Umowy Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX

Transkrypt

1 Instrukcja użytkownika systemu GW-MAX Zakład Projektowania i Wdrażania Systemów Informatyki GIGA Sp. z o.o. ul. Kościuszki 229; Katowice giga@giga.katowice.pl

2 Charakterystyka modułu Moduł UMOWY służy do usprawnienia pracy związanej z zarządzaniem umowami i aneksami do umów z kontrahentami. Użytkownik znajdzie w tym module narzędzia do generowania umów wzorcowych (według szablonów) zarówno w sposób grupowy jak i indywidualny, bieżącej edycji i zarządzania zawartymi umowami i aneksami w tym zapisywania w bazie wygenerowanych umów. Możliwe jest zapisywanie do bazy zeskanowanych dokumentów. Istnieją tu mechanizmy ułatwiające wyszukiwanie umów wg dowolnych kryteriów (np. umowy ważne w podanym okresie, umowy z osobami fizycznymi/przedsiębiorstwami, umowy dla wybranego kontrahenta itp., umowy wygasające). W module dokonujemy aktualizacji danych istniejących jak również wprowadzania informacji o nowych umowach, nowych aneksach, załącznikach do umów, zmianach typu umowy itp. Z poziomu tego modułu można również tworzyć przypomnienia dla wybranego operatora o potrzebie np. aktualizacji umowy. Interfejs użytkownika Uruchamianie poszczególnych funkcji w module możliwe jest na kilka sposobów. Podstawę stanowi menu główne dodatkowo można wykorzystywać pasek narzędzi, ikony znajdujące się na belce bocznej, menu kontekstowe wywoływane prawym klawiszem myszki oraz klawisze skrótu (ALT+ podkreślona litera). Menu główne zawiera opcje: PLIK WYJŚCIE zamknięcie wszystkich okien i wyjście z modułu EDYCJA zawiera standardowe opcje: WYTNIJ, KOPIUJ, WKLEJ DOKUMENTY: UMOWY KONTRAHENTÓW wyświetla tabele zawierającą umowy ANEKSY UMÓW KONTRAHENTÓW wyświetla tabelę zawierającą aneksy umów OPERACJE : WYDRUKI GRUPOWE uruchamia kreator wydruków grupowych INNE: Strona 2

3 TERMINARZ OPERATORA: PRZYPOMNIENIA wyświetla tabelę zawierającą wszystkie przypomnienia operator SPRAWDŹ PRZYPOMNIENIA wyświetla informacje (przypomnienia) aktualne na dany dzień USTAL HASŁO OPERATORA opcja umożliwiająca zmianę hasła dla zalogowanego operatora ZMIANA SZATY GRAFICZNEJ APLIKACJI konfiguracja tła aplikacji, schematu szaty graficznej, formatu domyślnej czcionki OKNA określenie sposobu wyświetlania okien, przechodzenie pomiędzy aktualnymi oknami Ikony: kontrahentów Aneksy umów kontrahentów Wydruki grupowe Przypomnienia operatora, Wydruki Wtyczki CMD Strona 3

4 Konfiguracja modułu Aby możliwe było edytowanie i drukowanie umów należy określić format w jakim szablon umowy będzie zapisany, określić ścieżki do programów umożliwiających edycję oraz stworzenie szablonu umowy. Konfiguracja modułu dostępna jest w module po wybraniu z menu Inne Konfiguracja (104) lub w module Administrator. Polega na określeniu formatu w jakim umowy będą zapisywane oraz określeniu ścieżek do programów, w których będą umowy edytowane. Możliwe jest wykorzystanie formatów : rtf ; txt ; html; ps. Dla wybranego formatu należy wskazać ścieżkę do programu. Na zakładce Info możliwe jest zapisanie wprowadzonej konfiguracji na stacji roboczej (każda stacja robocza może mieć odrębną konfigurację). Kolejnym niezbędnym krokiem jest stworzenie szablonu umowy. Szablon dokumentu ma format określony w konfiguracji. Należy zdefiniować format takiego wydruku możliwe jest zastosowanie makr czyli funkcji zwracających dane pobrane dla konkretnego odbiorcy i umowy. WAŻNE: Biuletyn Makra w szablonach dokumentów zawiera opis wszystkich możliwych do użycia makr. Strona 4

5 Poniżej fragment przykładowego szablonu umowy. Taki szablon należy dopisać do systemu w module Administrator znajdują się szablony dokumentów. Aby dopisać szablon należy po naciśnięciu przycisku Dopisz uzupełnić nazwę szablonu, format pliku,wskazać lokalizacje pliku oraz określić czy szablon posiada makra. Po naciśnięciu przycisku dopisany. - szablon dokumentu zostanie Strona 5

6 Jeżeli te operacje zostaną poprawnie wykonane możliwe będzie generowanie umów w module. OPIS POSZCZEGÓLNYCH FUNKCJI kontrahentów Po wybraniu z menu głównego opcji DOKUMENTY UMOWY KONTRAHENTÓW wyświetlona zostanie tabela zawierająca wykaz wszystkich wprowadzonych umów. W tabeli umieszczono informację takie jak : numer, typ i status umowy, data zawarcia, okres obowiązywania ( daty od - do), aneks terminu oraz dane kontrahenta. DOPISZ naciśnięcie przycisku umożliwia dopisanie nowej umowy; POPRAW naciśnięcie przycisku umożliwia dokonanie zmian (poprawek) w danych wybranej umowy; USUŃ naciśnięcie przycisku USUŃ powoduje skasowanie wskazanej umowy Strona 6

7 usunięcie rekordu nastąpi po potwierdzeniu operacji kasowania. ARCHIWALNE: Ustawienie znacznika w polu archiwalne powoduje wyświetlanie w tabeli również umów, które zostały umieszczone w archiwum. Zapisy archiwalne są wyświetlane jako wyszarzone. SZUKAJ: Operator ma możliwość wyszukiwania zawartości tabeli wg dowolnej kolumny - po kliknięciu myszką w daną kolumnę i rozpoczęciu wpisywania szukanej frazy zawartość tabeli będzie na bieżąco filtrowana wg kryterium. Wpisanie każdej kolejnej litery powoduje zawężenie wyników. Drugi sposób szukania polega na wpisaniu szukanego fragmentu w pole SZUKAJ, kliknięciu myszką w daną kolumnę (aby wskazać w której kolumnie wyszukujemy) i naciśnięciu przycisku SZUKAJ. Dopiero po naciśnięciu przycisku uaktywnione zostaje wyszukiwanie. FILTR: Dzięki zastosowaniu filtrów istnieje możliwość zawężenia zawartości wyświetlanej tabeli tylko do umów spełniających wybrane kryteria. Filtry mogą być tworzone wg potrzeb operatora (filtry wywoływane z poziomu zakładki OGÓLNE po naciśnięciu przycisku ). Ponadto na zakładce FILTR wprowadzono dodatkowo tzw. wbudowane filtry (zdefiniowane już w systemie). Filtry te mogą być z sobą łączone tzn. wbudowane i użytkownika. Po wybraniu filtra (filtrów) i określeniu kryterium (daty, typu umowy, statusu itp.) należy uaktywnić ten filtr. Służą do tego dwa przyciski Odśwież lub Zapisz. Różnica między nimi polega na tym, że przycisk: - działa do momentu zamknięcia okna ; po wejściu ponownym do tego okna wszystkie filtry (wcześniej włączone ) zostają wyłączone; - działa do momentu wyłączenia; czyli nawet po wyjściu z programu i ponownym wejściu zapisane filtry będą pamiętane; aby wyłączyć te ustawienia należy odznaczyć wszystkie filtry i ponownie nacisnąć przycisk ZAPISZ. Strona 7

8 Dopisanie nowej umowy Aby zarejestrować w systemie nową umowę należy z poziomu tabeli Kontrahenta nacisnąć przycisk DOPISZ. Wyświetlona zostanie lista kontrahentów w celu wybrania kontrahenta dla którego wprowadzana będzie umowa. Po wskazaniu kontrahenta i naciśnięciu przycisku WYBIERZ wyświetlane zostanie okno do wprowadzenia danych związanych z umową. Ma ono postać: W zakładce OGÓLNE - wprowadzane są takie informacje jak: Nr jest to pole obowiązkowe; może być uzupełniane prze operatora lub po włączeniu liczników umów numeracja umów może być kontrolowana przez system Status umowy - jest to pole słownikowe; przez określenie statusu umowy można na bieżąco śledzić stan dokumentu i usprawnić obieg dokumentów (kontrolę nad obiegiem dokumentów). Typ jest to również pole słownikowane, nieobowiązkowe, można w tym polu zawrzeć informacje dotyczące np. umowa standard, umowa tylko ścieki itp. Data zawarcia umowy Data od kiedy umowa obowiązuje Data do kiedy umowa obowiązuje Aneks terminu obowiązywania. Dodatkowo jest pole do wprowadzenia (wybrania) akronimu obiektu i formuły rozliczeniowej. Jeżeli z jednym kontrahentem posiadamy dwie umowy np. na dwa Strona 8

9 obiekty pola te umożliwiają poprawne zaewidencjonowanie tych umów i późniejsze generowanie wydruków umów. Wydruk aktualnie wprowadzanej umowy DRUKUJ UMOWĘ - po naciśnięciu tego przycisku możliwe jest wydrukowanie umowy dla wybranego kontrahenta. Przed wydrukiem wyświetlone zostaje okno : W module ADMINISTRATOR definiowane są szablony umów możliwe jest zapisanie kilku wzorców. W polu szablon wydruku dokonujemy wyboru odpowiedniego szablonu. Opcja Wydruk umowy zapisz jako załącznik - umożliwia zapisanie drukowanej umowy jako załącznik z określonym opisem. Umowa taka zostaje zapisana na zakładce Załączniki. Z pozycji tego okna możliwe jest wydrukowanie umowy po naciśnięciu przycisku DRUKUJ lub wyświetlenie umowy z możliwością jej edycji przed wydrukiem (przycisk EDYTUJ). Ważne: W trakcie edycji umowy można dokonywać zmian w pierwotnej wersji po zapisaniu zmian w dokumencie i zapisaniu umowy jako załącznika będzie można podejrzeć zmieniony format umowy dla danego kontrahenta - natomiast szablon umowy pozostaje bez zmiany. Dopisanie przypomnienia w trakcie dopisywanie umowy DOPISZ PRZYPOMNIENIE - z tego poziomu w trakcie wprowadzania nowej umowy możliwe jest zanotowanie uwagi w terminarzu własnym lub wskazanego operatora o konieczności wykonania operacji związanej z daną umową np. wydrukować i wysłać. Po naciśnięciu przycisku DOPISZ PRZYPOMNIENIE wyświetlone zostanie okno: Strona 9

10 Pola temat i notatka zostaną uzupełnione z danymi wprowadzonymi na umowie można wprowadzić własne uwagi, pola telefon, , url jeżeli na kartotece kontrahenta zostały uzupełnione to również zostaną uzupełnione. W polu terminarz operatora wskazujemy dla którego operatora będzie to przypomnienie (domyślnie uzupełniany jest login operatora pracującego czyli dopisujemy przypomnienie dla siebie), ze słownika wybieramy wymaganą akcję oraz wskazujemy datę i godzinę przywołania przypomnienia. Po zapisaniu OK. przypomnienie zostanie dopisane do terminarza wskazanego operatora. W zakładce ZAŁĄCZNIKI można wskazywać dokumenty i miejsce ich przechowywania załączników lub dokumentów związanych z umową z danym kontrahentem (pisma kierowane do kontrahenta lub otrzymywane od kontrahenta, mogą to być dokumenty skanowane ). Dzięki takiej organizacji przechowywania informacji o dokumentach operator w bardzo krótkim czasie może przejrzeć całą korespondencję z kontrahentem bez potrzeby przeszukiwania archiwum. DOPISZ po naciśnięciu tego przycisku możliwe jest wskazanie pliku nowego załącznika. Należy wpisać opis tego pliku oraz wskazać lokalizację pliku. Strona 10

11 USUŃ PLIK ŹRÓDŁOWY PO WCZYTANIU system umożliwia zapisywanie danych w bazie db.gwmax, stąd opcja umożliwiająca po zapisaniu pliku do bazy skasowanie go z poprzedniej lokalizacji. Możliwe jest wyeksportowanie pliku z bazy i zapisanie go w dowolnej lokalizacji. Służy do tego opcja ZAPISZ. POPRAW- po naciśnięciu tego przycisku możliwa jest edycja tylko opisu załącznika USUŃ- naciśnięcie przycisku powoduje usunięcie podświetlonego załącznika POKAŻ po naciśnięciu tego przycisku możliwy jest podgląd dokumentu (czyli np. umowy z wprowadzonymi modyfikacjami). Podgląd wczytanego pliku jest możliwy dla formatów: bmp, pcx, gif, jpeg, jpg, wmf. Kolejna zakładka ANEKSY służy do wprowadzania informacji o obowiązujących aneksach do wybranej umowy oraz umożliwia drukowanie aneksów na podstawie wybranego szablonu. Aneksy mogą być również wprowadzane po wywołaniu z menu Dokumenty Aneksy umów kontrahentów. Wprowadzamy tu numer aneksu, status, datę zawarcia i daty obowiązywania. Aneksy, których termin wygasł przenoszone są do archiwum (znacznik archiwalne). Analogicznie jak w przypadku umów można również wskazywać zapisywać załączniki do aneksów i drukować aneksy. Również z tego poziomu (analogicznie jak przy umowach) możemy dopisywać przypomnienia. Zakładka UWAGI zawiera miejsce do wprowadzenia dodatkowych informacji. Strona 11

12 Aneksy kontrahentów Po wybraniu z menu Dokumenty Aneksy umów kontrahentów wyświetlona zostanie lista zawierająca wszystkie zapisane w systemie aneksy umów. Na zakładce filtr można wybrać kryteria wg których lista aneksów może być filtrowana. Z poziomu tej listy możliwe jest dopisywanie nowych aneksów (DOPISZ), edytowanie wprowadzonych (POPRAW) i usuwanie błędnie wprowadzonych (USUŃ). Usunięcie aneksu nastąpi po potwierdzeniu operacji kasowania. Po wybraniu opcji DOPISZ wyświetlone zostanie okno w listą umów wprowadzonych w systemie należy wskazać do której umowy będzie dopisywany aneks. Strona 12

13 Po wyborze umowy wyświetlone zostanie okno: Należy uzupełnić numer aneksu (o ile nie włączono autonumerowania), status umowy, datę zawarcia aneksu, okres obowiązywania. Analogicznie jak w przypadku umów możliwe jest z tego poziomu wydrukowanie aneksu. Obraz wydruku może być dodany jako załącznik. Wydruki grupowe Po wybraniu z menu Operacje Wydruki grupowe możliwe jest wygenerowanie umów dla wielu odbiorców. Po wywołaniu tej opcji uruchomiony zostanie kreator wydruków grupowych: Strona 13

14 Należy uzupełnić nazwę operacji grupowej po naciśnięciu przycisku D dopisana zostanie data i godzina (czas systemowy). Po naciśnięciu przycisku DALEJ przechodzimy do kolejnego kroku określeniu czy informacje mają być pobierane z kartoteki kontrahenta czy z kartoteki umowy z powiązaniu z kartoteką kontrahenta (ten drugi sposób jest wykorzystywany jeżeli dla kontrahenta może być wiele umów np. dla każdego obiektu oddzielna umowa) Kolejny krok to wskazanie dla jakich kontrahentów będą generowane wydruki. Strona 14

15 Do ustalenia kryteriów wyboru służą filtry wbudowane podmiot kontrahenta, miejscowość kontrahenta, ulica kontrahenta, wybrany kontrahent czy grupa kontrahentów oraz filtr własny (tworzony indywidualnie). Po określeniu kryteriów możliwy jest podgląd wybranych (spełniających zadane kryteria) kontrahentów (jeżeli w kroku 2 zaznaczony został widok informacji - Kontrahent) lub umów. Jeżeli kryteria zostały poprawnie określone przechodzimy do kolejnego kroku ustalenia parametrów generacji. W tym miejscu wskazujemy licznik numeracji umów po naciśnięciu przycisku - wyświetlone zostaną zdefiniowane liczniki. Jeżeli nie został jeszcze licznik umów zdefiniowany można to zrobić z tego poziomu przez naciśnięcie DOPISZ. W tym miejscu określamy również w jakim miejscu mają zostać zapisane generowane umowy możliwe jest wskazanie: Folder URL Kontrahenta folder zapisany na kartotece kontrahenta Folder tymczasowy Folder deklarowany Strona 15

16 Kolejny krok to ustalenie rodzaju wykonywanej czynności oraz wybranie szablonu dokumentu Kolejnym krokiem jest już generacja wydruków zgodnie z ustalonymi kryteriami rozpoczęcie nastąpi po naciśnięciu przycisku START. W ostatnim kroku wyświetlane są: identyfikator rejestru, ilość przetworzonych elementów (wygenerowanych umów), folder dokumentów oraz plik przetwarzania (.bat). Strona 16

17 Spis treści Charakterystyka modułu... 2 Interfejs użytkownika... 2 Konfiguracja modułu... 4 OPIS POSZCZEGÓLNYCH FUNKCJI... 6 kontrahentów... 6 Dopisanie nowej umowy... 8 Wydruk aktualnie wprowadzanej umowy... 9 Dopisanie przypomnienia w trakcie dopisywanie umowy... 9 Wydruki grupowe Strona 17