Zarządzanie projektami. Wykład 2 Zarządzanie projektem

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Wykład 2 Zarządzanie projektem

2 Plan wykładu Definicja zarzadzania projektami Typy podejść do zarządzania projektami Cykl życia projektu/cykl zarządzania projektem Grupy procesów w zarządzaniu projektami Obszary wiedzy w zarządzaniu projektami wg PMBOK

3 Czym jest zarządzanie projektami K. Mazur, prof. UZ 3

4 Definicja formalna (Project Management Institute) Zarządzanie projektami: Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu K. Mazur, prof. UZ 4

5 Definicja według R. K. Wysockiego (s. 72) Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej K. Mazur, prof. UZ 5

6 Cykl Zarządzania Projektem (Project Management Life Cycle) Pięć następujących po sobie grup procesów: 1. Definiowanie zakresu 2. Planowanie 3. Wykonanie 4. Monitorowanie i kontrola 5. Zamykanie projektu Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz K. Mazur, prof. UZ 6

7 Typy podejść do zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 7

8 Rodzaje zarządzania projektami Rozwiązanie Jasne Niejasne Cel Niejasny MPx Emertxe Project Management xpm Extreme Project Management Jasny TPM Traditional Project Management APM Agile Project Management K. Mazur, prof. UZ 8

9 Tradycyjne zarządzanie projektami Niewielka złożoność Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko Dobrze poznana infrastruktura technologiczna Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe Projekty oparte na planowaniu Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 9

10 Metody zwinnego zarządzania projektami Istotne problemy i nieznane rozwiązania Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać Kluczowe znaczenie dla organizacji Zaangażowanie klienta Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły Model iteracyjny i adaptacyjny K. Mazur, prof. UZ 10

11 Metody ekstremalnego zarządzania projektami Projekty badawczo-rozwojowe Duże ryzyko Ekstremalny model PMLC K. Mazur, prof. UZ 11

12 Modele cyklu zarządzania projektem emertxe Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu K. Mazur, prof. UZ 12

13 Modele Cyklu Zarządzania Projektem PMLC

14 Modele PMLC a rodzaje zarządzania projektami TPM model liniowy i model stopniowy APM model iteracyjny i model adaptacyjny xpm model ekstremalny MPx model ekstremalny

15 Model liniowy Zakres Plan Rozpoczęcie Monitorowanie i kontrola Zamknięcie projektu K. Mazur, prof. UZ 15

16 Model stopniowy Zakres Plan Rozpoczęcie stopnia Monitorowanie i kontrola Zamknięcie stopnia Następny stopień N Zamknięcie projektu T K. Mazur, prof. UZ 16

17 Model iteracyjny Zakres Iteracja planowania Iteracja rozpoczęcia Iteracja monitorowania i kontroli Iteracja zamknięcia Następna iteracja N Zamknięcie projektu T K. Mazur, prof. UZ 17

18 Model adaptacyjny Zakres Cykl planowania Cykl rozpoczęcia Cykl monitorowania i kontroli Cykl zamknięcia Następny cykl N Zamknięcie projektu T K. Mazur, prof. UZ 18

19 Model ekstremalny Zakres Faza planowania Faza rozpoczęcia Faza monitorowania i kontroli Faza zamknięcia Następna faza N Zamknięcie projektu T K. Mazur, prof. UZ 19

20 Grupy procesów w ramach zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 20

21 Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami? 1. Procesy wyznaczania zakresu projektu 2. Procesy planowania 3. Procesy rozpoczynania/wykonania 4. Procesy monitorowania i kontroli 5. Procesy zamykania projektu K. Mazur, prof. UZ 21

22 Procesy wyznaczania zakresu projektu 1. Rekrutacja menedżera projektu 2. Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta 3. Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta 4. Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb 5. Tworzenie jednostronicowego opisu projektu 6. Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu K. Mazur, prof. UZ 22

23 Wymagania projektu: Według International Institute of Business Analysis (IIBA): Wymaganiem jest: 1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu. 2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu. Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2). K. Mazur, prof. UZ 23

24 Inaczej Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach: Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej Złożoność i niepewność Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy konieczny i wystarczający K. Mazur, prof. UZ 24

25 Procesy planowania 1. Definiowanie niezbędnych działań 2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac 3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac 4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu 5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań 6. Formułowanie wstępnego harmonogramu 7. Analiza i korygowanie harmonogramu 8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem 9. Tworzenie dokumentacji planu projektu 10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa K. Mazur, prof. UZ 25

26 Procesy rozpoczynania/wykonania 1. Rekrutacja zespołu projektowego 2. Sporządzanie dokumentu opisu projektu 3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu 4. Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu 5. Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego 6. Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu 7. Wyznaczanie pakietów roboczych K. Mazur, prof. UZ 26

27 Procesy monitorowania i kontroli 1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania 2. Monitorowanie postępów prac nad projektem 3. Monitorowanie ryzyka 4. Raportowanie stanu realizacji projektu 5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu 6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów K. Mazur, prof. UZ 27

28 Procesy zamykania projektu 1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione 2. Planowanie i wdrażanie rezultatów 3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu 4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego K. Mazur, prof. UZ 28

29 Podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami K. Mazur, prof. UZ 29

30 Obszary wiedzy według PMBOK 1. Zarządzanie integracją projektu 2. Zarządzanie zakresem 3. Zarządzanie czasem 4. Zarządzanie kosztami 5. Zarządzanie jakością 6. Zarządzanie zasobami ludzkimi 7. Zarządzanie komunikacją 8. Zarządzanie ryzykiem 9. Zarządzanie zaopatrzeniem K. Mazur, prof. UZ 30

31 Zarządzanie integracją projektu Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu K. Mazur, prof. UZ 31

32 Zarządzanie zakresem Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta Na tej podstawie dokonywane są: Wybór najlepszego PLMC Opracowanie WBS Uwaga!!! Zakres bywa zmienny K. Mazur, prof. UZ 32

33 Zarządzanie czasem Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy) Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 33

34 Zarządzanie kosztami Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu) Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 34

35 Zarządzanie jakością 1. Proces planowania jakości (określenie wymogów) 2. Proces gwarantowania jakości 3. Proces kontroli jakości K. Mazur, prof. UZ 35

36 Zarządzanie zasobami ludzkimi 1. Rekrutacja pracowników 2. Motywacja pracowników 3. Ocena pracowników K. Mazur, prof. UZ 36

37 Zarządzanie komunikacją Kim są interesariusze projektu? Co powinni wiedzieć na temat projektu? Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy? Jak mogę poinformować o moich potrzebach? Kiedy projekt zostanie ukończony? Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt? Czy zostanę zastąpiony kimś innym? W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu? W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby? K. Mazur, prof. UZ 37

38 Zarządzanie ryzykiem Podstawowe pytania: 1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie? 2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka? 3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych? 4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza? 5. Jakie są inne metody realizacji projektu? 6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty? 7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka? K. Mazur, prof. UZ 38

39 Zarządzanie ryzykiem Plan zarządzania ryzykiem: 1. Identyfikacja ryzyka 2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna) 3. Ograniczenie ryzyka 4. Monitorowanie ryzyka K. Mazur, prof. UZ 39

40 Przykład macierzy ryzyka Prawdopodobieństwo N S W Strata N Zignorować Zignorować Rozważyć S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie W Rozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie K. Mazur, prof. UZ 40

41 Zarządzanie zaopatrzeniem 1. Poszukiwanie dostawców 2. Ocena dostawców 3. Wybór dostawców 4. Zakontraktowanie dostawcy 5. Zarządzanie relacjami z dostawcą K. Mazur, prof. UZ 41

42 Literatura R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons (rozdziały 2 i 3) K. Mazur, prof. UZ 42