Współpraca Narodowej Agencji z Beneficjentami

Transkrypt

1 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Współpraca Narodowej Agencji z Beneficjentami Szkolenie z Beneficjentami TOI 2012 Warszawa, r.

2 Cykl projektu Ogłoszenie konkursu sierpień 2011 Składanie wniosków 2 lutego 2012 Selekcja luty-sierpień 2012 Ogłoszenie wyników Sierpień 2012 Raport cząstkowy październik wrzesień 2013 Raport przejściowy październik kwiecień 2013 Rozpoczęcie realizacji projektów* 1 października 2012 Podpisywanie umów wrzesień grudzień 2012 Ocena raportu październik-grudzień 2013 Raport końcowy październik 2012-wrzesień 2014 Ocena raportu październik - grudzień 2014 *Daty zostały podane przykładowo dla projektu rozpoczynającego się 1 października 2012 r. Wypłata ostatniej transzy

3 Cykl projektu-start projektu 1 października 2012 rozpoczęcie realizacji projektu Spotkania partnerskie o ustalenie zasad współpracy podczas pierwszego spotkania; o ustalenie ról partnerów w projekcie. Partnerstwo o upewnienie się, że wszyscy partnerzy rozumieją swoją rolę w projekcie; o podpisanie umów z partnerami (rekomendacja). Zarządzanie projektem o ustalenie zasad podczas pierwszego spotkania, rola narzędzi do zarządzania; o współpraca przy przygotowywaniu formularza kontraktowego, formularza do wizyty monitorującej, raportu przejściowego, cząstkowego i końcowego oraz wniosku o aneks; o zmiany w budżecie aneksowanie powyżej 10% przesunięć pomiędzy kategoriami (wniosek o aneks, decyzja NA, aneks); o informowanie partnerów nt. informacji zwrotnych z NA (po ocenie raportów), wniosku o aneks, zaleceń po wizycie monitorującej.

4 Zarządzanie projektem współpraca z Narodową Agencją

5 o Opiekun projektu w NA osoba kontaktowa w instytucji beneficjenta (pytania bieżące, podpisywanie umowy, sprawozdawczość, wnioski o aneks, trudności w projekcie itp.) leonardo-toi@frse.org.pl

6 o Szkolenia i spotkania organizowane przez NA o sprawozdanie cząstkowe (jesień 2013) o sprawozdanie końcowe (jesień 2014) przygotowanie raportu 2 miesiące (raport eform składany on-line, tabele finansowe G-1-G7 wraz z dokumentacją do podwykonawstwa oraz wyciągi do partnerów, wytyczne do składania raportu, produkty, materiały upowszechniające, sprawozdania ze spotkań itp.) o Wizyty monitorujące m.in. w siedzibie beneficjenta

7 o Spotkania informacyjne i działania promocyjne (konferencje, seminaria, seminaria monitoringu tematycznego, biuletyny LdV, inne publikacje FRSE oraz KE) o Działania upowszechniające i wykorzystujące rezultaty projektu na stronie

8 o Działania monitorujące NA: o wizyty monitorujące w trakcie trwania projektu pracowników NA i ekspertów zewnętrznych; o kontrole finansowe w trakcie trwania projektu (on the spot) po zakończeniu projektu desk check, on the spot financial check; o analiza sprawozdań (postępów, cząstkowego i końcowego); o bieżące konsultacje; o spotkania w ramach monitoringu tematycznego (konferencje, seminaria, biuletyny LdV, inne publikacje).

9 Działania monitorujące NA: o wizyty monitorujące w trakcie trwania projektu pracowników NA i ekspertów zewnętrznych Cel wizyty: wsparcie realizacji projektu (ocena postępów realizacji projektu oraz wypracowanych produktów w porównaniu z zatwierdzonym planem pracy; oszacowanie potencjału projektu, jego wpływu na system kształcenia i szkolenia zawodowego, grupy docelowe i możliwości zastosowania w innych sektorach; weryfikacja aktualnego stanu realizacji projektu; zapoznanie się z charakterem i trybem współpracy partnerskiej, podziałem zadań miedzy partnerami oraz ich rezultatami; poznanie ewentualnych problemów oraz ustalenie form pomocy NA w ich rozwiązaniu) - termin wizyty ustalany na ok. 1 miesiąc wcześniej wysyłane stosowne pismo informujące - przesyłany przez NA formularz do wypełnienia i odesłania na 3 dni przed wizytą - czas trwania wizyty ok. 3-5 godzin - raport po wizycie ok. 1 miesiąca po zakończeniu

10 o Działania monitorujące NA: o kontrole finansowe w trakcie trwania projektu (on the spot) (ustalenie terminu wizyty, pismo informujące o celu, czas trwania ok. 3 godzin, formularz raportu przesłany przed wizytą, raport po wizycie) Cel wizyty: wsparcie realizacji projektu pod kątem finansowym (sprawdzenie realności i poprawności działań wspieranych przez fundusze UE; kontrola poprawności i legalności tych działań) o kontrole finansowe po zakończeniu finansowej analizy podstawowej po zakończeniu projektu: - desk check wybrani beneficjenci (analiza dokumentacji księgowej po zakończeniu analizy podstawowej, pismo informujące po analizie podstawowej), - on the spot financial check wybrani beneficjenci (ustalenie terminu wizyty, pismo informujące, raport po zakończeniu) najczęściej audytor zewnętrzny o

11 Mile widziane działania sprzyjające dobrej współpracy: o bieżący kontakt z opiekunem projektu; o aktualizacja danych kontaktowych; o bieżąca wiedza nt. stanu projektu czyli kontakt z partnerami; o chwalenie się osiągnięciami-konferencje, publikacje!