Protokół kontroli w Urzędzie Gminy Gromnik Gromnik, ul. Witosa 2

Transkrypt

1 MAŁOPOLAKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Krakowie Wydział Nadzoru Prawnego i Kontroli WN.III Protokół kontroli w Urzędzie Gminy Gromnik Gromnik, ul. Witosa 2 z kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w dniach od 16 do 20 maja 2011 r. Przedmiotem kontroli było rozliczenie wydatków dokonanych w ramach dotacji celowych udzielonych w 2010 r. na zadania z zakresu pomocy materialnej dla uczniów. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. Kontrola w Urzędzie Gminy Gromnik została przeprowadzona przez: - Grzegorza Gach starszego inspektora w Wydziale Nadzoru Prawnego i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnienia nr 89/10 z 11 maja 2011 r. - Katarzynę Grabowską specjalistę w Kuratorium Oświaty w Krakowie na podstawie upoważnienia nr 91/11 z 11 maja 2011 r. - Martę Wadowską-Sarnek starszego specjalistę w Kuratorium Oświaty w Krakowie na podstawie upoważnienia nr 90/11 z 11 maja 2011 r. Ostatnia kontrola przeprowadzona była w tutejszym urzędzie gminy przez pracowników Wydziału Nadzoru Prawnego i Kontroli przy współudziale pracownika Wydziału Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniach od 18 do 22 października 2010 r. i dotyczyła wykorzystania środków dotacji na zadania związane z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 r. W dniu r. Wojewoda Małopolski pismem znak WN.III przesłał wystąpienie pokontrolne do Wójta Gminy. Wójt Gminy pismem znak SG-0911/5/10 z dnia r. przekazał Wojewodzie informację o podjętych działaniach mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości. W okresie objętym kontrolą: - Wójtem Gminy Gromnik był i nadal pełni tą funkcję Pan Bogdan Stasz wybrany na to stanowisko w wyniku bezpośrednich wyborów w dniu 12 listopada 2006 r. (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Gromniku), - Skarbnikiem Gminy jest Pani Stanisława Wrona, powołana na to stanowisko Uchwałą Nr VII/61/99 Rady Gminy Gromnik z dnia 30 czerwca 1999 r. W toku kontroli wyjaśnienia udzielali: - Pani Stanisława Wrona Skarbnik Gminy, - Pani Magdalena Pichner Kierownik Administracji Szkół i Przedszkoli Samorządowych 1

2 - Pani Mariola Chorabik Główny Księgowy Administracji Szkół i Przedszkoli Samorządowych - Pani Augustyn Bernadetta podinspektor ds. świadczeń rodzinnych i socjalnych oraz inni pracownicy w miarę potrzeb. Ustalenia kontroli zostały ujęte według tematyki: I. Uregulowania wewnętrzne Urzędu Gminy Gromnik w zakresie przyznawania świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym. II. Organizacja przyjmowania wniosków o przyznanie stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego oraz sposób ustalania ich wysokości. III. Uregulowania wewnętrzne Urzędu Gminy Gromnik w zakresie udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników szkolnych Rządowy program pomocy uczniom w 2010 r. Wyprawka szkolna. IV. Wykorzystanie dotacji celowych przyznanych na dofinansowanie zakupu podręczników oraz na wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych dla uczniów. I. Uregulowania wewnętrzne Gminy Gromnik w zakresie przyznawania świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym W okresie objętym kontrolą tj. roku budżetowym 2010 (II półrocze roku szkolnego 2009/2010 oraz I półrocze roku szkolnego 2010/2011) w Gminie Gromnik obowiązywał Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Gromnik, uchwalony Uchwałą Rady Gminy Gromnik Nr XXI/155/05 z dnia 3 marca 2005 r. w sprawie uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik (Dz. Urz. Województwa Małopolskiego Nr 319, poz z dnia r.) (dalej: regulamin uchwalony Uchwałą Nr XXI/155/05 z póź. zm.) zmieniony Uchwałami: - Nr XXX/245/06 z dnia 30 czerwca 2006 r. o zmianie uchwały w sprawie uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik (Dz. Urz. Województwa Małopolskiego Nr 511, poz z dnia r.); - Nr III/8/06 z dnia 29 grudnia 2006 r. o zmianie uchwały w sprawie uchwalenia regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik (Dz. Urz. Województwa Małopolskiego Nr 152, poz z dnia r.), oraz nowy Regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik: - Nr XXXVI/270/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. w sprawie regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik (Dz. Urz. Województwa Małopolskiego Nr 355, poz z dnia 12 lipca 2010 r.) (dalej: regulamin uchwalony Uchwałą Nr XXXVI/270/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r.). [Dowód akta kontroli, str.: 3-68] W regulaminach tych określono m. in.: - sposób ustalania wysokości stypendium szkolnego, - formy, w jakich udziela się stypendium szkolnego, - tryb i sposób udzielania stypendium szkolnego, - tryb i sposób udzielania zasiłku szkolnego w zależności od zdarzenia losowego, 2

3 spełniając tym samym przesłanki wynikające z art. 90f ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.), (dalej: ustawa o systemie oświaty). II. Organizacja przyjmowania wniosków o przyznanie stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego oraz sposób ustalania ich wysokości Wnioski o przyznanie pomocy materialnej o charakterze socjalnym składane są w Urzędzie Gminy Gromnik w terminach przewidzianych w art. 90n ust. 6 i 7 oraz 90e ust. 4 ustawy o systemie oświaty. Wysokość dochodu na osobę w rodzinie ucznia ustalana w oparciu o art. 8 ust ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) (dalej: ustawa o pomocy społecznej) decyduje o wysokości stypendium szkolnego. W II półroczu roku szkolnego 2009/2010, zgodnie z 7 ust. 1 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXI/155/05 z póź. zm. wysokość przyznawanego stypendium szkolnego kształtowała się następująco: - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia wynosiły do 150,00 zł, to wysokość stypendium szkolnego mieściła się w przedziale kwotowym od 85,00 zł do 200% kwoty, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. Nr 228, poz z późn. zm.), (dalej: ustawa o świadczeniach rodzinnych) I próg dochodowy; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia wynosiły powyżej 150,00 zł do 250,00 zł, to wysokość stypendium szkolnego mieściła się w przedziale kwotowym od 65,00 zł do 84,00 zł - II próg dochodowy; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia wynosiły powyżej 250,00 zł do miesięcznej wysokości dochodu na osobę w rodzinie określonej w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (351,00 zł), to wysokość stypendium szkolnego mieściła się w przedziale od 80% kwoty, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych do 64,00 zł - III próg dochodowy. W związku z tym, że kwota, o której mowa w art. 6 ust.2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych: - do dnia 31 października 2009 r. wynosiła 64,00 zł zgodnie z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie wysokości dochodu albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. Nr 130, poz. 903); - od dnia 1 listopada 2009 r. wynosi 91,00 zł zgodnie z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2009 r. w sprawie wysokości dochodu albo dochodu osoby uczącej się stanowiących podstawę ubiegania się o zasiłek rodzinny oraz wysokości świadczeń rodzinnych (Dz. U. Nr 129, poz. 1058) należało dokonać stosownych zmian 7 ust. 1 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXI/155/05 z póź. zm., czego dokonano dopiero Uchwałą Nr XXXVI/270/10 Rady Gminy Gromnik z dnia 29 kwietnia 2010 r. opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Województwa Małopolskiego Nr 355, poz z dnia 12 lipca 2010 r. Zgodnie z 4 ust. 2 niniejszej uchwały weszła ona w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. 3

4 W 29 ust. 2 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXI/155/05 z póź. zm. ustalono wysokość zasiłku szkolnego uzależniając ją od wysokości dochodu na osobę w rodzinie i tak: - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia mieściły się w kryterium dochodowym na osobę w rodzinie określonym w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (351,00 zł), to wysokość zasiłku szkolnego wynosiła do 280 zł; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia przekraczały kryterium dochodowe na osobę, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (351,00 zł) i wynosiły do 500,00 zł, to wysokość zasiłku szkolnego wynosiła do 190 zł; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia przekraczały kwotę 500,00 zł, to wysokość zasiłku szkolnego wynosiła do 140,00 zł. Jak wynika z zestawienia przedstawionego kontrolującym w II półroczu roku szkolnego 2009/2010 o stypendium szkolne ubiegało się 480 uczniów, w tym: - przyznano świadczenie 448 uczniom; - odmówiono prawa do ubiegania się o stypendium szkolne 27 uczniom ze względu na przekroczenie kryterium dochodowego na osobę w rodzinie określonego art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej; - pozostawiano bez rozpatrzenia jeden wniosek ze względu na śmierć ucznia; - 4 uczniom wstrzymano od stycznia do czerwca 2010 r. decyzję o przyznaniu stypendium szkolnego ze względu na utratę statusu ucznia. Przyznano stypendia szkolne w następującej wysokości: - w I progu dochodowym - 82 uczniom stypendium szkolne w okresie od stycznia do czerwca 2010 r. w wysokości 417 zł; - w II progu dochodowym uczniom stypendium szkolne w okresie od stycznia do czerwca 2010 r. w wysokości 340 zł; - w III progu dochodowym uczniom stypendium szkolne w okresie od stycznia do czerwca 2010 r. w wysokości 270 zł; [Dowód akta kontroli str.: 67-86] W I półroczu roku szkolnego 2010/2011, zgodnie z 7 ust. 1 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXXVI/270/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. wysokość przyznawanego stypendium szkolnego kształtowała się następująco: - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia wynosiły do 200,00 zł, to maksymalna miesięczna wysokość stypendium szkolnego wynosiła 200% kwoty, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych I próg dochodowy; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia wynosiły powyżej 200,00 zł do kwoty określonej w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej to maksymalna miesięczna wysokość stypendium szkolnego wynosiła 150% kwoty, o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych II próg dochodowy. Wysokość zasiłku szkolnego określają zapisy 26 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXXVI/270/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. Uzależniona była ona od rodzaju zdarzenia losowego oraz od sytuacji dochodowej ucznia: - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia mieściły się w kryterium dochodowym określonym w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (351,00 zł), 4

5 to maksymalna jednorazowa wysokość zasiłku szkolnego stanowiła pięciokrotność kwoty o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych; - jeżeli dochody miesięczne na osobę w rodzinie ucznia przekraczały kryterium dochodowe określone w art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej (351,00 zł), to maksymalna jednorazowa wysokość zasiłku szkolnego stanowiła czterokrotność kwoty o której mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych. Jak wynika z zestawienia przedstawionego kontrolującym w I półroczu roku szkolnego 2010/2011 o stypendium szkolne ubiegało się 451 uczniów, w tym: - przyznano świadczenie 387 uczniom; - odmówiono prawa do ubiegania się o stypendium szkolne 64 uczniom ze względu na przekroczenie kryterium dochodowego na osobę w rodzinie określonego art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o pomocy społecznej; W poszczególnych progach dochodowych przewidzianych w 7 ust. 1 regulaminu uchwalonego Uchwałą Nr XXXVI/270/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. przyznano stypendia szkolne w następującej wysokości: - w I progu dochodowym uczniom stypendium szkolne w okresie od września do grudnia 2010 r. w wysokości 273 zł; - w II progu dochodowym uczniom stypendium szkolne w okresie od września do grudnia 2010 r. w wysokości 184 zł oraz 5 uczniom w okresie od października do grudnia 2010 r. w wysokości 145 zł. [Dowód akta kontroli str.: ] Ustalone wysokości stypendiów szkolnych w okresie podlegającym kontroli nie spełniały przesłanek wynikających z art. 90d ust. 9 ustawy o systemie oświaty, z którego wynika wyraźnie, iż stypendium szkolne nie może być niższe miesięcznie niż 80% kwoty zasiłku rodzinnego, o którym mowa w ustawie o świadczeniach rodzinnych. Kwota stypendium szkolnego przyznana na okres ustalony w decyzji, w przeliczeniu na miesiące musi odpowiadać minimalnej kwocie określonej ustawowo. Niedopuszczalna jest bowiem sytuacja, gdy stypendium szkolne przyznawane jest na cały możliwy okres a wysokość stypendium w przeliczeniu na miesiące jest mniejsza niż miesięczne minimum. Kwota przyznanego stypendium, po podzieleniu przez liczbę miesięcy, na które je przyznano, nie może dać kwoty niższej niż 80% kwoty zasiłku rodzinnego, obowiązującego w danym okresie (tj. w 2010 r. 91 zł x 80% = 72,80 zł). W związku z zaistniałą sytuacją poproszono o wyjaśnienia, jakie czynniki brane były pod uwagę przy ustalaniu takich wysokości stypendiów szkolnych. Z wyjaśnień Wójta Gminy wynika, iż cyt.: Sposób ustalania wysokości przyznanych kwot stypendiów szkolnych w czerwcu i grudniu 2010 r. wynika z rozumienia art. 90d ust. 10 i ust. 11 ustawy o systemie oświaty oraz 13 regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Gromnik. Powyższe przepisy stanowią, że stypendium szkolne jest przyznawane na okres nie krótszy niż miesiąc, nie dłuższy niż 10 miesięcy w danym roku szkolnym. Stypendium szkolne wypłacane jest miesięcznie lub jednorazowo. Jeżeli forma stypendium tego wymaga, stypendium szkolne może być realizowane w okresach innych niż miesięczne lub jednorazowo. Przytoczone przepisy dawały możliwość przyznania stypendium szkolnego jednorazowo w wysokości innej niż ustalona miesięcznie. Decyzje o wysokości stypendiów szkolnych podejmuje Wójt Gminy. Kwoty ustalane są w jednakowej wysokości dla poszczególnych grup dochodowych w ramach posiadanych kwot dotacji i środków własnych na pomoc materialną dla uczniów. Z uwagi na ograniczoną wysokość środków zabezpieczonych w budżecie na wypłatę pomocy materialnej dla uczniów nie było możliwości 5

6 przyznania uczniom stypendiów miesięcznie na okres od stycznia do czerwca 2010 r. oraz na okres od września do grudnia 2010 r. Ponadto wysokość stypendiów ustalana była w takiej wysokości, aby wykorzystać całą kwotę zaplanowaną w budżecie na ten cel. Nie wniesiono w 2010 r. żadnych odwołań od decyzji w sprawie przyznania stypendium szkolnego. W art. 90d ust. 11 ustawy o systemie oświaty określono, że jeżeli forma stypendium szkolnego tego wymaga, stypendium szkolne może być realizowane w okresach innych niż miesięczne lub jednorazowo, przy czym zaznaczyć należy, że powyższe sformułowanie dotyczy sposobu realizacji przyznanego świadczenia, a nie kwestii ustalenia jego wysokości. Nie ma bowiem konieczności wypłaty stypendiów w terminach miesięcznych, może być wypłacane również kwartalnie, jednorazowo, czy też w miarę dostarczania rachunków przez stronę. [Dowód akta kontroli, str.: ] Pomoc materialna o charakterze socjalnym w formie zasiłku szkolnego W okresie objętym kontrolą w Gminie Gromnik nie przyznano pomocy materialnej o charakterze socjalnym w formie zasiłku szkolnego, co potwierdził stosownym wyjaśnieniem Pan Bogdan Stasz - Wójt Gminy Gromnik. [Dowód akta kontroli, str.: 104] Pomoc materialna o charakterze socjalnym w formie stypendium szkolnego II półrocze roku szkolnego 2009/2010 okres styczeń czerwiec 2010 r. Kontrolą objęto następujące sprawy: Znak sprawy: 9120/2-6, 93-98, , , , 257, , , /09 Zakwestionowano wysokość przyznanego stypendium, co opisano w części II niniejszego protokołu. Ponadto ze względu na wątpliwości w kwestii ustalenia wysokości dochodu na osobę w rodzinie w niektórych przypadkach poproszono o wyjaśnienia. W sprawach znak: 9120/ /09, 9120/ /09, 9120/ /09, 9120/2-6/09, 9120/ /09, 9120/93-98/09, 9120/257/09 w aktach spraw znaleziono niepotwierdzone stosownym dokumentem informacje o wysokości świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej pobieranych przez rodziny. Otrzymano wyjaśnienie Wójta Gminy Gromnik, iż cyt.: Pracownik prowadzący obsługę stypendiów szkolnych zajmuję się również obsługą świadczeń rodzinnych i posiada dostęp do list wypłat, z których była sprawdzana poprawność podanej we wniosku wysokości pobranych świadczeń rodzinnych. Kontrolujący przyjęli złożone w tej kwestii wyjaśnienia, zaznaczając jednocześnie, że wszelkie ustalenia poczynione w trakcie dokonywania czynności administracyjnych, a prowadzące do rzetelnej oceny sytuacji mającej wpływ na zasadność przyznanego świadczenia, powinny zostać udokumentowane poprzez stosowne adnotacje lub notatki urzędowe potwierdzone podpisem i pieczęcią osoby je sporządzającej. [Dowód akta kontroli, str.: 103, ]. 6

7 I półrocze roku szkolnego 2010/ okres wrzesień - grudzień 2010 r. Kontrolą objęto następujące sprawy: Znak sprawy: 9120/37, 52-53, 55-56, , , 199, 369, , 431, , /10 W tym okresie zakwestionowano wyłącznie wysokość przyznanego stypendium, co opisano w części II niniejszego protokołu. Wszystkie sprawy poddane kontroli nie wykazały innych nieprawidłowości. II. Uregulowania wewnętrzne Gminy Gromnik w zakresie udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników szkolnych oraz wypłaty uczniom zasiłku powodziowego na cele edukacyjne Rządowy program pomocy uczniom w 2010 r. Wyprawka szkolna oraz wypłaty uczniom zasiłku powodziowego na cele edukacyjne Zgodnie z 3 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników oraz wypłaty uczniom zasiłku powodziowego na cele edukacyjne (Dz. U. z 2010 r. Nr 95 poz. 612, z późn. zm.) (dalej: rozporządzenie w sprawie zakupu podręczników oraz wypłaty zasiłku powodziowego) wniosek o przyznanie dofinansowania zakupu podręczników składa się w terminie ustalonym odpowiednio przez wójta gminy. Jak wynika z pisemnych wyjaśnień Pani Magdaleny Pichner Kierownika Administracji Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Gromniku cyt. : Po opublikowaniu Rozporządzenia ( ) poinformowano dyrektorów szkół o obowiązku zebrania kompletnych wniosków od rodziców uczniów objętych powyższą pomocą w terminie do dnia r. Ponadto nadmieniam, że dyrektorzy poinformowali rodziców uczniów uczęszczających do szkół na terenie gminy o warunkach udzielania pomocy: na zebraniach, poprzez ogłoszenia powieszone na drzwiach wejściowych do szkół, na stronach internetowych szkół oraz ogłoszenia czytane w kościołach po nabożeństwach. [Dowód akta kontroli, str.: ] Zgodnie z harmonogramem realizacji programu w zakresie dofinansowania zakupu podręczników, stanowiącym załącznik do Uchwały Nr 76/2010 Rady Ministrów z dnia 28 maja 2010 r. oraz w odpowiedzi na pismo Kuratorium Oświaty w Krakowie znak: ZFK.GW.0324/2/2010 z dnia 1 września 2010 r. przesłano pismem z dnia 10 września 2010 r. informację o liczbie uczniów uprawnionych do uzyskania pomocy w roku 2010 w Gminie Gromnik. Liczba uczniów zakwalifikowanych do programu Wyprawka szkolna, kształtowała się następująco: - pomoc na podstawie kryterium dochodowego 130 uczniów, - pomoc poza kryterium dochodowym 24 uczniów, - pomoc dla uczniów niepełnosprawnych 26 uczniów. [Dowód akta kontroli, str.: ] Sprawozdaniem z realizacji Rządowego programu pomocy uczniom w 2010 r. Wyprawka szkolna przesłanym do Kuratorium Oświaty w Krakowie pismem z dnia 23 listopada 2010 r. wykazano liczbę uczniów, którzy ostatecznie skorzystali z Programu. Kształtowała się ona następująco: - pomoc z kryterium dochodowego 124 uczniów, 7

8 - pomoc poza kryterium dochodowym 27 uczniów, - pomoc dla uczniów niepełnosprawnych 2 uczniów. [Dowód akta kontroli, str.: ] Spośród 5 szkół realizujących Rządowy program pomocy uczniom w 2010 r. Wyprawka szkolna kontrolą objęto 2 następujące szkoły: - Szkoła Podstawowa w Rzepienniku Marciszewskim; - Zespół Szkół w Chojniku. Szkoła Podstawowa w Rzepienniku Marciszewskim Jak wynika z protokołu nr 2/2010 Komisji ds. pomocy materialnej dla uczniów Szkoły Podstawowej w Rzepienniku Marciszewskim zakwalifikowano 6 wniosków do przyznania dofinansowania w formie wyprawki szkolnej z kryterium dochodowego. Wszystkie wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie. 1. Zespół Szkół w Chojniku Uchwałą nr 1/2010/2011 z dnia 10 września 2010 r. Komisja do Spraw Socjalnych w Zespole Szkół w Chojniku wystąpiła z wnioskiem do Wójta Gminy Gromnik o zwrot kosztów zakupu podręczników dla 24 uczniów, w tym: - na podstawie 2 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zakupu podręczników oraz wypłaty zasiłku powodziowego (pomoc z kryterium dochodowego) dla 18 uczniów, - na podstawie 2 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zakupu podręczników oraz wypłaty zasiłku powodziowego w związku z art. 7 ustawy o pomocy społecznej (pomoc poza kryterium dochodowym) dla 6 uczniów. Wszystkie wnioski zostały rozpatrzone pozytywnie. Podczas dokonywania czynności kontrolnych wykazano następujące nieprawidłowości: Wyprawka szkolna dla ucznia III klasy szkoły podstawowej Tomasza C. Do wniosku z dnia 26 maja 2010 r. dołączano dokumenty potwierdzające wysokość dochodu na osobę w rodzinie ucznia, w tym m.in. zaświadczenie Wójta Gminy Gromnik potwierdzające wysokość świadczeń rodzinnych otrzymywanych przez rodzinę dotyczące miesiąca maja 2010 r. Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej za dochód uznaje się sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku lub w przypadku utraty dochodu z miesiąca, w którym wniosek został złożony, zatem w tym przypadku należało ustalić dochód za miesiąc kwiecień 2010 r. Kontrolujący poprosili o wyjaśnienia w tej sprawie Panią Bernadetę Klimczak Dyrektora Zespołu Szkół w Chojniku. Do akt sprawy dołączono potwierdzenie działu świadczeń rodzinnych Urzędu Gminy Gromnik, z którego wynika, że wysokość świadczeń rodzinnych wypłaconych wnioskodawczyni w kwietniu 2010 r. nie uległa zmianie. [Dowód akta kontroli, str.: , ] Wyprawka szkolna dla ucznia II klasy gimnazjum Kamila M. Do wniosku z dnia 29 kwietnia 2010 r. dołączano dokumenty potwierdzające wysokość dochodu na osobę w rodzinie ucznia, w tym m.in. zaświadczenie Wójta Gminy Gromnik potwierdzające wysokość świadczeń rodzinnych otrzymywanych przez rodzinę dotyczące miesiąca kwietnia 2010 r. oraz przekaz pocztowy potwierdzający pobranie renty przez wnioskodawczynię w miesiącu kwietniu 2010 r. Zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy 8

9 społecznej za dochód uznaje się sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku lub w przypadku utraty dochodu z miesiąca, w którym wniosek został złożony, zatem w tym przypadku należało ustalić dochód za miesiąc marzec 2010 r. Kontrolujący poprosili o wyjaśnienia w tej sprawie Panią Bernadetę Klimczak Dyrektora Zespołu Szkół w Chojniku. Do akt sprawy dołączono: - potwierdzenie działu świadczeń rodzinnych Urzędu Gminy Gromnik, z którego wynika, że wysokość świadczeń rodzinnych wypłaconych wnioskodawczyni w marcu 2010 r. nie uległa zmianie; - kopię decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzającą wysokość pobieranej renty przez matkę ucznia, która w miesiącu marcu 2010 r. wynosiła tę samą kwotę jak w miesiącu kwietniu 2010 r. [Dowód akta kontroli, str.: , ] Ponadto we wnioskach dotyczących: - Julii K. - uczennicy I klasy Szkoły Podstawowej w Rzepienniku Marciszewskim; - Daniela K. - ucznia II klasy Szkoły Podstawowej w Rzepienniku Marciszewskim; - Mateusza K. - ucznia III klasy Szkoły Podstawowej w Rzepienniku Marciszewskim; - Tadeusza D. - ucznia III klasy Szkoły Podstawowej w Rzepienniku Marciszewskim; - Szymona S. ucznia III klasy Szkoły Podstawowej w Zespole Szkół w Chojniku; - Dawida S. ucznia II klasy Gimnazjum w Zespole Szkół w Chojniku; - Jana K. ucznia I klasy Szkoły Podstawowej w Zespole Szkół w Chojniku; - Klaudii K. - uczennicy II klasy Gimnazjum w Zespole Szkół w Chojniku kontrola wykazała, że sytuacja materialna rodziców uczniów nie została jednoznacznie wyjaśniona. W związku z powyższym poproszono Dyrektorów Szkół o wyjaśnienia w tej sprawie, z których wynika, że ze względu na małą społeczność lokalną i dobrą znajomość poszczególnych rodzin uczniów nie przyjmowano dodatkowych oświadczeń do wniosków, w szczególności dotyczących matek uczniów, które na co dzień zajmują się wychowywaniem dzieci i nie są czynne zawodowo. Pamiętać jednak należy, że wszelkie ustalenia poczynione w trakcie dokonywania czynności administracyjnych, a prowadzące do rzetelnej oceny sytuacji mającej wpływ na zasadność przyznanego świadczenia, powinny zostać udokumentowane poprzez stosowne adnotacje lub notatki urzędowe. [Dowód akta kontroli, str.: , 423, ]. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że wnioski złożone w szkołach przez rodziców nie posiadały daty wpływu, co ma istotne znaczenie, gdyż ustalenia wysokości dochodu dokonuje się w myśl art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej tj. jako sumę miesięcznych przychodów z miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. IV. Wykorzystanie dotacji celowych przeznaczanych na dofinansowanie zakupu podręczników oraz na wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych dla uczniów. Na dofinansowanie zakupu podręczników oraz wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych Urząd Gminy w Gromniku otrzymał w 2010 roku dotację celową w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale Pomoc materialna dla uczniów, 2030 dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) w łącznej wysokości ,00 zł. w tym : - kwota zł - przeznaczona na dofinansowanie wypłaty stypendiów szkolnych, - kwota ,00 zł przeznaczona na dofinansowanie zakupów podręczników. 9

10 Zadania były realizowane przez: - stypendia szkolne Urząd Gminy Referat Świadczeń Rodzinnych - zakup podręczników Administracja Szkół i Przedszkoli Samorządowych Wykorzystanie dotacji przeznaczonej na wypłatę stypendiów i zasiłków szkolnych. Zadanie ujęte w budżecie zadaniowym na 2010 rok: Funkcja 3. Działalność edukacyjna, wychowawcza i opiekuńcza państwa. Zadnie 3.2. Zapewnienie powszechności kształcenia. Podzadanie Wsparcie procesu kształcenia dzieci i młodzieży z rodzin będących w trudnej sytuacji życiowej i z terenów wiejskich. Dotacja otrzymana kwota ,00 zł Dotacja wykorzystana kwota ,00 zł Zgodnie z umową nr 40/10 zawartą w dniu 8 kwietnia 2010 roku pomiędzy Kuratorium Oświaty reprezentowanym przez Małopolskiego Kuratora Oświaty, a Gminą Gromnik reprezentowaną przez Wójta Gminy ustalono wysokość dotacji celowej na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym w kwocie ,00 zł co stanowi 80% wartości zadania. Pozostałe 20% środków stanowią środki własne Gminy. Aneksem nr 1/10 z 19.X.2010 r. zwiększono przyznaną dotację celową o kwotę ,00 zł. co dało łącznie kwotę przyznanej dotacji w wysokości ,00 zł. Środki dotacji zostały przyznane w dziale 854 Edukacyjna opieka wychowawcza rozdział Pomoc materialna dla uczniów następującymi zarządzeniami Wojewody Małopolskiego o numerach: - 80/10 z dnia 24 marca 2010r. kwota ,00 zł. i wprowadzona do budżetu gminy zarządzeniem nr 267/10 Wójta Gminy Gromnik z dnia 31 marca 2010 r., - 476/10 z dnia 14 października 2010 r. kwota zł. i wprowadzona do budżetu gminy zarządzeniem nr 348/10 Wójta Gminy Gromnik z dnia 20 października 2010 r. Środki własne na realizację wypłaty stypendiów i zasiłków szkolnych gmina zabezpieczyła w budżecie, w wysokości ogółem ,00 zł. i tak: - kwotę ,00 zł Uchwałą Budżetową Nr XXXIII/251/10 z dnia 29 stycznia 2010 r. - kwotę ,00 zł Uchwałą Rady Nr XXXVI/272/10 z dnia 29 kwietnia 2010 r. - kwotę ,00 zł Uchwałą Rady Nr XL/306/10 z dnia 28 października 2010 r. - kwotę 581,00 zł Zarządzeniem Wójta Gminy Nr 1/10 z dnia 10. grudnia 2010 r. Zgodnie z 2 Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 22 lutego 2005 r. w sprawie terminów przekazywania dotacji celowej gminom na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz sposobu ustalania wysokości tej dotacji (Dz. U. Nr 36, poz. 319) środki na dofinansowanie dotowanego zadania przekazano w transzach na rachunek Urzędu Gminy, przelewami w dniach: r. kwota ,00 zł, WB nr 70, r. kwota ,00 zł, WB nr 89, r. kwota ,00 zł, WB nr 110, r. kwota ,00 zł WB nr 219, r. kwota ,00 zł, WB nr 222, r. kwota ,00 zł, WB nr 244. Urząd Gminy Gromnik przesłał w dniu 05 stycznia 2011 r. do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego rozliczenie z wykorzystania dotacji przyznanej na wypłatę świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów w okresie styczeń-grudzień 2010 r 10

11 W roku 2010 zgodnie z ewidencją księgową oraz dokumentacją źródłową gmina wydatkowała w dziale 854 rozdziale na realizację świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym ( wypłata stypendiów ) środki w wysokości ogółem ,00 zł w tym : - środki dotacji celowej kwota ,00 zł ( co stanowi 79,79 % kwoty ogółem ) - środki własne gminy kwota ,00 zł ( co stanowi 20,21 % kwoty ogółem ) Za okres od stycznia do czerwca 2010 r. wypłacono: - stypendia szkolne na kwotę ogółem 145,054,00 zł dla 448 uczniów w tym ze środków : dotacji celowej kwota ,00 zł środki własne gminy kwota ,00 zł Za okres od września do grudnia 2010 r. wypłacono: - stypendia szkolne na kwotę ogółem ,00 zł dla 387 uczniów w tym ze środków : dotacji celowej kwota ,00 zł środki własne gminy kwota ,00 zł Wypłaty przyznanych kwot stypendiów realizowane są przez gminę w kasie urzędu na podstawie list za pisemnym potwierdzeniem. Kontroli poddano prawidłowość wypłat stypendiów szkolnych w roku Wypłata stypendiów za okres od stycznia do czerwca 2010 r. Wpłynęło 480 wniosków o przyznanie stypendium, pozytywnie rozpatrzono 448 i wydano decyzje przyznające i 32 decyzje odmowne ( powód przekroczenie progu dochodowego ). Dow lista Nr 1/2010 z dnia r. na kwotę ,00 zł Dow.799 lista Nr 2/2010 z dnia r. na kwotę ,00 zł Raport kasowy nr 1/15 za okres od 14 do r. poz. 16 i 23 na łączną kwotę ,00 zł ( wypłata w dniu r. ) Wypłata stypendiów za okres od września do grudnia 2010 r. Wpłynęło 451 wniosków przyznanie stypendium, pozytywnie rozpatrzono 387 i wydano decyzje przyznające i 64 decyzje odmowne ( powód przekroczenie progu dochodowego ). Dow.1983 lista Nr 3/2010 z dnia r. na kwotę ,00 zł Raport kasowy nr 1/66 za okres od 23 do r. poz. 5 ( wypłata w dniu r. Dowody ( listy wypłat ) objęte kontrolą spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm. ) sprawdzone są pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. W kontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontroli poddano również zgodność dokonanych wypłat stypendiów szkolnych z wydanymi decyzjami z grudnia.2010 r. o numerach: /127/10 na kwotę 273,00 zł /369/10 na kwotę 273,00 zł /437/10 na kwotę 273,00 zł /55/10 na kwotę 273,00 zł /56/10 na kwotę 273,00 zł 11

12 - 9120/52/10 na kwotę 184,00 zł /53/10 na kwotę 184,00 zł /431/10 na kwotę 184,00 zł /451/10 na kwotę 145,00 zł /450/10 na kwotę 145,00 zł /449/10 na kwotę 145,00 zł /199/10 na kwotę 184,00 zł /413/10 na kwotę 184,00 zł /414/10 na kwotę 184,00 zł /415/10 na kwotę 184,00 zł Oraz decyzje z maja 2010 r. o numerach: /241/09 na kwotę 270,00 zł /242/09 na kwotę 270,00 zł /243/09 na kwotę 270,00 zł /2/09 na kwotę 270,00 zł /3/09 na kwotę 270,00 zł /4/09 na kwotę 270,00 zł /5/09 na kwotę 270,00 zł /6/09 na kwotę 270,00 zł /415/09 na kwotę 340,00 zł /416/09 na kwotę zł /417/09 na kwotę 340,00 zł /344/09 na kwotę 340,00 zł /345/09 na kwotę 340,00 zł /346/09 na kwotę 340,00 zł /347/09 na kwotę 340,00 zł /348/09 na kwotę 340,00 zł W badanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. Wykorzystanie dotacji przeznaczonej na zakup podręczników Wyprawka szkolna Zadanie ujęte w budżecie zadaniowym na 2010 rok: Funkcja 3. Działalność edukacyjna, wychowawcza i opiekuńcza państwa. Zadanie 3.5. Wsparcie procesów nauczania. Podzadanie Udzielanie uczniom pomocy o charakterze edukacyjnym realizacja programów finansowych z rezerw celowych. Dotacja otrzymana kwota ,00 zł Dotacja wykorzystana - kwota ,64 zł Dotacja zwrócona kwota ,36 zł Zarządzeniem Nr 319/10 Wojewody Małopolskiego z dnia 9 lipca 2010 r. przyznana została dla Gminy Gromnik dotacja celowa w dziale 854, rozdziale 85415, 2030 w kwocie ,00 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów, zgodnie z Uchwałą Rady Ministrów nr 57/2009 z 27 kwietnia 2009 r. w sprawie Rządowego programu pomocy uczniom w 2009 r. Wyprawka szkolna. 12

13 Dotacja została wprowadzona do budżetu Gminy Zarządzeniem Nr 319/10 Wójta Gminy Gromnik z dnia 22 lipca 2010 r. Dotacja została wprowadzona po stronie dochodów w dziale 854, rozdziale 85415, 2030 natomiast po stronie wydatków w dziale 854, rozdziale 85415, Środki na dofinansowanie realizacji programu zostały przekazane przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Finansów i Budżetu na rachunek Urzędu Gminy w dniu r. WB nr 167, na kwotę ,00 zł. Zwrot niewykorzystanej dotacji w wysokości ,36 zł nastąpił w dniu 24 listopada 2010 r. WB nr 234. Pomocą w formie dofinansowania zakupu podręczników objęto łącznie 153 uczniów, z czego 124 uczniów zostało zakwalifikowanych zgodnie z kryterium dochodowych (tj. miesięczna wysokość dochodu na osobę w rodzinie ucznia nie przekracza kwoty 351,00 zł), 27 uczniów poza kryterium dochodowym (w ramach 10 % uczniów, którzy mogli nie spełniać kryterium dochodowego programu ) oraz 2 uczniów ( na podstawie 2 pkt2 ) Dofinansowanie kosztów zakupu podręczników wyniosło: - do kwoty 150,00 zł dla uczniów klas I i II szkoły podstawowej, - do kwoty 170,00 zł dla uczniów klasy III szkoły podstawowej, - do kwoty 280,00 zł dla uczniów klasy I gimnazjum. Dofinansowanie kosztów zakupu podręczników po przedłożeniu dowodu zakupu (faktur VAT, rachunków za zakup podręczników) do wysokości wartości pomocy, było wypłacane rodzicom uczniów na podstawie list za potwierdzeniem przez szkoły lub w formie przelewu na konta osobiste. Na podstawie ewidencji księgowej oraz dokumentacji źródłowej ustalono, że z tej formy pomocy skorzystała następująca liczba uczniów w poszczególnych klasach: - Szkoły Podstawowe klasa I: zgodnie z kryterium dochodowym 28 uczniów na kwotę ogółem 4.753,75 zł, poza kryterium dochodowym 8 uczniów na kwotę ogółem 1.359,10 zł. - Szkoła Podstawowa klasa II: zgodnie z kryterium dochodowym 30 uczniów na kwotę ogółem 5.100,00 zł, poza kryterium dochodowym 4 uczniów na kwotę ogółem 680,00 zł. - Szkoła Podstawowa klasa III: zgodnie z kryterium dochodowym 27 uczniów na kwotę ogółem ,00 zł, poza kryterium dochodowym 7 uczniów na kwotę ogółem 1.190,00 zł. - Gimnazjum klasa II: zgodnie z kryterium dochodowym 39 uczniów na kwotę ogółem ,79 zł, poza kryterium dochodowym 8 uczniów na kwotę ogółem 2.480,00 zł. Zakwalifikowania uczniów na podstawie 2 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 2010 r. ( Dz.U. 2010, Nr 95 poz. 612, z późn.zm. ) - Szkoła podstawowa klasa IV 1 uczeń kwota 200,00 zł 13

14 - Gimnazjum klasa I 1 uczeń kwota 310,00 zł Ogółem z tej formy pomocy skorzystało 153 uczniów na kwotę ogółem ,64 zł w tym: - zgodnie z kryterium dochodowym 124 uczniów na kwotę ogółem ,54 zł, - poza kryterium dochodowym 27 uczniów na kwotę ogółem 5.709,10 zł. - zakwalifikowania na podstawie 2 pkt 2 Rozporządzenia Rady Ministrów 2 uczniów na kwotę ogółem 510,00 zł Kontrolą objęto zgodność przekazanych kwot dla szkół z listami uczniów sporządzonych przez dyrektorów szkół za okres od r. do r. : - Zespół Szkół w Chojniku lista wypłat na kwotę ogółem 5.060,00 zł, wypłacono w dniu r. dow. 212/10 raport kasowy nr 18/1/2010 poz. 1,2. - Szkoła Podstawowa w Brzozowej lista wypłat na kwotę ogółem 2.380,00 zł, wypłacono w dniu r. dow. 212/10 raport kasowy nr 18/1/2010 poz Zespół Szkół w Siemiechowie lista wypłat na kwotę ogółem 6.426,54 zł, wypłacono w dniu r. dow. 212/10 raport kasowy nr 18/1/2010 poz Szkoła Podstawowa w Rzepienniku Marciszewskim lista wypłat na kwotę ogółem 1.020,00 zł, wypłacono w dniu 17.09,2010 r. dow. 212/10 raport kasowy nr 18/1/2010 poz Zespół Szkół w Gromniku lista wypłat na kwotę ogółem ,10 zł, wypłacono w dniu r. dow. 212/10 raport kasowy nr 18/1/2010 poz W kontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. Szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków działu 854 rozdziału w poszczególnych szkołach Gminy Gromnik stanowi [ dowód: akta kontroli str. od 509 do 510]. Dowody ( listy wypłat ) objęte kontrolą spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm. ) sprawdzone są pod względem merytorycznym jak i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby upoważnione. W kontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. W związku z zawyżeniem zapotrzebowania na środki, a następnie zwrot dotacji w kwocie ,36 zł wyjaśnienie pisemne złożyła Pani Magdalena Pichner Kierownik Administracji Szkół i Przedszkoli Samorządowych w Gromnikui. Wnika z niego, że cyt. Zwrot dotacji w dziale 854, rozdziale Pomoc materialna dla uczniów wyprawka szkolna wynikł z niedostarczenia stosownych dokumentów przez rodziców uczniów, którzy zostali zakwalifikowani do otrzymania pomocy. [ dowód: akta kontroli str. od 511 do 512 ] Stwierdza się, że dokonane wydatki w dziale 854 rozdziale są zgodne z danymi ujętymi w zbiorczym rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2010 r., a przyznana dotacja celowa na udzielenie pomocy materialnej dla uczniów wykorzystana została zgodnie z przeznaczeniem. 14

15 Na tym czynności kontrolne zakończono. Niniejsza kontrola została wpisana do książki kontroli w poz. 3/2011 Wójtowi Gminy Gromnik przysługuje na podstawie art. 44 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206) prawo: - złożenia Dyrektorowi Wydziału Nadzoru Prawnego i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie przed podpisaniem protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, - odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy. Do ustaleń zawartych w protokole wniesiono/nie wniesiono zastrzeżeń. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden po podpisaniu doręczono Wójtowi Gminy Gromnik. Protokół nie zawiera informacji podlegających wyłączeniu z jawności na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych lub o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. Gromnik, dnia Starszy inspektor Wójt (-) Grzegorz Gach (-) mgr Bogdan Stasz.. (kontrolujący)... (kontrolowany) Skarbnik Gminy (-) Stanisława Wrona 15