E-fakturowanie w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem systemów EDI. Warszawa, 25 września 2006 roku

Transkrypt

1 E-fakturowanie w praktyce ze szczególnym uwzględnieniem systemów EDI Warszawa,

2 Uregulowanie w przepisach ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z dnia 20 lipca 2005 r.) Slajd 2

3 Dlaczego fakturowanie elektroniczne Zalety: usprawnienie obiegu dokumentów, redukcja kosztów związanych z każdąfakturą (dzięki wyeliminowaniu kosztów papieru i kosztów składowania), archiwizacja elektroniczna w postaci uporządkowanej i łatwej w obsłudze bazy danych, zmniejszenie nakładu pracy administracyjnej, automatyzacja przetwarzania danych, zmniejszenie ilości błędów towarzyszących fakturowaniu. Slajd 3

4 Jak można przesyłaće-faktury Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się(w tym udostępnia i przechowuje) przy zastosowaniu elektronicznych urządzeńdo przetwarzania (łącznie z cyfrowąkompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji: przewodowej, radiowej, technologii optycznych, innych elektromagnetycznych środków. Slajd 4

5 Jakie sąwarunki e-fakturowania Faktury mogąbyć 1.wystawiane 2.przesyłane 3.przechowywane pod warunkiem, że podatnik zagwarantuje: w formie elektronicznej autentycznośćich pochodzenia (brak możliwości podszycia sięnadawcy pod inny podmiot / innego kontrahenta oraz brak możliwości skutecznego kwestionowania przez nadawcę, że to on wystawiłi wysłałe-fakturę), integralnośćich treści (pewność, że dana e-faktura przesłana drogąelektronicznądotarła do odbiorcy w niezmienionej formie). Slajd 5

6 W jaki sposób można e-fakturować Faktury mogąbyć 1.wystawiane 2.przesyłane 3.przechowywane przy użyciu: bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocąważnego kwalifikowanego certyfikatu systemów wymiany danych elektronicznych (Electronic Data Interchange - EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentycznośćpochodzenia faktury i integralnośćdanych. Slajd 6

7 Jakie sązalety e-faktur z e-podpisem Mechanizm podpisu elektronicznego brak konieczności wdrażania złożonego systemu informatycznego, elastycznośćw dostosowaniu do specyficznych polskich wymagańprawnych, stosunkowo niewielkie koszty wdrożenia i utrzymania, co do zasady łatwośćintegracji z systemami ERP, względnie duże bezpieczeństwo przy niewielkim nakładzie środków. Slajd 7

8 Jak e-fakturowaćza pomocą e-podpisu Wykorzystanie bezpiecznego e-podpisu wiąże sięz koniecznościązakupu zestawu do składania podpisu, składającego sięzazwyczaj z: karty kryptograficznej, czytnika kart kryptograficznych, bezpiecznego podpisu elektronicznego, kwalifikowanego certyfikatu, oprogramowania do składania podpisu elektronicznego. Slajd 8

9 Jakie sąwady e-podpisu w kontekście e-faktur mało rozpowszechniona technologia, w przypadku wystawiania faktur korygujących konieczność zakupu e-podpisu zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę faktury korygującej, podpis elektroniczny jest przypisany do osoby fizycznej (koniecznośćnabycia wielu certyfikatów, aby uniknąć problemów w okresie urlopowym lub w przypadku rotacji pracowników) Slajd 9

10 Czym jest EDI EDI to elektroniczna wymiana danych - transfer biznesowej informacji transakcyjnej od komputera do komputera z wykorzystaniem standardowych, zaakceptowanych formatów komunikatu. EDI umożliwia natychmiastowe przesyłanie kontrahentom różnego rodzaju dokumentów (komunikatów) m.in. faktur, zamówień, zawiadomieńo wysyłce. Komunikaty EDI zawierająte same dane, które można znaleźć na papierowych dokumentach używanych do dokumentowania transakcji handlowych. Przykładowo mogąobejmowaćinformacje o adresie wysyłkowym i docelowym, określenie ilości i przedmiotu transakcji oraz innych dodatkowych elementów, zależnych od rodzaju transakcji, jak i branży, w której zastosowano EDI. Slajd 10

11 Jakie sązalety EDI wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych, przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych w firmach uczestniczących w wymianie, poprawienie dostępności informacji biznesowej, zmniejszenie pracochłonności procesu obiegu dokumentów. Slajd 11

12 Co o EDI mówi polskie prawo W polskim ustawodawstwie nie istniejąprzepisy, na podstawie których należałoby określaćzgodnośćsystemów stosowanych do elektronicznego przekazywania danych z założeniami EDI. Dana firma wdrażająca system / technologięelektronicznego obiegu i wymiany dokumentów z zastosowaniem standardów opartych na EDI, powinna opieraćsięna Zaleceniach Komisji Europejskiej nr 1994/820/WE, do których odwołuje się Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych. Slajd 12

13 Czym jest umowa EDI Przepisy Rozporządzenia, w przypadku stosowania systemu spełniającego założenia EDI, nakładająna kontrahentów obowiązek zawarcia umowy, na podstawie której partnerzy handlowi wprowadząmiędzy sobąelektronicznąwymianę danych. Umowa ta powinna przewidywaćstosowanie procedur, które będągwarantowały autentycznośćpochodzenia faktur oraz integralnośćdanych. Slajd 13

14 Czym jest Załącznik techniczny Zalecenia KE przewidująstworzenie załącznika technicznego (Technical Annex) do umowy EDI, w którym strony tej umowy powinny ustalićm.in.: wymogi operacyjne (sprzęt, środki komunikacji, kody zabezpieczające), sposób przetwarzania i potwierdzania odbioru wiadomości EDI, środki bezpieczeństwa, zasady przechowywania wiadomości EDI, limity czasowe, procedury przeprowadzania testów próbnych w celu monitorowania i ustalenia specyfikacji i wymogów technicznych. Slajd 14

15 Jakie sąwady EDI w kontekście e-faktur duże koszty wdrożenia, które ograniczajązastosowanie EDI do dużych i bardzo dużych firm, koniecznośćponoszenia bieżących kosztów utrzymania systemu, odwołanie do uregulowańue wobec braku odpowiednich przepisów w ustawodawstwie polskim, ograniczona elastycznośćw dostosowaniu do specyficznych polskich wymogów prawnych, koniecznośćsamodzielnego opracowania mechanizmów zapewniających bezpieczeństwo, koniecznośćprzygotowania oraz podpisania umowy EDI i załącznika technicznego przez wystawcęi odbiorcęefaktur. Slajd 15

16 Trzecia droga Znane sąnam rozwiązania eliminujące wady oraz zapewniające główne zalety fakturowania przy zastosowaniu e-podpisu oraz systemów EDI, tj.: możliwośćelastycznego dostosowania do polskich wymagań, łatwośćintegracji z systemami ERP, stosunkowo niewielkie koszty, duża skalowalność. Slajd 16

17 Jakie sąobowiązki wobec władz podatkowych E-fakturowanie jest możliwe dopiero po wyrażeniu zgody (w formie elektronicznej albo pisemnej) przez przyszłego odbiorcę e-faktur na ich otrzymywanie. W przypadku przechowywania faktur elektronicznych w innym kraju UE (przechowywanie e-faktur w krajach trzecich nie jest dozwolone) istnieje obowiązek uprzedniego poinformowania właściwych władz skarbowych o miejscu (adresie) przechowywania e-faktur. E-faktury powinny byćprzechowywane w sposób umożliwiający władzom skarbowym natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp do nich drogąelektronicznąoraz ich pobór i wydrukowanie. Dane gwarantujące autentycznośćpochodzenia i integralnośćtreści e-faktur powinny byćprzechowywane i udostępnione organom skarbowym na zasadach ustalonych dla samych e-faktur. Slajd 17

18 Jakie sąwątpliwości związane z e-fakturowaniem Czy dopuszczalna jest zmiana formatu e-faktury w trakcie jej przesyłania do systemu odbiorcy? (np. w przypadku zmiany formatu w trakcie przesyłania e-faktur np. z ODETTE na EDIFACT)? Czy można przechowywaće-fakturęw innym formacie niżzostała wystawiona i wysłana? Czy jedna ze stron umowy EDI może utrzymywaćcałość infrastruktury służącej do e-fakturowania, w tym systemy służące zarówno do wystawiania, jak i archiwizowania e-faktur? Jakie zdarzenia podatnicy powinni utożsamiaćz momentami wystawienia i otrzymania e-faktury? Slajd 18

19 Jakie sąwątpliwości związane z e-fakturowaniem W jakich sytuacjach uzasadnione jest wystawianie papierowych faktur korygujących do e-faktur? Jak w realiach systemu EDI rozwiązaćkwestięwymagalności potwierdzeńodbioru faktury korygującej? Jakie dane powinna zawieraće-faktura w kontekście polskiego prawa i VI Dyrektywy? Jakie zapisy powinny sięznaleźćw umowie EDI? Jakie dane techniczne powinny zostaćzawarte w załączniku technicznym do umowy EDI? Czy oświadczenie dostawcy rozwiązańedi wskazujące, iżdany system EDI spełnia wymogi Rozporządzania zwalnia podatników od obowiązku przygotowania i podpisania umowy EDI i załącznika technicznego? Slajd 19

20 Pytania Slajd 20

21 Kontakt Sylwia Mazurkiewicz tel. (22) Anna Juszczyk tel. (22) PawełHulewicz tel. (22) Slajd 21