Ministerstwo Gospodarki. Zarządzanie projektem z wykorzystaniem aplikacji PHProjekt. Sławomir Halbryt, Tomasz Mrowiec Warszawa, 27/28 maja 2009

Transkrypt

1 Ministerstwo Gospodarki Zarządzanie projektem z wykorzystaniem aplikacji PHProjekt Sławomir Halbryt, Tomasz Mrowiec Warszawa, 27/28 maja

2 Plan Szkolenia Część I Wprowadzenie Część II Przygotowanie danych do systemu PHProjekt Część III Praca z PHProjekt Powitanie i prezentacja uczestników szkolenia. Omówienie celu i zakresu szkolenia. Zarządzanie projektami w organizacji z wykorzystaniem systemów informatycznych czas ok. 0,5 godz. Omówienie dokumentacji metodyki i programu PHProjekt. Przykładowy projekty czyli planowanie i zarządzanie krok po kroku, przygotowanie danych do wprowadzenia do PHProjekt czas ok. 1,5 godz. Rozpoczęcie pracy z PHProjekt - Logowanie Funkcjonalności Podstawowe ustawienia Tworzenie kont użytkowników Praca z projektem - Zakładanie projektu Zasoby Kalendarz Karta czasu pracy Komunikacja - Kontakty Szybka poczta Chat Forum Dokumentacja projektowa Linki System informacji - Notatki System głosowania Raportowanie Czas ok. 3 godz. 2

3 Sławomir Halbryt Absolwent Wydziału ETI Politechniki Gdańskiej Prezes Zarządu Project Evolution Sp. z o.o., właściciela portalu 4pm.pl Prezes Zarządu SESCOM S.A. Certyfikowany Senior Project Manager wydany przez IPMA Członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia Project Management Polska, Przewodniczący Pomorskiej Grupy Regionalnej SPMP Wykładowca Metodyki Project Management na PG, UG, WSB 3

4 Tomasz Mrowiec Absolwent Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Elblągu oraz Wydziału Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej Kierownik Działu IT i R&D w SESCOM S.A. Współtwórca portalu 4pm.pl w Project Evolution Sp. z o.o. Współtwórca platformy informatycznej SES Support 4

5 Zanim włączymy komputer 5

6 Co to jest projekt? Projekt jest unikalnym zestawem skoordynowanych działań, ze zdefiniowanym początkiem i końcem, przedsięwziętych przez osobę lub organizację, aby osiągnąć określone cele w obrębie zdefiniowanego harmonogramu, kosztu i parametrów wykonania. IBC IPMA Projekt z natury jest innowacyjny 6

7 POZIOMY ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI Poziomy Zarządzania przez Projekty Instrumenty wspierające najwyższe Kierownictwo Poziom Zarządzania Multiprojektowego Zespoły projektowe, Instrumenty wspierające Kierownictwo średniego szczebla Poziom Zarządzania Pojedynczymi Projektami Instrumenty wspierania pracy Kierownika Projektu 7

8 Poziomy dojrzałości organizacji Poziom 1 Projekty są realizowane brak precyzyjnego zdefiniowania celów nie są formułowane zlecenia projektowe zespoły projektowe są rzadko formowane występują konflikty między zespołami a pozostałymi pracownikami Duże ryzyko nieukończenia projektów, słaba motywacja pracowników Poziom 2 Niektóre wybrane projekty są dobrze zarządzane nie są wykorzystywane efekty synergii na poziomie ponadprojektowym konieczność pracochłonnej koordynacji pomiędzy projektami i organizacją lub pomiędzy projektami i kierownictwem Tylko pojedyncze projekty kończą się sukcesem 8

9 Poziomy dojrzałości organizacji Poziom 3 Istnieje jednolity model zarządzania projektami, wykorzystywany do wszystkich projektów Jednolity i specyficzny dla danej organizacji model zarządzania projektami jest wykorzystywany we wszystkich projektach i obejmuje: podręcznik zarządzania projektami oprogramowanie do zarządzania projektami koncepcję szkoleń Istnieje duża szansa na powodzenie realizacji projektów Poziom 4 Organizacja gwarantuje elastyczną alokację pracowników do prowadzonych projektów wyeliminowanie tradycyjnych schematów organizacyjnych pracownicy pracują w zespołach pozycja project managerów jest wyraźnie wzmocniona zarządzanie projektami stanowi jeden z najważniejszych elementów rozwoju personelu Wysoki wskaźnik powodzenia projektów, wysoki stopień motywacji pracowników 9

10 Dojrzałość projektowa organizacji Maturity of a Project-oriented Organisation Project Management Business Process Management in the POO Programme Management Assurance of the Management Quality in a Project or a Programme 20 Personnel Management in the POO 0 Organisational Design of the POO Assignment of a Project or a Programme Project Portfolio Coordination and Project Networking 10

11 11

12 Komputer członkiem zespołu projektowego Wsparcie informatyczne zespołu projektowego Komunikacja w projekcie Wsparcie narzędziowe Administrowanie Planowanie Śledzenie postępu projektu Budżet i rozliczenia Zarządzanie zasobami Raportowanie Internet wsparcie organizacji wirtualnych Internet mobilny 12

13 Oferta oprogramowania dla PM Dobierz oprogramowanie do potrzeb projektu lub organizacji Product Based Planner Microsoft Project Standard Milestones Professional 2006 Microsoft Project Proffesional + Project Server Primavera, Polaris dotproject, PHProjekt, egroupware GanttProject Więcej. 13

14 P r o j ec t R o ad M ap POMYSŁ PRODUKT 14

15 Wdrożenie aplikacji Intranet Przykład Projektu Autor: Tomasz Mrowiec 15

16 Pierwszy kontakt Wersje aplikacji: Rozpoczęcie pracy Logowanie Prosta nawigacja 16

17 Fazy projektu Dowolny model faz projektu możemy sprowadzić do modelu uproszczonego Inicjacja/ Definiowanie Planowanie Realizacja Zakończenie 17

18 Struktura Podziału Prac Work Brakedown Structure Struktura Podziału Prac (SPP) = (WBS) to hierarchiczna dekompozycja działań, elementów, koniecznych do wykonania jednoznacznie identyfikowalnych produktów i rezultatów Jest podstawą wszystkich procesów planowania 18

19 Tworzenie SPP Dekompozycja polega na podziale produktów cząstkowych na mniejsze, łatwiejsze w wykonaniu elementy składowe. Podziału dokonuje się do poziomu pakietu roboczego, na którym możliwe będzie wiarygodne określenie kosztów, harmonogramu prac oraz zasobów. 19 Koncepcja: Sławomir Halbryt

20 Zasady ważne przy tworzeniu SPP Każda czynność kończy się produktem Każdy produkt ma przynajmniej jedną czynność Czynności tworzą strukturę hierarchiczną Czynności będą angażowały zasoby Czynności generują koszty 20

21 Łatwo przewidzieć następstwa zdarzeń ETAP 1 START ETAP 2 KM 1 ETAP 3 KM 2 ETAP 4 KM 3 KONIEC E G A C D B F H KM = Kamień Milowy (moment w którym projekt osiąga określony stan lub produkt cząstkowy) 21

22 Podejście procesowe PROJEKT ETAP1 Pakiet 1 Pakiet 2 ETAP 2 Pakiet 3 Pakiet 4 ETAP 3 Pakiet 5 Pakiet 6 Etap 4 Pakiet7 Zadanie 1 Zadanie 4 Zadanie 6 Zadanie 9 Zadanie 11 Zadanie 2 Zadanie 5 Zadanie 7 Zadanie 10 Zadanie 12 Zadanie 3 Zadanie 8 Pakiet roboczy 1 Zadanie 13 Pakiet Roboczy 2 22

23 Podejście procesowo-produktowe PROJEKT PM Produkt cząstkowy Etap 1 Planowanie Pakiet 1 Pakiet 2 Etap2 Moduł 1 Moduł 2 Nadzorowanie Zadanie 1.1 Podzespół 1.1 Podzespół 2.1 Administracja Zadanie 1.2 Podzespół 1.2 Podzespół 2.2 Zadanie 1.3 Pakiet Rob Podzespół 2.3 Pakiet Rob

24 Struktura Projektu Szkolenia z Metodyki Zarządzania Projektami Szkolenie z Zarządzania Projektami Promocja Projektu Rekrutacja Szkolenie Certyfikacja Ankietowanie PM Opracowanie materiałów Przyjęcie zgłoszenia Opracowanie i przygotowanie materiałów Certyfikacja 1 Opracowanie ankiet Organizacja Biura Dystrybucja Weryfikacja kandydatów Wynajęcie sal i organizacja Certyfikacja 2 Przeprowadzenie ankietowania Koordynacja Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia Szkolenia Certyfikacja 3 W trakcie szkolenia Monitoring Szkolenie 1 Po szkoleniu Rozliczenia Szkolenie 2 Po certyfikacji Archiwizacja dokumentacji Szkolenie 3 24

25 Postaci SPP... Budowa sieci FO i Cu 7.1 Zamówienie materiałów 7.2 Magazynowanie 7.3 Transport na budowę 7.4 Budowa kanalizacji Budowa kanalizacji pierwotnej Budowa kanalizacji wtórnej Montaż słupów kamerowych 7.5 Budowa kabli FO Układanie kabli w kanalizacji Wykonanie spawów FO Pomiary sprawdzające FO Protokół pomiarów FO 7.6 Budowa kabli Cu Układanie kabli w kanalizacji Wykonanie połączeń Pomiary sprawdzające Protokół pomiarów Pakiet 7.1 Pakiet 7.2 Pakiet 7.3 Zadanie Pakiet 7.4 Zadanie Zadanie Moduł Zadanie Pakiet 7.5 Zadanie Zadanie Zadanie Zadanie Pakiet 7.6 Zadanie Zadanie Zadanie

26 Praca w aplikacji Wprowadzenie listy zadań Rodzaje zadań 26

27 Przełożenie SPP na strukturę firmy Struktura Podziału Prac - SPP Struktura firmy Zadania 27

28 O Zadanie 1.1 Zadanie 1.2 Z P Zadanie Zadanie K O - Odpowiedzialny K Pracownik 2 P Pracownik 1 Zadanie 1 Kierownik 2 Zadanie Kierownik 1 Pracownik Project Manager RAM Responsibility Assignment Matrix O W O W - Wsparcie K - Konsultacja P - Konieczność powiadomienia Z - Konieczność zatwierdzenia 28

29 Tabela komunikacji stakeholders Jak? Kiedy rozmowa Kto? Prezenta cja Inforjacj a o stanie projektu biuletyn Internet x x Uczestnicy Po projekcie Zarząd W trakcie realizacji Członek zarządu odpowiedzialny za marketing Po zakonczeniu projektu IPMA Zgłoszenie do walidacji plus kontakt z asesorami przed walidacją Asesorzy Po zakończeniu projektu x x Członkowie Po zakończeniu projektu x x Władze samorządowe Po zakończeniu projektu Komisja rewizyjna W trakcie realizacji x x x x x x Kick-Off x x x x x 29

30 Praca w aplikacji Wprowadzenie uczestników i wykonawców przez administratora systemu przypisanie uczestników do zadań screen 30

31 Przełożenie SPP na układ zadań w czasie - czas trwania projektu Struktura Podziału Prac - SPP Diagram sieciowy 31 Koncepcja: Sławomir Halbryt

32 Czas trwania zadań w PHProjekt Czas trwania zadania data początku i końca zadania Czas rzeczywistej aktywności w zadaniu ToDo screen 32

33 Sieć relacji zadań 33

34 Najwcześniejsza realizacja zadań 34

35 Najpóźniejsza realizacja zadań 35

36 Ścieżka krytyczna zerowe bufory czasu 36

37 Uporządkowanie zadań w zależności od czasu Co się dzieje, gdy zasoby nie są dostępne w przewidywanym czasie? Jeśli zadanie B i C wykonuje ta sam osoba, to zadania nie mogą być realizowane równolegle, w tym samym czasie. 37

38 Uwzględnienie dostępności zasobów w projekcie Pojawi się następstwo zadań C i B. Ścieżka krytyczna, jak i cały projekt ulegnie wydłużeniu. 38

39 Relacje między zadaniami Wprowadzenie relacji między zadaniami screen 39

40 Harmonogram Gantta - czas Zadanie 1 Ścieżka Krytyczna Zadanie 2 Praca planowana Zadanie 3 Zadanie 4 Zadanie 5 Zadanie Czas w tygodniach 40 Koncepcja: Sławomir Halbryt

41 Kamienie milowe Kamień milowy to zdarzenie - nie zużywa zasobów (czas, budżet) To punkt odniesienia w planie - pozwala porównać plan z jego realizacją Może odnosić się do: zakończenia pakietu zadań realizacji zadań szczególnie ważnych wydatkowania określonej części budżetu wypracowania określonej liczby godzin 41 Koncepcja: Sławomir Halbryt

42 Zastosowanie kamieni milowych Kamienie milowe Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4 Zadanie 5 Zadanie Czas w tygodniach 42 Koncepcja: Sławomir Halbryt

43 Praca z PHProjekt Nawigacja w PHProjekt Dokonywanie zmian Pomiar czasu pracy w zadaniu Akceptacja Zakończenie Zarządzanie plikami Harmonogram Gantta 43

44 Wdrożenie aplikacji Intranet Przykład Projektu Autor: Tomasz Mrowiec 44

45 Zastosowanie Ganttproject Import i eksport danych do PHProjekt Łatwy w obsłudze interfejs Praca na harmonogramie Gantta 45

46 Więcej informacji 46

47 47

48 48