zarządzanie kapitałem ludzkim

Transkrypt

1

2 Geneza Czasy, w których pracownik był postrzegany jedynie jako jeden z zasobów przedsiębiorstwa, minęły. W obliczu swobodnego dostępu do kapitału i technologii, personel staje się głównym czynnikiem decydującym o przewadze konkurencyjnej przedsiębiorstw. Aby móc w pełni wykorzystać drzemiący w nim potencjał, należy nie tylko odpowiednio rozplanować jego czas, ale także rozwijać go i oceniać w celu identyfikacji silnych i słabych stron. XPRIMER.HCM to rozwiązanie informatyczne, stanowiące spójną platformę wspomagającą zarządzanie zasobami ludzkimi we wszystkich aspektach działalności przedsiębiorstwa, ze szczególnym naciskiem na wzrost wydajności pracy. XPRIMER.HCM w pełni wspiera związane z tym procesy, począwszy od rekrutacji, poprzez obsługę procesów związanych z czasem pracy, aż po oceny pracownicze i wykrywanie luk lub przerostów kompetencyjnych, umożliwiając dzięki temu optymalizację struktury organizacyjnej, lepsze dopasowanie pracowników do zajmowanych stanowisk, zdefiniowanie ścieżek kariery i udoskonalenie polityki szkoleniowej, a w konsekwencji zrównoważony rozwój całej organizacji. Obszary działania XPRIMER.HCM to oprogramowanie przydatne szczególnie w organizacjach charakteryzujących się przynajmniej jedną z wymienionych cech: duże zatrudnienie, rozproszona struktura organizacyjna, częste zmiany organizacyjne, silna rotacja personelu, różnorodne systemy pracy i okresy rozliczeniowe. Oprogramowanie szczególnie polecane jest: przedsiębiorstwom produkcyjnym, przedsiębiorstwom logistycznym i transportowym, sieciom handlowym i dystrybucyjnym, firmom świadczącym usługi ochrony mienia i profesjonalnego utrzymania czystości, podmiotom ochrony zdrowia, sieciom stacji paliwowych, sieciom gastronomicznym, hotelom, bankom. Klienci wykorzystujący rozwiązania XPRIMER

3 Korzyści Dla organizacji: minimalizacja kosztów pracy wynikająca z optymalnego planowania ograniczającego kosztowne nadgodziny i nadmiarową obsadę, optymalizacja struktury organizacyjnej w zakresie umiejętności pracowników, wakatów i przerostów w zatrudnieniu, zapewnienie optymalnego dopasowania pracowników do zajmowanych stanowisk, prowadzenie bazy wiedzy i systemu klasyfikacji znaczenia pracownika dla organizacji, ograniczenie kosztów administracji danymi osobowymi, wzrost wydajności pracy poprzez wprowadzenie mechanizmów motywacyjnych uzależniających wynagrodzenie od efektywności, eliminacja kar wynikających z niezgodnego z prawem planowania czasu pracy i wzrost dyscypliny pracy przy współpracy z dowolnym systemem RCP, eliminacja trudności organizacyjnych towarzyszących wdrożeniu równoważnego czasu pracy, ograniczenie kosztów dystrybucji informacji, elektroniczny obieg i repozytorium dokumentów kadrowych (umów, wniosków, zaświadczeń, rozliczeń itp.), wzrost efektywności obsługi procesów biznesowych, w tym wykraczających poza zarządzanie personelem. Dla menedżerów HR: wzrost wydajności personelu administracyjnego poprzez synchronizację danych i automatyzację czynności, redukcja kosztów i przyspieszenie procesu rekrutacji, skrócenie czasu przygotowania, przeprowadzenia i obniżenie kosztów obsługi ocen pracowniczych, ograniczenie kosztów przygotowania list płac, dzięki wyeliminowaniu konieczności ręcznego wprowadzania danych, identyfikacja luk kompetencyjnych, dostęp do danych historycznych umożliwiających przygotowanie przekrojowych analiz, obsługa specyficznych potrzeb zakładów pracy chronionej dzięki oprogramowaniu automatyzującemu obsługę raportów generowanych dla potrzeb PFRON oraz automatycznej kontroli planu pracy z ograniczeniami określonymi w orzeczeniu o niepełnosprawności. Dla pracowników: usprawnienie komunikacji między pracownikami a działem personalnym, obsługa planów pracy i wniosków urlopowych oraz ich ścieżek akceptacyjnych, udostępnianie, obsługa i rozliczanie powierzanego indywidualnie mienia, świadczeń pracowniczych, delegacji, możliwość rozwoju zgodnie z wyznaczoną ścieżką kariery, możliwość wpływu na organizację poprzez udział w procesie oceny okresowej, możliwość podnoszenia kompetencji poprzez udział w szkoleniach dopasowanych ściśle do potrzeb i umiejętności.

4 Przepis na sukces Zarządzanie personelem jest kluczowym wyzwaniem dla każdej p r o f e s j o n a l n e j o r g a n i z a c j i. Skuteczność zarządzania tym procesem przekłada się wprost na efektywność całego przedsiębiorstwa. Z tego powodu, z oprogramowania XPRIMER.HCM może korzystać nie tylko personel administracyjny, ale także wszyscy pozostali pracownicy. Daje im to możliwość samoobsługi, zwalniając dział personalny z wykonywania powtarzalnych czynności administracyjnych. XPRIMER.HCM został zaprojektowany jako rozwiązanie niewymagające zmiany posiadanego systemu kadrowo-płacowego lub rezygnacji z outsourcingu płacowego. Stanowi ich uzupełnienie i rozwinięcie w trzech głównych obszarach: zarządzania strukturą organizacyjną, zarządzania zasobami ludzkimi (HRM) oraz zarządzania kapitałem ludzkim (HCM). Pracą systemu steruje ponad 300 konfigurowalnych parametrów, pozwalających indywidualnie dostosować go do rodzaju działalności, sposobu funkcjonowania, sytuacji rynkowej i wymagań danego przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia bezpieczeństwa wszystkich zgromadzonych danych, XPRIMER.HCM został wyposażony w rozbudowany, szczegółowy system uprawnień i kontroli dostępu. Zewnętrzna aplikacja synchronizatora danych umożliwia połączenie nie tylko z systemami kadrowopłacowymi, ale także produkcyjnymi (MES, APS) i innymi rozwiązaniami informatycznymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie. Architektura SOA (Service-Oriented Architecture), możliwość pracy w modelu SaaS (Software as a Service) oraz wielojęzyczność pozwalają na zastosowanie oprogramowania w wielu zróżnicowanych konfiguracjach biznesowych.

5 Wykorzystanie Internetu Optymalizacja struktury organizacyjnej XPRIMER.HCM to oprogramowanie w całości obsługiwane z wykorzystaniem przeglądarki internetowej. Unikalną cechą jego interfejsu jest możliwość samodzielnego zaprojektowania pulpitu głównego okna aplikacji. Różne role pełnione w organizacji przez pracowników (ale także np. tymczasowych współpracowników lub zewnętrznych ekspertów) uniemożliwiają zastosowanie identycznego interfejsu dla wszystkich użytkowników. XPRIMER.HCM pozwala w łatwy sposób, przy pomocy metody przeciągnij i upuść dopasować elementy pulpitu do potrzeb danego użytkownika. W ten sposób mogą się na nim znaleźć nie tylko elementy zawierające dane systemowe, ale także Gadżety Google, kanały RSS, komunikatory, czy mechanizmy przypomnień ekranowych, mailowych lub SMS. Interfejs użytkownika Drzewo struktury organizacyjnej Im bardziej zmienne jest otoczenie biznesowe organizacji, tym częściej mogą w niej występować procesy zmian organizacyjnych. Przedsiębiorstwa wprowadzają je zmieniając zasady organizacji pracy, planując rozbudowę lub chcąc odchudzić strukturę. Zmiany takie są jednak kosztowne i obarczone wysokim ryzykiem podjęcia nietrafionych decyzji. XPRIMER.HCM posiada moduł wspierający zarządzanie strukturą organizacyjną oraz symulację skutków wprowadzanych w niej zmian. Struktura taka może zostać pobrana z systemu kadrowo-płacowego lub utworzona od podstaw (wraz z aktualnym opisem stanowisk i wymaganiami kompetencyjnymi). XPRIMER.HCM umożliwia zaplanowanie alternatywnych schematów organizacyjnych, ułatwiając znalezienie osób o wymaganych kompetencjach i optymalne rozmieszczenie ich w nowej strukturze. Ponadto, drzewo struktury dostarcza informacji o planowanej i rzeczywistej liczbie etatów na poszczególnych jej poziomach, wskazując istniejące braki lub przerosty, a także umożliwiając ich budżetowanie. Informacje te mogą być dla menedżerów podstawą do podjęcia kluczowych, strategicznych decyzji.

6 Redukcja kosztów pracy poprzez optymalizację planowania i precyzyjne rozliczanie czasu pracy Moduł wspierający planowanie i rozliczanie czasu pracy ułatwia ułożenie optymalnego harmonogramu, z zastosowaniem wielu różnych systemów czasu pracy (w tym równoważnego) i okresów rozliczeniowych. XPRIMER.HCM kontroluje zgodność przygotowywanych planów z obowiązującymi przepisami, a także wewnętrznymi uwarunkowaniami, np. sprawdzając kompletność wymaganych obsad pod względem ilościowym lub kompetencyjnym. Możliwość zastosowania wielu źródeł ewidencji czasu pracy (w tym czytników RCP) pozwala na precyzyjną weryfikację realizacji przygotowanych planów. Problemy, które zainicjowały powstanie XPRIMER.HCM: czas przygotowania planów pracy, kontrola zgodności z obowiązującymi przepisami, wpływ zmiany warunków zatrudnienia na planowanie czasu pracy pracowników, różne systemy czasu pracy i okresy rozliczeniowe w jednej jednostce organizacyjnej, planowanie i udzielanie urlopów, obieg wniosków, rozdzielnik kosztów wynagrodzeń pracowników wg czasu rzeczywistego, integracja planowania czasu pracy z różnymi źródłami ewidencji czasu pracy. Zgromadzone w ten sposób dane mogą zostać uzupełnione m.in. informacjami o urlopach, premiach, potrąceniach, po przesłaniu do systemu kadrowopłacowego stanowiąc gotowy materiał do przygotowania list płac. Mechanizmy te pomagają także zredukować liczbę nadgodzin i zoptymalizować strukturę zatrudnienia niezależnie od wielkości organizacji. Obsługa kart pracy umożliwia ścisłe przyporządkowanie kosztów na zlecenia czy projekty, co w rezultacie umożliwia precyzyjną analizę rentowności, rozpoznanie odchyleń i wdrożenie działań naprawczych. Wdrożenie oprogramowania wspierającego planowanie i rozliczanie czasu pracy umożliwiło naszym klientom m.in.: Funkcje kontrolne pozwalają sprawdzić grafik nie tylko pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami, ale także zapewnić obsadę o odpowiedniej liczebności i kompetencjach. niemal dwudziestokrotną redukcję liczby nadgodzin (z poziomu ok. 700 nadgodzin miesięcznie), znaczący rozwój organizacji (wzrost zatrudnienia z ok. 800 do ponad 2500 pracowników), bez zwiększenia zatrudnienia w dziale personalnym.

7 Zarządzanie kompetencjami i definiowanie ścieżek kariery Kompetencje pracowników to jedno z głównych źródeł sukcesu organizacji. XPRIMER.HCM pozwala menedżerom zbudować bazę wszystkich występujących w przedsiębiorstwie i niezbędnych dla jego funkcjonowania kompetencji, wraz z określeniem metod ich pomiaru. Kompetencje te mogą zostać połączone w profile oraz być powiązane ze stanowiskami zdefiniowanymi w strukturze organizacyjnej, z konkretnymi zadaniami, lokalizacjami lub komórkami organizacyjnymi. W oparciu o profile kompetencyjne tworzony jest dynamiczny profil wymagań, których spełnienie jest niezbędne dla skutecznej realizacji polityki personalnej. Porównanie profilu z kompetencjami zarejestrowanymi dla danego pracownika pozwala określić stopień jego dopasowania do powierzanego stanowiska lub zadania. Umożliwia to automatyczną lokalizację luk kompetencyjnych oraz identyfikację pracowników przekraczających wymagania. Dane o kompetencjach i stopniu ich dopasowania mogą być prezentowane w postaci graficznej, a także eksportowane do zewnętrznych narzędzi (np... Microsoft Excel). Możliwość rozwoju jest niezwykle istotnym czynnikiem motywacyjnym. XPRIMER.HCM umożliwia budowę ścieżek kariery, czyli sekwencji przejść na kolejne stanowiska, wraz z warunkującymi je kryteriami (pochodzącymi np. z kartoteki, kompetencji lub oceny pracowniczej). System pozwala powiązać ścieżki kariery z poszczególnymi stanowiskami lub przygotować je indywidualnie dla wyróżniających się pracowników. Informacje te można wykorzystać w procesie wewnętrznej rekrutacji lub podczas przeprowadzania zmian organizacyjnych.

8 Oceny pracownicze W celu dokładnego określenia kompetencji pracowników i menedżerów oraz poziomu zaangażowania w wypełnianie powierzonych obowiązków, niezbędne jest systematyczne ich ocenianie. XPRIMER.HCM ułatwia i usprawnia proces oceny pracowniczej, umożliwiając dokładne zdefiniowanie przebiegu procesu, a następnie jego przeprowadzenie, wraz z rejestracją i analizą uzyskanych wyników. Plan ocen XPRIMER.HCM posiada wbudowany edytor ankiet, który pozwala samodzielnie, w łatwy sposób tworzyć własne lub modyfikować już istniejące ankiety. Użytkownik decyduje o ilości stron, pytań, rodzaju odpowiedzi (m.in. opisowe, logiczne, słownikowe, liczbowe) oraz ich wymagalności. XPRIMER.HCM umożliwia także zdefiniowanie metody oceny (np. 180 lub 360 stopni) oraz wybór ocenianych i oceniających osób. Uruchomienie procesu powoduje automatyczne wysłanie do odpowiednich osób powiadomień (systemowych lub poprzez ) o konieczności przystąpienia do oceny. Decyzja o przystąpieniu do oceny przekierowuje do właściwego formularza i pozwala na jego wypełnienie. Wynikiem procesu może być wprowadzana przez przełożonego ocena uzgodniona, ustalana na podstawie informacji pochodzących np. z samooceny lub oceny współpracowników. Taką ankietę można wydrukować, a po podpisaniu może ona stanowić dokument przechowywany w teczce personalnej pracownika. W praktyce stosowanie procesu oceny pracowniczej ułatwia identyfikację luk kompetencyjnych, rozpoznanie pracowników o największym potencjale, wsparcie rekrutacji wewnętrznej i przyczynia się do zmniejszenia rotacji personelu. język angielski coaching i rozwijanie innych osób obsługa klienta Ankieta samooceny wykształcenie kierunkowe wyrażanie się na piśmie wartość oczekiwana wartość posiadana Formularz oceny końcowej

9 Rekrutacja Rekrutacja stanowi coraz wyższy koszt ponoszony przez przedsiębiorstwa. XPRIMER.HCM istotnie obniża koszty działań rekrutacyjnych wspierając wszystkie etapy procesu, w tym identyfikację potrzeby zatrudnienia nowych pracowników. Elementem rozpoczynającym rekrutację jest wniosek o zatrudnienie, zawierający informacje o stanowisku, wymaganych kompetencjach, planowanej dacie zatrudnienia itp. Oprogramowanie umożliwia automatyczną rejestrację napływających do firmy aplikacji kandydatów, a także poszukiwanie potencjalnych kandydatów wśród obecnych pracowników firmy. XPRIMER.HCM gromadzi wszystkie dane, niezależnie od tego, przy pomocy jakiego kanału zostały przekazane, włączając w to aplikacje składane poprzez Internet, przesyłane pocztą , przekazywane tradycyjnie w formie papierowej (po ich zeskanowaniu), notatki ze spotkań, ankiety kwalifikacyjne, testy itp. Wybrany kandydat może automatycznie zostać zarejestrowany jako pracownik i umieszczony w strukturze organizacyjnej. Polityka szkoleniowa Formularz aplikacji kandydata Kluczem do pełnego wykorzystania potencjału pracowników jest nieustanny rozwój. XPRIMER.HCM wydatnie wspiera opracowanie i realizację optymalnej polityki szkoleniowej, a następnie monitorowanie jej efektów. XPRIMER.HCM umożliwia stworzenie katalogu szkoleń, będącego szczegółową bazą wiedzy o wszystkich dostępnych dla pracowników firmy szkoleniach, zarówno twardych (m.in. BHP, szkolenia uprawnieniowe) jak i miękkich (np. zarządzanie czasem, język perswazji w kontaktach handlowych, szkolenia motywacyjne etc.). Wnioski szkoleniowe mogą być generowane ręcznie przez uprawnione do tego osoby, a także automatycznie w wyniku stwierdzenia braków kompetencyjnych (np. podczas rekrutacji, zmian organizacyjnych, oceny pracowniczej, czy zbliżającej się daty wygaśnięcia uprawnień), a proces ich akceptacji jedno- lub wielostopniowy. Z zebranych wniosków można tworzyć gotowe listy szkoleniowe. Proces kończy ocena szkolenia, dokonywana w systemie przez jego uczestników. XPRIMER.HCM pozwala także na budżetowanie szkoleń, uniemożliwiając przekroczenie założonych limitów finansowych. Katalog szkoleń

10 Obieg dokumentów i portal pracowniczy Zastosowanie XPRIMER.HCM pozwala na automatyzację wszystkich procesów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim w przedsiębiorstwie oraz wprowadzenie elektronicznego obiegu występujących w tych procesach dokumentów. Otwartość i elastyczność systemu, umożliwia zastosowanie go nie tylko do zarządzania dokumentami bezpośrednio związanymi z personelem (np. wnioskami urlopowymi, szkoleniowymi, premiowymi, czy umowami zawieranymi z pracownikami), ale i wszelkimi dokumentami wymagającymi szerokiego obiegu, jak np. obieg kosztowy faktur, regulaminów czy rozporządzeń. Ponadto, zintegrowane z systemem oprogramowanie OCR umożliwia budowę elektronicznego repozytorium dokumentów i szybkie ich przeszukiwanie. Utworzony portal pracowniczy umożliwia realizację wielu czynności kadrowych w trybie samoobsługi, co istotnie odciąża w obowiązkach administracyjnych pracowników działu personalnego. Użytkownicy portalu mają wgląd i kontrolę nad informacjami dotyczącymi własnych warunków zatrudnienia (m.in. dane osobowe, wymiar urlopu, harmonogram pracy), a także możliwość składania wniosków w tym zakresie. Konfigurator procesów Unikatową cechą XPRIMER.HCM jest dostępność wewnętrznych narzędzi programistycznych, które pozwalają na szybkie i łatwe wprowadzanie do systemu własnych modyfikacji, począwszy od zmian w poszczególnych formularzach, aż po budowę całkowicie nowych funkcjonalności. XPRIMER.HCM umożliwia graficzne opisanie procesów, co skutkuje niezwykle szybkim przejściem z fazy projektu do gotowego do pracy, w pełni skonfigurowanego systemu. Mechanizmy generatora mogą zostać wykorzystane w organizacji do wsparcia obsługi dowolnych procesów biznesowych, np. gromadzenia bazy wiedzy o osobach kontaktowych, obsługi sekretariatu, rejestracji pracy laboratorium, prowadzenia badań jakościowych, reklamacji. Elementy XPRIMER.HCM możliwe do edycji z poziomu użytkownika: pola i układy pól w zakładkach na poszczególnych ekranach, nazwy pól, ich tłumaczenia i instrukcje stosowania, opisy użytkowników i szczegółowy zestaw uprawnień, role użytkowników, przepływ procesu, zadania w ramach procesu, dokumenty wejściowe i wyjściowe z poszczególnych zadań, ankiety oceny pracowników i oceny szkoleń, kompetencje i profile kompetencji, treści przypomnień i alarmów, parametry poszczególnych funkcjonalności systemu, słowniki systemowe.

11 Innowacyjność Oprogramowanie XPRIMER.HCM charakteryzuje zastosowanie innowacyjnych rozwiązań technicznych i organizacyjnych. XPRIMER.HCM to oprogramowanie w pełni internetowe, przeznaczone do integracji z już posiadanym oprogramowaniem kadrowo-płacowym. Zastosowane rozwiązania i architektura SOA umożliwiają korzystanie z oprogramowania w modelu SaaS. Warto podkreślić, że oprogramowanie XPRIMER.HCM zostało wyróżnione dotacją przyznaną przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju w ramach inicjatywy IniTECH, a wniosek dotacyjny otrzymał najwyższą ocenę spośród wszystkich dotyczących oprogramowania wspomagającego zarządzanie. XPRIMER.HCM jest laureatem tytułu Złoty Horyzont HR i nominacji do Godła Teraz Polska 2011, z oceną ekspercką 973/1000 pkt. Złoty Horyzont HR Advanced Planning Scheduling O nas Spółka EQ SYSTEM Sp. z o.o. jest podmiotem wchodzącym w skład Grupy Kapitałowej SimpleSoftware. Przedsiębiorstwa Grupy podczas ponad 20-letniego okresu działalności wykształciły unikalne kompetencje wdrożeniowe w dziedzinie systemów ERP, CRM&BPM, HRM&HCM, a także w zakresie rozwiązań MES i APS dedykowanych przedsiębiorstwom produkcyjnym. Przedsiębiorstwa Grupy są wielokrotnym laureatem wyróżnień gospodarczych, w tym siedmiokrotnie już Gazel Biznesu, Geparda Biznesu, Diamentu Forbesa. Przedsiębiorstwa Grupy współpracują w ramach unijnego projektu Enterprise Europe Network z innowacyjnymi europejskimi firmami IT oraz uczelniami wyższymi. Blisko 100 osób zatrudnienia i oddziały w Dąbrowie Górniczej, Krakowie, Gorzowie Wielkopolskim i Warszawie pozwalają objąć Grupie swoim działaniem obszar całego kraju. Dzięki ścisłej kooperacji przedsiębiorstwa są w stanie zaspokoić szerokie spektrum potrzeb swoich klientów, począwszy od usług wdrożeniowych, wyspecjalizowanego oprogramowania wspomagającego kluczowe procesy biznesowe, poprzez usługi integracji infrastruktury, wsparcia technicznego i serwisu, a skończywszy na usługach outsourcingu płacowego, profesjonalnych usługach księgowych, doradztwa z zakresu prowadzenia działalności gospodarczej. Nasz sukces upatrujemy w sukcesie klientów, którzy na przestrzeni lat skorzystali z oferowanych przez nas usług i oprogramowania.

12 EQ System Sp. z o.o. Aleja Krasińskiego Kraków tel/fax: Oddział w Dąbrowie Górniczej ul. Cieplaka Dąbrowa Górnicza tel/fax: info@eqsystem.pl KRS: Sąd Rejonowy w Katowicach, Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP: , REGON: , Kapitał zakładowy: PLN