ZARZĄDZENIE Nr 11 / 2013

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 11 / 2013 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 22 maja 2013 roku w sprawie wprowadzenia Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie na lata Na podstawie 14 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Skarbowego w Cieszynie (Zarządzenie Nr 24/10 z dnia 01 grudnia 2010 r.), w związku z Zarządzeniem Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej zarządzam, co następuje: 1 1. Wprowadzam w życie jako obowiązujący z dniem podpisania Program Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie na lata , stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Opracował: Zweryfikował: Zaakceptował: Zatwierdził: Starszy specjalista Radca prawny Pełnomocnik SZJ Naczelnik Urzędu /-/ Halina Stoszek /-/ Barbara Poluk Wilk /-/ Danuta Figlus Skarbowego w Cieszynie /-/ mgr Marek Hausman r r r r. Data, podpis Data, podpis Data, podpis Data, podpis Rozdzielnik: L.p. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał Pełnomocnik SZJ 2. Kopia użytkowa wersja elektroniczna Intranet

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/13 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 22 maja 2013 r. PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W URZĘDZIE SKARBOWYM W CIESZYNIE LATA planowane działania WSTĘP Program Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie (zwany dalej Programem ZZL) wynika z wytycznych określonych w zarządzeniu nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej.

3 Dokument opracowany został na podstawie sporządzonej diagnozy zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie stanowiącej zał. Nr 1 do Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi. DIAGNOZA Diagnoza zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie została sporządzona pod kątem zidentyfikowania problemów i zaplanowania działań, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów zaplanowanych w programie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie. Diagnozę sporządzono na podstawie przeanalizowania dokumentów prawa wewnętrznego funkcjonujących w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie, które stanowią kierunki i sposoby działania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi, a także w wyniku analizy stanu faktycznego obszaru zarządzania ludźmi na podstawie badań ankietowych przeprowadzonych w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie. Zastosowana analiza pozwoliła na identyfikację kluczowych barier w rozwoju efektywności pracowników z perspektywy najbardziej istotnych obszarów funkcjonowania organizacji. W efekcie przeprowadzonego badania nastąpiło określenie obszarów będących mocnymi stronami organizacji pod kątem efektywności kadr oraz obszarów wymagających interwencji wraz z propozycją kierunków zmian i działań, prowadzących do zwiększenia efektywności Wnioski płynące z diagnozy organizacji stanowiły kluczowe źródło do opracowania założeń Programu ZZL. Wykonana diagnoza pozwoliła na zdefiniowanie celów strategicznych oraz operacyjnych w pięciu obszarach: 1. Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi. 2. Nabory. 3. Motywowanie. 4. Rozwój i szkolenia. 5. Rozwiązanie stosunku pracy. Wyniki zaprezentowane w Diagnozie posłużyły do opracowania wniosków przy przyjęciu podziału na czynniki budujące oraz obniżające efektywność. Pracownicy Urzędu Skarbowego w Cieszynie pod względem efektywności najwyżej ocenili poczucie bezpieczeństwa zawodowego, system komunikacji wewnętrznej, komunikację interpersonalną na linii przełożony pracownik (szacunek i zrozumienie dla obowiązków rodzinnych) oraz atmosferę w pracy (relacje koleżeńskie w zespołach pracowniczych). Za ważny czynnik budujący efektywność należy również uznać przejrzystość i dostępność procedur funkcjonujących w Urzędzie przepisy dotyczące naborów, służby przygotowawczej, awansowania i rozwoju zawodowego pracowników, szkoleń, ochrony pracowników przed mobbingiem. Najsłabiej zostały ocenione obszary,,szkolenia, wynagrodzenia i motywacja. W obszarze,,szkolenia pracownicy wskazywali, iż brak jest szkoleń lub szkolenia są nieadekwatne do ich indywidualnych potrzeb. Jeżeli chodzi o obszar,,wynagrodzenia, to pracownicy wskazywali przede wszystkim niską płacę zasadniczą i niskie nagrody oraz nieuzasadnione różnice mnożników na tych samych stanowiskach. Ponadto z przeprowadzonej diagnozy wynika, iż obszarami mogącymi mieć wpływ na oczekiwaną efektywność są brak odpowiedniej motywacji PRIORYTETY W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI. Program zarządzania zasobami ludzkimi został oparty na następujących priorytetach: Priorytet 1. Doskonalenie procesów i wykorzystywanych narzędzi w procesie zarządzania zasobami ludzkimi Priorytet 2. Wspieranie rozwoju zawodowego pracowników US w Cieszynie

4 Priorytet 3. Tworzenie skutecznych mechanizmów motywacji i systemu wynagrodzeń Priorytet 4. Zapewnienie ciągłości i skuteczności pracy Urzędu Skarbowego podczas przeprowadzania działań mających na celu rozwiązanie stosunku pracy Priorytet 5. Wzmocnienie i poprawa wizerunku Urzędu Skarbowego w Cieszynie jako pracodawcy. W wyniku przeprowadzonych badań i analiz określono cel główny Programu ZZL zgodny z założonymi priorytetami w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi. Celem głównym Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest zwiększenie efektywności pracowników w ramach spójnie zarządzanej organizacji, jakim jest Urząd Skarbowy w Cieszynie. Cel główny programu realizowany będzie poprzez zdefiniowane: Cele strategiczne - uwzględniają zarówno Strategię ZZL w służbie cywilnej jak i wyniki prowadzonych w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie badań. Cele operacyjne - określają tutaj konkretne obszary, w których powinny zawierać się określone działania i/lub rozwiązania. Działania operacyjne syntetyczne zestawienie kluczowych działań do podjęcia w ramach realizacji danego celu operacyjnego. Wszystkie cele korespondują ze sobą i wzajemnie się uzupełniają wpisując się przy tym w cel główny Programu ZZL. CELE STRATEGICZNE: 1. Poprawa dostępności szkoleń dla 2. Zbudowanie efektywnego systemu nagradzania 3. Monitorowanie skuteczności, efektywności i organizacji pracy. CELE OPERACYJNE w ramach każdego z obszarów: Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi Lp. (kolejność według Cel szczegółowy Działania 1. Zapobieganie działaniom o charakterze mobbingu i dyskryminacji w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie. 1. Przeprowadzanie corocznej ankiety w celu ustalenia czy w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie zjawisko mobbingu. Czas realizacji 2. Szkolenia odnośnie istoty zjawiska mobbingu wszystkich nowo zatrudnionych 2. Budowanie przyjaznej atmosfery w pracy. 1. Szkolenia dla kadry kierowniczej z zakresu efektywnego zarządzania zespołem.

5 3. Zapewnienie szybkiego reagowania kadry kierowniczej w przypadku wystąpienia konfliktu. Nabór i wprowadzenie do pracy Lp. (kolejność według Cel szczegółowy 1. Budowanie zaufania do Urzędu Skarbowego jako instytucji, poprzez przyjmowanie do pracy najlepszych kandydatów w oparciu o przejrzyste kryteria w drodze otwartego i konkurencyjnego naboru. Motywowanie Lp. (kolejność według Cel szczegółowy 1. Odpowiednie motywowanie pracowników w celu uzyskania jak najbardziej korzystnych wyników ich pracy. Działania 1. Prowadzenie postępowań kwalifikacyjnych zgodnie z zapisami ustawy o służbie cywilnej oraz obowiązującym w Urzędzie Skarbowym zarządzeniem w sprawie procedury naboru na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej oraz w sprawie ustalenia zasad wprowadzenia do pracy pracownika zatrudnionego w wyniku postępowania kwalifikacyjnego w ramach naborów zewnętrznych bądź wewnętrznych. Działania 1. Przygotowanie i wdrożenie dokumentu Zbiór dobrych praktyk - motywowanie. 2. Dokonanie przeglądu punktowych wyników przeprowadzonego Czas realizacji Czas realizacji

6 wartościowania stanowisk pracy. 3. Uwzględnianie przy wnioskach bezpośrednich przełożonych o awans ocen okresowych Rozwój i szkolenia Lp. (kolejność według Cel szczegółowy 1. Organizacja szkoleń zawodowych zgodnie z zaplanowanym systemem szkoleń, uwzględniających cele Urzędu Skarbowego oraz indywidualne dążenia pracowników w zakresie pogłębiania wiedzy. Działania 1. Kierowanie przez bezpośrednich przełożonych na szkolenia pracowników zgodnie z potrzebami szkoleniowymi określonymi w ich indywidualnych programach rozwoju zawodowego. 2. Poszukiwanie atrakcyjnych ofert szkoleniowych dostępnych na rynku odpowiadających potrzebom zawodowym 3. Publikowanie zatwierdzonych planów szkoleń dla jednostki na stronie intranetowej wraz z informacją ową o publikacji, wysyłaną do wszystkich Czas realizacji Rozwiązanie stosunku pracy Lp. Cel szczegółowy Działania Czas realizacji

7 (kolejność według 1. Budowanie wizerunku Urzędu Skarbowego na zewnątrz Szkolenia w zakresie obsługi klienta zewnętrznego. 1) Utrzymanie wymaganego poziomu etycznej postawy 2) Udział w proponowanych konkursach, ankietach (np. Przyjazny urząd ). 3) Współpraca urzędu z jednostkami samorządu terytorialnego oraz innymi podmiotami (na terenie działania urzędu). MONITORING I EWALUACJA Monitorowanie realizacji programu zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej należy do: Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie, komórki realizującej zadania z zakresu kadr i szkolenia i kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych. Monitorowanie realizacji programu odbywać się będzie na podstawie: 1. danych będących w posiadaniu komórki realizującej zadania z zakresu kadr i szkolenia w odniesieniu do działań realizowanych przez tę komórkę; 2. wyników audytu wewnętrznego w zakresie zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnej; 3. wyników kontroli zewnętrznych w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy o służbie cywilnej; 4. bieżącego monitorowania, które umożliwi stałą obserwację stopnia realizacji celów, analizę przyczyn ewentualnych opóźnień oraz identyfikację obszarów wymagających podjęcia interwencji. Wnioski płynące z monitorowania programu będą służyły jego aktualizacji i planowaniu dalszych działań. Corocznie będzie sporządzane sprawozdanie z realizacji programu. Pierwsza aktualizacja dokumentu nastąpi pod koniec 2015 r.

8 Załącznik Nr 1 do Programu ZZL w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie DIAGNOZA Diagnoza zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie została sporządzona pod kątem zidentyfikowania problemów i zaplanowania działań, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów zaplanowanych w programie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie będącej instrumentem realizacji misji US. Diagnozę sporządzono na podstawie przeanalizowania: 1. Aktów prawa wewnętrznego obowiązujących w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie: 1) Zarządzenie Nr 19/2010 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 23 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony pracowników Urzędu Skarbowego przed mobbingiem; 2) Zarządzenie Nr 29/2011 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 13 lipca 2011 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy; 3) Zarządzenie Nr 17/2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 07 września 2012 r. w sprawie założeń służby przygotowawczej w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie; 4) Instrukcja I-014/1 Program rozwoju zawodowego i awansowania pracowników wprowadzonej Zarządzeniem Nr 25/2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 14 listopada 2012 r.; 5) Zarządzenie Nr 26/2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 26 listopada 2012 r. w sprawie zasad prowadzenia szkoleń dla pracowników Urzędu Skarbowego w Cieszynie; 6) Zarządzenie Nr 27/2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 27 listopada 2012r. w sprawie ustalenia zasad wprowadzania do pracy pracownika zatrudnionego w wyniku postępowania kwalifikacyjnego, w ramach naborów zewnętrznych bądź wewnętrznych, w Urzędzie Skarbowym w Cieszynie; 7) Zarządzenie Nr 28/2012 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 27 listopada 2012 r. w sprawie procedury naboru na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej; 8) Zarządzenie Nr 9/2013 Naczelnika Urzędu Skarbowego w Cieszynie z dnia 05 kwietnia 2013 r. W sprawie przyznawania nagród dla pracowników Urzędu Skarbowego w Cieszynie. 2. Innych dokumentów: 4. sprawozdania do DSC KPRM za 2011 i 2012 r. (w zakresie liczby kar związanych z naruszeniem obowiązków członka korpusu służby cywilnej stanowiącej jednocześnie naruszenia określonych zasad służby cywilnej lub zasad etyki oraz ocen otrzymywanych przez pracowników), 3. Przeprowadzonych ankiet i kwestionariuszy: 4) kwestionariuszy samooceny systemu kontroli zarządczej wypełnionych przez pracowników w latach ; 5) badania zadowolenia i oczekiwań pracowników Urzędu Skarbowego przeprowadzonych w latach 2010 do 2012r. W wyniku analizy powyższych aktów prawnych, dokumentów oraz wyników przeprowadzonych ankiet i kwestionariuszy ustalono czynniki obniżające efektywność: 1. czynniki związane z systemem wynagradzania tj. wskazywane przez pracowników - niska płaca zasadnicza, niskie nagrody, nieuzasadnione różnice mnożników na tych samych stanowiskach, 2. czynniki związane z brakiem motywacji tj. ze wskazywanym przez pracowników brakiem możliwości rozwoju czy awansu oraz motywacji pozafinansowej (pracownicy twierdzili, że ich praca jest rzadko dostrzegana i doceniana przez przełożonych), 3. czynniki związane z prowadzeniem szkoleń tj. wskazywany przez pracowników brak szkoleń lub

9 szkolenia nieadekwatne do indywidualnych potrzeb pracowników, 4. czynnik związany z odczuciem pracowników, iż są ofiarami mobbingu. Żadna z osób, które czują się ofiarami mobbingu, nie zdecydowała się na zgłoszenie faktu występowania zjawiska mobbingu bezpośrednio Naczelnikowi Urzędu Skarbowego w Cieszynie. Ustalono następujące czynniki budujące: 5. system komunikacji wewnętrznej, 6. komunikacja interpersonalna na linii przełożony pracownik (szacunek i zrozumienie dla obowiązków rodzinnych), 7. poczucie bezpieczeństwa zawodowego, 8. atmosfera pracy (relacje koleżeńskie w zespołach pracowniczych), 9. przejrzystość i dostępność procedur funkcjonujących w Urzędzie przepisy dotyczące naborów, służby przygotowawczej, awansowania i rozwoju zawodowego pracowników, szkoleń, ochrony pracowników przed mobbingiem. Całość materiałów na podstawie, których dokonano przedmiotowej analizy znajduje się w Wieloosobowym stanowisku kadr i szkolenia Urzędu Skarbowego w Cieszynie.