. Stanowisko moŝe łączyć się z lokalną lub zdalną bazą danych. W przypadku lokalnej bazy danych, wymagane jest podanie katalogu bazy danych i katalogu współdzielonego, w przypadku bazy zdalnej naleŝy dodatkowo określić nazwę serwera i protokół komunikacyjny. 1) Lokalna baza danych opcja ta występuje w przypadku pracy jednostanowiskowej. Wtedy serwer jest zainstalowany na tym samym komputerze co system PCBIZNES. Nie jest wtedy wymagana obecność protokołów sieciowych. 2) Baza na zdalnym serwerze opcja ta występuje w przypadku pracy sieciowej. NaleŜy ją wybierać na zdalnych stanowiskach roboczych, jak i w przypadku, gdy system jest uruchamiany na serwerze (komputer będący serwerem jednocześnie słuŝy jako stanowisko robocze). 3) Serwer parametr zawiera nazwę komputera- serwera w sieci. W przypadku korzystania z protokołu TCP/IP nazwą moŝe być adres IP. 4) Protokół - parametr określający protokół, po którym odbywa się komunikacja pomiędzy klientem a serwerem. Zalecanym protokołem jest TCP/IP, ze względu na osiąganie największej wydajności. 5) Katalog bazy danych parametr określa katalog zawierający bazę systemową i bazy wszystkich firm. Katalog ten podajemy zawsze w kontekście lokalnym dla serwera p., na stacji roboczej dysk C:\ jest zamapowany jako F:\, w pole katalog bazy danych wpisujemy C:\BazaDanych, a nie F:\BazaDanych. Katalog bazy danych na serwerze nie musi być udostępniany dla klientów w sieci, dostęp do niego posiada tylko serwer. 36

37 Zarządzanie kontaktami 6) Katalog współdzielony - parametr ten określa katalog znajdujący się na serwerze lub na stanowisku administracyjnym udostępniany wszystkim stanowiskom roboczym. W nim przechowywane są zasoby współdzielone przez wszystkich uŝytkowników systemu. Przycisk <Test> słuŝy do sprawdzenia poprawności podanych parametrów. W pierwszej kolejności wykonywana jest próba odczytania pliku licencji z katalogu współdzielonego, następnie próba nawiązania połączenia z serwerem i z bazą systemową w katalogu bazy danych. 6. Wgrywanie nowego pliku licencji PCBIZNES PRO/PRESTIś 1. Uruchom Moduł Administratora: 2. Zaloguj się do systemu z uprawnieniami Administratora: 37

38 STREAM soft 3. Wybierz opcję Administracja Operacje na licencji: 38

39 Zarządzanie kontaktami 4. Program zada pytanie: Czy zmienić warunki licencji? NaleŜy wybrać odpowiedź TAK.. 5. Następnie wyświetli się okno Operacje na licencji programu. Zaznaczamy pierwszą opcję, poniewaŝ chcemy wgrać nowy plik licencji: 6. Ściągamy załącznik z poczty o nazwie StSql.zip i zapisujemy go na dysku c:\ Program poprosi o wskazanie lokalizacji pliku. Za pomocą przycisku Przeglądaj wybieramy dysk c:\ lub wpisujemy c:\ (tak jak na rysunku). Następnie akceptujemy wybór przyciskiem OK. 39

40 STREAM soft 7. Program poinformuje nas o poprawności przebiegu wgrania nowego pliku licencji, za pomocą komunikatu: 8. Następnie program poinformuje nas o stanie licencji: 7. Aktualizacja systemu Systemy PCBIZNES PRO i PRESTIś są stale rozwijane wraz ze zmieniającymi się przepisami i wymaganiami uŝytkowników. Pociąga to za sobą konieczność aktualizacji systemu do nowszych wersji. Dla wygody uŝytkowników, proces aktualizacji został zautomatyzowany i moŝna go wykonać przy pomocy programu Aktualizacja. Wybiera się go z listy programów za pomocą przycisku. 40

41 Zarządzanie kontaktami Aktualizację moŝna wykonać z dwóch źródeł: 1) Z Internetu odbywa się poprzez aktywne połączenie internetowe, pliki aktualizacji pobierane są z serwera FTP firmy STREAM soft. 2) Z CD-ROM-u aktualizacja z płyty CD-ROM przesłanej przez producenta. Płytę z aktualizacją naleŝy wcześniej zamówić w firmie STREAM soft. Po wybraniu źródła aktualizacji, program pobiera informację o zmianach w systemie i wyświetla listę składników wymagających aktualizacji. Przy kaŝdym składniku widoczna jest wersja programu, którą posiadamy, nowa wersja dostępna w aktualizacji i rozmiar pliku, którego pobranie jest konieczne do aktualizacji danego składnika systemu. Przy niektórych składnikach dostępny jest przycisk <Zmiany>, który umoŝliwia wyświetlenie zmian powstałych w danym składniku systemu od obecnej wersji do najnowszej. Po określeniu składników następuje proces aktualizacji. Składa się on z trzech etapów: 41

42 STREAM soft 1) Pobranie nowej wersji. 2) Zachowanie aktualnej wersji. 3) Zamiana na nową wersję. Podczas aktualizacji nowe składniki wgrywane są do katalogu współdzielonego. Natomiast właściwy proces aktualizacji (zmiana plików wykonywalnych w katalogu systemu) odbywa się automatycznie przy uruchomieniu systemu. W przypadku wersji sieciowej pozwala to na aktualizację tylko na stanowisku administracyjnym, a wszystkie stanowiska robocze automatycznie pobierają najnowsze składniki systemu z katalogu współdzielonego. Mechanizm ten opiera się na tym, Ŝe na stanowisku roboczym uŝytkownik nie uruchamia bezpośrednio programu właściwego (PcBiznes.exe), tylko program startowy (_PcBiznes.exe). Program startowy sprawdza czy w katalogu współdzielonym znajduje się nowsza wersja. JeŜeli tak to zachowując aktualną wersję z innym rozszerzeniem (PcBiznes.exeold), pobiera nową wersję, a cały proces zapisuje w pliku historii aktualizacji (_PcBiznes.log). Następnie uruchamia program właściwy PcBiznes.exe). W wyjątkowych sytuacjach wymagana jest aktualizacja samego programu od aktualizacji. Proces ten jest automatyczny. Program informuje o takiej konieczności, po czy dokonuje aktualizacji. Po aktualizacji konieczne jest powtórne uruchomienie programu. 8. Drukowanie dokumentów Opcja drukowania dokumentów, w module Gospodarki magazynowej, uruchamiana jest za pomocą: 1. Ikony Drukuj. 2. Klawisza funkcyjnego <F9>. 3. Menu podręcznego prawego klawisza myszki. Kliknięcie na ikonę Drukuj powoduje wyświetlenie zawartości menu. Zawartość ta jest róŝna dla róŝnych dokumentów, ale standardowo obejmuje wydruki definiowane i formularze definiowane. W kaŝdym oknie wydruku dokumentów znajduje się pięć przycisków: umoŝliwia uŝytkownikowi podejrzenie wydruku dokumentu. zatwierdza drukowanie dokumentu. umoŝliwia przesłanie dokumentu na pocztę elektroniczną adresata. pozwala na ustawienie opcji wydruku dokumentu m.in.: rodzaju czcionki, wielkości czcionki, rodzaju drukarki, marginesów, itp. zamyka okno standardowego wydruku dokumentów. Przed wydrukowaniem, moŝemy wstępnie zobaczyć, w jaki sposób wydruk będzie rozplanowany na kartce. W tym celu na okienku drukującym naleŝy wcisnąć przycisk <Podgląd>. Na ekranie pojawi się kartka, na której będzie przybliŝony wygląd wydruku. 42

43 Zarządzanie kontaktami Podgląd wydruku tekstowego umoŝliwia ocenienie proporcji wydruku w pionie i poziomie, jednak nie jest wiernym odwzorowaniem wyglądu czcionek. KaŜda drukarka drukując tekstowo wykorzystuje swój zestaw znaków. Podgląd ma więc tylko charakter orientacyjny. Podczas oglądania wydruku moŝemy posłuŝyć się klawiszami: klawisze strzałek przesuwają stronę zgodnie z kierunkiem strzałki, jeŝeli istnieje następna strona, to strzałki przejdą na nią; klawisz <Page Up> przechodzi na poprzednią stronę; klawisz <Page Down> przechodzi na następną stronę; klawisz <Home> przechodzi na pierwszą stronę; klawisz <End> przechodzi na ostatnią stronę; klawisz - (minus) pomniejsza skalę wydruku; klawisz + (plus) zwiększa skalę wydruku. Dostępny jest takŝe pasek narzędzi po naciśnięciu opcji z menu Pasek narzędzi: MoŜna na nim dokładnie określić skalę podglądu, oraz obejrzeć fizyczne marginesy drukarki (Ŝółta obwódka). Pod przyciskiem <Opcje> kryją się ustawienia wydruku, pogrupowane w czterech zakładkach tematycznych: 1. Podstawowe standardowe ustawienia dotyczące wyboru drukarki, wydruku stron (wszystkie, wymienione), ustawienia marginesów, itp. 43

44 STREAM soft Margines podawany jest w mm i liczony od początku obszaru drukowania, a nie od początku kartki. Chcąc sprawdzić rozmiar marginesu drukarki moŝna podczas podglądu wydruku włączyć margines drukarki. W przypadku, gdy wydruk jest niepoprawny, gdyŝ na drukarce ustawiono inny papier, margines moŝe posłuŝyć do poprawnego ustalenia rozmiaru kartki. Określenie stron wydruku wszystkie czy wymienione. Strony wymieniamy po przecinku np. 1,5 - wydrukuje stronę pierwszą i piątą jeŝeli taka będzie. Podanie sekwencji 3..5 spowoduje wydrukowanie stron 3,4,5. To samo dotyczy kolumn (gdy wydruk w szerokości nie mieści się na kartce, jego prawa część zostanie przeniesiona na kolejną kartkę). Nie wpisując kolumn lub stron, program wydrukuje je wszystkie. Pytać przed kaŝdą stroną - program przed wydrukiem kaŝdej strony będzie pytał czy ją drukować i prosił o włoŝenie nowej kartki. UmoŜliwia to dwustronne drukowanie. Rodzaj wydruku moŝemy wybrać czy chcemy drukować graficznie (polecane w przypadku większości drukarek), tekstowo (zdecydowanie przyspiesza wydruk na drukarkach igłowych), do portu (wysyła dane bezpośrednio do portu w trybie tekstowym nie ma moŝliwości wydruku sieciowego), do pliku tekstowego (umoŝliwia wysłanie tekstu do pliku TXT, który następnie moŝemy oglądać w edytorze tekstu naleŝy podać katalog i nazwę na zakładce Inne ), do programu Excel (wysyłane są tylko dane zawarte w tabeli nie ma Ŝadnych dodatkowych treści umoŝliwia to ich dalszą obróbkę za pomocą tego programu. Na zakładce inne naleŝy wpisać katalog, w którym mieści się program Excel), do pliku dbf (wysyłane są dane tylko z tabeli umoŝliwia wysłanie danych do pliku DBASE). UWAGA! Nie zaleca się ustawiania wydruków tekstowo na drukarkach atramentowych i laserowych. Drukarki te są zaprojektowane do wydruków graficznych. Ustawienie trybu tekstowego jest trudne i jakość wydruku jest gorsza. 2. Graficzny ustawienia dotyczące rodzaju wydruku (graficzny, tekstowy, do portu, do pliku PDF, do pliku TXT, do pliku GIF), czcionki, orientacji strony (pozioma, pionowa), rozmiarów tabelki. Wybór własnej czcionki naleŝy wtedy zaznaczyć, Ŝe chcemy uŝyć czcionki uŝytkownika i wybrać czcionkę. Zmiany czcionki mogą doprowadzić do nieczytelnych wydruków lub, przy duŝych czcionkach, do ucinania napisów. Wybór rozmiaru tabelki jeŝeli zmienimy czcionkę, tabelka pozostaje taka sama. Wydrukowany tekst będzie miał wtedy takie same proporcje w przypadku wydruku tekstowego i graficznego. JeŜeli jednak proponowana tabelka jest za mała w stosunku do wybranej czcionki naleŝy zaznaczyć opcję Rozmiar tabelki zaleŝny od czcionki. Wybór orientacji dotyczy to tylko wydruku graficznego. UmoŜliwia wydruk poziomo i pionowo. W przypadku, gdy wydruk nie mieści się na jednej stronie w pionie, to moŝna wydrukować go poziomo. 44