R e f l e k s y j n i e

Transkrypt

1 GOSPODAROWANIE ZASOBAMI LUDZKIMI OCENIANIE PRACOWNIKÓW Andrzej Marjański R e f l e k s y j n i e 2 Naukę buduje się z faktów tak, jak dom buduje się z cegieł, ale samo nagromadzenie faktów nie jest jeszcze nauką, podobnie jak kupa cegieł nie jest domem. Jules Henri Poincaré ( ) Źrodło: pl.wikipedia.org Francuski matematyk, fizyk, astronom i filozof nauki. Został profesorem Uniwersytetu w Paryżu w 1881 roku. Od 1886 profesor fizyki matematycznej na Sorbonie. Od 1887 członek francuskiej Akademii Nauk i 22 innych akademii nauk oraz doktor honorowy 8 uniwersytetów. Z zawodu był inżynierem górnictwa. 1

2 A g e n d a 3 Istota i proces oceniania pracowników Ocena bieżąca Ocena okresowa Projektowanie ocen okresowych Metody absolutne i relatywne Procedura oceniania Wykorzystywanie ocen pracowniczych Istota oceniania pracowników 4 Ocenianie jedno z najbardziej rozpowszechnionych działań w praktyce funkcjonowania organizacji Pracownicy oceniają: Samych siebie Innych członków organizacji Pracownicy są oceniani przez: Bezpośredniego przełożonego Kierownictwo Kolegów z własnego i innych zespołów 2

3 Istota oceniania pracowników Ocena pracownika jest ściśle powiązana z wykonywaniem funkcji kierowniczych Kierownicy stają ciągle przed problemem jak dokonywać ocen aby stały się efektywnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi Ocena występuje we wszystkich etapach zarządzania Kandydaci do pracy Pracownicy zatrudnieni w stosunku do których panujemy decyzje personalne Zmiana stanowiska pracy Włączenie w procesy szkolenia i rozwoju Wprowadzenie instrumentów motywowania Zwolnienie * 5 Pojęcie oceny pracowników Sąd wartościujący, wykorzystywany w procesie zarządzania, który powstaje w wyniku porównywania Cech Kwalifikacji Zachowań Efektów pracy konkretnego pracownika W odniesieniu do innych pracowników bądź też do ustalonego wzorca (standardu) * 6 3

4 Funkcje, cele i zasady oceniania Podstawowe funkcje oceniania: Ewaluacyjna ocena expostoraz ocena bieżącej efektywności i jakości pracy podwładnego oraz jego postaw i zachowań Rozwojowa pozwala ocenić potencjał rozwojowy pracownika i jego umiejętności oraz chęć współpracy, pełni funkcję motywacyjną oferując informację zwrotną dla pracownika * 7 Funkcje, cele i zasady oceniania 8 Podstawowe cele oceniania: Informacyjne związane ze sposobami i kierunkami wykorzystywania wyników okresowych ocen przez organizacje Psychospołeczne przekazywanie informacji zwrotnych pomiędzy przełożonymi a podwładnymi, traktowanie sposobów oceniania i ich wykorzystywania jako ważnego instrumentu motywowania pracowników * 4

5 Rodzaje oceny pracowników Ocena bieżąca dokonywana przez bezpośredniego przełożonego lub kierownictwo firmy Ma charakter sytuacyjny i ciągły Dokonywana w ramach zarządzania operatywnego Potrzeby oceny na ogół nie podlegają planowaniu Niesformalizowany charakter Opiera się na wybranych kryteriach oceny 9 Rodzaje oceny pracowników 10 Ocena okresowa dokonywana co pewien czas w sposób kompleksowy Wykorzystuje określone utrwalone i powtarzalne zasady, narzędzia i procedury Obejmuje całokształt efektów pracy ocenianego pracownika (umiejętności i postawy wobec pracy) 5

6 11 Ocena okresowa Zbiór celowo dobranych i wzajemnie powiązanych elementów mających na celu zwiększenie efektywności bieżącego i strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi w kontekście misji i celów organizacji System ocen składa się ze świadomie i logicznie dobranych elementówtakich jak: Cele Zasady Kryteria Metody Procedury oceniania pracowników * Powiązania sytemu ocen pracowniczych System ocen pracowniczych jest układem otwartym powiązanym z: Pozostałymi elementami zarządzania zasobami ludzkimi Strategia podmiotu Kulturą Strukturą organizacyjną Wprowadzenie formalnego okresowego systemu ocen niesie daleko idące konsekwencje zarówno dla organizacji jak i pracowników Duże wymagania dla kierownictwa znajomość systemu przez pracowników, konsekwentne stosowanie * 12 6

7 Fazy wdrażania systemu ocen pracowniczych 13 Projektowanie Wdrażanie Wykorzystywanie systemu Wszystkie fazy są równie ważne popełnienie błędu w którejkolwiek z nich negatywnie wpływa na funkcjonowanie całego systemu Uzyskanie pozytywnego efektu wymaga dobrej współpracy kadry organizacji z ekspertami zewnętrznymi * Fazy wdrażania systemu ocen pracowniczych 14 Faza 1 projektowanie systemu cele okresowych ocen zasady okresowych ocen przedmiot i podmiot okresowych ocen procedura oceniania 7

8 Fazy wdrażania systemu ocen pracowniczych Faza 2 wdrażanie systemu przygotowanie psychospołeczne przygotowanie merytoryczne przygotowanie organizacyjne przeprowadzenie okresowych ocen opracowanie wyników okresowych ocen 15 Fazy wdrażania systemu ocen pracowniczych Faza 3 wykorzystanie systemu stawianie zadań i podnoszenie efektów pracy przemieszczenia pracowników motywowanie pracowników (nagrody i kary) rozwój pracowników doskonalenie systemu informacji kadrowej strategia personalna 16 Faza 1 projektowanie systemu 8

9 Projektowanie okresowych ocen 17 Ustalanie poszczególnych elementów składowych systemu ocen pracowniczych i wzajemnych powiązań między nimi Powiązanie ocen pracowniczych z procesem zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji Uwzględnienie specyfiki danej organizacji: Strategii personalnej Struktury organizacyjnej Kultury organizacyjnej Aktualnej i przyszłej polityki personalnej Nawet najlepszy projekt, który nie uwzględnia tych cech może być w praktyce nieużyteczny * Cele oceniania Odpowiedź na pytania Dlaczego oceniamy? Jaki stan rzeczy i procesów w organizacji chcemy osiągnąć w wyniku oceniania? W zależności od tego co chcemy osiągnąć w wyniku stosowania ocen dokonujemy wyboru i konstrukcji pozostałych elementów składowych systemu Ocenianie służy realizacji wielu celów szczegółowych formułowanych w zależności od potrzeb i możliwości organizacji Czynniki wpływające na formułowanie celów: Wielkość i rodzaj działalności organizacji Strategia i stosowane metody zarządzania Kwalifikacje kadry kierowniczej i pracowników Normy i wartości kultury organizacyjnej * 18 9

10 19 Cele oceniania Oczekiwania i potrzeby Kierownictwo firmy Pracownicy Akceptacja zestawu celów prze obie grupy Cele systemu okresowych ocen pracowniczych Klasyfikacja wg Mc Gregora 20 Cele administracyjne wykorzystywanie wyników oceniania do prowadzenia polityki personalnej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i wynagradzania pracowników Cele informacyjne możliwość uzyskania przez kierowników (oceniających) wiedzy jak: pracownicy wykonują powierzone ima zadania, jakie są ich charakterystyczne zachowania jakie są oczekiwania pracowników wobec wykonywanej pracy, przełożonych i innych członków zespołu wystąpienie informacji zwrotnej pracownicy uzyskują wiedzę o oczekiwaniach do nich adresowanych oraz o swoich słabych i mocnych stronach związanych z ich rolą w organizacji * 10

11 Klasyfikacja wg Mc Gregora 21 Cele motywacyjne realizowane w wyniku otrzymania przez pracownika informacji zwrotnej o efektach pracy pożądanych zachowaniach Co powinno motywować ich do dalszej bardziej efektywnej pracy i rozwoju zawodowego * Klasyfikacja wg Stewarta Dwie istotne kwestie: Zachowanie proporcji pomiędzy kategoriami Cele powinny być realizowane w czasie bezpośredniej rozmowy oceniającego Cele korekcyjne wykrywanie błędów i niedociągnięć w pracy ocenianych pracowników po to aby je eliminować i unikać popełniania w przyszłości. Osiągnięcie celu następuje w przypadku gdy zadania wykonywane przez pracowników są po dokonaniu oceny i ukazaniu jej wyników korygowane Cele stabilizujące zachęcają ocenianego do kontynuowania tego co robi dobrze. Dają pracownikowi poczucie bezpieczeństwa wynikające z wykonywania swojej roli organizacyjnej zgodnie z oczekiwaniami przełożonego Cele rozwojowe wyznaczają przyszłe zadania i oczekiwania wobec pracownika (kompetencje potrzebne w przyszłości) do których pracownik powinien dążyć 22 11

12 23 Zasady oceniania Fundament systemu określają przy jakich założeniach, jakich regułach i wytycznych system powinien funkcjonować w organizacji. Prawidłowo sformułowane i konsekwentnie przestrzegane zwiększają skuteczność i przejrzystość systemu w praktyce Podstawowe zasady okresowego oceniania pracowników: Celowość działanie zmierzające do realizacji wcześniej przyjętych celów długofalowych Systemowość wewnętrzna spójność -ocenianie należy powiązać z pozostałymi podsystemami polityki personalnej (pozyskiwaniem, motywowaniem, szkoleniem i rozwojem pracowników) * Zasady oceniania cd. 24 Podstawowe zasady okresowego oceniania pracowników: Użyteczność pełne i konsekwentne wykorzystanie wyników ocen do prowadzenia bieżącej i strategicznej polityki personalnej Powszechność oceny okresowe obejmują wszystkich zatrudnionych powyżej pół roku Jednolitość stosowanie kryteriów gwarantujących porównywalność ocen w poszczególnych kategoriach zatrudnionych bądź z ogólnie akceptowanym wzorcem Kompleksowość oceny dokonujemy z punktu widzenia różnorodnych aspektów bieżącej i przyszłej działalności osób ocenianych w organizacji * 12

13 Zasady oceniania cd. 25 Podstawowe zasady okresowego oceniania pracowników: Adekwatność dokładna analiza specyfiki działalności poszczególnych kategorii pracowników i jej uwzględnianie przy formułowaniu oceny okresowej Stałość stosowanie tych samych kryteriów przez dłuższy czas (kilka lat), stabilizacja systemu, możliwość prowadzenia porównań, zachęca pracowników do osiągania coraz lepszych wyników i rozwoju Okresowość możliwość porównywania poszczególnych pracowników i analizowania wyników ich pracy i rozwoju o określonych przedziałach czasowych Ciągłość każda nowa ocena musi być poprzedzona analizą wyników poprzednich ocen ze zwróceniem uwagi na realizację wniosków * Zasady oceniania cd. 26 Podstawowe zasady okresowego oceniania pracowników: Metodyczność przyjęcie formalnych procedur oceniania: logicznych, przejrzystych, powszechnie obowiązujących i ściśle przestrzeganych Fachowość szerokie korzystanie z usług ekspertów zewnętrznych zapewniających profesjonalne przygotowanie i wdrożenie systemu oraz przeszkolenie pracowników w zakresie prawidłowego wykorzystania metod narzędzi i wyników ocen Etapowość realizowanie ocen zgodnie z hierarchią organizacyjną od góry do dołu Formalizacja ujęcie w ramy przepisów wewnętrznych, a wyniki oceny dołączone do akt personalnych, pisemna forma oceny do wykorzystania przy podejmowaniu decyzji personalnych * 13

14 Zasady oceniania cd. Podstawowe zasady okresowego oceniania pracowników: Poufność prawo pracownika do niepodawania do wiadomości publicznej niektórych wyników jego oceny (np. testy psychologiczne), całościowe wyniki zna pracownik i przełożony, który najczęściej jest oceniającym Prawo do odwołania się umożliwienie pracownikowi zakwestionowania wyników oceny dokonanej przez przełożonego i zwrócenie się do organu odwoławczego o ponowne dokonanie oceny lub zweryfikowanie oceny dokonanej przez przełożonego * 27 Kryteria oceniania 28 Odpowiedź na pytanie Co zamierzamy oceniać? Dobieramy w taki sposób, aby wynikały z celów, którym oceny mają służyć Przekazanie pracownikom informacji wg jakich kryteriów są oceniani wskazuje i utrwala wartości i normy uznawane w organizacji za szczególnie ważne Tworzymy w ten sposób nowe lub utrwalamy dotychczasowe elementy kultury organizacyjnej Dobór i znaczenie kryteriów przyjętych w systemie kryteriów warunkuje dalsze prace nad budową systemu oceniania * 14

15 Kwalifikacyjne Efektywnościowe Behawioralne Osobowościowe * Kryteriaoceniania 29 Kryteria kwalifikacyjne 30 Są niezbędne do właściwego wykonywania zadań i wypełniania funkcji na zajmowanym stanowisku Wiedza Umiejętności praktyczne Programy komputerowe Obsługa urządzeń i sprzętu Znajomość języków obcych Umiejętności negocjacyjne... Doświadczenie * 15

16 Kryteria efektywnościowe 31 Wyrażone wartościowo lub rzeczowo wyniki pracy indywidualnej lub zespołowej Ocena menedżerów najwyższego szczebla bierze pod uwagę wyniki całego przedsiębiorstwa Ilość wykonywanej pracy (poziom realizacji zadań) Jakość i terminowość wykonywanych zadań Koszty i uzyskane oszczędności Poziom (wartość) sprzedaży Liczbę pozyskanych klientów... * Kryteria behawioralne 32 Szeroko stosowane w odniesieniu do pracowników, których trudno określić za pomocą kryteriów efektywnościowych z uwagi na trudności w kwantyfikowaniu ich pracy Obejmują określone cechy zachowań i postaw ocenianych pracowników Sprzyjają efektywności danej pracy pożądane przez pracodawców Wytrwałość Systematyczność w działaniu Uczciwość Lojalność Chęć do doskonalenia kwalifikacji zawodowych Profesjonalizm Stosunek do przełożonych * 16

17 Kryteria osobowościowe 33 Względnie stałe cechy psychiki pracownika wywierające wpływ na wykonywaną przez niego pracę Budzą najwięcej kontrowersji Zróżnicowane w zależności od zawodu i charakteru wykonywanej pracy i specyfiki zajmowanego stanowiska Energia Odpowiedzialność Rzetelność Kreatywność Asertywność Zrównoważenie emocjonalne Dynamizm działania Wyobraźnia Temperament Inteligencja Zdolności * Metody oceniania Odpowiedź na pytanie W jaki sposób dokonujemy oceny? Metoda oceniania pracowników powinna uwzględniać cele, zasady i kryteria ocen stanowiące zintegrowany układ odniesienia niezbędny do racjonalnego wyboru metody postępowania przy ocenie Istniej wiele metod oceniania, które ze względu na możliwość osiągania przy ich zastosowaniu wzrostu efektywności cieszą się różnym zainteresowaniem Metody oceny możemy podzielić na Absolutne Relatywne * 34 17

18 Metody absolutne 35 Porównywanie wyników osiągniętych przez pracownika z ustalonymi wcześniej standardami Zwykły zapis (ocena opisowa) Technika wydarzeń krytycznych Porównywanie ze standardami (wzorcem) Listy kontrolne Skale ocen Testy wyboru Assessment Center Zarządzanie przez cele (ZPC) metoda 360º... * Metody absolutne 36 Zwykły zapis (ocena opisowa) charakterystyka poszczególnych osób wyrażona w formie pisemnej Stosunkowa prosta technika oceniania dająca dużą swobodę sporządzania opisu efektów pracy osiąganych przez pracownika Umożliwia przełożonemu rozpoznanie słabych i mocnych stron pracownika Udzielenie w wybranej formie i czasie informacji zwrotnej odnośnie jego efektywności i zachowań Podstawę prawidłowej oceny opiera się na rzetelnych informacjach przełożonego odnośnie efektów pracy i zachowań w całym okresie objętym oceną * 18

19 Metody absolutne 37 Technika wydarzeń krytycznych metoda opisowa Wydarzenie krytyczne zachowanie pracownika będące jego osiągnięciem lub porażką Rejestrowanie przez przez przełożonego na bieżąco, sukcesów i porażek podległych mu pracowników Czarny notes szefa użyteczne źródło informacji w czasie przeprowadzania okresowych ocen Metoda dość pracochłonna Zaleta uzyskiwanie informacji o konkretnych zachowaniach pracowników pozwalające na przekazywanie informacji zwrotnej Przeciwdziała tendencji do uśredniania, zbytniej łagodności lub surowości w dokonywaniu ocen Nie znajduje większego zastosowania w praktyce * Metody absolutne 38 Porównywanie ze standardami (wzorcem) obiektywizowanie przyznawania oceny dzięki wyznaczeniu lub wybraniu określonych standardów stanowiących bazę odniesienia Zaleta obiektywizacja oceny Wada do zastosowania w odniesieniu do zadań kwantyfikowalnych Etapy Określenie standardu Pomiar uzyskanych rezultatów Przekazanie pracownikowi informacji zwrotnej o uzyskanych rezultatach Dokonanie analizy przyczyn i skutków ewentualnych różnic pomiędzy wyznaczonymi standardami a uzyskanymi rezultatami * 19

20 Metody absolutne 39 Listy kontrolne technika pomocnicza wymagająca zintegrowania z pozostałymi systemami oceniania Osoba oceniająca z określonej liczby opisów możliwych zachowań dokonuje wyboru takiego zachowania, które najlepiej odpowiada zachowaniu osoby ocenianej Poszczególnym opisom przyporządkowana jest liczba punktów, która pozwala łączyć ocenę za pomocą list kontrolnych z oceną przy użyciu skali punktowej lub mieszanej Zaleta łatwość i elastyczność oraz dość duży obiektywizm Wada pracochłonność i trudność sporządzenia list opisów zachowań trafnie charakteryzujących zachowania na wielu różnych stanowiskach w firmie * Metody absolutne 40 Skale ocen najbardziej rozpowszechniona metoda oceniania Służy do pomiaru natężenia wartości czynników uznawanych za cenne ze względu na zajmowane stanowisko pracy czy pełnioną rolę organizacyjną Formy skali ocen: Punktowe Graficzne Przymiotnikowe Behawioralne Mieszane Występują różne stopnie rozbudowania skali od 5 do 10 stopni * 20

21 Metody absolutne 41 Testy wyboru zbudowane z kilku lub kilkunastu pytań w taki sposób, że do każdego pytania przyporządkowany jest zestaw odpowiedzi do wyboru Oceniający wybiera odpowiedź, która najlepiej charakteryzuje zachowania lub cechy ocenianego pracownika Metoda testowa jest pozytywnie odbierana łatwa w stosowaniu i nie wymaga specjalnego przygotowania Niebezpieczeństwo - powinna zwierać wszystkie podstawowe warianty odpowiedzi uwzględniające potencjalne zachowania bądź cechy pracownika Z metodycznego punktu widzenia to niemożliwe * Metody absolutne 42 Assessment Center- centrum oceny kompleksowa metoda oceniania Polega na wykonywaniu przez pracowników zestawu zadań, ćwiczeń i testów w warunkach zbliżonych do rzeczywistych charakterystycznych dla przyszłego miejsca pracy Pierwotnie wykorzystywana do doboru kadry kierowniczej Obecnie często wykorzystywana do oceny już zatrudnionych pracowników w celu zaplanowania programów szkoleniowych dla danej grupy pracowniczej, kształtowaniu indywidualnych ścieżek kariery i wytyczania dróg awansu Skomplikowana, kosztowna, wymagająca dużych nakładów pracy i czasu Zaleta kompleksowość wykorzystująca wiele narzędzi oceny i stymulowanie sytuacji rzeczywistych * 21

22 Metody absolutne Zarządzanie przez cele (ZPC) Stanowi wyraz partycypacji pracowniczej Oceniany pracownik współuczestniczy w ustalaniu własnych celów i zadań Poziom realizacji stanowi podstawę oceny przez przełożonego Wymóg zachowania wysokiej kompetencji i odpowiedzialności kierownika i podwładnych Ich brak prowadzi do dezorganizacji a nawet anarchii czyli niewykonywania zadań Metody absolutne Metoda 360º (Greensobr)-kompleksowy, uporządkowany sposób zbierania informacji o kompetencjach behawioralnych ocenianego pracownika Końcowa ocena stanowi wypadkową ocen cząstkowych wystawianych pracownikowi przez podmiot oceniający: przełożony (jak w klasycznej ocenie) samoocena pracownika współpracownicy podwładni (w ocenie przełożonego) klienci Zachowanie poufności ocen (szczególnie końcowych) Duża ilość pracowników wymaga systemu informatycznego 22

23 Metody relatywne 45 Porównywanie poszczególnych pracowników między sobą Zwykły zapis Technika wydarzeń krytycznych Porównanie ze standardami Ranking Porównywanie parami Metoda wymuszonego rozkładu Portfolio personalne Związekoceny z innymi dziedzinami zarządzania personelem 46 WYNAGRODZENIE INNE DECYZJE DOSKONALENIE WYRÓŻNIENIE OCENA DOBÓR REZERWA KADROWA ODWOŁANIE AWANS Źródło: J. Łęgowski, Polityka kadrowa w zakładzie pracy, KiW, Warszawa 1976, s.30 23

24 Błędy oceniania 47 Ocenianie jest trudne i złożone Rodzaje błędów Techniczne Błędy w sztuce Uniknięcie błędów umożliwia: Profesjonalizm i doświadczenie kadry kierowniczej Przygotowanie poprzez szkolenia Konsekwentne przestrzeganie przyjętych zasad oceniania Wiarygodność ocen buduje zaufanie do oceniania Dobre oceny wzmacniają strategię biznesową firmy* 48 Zagadnienia do dyskusji Jakie funkcje spełnia ocenianie pracowników? Jakie cele możemy osiągnąć poprzez okresowe ocenianie pracowników? Na jakie grupy dzielimy kryteria oceniania? Jakie skale są używane w ocenach pracowniczych Jakie znamy metody oceniania pracowników i menedżerów? 24

25 49 Literatura do wykładu Cz. Zając, Zarządzanie zasobami ludzkimi, WSB, Poznań 2007, P y t a n i a? Jaka jest różnica pomiędzy rakietą Scud a wypowiedzeniem? W przypadku rakiety otrzymuje się czterominutowe ostrzeżenie. M. Sidor-Rządkowska 25

26 Wdrażanie ocen Wykorzystywanie ocen 26