Część 1 Pierwsze kroki

Transkrypt

1

2 Spis treści Część 1 Pierwsze kroki... 3 Instalacja... 4 Konfiguracja pulpitu... 7 Podstawowa konfiguracja Pierwsze kroki z Kleosem Pierwsza sprawa

3 3

4 Część 1 Pierwsze kroki Instalacja Kleos to system do zarządzania sprawami zaprojektowany przez prawników dla prawników. Zawiera niezbędne funkcje do zarządzania sprawami w kancelarii. Wszystkie informacje w Kleosie są bezpiecznie przechowywane w Data Center w Monachium. Program można instalować na wielu komputerach i uzyskiwać dostęp na nich do swojej bazy w Kleosie za pomocą odpowiednich danych do logowania. Oprogramowanie działa na komputerze, ale wszystkie dane w bazie i wszystkie dokumenty są przechowywane w chmurze. Z tego powodu, aby móc pracować z Kleosem, potrzebujesz połączenia internetowego. Przed zainstalowaniem programu Kleos sprawdź, czy Twój komputer spełnia wymagania techniczne. Możesz używać Kleosa w komputerach z systemem operacyjnym Windows 7, 8 i 10. Kleos nie będzie działał na komputerach używających systemu operacyjnego Windows XP oraz Vista. Wymagania techniczne System operacyjny: Windows 7 32 lub 64 bit z dodatkiem Service Pack 1 Windows 8 Windows 10 Procesor: Intel Core 2 Duo lub wyższy Pamięć RAM: 2 GB (4GB rekomendowane) Wolne miejsce na dysku: 500 MB Dodatkowe: Windows Installer 3.1 lub nowszy MS Internet Explorer 7 lub nowszy Microsoft.NET Framework PDF Creator v Pakiet zgodności dla formatu MS Office 2003 lub wyższy Rozdzielczość monitora: 1024 x 768 lub więcej Połączenie z Internetem 4

5 Pierwszym krokiem do zainstalowania programu Kleos jest pobranie instalatora z adresu: Kliknij przycisk Zainstaluj Kleos, aby pobrać instalator programu. Po zakończeniu pobierania uruchom instalator i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie. Po zakończeniu instalacji na pulpicie pojawi się ikona Kleosa. Kliknij w nią, aby uruchomić oprogramowanie. 5

6 Okno logowania do programu zawiera trzy pola: Kancelaria (nazwa Twojej bazy), Nazwa użytkownika oraz Hasło. Dane niezbędne do zalogowania otrzymasz od pracownika Wolters Kluwer. Użytkownik zostanie automatycznie zablokowany, jeśli nastąpi pięć błędnych prób logowań z rzędu. Licznik nieudanych prób logowania jest resetowany do zera, przy każdym poprawnym logowaniu się do Kleosa. Możesz zainstalować program na wielu swoich komputerach, jednak w jednym czasie na swoim koncie możesz być zalogowany tylko na jednym stanowisku. Jeśli spróbujesz zalogować się do Kleosa na dwóch komputerach przy użyciu tego samego użytkownika, to na pierwszym komputerze zostaniesz wylogowany, zaraz po zalogowaniu się Kleosa na kolejnym komputerze. Jeśli potrzebujesz więcej informacji w tym zakresie, skontaktuj się z naszym działem Pomocy Technicznej: PL-poczta@wolterskluwer.com Telefon: ,

7 Konfiguracja pulpitu Pulpit jest głównym ekranem Kleosa. Zaraz po pierwszym zalogowaniu jego okno jest puste. Możesz skonfigurować widok pulpitu, aby włączyć istotne dla Ciebie jego pola np. okno ostatnio używanych spraw, okno Twoich zadań do wykonania, terminy kalendarza lub podsumowanie zarejestrowanych czynności. W tym celu kliknij na środku ekranu. Konfiguracji pulpitu możesz także dokonać w module Konfiguracja, do którego dostęp jest spod ikony konfiguracji, umieszczonej w prawym górnym rogu ekranu. 7

8 Na oknie konfiguracji pulpitu znajduje się sześć różnych ikon. Każda z nich jest osobnym oknem pulpitu. Kliknij w wybraną ikonę, aby ją włączyć lub wyłączyć na Twoim pulpicie. 8

9 9

10 Podstawowa konfiguracja Zaleca się skonfigurowanie podstawowych informacji o kancelarii, jak nazwa, adres oraz dane użytkowników programu. Te informacje służą do spersonalizowania dokumentów oraz komunikacji z klientami i stronami spraw. Aby skonfigurować informacje dotyczące Twojej kancelarii w Kleosie, przejdź do modułu Konfiguracja i wybierz kartę Kancelaria. W zakładce Kancelaria domyślnie zaznaczone jest pole o tej samej nazwie. W wyświetlonym oknie wybierz przycisk Zmień, aby wprowadzić dane Twojej kancelarii, lub Kleos Connect, aby wprowadzić dane załączane do emalii wysyłanych do Twoich klientów/kontrahentów (Kleos Connect dotyczy wersji Business). Zalecamy uzupełnienie wszystkich informacji o kancelarii. Dane te będą używane do identyfikacji firmy w wielu miejscach w programie. 10

11 W tym miejscu ważne jest sprawdzenie liczby licencji. Pamiętaj, że możesz zainstalować Kleosa na wielu urządzeniach, ale nie możesz używać tego samego użytkownika na więcej niż jednym komputerze w danej chwili. Liczba licencji ogranicza liczbę użytkowników, którzy mogą korzystać z Kleosa. Aby sprawdzić ilość licencji i ich przydział przejdź do Menedżera kontraktów. W oknie Menedżera kontraktów możesz zarządzać Twoimi licencjami. 11

12 Okno Menedżera kontraktów zawiera informacje dotyczące liczby dostępnych licencji, daty ich ważności licencji oraz dostępnej przestrzeni do przechowywania danych (dane informacyjne Kleos nie ma ograniczeń co do przestrzeni przechowywanych danych). Więcej informacji na temat pracowników kancelarii można znaleźć w sekcji Konfiguracja kont użytkowników (str.43), jeśli chcesz zdefiniować nowych użytkowników programu, przypisać im licencje Kleos lub zmienić ich uprawnienia. Pierwsze kroki z Kleosem Kleos to rozbudowane oprogramowanie, a interfejs użytkownika został zaprojektowany tak, aby maksymalnie ułatwić korzystanie z programu. Wszystkie okna Kleosa mają pewne charakterystyczne cechy. Pierwszym krokiem na rzecz poprawy wydajności pracy z Kleos jest zapoznanie się z tymi cechami. Przycisk wyszukiwania globalnego znajduje się w prawym górnym rogu Kleosa. Jest najszybszym sposobem na znalezienie informacji w Kleosie. Możesz go użyć, aby przeprowadzić przeszukiwanie całej bazy danych zgromadzonych w Twoim Kleosie. Ikona domku przeniesie Cię bezpośrednio na pulpit. Znajduje się ona po lewej stronie głównego menu. 12

13 Przycisk koła zębatego przeniesie Cię do modułu konfiguracji. Znajduje się on po prawej stronie głównego menu i jest zawsze widoczny. Menu główne służy do nawigacji między głównymi modułami Kleosa. Znajduje się ono w górnej części programu i jest zawsze widoczne. Kleos pozwala pracować jednocześnie z wieloma sprawami. Możesz otworzyć sprawę i użyć menu głównego, aby przejść do innego modułu. Możliwe jest także szybki powrót do otwartych spraw, korzystając z paska szybkiego przełączania, znajdującego się z prawej strony programu. 13

14 Przycisk szybkiego dodawania znajduje się po prawej stronie głównego menu. Jest najszybszym sposobem na tworzenie nowych elementów w Kleosie. Możesz użyć przycisku Szybkie dodawanie, aby utworzyć: sprawę, kontakt, termin, zadanie, dokument, e-miał, notatkę, raport telefoniczny, czynność lub hiperłącze. Przycisk pomocy znajduje się między przyciskiem szybkiego dodawania a przyciskiem konfiguracji. Jest to najszybszy sposób na dostęp do dokumentacji Kleosa (strona www programu). W menu pomocy można także włączyć lub wyłączyć zielone krople z podpowiedziami. Wszystkie okna w Kleosie mają pewne standardowe cechy. Pole wyszukiwania w lewym górnym rogu w modułach, umożliwia szybkie szukanie wg kryteriów określonych w tym oknie. Np. dla spraw jest to nazwa, opis lub nr sprawy. W przeciwieństwie do wyszukiwania globalnego, te pole wyszukuje danych tylko w wybranym module. Oznacza to, że pole wyszukiwania w module spraw znajdzie i wyświetli tylko sprawy, a pole wyszukiwania znajdujące się w module dokumenty znajdzie tylko dokumenty. Wyszukiwanie zaawansowane znajduje się obok pola szybkiego szukania. Otwiera okno umożliwiające łączenie wszystkich opcji wyszukiwania dla danego modułu, w celu skorzystania z rozbudowanego wyszukiwania. Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możliwe jest przeszukiwanie np. spraw za pomocą dodatkowych pól zdefiniowanych przez użytkownika w konfiguracji (patrz str. 44). 14

15 Po środku większości modułów można znaleźć szybkie filtry wyszukiwania. Menu modułów znajduje się w prawym górnym rogu. Najczęściej używane opcje są widoczne na pasku modułu, a najmniej wykorzystywane zostały umieszczone pod przyciskiem Więcej. Wszystkie opcje są także dostępne przy użyciu menu kontekstowego (prawy przycisk myszy). Takie samo działanie jest we wszystkich modułach programu. Listę wynikową można sortować według konkretnej kolumny, klikając w nagłówku kolumny. Możliwe jest filtrowanie zawartości listy według wartości określonej kolumny, za pomocą lejka umieszczonego po prawej stronie nagłówka kolumny. Można łączyć filtry na różnych kolumnach. Możliwe jest również rozmieszczenie kolumn według własnych potrzeb. W tym celu kliknij nagłówek wybranej kolumny i przeciągnij ją do żądanej pozycji. Aby ukryć lub wyświetlić wybrane kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek jakiejkolwiek kolumny i wybierz lub odznacz kolumnę, którą chcesz pokazać lub ukryć. Jeśli chcesz zresetować układ kolumn w danym oknie do wartości domyślnych, kliknij ikonę w lewym dolnym rogu okna i wybierz opcję Resetuj widok. 15

16 Pierwsza sprawa Kleos jest systemem do zarządzania sprawami. Wszystko w Kleosie jest więc zbudowane wokół spraw. W Kleosie sprawa jest wirtualnym folderem. W sprawie możesz umieścić wiele różnych informacji. Na przykład możesz umieszczać dokumenty oraz e, notatki, dołączać strony, terminy, czynności oraz zadania. Aby utworzyć nową sprawę, kliknij ikonę +Nowy w module Sprawy. Jedyne wymagane pole do utworzenia sprawy to nazwa sprawy, ale zdecydowanie sugerujemy umieszczenie pozostałych informacji takich jak strony sprawy, pracownicy czy opis. Dane te posłużą później do odnalezienia sprawy, używając np. jednej ze stron jako kryterium wyszukiwania. Kleos udostępnia różne sposoby tworzenia spraw. Możesz utworzyć sprawę korzystając z paska szybkiego wprowadzania, wybierając opcję Nowa sprawa, a także w module Sprawy używając menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) i z niego wybierając opcję +Nowy. 16