Jakością wg ISO 9001 : 2008, Bezpieczeństwem Łańcucha Dostaw wg ISO 28000:2007 oraz Wewnętrznego Systemu Kontroli (WSK)

Transkrypt

1 Strona 1 z 20 Księga Zintegrowanego Systemu Jakością wg ISO 9001 : 2008, Bezpieczeństwem Łańcucha Dostaw wg ISO 28000:2007 oraz Wewnętrznego Systemu Kontroli (WSK) SOLID LOGISTICS SP. Z O.O.

2 Strona 2 z 20 SPIS TREŚCI: 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE Definicje, pojęcia i skróty Prezentacja Księgi Zasady udostępniania Księgi Wprowadzanie zmian do Księgi PREZENTACJA FIRMY Wprowadzenie Profil działalności Schemat organizacyjny Firmy PREZENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA Polityka jakości Deklaracja Polityki WSK Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Planowanie Mapa procesów Zapewnienie zasobów i infrastruktury ZARZĄDZANIE PROCESAMI Procesy zarządzania Procesy główne Procesy pomocnicze WYKAZ ZMIAN... 20

3 Strona 3 z POSTANOWIENIA OGÓLNE 1.1. Definicje, pojęcia i skróty Obowiązują wszystkie definicje, pojęcia i skróty wymienione w normie ISO 9000 Terminologia oraz: Firma - Solid Logistics Sp. z o.o. System System Jakością, wdrożony, utrzymywany i doskonalony w Firmie, Księga niniejsza Księga Systemu Jakością oraz Wewnętrznego Systemu Kontroli (WSK) Prezentacja Księgi Niniejsza Księga jest własnością Firmy Solid Logistics Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Smoleńskiego 4 lok. 18 Księga została opracowana przez Pełnomocnika ds. ZSZ i zawiera istotne elementy naszego Systemu zgodnego z wymaganiami międzynarodowej normy ISO 9001:2008. Księga jest dokumentem określającym ogólne działania podjęte przez Kierownictwo i pracowników Firmy w celu uzyskania odpowiedniej jakości usług oferowanych klientom. Opisuje cele, wymagania i politykę Firmy. Stanowi materiał źródłowy dla dokumentów z nią związanych, takich jak procedury, instrukcje i inne wymagane przez normę. Przedstawiony w Księdze materiał przeznaczony jest dla pracowników, dla przedstawicieli jednostki certyfikującej oraz dla klientów Firmy Zasady udostępniania Księgi Księga wydana jest w postaci egzemplarzy nadzorowanych i nie nadzorowanych. Egzemplarz oryginalny posiada Prezes Firmy. Wersja nadzorowana Księgi dostępna jest tylko i wyłącznie w formie elektronicznej i znajduje się na serwerze firmowym. Księgę jakości, jako egzemplarze nie nadzorowane, mogą otrzymać klienci Firmy Wprowadzanie zmian do Księgi Za aktualizację Księgi Jakości odpowiada Pełnomocnik ds. ZSZ.

4 Strona 4 z 20 Wszystkie zmiany wynikające z aktualizacji Księgi, dokonywane są przez Pełnomocnika ds. ZSZ. Rozpowszechnianie Księgi i/lub wprowadzanie zmian bez zgody Pełnomocnika ds. ZSZ jest zabronione. Wnioski dotyczące wprowadzania zmian w Księdze mogą być zgłaszane przez wszystkich zainteresowanych. Zmiany zatwierdzane są przez Pełnomocnika ds. ZSZ i odnotowywane w wykazie zmian (załącznik nr 1). Ze względu na przyjęty w Księdze kompleksowy system numeracji stron, wszystkie zmiany wprowadzane są jako kolejne wydanie całej Księgi. Nieaktualne wydania są oznaczane jako egzemplarz nieaktualny i przechowywane przez okres co najmniej 3 lat. Niezależnie od dokonywanych w miarę potrzeb zmian bieżących, Pełnomocnik ds. ZSZ jest zobowiązany do przeprowadzania raz w roku przeglądu i weryfikacji Księgi.

5 Strona 5 z PREZENTACJA FIRMY 2.1. Wprowadzenie Firma Solid Logistics Sp. z o.o. powstała w 2004 roku. Początkowo główną działalnością firmy była spedycja morska zarówno w imporcie jak i w eksporcie. Zatrudnienie osób z wieloletnim doświadczeniem w branży pozwoliło na zdobycie wielu klientów i dynamiczny rozwój firmy. Głównym kierunkiem, w którym specjalizuje się nasza firma jeśli chodzi o usługi transportowe jest import z Dalekiego Wschodu. Dzięki podpisanym kontraktom z armatorami morskimi ( gwarancja miejsca na statkach oraz atrakcyjnych stawek ), doskonałej pracy naszych agentów na Dalekim Wschodzie Solid Logistics może świadczyć usługi na niezmiennie wysokim poziomie. Firma jako jedna z nielicznych na rynku polskim posiada własne linie drobnicowe z głównych portów chińskich takich jak Shanghai, Yantian czy Hong Kong. W pierwszym roku działalności firma zatrudniała około 10 pracowników i miała własne biura w Warszawie ( siedziba spółki ), Poznaniu oraz Gdyni. Kolejny rok działalności był niezwykle dynamiczny jeżeli chodzi o wzrost obrotów oraz zatrudnienia. Sprzedaż rok do roku (2004/2005) wzrosła około trzykrotnie podobnie jak zatrudnienie. Firma otworzyła również kolejne działy zajmujące się spedycja lotnicza oraz drogową. Dzięki wprowadzeniu kolejnych usług i zatrudnieniu kolejnych osób o wysokich kwalifikacjach byliśmy w stanie podnieść jakość oraz kompleksowość świadczonych usług. Kolejny rok 2006 był czasem dynamicznego wzrostu sprzedaży jak również poszerzania oferty firmy został uruchomiony oddział w Hamburgu. Oddział zatrudniał 2 osoby. Początkowo zajmowały się one głównie organizacją odpraw celnych w imporcie dla ładunków skierowanych do Klientów z Polski.

6 Strona 6 z 20 Obecnie w biurze pracuje 10 osób, a oprócz wykonywania odpraw celnych zajmują się również kompleksową obsługą przesyłek Klientów (w tym także własnych). W 2007 roku firma otworzyła nowoczesne magazyny dystrybucyjne wysokiego składowania w Gdańsku oraz Poznaniu. Magazyn w Poznaniu: Powierzchnia m2 Ilość miejsc paletowych Magazyn w Gdańsku Powierzchnia m2 Ilość miejsc paletowych Magazyny poza składowaniem oraz przeładunkami towarów służą również do ich konfekcjonowania. Są to magazyny dystrybucyjne dla naszych Klientów. Prowadzimy z nich dostawy drobnicowe, częściowe oraz całopojazdowe Profil działalności Oferta firmy Solid Logistics to przede wszystkim: - spedycja morska - zarówno pełne kontenery ( FCL ) jak i drobnica ( LCL ) - spedycja lotnicza - spedycja drogowa międzynarodowa - spedycja krajowa - agencja celna w Gdyni, Poznaniu, Hamburgu oraz Warszawie - magazynowanie i konfekcjonowanie - transporty ponadgabarytowe Firma nasza przygotowuje klientom indywidualne projekty logistyczne oraz służy doradztwem w zakresie spedycji i logistyki.

7 Strona 7 z Schemat organizacyjny Firmy Firma Solid Logistics zatrudnia obecnie 112 osoby. Podstawowe piony w naszej firmie stanowią dział sprzedaży, działy operacyjne oraz dział zajmujący się finansami oraz administracją. Poniżej prezentujemy schemat przedstawiający hierarchię organizacyjną naszej Firmy. Schemat organizacyjny Firmy Solid Logistics Sp. z o.o.

8 Strona 8 z PREZENTACJA SYSTEMU ZARZĄDZANIA 3.1 Zakres Zintegrowanego Systemu i wyłączenia Zakres Zintegrowanego Systemu obejmuje następujące Spedycja morska, spedycja lotnicza, spedycja lądowa, magazynowanie, sprzedaż usług a także kontrolę obrotu wewnętrznego towarami strategicznymi zgodnie z normami ISO 9001:2008, ISO 28000:2007 i Kryteriami WSK. Wyłączenia: Działalność firmy jest stała i powtarzalna, co oznacza, że nie jest konieczne prowadzenie działalności projektowej. Z zakresu Systemu Jakością wyłączono następujące punkty normy: 7.3 Projektowanie i rozwój. Wdrażając i utrzymując System zarząd oraz wszyscy pracownicy zobowiązują się do jego ciągłego doskonalenia wykorzystując politykę, cele dotyczące jakości, wyniki przeglądów i auditów wewnętrznych oraz działania korygujące i zapobiegawcze Polityka jakości Została określona i udokumentowana polityka jakości Firmy obejmującą cele i zobowiązania dotyczące zapewnienia jakości. Jest ona powiązana z celami działania Firmy, jej rachunkiem ekonomicznym oraz oczekiwaniami i potrzebami klientów. Polityka została zakomunikowana pracownikom, jest przez nich rozumiana i realizowana. Polityka jakości jest poddawana przeglądom, w celu prowadzenia nadzoru nad realizacją postawionych celów. Treść Polityki przedstawiamy poniżej:.

9 Strona 9 z 20

10 Strona 10 z Deklaracja Polityki WSK Intencją Firmy jest przestrzeganie zasad kontroli obrotu określonych w krajowych przepisach prawnych oraz respektowanie wszelkich międzynarodowych reżimów i zobowiązań w zakresie bezpieczeństwa światowego. Polska uczestniczy w wielu reżimach kontrolnych, które nadzorują obrót towarami, materiałami, technologiami i oprogramowaniem podwójnego zastosowania i o przeznaczeniu wojskowym. W wielu przypadkach nasza firma będzie potrzebować zezwoleń na eksport dla wysyłki za granicę naszych towarów. Pozwolenia te mogą być wymagane z wielu powodów, takich jak umieszczenie danego towaru w Wykazach towarów i technologii objętych szczególną kontrolą obrotu z zagranicą, stosowanie zaawansowanych technologii, końcowego odbiorcy lub końcowego zastosowania podlegających szczególnej kontroli. Wdrożenie Wewnętrznego Systemu Kontroli pozwoli rozpoznać transakcje lub praktyki postępowania, które są niezgodne z obowiązującymi przepisami. Osobą odpowiedzialną za rozprowadzenie oświadczenia o polityce firmy w zakresie WSK wśród wszystkich zainteresowanych pracowników naszej firmy jest powołany pełnomocnik ds. kontroli obrotu (WSK) Pełnomocnik ds. ZSZ. Aktualizacja ww. oświadczenia będzie następować w przypadku istotnych zmian przepisów prawnych krajowych i międzynarodowych w zakresie obrotu towarami strategicznymi oraz wydarzeń zewnętrznych mających wpływ na światowy pokój i bezpieczeństwo. Treść Deklaracji Polityki przedstawiamy poniżej:.

11 Strona 11 z 20

12 Strona 12 z Odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja Pracownicy Firmy mają określone odpowiedzialności oraz odpowiednie uprawnienia, aby należycie wywiązywać się z powierzonych zadań. Są one określone w Księdze procesów, regulaminach pracy i instrukcjach. Każdy nowy pracownik, przed podjęciem pracy, zostaje przeszkolony przez przełożonego lub innego pracownika z zakresu pracy, jaką będzie wykonywał. Przedstawiciel Kierownictwa Kierownictwo wyznaczyło swojego przedstawiciela w osobie Pełnomocnika ds. ZSZ, który zajmuje się wdrażaniem, utrzymywaniem, doskonaleniem i upowszechnianiem w Firmie Systemu, zapewnieniem upowszechniania w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta oraz przedstawia Kierownictwu sprawozdania dotyczące funkcjonowania Systemu. Wszyscy pracownicy są informowani na bieżąco o funkcjonowaniu Systemu. W związku z wymaganiami Wewnętrznego Systemu Kontroli został wyznaczony Pełnomocnik ds. Kontroli Obrotu. Jego zadania pełni Pełnomocnik ds. ZSZ, który nadzoruje wszystkie sprawy związane z obrotem towarami strategicznymi w zakresie WSK. Podczas przeglądów zarządzania dokonywana jest analiza funkcjonowania Systemu, pod kątem oceny możliwości doskonalenia i potrzeby zmian w systemie zarządzania, łącznie z polityką jakości, celami dotyczącymi jakości oraz realizacją kontroli obrotu w zakresie aktualności polityki, zmian w przepisach prawa itd. Wewnętrzny System Kontroli Funkcja Zadania, odpowiedzialności w WSK Zastępstwo Prezes Zarządu - Wstrzymanie bądź zwalnianie transakcji w określonych przypadkach wynikających z analizy transakcji, - Zatwierdzanie do stosowania dokumentacji WSK, - Przeprowadzanie okresowych przeglądów WSK, - Zatwierdzanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz ocena ich skuteczności. Pełnomocnik ds. ZSZ Pełnomocnik ds. ZSZ - Wstrzymanie bądź zwalnianie transakcji w określonych przypadkach wynikających z analizy transakcji, Prezes Zarządu

13 Strona 13 z 20 - Zatwierdzanie do stosowania dokumentacji WSK, - Przeprowadzanie okresowych przeglądów WSK, - Zatwierdzanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz ocena ich skuteczności. - Konsultacja przy szczegółowej analizie Klienta w przypadku: wykrycia u niego przejawów z listy ostrzegawczej, wystąpienia przy analizie Listy Odmów, - Nadzór nad wdrażaniem i funkcjonowaniem WSK, - Gromadzenie informacji o towarach, transakcjach i klientach, - Nadzorowanie i/lub przeprowadzanie analiz transakcji, - Zarządzanie wewnętrznymi auditami WSK, - Wstrzymywanie transakcji - Powiadamianie organów rządowych, - Zapewnienie aktualności przepisów prawnych, - Angażowanie konsultantów zewnętrznych, - Nadzorowanie działań korygujących i zapobiegawczych - Nadzorowanie powstałych zapisów Sprzedawca/ Spedytor - Analiza zamówień klientów pod kątem zgodności z WSK, - Analiza ofert od dostawców co do wiarygodności źródeł pochodzenia tych towarów, - Klasyfikacja techniczna zamawianych towarów, - Analiza dotycząca zapytań handlowych klientów, Sprzedawca/ Spedytor Agent celny - Nadzorowanie działań celno - administracyjnych, Agent celny Komunikacja Sprawna komunikacja w firmie zapewniona jest na bieżąco poprzez łączność telefoniczną oraz pocztę elektroniczną a jeśli jest taka potrzeba organizowane są spotkania kierownictwa, na których omawiane są sprawy dotyczące funkcjonowania firmy i Systemu.

14 Strona 14 z Planowanie Planowanie jakości odbywa się pod kątem zaplanowanych celów firmy i uzyskania założonych wskaźników. Zarówno cele, jak i wskaźniki ustalane są na spotkaniach kierownictwa. Zawsze wyznaczona jest osoba odpowiedzialna za ich osiągnięcie i ustalony sposób, w jaki działanie ma być zrealizowane. Skuteczność realizacji dokonywana jest na przeglądach zarządzania. W firmie zaplanowano i opisano procesy potrzebne do realizacji celów firmy. Zdefiniowane zostały procesy, opracowana dokumentacja, zapewnione zasoby, zidentyfikowane etapy kontrolne i powstające z nich zapisy. Ogólny przebieg procesów zawiera mapa procesów. Dalej są one uszczegółowione w schematach procesów i diagramach procedur Mapa procesów W celu prawidłowego zarządzania organizacją zdefiniowano procesy przebiegające w Firmie, procesy lub ich fragmenty zlecane na zewnątrz oraz powiązania między nimi. Każdy z procesów ma wyznaczonego właściciela procesu. Właściciel procesu odpowiada za osiąganie zaplanowanych celów, wskaźników procesów oraz ciągłe doskonalenie procesu, identyfikację zagrożeń, zaplanowanie niezbędnych zasobów i informacji, a także uruchomienie niezbędnych działań w przypadku powstania problemów. W trakcie realizacji wszystkich procesów ich właściciele prowadzą bieżące monitorowanie obejmujące: - skuteczność i efektywność procesu, - zgodność przebiegu procesu z planem, przepisami prawa i wymaganiami wewnętrznymi i zewnętrznymi, - kontrolę bieżących kosztów (tam, gdzie jest to możliwe), - wykrywanie ewentualnych niezgodności, incydentów bezpieczeństwa i ich bieżące usuwanie. Mapa procesów Firmy przedstawiona jest poniżej.

15 Strona 15 z Zapewnienie zasobów i infrastruktury Firma zapewnia niezbędne zasoby potrzebne do: - wdrażania, utrzymywania i ciągłego doskonalenia skuteczności Systemu, - spełniania wymagań klientów i zwiększania ich zadowolenia, - zapewnienia bezpieczeństwa dostaw, - spełniania Kryteriów WSK. W celu skutecznej realizacji procesów Firma zapewnia w ramach posiadanych środków finansowych niezbędną infrastrukturę w zakresie: - pomieszczeń niezbędnych do realizacji procesów (pomieszczenia biurowe i magazynowe) - narzędzi niezbędnych do prawidłowego realizowania procesów są to m. in. wyposażenie w sprzęt biurowy, komputery, oprogramowanie komputerowe jak również telefony komórkowe. W przypadku działalności sprzedażowej są to także samochody osobowe oraz przenośne komputery. - prawidłowego realizowania procesów pomocniczych

16 Strona 16 z 20 Za utrzymanie infrastruktury oraz monitorowanie bieżących potrzeb w tym zakresie odpowiada każdy oddział indywidualnie. 4. ZARZĄDZANIE PROCESAMI 4.1. Procesy zarządzania P01 Zarządzanie firmą Właściciel procesu: Prezes Zarządu - P01D01 Przeglądy zarządzania - P01D02 Planowanie działalności P02 Doskonalenie zintegrowanego systemu zarządzania Właściciel procesu: Pełnomocnik ds. ZSZ - P02D01 Audyty wewnętrzne - P02D02 Działania korygujące i zapobiegawcze - P02D03 Nadzór nad dokumentacją SZJ - P02D04 Nadzór nad zapisami - P02D05 Postępowanie z wyrobem niezgodnym P03 WSK Właściciel procesu: Pełnomocnik ds. ZSZ - P03D01 Weryfikacja zlecenia - P03D02 Przepisy prawne P04 Bezpieczeństwo dostaw Właściciel procesu: Pełnomocnik ds. ZSZ

17 Strona 17 z 20 - P04D01 Zarządzanie incydentami - P04D02 Zarządzanie ryzykiem - P04D03 Dobór i ocena dostawców usług 4.2. Procesy główne P05 Sprzedaż usług Właściciel procesu: Kierownik Biura Handlowego - P05D01 Sprzedaż usług P06 Spedycja morska Właściciel procesu: Kierownik Biura Frachtu Morskiego - P06D01 Dobór i ocena dostawców usług - P06D02 Przyjęcie i rozpoczęcie realizacji zlecenia import - P06D03 Monitoring i dostawa do odbiorcy import - P06D04 Przyjęcie i rozpoczęcie realizacji zlecenia export - P06D05 Monitoring i dostawa do odbiorcy export - P06D06 Postępowanie z wyrobem niezgodnym P07 Spedycja lotnicza Właściciel procesu: Kierownik Biura Frachtu Morskiego - P07D01 Dobór i ocena dostawców usług - P07D02 Import - P07D03 Export

18 Strona 18 z 20 - P07D04 Postępowanie z wyrobem niezgodnym P08 Spedycja drogowa Właściciel procesu: Kierownik Biura Frachtu Drogowego - P08D01 Dobór i ocena dostawców usług - P08D02 Weryfikacja oraz realizacja zlecenia - P08D03 Postępowanie z wyrobem niezgodnym P09 Magazynowanie Właściciel procesu: Kierownik Magazynu - P09D01 Przyjęcie towaru - P09D02 Ewidencja i lokowanie - P09D03 Wydanie towaru - P09D04 Dobór i ocena dostawców usług - P09D05 Kontrola towaru - P09D06 Inwentaryzacja 4.3. Procesy pomocnicze P10 Administracja Właściciel procesu: Kierownik Oddziału - P10D01 Obsługa bieżąca biura P11 Utrzymanie infrastruktury Właściciel procesu: Kierownik Oddziału

19 Strona 19 z 20 - P11D01 Nadzór nad infrastrukturą i wyposażeniem

20 Strona 20 z WYKAZ ZMIAN Lp. Data zmiany Nr strony Krótki opis zmiany Zgłosił Cała księga Cała księga Aktualizacja Księgi ze względu na zmianę struktury organizacyjnej oraz zakresu usług Aktualizacja mapy i opisów procesów Aktualizacja Księgi ze względu na dostosowanie do wymagań ISO i WSK Pełnomocnik ds. ZSZ Pełnomocnik ds. ZSZ Pełnomocnik ds. ZSZ