SYSTEMY I FORMATYCZ E W ZARZĄDZA IU

Transkrypt

1 SYSTEMY I FORMATYCZ E W ZARZĄDZA IU Ewa Dudek-Dyduch, Systemy informacyjne zarządzania produkcją, POLDEX, Kraków Organizacja i zarządzanie 2. Systemy informatyczne w zarządzaniu wprowadzenie 3. System IFS klasy ERP-II 4. Systemy CRM Zarządzanie relacjami z klientami Organizacja i zarządzanie Wrodzoną cechą człowieka jest dążenie do stosowania sposobów działania możliwie najbardziej skutecznych, prowadzących najprostszą drogą do celu przy minimum wysiłku, nakładów i ofiar. Prof. Krzyżanowski. Przykład z łopatami Taylora (1,7-17kg porcja, optymalna 9,75kg dobieranie łopaty do surowca) Przykład Gantta wynagradzania za wykonanie normy 30% premią (dążenie do wydajności pracy), zaś jej przekroczenie nie wynagradzane (dążenie do jakości) Teoria X (piętnowania i karania): niechęć i unikanie pracy, zmuszanie, kontrolowanie, kierowanie, kary, unikanie odpowiedzialności. Teoria Y (motywowania i wynagradzania): wysiłek potrzebny i naturalny jak zabawa i wypoczynek, człowiek jest zdolny do samokontroli i osiągnięcia celów, które uznał za swoje, oraz nagród, odpowiedzialność (jej unikanie w wyniku negatywnych doświadczeń z przeszłości), wysoki poziom wyobraźni, pomysłowości i twórczego myślenia, lepsze wykorzystanie inicjatywy i intelektualnych zdolności człowieka. Szkoła human relations: potrzeby społeczne potrzeba przynależności, rozdrobnienie pracy zaspokojenie potrzeb społecznych pracownika, uczestnictwo w organizacji wyższe morale im bardziej zadowolony ze swej sytuacji w pracy, życzliwe zainteresowanie sprawami pracowników Systemy informatyczne stały się nieodłącznym elementem infrastruktury przedsiębiorstw decydującym o możliwości uzyskania przewagi konkurencyjnej. Wzrost znaczenia informatycznych systemów wspomagających zarządzanie wynika m.in. z rozwoju technologii komputerowych i teleinformatycznych. Ogromne możliwości sprzętu komputerowego w zakresie gromadzenie, przechowywania, przekazywania, przetwarzania i prezentacji informacji umożliwiających m.in. dostęp do aktualnych danych w krótkim czasie niezależnie od odległości spowodowały opracowanie całkowicie nowych metod zarządzania przedsiębiorstwami, bez których obecnie trudno wyobrazić sobie efektywne działanie przedsiębiorstwa. Szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych wymaga się jednoczesnego dostępu do metod rozwiązywania wielu wzajemnie powiązanych, zależnych i trudnych problemów decyzyjnych oraz optymalizacji procesów produkcyjnych. Dzięki systemom zarządzania można w czasie rzeczywistym dokonywać wyliczeń, analiz, podsumowań, które tradycyjnymi metodami byłyby bardzo czasochłonne lub niewykonalne. Dzięki tym systemom kadra kierownicza może podejmować szybko i na czas celne decyzje bazujące na aktualnych raportach. Ponadto dzięki technologiom internetowym pozwalają na kompleksowe zarządzanie oddziałami przedsiębiorstwa rozproszonymi w różnych lokalizacjach po całym świecie. Systemy informatyczne służące do zarządzania są cennym wsparciem szczególnie w przedsiębiorstwach produkcyjnych, gdzie występują silne wzajemne zależności pomiędzy funkcjonowaniem różnych obszarów: planowanie gospodarka finansowa zarządzanie magazynami przygotowanie produkcji produkcja w poszczególnych działach dział sprzedaży

2 Zła decyzja w jednym obszarze może spowodować różne zakłócenia w innych działach, np. niemożność zrealizowania zaplanowanej produkcji, zakłócenia spedycji, awarie lub zniszczenia, negatywne konsekwencje finansowe itp. Współczesne zintegrowane systemy zarządzania modelują całą działalność przedsiębiorstwa, odzwierciedlając jego organizację zarówno w dziedzinie fizycznej jak i obiegu informacji. Systemy te ponadto posiadają praktycznie nieograniczoną pamięć, niezwykłą szybkość przetwarzania informacji oraz niesłychanie łatwy dostęp do informacji (również przetworzonych), zapewniają bezpieczeństwo (rozbudowany system zabezpieczeń, uprawnień hierarchicznych). Systemy te obejmują również obszar ostatnio bardzo nowoczesnego kierunku Zarządzania Relacjami z Klientami (CRM Customer Relation Management) polegający na ukierunkowaniu zarządzania przedsiębiorstwem bazując na wzmacnianiu pozytywnych relacji z Klientem. Celem wprowadzenia systemów informatycznych wspomagających zarządzanie jest optymalizacja zarządzania produkcją (badania operacyjne) i innymi działami dążąc do minimalizacji kosztów wytwarzania produktu końcowego oraz do umocnienia pozycji rynkowej przedsiębiorstwa Do budowy takich systemów potrzebna jest specyficzna wiedza z zakresu metod zarządzania implementowanych w systemach informatycznych oraz sposobu ich wykorzystania co stwarza dużą ilość nowych miejsc pracy dla inżynierów informatyków specjalizujących się w w/w systemach. W każdym przedsiębiorstwie istnieją pewne specyficzne procedury postępowania, które znajdują odzwierciedlenie w systemach informatycznych ukierunkowanych na procesy zachodzące w firmie. Proces planowania w przedsiębiorstwach produkcyjnych dla systemów informatycznych składa się z kilku etapów: - określenia celu/ów, - przeprowadzenia analizy sytuacji, ze szczególnym wypunktowaniem tego co sprzyja realizacji celu, a co jest dla tej realizacji niekorzystne, - planowania właściwego polegającego na opracowaniu sekwencji działań prowadzących do realizacji celu, - opracowanie harmonogramu realizacji (przypisania poszczególnym działaniom czasu realizacji) - zatwierdzeniu planu, a więc podjęcie decyzji o jego realizacji. Plan to pewna sekwencja decyzji zazwyczaj powiązanych z czasem. Decyzje mogą: dotyczyć różnych działań lub okresów być podejmowane na różnym szczeblu organizacyjnym posiadać różne źródła wykorzystywane przy ich formułowaniu (implikacja stopnia niepewności) być różny stopień agregacji informacji posiadać różną konieczność określenia czasu wyznaczenia decyzji (np. w czasie rzeczywistym) W przedsiębiorstwach produkcyjnych wyróżniamy trzy główne typy planów: - planowanie strategiczne, - planowanie taktyczne, - planowanie operacyjne Planowanie strategiczne odbywa się zawsze na najwyższym szczeblu zarządzania firmą i jest zawsze długookresowe, gdyż wyznacza strategię produkcji i rozwoju przedsiębiorstwa na okres nawet kilkunastu lat. Planowanie strategiczne obejmuje: strategię produktu co będzie produkowane i jakie modyfikacje będą wprowadzane strategię procesów wytwórczych (wykorzystanie technologii) strategię rozwoju zdolności produkcyjnych i inwestycji strategię zatrudnienia, pracy i płacy, strategie finansowe (sposób finansowania inwestycji). Stanowi podstawę do planowania działań marketingowych i przeprowadzania prognoz rynkowych: prognozowanie ekonomiczne (economical forecast)

3 prognozowanie techniczne (technological forecast) prognozowanie zapotrzebowania (popyt) i sprzedaży (podaż) (demands and sales forecasts) Podczas analizy strategicznej wykorzystuje się informacje zewnętrze w stosunku do przedsiębiorstwa: - z wyników badania rynków, - publikacji handlowych, - badań demograficznych - raportów rządowych - innych badań specjalnie zlecanych wyspecjalizowanym firmom 2 cechy charakterystyczne dla planowania strategicznego: - bazują na informacjach z poza przedsiębiorstwa, - dotyczą przyszłości Informacje są ogólnej natury i obarczone dużym stopniem niepewności Planowanie/sterowanie taktyczne: o jest planowaniem średniookresowym (kilka miesięcy do roku) i jego celem jest określenie metod i działań koniecznych do realizacji planów strategicznych firmy o Opracowywane są przez kierownictwo średniego szczebla i stanowi wytyczne dla planowania niższego szczebla czyli planowania operacyjnego o Dotyczy obszaru marketingu, badania i rozwoju (R&D Research & Development), przygotowania produkcji, dystrybucji i obsługi serwisowej, sprzedaży, finansów, planowania potrzeb materiałowych (Material Requirement Planning), zarządzania magazynami (Inventory Requirement Tactics), sterowanie jakością produktów (Quality Control Tactics), utrzymania ruchu i niezawodności urządzeń, sieci i instalacji produkcyjnych (Maintenance and Relability Tactics). o Harmonogramowanie i kontrola wydatków z przyjętym budżetem. o Informacje mają charakter zagregowany, czas wyprzedzenia jest również duży, jednak rozwiązywane problemy mają zazwyczaj charakter problemów NP-trudnych (nie posiadających rozwiązań obliczanych w czasie wielomianowych), więc muszą być stosowane algorytmy przybliżone. Planowanie/sterowanie operacyjne: o Dotyczy bieżących, codziennych działań mających zapewnić efektywne i wydajne wykorzystywanie zasobów przedsiębiorstwa tak, aby jak najlepiej zrealizować plan taktyczny. o Decyzje dotyczą harmonogramowania produkcji, ustalania marszrut produkcyjnych (jakie maszyny i kiedy i w jakiej kolejności), sterowanie magazynami, decyzje cenowe, aspekty kredytowania klientów, sterowanie przepływem gotówki, relacji z personelem (zatrudnianie i zwalnianie), szeregowanie operacji logistycznych (np. transportowych) o Dotyczy zagadnień niemal wyłącznie wewnątrz organizacji, są szczegółowe, pewne i wykorzystywane na bieżąco. o Występują zazwyczaj duże ograniczenia czasowe, więc decyzje muszą być podejmowane szybko, np. w przypadku awarii maszyn, zakłóceń, braków itp. PROBLEMY DEZYCYJ E: Aby program komputerowy mógł wyznaczyć decyzję musi być spełniony cały szereg warunków: - problem decyzyjny musi być jasno i jednoznacznie zdefiniowany i dający się sformalizować, - parametry modelu i dane wejściowe muszą być dostępne, - znany algorytm rozwiązywania tego problemu. Problemy zarządzania polegają zazwyczaj na wyborze jednego z kilku możliwych wariantów, na podstawie których określa się wybór decyzji, strategii postępowania oraz scenariusz działania. Problemy można podzielić na: programowalne których reguły są jasno i jednoznacznie sprecyzowane, zaś procedura decyzyjna określona i możliwa do przedstawienia za pomocą schematu blokowego, przedstawiającego kolejność i zakres działań. Przykład z przydzielaniem kredytu klientowi na podstawie: posiadania pracy, wysokości zarobków, ilości przepracowanych lat, posiadaniu żony/męża, dzieci, możliwości zastawu innych kart kredytowych i długów.

4 nieprogramowalne nie jest jasne, jaka informacja jest potrzebna, jak zdobyć pewne dane oraz jak mają być wykorzystane w procesie podejmowania decyzji. Stosowane są często reguły heurystyczne bazujące na intuicji decydenta. Problemy nieprogramowalne są jednak rozwiązywane w oparciu o dane zgromadzone i raportowane przez informatyczne systemy wspomagające zarządzanie. Przykład 1. zatrudnienia managera na podstawie: doświadczenia i kwalifikacji, inteligencji, zdolności adaptacyjnych, odporności psychicznej, umiejętności szybkiego i trafnego podejmowania decyzji i szeregu innych cech. Żaden człowiek nie jest obdarzony wszystkimi cechami i w równym stopniu. Ów stopień jest zarazem trudno mierzalny. Przykład 2. ustalenia ceny na produkt wykonywany po raz pierwszy, który wymaga indywidualnego zaprojektowania, gdyż zależy od bardzo wielu czynników, które trudno oszacować, gdyż często są związane z koniecznością negocjacji cen zakupu różnych komponentów lub surowców. Tab. Przykładowe zagadnienia decyzyjne: PROBLEMY Planowanie strategiczne Zarządzanie kontrolą Sterowanie operacyjne Nieprogramowalne Reorganizacja Pewne zagadnienia Obsługa pewnych przedsiębiorstwa zarządzania zasobami zapytań klientów Semi-programowalne Wprowadzenie nowego produktu Programowalne Planowanie struktury finansowej ludzkimi Analiza jakości Alokacja środków budżetowych Krótkoterminowe harmonogramowanie produkcji Zamawianie oparte o poziomy zamówień ORGA IZACJA PRZEPŁYWU PRODUKCJI: przetwarzanie niepotokowe stosowane przy często zmieniającej się kolejności wykonywanych czynności produkcyjnych (mała i średnioseryjna produkcja), duża elastyczność, wysokie wykorzystanie sprzętu, duża specjalizacja pracowników, odporność na zakłócenia wywołane awarią którejś z maszyn, złożone problemy organizacyjne, kolejki robót w toku, konieczność stosowania magazynów międzyoperacyjnych i transportu wewnętrznego, konieczność sterowania (szeregowania) produkcji, wydłużenie czasu produkcji elementu. przetwarzanie potokowe stanowiska przetwarzania ustawione są w kolejności zgodnej z kolejnością operacji, które mają być wykonane na wytwarzanym przedmiocie. W określonym stanowisku obiekt przebywa podobny/taki sam kwant czasu (takt produkcyjny) i jest przesyłany do następnego stanowiska. Umożliwia to produkcję taśmową, masową i seryjną. Trudność polega na często różnym czasie realizacji różnych zadań, w związku z czym, część urządzeń może stać nieczynnie czekając na zakończenie operacji innej maszyny. Stosuje się kolejkowanie, zwielokrotnienie i zrównoleglenie operacji wykonywanych długo, celem poprawienia efektywności produkcji i wykorzystania maszyn. Bardzo istotna jest również bieżąca kontrola jakości produkcji pozwalająca uniknąć dużych strat wynikających z wyprodukowania wybrakowanego produktu. Awaria jednego urządzenia na linii produkcyjnej powoduje zazwyczaj zatrzymanie całej linii! Nie ma możliwości odesłania wyrobu do stanowiska poprzedniego celem poprawy niedoróbek. Obiekt wybrakowany jest poddawany dalszej obróbce dopóki nie wychwyci tego kontrola jakości, która możliwie szybko powinna być zdolna wycofać taki produkt z dalszej produkcji. Braki komponentów produkcyjnych zazwyczaj skutkują koniecznością przerwania produkcji do momentu jego dostarczenia. Zalety przetwarzania potokowego: - uporządkowany i ulepszony przepływ materiału i prac, - szybsze tempo produkcji, - kwalifikacje pracowników mogą być niższe, - duża precyzja wykonania,

5 - szybkie wychwytanie odstępstw od norm przez systemy kontrolne, - niski poziom robót w toku, gdyż nie ma przerw międzyoperacyjnych, - niepotrzebne są magazyny międzyoperacyjne, - zmniejszony jest zakres transportu i przeładunków (uproszczenie logistyki), - łatwiejsze i dokładniejsze planowanie zapotrzebowania materiałowego. Powiązanie produkcji taśmowej z człowiekiem prowadzi do monotonnej pracy, błędów, bez możliwości wykazania się i podwyższania swoich kwalifikacji, prowadząc do zniechęcenia i znużenia wykonywaną pracą. W przypadku produkcji polegającej na przetwarzaniu potokowym preferuje się stosowanie maszyn zastępujących człowieka wszędzie, gdzie to jest możliwe. przetwarzanie gniazdowe agregacja podobnych maszyn w gniazda produkcyjne, magazyny pomocnicze. U-kształtne komórki ustawienia maszyn. Poprawienie zadowolenia pracowników: pracownik zadowolony jest bardziej wydajny i przydatny dla firmy. Pracownicy zazwyczaj potrafią obsługiwać wszystkie maszyny w gnieździe. Na wejściu gniazda otrzymują surowce i części, na wyjściu otrzymujemy produkt danego gniazda. Taka organizacja daje dużą część uprawnień, kompetencji i odpowiedzialności decyzyjnych pracownikom, co wzmacnia poczucie wartości. Praca w grupach poprawia atmosferę, relacje międzyludzkie w pracy i sprzyja wymianie doświadczeń i wiedzy. przetwarzanie stacjonarne ma zastosowanie przy budowie dużych obiektów (np. samolotów, mostów, tuneli, obiektów sportowych) i polega na skupieniu wszystkich potrzebnych zasobów wokół tworzonego produktu i organizowanie pracy tak, aby zapewnić ciągły i maksymalnie duży przyrost wartości dodanej. W tym przypadku maszyny są dostarczane a nie obiekt, którego rozmiary, ciężar lub inne własności fizyczne uniemożliwiają przeniesienie do hali produkcyjnej lub takie przeniesienie jest nieopłacalne. Business process improvement czyli cost saving i cost cutting kontrola, oszczędność i cięcie kosztów poprzez zmianę procesów biznesowych a nie ślepe cięcie! Zasada: Jeśli coś działa, nie poprawiaj tego [żeby nie zepsuć]! jest już przestarzała, gdyż Jeśli stoisz w miejscu, przegrywasz! Przykład: Philip Morris Polska S.A., System SAP klasy ERP-II i nowoczesne techniki zarządzania doprowadziły do uzyskania w roku 2003 wysokiego dochodu i zapłacenia podatków w wysokości 3,96 miliarda złotych (230 milionowy wzrost względem 2002 r.), co stanowi 2,6% wszystkich dochodów budżetu państwa w 2003 r. KLASYFIKACJA SYSTEMÓW ZARZĄDZA IA PRZEDSIĘBIORSTWEM PRODUKCYJ YM Systemy zarządzania muszą uwzględniać 3 podstawowe typy przedsiębiorstw: przedsiębiorstwa handlowe obejmują hurtownie, sklepy oraz sieci hurtowni i sklepów, przedsiębiorstwa usługowe wykonują swoje zadania (mające często charakter niepowtarzalności) na indywidualne zamówienia klientów, np. krawiec szyje płaszcz wg wybranego fasonu oraz na miarę klienta. P. usługowe mogą wytwarzać dobra niematerialne jak również materialne. Istotną cechą odróżniającą produkcję od usług jest fakt, że wytworów usług nie magazynuje się, tj. nie można ich wykonać na zapas. Nowoczesne przedsiębiorstwa dążą do elastycznego dostosowania produkcji do indywidualnych wymagań klientów, co znajduje swoje odzwierciedlenie w nowoczesnych systemach informatycznych w postaci modułu CRM (Customer Relation Management), którego jedną z najważniejszych funkcji jest zindywidualizowana obsługa zamówień klientów.

6 przedsiębiorstwa produkcyjne mimo realizacji swojego głównego nurtu produkcji, często swoją działalnością obejmują również sferę handlu (np. dystrybucja wyprodukowanych towarów) i usług (np. serwis). Przedsiębiorstwa produkcyjne muszą codziennie rozwiązywać szereg skomplikowanych problemów związanych z podejmowaniem decyzji bezpośrednio dotyczących produkcji. Wg polskich kryteriów dzielimy przedsiębiorstwa na małe (<50 pracowników), średnie ( pracowników) i duże (>250 pracowników). Stowarzyszenie APICS (powst. w 1957 r. w USA) doprowadziło (A. Orlicki oraz Oliver Wight) do opracowania i spopularyzowania podstaw wykorzystania komputerów w zarządzaniu produkcją, stanowiących podstawę systemu MRP-II. Powstały różne systemy informatyczne określane następującymi akronimami: MRP (Material Requirements Planning) planowanie potrzeb materiałowych, MRP-II (Manufacturing Resource Planning) planowanie zasobów produkcyjnych, ERP (Enterprise Resource Planning) planowanie zasobów przedsiębiorstwa rozumiane jako zarządzanie przedsiębiorstwem ERP-II lub EERP (Extended ERP) najnowsze rozszerzenie ERP obejmujące informatyzacją całą działalność przedsiębiorstwa, np. system firmy SAP, IFS System MRP MRP (Material Requirements Planning) planowanie potrzeb materiałowych był pierwszą klasą systemów produkcyjnych wdrażanych w latach 50-tych. MRP obecnie jest jednym z modułów nowocześniejszych systemów produkcyjnych. Podstawowe zdania systemów MRP to rozwiązywanie problemów sfery materiałowego przygotowania produkcji, czyli wyliczanie ile, czego i kiedy należy zamawiać u dostawców oraz zlecać wewnętrznej produkcji, aby można było zrealizować zaplanowany harmonogram produkcji: automatyczne wyliczanie zapotrzebowania materiałowego związanego z uruchomionymi zleceniami produkcyjnymi, optymalne sterowanie zasobami magazynowymi, generacja zleceń produkcyjnych wewnętrznych, generacja poleceń zaopatrzeniowych (zamówień zakupowych), utrzymanie aktualnych zestawień oraz wyrobów gotowych, a także historii modyfikacji zestawień i ich odmian. Ponadto metoda MRP dotyczy produktów należących do tzw. grupy zapotrzebowania zależnego - czyli te pozycje magazynowe, których zapotrzebowanie zależy od przyjętego harmonogramu produkcji innych wyrobów; składają się na nie wszystkie potrzebne do wyprodukowania wyrobów gotowych surowce i komponenty, a także tzw. roboty w toku. Zaś o zapotrzebowaniu niezależnym mówimy wtedy, gdy jest ono niezależne od harmonogramu produkcji, czyli wyroby gotowe i materiały pomocnicze (materiały piśmiennicze, żarówki, płyny czyszczące, tonery itp.). Żeby móc określić zapotrzebowanie zależne trzeba określić strukturalne zestawienie materiałowe produktu finalnego, tj. sporządzić wyszczególnienie z jakich podzespołów on się składa, oraz wszystkie podzespoły podzespołów w końcu dochodząc do wyszczególnienia ilości surowców i komponentów podstawowych koniecznych do wyprodukowania wszystkich podzespołów na ostatnim poziomie. W ten sposób powstaje pewna hierarchiczna struktura poduktu, do którego zapisu stosujemy: graf struktury wyrobu, opis z wykorzystaniem wcięć tekstu. Takie materiałowe zestawienia strukturalne przechowywane są w bazie danych nazywanej BOM (Bill of Materials).

7 Graf struktury wyrobu danego produktu finalnego jest acyklicznym grafem obciążonym, w którym wyróżniono poziomy wierzchołków, wprowadzając ich hierarchię. Wierzchołkom przyporządkowane są odpowiednio produkt finalny (poziom zerowy), podzespoły czyli półprodukty na kolejno numerowanych poziomach i wreszcie surowce czy komponenty z zakupu na poziomie o najwyższym numerze. Łuki łączą wszystkie wierzchołki odpowiadające podzespołom, półproduktom, częściom czy surowcom wchodzącym w skład danego półproduktu czy produktu reprezentowanego przez odpowiedni wierzchołek poziomu nadrzędnego. Przyporządkowane łukom liczby określają tzw. współczynniki zużycia, a więc podają ile jednostek danego półproduktu lub surowca jest zużywanych na wyprodukowanie jednostki półproduktu (produktu) bezpośrednio nadrzędnego. Graf strukturalny wyrobu nie zawiera tylko ilości części składowych potrzebnych do jego wyprodukowania, lecz również kolejność etapów montażowych czy produkcyjnych rozpatrywanego produktu. Każdemu etapowi można przypisać czas trwania, zwany cyklem tego etapu, na podstawie znajomości czasów poszczególnych operacji montażowo-produkcyjnych. Celem MRP jest planowanie potrzeb materiałowych w ujęciu minimalizacji zapasów zapotrzebowania zależnego, a w szczególności minimalizacja zapasów robót w toku. Chodzi o to, aby wszystkie części i surowce niezbędne do wytworzenia produktu były zamawiane w takim czasie, aby były dostępne wtedy, gdy są potrzebne w procesie produkcji, a z drugiej stron, aby były jak najkrócej magazynowane, a więc aby nie były zamawiane zbyt wcześnie. Metoda MRP analizuje kolejne podzespoły na kolejnych poziomach grafu struktury produktu i generuje zamówienia na uzupełnianie zapasów w taki właśnie sposób. Metoda MRP bazując na: harmonogramie zapotrzebowania na wyroby gotowe lub bezpośrednio na harmonogramie produkcji, aktualnej informacji o zasobach magazynów,

8 zbiorze zestawień materiałowych dla wszystkich produkowanych wyrobów, charakterystycznych czasowych dotyczących zakupów i produkcji, generuje automatycznie harmonogramy zapotrzebowania materiałowego, które mogą mieć postać: poleceń zaopatrzeniowych (które stają się podstawą zamówień zakupowych), zleceń produkcyjnych wewnętrznych (tzn. takich, które będą realizowane w dany przedsiębiorstwie), zleceń produkcyjnych zewnętrznych (tzn. realizowanych przez podwykonawców). Informacje wejściowe dla systemu MRP: harmonogram zapotrzebowania, podający jakie wyroby finalne i w jakiej ilości mają być gotowe do sprzedaży w poszczególnych planistycznych jednostkach czasowych, zestawienia materiałowe wszystkich pojawiających się w harmonogramie wyrobów, informacje związane z magazynowaniem wszystkich potrzebnych do zrealizowania harmonogramu elementów zestawień materiałowych (nazywanych pozycjami magazynowymi): - bieżącego stanu zapasu poszczególnych pozycji w magazynie, - czasach i wielkościach mających nadejść dostaw (tzw. dostawach potwierdzonych), - cykli zaopatrzenia (czasu od decyzji o zamówieniu aż do zrealizowania dostawy),. czasu wykonywania poszczególnych operacji technologicznych i montażowych dla poszczególnych półproduktów lub produktów harmonogramu.

9

10

11 Spis treści BŁĄD! NIE ZDEFINIOWANO ZAKŁADKI. WSTĘP... BŁĄD! NIE ZDEFINIOWANO ZAKŁADKI. KRÓTKA HISTORIA ZINTEGROWANYCH SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCHBŁĄD! IE ZDEFI IOWA O ZAKŁADKI. ZSI - Zintegrowany System Informatyczny MRP (MRP I) lata MRP II 1988 r. stworzone przez firmę APICS ERP I stworzone przez firmę Gartner Group ERP II stworzone przez firmę Gartner Group EAS SYSTEM ERP I CO TO JEST ERP I? ZALETY I WADY SYSTEMÓW ERP I Zalety Wady SYSTEM ERP II SKĄD NOWY SYSTEM? CO TO JEST ERP II? RÓŻNICE W STOSUNKU DO ERP I ROZWÓJ ERP II W POLSCE IMPLEME TACJA (WDRAŻA IE SYSTEMU) RY EK ERP ORAZ PRZYKŁADOWE PRODUKTY PRZYKŁADOWE PRODUKTY: SAP SPRI T Oracle ERP Heuthes ISOF KOSZTY I OPŁACAL OŚĆ I WESTYCJI WYMIA A SYSTEMÓW ERP PRZYCZYNY ZMIANY SYSTEMÓW ERP ZMIA Y W DZIAŁA IU FIRM PO WPROWADZE IU SYSTEMÓW ERP ŹRÓDŁA I FORMACJI:... 32

12 WSTĘP ZSI - Zintegrowany System Informatyczny Zintegrowany System Informatyczny (ZSI) lub Zintegrowany Pakiet Programów - według słownika Języka Polskiego PWN, integracja to proces tworzenia się całości z jakiś części lub fragmentów, jak również zespalanie się elementów w całość. W odniesieniu do systemów informatycznych można powiedzieć, że integracja to tworzenie jednego systemu poprzez łączenie różnego rodzaju komponentów (funkcji, programów, aplikacji) ze sobą tak, aby pracowały wspólnie i były w stanie przetwarzać wspólne dane. Potocznie mówiąc, oprogramowanie, które składa się z kilku programów (aplikacji) zintegrowanych w jeden pakiet (przykłady takich aplikacji to aplikacja Dystrybucyjna i Finansowa), to takie, w którym wszystkie elementy pakietu są specjalnie zaprojektowane w taki sposób, aby w łatwy sposób dane z jednej z nich mogły być konsolidowane i przenoszone do innej. MRP (MRP I) lata 60. MRP 1 (ang. Material Requirements Planning - Planowanie Potrzeb Materiałowych) jest zbiorem procesów do wyznaczania zapotrzebowań na materiały (surowce, materiały, komponenty itp.). Można je także traktować jako sposób organizacji materiałów wewnątrz przedsiębiorstwa, tj. określania i dotrzymywania terminów wykonania zamówień klientów zgodnie z przypisanymi im priorytetami. Metoda ta powstała pod koniec lat sześćdziesiątych. Jej celem było obliczanie dokładnej ilości materiałów i organizowanie terminarza dostaw w taki sposób, by poradzić sobie z ciągle zmieniającym się popytem na poszczególne produkty, uwzględniając więcej niż jedną fabrykę. Główne cele MRP to: Redukcja zapasów - chodzi tu o zapasy materiałowe i operacyjne, dzięki czemu zwiększa się płynność finansowa przedsiębiorstwa oraz czas rotacji kapitału. Precyzyjne określenie czasów dostaw surowców i półproduktów. Precyzyjne wyznaczenie kosztów produkcji. Lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury (magazyny, możliwości wytwórcze). Szybsza reakcja na zmiany zachodzące wewnątrz rynku. Lepsze kontrolowanie poszczególnych etapów produkcji. Rozszerzeniem funkcjonalności MRP było wykorzystanie metody Closed Loop MRP (zamkniętej pętli sterowania nadążnego), czyli planowania materiałowego i zdolności produkcyjnych w zamkniętej pętli procesu produkcyjnego. Dzięki temu statyczny MRP nabrał dynamiki. Przez sprzężenie zwrotne można było na bieżąco reagować na zmieniające się warunki i potrzeby produkcji. Cloosed Loop MRP całkowicie zostało zaimplementowane wewnątrz i zastąpione przez MRP II. MRP II 1988 r. stworzone przez firmę APICS MRP II (ang. Manufacturing Resource Planning - Planowanie Zasobów Produkcyjnych) jest standardem oprogramowania służącym do wspierania procesu produkcyjnego. Wprowadzone zostało przez 1 UWAGA! Nie należy mylić MRP ze skrótem MRP II ("Manufacturing Resource Planning"), który określa standard oprogramowania wspomagający zarządzanie produkcją i dystrybucją.

13 organizację APICS (ang. American Production and Inventory Control Society - Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami). ERP I stworzone przez firmę Gartner Group ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) jest zbiorem oprogramowania przeznaczonym głównie dla firm produkcyjnych (rodzaj produkcji nie ma większego znaczenia). Głównym celem wprowadzania ERP I jest optymalizacja zasobów i procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa. ERP II stworzone przez firmę Gartner Group Jako następca ERP I, system ten w pełni udostępnia możliwości swojego poprzednika oraz dodaje zupełnie nowe. ERP II jest systemem specyficznych dla danej branży aplikacji, które generują wartości dla klientów i udziałowców poprzez udostępnienie i optymalizację procesów zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa jak i pomiędzy przedsiębiorstwami - partnerami. EAS Równolegle około roku 2000 pojawiła się koncepcja EAS - zintegrowanych pakietów dla przedsiębiorstw, zawierających wszystkie możliwe elementy rozwiązań dla przedsiębiorstw według koncepcji "wszystko dla wszystkich". Rys.1 rozwój Zintegrowanych Systemów Informatycznych. System ERP I Co to jest ERP I? ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) jest terminem wywodzącym się z MRP ang. Manufacturing Resource Planning Planowanie

14 Zasobów Produkcyjnych). Jest to system informatyczny przeznaczony dla przedsiębiorstw, który składa się zbioru współpracujących ze sobą aplikacji (modułów) współpracujących ze sobą oraz integrujących funkcje poszczególnych części danego przedsiębiorstwa lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, we wszystkich szczeblach i obszarach zarządzania. ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) tak naprawdę działanie i idea nie do końca pokrywa się ze swym skrótem. Planowanie zasobów wydaje się być jedynie fragmentem całości, niekoniecznie najważniejszym. Najważniejsze jest tutaj słowo PRZEDSIĘBIORSTWO, ponieważ to z jego działaniem systemy ERP I wiążą się najbardziej. Systemy ERP I to oprogramowanie, które ma na celu integrację wszystkich działów i funkcji wewnątrz przedsiębiorstwa w jeden ogromny system komputerowy, który może pełnić funkcję systemu każdego działu firmy z osobna. Zazwyczaj każdy z tych działów ma swój własny, wewnętrzny system zoptymalizowany do spełniania konkretnych funkcji, które mają być wykonywane przez daną część przedsiębiorstwa. Ale ERP I łączy te wszystkie funkcje w jeden zintegrowany program komputerowy, który działa na pojedynczej bazie danych, tak że różne działy mogą dużo prościej dzielić się informacjami i komunikować między sobą. To zintegrowane podejście może dać ogromne zyski, jeśli oprogramowanie zostanie zainstalowane poprawnie. Jako przykład weźmy zamówienia klientów. Zazwyczaj, gdy klient składa zamówienie, rozpoczyna się podróż papierka od skrzynki do skrzynki, przez całą firmę, często jest on przypisywany w bazach komputerowych do różnych części firmy, później w części baz przypisywany do innych itd. Całe to zamieszanie w różne systemy powoduje opóźnienia a nawet utratę zamówień. A każde wpisywanie zamówienia do różnych baz danych może powodować błędy. Po jakimś czasie może się zdarzyć, że już nikt w firmie nie wie, jaki tak naprawdę jest stan wykonania danego zamówienia, ponieważ nie ma możliwości, np. dla działu finansów, aby wejść do bazy danych magazynu by sprawdzić czy dany produkt został wysłany. Będzie pan musiał zadzwonić do magazynu jest najczęstszym stwierdzeniem słyszanym przez sfrustrowanych klientów. ERP I zastępuje stare, autonomiczne systemy w finansach, produkcji i magazynie, na ich miejsce przychodzi jeden zintegrowany program komputerowy podzielony na moduły oprogramowania, które w przybliżeniu pokrywają się ze starymi, autonomicznymi systemami. Finanse, produkcja i magazyn dostają swoje własne oprogramowanie, ale teraz oprogramowanie to jest ze sobą połączone w taki sposób, że ktoś w finansach może sprawdzić dane magazynu, by dowiedzieć się, czy zamówienia zostały już wykonane. Najczęściej przy pomocy systemów ERP I obsługiwana jest: produkcja, sprzedaż, zakupy, projekty, zaopatrzenie odbiorcy, zapasy, płace i kadry, finanse,

15 controlling inne. Systemy klasy ERP I pozwalają na optymalne wykorzystanie zasobów oraz uporządkowanie zachodzących w przedsiębiorstwie procesów. Ponieważ systemy te oparte są na tylko jednej, wspólnej dla całego systemu bazie danych, więc dane wprowadzane raz w jednej części firmy (np. zamówienia w dziale obsługi klienta) widoczne we wszystkich modułach i w każdym dziale przedsiębiorstwa. Niezwykle istotną cechą systemów ERP I jest ich elastyczność i możliwość dopasowania do potrzeb i specyfiki danego przedsiębiorstwa. Do Systemów ERP I nie mają bezpośrednio dostępu ani klienci, ani żadni ludzie spoza firmy, dlatego systemy te często są nazywane niebezpośrednimi systemami biurowymi (ang. back office systems). Pod tym względem różnią się one od np. systemów CRM (ang. Customer Relationship Management Zarządzanie Relacjami z Klientem), które bezpośrednio obsługują klienta, albo też systemamów ebusiness, takich jak ecommerce, egovernment, etelecom i efinance, bądź też systemów SRM (ang. Supplier Relationship Management - Zarządzanie Relacjami z Dostawcą), które obsługują bezpośrednio dostawy i dostawców. Zalety i wady systemów ERP I Zalety Kompatybilność baz danych różnych działów. Bezpieczeństwo (systemy ERP zazwyczaj mają wbudowane zawansowane zabezpieczenia i ograniczenia dostępu dla osób spoza firmy np. ciekawej konkurencji. Przyspieszenie i poprawa działania firmy. Dodatki do systemów ERP, takie jak CRM (ang. Customer Relationship Management Zarządzanie Relacjami z Klientem) pozwalają dodatkowo obsługiwać klientów, np. za pomocą sieci Internet. Ograniczenie liczby błędów pojawiających się podczas wielokrotnego przepisywania danych między bazami. Wady Ogromne koszty wprowadzania systemu. Sukces w dużej mierze zależy od umiejętności i doświadczenia personelu, dlatego potrzebne są dodatkowe i kosztowne szkolenia. Ponieważ system korzysta z jednej wspólnej bazy, więc błędy wprowadzone w jednym dziale firmy automatycznie przenoszą się na inne działy. Często występują problemy z kompatybilnością danych między współpracującymi firmami.

16 System ERP II Skąd nowy system? Analitycy Gartnera uważają, że oprogramowanie, podobnie jak żywe organizmy, podlega ewolucji. Zmienia się stosowana technologia, zmieniają się także potrzeby biznesowe. W konsekwencji tych zmian kolejna generacja ERP zyskała oznaczenie ERP II. Rzewuski Marek, PC Kurier Firma Gartner, twórca koncepcji ERP I, stworzyła raporty odnośnie przyszłości i rozwoju takich systemów. W raportach tych można było znaleźć raczej pesymistyczne dla dostawców ERP prognozy rozwoju jego rynku. Firma Gartner zakładała, że już w 2003 roku połowa dostawców ERP nie będzie w stanie nadążyć za rozwojem technologicznym ogromnego tempa miały nie wytrzymać budżety na badania i rozwój. W warunkach krytycznych zbankrutuje około 50 procent "populacji" systemów ERP. Te, które miały przetrwać ciężkie czasy, powinny dać początek nowej generacji oprogramowania - ERP II (raport ten został stworzony jeszcze przed rokiem 2000). Architektura systemów, które pozostaną na rynku będzie otwarta i gotowa na wymianę danych z innymi systemami ERP, a także systemami CRM i e-commerce. Zmiany dokonujące się w funkcjonalności systemów ERP świadczą o tym, że tezy Gartnera się potwierdzają. Najważniejszą sprawą dla dostawców i twórców ERP stało się stworzenie narzędzi do wymiany informacji między systemem ERP a otoczeniem. Powszechna integracja "wszystkiego ze wszystkim" jest także celem dla dostawców serwerów aplikacji w architekturze J2EE oraz dla Microsoftu, który oferuje.net jako platformę integracji. Dostawcy ERP wprawdzie umożliwiają wbudowanie serwerów aplikacji w architekturę systemów ERP, jednak część z nich preferuje nie otwarte, lecz własne metody integracji. Co to jest ERP II? ERP II jest zbiorem specyficznych dla danej branży programów, które generują wartości dla klientów i udziałowców poprzez organizację i optymalizację procesów oraz danych zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa jak i pomiędzy przedsiębiorstwami - partnerami. Typowymi procesami, wyróżnianymi w architekturze systemów, są procesy operacyjne i procesy finansowe w zakresie co najmniej: zakupów, księgowości, rejestracji zamówień sprzedaży, kosztorysowania. Wśród procesów operacyjnych znajdują się te, które umożliwiają współpracę, czyli wymianę informacji z partnerami przedsiębiorstwa na drodze udostępniania im kluczowych danych. ERP II może być również rozumiane jako strategia biznesowa wykorzystująca wyżej wymienione procesy. Różnice w stosunku do ERP I To co odróżnia ERP II od poprzedniej generacji, to otwarcie przedsiębiorstwa na firmy działające jako partnerzy, z czym wiąże się konieczność udostępnienia najistotniejszych informacji na temat wspólnych procesów. Ten sposób organizacji informacji powoduje utworzenie społeczności grupującej podmioty, które połączone są wspólnymi interesami. Pozwala to na aktywne uczestnictwo każdej z powiązanych firm w całym łańcuchu współzależności łączącym współpracujące przedsiębiorstwa. Współpraca nie oznacza tutaj prowadzenie jedynie handlu elektronicznego na zasadach B2B czy B2C.

17 Z technicznego punktu widzenia ERP II ma podobną strukturę, jak pierwsza generacja. Różni się od swojego poprzednika głównie tym, że jego architektura bazuje na sieci oraz jest otwarta, co pozwala na współdziałanie z innymi systemami. W budowie ERP można także wydzielić pewne komponenty, spełniające określone działania. Rys. 2 porównanie systemów ERP I oraz ERP II. Idea ERP II pojawiła się dopiero wraz z rozwojem Internetu, gdy możliwa stała się tania, elektroniczna wymiana danych między przedsiębiorstwami. Przed ochrzczeniem przez Gartnera nowej koncepcji ERP II, firma stworzyła inne swoje "dziecko" - c-commerce, które zgodnie z założeniami miało być następcą e-commerce. Zgodnie z planami Gartnera, ERP II ma być właśnie drogą do c-commerce. Idea c-commerce jest nowocześniejszą formą handlu elektronicznego, zakupu i wymiany towarów oraz usług pomiędzy przedsiębiorstwami, które uczestniczą w obrocie na giełdach elektronicznych. ERP II jest koncepcją trochę szerszą, bo chociaż powodem, który przekształcił ERP w ERP II był także Internet i możliwość łatwego przesyłania informacji między firmami, to ERP II obejmuje swoją funkcjonalnością nie tylko obrót produktów i usług czy elektroniczną wymianę dokumentów z nimi związanych między kupującym i sprzedającym, ale także obejmuje współdziałanie i dopasowywanie

18 się partnerów do swoich wzajemnych potrzeb (wspomniany już wcześniej przykład producenta półproduktów). ERP II w trakcie rozwijania wchłania powoli funkcjonalność systemów SCM, czyli elektronicznej wymiany informacji wewnątrz łańcucha dostaw partnerów biznesowych - dostarczających surowców i półproduktów, tworzących produkt i wreszcie tych, którzy go dystrybuują. W koncepcji ERP II rozdzielane kiedyś funkcje ERP I/MRP II, takie jak zarządzanie logistyką, planowanie produkcji i finansami firmy, zapasami surowców i zapasami magazynowymi zostały połączone i obudowane elektroniczną wymianą ofert, zamówień, faktur, a także elektronicznymi płatnościami. Planowane jest nie tylko zintegrowanie zarządzania łańcuchem dostaw (SCM), ale także e-procurement (nazywany pierwszym krokiem w kierunku biura bez dokumentów na papierze) ma stać się integralną częścią systemu ERP II. Już teraz znaczna część systemów ERP umożliwia częściową automatyzację zaopatrzenia przedsiębiorstwa w materiały eksploatacyjne, artykuły biurowe, sprzęt itp. Wg Gartnera funkcjonalność ta ma się z czasem jeszcze rozwinąć. Pomysł "cash and carry", znany z tradycyjnych sklepów, będzie umożliwiał firmom zamawianie za pomocą ERP II w odpowiednio przygotowanych sklepach produktów lub odpowiadanie na oferty przysłane em. Jedną z ogromnych zalet systemu ERP II ma być wykorzystywanie w pełni możliwości, jakie daje tzw. podpis elektroniczny. Możliwe będzie tworzenie i przesyłanie zamówień, a nawet umów zwierających taki podpis. Jednym z wyzwań stojących przed ewoluującymi systemami ERP jest przystosowanie systemów do specyfiki poszczególnych biznesów - dla dostawców systemów jest to kwestia adaptacji ich oferty do potrzeb rynku. Wszystkie typy działalności gospodarczej Gartner podzielił na cztery obszary, które nazywa domenami: Produkcja dyskretna zalicza się do niej wytwarzanie dóbr materialnych: samochodów, elektroniki. Produkcja procesowa - obejmuje wytwarzanie żywności, napoi i wyrobów tytoniowych, a także tekstylia i chemię. Domena zasobochłonna (asset-intensive) - trafiły usługi (np. dostarczanie gazu, energii), wydobywanie kopalin, wszelkie rodzaje transportu, użyczanie infrastruktury (telekomunikacja, wodociągi, autostrady) oraz produkcja ciągła (rafinacja, produkcja papieru). Domena usługochłonna - obejmuje usługi konsultingowe, finansowe, sektor publiczny i outsourcing. Zdaniem Gartnera, przedsiębiorstwa oczekiwać będą od dostawców spójnej wizji biznesu prowadzonego w jednej z domen. Znikną zatem systemy uniwersalne, a ścieżka rozwoju każdego z liczących się systemów ERP będzie musiała zawrzeć się w jednej ze zdefiniowanych tu domen. Dostawcy, którzy nie będą w stanie przedstawić klientowi spójnej wizji działania systemu ERP w specyficznych dla danej branży warunkach, znikną z rynku, bo na ich produkty nie będzie nabywców. Sami dostawcy i twórcy systemów ERP bez entuzjazmu odnoszą się do specjalizacji proponowanej przez Gartnera. Dotychczas przystosowanie systemu ERP do specyfiki klienta

19 wykonywane było przez implementację odpowiedniego profilu wdrożenia, który był różny dla różnych branż. Często ten sam system ERP, który był wdrożony zgodnie z nomenklaturą Gartnera - w produkcji procesowej, miał zupełnie inną funkcjonalność od systemu wdrożonego w produkcji ciągłej. Jedno wydaje się być pewne - dostawcom systemów bardzo trudno będzie na dłuższą metę działać bez specjalizacji, co jest jednym z twierdzeń analityków Gartnera. Dlatego już wkrótce możemy się spodziewać przyjęcia przez różne firmy różnych koncepcji rozwoju ich oprogramowania. W przyszłych systemach ERP współdziałanie z partnerami handlowymi, w tym zarówno z dostawcami produktów, jak i z dystrybutorami, będzie przebiegać zgodnie z jednym z dwóch modeli: jeden do jednego lub jeden do wielu. Wybór modelu współpracy uzależniony jest od specyfiki prowadzonego biznesu i od firm, z którymi prowadzone są interesy: Model 1:1 - W modelu tym procesy biznesowe są wynikiem rozszerzenia tradycyjnego modelu ERP o związki z partnerami handlowymi firmami, które należą do łańcucha dostaw. Już wcześniej istniały próby rozwiązania problemu komunikacji między partnerami biznesowymi, które wykorzystywały system EDI. Niestety, były one kosztochłonne, a same standardy - mało precyzyjne. Problemem były także różnice w implementacji rozwiązań EDI, które były często różne w różnych systemach. Największe problemy sprawiało przetwarzanie wsadowe (przez pliki). Dopiero standard XML przyniósł ujednolicenie i uproszczenie wymiany informacji, umożliwił standaryzację rozwiązań poszczególnych dostawców oraz szybsze od wsadowego przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Zasady wystawiania faktur EDI 1. Należy wystawiać i przesyłać w EDI faktury do wszystkich otrzymanych zamówień. 2. Do jednego zamówienia można wystawić tylko jedną fakturę. 3. Faktury korygujące nie są obsługiwane elektronicznie; w przypadku zaistnienia różnic cenowych bądź ilościowych należy wystawić tylko dokument papierowy. 4. Dane na fakturze elektronicznej muszą być zgodne z fakturą papierową (proszę o zwrócenie szczególnej uwagi na zgodność: numeru faktury, całkowitej kwoty faktury i daty wystawienia faktury). 5. Faktura elektroniczna musi być dostarczona bez opóźnień, co najmniej 1 dzień wcześniej niż dokument papierowy 6. Oprócz faktury elektronicznej wymagana jest również faktura papierowa. 7. Należy skrupulatnie aktualizować kody EAN, przesyłając informację do kupców Makro z odpowiednim wyprzedzeniem (umowa handlowa). 8. W przypadku nieterminowej dostawy należy uzyskać z hali nowy numer zamówienia (z noty reklamacyjnej Makro). 9. W przypadku fakturowania artykułów alkoholowych proszę dodatkowo o umieszczanie na fakturze EDI numeru artykułu wg. Makro. 10. Specyfikacje faktur można pobrać ze strony internetowej (rozwiązanie MEC), (klasyczne EDI w standardzie EDIFACT) lub uzyskać od Państwa operatora EDI (formaty xml).

20 Model 1:M - W modelu 1:M (one-to-many) zakładana jest współpraca systemu ERP z e-rynkami (giełdami wirtualnymi), pozwalająca na zaopatrywanie się firm u e-dostawców oraz sprzedaż towarów dystrybutorom na zasadach obowiązujących w łańcuchu dostaw. Zakłada się przy tym, że giełdy tworzone na potrzeby wewnętrznego zaopatrywania się w surowce lub w celu sprzedaży towaru hurtownikom oraz dealerom przez producentów będą miały wyłącznie charakter prywatny i będą obejmowały obrót jedynie w grupie partnerów handlowych. Model M:M - Giełdy typu M:M (many-to-many), zakłada spotkania sprzedającego i kupującego jedynie w celu dokonania jednorazowych zakupów. Dlatego model ten nie ma związku z koncepcją SCM, a przez to z systemami ERP i nie będzie implementowany.

21 Rozwój ERP II w Polsce Wydawałoby się, że demokratyczne reguły rynków wirtualnych, rozwój usług internetowych oraz niska "bariera wejścia w technologie internetowe spowodują, iż elektroniczne rynki otwarte staną się ogromną szansą dla firm małych i średnich, które uzyskają dzięki wprowadzeniu systemów ERP lepszy dostęp do okazji rynkowych i partnerów biznesowych. Jednocześnie pojawiły się ze sobą: wzrost zapotrzebowania na modele prowadzenia biznesu oparte na współdziałaniu wielu firm, pojawienie się tanich i efektywnych standardów wymiany dokumentów elektronicznych, które wymagają jedynie dostępu do Internetu (przykładem może być XML) oraz nowych aplikacji wspierających prowadzenie biznesu ponad granicami firm. Pomimo to w polskich realiach wdrożenia systemów kooperacyjnego planowania sprzedaży oraz akcji marketingowych czy też współdziałania przy projektowaniu rozwija się w tempie przypominającym wyścigi żółwi. Wydaje się, że idolem wielu polskich menedżerów ciągle pozostaje Kolega Kierownik z kabaretu "60 minut na godzinę", w którym to mówi: "Kto ma informację ten ma władzę, a władza to ja". Być może znajdujemy się u progu wielkich zmian w podejściu do zintegrowanych systemów oprogramowania dla firm w Polsce. Czynniki, takie jak: zalegalizowanie podpisu elektronicznego, powstawanie centrów certyfikacji i powolne, ale jednak postępujące rozpowszechnianie aplikacji ERP II mogą spowodować, że już niedługo obawy o rozwój rynku oprogramowania klasy ERP będą przypominać dawne narzekania pesymistów, którzy usilnie twierdzili, że karty kredytowe w Polsce się nie przyjmą.

22 Implementacja (wdrażanie systemu) Z powodu ogromnego zakresu zastosowań w firmie, systemy oprogramowania ERP wydają się być jednymi z największych aplikacji jakie kiedykolwiek zostały napisane. Implementacja tak dużego i złożonego oprogramowania wymagała kiedyś armii analityków, programistów i użytkowników. Sytuacja zmieniła się po okresie rozwoju Internetu, który pozwolił zewnętrznym konsultantom uzyskać dostęp do komputerów firm w celu instalacji uaktualnień. Implementacja ERP bez profesjonalnej pomocy może być bardzo drogim projektem dla dużych firm, szczególnie międzynarodowych. Firmy specjalizujące się w implementacji systemów ERP mogą jednak znacznie przyspieszyć całą procedurę i zakończyć cały proces razem z testami w czasie krótszym niż sześć miesięcy. Podczas implementacji systemów ERP firmy często szukają pomocy zewnętrznych konsultantów. Konsultacje te często odbywają się na dwóch poziomach: biznesowym oraz technicznym. Konsultant biznesowy bada aktualne procesy biznesowe firmy dopasowuje je do odpowiadających im elementów systemu ERP. Innymi słowy dostosowują oni systemy ERP do potrzeb firmy. Konsultacja techniczna często zawiera tworzenie oprogramowania. Większość sprzedawców systemów ERP umożliwia modyfikację ich oprogramowania, aby dopasować swój system do potrzeb ich nowego klienta. Dostosowywanie systemów ERP może być bardzo kosztowne i skomplikowane, ponieważ wiele systemów ERP nie zostało stworzonych z myślą o dostosowywaniu do niecodziennych zastosowań. Dlatego większość organizacji implementuje tylko najlepsze, najistotniejsze dla przedsiębiorstwa elementy z zakupionego systemu ERP, a reszta działań wykonywana jest po staremu. Niektóre systemy celowo są pisane w sposób maksymalnie ogólny i dlatego ich pełna konfiguracja jest wymagana przy każdej implementacji. Obecnie istnieją także systemy oparte na stronach internetowych. Firmy z chęcią z nich korzystają, ponieważ nie wymagają one żadnej instalacji nowego oprogramowania po stronie klienta. Doskonale sprawdzają się także przy wykorzystywaniu różnych systemów operacyjnych. Do korzystania z takich systemów potrzebna jest wyłącznie przeglądarka internetowa (większość z nich jest całkowicie bezpłatna).

23 Rynek ERP oraz przykładowe produkty Według raportu biura badawczo-analitycznego DiS, rynek systemów ERP II w Polsce wykazał w 2003 roku wzrost, osiągając obrót licencjami na poziomie 60,6 mln USD. Prym na rynku wiedzie SAP (29,1%) i Oracle (22,3%). Istotną pozycję w Polsce mają także firmy IFS (8,9%), MBS (5,5%) i QAD (5,1%). Zestawienie widoczne na rysunku prezentuje sprzedaż dostawców systemów informatycznych dla przedsiębiorstw w Polsce i na świecie. Rys. 3 - zestawienie systemów ERP w Polsce (2003 r.) [%]źródło DiS

24 Rys. 4 - zestawienie systemów ERP na świecie (2003 r.) [%]źródło DiS Przykładowe produkty: SAP SPRINT SAP jest najpopularniejszym i najdłużej rozwijanym systemem informatycznym na rynku. SAP jest sprawdzony w długoletniej praktyce tysięcy firm na całym świecie, co czyni zeń jeden ze sztandarowych produktów. SPRINT (wersja systemu SAP) powstał się z potrzeby średnich firm. Jego celem jest uwzględnianie specyfiki ich organizacji i prowadzenia biznesu w konkretnej branży. SPRINT został stworzony z myślą o przedsiębiorstwach średniej wielkości (już od około 30 mln obrotów rocznie). Firmom takim potrzebne było lepsze doradztwo, które z elementów systemu będą dla nich odpowiednie. Inną popularną przeszkodą podnoszoną w trakcie rozmów były koszty i czas wdrażania systemu oraz wymagane duże zaangażowanie pracowników firmy, w której wprowadzany był system. SAP SPRINT został stworzony w taki sposób, aby ograniczyć ww. czynniki. Oracle ERP Oracle ERP to jeden zestaw oprogramowania oparty na wspólnej technologii i jednolitej budowie. Programy w tym modelu są proste i wygodne w obsłudze (użytkownik posługuje się tylko przeglądarką WWW), łatwe w administrowaniu (nie jest potrzebne aktualizowanie oprogramowania klienckiego - administrator zajmuje się tylko jedną instancję na serwerze centralnym), elastyczne (możliwe jest dostosowanie działania oprogramowania do dowolnych, zmiennych wymagań firmy kupującej. bez konieczności zmiany kodu aplikacji) oraz stosunkowo łatwe do wdrożenia (typowy czas wdrożenia modułu to od 4 do 10 miesięcy w zależności od wybranej wersji). Heuthes ISOF ISOF jest systemem ERP obsługującym i wspomagającym procesy związane ze sprzedażą zarówno detaliczną jak i hurtową. Wyposażony jest w szereg mechanizmów wspomagających szybki dostęp do potrzebnych danych, dzięki czemu obsługa sprzedaży jest sprawna i szybka. Przykładowe funkcje: DMS Zarządzanie dokumentami Sprzedaż - fakturowanie, raporty kasowe, zarządzanie cenami. Magazyn - obsługa magazynu i generowanie raportów. Logistyka - zarządzanie łańcuchem dostaw towarów i usług.

25 Rachunkowość - dekretacja, F-K, książka przychodów i rozchodów, majątek trwały, kadry i płace, zakupy, faktury obce i elektroniczne, INTRASTAT, rozrachunki, windykacja, Zarządzanie zadaniami i czasem pracy, obsługa sekretariatu. Bezpieczeństwo - ośrodki komputerowe, kopie bezpieczeństwa, ochrona transmisji w sieci, wykorzystanie tokenów kryptograficznych.

26 Koszty i opłacalność inwestycji Nie ma dobrego sposobu, aby przewidzieć koszty, ponieważ instalacja oprogramowania ma tak wiele zmiennych, takich jak: liczbę podziałów, jakie będzie udostępniać, liczbę instalowanych modułów, stopień integracji z już istniejącymi elementami systemu (np. kasy fiskalne), gotowość przedsiębiorstwa, by wprowadzić zmiany w sposobie organizacji firmy oraz specjalne życzenia klienta (dopasowania do specyfiki zastosowania). Jeżeli system ma wprowadzić głębokie zmiany i być podstawą do reorganizacji działania firmy, a także jeżeli będzie wymagać głębokiego dostosowania do zastosowań, to koszt będzie dużo większy, a implementacja będzie trwać znacznie dłużej, niż proste zastąpienie starego systemu transakcji. Istnieje metoda oszacowania kosztów instalacji, który eksperci używali przez lata, aby oszacować koszty instalacji systemu. Mówi ona, że koszty instalacji wyniosą około sześć razy tyle, ile licencja na program. Ostatnimi czasy zasada ta staje się coraz mniej dokładna, dlatego że rynek oprogramowania ERP zwolnił i sprzedawcy oferują często różnego typu zniżki, aby zachęcić potencjalnego klienta. Rys. 5 typowy rozkład kosztów wprowadzania systemu ERP wg. nowszych danych. Zakup nowoczesnego systemu informatycznego, takiego jak ERP, powinien być dla firmy inwestycją, która przynosi wymierne, mierzalne efekty finansowe. Najważniejszym wskaźnikiem jest tutaj Wskaźnik Zwrotu Inwestycji - ROI (Return of Investment). Dla przykładu: jeżeli wskaźnik ten wynosi 50%, oznacza to, że inwestycja będzie zwracać się po 50% w każdym roku. Wartości ROI podawane przez producentów są bardzo różne, np. producent systemu Vendo pisze na swojej stronie: Osiągnięcie wskażnika ROI powyżej 100% jest realne. To znaczy, że zakup i wdrożenie Vendo zwróci się w okresie krótszym niż rok.

27 Byłbym jednak sceptyczny w stosunku do takich prognoz. Wynik 30% jest dużo bardziej racjonalny i przekonujący. Należy jeszcze dodać, że dla większych firm ROI przyjmuje zazwyczaj większe wartości niż w małych firmach. Wartość ROI jest najczęściej spotykanym wskaźnikiem opłacalności. Nie jest ona jednak w stanie oddać złożoności problemu w przypadku inwestycji w ERP. Projekt wdrożeniowy jest bowiem obiektem aktywnym i w trakcie jego trwania zmienia się może wszystko. Podejmowano próby modyfikacji ROI pod kątem informatyki w ogólności, jednakże bez satysfakcjonujących efektów. Istnieją jednak metody specjalnie dedykowane rentowności inwestycji informatycznych, np. ROO (Return on Opportunity) - zwrot na wykorzystanej okazji. Rys. 6 porównanie wskaźników ROO oraz ROI Niestety, większość firm nie podaje swoich cen w Internecie, prawdopodobnie ze względu na ich szybkie zmiany, jak i dostosowywanie produktu do konkretnych wymaga klienta. Jako przykład cen może posłużyć cennik systemu ISOF. Przykładowe miesięczne opłaty abonamentowe dla jednego użytkownika w PLN ( za licencję na poszczególne moduły): Sprzedaż 18,- Magazyn 12,- Księga Przychodów i Rozchodów 24,- Finanse i Księgowość 39,- Zamówienia: - od klientów 18,- - do dostawców 36,- Majątek trwały 15,- Lista płac 30,- CRM Operacyjny 18,- DMS 27,-