Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Leonardo da Vinci Zarządzanie projektem mobilności LdV Warszawa, dnia r.

2 PODSTAWOWE FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM Akceptacja projektu do realizacji Kontraktowanie Podpisanie umowy z NA 30 dni Przekazanie I transzy na realizację projektu (max. 80% grantu) 30 dni Realizacja projektu (Ewentualne raporty cząstkowe) Przygotowanie i złożenie raportu końcowego do NA (Mobility Tool) Zatwierdzenie lub odrzucenie raportu końcowego Powiadomienie pismem beneficjenta o kwocie dofinansowania Dokonanie płatności końcowej (max.20% grantu) 60 dni

3 PRZEKAZANIE ZALICZKI Na konto: instytucji realizującej projekt organu prowadzącego, np.: szkoły publiczne, jednostki samorządu terytorialnego Rachunek bankowy: rachunek otwarty i prowadzony w imieniu organizacji beneficjenta przez instytucję bankową działającą w Polsce; rachunek otwarty na potrzeby projektu. Jeżeli jest to ogólny rachunek firmowy beneficjenta, konieczne jest stworzenie systemu księgowania, zapewniającego w każdym momencie jednoznaczne określenie wydatków i wpływów związanych z realizowanym projektem.

4 BIEŻĄCA EWALUACJA PROJEKTU REALIZACJA PROJEKTU 1. Cele i strategia projektu 2. Współpraca z partnerem 3. Rekrutacja uczestników (umowy dwustronne) 4. Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i językowe 5. Realizacja staży 6. Monitorowanie przebiegu staży 7. Raporty uczestników 8. Ewaluacja staży/projektu 9. Certyfikacja 10. Upowszechnianie rezultatów projektu BIEŻĄCA EWALUACJA PROJEKTU

5 PARTNERSTWO zalecenia W przypadku współdziałania z organizacjami pośredniczącymi należy szczegółowo opisać zasady współpracy (np. w postaci umowy) Uwzględnienie aktywnego udziału w projekcie wszystkich partnerów Uszczegółowienie programu stażu, ustalenie ostatecznych terminów Uzgodnienie kwestii opieki na miejscu oraz ew. wsparcia językowego Monitoring realizacji programu staży Certyfikacja uczestników Sprawowanie kontroli nad partnerstwem

6 UCZESTNICY Odpowiedni do tematyki projektu Odpowiedni do charakterystyki opisanej we wniosku Wybrani w oparciu o jasne i przejrzyste kryteria znane potencjalnym uczestnikom (rozmowy kwalifikacyjne, ankiety, komisja rekrutacyjna, protokół) Lista rezerwowa Umowy dwustronne Zakaz ponownego wyjazdu tej samej osoby w ramach tej samej akcji! Udział w przygotowaniu pedagogiczno-kulturowo-językowym

7 PRZYGOTOWANIE językowe, kulturowe i pedagogiczne Związane z treścią merytoryczną projektu Uwzględniające specyfikę danego projektu Jest kluczem do powodzenia stażu Przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach Dopasowane do oczekiwań/profilu/potrzeb uczestników z naciskiem na słownictwo zawodowe, warsztaty interpersonalne, zakup podręczników, słowników Zakup przewodników, wejścia do muzeum, wynajęcie przewodnika, spotkanie integracyjne Bardzo ważna jest przygotowania Dokumentacja w postaci umowy, szczegółowego programu, listy uczestników Ewaluacja programu przygotowania

8 EWALUACJA PROJEKTU Powinna być prowadzona na wszystkich etapach Może być prowadzona w różnorodny sposób w zależności od rodzaju projektu, określonego celu, czasu Prowadzona za pomocą różnorodnych metod: ankiety, kwestionariusze, wywiady indywidualne, grupowe, obserwacja, analiza dokumentów i wykorzystanie wyników Wymaga indywidualnego podejścia Beneficjent decyduje o wyborze obszaru ewaluacji Muszą być spełnione podstawowe zasady: Planowanie ewaluacji Zbieranie i analiza danych Interpretacja danych

9 EWALUACJA PROJEKTU Czas EX ANTE Przed rozpoczęciem projektu Kryterium chronologiczne PROJEKT BIEŻĄCA W trakcie projektu OCENA PROJEKTU EX POST Po zakończeniu projektu WEWNĘTRZNA Przez instytucję realizującą projekt ZEWNĘTRZNA Przez niezależny podmiot Kryterium podmiotowe

10 UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW Najpierw powstaje rezultat potem jego upowszechnianie Rezultat: produkt, metoda, doświadczenie Odbiorcy: grupa docelowa projektu, grupa pośrednia, potencjalni odbiorcy (kto w przyszłości może z tego skorzystać) Harmonogram upowszechniania: w trakcie trwania projektu i po jego zakończeniu Zaangażowanie uczestników w przekazywanie wiedzy i doświadczeń!

11 PROMOCJA I INFORMACJA Działania zmierzające do upowszechniania informacji o projekcie, o tym, że jest realizowany promocja i informacja upowszechnianie rezultatów Harmonogram działań informacyjno-promocyjnych: przed rozpoczęciem projektu, w trakcie jego trwania i po jego zakończeniu Odbiorcy: społeczność lokalna, władze lokalne/regionalne, inne szkoły/instytucje w regionie, uczniowie, rodzice, nauczyciele, pracownicy

12 WIZYTY MONITORUJĄCE u wybranych beneficjentów w trakcie realizacji projektu zbieranie informacji o jakościowych i ilościowych aspektach zarządzania projektem Zagadnienia: Postęp realizacji a cele projektu Uczestnicy Partnerstwo Zarządzanie projektem Program przygotowania Program stażu Monitorowanie i ewaluacja Walidacja i certyfikacja Program upowszechniania Współpraca z Narodową Agencją

13 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Program Leonardo da Vinci Umowa dwustronna Warszawa, dnia r.

14 UMOWA DWUSTRONNA Przed rozpoczęciem pobytu za granicą beneficjent zobowiązany jest podpisać umowę z uczestnikiem Wzór umowy dwustronnej wraz z załącznikami(zakładka dostępna wkrótce): Projekty Mobilności Konkurs 2013 zarządzanie projektem realizacja projektu Umowa o staż (IVT, PLM) Warunki umowy ZAŁ. I Porozumienie o programie stażu i Karta Jakości Stażu (stała) ZAŁ. II Warunki ogólne (stałe) Umowa o odbycie wymiany doświadczeń Warunki umowy ZAŁ. I Program pracy VETPRO ZAŁ. II Warunki ogólne (stałe)

15 Warunki umowy Artykuł 1. Cel finansowania Artykuł 2. Czas trwania umowy - wskazuje daty rozpoczęcia i zakończenia stażu (bez podróży) Artykuł 3. Finansowanie stażu/wyjazdu kwota na utrzymanie jednego uczestnika: (wyżywienie, zakwaterowanie, przejazdy lokalne, ubezpieczenie), kalkulacja dofinansowania dokonywana wg tabeli stawek dla właściwego konkursu (Dodatkowe zapisy dot. np. zarządzanie kosztami utrzymania) Artykuł 4. Warunki płatności - określa sposób wypłaty dofinansowania Artykuł 5. Raport końcowy - zobowiązuje uczestnika do złożenia raportu ze stażu Artykuł 6. Konto bankowe Artykuł 7. Obowiązujące prawo i jurysdykcja sądowa Data i podpis uczestnika i beneficjenta

16 POROZUMIENIE O PROGRAMIE STAŻU / PRACY Integralna część umowy Program pomiędzy instytucją wysyłającą, a organizacją przyjmującą Porozumienie przez wszystkie zaangażowane strony osobę kontaktową instytucji wysyłającej (np. przedstawiciela prawnego/koordynatora projektu) osobę kontaktową w instytucji przyjmującej uczestnika lub opiekuna prawnego Program może być dla wszystkich uczestników lub treści stażu w zależności od potrzeb. w zakresie

17 POROZUMIENIE O PROGRAMIE STAŻU / PRACY W dokumencie muszą znaleźć się opisy dot.: - m.in. opis umiejętności i kwalifikacji, szczegółowy program stażu i opis zadań stażysty, sposoby monitorowania, ewaluacji i walidacji stażu do porozumienia dołączona jest podlegający modyfikacji dokument stały, nie m.in. szczegółowy program wymiany, ustalenia dot. monitorowania wymiany, przewidywany sposób wykorzystania wyników, ocena Do obu rodzajów umów dołączone są także są dokumentami stałymi, nie podlegają modyfikacji i stanowią integralną część niniejszej umowy

18 ZASADY PRZYGOTOWANIA UMOWY O STAŻ Przygotowana dla każdego uczestnika, przed rozpoczęciem stażu zawodowego / wymiany 2 egzemplarze, po jednym dla każdej ze stron Sporządzona wg wzoru Komisji Europejskiej ( Niedopuszczalne jest wykreślanie zapisów w umowie W przypadku, gdy jakikolwiek z zapisów (artykułów) umowy nie ma zastosowania należy treść zapisu zachować w oryginale umowy dwustronnej z zaznaczeniem Należy przygotować w języku polskim, dodatkowo możliwe przygotowanie umowy w języku obcym W przypadku uczniów niepełnoletnich umowę powinien podpisać także prawny opiekun Data podpisania umowy ręcznie wpisana faktyczna data podpisania dokumentu przez każdą ze stron

19 MODYFIKOWANIE UMOWY, których uregulowanie jest ważne z punktu widzenia beneficjenta np. dotyczących wypłacenia uczestnikowi kieszonkowego Art. 3 Finansowanie stażu opcje do dodania: Organizacja wysyłająca zobowiązuje się dokonać w imieniu uczestnika opłat związanych z kosztami podróży, zakwaterowania, wyżywienia, ubrania roboczego, etc. Beneficjent zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczeniowej (pakiet podstawowy OC, NW, KL: polisa indywidualna lub zbiorcza-imienna) na okres wyjazdu objęty umową na rzecz uczestnika ze środków przyznanych uczestnikowi na utrzymanie. Polisa zostanie przekazana uczestnikowi przed wyjazdem. Uczestnik otrzyma kieszonkowe gotówką w kwocie. EUR za pokwitowaniem przez obie strony.

20 MODYFIKOWANIE UMOWY Art. 3 Finansowanie stażu opcje do dodania c.d.: Beneficjent przekaże na rachunek bankowy instytucji przyjmującej/ pośredniczącej kwotę... EUR na pokrycie kosztów utrzymania uczestnika/uczestników, która obejmuje koszty: noclegów w terminie oraz wyżywienia (wymienić liczbę posiłków i dni, w których zostały opłacone) Jeśli staż trwa krócej niż 3 lub 4 tyg. można usunąć zapis o stawce na 3 i 4 tydzień Jeśli staż trwa powyżej 13 tyg. - proponowany zapis: Ostateczna kwota dofinansowania zostanie określona jako suma stawek wynoszących na pierwsze 13 tygodnie EUR, na 14-ty tydzień EUR, na 15-ty tydzień EUR (razem EUR). Jeśli beneficjent nie wnioskował o maksymalne stawki na utrzymanie Ostateczna kwota dofinansowania wynosi zgodnie z wnioskowanym budżetem EUR na uczestnika na tygodnie

21 PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI Zakup książek, słowników, publikacji z kosztów przygotowania k-p-j dla wszystkich uczestników Kieszonkowe dla uczestników (utrzymanie) imienna lista potwierdzająca odbiór gotówki lub wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie przelewu Tłumaczenie umowy o staż wraz z załącznikami koszty zarządzania Ponowny udział osób, które już raz uczestniczyły w stażu w ramach programu LdV jest działaniem niedozwolonym Program przygotowania k-p-j nie może się odbywać kosztem czasu przeznaczonego na staż zawodowy (tydzień odnosi się do co najmniej pełnych pięciu dni roboczych); przygotowanie może być realizowane wyłącznie poza godzinami stażu

22 Zespół Ekspertów ECVET w Polsce Zespół powołany przez Ministerstwo Edukacji Narodowej oraz Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Działa w ramach projektu realizowanego przez FRSE w ramach konkursu zorganizowanego przez Komisję Europejską dla Narodowych Agencji Programu Uczenie się przez całe życie. Zespół liczy 9 Ekspertów: IBE, MEN, KOWEZiU, uczelnie wyższe. PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE PROGRAM LEONARDO DA VINCI

23 Cele główne projektu: Promocja rozwoju i wdrożenia systemu ECVET, jako elementu idei uczenia się przez całe życie i strategii Europa Implementacja działań wskazanych w Zaleceniu Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia w sprawie ustanowienia europejskiego systemu transferu osiągnięć w kształceniu i szkoleniu zawodowym (ECVET). PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE PROGRAM LEONARDO DA VINCI

24 Aktualne informacje: Strona internetowea Ekspertów ECVET ( dająca możliwość m.in. skierowania pytań do Ekspertów i zapoznania się z materiałami nt. systemu ECVET. PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE PROGRAM LEONARDO DA VINCI

25 METODY ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW Strona internetowa Szkolenia dla wnioskodawców i beneficjentów Konsultacje telefoniczne, owe z pracownikami NA Konsultacje w siedzibie NA Wizyty monitorujące i kontrolne

26 Dziękuję za uwagę!.