SYSTEM KS-HFD Instrukcja serwisowa

Transkrypt

1 Nr SYSTEM KS-HFD 1. UPGRADE HFD 1. onanie kopii systemu. NaleŜy wykonać kopię zapasową katalogu z bazami danych (c:\ks-hf\hf\), katalogu z szablonami wydruków (c:\ks-hf\hfop\), katalogu (c:\ks-hf\hfsl\), skopiować wszystkie pliki wykonawcze czyli *.EXE. Zalecane jest wykonanie kopii całego systemu C:\KS-HF. Uwaga: C:\KS-HF\HF\ oznacza domyślny katalog z danymi na serwerze niededykowanym. Jeśli instalacja systemu jest w wersji sieciowej naleŝy sprawdzić gdzie znajduje się ten katalog w systemie u uŝytkownika. 2. NaleŜy pobrać z FTP (pub/ks-hfd/2011/) najnowsze wersje plików aplikacji i umieścić je w katalogach: Do katalogu HF1: - HF11 - HF12 - HF13 - HF14 Do katalogu HF2: - HF21 - HF22 - HF23 - HF24 - HF25 Do katalogu HF3: - HF31 - HF33 - HF34 - HF35 Do katalogu HF4: - HF41 Do katalogu HF5: - HF53 3. Przegrać plik BAZYIND.DAT do katalogu HF (c:\ks-hf\hf\) 4. Wgrać nowe pliki OPI do katalogu c:\ks-hf\hfop\ (uwaŝając, aby nie nadpisać niektórych zmienianych na Ŝądanie hurtowni, a te z kolei dopasować według wcześniejszego opisu przedstawionego na końcu dokumentu). Uwaga: powyŝszą operację wykonujemy tylko i wyłącznie w przypadku gdy hurtownia nie będzie pracowała juŝ w 2010r. czyli do wprowadzenia nowych stawek VAT. W przypadku gdy w pierwszej kolejności jest wykonywany tylko i włącznie upgrade systemu, naleŝy pozostawić obecnie uŝywane pliki OPI. Uwaga: poprawnym szablonem wydruku dla korekt sprzedaŝy to HF11KR10.OPI, inne pliki nie będą poprawnie drukowały korekt. 5. Usunąć zawartość katalogu (c:\ks-hf\hfik\) i wgrać zawartość HFIK.ZIP 6. Wgrać do katalogu c:\ks-hf\hfsl\ plik z aktualną licencją. Otrzymany plik z licencją ma nazwę np.xx dbf, naleŝy zmienić nazwę na XXX.dbf _pełna_hfd.docx Strona 1 z 15

2 7. Przeprowadzić typową aktualizację w module SERWIS (Opcja aktualizacja) NaleŜy uruchomić moduł SERWIS i wybrać opcję AKTUALIZACJA co spowoduje struktur baz danych. Naciskając ENTER, potwierdzić dodanie brakujące pola do baz danych. Uwaga: w przypadku aktualizacji systemu zostaną dodane do bazy takŝe pola związane z nowymi stawkami VAT. Lista dodawanych pól do bazy moŝe być w kaŝdej hurtowni inna wynika to z faktu, Ŝe nie kaŝda hurtownia posiadała bieŝącą aktualizację systemu, a poszczególne pola były dodawane we wcześniejszych wersjach systemu Podczas aktualizacji kartotek towarowych, system wyświetli poniŝszy komunikat Aktualizuję, Kartoteka towarów _pełna_hfd.docx Strona 2 z 15

3 8. Wskazane jest aby przeprowadzić pełną indeksację baz (Moduł serwis -> Indeksowanie-> Indeksować wszystko). W przypadku problemów z indeksowaniem baz danych naleŝy uruchomić plik INXG.EXE, który znajduje się w katalogu c:\ks-hf\serv\ Parametry wiersza poleceń programu INXG.EXE: B - indeksowanie KS-BLOZ D - indeksowanie danych operacyjnych P - indeksowanie niektórych baz BD - indeksowanie KS-BLOZ i danych operacyjnych PD - indeksowanie danych operacyjnych i pakowanie domyślnie indeksowane są tylko dane operacyjne bez pakowania Uruchomienie programu bez parametrów powoduje przeindeksowanie wszystkich baz danych. 2. AKTUALIZACJA BAZ DANYCH ORAZ ZMIANA PKWIU 1. Po wykonanej aktualizacji naleŝy wybrać z menu opcję v A następnie wybrać opcję Aktualizacja kodów PKWIU. _pełna_hfd.docx Strona 3 z 15

4 Wskazać właściwy plik *.csv, który zawiera przekodowania kodów PKWIU. Plik CSV moŝna utworzyć na podstawie pliku Excel publikowanego na stronach internetowych Głównego Urzędu Statystycznego (Klucze powiązań PKWiU 2004 PKWiU 2008 w formacie XLS ). PoniŜej znajduje się przykładowa zawartość pliku przekodowań PKWIU. Plik musi zawierać dane w dwóch kolumnach nazwy kolumn nie mają znaczenia, musi być zachowana kolejność: stary kod ; nowy kod. PKWiU2004;PKWiU ; ; ; ; ; KAMSOFT S.A. nie ponosi odpowiedzialności za zawartość pliku Excel znajdującego się na stronach Głównego Urzędu Statystycznego. Uwaga: Plik powinien znajdować się w katalogu HFSL _pełna_hfd.docx Strona 4 z 15

5 Po wykonanej aktualizacji zostanie wyświetlona informacja zawierająca podsumowanie wykonanej aktualizacji kodów PKWIU. W katalogu z bazami danych: C:\KS-HF\HF, system utworzy pliki z logami: TWRPKW_F.LOG, który zawiera kartoteki towarowe pominięte w procesie aktualizacji wraz z podaniem przyczyny NTWR;POWOD 7;BRAK DEFINICJI ZMIANY KODU Z NA NOWY, POZOSTAWIAM BEZ ZMIAN 18;TOWAR NIE POSIADA PRZYPISANEGO KODU PKWIU TWRPKW_T.LOG, który zawiera kartoteki towarowe, które zostały zaktualizowane o nowe kody PKWIU. W kolumnie PKWU04 znajduje się stary kod, w kolumnie PKWU08 nowy kod PKWIU NTWR;PKWU04;PKWU08 2; ; ; ; ; ; ; ; ; ; ZMIANA VAT 3.1. Czynności przygotowawcze Operacje do wykonania po zakończeniu pracy w bieŝącym 2010r. 1. Aktualizacja stawek VAT na nowe w drukarkach fiskalnych operacja wykonywana przez serwisanta drukarek fiskalnych 2. Podmiana wartości STAWKIVAT w pliku KFG.DBF na odpowiednią wartość (dotyczy takŝe hurtowni, które nie posiadają drukarek fiskalnych). JeŜeli drukarka fiskalna ma zaprogramowane stawki A=23%,B=8%,C=5%,D=0% to wpis powinien wyglądać następująco: E220A230F070G030D000B080C050 Uwaga: waŝna jest kolejność stawek, wpis musi być zgodny z poniŝszym: _220_230_070_030_000_080_050 (gdzie znak _ oznacza literę odpowiadającą stawce VAT drukarki o _pełna_hfd.docx Strona 5 z 15

6 ile drukarka przyjmuje stawki wg symboli literowych, w przeciwnym przypadku litera nie ma znaczenia a jedynie kolejność 22%,23%,7%,3%,0%,8%,5%) Przykładowa zawartość pliku KFG.DBF Zmianę zawartości pliku KFG.DBF moŝna wykonać przy uŝyciu programu DBU.EXE lub ViewDBF, który znajduje się na FTP w katalogu z wersją (SERW2.ZIP) UWAGA: ZMIANY W TYM PLIKU MUSZĄ BYĆ PRZEPROWADZONE Z NALEśYTĄ OSTROśNOŚCIĄ, KAśDY EW. BŁĄD MOśE POWODOWAĆ POWAśNE PROBLEMY W DALSZYM DZIAŁANIU SYSTEMU KS-HFD. 3. Podmiana plików OPI na obsługujące nowe stawki VAT (Uwaga: Nowe pliki OPI wgrywamy dopiero przy operacji wprowadzania nowych stawek VAT) 3.2. onanie przeceny stawek VAT 1. Usunięcie starego bufora przeceny. a. W tym celu naleŝy wejść do modułu Magazyn i wybrać z opcję Przecena. _pełna_hfd.docx Strona 6 z 15

7 Po otwarciu bufora przeceny naleŝy nacisnąć Sh+F8 Usuń i potwierdzić komunikat Czy na pewno usunąć istniejący bufor przeceny? Wszystkie wprowadzone poprawki będą utracone. Jesteś pewien? 2. Utworzyć nowy bufor przeceny a. W tym celu naleŝy wejść do modułu Magazyn i wybrać z menu opcję przecena. _pełna_hfd.docx Strona 7 z 15

8 b. onać odpowiednie przypisanie typów cen 3. Zmienić stawki VAT a. Nacisnąć Ct+F3 a następnie w oknie Zmiana VAT dla towarów z w polu VAT naleŝy podać starą stawkę VAT, a w polu zmienić na VAT: naleŝy podać nową stawkę VAT PowyŜszą operację naleŝy wykonać dla wszystkich stawek VAT mianowicie: z 22% zmieniamy na 23%, z 7% zmieniamy na 8%, z 3% zmieniamy na 5% Uwaga: Zmiany stawek VAT odbiegające od tej reguły naleŝy wykonać we własnym zakresie. b. NaleŜy zweryfikować poprawność przypisanych stawek VAT _pełna_hfd.docx Strona 8 z 15

9 c. NaleŜy wykonać przeliczenie cen urzędowych, dla których zmieniono VAT. W tym celu naleŝy nacisnąć Sh+F4. Następnie potwierdzić poniŝszy komunikat Przeliczenie cen urzędowych, dla których zmieniono VAT, poprzez wyliczenie VAT w cenie. Czyli cena brutto nie zmieni się a cena netto zostanie zmniejszona o VAT. Czy kontynuować? 4. erdzić bufor a. Utworzyć nowy nagłówek przeceny. W tym celu w oknie Parametry przeceny automatycznej, naleŝy nacisnąć F2 nowy nagłówek przeceny i podać nowy nagłówek przeceny oraz decyzję. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy naciskając Ctrl+Enter _pełna_hfd.docx Strona 9 z 15

10 b. W oknie Parametry przeceny automatycznej, naleŝy zaznaczyć odpowiednie znaczniki. PoniŜej znajduje się przykładowe ustawienie znaczników podczas zatwierdzania bufora przeceny i. Przepisywać nowe dane z bufora do kartotek towarów oznacza, Ŝe będą zaktualizowane takŝe kartoteki towarowe ii. Przeceniać ceny hurtowe - oznacza, Ŝe będą przeceniane tylko zaznaczone ceny iii. Przeceniać ceny detaliczne - oznacza, Ŝe będą przeceniane tylko zaznaczone ceny iv. Tylko zakupy towarów zmienionych w buforze - powoduje przecenę tylko towarów, których parametry były zmieniane, towary niezmienione nie zostaną przecenione v. Zakupy towarów z dowolnym typem ceny powoduje przecenę dla towarów niezaleŝnie od typu ceny. Gdy towar przeszedł z ceny urzędowej do innej np. umownej zostanie równieŝ przeceniony. Ceny w zakupach będą wyrównane jak wpisane w buforze, chyba, Ŝe ustawiono przecenę wg. typu ceny dla tego towaru. vi. Przeceniać równieŝ zakupy ze stanami zerowymi - ustawienie tej opcji spowoduje przecenę równieŝ dostaw, dla których nie ma ilości vii. onać przecenę _pełna_hfd.docx Strona 10 z 15

11 c. Potwierdzić poniŝszy komunikat Uwaga: Przecena nie zmienia dostaw, które są w buforze oraz rezerwacji. W związku powyŝszym naleŝy skontrolować dokumenty pod wzglądem poprawności stawek VAT Obsługa przypadków związanych ze zmianą stawek VAT 1. Wprowadzenie dokumentu zakupu, który został wystawiony jeszcze ze starymi stawkami VAT a. Na pozycji dokumentu zakupu naleŝy koniecznie wprowadzić stare stawki VAT. W tym celu naleŝy przejść do kolumny VAT i zmienić stawkę VAT na taką jaka jest na otrzymanym dokumencie zakupu b. Po wyświetleniu komunikatu Zmienić VAT w karcie towaru naleŝy koniecznie wybrać NIE! _pełna_hfd.docx Strona 11 z 15

12 c. NaleŜy koniecznie zweryfikować poprawność stawek VAT na wprowadzonym dokumencie d. Po przyjęciu dokumentu zakupu naleŝy przejść do przeglądu magazynu, ustawić się na dostawie i zmienić na niej stawkę VAT na obowiązującą _pełna_hfd.docx Strona 12 z 15

13 e. NaleŜy nacisnąć F6 Przecena, a następnie w oknie Przecena towaru, przejść do pola VAT i zmienić na obowiązującą stawkę. Zaznaczyć znacznik Zmieniać tylko VAT, wylicz ceny brutto/ netto w zaleŝności od ustalonej kalkulacji 2. Korekta zakupu do FV ze starymi stawkami VAT a. Korektę wprowadzamy standardowo. Na korekcie zakupu nie zmieniamy stawek VAT, chyba, Ŝe korekta dotyczyła właśnie wykonania powyŝszej operacji. PoniŜej został zamieszczony przykład korekty ilościowej. _pełna_hfd.docx Strona 13 z 15

14 a. NaleŜy zwrócić uwagę czy zostało właściwie uzupełnione podsumowanie VAT b. Następnie naleŝy zmienić VAT na korygowanej pozycji (tak jak to zostało opisane w punkcie 2e) 3.4. Informacje dodatkowe dotyczące budowy plików OPI UWAGA: NOWE PLIKI OPI WGRYWAMY DOPIERO PRZY OPERACJI WPROWADZENIA NOWYCH STAWEK VAT DO PLIKU KFG.DBF. Pliki OPI w nowej wersji z drukowaniem warunkowym W wersji 2011 systemu KS-HFD dodano moŝliwość drukowania róŝnych dokumentów, faktury, korekty faktur itd. zawierających jednocześnie wszystkie stawki (wycofane oraz nowe) oraz dynamicznego budowania tabel ze stawkami VAT w zaleŝności od tego, jakie stawki pojawiają się na dokumencie (w zaleŝności od tego czy był wystawiony do 2011 czy od 2011). Do wersji do 2010 nie było moŝliwości, bez własnoręcznego przerobienia wszystkich plików *.OPI odnoszących się do stawek VAT, aby pojawiły się nowe stawki we właściwej kolejności. _pełna_hfd.docx Strona 14 z 15

15 UWAGA: dodatkowo bez aktualizacji plików *.EXE nie ma śadnej moŝliwości dynamicznego drukowania tabel z danymi stawek VAT np. na fakturach i korektach (przykładowo jeśli po będzie drukowany dokument sprzed końca roku 2010 to stare stawki VAT pojawią się w podsumowaniu natomiast na nowych dokumentach wystawianych od tabelki podsumowujące stawki VAT nie będą zawierały wierszy ze stawkami, które przestały obowiązywać). W dotychczasowych wersjach w plikach *.OPI stawki są wpisywane na sztywno, tak więc albo niepotrzebnie pokazywały by się w nowych dokumentach (od 2011) puste wiersze ze starymi stawkami albo przestałyby się pokazywać dotychczasowe stawki na dokumentach sprzed Dodatkowo raporty drukowane z modułu HF21 zestawienia potrafią z nowymi plikami *.OPI dynamicznie dobierać liczbę kolumn przy wydruku rejestrów w zaleŝności od tego czy dana stawka VAT występuje czy teŝ nie. UWAGA: Rozbudowano tylko standardowe pliki OPI, te które są dostarczane w wersji instalacyjnej systemu KS-HFD dodatkowo wydruk korekt jest moŝliwy tylko na bazie pliku HF11KR10.OPI (jest moŝliwość stworzenia własnego na bazie tego pliku, reguły opisane poniŝej) Budowa warunkowych wyraŝeń w plikach OPI..!STOPKA {cpi12} {undline}razem PZ w cenach netto Sumy z dokumentu {n_undline} {undline} netto podatek brutto netto podatek brutto {n_undline} {sv[1]}:{tran(pznv[1],pic_zwartosc)}... {Tran(dkbv[1],Pic_ZWartosc)} {sv[3]}:{tran(pznv[3],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[3],Pic_ZWartosc)} {?(pznv[2]<>0).?. {sv[2]}:{tran(pznv[2],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[2],Pic_ZWartosc)}?} {sv[7]}:{tran(pznv[7],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[7],Pic_ZWartosc)} {?(pznv[4]<>0).?. {sv[4]}:{tran(pznv[4],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[4],Pic_ZWartosc)}?} {sv[8]}:{tran(pznv[8],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[8],Pic_ZWartosc)} {?(pznv[5]<>0).?. {sv[5]}:{tran(pznv[5],pic_zwartosc)}... {{Tran(dkbv[5],Pic_ZWartosc)}?} {undline} {sv[6]}:{tran(pznv[6],pic_zwartosc)}... {Tran(dkbv[6],Pic_ZWartosc)}{n_undline} {bold} {undline}razem:{tran(sumnet,pic_zwartosc)} {Tran(SumVAT,Pic_ZWartosc)}... {Tran(dkSumBrt,Pic_ZWartosc)}{n_bold}{n_undline} {bold}{cpi12} WartožŤ towaru netto... {Tran(SumNet," ")} odchy ka... {n_bold} {bold} WartožŤ towaru netto (ceny hurtowe) {Tran(SumNetHr," ")}{n_bold} {bold} WartožŤ towaru brutto (ceny detaliczne) {Tran(SumBrtDt," ")}{n_bold} {cpi20} Jak widać w powyŝszym przykładzie warunkowe wystąpienie wiersza uzyskujemy dzięki wpisowi zgodnemu z maską: {?(_wyr_war_).?._if_true_.:._if_false_?} gdzie boldem zaznaczono znaki, które muszą wystąpić, na niebiesko część, która występuje opcjonalnie, _wyr_war_ oznacza wyraŝenie warunkowe _if_true_ - ciąg, który ma zostać wstawiony jeśli jest spełnione, _if_false_ (moŝe nie występować) ciąg, który ma zostać wstawiony jeśli wyraŝenie warunkowe nie zostanie spełnione. W przykładzie wyraŝenie warunkowe przyjmuje wartość np.: pznv[5]<>0 co oznacza jeśli wartość w 5tej stawce VAT jest róŝna od 0 wstaw poniŝszy wiersz (UWAGA: po.?. występuje niejawnie znak nowej linii dlatego teŝ znaki?} występują bezpośrednio na na końcu tej linii wstawianej warunkowo aby uniknąć niepotrzebnego wstawienia 2go znaku końca linii. Kolejność stawek VAT wynika z wpisu w pliku KFG.DBF i jest następująca: 1-zw, 2-22%, 3-23%, 4-7%, 5-3%, 6-0%, 7-8%, 8-5%. Stąd teŝ wpisy warunkowe będą się pojawiać w róŝnych plikach *.OPI dla wycofywanych aktualnie stawek o indeksach 2, 4, 5. Uwaga: Moduły *.EXE zostały przygotowane tak, aby tam gdzie istnieje taka potrzeba, moŝna było uŝywać wyraŝeń warunkowych, najczęściej będą to sekcje STOPKa i czasami sekcje POZYCJE. Nie oznacza to jednak, Ŝe w kaŝdej sekcji pliku *.OPI jest moŝliwe uŝycie wyraŝenia warunkowego, w niektórych sekcjach nie są wykonywane analizy wyraŝeń warunkowych. Istnieje moŝliwość śledzenia wykonywania wydruków z sekcjami warunkowymi, aby to uczynić naleŝy stworzyć plik tekstowy o nazwie DEBUG.OPI w katalogu programu *.EXE, z którego następuje drukowanie, które chcemy prześledzić. W trakcie drukowania w tym trybie system będzie umoŝliwiał obejrzenie: wyraŝenia, które jest analizowane, wyniku analizy, TRUE albo FALSE oraz ciągu jaki zgodnie z wynikiem zostanie wybrany do wydruku. Aby wrócić do normalnego trybu drukowania wystarczy usunąć plik DEBUG.OPI z katalogu wybranego modułu systemu. _pełna_hfd.docx Strona 15 z 15