Karta procesu wydanie 2 z dnia Właściciel procesu Anna Dąbek Zatwierdził

Transkrypt

1 Karta procesu wydanie 2 z dnia Nazwa procesu Zarządzanie i doskonalenie SZJ Właściciel procesu Anna Dąbek Zatwierdził Zakres stosowania, ds. SZJ Cel i miary procesu Podstawowe akty prawne (dokumenty zewnętrzne) Mierzalność celów strategii jest określona w Strukturze Monitoringu Strategii Rozwoju Powiatu Skarżyskiego wprowadzoną Zarządzeniem nr 32/2012 Starosty Skarżyskiego z dnia 29 marca 2012r. oraz w zmienionym dokumencie Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata w części VI cele operacyjne, strategiczne i kierunki działań, przyjętym uchwałą Rady Powiatu Skarżyskiego Nr 200/XXX/2012 z dnia 22 listopada 2012 roku. 1. Ustawa z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym. 2. Ustawa z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa. 3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną. ISO , 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 6.2, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.4, 7.5, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5. Dokumenty i zapisy zarządcze 1. Statut Powiatu Skarżyskiego z dnia r określa kompetencje Rady Powiatu, Komisji rewizyjnej, Komisji rad powiatu, Zarządu Powiatu i innych. 2. Regulamin Organizacji wewnętrznej i trybu pracy Zarządu Powiatu Skarżyskiego, stanowiący zał. nr 1 do Statutu określa skład, zadania i tryb pracy Zarządu oraz Zasady podpisywania pism oraz składania oświadczeń woli w imieniu powiatu. 3. Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata z roku 2008 jest podstawowym dokumentem wyznaczającym cele jakości Starostwa do roku Wykaz kierunków działań zapisanych w zaktualizowanej strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do roku 2020 wraz ze wskazaniem koordynatorów załącznik nr 1 do Uchwały nr 32/85/2011 z dnia wskazuje odpowiedzialności za realizację strategii. 5. Mierzalność celów strategii jest określona w Strukturze Monitoringu Strategii Rozwoju Powiatu Skarżyskiego wprowadzoną Zarządzeniem nr 32/2012 Starosty Skarżyskiego z dnia 29 marca 2012r. oraz w zmienionym dokumencie Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata w części VI cele operacyjne, strategiczne i kierunki działań, przyjętym uchwałą Rady Powiatu Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia str: 1/5

2 Skarżyskiego Nr 200/XXX/2012 z dnia 22 listopada 2012 roku. 6. Plan pracy Rady Powiatu Skarżyskiego na rok 2012 i Plan pracy Zarządu Powiatu na rok 2012 i Wieloletnia prognoza finansowa Powiatu Skarżyskiego na lata pełnią także funkcję celów jakości. 7. Wykaz najważniejszych celów do realizacji w roku 2012 wyznaczonych przez poszczególne komórki organizacyjne Starostwa Powiatowego w Skarżysku Kamiennej. Pełni funkcję miar. 8. Kamiennej z określający strukturę organizacyjna i zakresy czynności. 9. Pozostałe regulaminy i zarządzenia. Stanowisko Starosta Wicestarosta Członkowie Zarządu Powiatu Sekretarz Powiatu Skarbnik Powiatu Zespół Kontroli i Audytu Wewnętrznego. Zadania i kompetencje Kamiennej, rozdział IV 12. Kamiennej, rozdział IV 13. Kamiennej, rozdział IV 14. Kamiennej, rozdział IV 15. Kamiennej, rozdział IV 16. Kamiennej, rozdział V i rozdział VI 34. Działanie Odpowiedzialny Opis działania Czynności wykonywane kwartalnie Prowadzenie zapisów i dokumentów Doskonalenie pracowników Wybór dostawców i ocena dostawców Sprawdzić prowadzenia dokumentacji w tym zapisów wynikających z kart. Sprawdzić skuteczności szkoleń i rozwoju po 3 miesiącach od zakończenia szkolenia lub innej formy doskonalenia. Sprawdzić, czy ewentualny wybór nowego dostawcy jest realizowany zgodnie z założeniami i czy są zapisy. Sprawdzić, czy dostawcy są wybierani i oceniani zgodnie z założeniami i czy są zapisy. Infrastruktura Osoby odpowiedzialne Sprawdzić: - zabudowania, przestrzeń do pracy i związane z nią instalacje - dostępność dokumentacji i oprogramowania Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia str: 2/5

3 Komunikacja wewnętrzna Przegląd niezgodności Potencjalnych niezgodności Rejestr usług niezgodnych Działania korygujące i zapobiegawcze ds. SZJ Właściciele Auditorzy wewnętrzni koniecznych do realizacji - usługi pomocnicze (transport, łączność, systemy informatyczne) Sprawdzić drożność kanałów komunikacji w układzie pionowym jak i poziomym. Narzędzia komunikacji: Zarządzenia, rozmowy, spotkania, droga służbowa. Sprawdzić aktualność komunikatów w sieci komputerowej/tablicy ogłoszeń, systemie mailowym lub innym. Sprawdzić skuteczność spotkań. Dokonać przeglądu: 1. rejestru usług niezgodnych 2. odwołań 3. realizacji celów jakości, w tym miar 4. raportów z audtów wewnętrznych i zewnętrznych 5. wyników zewnętrznych kontroli i badań 6. poziomu zadowolenia klienta w celu rozważenia podjęcia działań korygujących i lub zapobiegawczych. Sprawdzić, czy pracownicy prowadzą zapisy dotyczące usług niezgodnych, rozważyć możliwości działań korygujących i zapobiegawczych usuwających przyczyny usług niezgodnych. Sprawdzić, czy pracownicy zgłaszają działania korygujące i zapobiegawcze, jeśli nie, zmotywować ich. Rozważyć możliwość nowych działań. Sprawdzić stan toczących się działań korygujących/zapobiegawczych. Czynności wykonywane co pół roku Czytelność i identyfikacja Wymagania prawne, normy Wymagania klienta Właściciele Radca prawny Sprawdzić, czy dokumenty i zapisy wynikające z Kart Procesów są czytelne, znajdują się we właściwych miejscach, są odpowiednio zabezpieczone i przechowywane. Sprawdzić zmiany w prawie dotyczące organizacji w tym zmiany w normach. W razie potrzeby uaktualnić akty prawne w procesach. Sprawdzić czy zaszły zmiany w wymaganiach klienta, w razie potrzeby uaktualnić zapisy w Księdze Jakości i ewentualnie zmodyfikować SZJ (zwłaszcza politykę jakości, procesy, sposób pomiaru zadowolenia klienta). Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia str: 3/5

4 Cele SZJ i miary. Mapa Karty Sprawdza się postępy w realizacji celów SZJ. Gdy cele SZJ w tym miary nie są osiągane należy dokonać korekcji i, gdy ma to zastosowanie, podjąć działania korygujące. Sprawdzić, czy nie nastąpiły zmiany w procesach i ich miarach, jeśli TAK to wprowadzić zmiany w mapie i w kartach. Można dodać nowe procesy, zmienić istniejące lub je usunąć. Środowisko pracy Osoby odpowiedzialne Sprawdzić: - instrukcje BHP - odzież ochronna i inne środki ochrony osobistej - aspekty PPoż (gaśnice, drogi ewakuacyjne) - świadectwa szkoleń BHP - analizy ryzyka zawodowego w odniesieniu do warunków, w jakich wykonywana jest praca, włączając w to fizyczne, środowiskowe oraz inne czynniki (takie jak hałas, temperatura, wilgotność, oświetlenie lub pogoda). Czynności wykonywane co roku Harmonogram auditów Audity wewnętrzne Polityka jakości Cele jakości Struktura organizacyjna Odpowiedzial. i uprawnienia Kompetencje Szkolenia i rozwój, Auditorzy Przynajmniej na tydzień przed AW należy opracować harmonogram auditów. Audity wewnętrzne wykonywane są przed przeglądem zarządzania w listopadzie każdego roku zgodnie z zaplanowanym harmonogramem. AW obejmują całą firmę i wszystkie procesy oraz KJ. Sprawdzić czy PJ jest dalej aktualna i przydatna. Jeśli nie to zmienić. Zmianę odnotować w czasie przeglądu zarządzania. Do końca każdego roku należy dokonywać ich rozliczenia i ewentualnie wyznaczenia nowych celów. Zmiany odnotować w czasie przeglądu zarządzania. Sprawdzić, czy nie wystąpiły zmiany w strukturze organizacyjnej, jeśli TAK zmodyfikować ją oraz sprawdzić karty stanowiskowe/kartę kompetencji pod kątem zmian stanowisk pracy. Należy przeglądać zapisy dotyczące uprawnień i odpowiedzialności oraz kompetencji, czy dalej odpowiadają rzeczywistości. Przy przyjęciu nowego pracownika lub utworzeniu nowego stanowiska określa się uprawnienia i odpowiedzialności oraz kompetencje. Sprawdzić zapisy dotyczące szkolenia i rozwoju wynikające z Systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników zatrudnionych w Starostwie Powiatowym Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia str: 4/5

5 Przedstawiciel ds. SZJ Pomiar zadowolenia klienta Przegląd zarządzania w Skarżysku Kamiennej. Ważna jest ocena skuteczności szkoleń i firmy szkolącej (ocena dostawcy). W przypadku zmiany przedstawiciela kierownictwa, zwanego iem ds. SZJ wycofać stare pełnomocnictwo i nadać pełnomocnictwo nowej osobie. Wykonać pomiar zadowolenia klienta metodą ankiety. Wnioski zawrzeć w przeglądzie zarządzania. Przegląd Zarządzania wykonywany jest jeden raz na rok w listopadzie. W przeglądzie udział biorą: Zarząd Powiatu, pełnomocnik i właściciele. Analiza danych, Sprawdzić, czy wykonano wszystkie czynności opisane w procesie Zarządzania i doskonalenia SZJ, zwłaszcza te dotyczące: a) zadowolenia klienta b) poprawności decyzji c) dostawców Doskonalenia, Zastanowić się nad wszelkimi kierunkami i sposobami doskonalenia pozostającymi w zgodzie z ekonomią. Wnioski zawrzeć w przeglądzie zarządzania. Karta Zmian Lp. Zmieniony element Opis zmiany Data zmiany, podpis 1 Cel i miary procesu Wprowadzenie zmienionego dokumentu r. Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem inwestycyjnym na lata Dokumenty i zapisy zarządcze Wprowadzenie zmienionego dokumentu Aktualizacja strategii rozwoju Powiatu Skarżyskiego do 2020 roku wraz z wynikającym z niej wieloletnim planem r. 3 Dokumenty i zapisy zarządcze inwestycyjnym na lata Wprowadzono nowy Statut Powiatu Skarżyskiego Wzór formularza zatwierdził Wydanie formularza 1 z dnia str: 5/5