Microsoft Project laboratorium zarządzania projektami

Transkrypt

1 Microsoft Project laboratorium zarządzania projektami Jędrzej Wieczorkowski Katedra Informatyki Gospodarczej Szkoła Główna Handlowa Przykładowa literatura nt. MS Project Zieliński Bogdan; Microsoft Project 2000PL Podstawy; Mikom 2001 Chatfield Carl, Johnson Timothy; Microsoft Office Project 2003, seria Microsoft Press - krok po kroku, Wyd. RM 2004 Literatura nt. projektów informatycznych Szyjewski Zdzisław; Metodyki zarządzania projektami informatycznymi; Placed 2004 Phillips Joseph; Zarządzanie projektami IT; Helion 2005 Flasiński Mariusz; Zarządzanie projektami informatycznymi; PWN 2006 Cadle James, Yeates Donald; Zarządzanie procesem tworzenia systemów informacyjnych; WNT 2004 Kale Vivek, SAP - Przewodnik dla menadżerów; Helion 2001 Pojęcie projektu i projektu informatycznego Pojęcia Projekt (1) projekt (ew. przedsięwzięcie) projekt informatyczny np. projekt zbudowania i wdrożenia systemu dedykowanego np. projekt wdrożenia standardowego systemu informatycznego zarządzania Tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi lub uzyskania unikalnego rezultatu (PMBOK Guide) 1

2 Projekt (2) Projekt - cechy Środowisko zarządcze stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych zgodnie z określonym uzasadnieniem biznesowym (PRINCE2 TM ) proces nierutynowy realizacja określonego celu czyli produktu biznesowego ograniczony czas ograniczone dostępne zasoby podzielność na zadania Zarządzanie poprzez procesy / projekty Pojęcia organizacje nastawione na zarządzanie poprzez procesy (np. produkcja, banki) organizacje nastawione na zarządzanie poprzez projekty (np. budownictwo, wdrażanie oprogramowania) projekt program portfel (portfolio) projektów Program Portfel projektów Grupa zależnych projektów zarządzanych w skoordynowany sposób w celu osiągnięcia korzyści i kontroli niemożliwej do osiągnięcia w przypadku indywidualnego zarządzania nimi Zbiór projektów lub programów i innych prac zgrupowanych razem w celu ułatwienia efektywnego zarządzania pracą i realizacji strategii. Projekty lub programy wchodzące w skład portfela nie muszą być współzależne lub powiązane. 2

3 Zarządzanie projektami Zarządzanie projektem Zastosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technologii w czynnościach projektu, aby osiągnąć lub przewyższyć potrzeby i oczekiwania zleceniodawców (PMBOK Guide) Obszary zarządzania projektem wg PMBOK Guide Zarządzanie projektem - uwaga integracja zakres czas koszty jakość zasoby ludzkie komunikacja ryzyko zamówienia Zarządzanie projektem nie obejmuje zagadnień uzasadnienia istnienia projektu i jego zakresu z punktu widzenia biznesu. Komputerowe wspomaganie PM - przykład rozwiązania MS Project EPM integracja m.in. z: Office Project Standard Office Project Professional Office Project Server Office Project Web Access Portfolio Server Enterprise Project Management (EPM) MS SQL Server z Analysis Services i Reporting Services MS SharePoint Portal Server MS Outlook 3

4 Trójkąt projektu Ustalanie kalendarza kalendarz (czas) zadania (zakres projektu) zasoby (budżet) ustalenie startu lub końca projektu zdefiniowanie jednostek czasu określenie dni pracy i czasu pracy w poszczególnych dniach możliwość definiowania wielu kalendarzy Kalendarz zarządzanie czasem od początku projektu od końca projektu Ustalanie zakresu projektu i definiowanie zadań definiowanie zadań: dekompozycja i hierarchia długość/pracochłonność zadań wzajemne ograniczenia startu i zakończenia zadań (np. koniec początek) dodatkowe ograniczenia czasu zadania: jak najwcześniej, jak najpóźniej, data rozpoczęcia, data zakończenia zasoby wymagane przez zadania Typy zadań Relacje pomiędzy zadaniami Równanie pracy: praca = czas trwania * jednostki Możliwe typy zadania to stała: liczba jednostek praca czas trwania. FS (Finish to Start) SS (Start to Start) FF (Finish to Finish) SF (Start to Finish) 4

5 Relacje pomiędzy zadaniami Techniki harmonogramowania i kontroli realizacji projektów struktura podziału pracy WBS diagramy Gantta metody sieciowe Struktura podziału pracy (SPP / WBS) ang. Work Breakdown Structure dekompozycja zakresu pracy metodą top-down orientacja na produkt czy działanie? np. ogólny zakres, fazy, grupy, zadania, podzadania brak określenia sekwencji zadań metody: graficzna (typu schemat organizacyjny ) lub tekstowa (typu spis treści ) Przykładowe kryteria tworzenia WBS fazy chronologiczne uzyskane produkty (rezultaty) jednostki struktury organizacyjnej łączenie kryteriów na różnych poziomach WBS Kryteria identyfikacji zadań cel: wydzielenie jednostek do celów zarządzania projektem określenie nazwy określenie czasu / pracochłonności wyznaczenie osoby odpowiedzialnej określenie rezultatu Problemy identyfikacji i szczegółowości zadań szczegółowa dekompozycja zadań ułatwia przypisanie zasobów szczegółowa dekompozycja zadań zagraża pominięciem niektórych prac problem usytuowania czynności kontrolnych i zarządczych 5

6 Jun 2000 Jul Diagramy Gantta Diagram Gantta - przykład (1) wykresy słupkowe zadań możliwość naniesienia kamieni milowych (punktów węzłowych) Rozwinięcie koncepcji to możliwość naniesienia zależności czasowych pomiędzy zadaniami ID Task Name Start End Duration 1 Design Project d 2 Prototype Design d 3 Test Prototype d 4 Complete Prototype d 5 Create Business Plan d Diagram Gantta - przykład (2) Diagram Gantta - przykład (3) Techniki sieciowe (PERT, CPM) Sieci deterministyczne - typy zadania zdarzenia ścieżki ścieżka krytyczna zadania krytyczne ścieżka podkrytyczna zapas (luz) ścieżki luz zadania Stopnia I - PDM (Precedence Diagramming Method) - model przyczynowo - skutkowy, wierzchołki sieci to zadania Stopnia II - ADM (Arrow Diagramming Method)- model zdarzeniowy (strzałkowy), wierzchołki sieci to zdarzenia 6

7 Sieci deterministyczne - metody Sieci stochastyczne CPM (Critical Path Method) PERT (Program Evaluation and Review Technique) Stopnia III CDM (Conditional Diagramming Method) - model warunkowy metoda GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) Diagram sieciowy - postępowanie Diagram sieciowy - przykład Wydzielenie zadań (WBS) i oszacowanie czasu ich trwania Wyznaczenie terminów najwcześniejszych Wyznaczenie terminów najpóźniejszych Określenie ścieżki krytycznej Ścieżka krytyczna Ciąg zadań o najdłuższym łącznym czasie realizacji, decydujący o długości projektu Ciąg zadań o zerowych wartościach luzu (swobodnego zapasu czasu) Zarządzanie ścieżką krytyczną Potencjalne ryzyko opóźnienia projektu Konieczność monitorowania zadań krytycznych i podkrytycznych Możliwości skracania ścieżki krytycznej: skracanie czasu zadań (np. przez dodanie zasobów) zrównoleglenie lub zachodzenie zadań eliminacja zadań 7

8 Zasoby - problemy określania typów Przykładowe zasoby ludzie sprzęt (+np. licencje oprogramowania) materiały Możliwy typ: praca / materiał Główne kryteria klasyfikacji: zasoby odnawialne / nieodnawialne sposób ponoszenia kosztów Ustalanie zasobów typu praca możliwość pobierania danych z serwera lub książki adresowej ilość jednostek wyrażana w % problem uogólniania zasobów dostępność - czas pracy w oparciu o modyfikacje kalendarza bazowego koszty zasobów w oparciu o jednostki czasu podstawowe i w nadgodzinach przydzielanie zasobów do zadań, przekroczenia alokacji, bilansowanie Diagram wykorzystania zasobów - przykład Ustalanie zasobów typu materiał zasoby zużywane etykieta materiału - jednostka miary np. sztuka, metr, kg ilość jednostek wyrażana w jednostkach miary koszty zasobów w oparciu o jednostki miary przydzielanie zasobów do zadań Co dalej z projektem? bilansowanie śledzenie analiza ścieżki krytycznej raportowanie konsolidacja zasobów i projektów pliki MS Project a jako wzorce projektów informatycznych 8