Szkolenie współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego

Transkrypt

1 Nr sprawy OR-KP-III KB Szkolenie współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz budżetu Województwa Mazowieckiego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na: 2. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w ramach projektu o tytule PLAN DZIAŁAŃ POMOCY TECHNICZNEJ UMWM na lata w zakresie wsparcia procesów zarządzania i wdrażania RPO WM : Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie minimalnie jednego a maksymalnie trzech dwudniowych warsztatów dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie pt. Centralny system teleinformatyczny SL2014. Oczekujemy, że 2.1 Termin realizacji: Maj - czerwiec 2017 r. 2.2 Czas trwania szkoleń: 2 dni; (16 godzin dydaktycznych) 2.3 Uczestnicy szkoleń: Pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie w szkoleniu wezmą udział pracownicy zajmujący się weryfikacją wniosków o dofinansowanie w systemie SL2014, przygotowujący wnioski do poświadczenia i certyfikacji. Grupa pracowników na poziomie średniozaawansowanym, mająca często styczność z przedmiotowymi zagadnieniami 2.4 Liczba grup szkoleniowych: W zależności od potrzeb Zamawiającego, szkolenia zostaną przeprowadzone dla minimalnie 1 a maksymalnie 3 grup uczestników. Zamawiający zastrzega możliwość realizacji szkolenia dla minimalnie 1 grupy uczestników

2 2.5 Liczebność pojedynczej grupy: Minimalnie 10 a maksymalnie 15 osób 2.6 Miejsce szkolenia: Sala szkoleniowa zostanie zapewniona przez Wykonawcę i będzie spełniała następujące wymogi: 2.7 Materiały szkoleniowe: będzie znajdowała się w budynku zlokalizowanym w Warszawie, położonym blisko linii metra, linii tramwajowej lub autobusowej; sala szkoleniowa będzie klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego i możliwością pełnego zaciemnienia, w standardzie zapewniającym bezproblemową i komfortową pracę podczas szkoleń oraz będzie przystosowana do wielkości grup szkoleniowych; sala szkoleniowa będzie wyposażona w sprzęt i oprogramowanie niezbędne do właściwej realizacji programów szkoleń (tj. komputer dla każdego uczestnika szkolenia, sprzęt do prezentacji multimedialnych, flipchart, dostęp do Internetu); Komputery uczestników zostaną odpowiednio skonfigurowane co najmniej dzień przed rozpoczęciem szkolenia; Wykonawca zapewni 3 przerwy kawowe dla wszystkich uczestników szkolenia (kawa, herbata, śmietanka do kawy, cukier, woda, ciasteczka). Każdy uczestnik otrzyma materiały szkoleniowe w wersji drukowanej opatrzone kolorowymi logotypami RPO WM wraz z adnotacją: Szkolenie współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego; Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone kolorowymi logotypami RPO WM , adnotacją: Szkolenie współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego oraz klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu; Materiały szkoleniowe zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego oraz Zasadami oznaczania projektów realizowanych w ramach PT RPO WM na lata (Załącznik nr 4 do Decyzji Nr RPMA /15-00 o dofinansowaniu projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata Oś Priorytetowa XI Pomoc Techniczna współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, LOGOTYP RPO WM do pobrania ze strony Zamawiający otrzyma dodatkowy komplet materiałów szkoleniowych w wersji drukowanej do dokumentacji; Wykonawca prześle Zamawiającemu materiały szkoleniowe do akceptacji najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem szkolenia. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 2 dni roboczych dokonać zasugerowanych zmian; Każdy pracownik na szkoleniu otrzyma materiały piśmiennicze. 2.8 Prowadzący szkolenia przygotuje przed każdym szkoleniem po 15 pytań testowych dla każdej z grup wraz z zaznaczonymi prawidłowymi odpowiedziami, sprawdzających wiedzę nabytą na ww. szkoleniu i prześle je do Zamawiającego do akceptacji, najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem każdego ze szkoleń. Pytania testowe zostaną przygotowane zgodnie z wytycznymi Zamawiającego; 2.9 Cena szkolenia nie ulegnie zmianie do końca czerwca 2017 r. Koszt organizacji szkolenia należy wykazać w Formularzu oferty Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie na podstawie Faktury VAT Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy: a) konsultacje i dostosowanie zaproponowanego w ofercie programu szkolenia do potrzeb Urzędu oraz spotkanie z trenerem; b) przygotowanie materiałów szkoleniowych i pytań testowych oraz przesłanie ich do Zamawiającego w celu akceptacji; c) przeprowadzenie szkolenia zgodnie z przyjętym programem;

3 d) przygotowanie zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dla uczestników szkolenia; e) dostarczenie prawidłowo wystawionej Faktur VAT do siedziby Zamawiającego; 2.12 Zakres merytoryczny szkolenia: Szkolenie będzie zawierało najważniejsze zagadnienia oraz zrealizowane zostaną następujące cele: Główny cel szkolenia: Umiejętne korzystanie z SL2014, zrozumienie zależności zachodzących pomiędzy modułami systemu, prawidłowa weryfikacja danych. Szczegółowe cele szkolenia Pracownicy pogłębią i rozszerzą wiedzę/umiejętności w zakresie: 1. Tworzenia informacji o naborach 2. Wprowadzania wniosku o dofinansowanie 3. Wprowadzania umowy/decyzji 4. Wprowadzania zmian do umowy/decyzji wymagających i niewymagających aneksu 5. Wprowadzania Deklaracji 6. Weryfikacji poszczególnych modułów wniosku o płatność w tym wskazanie pozycji, które system weryfikuje automatycznie i tych, na które sprawdzający powinien zwrócić szczególną uwagę 7. Poprawy wniosku przez beneficjenta, korekta wniosku przez opiekuna projektu, ROP. W jaki sposób przenosić zmiany dokonane w zatwierdzonych wnioskach (korekty, ROP) na poziom beneficjenta 8. Pomniejszania wydatków kwalifikowalnych we wniosku o płatność 9. Procedury wycofania wniosku o płatność 10. Korespondencji w systemie, załączniki Moduł kontrole 11. Usuwania danych z SL z których modułów można usuwać dane na poziomie oceniającego wniosek, administratora w IZ, ministerstwa, których danych nie da się usunąć 12. Tworzenia i zarządzania Deklaracjami wydatków 13. Korekt systemowych 14. Rocznego zestawienia wydatków 15. Generowania zbiorowych raportów dotyczących liczby i wartości umów podpisanych w danym konkursie 16. Generowania raportów dotyczących terminów podpisania wszystkich umów w konkursie 17. Generowania raportów na potrzeby weryfikacji otrzymywanych informacji/sprawozdań z IP. Sprawne wyszukiwanie/filtrowanie wprowadzonych do systemu informacji. 3. Termin realizacji zamówienia: Maj 2017 r. czerwiec 2017 r. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: sprawy organizacyjne: Katarzyna Batogowska tel , Patrycja Kordek tel ; sprawy merytoryczne z zakresu przedmiotu Zapytania ofertowego: Olga Grąziewicz tel. 22/ Kryteria oceny ofert: Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone z powodu braków formalnych. Zamawiający informuje, że oferty będą oceniane według następujących kryteriów: 5.1 Program oraz harmonogram (P1) 40 procent (maksymalnie 40 pkt): a) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w punkcie 2.12 Zapytania ofertowego. Wykonawca

4 zaproponował adekwatne rozwinięcie przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia odpowiednio rozplanowany. b) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w punkcie 2.12 zapytania ofertowego. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia w większości odpowiednio rozplanowany. c) pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych nie jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia nie zostaną w pełni zrealizowane wszystkie wyznaczone cele w punkcie 2.12 Zapytania ofertowego. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia nie w pełni odpowiednio rozplanowany. d) 0-10 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest nie jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym Program szkolenia nie jest spójny z naszymi oczekiwaniami i wytycznymi zawartymi w punkcie 2.12 Zapytania ofertowego. Poprzez program nie zostaną zrealizowane wyznaczone cele szkolenia. Harmonogram szkolenia nie rozplanowany odpowiednio. 5.2 Cena szkolenia (C) 60 procent (maksymalnie 60 pkt) Najtańsza oferta na organizację szkolenia uzyskuje 60 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 60 C = liczba punktów za kryterium cena C min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C oferty = cena oferty badanej 5.3 Liczba punktów (LP) możliwych do uzyskania wynosi 100 punktów Sumaryczna liczba punktów (O) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O = Pr + C C - Cena szkolenia 60 procent Pr - Program oraz harmonogram szkolenia 40 procent 6. Oferta powinna zawierać: 6.1 Wymagania formalne dotyczące trenera: Szkolenie, zostanie przeprowadzone tylko przez trenera, który: a. będzie posiadał doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z zakresu przedmiotu Zapytania ofertowego - w ciągu ostatnich 2 lat (marzec 2015 r.- kwiecień 2017 r.), przeprowadził minimum 20 szkoleń. Zestawienie szkoleń, o których mowa w niniejszym punkcie należy wykazać w formularzu oferty w części III pkt a. Należy wskazać wyłącznie szkolenia z zagadnień dotyczących przedmiotu niniejszego zapytania; b. będzie posiadał udokumentowane wykształcenie wyższe - do oferty należy załączyć skany dokumentów potwierdzających powyższe; c. posiada bardzo dobrą znajomość zagadnień dotyczących przedmiotowego szkolenia oraz posiada wiedzę i doświadczenie w zakresie projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz obsługi aplikacji SL 2014 do oferty należy dołączyć

5 dokument potwierdzający powyższe lub zawrzeć informację o wymaganym doświadczeniu zawodowym w CV; d. prześle swoje CV. 6.2 Oferta powinna zawierać komplet dokumentów, tj.: Wypełniony elektronicznie Formularz oferty wraz z wymaganymi dokumentami dla wykazanego trenera; Wypełnione i podpisane Oświadczenia dla Trenera, Aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w formie wydruku ze strony internetowej CEDIG (w odniesieniu do podmiotów, na które przepisy nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru) lub wydruk z KRS; 6.3 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; 6.4 Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania; 6.5 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i załącznikach oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tych dokumentach; 6.6 Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które: spełniają wszystkie wymogi określone w punkcie Zapytania ofertowego; wpłyną w terminie składania ofert wskazanym w niniejszym Zapytaniu ofertowym - decyduje data i godzina wpływu na serwer Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień od Wykonawców/Wykonawcy; zostaną przesłane wraz z wypełnionym elektronicznie i podpisanym Formularzem oferty; będą zawierały podpisane oświadczenie dla trenera. Oświadczenie powinno być podpisane wyłącznie przez trenera wskazanego w formularzu oferty. Oferta, która nie będzie zawierała podpisanego przez trenera oświadczenia zostanie zniszczona. 6.7 W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną, największą liczbę punktów. Niespełnienie wymaganych wymogów formalnych oraz brak wymaganych dokumentów, będzie skutkowało nierozpatrzeniem oferty. 7. W załączeniu wzór umowy. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz dokumentami zawartymi w punkcie 6 należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe nr sprawy: OR-KP-III KB do zamówienia na: (tytuł przedmiotu zamówienia). 9. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia: 5 maja 2017 r. do godz drogą elektroniczną na adres oferty-szkolenia@mazovia.pl SEKRETARZ WOJEWÓDZTA DYREKTOR URZĘDU WALDEMAR KULIŃSKI r.