Zarządzenie Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 roku w sprawie: ustalenia regulaminu kontroli zarządczej i zasad jej prowadzenia. Na podstawie art. 69 ust 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz z późniejszymi zmianami) zarządza się, co następuje: 1. Określa się Regulamin kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie oraz zasady jej prowadzenia stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Określa się wzór upoważnienia do kontroli zgodnie z załącznikiem Nr 2 do zarządzenia. 3. Zarządzenie wchodzi z życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2011 r. Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie Marzena Blachowska

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 r. Regulamin kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie oraz zasady jej prowadzenia Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą: 1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie 2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej 3) celów i zadań kontroli zarządczej 4) elementów kontroli zarządczej 5) zakresu kontroli finansowej 2. Kontrolę zarządczą wewnętrzną w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie wykonują: 1) Zastępca Dyrektora Ośrodka 2) Główny Księgowy 3) kierownicy działów 4) Pracownicy Ośrodka na polecenie osób wymienionych w pkt. 1, 2, 3 lub Dyrektora Ośrodka 6) Podmioty zewnętrzne na zasadzie umowy cywilno - prawnej Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi 2) skuteczności i efektywności działania 3) wiarygodności sprawozdań 4) ochrony zasobów ( m.in. pracowników, mienia, infrastruktury) 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji 7) zarządzania ryzykiem 2. System kontroli zarządczej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący: 1) samokontrolę 2) kontrolę funkcjonalną 3) kontrolę instytucjonalną 3. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

3 Ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według następujących kryteriów: 1) Sprawdzenie czy wydatki dokonywane są: a) w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad - uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów - optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonego celu b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniejszych zaciągniętych zobowiązań. 2) Porównanie stopnia realizacji podjętych celów i zadań z przyjętymi założeniami. 3) Ocenianie prawidłowość pracy Kontrola zarządcza winna być: 1) adekwatna 2) skuteczna 3) efektywna 2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki z posiadanego zakresu czynności służbowych z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. 3. W przypadku ujawniania nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany: 1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości, 2) niezwłocznie poinformować Dyrektora Ośrodka. 5. Etapy postępowania kontrolnego niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu obejmują: 1) porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych i technicznych 2) ustalenie nieprawidłowości 3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości 4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów 5) omówienia wyników kontroli z dyrektorem kontrolowanej jednostki 6) analizowanie informacji zarządczych w występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów i inicjowanie działań korekcyjnych, korygujących, naprawczych, wspomagających. 1. Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie powiązanych elementów: 1) środowiska wewnętrznego 2) cele i zarządzanie ryzykiem 3) mechanizmy kontroli 4) informacja i komunikacja 5) monitorowanie i ocena 6.

4 2. Środowisko kontroli- odzwierciedla postawę oraz rzeczywiste działania kierownictwa w odniesieniu do znaczenia kontroli w jednostce. Nadaje ton organizacji oraz wpływa na świadomość pracowników, zapewnia dyscyplinę i strukturę umożliwiającą realizację podstawowych celów kontroli wewnętrznej. Kierownik jednostki i pracownicy, wykonując powierzone im zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej. Proces zatrudnienia prowadzony jest w sposób, który zapewnia wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych działów oraz zakres sprawozdawczości jest określony w sposób przejrzysty i spójny. Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, które pracownik potwierdza swoim podpisem. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych są zobowiązani do zidentyfikowania zadań, przy których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej lub wizerunku jednostki oraz ustanowienia środków zaradczych. 3. Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach jednostki. Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających realizacji celów. Zidentyfikowanie ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor Ośrodka określa akceptowany poziom ryzyka. Dyrektor Ośrodka określa działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. 4. Mechanizmy kontroli to zasady i procedury, przy pomocy, których zapewnia się realizację wytycznych kierownictwa w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów. Bez względu na to, czy są wykonywane automatycznie, czy ręcznie, mają różne cele i są stosowane na wszystkich szczeblach i funkcjach jednostki. Skuteczne mechanizmy kontroli powinny być: - na czas- wykrycie powinno pozwolić na wczesną korektę odchyleń, - oszczędne- kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników, z uwzględnieniem analizy kosztów i korzyści, - dobrze umiejscowione- punkty kontrolne powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pomiary pozwolą wykryć krytyczne odchylenia od celów jednostki, - elastyczne- kontrolę winny uwzględniać zmiany operacyjne, - odpowiednie- powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej. Muszą rzetelnie odzwierciedlać wydarzenia do pomiaru, których zostały zaprojektowane. - spójne z odpowiedzialnością- ustanawiają odpowiedzialność za wyniki - zdolne identyfikować przyczyny- korekta jest bardziej prawdopodobna, jeżeli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny. 5. Informacja i komunikacja - należy zidentyfikować, zebrać i przekazać istotne zewnętrzne i wewnętrzne informacje, w odpowiednim czasie i we właściwy sposób. System informacyjny może być formalny lub nieformalny. Wykorzystuje on informacje wewnętrzne i zewnętrzne w celu generowania sprawozdań finansowych i ich zgodności. Informacja powinna być odpowiednia, na czas, aktualna, dokładna i dostępna. Przekazywanie informacji w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lipnie umożliwia wykonanie obowiązków związanych ze sprawozdawczością finansową, operacjami i zgodnością.

5 6. Monitoring jest to proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie. Dyrektor Ośrodka w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązywani są także inni pracownicy pełniący funkcje kierownicze, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej przez pracowników pełniących funkcje kierownicze. 7. 1) Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej. Kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, 3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowania procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt Podstawowych kryteriów doboru do kontroli finansowej dokonuje się na podstawie: 1) analizy sprawozdań okresowych, 2) analizy wniosków i zleceń pokontrolnych przez kontrole instytucjonalne, 3) konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej 4) analiza wniosków o zwiększenie budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowych, 5) kontrola prawidłowości wykorzystanych dotacji 6) inne informacje zarządcze z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie. 9. 1) W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji Dyrektor Ośrodka może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta, 2) Rzeczoznawca lub biegły rewident powołany do udziału w czynnościach kontrolnych otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno - prawnej, 3) Przeprowadzone czynności kontrolne należy dokumentować w postaci protokółu pokontrolnego. 10. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej: 1) pełne brzmienie nazwy jednostki (osoby) kontrolowanej, 2) okres prowadzenia kontroli, 3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz dane pracowników udzielających wyjaśnień, 4) określenie przedmiotu kontroli, 5) ustalenia w przebiegu kontroli, 6) określenie wydanych wniosków i zaleceń,

6 7) termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych, 8) wzmiankę o prawie zgłaszania zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania, 9) wyszczególnienie załączników, 10) miejsce i datę sporządzenia protokółu oraz podpisy osób kontrolujących i dyrektora jednostki. 11. Kontrolujący jest upoważniony do wstępu oraz poruszania się w siedzibie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie. 12. Zobowiązuje się pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie do zapoznania się z treścią niniejszego zarządzenia i stosowania jego zapisów. Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie Marzena Blachowska

7 Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 r. Lipno, dnia... Upoważnienie Nr... Upoważniam Pana/ Panią... Do przeprowadzenia kontroli... w zakresie... Termin rozpoczęcia prowadzenia działań kontrolnych... Termin orientacyjny zakończenia kontroli... Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie Marzena Blachowska