1. Cel i przedmiot procedury Zakres stosowania Odpowiedzialność i uprawnienia 2. 4.Opis procesu (metoda działania) 3 - Algorytm procedury

Transkrypt

1 Wydanie z dnia Strona/stron : 1/8 Spis treści: STRONA 1. Cel i przedmiot procedury 2 2. Zakres stosowania 2 3. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 4.Opis procesu (metoda działania) 3 - Algorytm procedury 5. Narzędzia oceny pracownika 6 6. Zapisy dotyczące zintegrowanego systemu zarządzania 7 7. Dokumenty związane 8 8. Załączniki 8 9. Rozdzielnik 8 Symbol Imię i nazwisko Podpis Data Opracował DGS mgr Stanisław Wojciech Sprawdził DJ mgr Henryk Dudek Zatwierdził D mgr inż. Piotr Antonowicz bez pisemnej zgody Dyrektora Naczelnego Rudpol - OPA Spółka z o.o.

2 Strona/stron: 2/ Strona 2 z 7 1. Cel i przedmiot procedury. Celem procedury jest ocena skuteczności działań pracowników oraz jakość i efektywność ich pracy. Powoduje systematyczny kontakt przełożonego z pracownikiem. Pracownik ma możliwości zaprezentowania własnych pomysłów usprawniających pracę a kadra kierownicza wykonuje czynności wynikające z kontroli wewnętrznej. Daje możliwości rozpoznania potrzeb szkoleniowych i aspiracji zawodowych podwładnych. Przedmiotem procedury jest: 1. Stwierdzenie posiadania kwalifikacji wymaganych na zajmowanym stanowisku. 2. Właściwe planowanie szkoleń i polityki kadrowej. 3. Określenie słabych i mocnych stron pracownika. 4. Eliminowanie zachowań i postaw negatywnych. 5. Motywowanie pracownika 2. Zakres stosowania. Procedura obowiązuje w Ocenie podlegają wszyscy pracownicy Spółki. Oceny dokonują osoby dozoru : - Działów i Oddziałów wobec podległych im pracowników. - Najwyższe Kierownictwo wobec zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych i kierowniczych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia. 1. Dyrektor Naczelny : zobowiązuje i rozlicza osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie okresowej oceny pracowników Działów i Oddziałów w wyznaczonym czasie, zapewnia warunki i środki dla realizacji zadań określonych niniejszą procedurą, na podstawie dokonanych ocen podejmuje decyzje kadrowe. 2. Osoby odpowiedzialne za przeprowadzenie oceny pracowników: dokonują oceny wg arkusza oceny pracownika, arkusza oceny osób na stanowiskach samodzielnych lub arkusza oceny osób na stanowiskach kierowniczych, wnioskują do Zarządu w sprawie wyników oceny, wysłuchują uwag pracowników i zapisują je w arkuszu.

3 Strona/stron: 3/ Strona 3 z 7 3. Pracownicy podlegający ocenie: znają cel i kryteria oceny, procedurę oceny, konsekwencje wynikające z oceny, otrzymują informację zwrotną dotyczącą własnej oceny, mają gwarancję poufności własnej oceny. 4. Sekcja Kadrowo-Płacowa: wykonuje decyzje personalne podjęte przez Zarząd, przechowuje arkusze ocen pracowników w dokumentacji osobowej pracowników. 4. Opis procesu (metoda działania). 1. Działów/Oddziałów zapoznają podległych pracowników z obowiązującą procedurą i arkuszem oceny pracownika w czasie poprzedzającym termin przeprowadzenia oceny. 1a. Proces oceny pracowników powinien być zakończony do 15 XII każdego roku kalendarzowego. 2. Przełożony dokonuje w oznaczonym czasie oceny podległych pracowników wg określonych kryteriów: - dla pracowników, - dla pracowników na stanowiskach samodzielnych, - dla osób na stanowiskach kierowniczych, zatrudnionych na umowę o pracę w spółce co najmniej 6 m cy. 3. Działów/Oddziałów zapoznają pracowników z wynikami dokonanej oceny w formie dialogu, w którym należy przedstawić mocne i słabe strony pracownika, również w kontekście posiadanych kwalifikacji, jego osiągnięcia a także niedociągnięcia i oczekiwania. 4. Pracownik po zapoznaniu się z oceną ma prawo wniesienia odwołania do przełożonego wyższego szczebla w terminie 7 dni od zapoznania się z oceną. 5. Nie odrzucenie odwołania w terminie 14 dni jest równoznaczne z jego uwzględnieniem i zmianą zapisów w arkuszu oceny pracownika. 6. W przypadku przeprowadzenia ponownej oceny w trybie odwoławczym do akt pracownika włącza się ocenę ostateczną. 7. Po zakończonej ocenie Kierownik Działu/Oddziału przedkłada analizę wyników wraz z wykazem arkuszy ocen pracowników i arkuszami ocen pracowników, corocznie do końca roku Zarządowi Spółki.

4 Strona/stron: 4/ Strona 4 z 7 Arkusze ocen pracowników przechowywane są w dokumentacji osobowej pracowników przez okres zatrudnienia w Spółce, a ich kopie pozostają w dokumentacji Kierownika Działu/Oddziału. Sporządzana analiza wyników jest sygnowana stemplem dziennym przez Sekretariat, co stanowi potwierdzenie wykonania procedury. Analiza ta powinna zawierać co najmniej następujące informacje: - ilu pracowników poddano ocenie, - jakie są wyniki oceny - średnia ocena punktowa, - jakie i ilu pracowników będą dotyczyły wnioski kadrowe, - wnioski wynikające z oceny satysfakcji i oczekiwań pracowników. W wierszach algorytmu (zamieszczonego na następnej stronie) po lewej stronie liczby porządkowej pojawiają się nazwy zewnętrznych czynników inicjujących działanie. Natomiast po prawej stronie liczby porządkowej występują kolejno: - nazwy działań, - osoby/ jednostki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację, - nazwy dokumentów lub zapisów w dokumentach, będących wynikiem lub potwierdzeniem wykonanych czynności.

5 Strona/stron: 5/ Strona 5 z 7 Algorytm procedury Termin oceny 1 Zapoznanie pracowników z procedurą, arkuszem oceny, punktacją i innymi przynależnymi dokumentami. k.o. Opis procedury 2 Dokonanie oceny pracowników k.o. Arkusz oceny 3 Indywidualne zapoznanie się ocenianych z wynikami oceny do 30 XI. k.o. Potwierdzenie zapoznania się Tak 4 Odwołanie od oceny? Nie 5 Przedłożenie raportu analizy z dokonanych ocen Zarządowi Spółki do 31.XII. k.o., DBZ, DT, D Potwierdzenie złożenia dokumentów w Sekretariacie 6 Podejmowanie decyzji kadrowych, organizacyjnych, szkoleniowych i innych, dotyczących ocen pracowników DT, D Decyzje kadrowe 7 Wykonanie decyzji kadrowych Zarządu Sekcja Kadrowo- Płacowa, k.o. Potwierdzanie wykonania

6 Strona/stron: 6/ Strona 6 z 7 8 Umieszczenie arkuszy ocen w dokumentacji osobowej pracowników k.o., Sekcja Kadrowo- Płacowa, Potwierdzanie przekazania 5. Narzędzia oceny pracownika 1. Ocena pracownika dokonywana jest w oparciu o: - Arkusz oceny pracownika ; - Arkusz oceny pracownika na stanowisku samodzielnym : - Arkusz oceny osób na stanowiskach kierowniczych, których wzory stanowią załączniki nr 1, 2, 3 do Procedury P/ Skala punktowa ocen pracownika przyznawanych za poszczególne kryteria 5 ocena zdecydowanie powyżej standardowej ; pracownik wyraźnie wyróżnia się spośród innych, przewyższa oczekiwania; 4 ocena powyżej standardowej; pracownik osiąga dobre rezultaty pracy, całkowicie spełnia oczekiwania; 3 ocena standardowa; pracownik spełnia oczekiwania zadawalająco; 2 ocena poniżej standardowej; pracownik spełnia niektóre oczekiwania; 1 - ocena zdecydowanie poniżej standardowej; pracownik nie spełnia oczekiwań. 3. Skala ocen pracowników wg uzyskanych ilości punktów. Ocena Ilość punktów przyznanych dla pracownika Ilość punktów przyznanych dla osób na stanowiskach samodzielnych Ilość punktów przyznanych dla osób na stanowiskach kierowniczych zdecydowanie powyżej 62 powyżej 72 powyżej 105 powyżej standartowej powyżej standardowej standardowa poniżej standardowej zdecydowanie poniżej standardowej do 35 do 50 do 65

7 Strona/stron: 7/ Strona 7 z 7 6. Zapisy dotyczące Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zapisy powstające podczas realizacji niniejszej procedury: 1. Arkusz oceny pracownika wypełniony przez przełożonego ocenianego pracownika z wyjątkiem: - Pkt. I - Dane dotyczące ocenianego pracownika wypełnione przez Sekcję Kadrowo- Płacową; - Pkt. II - Ocena satysfakcji i oczekiwań pracownika wypełniona przez pracownika. 2. Arkusz oceny w trybie odwoławczym wypełniony przez osobę przełożoną szczebla wyższego dla ocenianego pracownika. 3. Potwierdzenie zapoznania się z oceną przez pracownika. 4. Potwierdzenie złożenia analizy wyników wraz z wykazem arkuszy ocen pracowników i arkuszy ocen pracowników Zarządowi Spółki. 7. Dokumenty związane Nadzór nad dokumentami i nad zapisami. Instrukcja sporządzania, obiegu i przechowywania dokumentów. 8. Załączniki Załącznik nr 1 Arkusz oceny pracownika. Załącznik nr 2 Arkusz oceny pracownika na stanowisku samodzielnym. Załącznik nr 3 - Arkusz oceny osób na stanowiskach kierowniczych. 9. Rozdzielnik D, DT, DBZ, DJ, DBH, TOP, DPO, DGS, DEF, TRG, TSS, TUM, TLS, OPN, LW, OPP, OPW, OUN, OPE, OMR, AUDITORZY.