Obszar Logistyka. Procesowanie wniosku WRZ-W Wnioskodawcy przez Realizatora. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Obszar Logistyka Procesowanie wniosku WRZ-W Wnioskodawcy przez Realizatora Instrukcja użytkownika

2 EG_LOG Procesowanie wniosku WRZ-W Wnioskodawcy przez Realizatora Instrukcja Użytkownika. 2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 WSTĘP... 4 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie Wyszukiwanie w listach wyboru Tryb wyszukiwania OPERACJE Procesowanie tego samego wniosku bez uwzględniania w planie Uwzględnienie wniosku do generacji planu / korekty planu Włącznie wniosku do planu jako wniosek Realizatora Wystawienie wniosku Realizatora do wniosku WRZ-W

4 Wstęp Niniejsza instrukcja opisuje jak procesować wniosek po stornie Realizatora po przekazaniu wniosku WRZ-W przez Wnioskodawcę. W zależności od danej sytuacji Realizator może procesować ten sam wniosek WRZ-W nie uwzględniając go do generacji planu / korekty planu oraz bez uwzględniania go w planie poprzez powołanie się na pozycję planu (rozdział 4. Procesowanie tego samego wniosku bez uwzględniania w planie). uwzględnić wniosek do generacji planu / korekty planu (rozdział 5. Uwzględnienie wniosku do generacji planu / korekty planu). Po wygenerowaniu planu / korekty planu Realizator może złożyć nowy wniosek do planu na rodzaju WRZ-R lub WUP-R włączyć wniosek WRZ-W do planu poprzez wskazanie na wniosku pozycji planu, pod którą podpinany jest wniosek (rozdział 6. Włącznie wniosku do planu jako wniosek Realizatora) wystawić swój wniosek awaryjnej lub niezaplanowanej realizacji dostawy, usługi lub roboty budowlanej jako wniosek Realizatora rodzaju WAN-R do wniosku WRZ-W Wnioskodawcy bez uwzględniania w planie, wskazując na wystawianym wniosku pozycje źródłowe (rozdział 7. Wystawienie wniosku Realizatora do wniosku WRZ-W) Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Klawisze kierunkowe - - 4/47

5 Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe - - [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Ostatni rekord Edytor tekstu Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. 5/47

6 Raporty użytkownika Pomoc [F1] Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 2. Filtrowanie listy Przeważnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola służące filtrowaniu. W zależności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 6/47

7 3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na żółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach możliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest możliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania można w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości należy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) można szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. Należy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyż w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. 7/47

8 Jeżeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, że brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. Poniżej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Zespół Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpo po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ezpiecz oraz racy należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ezpiecz%racy% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca należy podać zapis np. % UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/47

9 3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania należy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/47

10 10/47

11 Operacje 4. Procesowanie tego samego wniosku bez uwzględniania w planie. Lista Czynności: 1. Logowanie do systemu i przejście do modułu Zakupy Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 2. Uruchomienie formularza Wnioski Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. 11/47

12 Formularz wywołany zostaje w trybie wprowadzania. 3. Znalezienie wniosku złożonego przez Wnioskodawcę Uruchamiamy tryb wyszukiwania poprzez wciśnięcie ikony lub przycisku F7 na klawiaturze komputera (wówczas pole Numer realizatora mieni kolor na niebieski) 12/47

13 Następnie wpisujemy dane, według których będziemy szukać danego wniosku. Na przykład wniosku możemy szukać wpisując numer wewnętrzny wniosku w polu Nr wew ; daty wystawienia wniosku wpisując datę wystawienia w polu Data wyst. lub numerze Wnioskodawcy, który wpisujemy w polu Numer realizatora Możemy szukać również według numeru wnioskodawcy w polu Numer wnioskodawcy czy według nazwy wnioskodawcy w polu Wnioskodawca. Po wpisaniu odpowiednich danych uruchamiamy szukanie wciskając ikonę lub przycisk F8 na klawiaturze komputera. Jeżeli w systemie został zarejestrowany wniosek posiadający wpisane dane, system wyjdzie z trybu wyszukiwania i ustawi się na szukanym wniosku. 13/47

14 4. Ewentualna zmiana danych na wniosku Realizator może skorygować dane wpisane na wniosku przez Wnioskodawcę: Na zakładce Informacje dodatkowe może uzupełnić pole Osoba po stronie realizatora. Aby to zrobić należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybrać odpowiednia osobę, która będzie zajmować się wnioskiem po stronie Realizatora. Na zakładce Zadania Realizator może zmienić lub uzupełnić nazwę zadania oraz daty w terminie realizacji. 14/47

15 Na zakładce Pozycje towarowe Realizator może zmienić towar na inny wybierając go z listy lub zmienić ceny wpisując nowe w polu Cena Po wprowadzeniu ewentualnych zmian na wniosku zapisujemy zmiany ikoną klawiszem F10. lub 5. Zmiana statusu wniosku na Zatwierdzony przez Realizatora Przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk Zmień 15/47

16 Z listy statusów wybieramy Zatwierdzony przez Realizatora i wciskamy przycisk Wybierz Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij a system nada wnioskowi numer Realizatora 16/47

17 6. Zmiana statusu wniosku na Ostateczna akceptacja Na wydrukowanym wniosku przekazanym od Wnioskodawcy zbieramy wszystkie niezbędne podpisy. Po ich zebraniu zmieniamy status wniosku na Ostateczna akceptacja W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Ostateczna akceptacja Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 7. Zmiana statusu wniosku na Zakończony Po realizacji wniosku zmieniamy status wniosku na Zakończony W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Zakończony Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz 17/47

18 Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 5. Uwzględnienie wniosku do generacji planu / korekty planu. 2. Logowanie do systemu i przejście do modułu Zakupy Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 18/47

19 2. Uruchomienie formularza Wnioski Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Formularz wywołany zostaje w trybie wprowadzania. 19/47

20 3. Znalezienie wniosku złożonego przez Wnioskodawcę Uruchamiamy tryb wyszukiwania poprzez wciśnięcie ikony lub przycisku F7 na klawiaturze komputera (wówczas pole Numer realizatora mieni kolor na niebieski) Następnie wpisujemy dane, według których będziemy szukać danego wniosku. Na przykład wniosku możemy szukać wpisując numer wewnętrzny wniosku w polu Nr wew ; daty wystawienia wniosku wpisując datę wystawienia w polu Data wyst. lub po numerze Wnioskodawcy, który wpisujemy w polu Numer realizatora 20/47

21 Możemy szukać również według numeru wnioskodawcy w polu Numer wnioskodawcy czy według nazwy wnioskodawcy w polu Wnioskodawca. Po wpisaniu odpowiednich danych uruchamiamy szukanie wciskając ikonę lub przycisk F8 na klawiaturze komputera. Jeżeli w systemie został zarejestrowany wniosek posiadający wpisane dane, system wyjdzie z trybu wyszukiwania i ustawi się na szukanym wniosku. 4. Ewentualna zmiana danych na wniosku Realizator może skorygować dane wpisane na wniosku przez Wnioskodawcę: Na zakładce Informacje dodatkowe może uzupełnić pole Osoba po stronie realizatora. Aby to zrobić należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybrać odpowiednia osobę, która będzie zajmować się wnioskiem po stronie Realizatora. 21/47

22 Na zakładce Zadania Realizator może zmienić lub uzupełnić nazwę zadania oraz daty w terminie realizacji. Na zakładce Pozycje towarowe Realizator może zmienić towar na inny wybierając go z listy lub zmienić ceny wpisując nowe w polu Cena 22/47

23 Po wprowadzeniu ewentualnych zmian na wniosku zapisujemy zmiany ikoną klawiszem F10. lub 5. Ustawienie flagi Do kor planu Oznaczenie wniosku do uwzględnienia do generacji planu odbywa się poprzez ustawienie znacznika Do kor planu. Oznaczenie znacznika odbywa się poprzez jednokrotne kliknięcie w znacznik Do kor planu w taki sposób aby pojawiła się wartość. Zaznaczony znacznik określa uwzględnienie wniosku w operacji generacji planu. UWAGA! Po oznaczeniu wniosku do uwzględnienia podczas generowania planu / korekty planu, należy przejść do formularza do obsługi planów i wygenerować nową wersję planu, która uwzględni ten wniosek. 6. Zmiana statusu Przechodzimy na pierwszą zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk Zmień 23/47

24 wniosku na Zatwierdzony przez Realizatora Z listy statusów wybieramy Zatwierdzony przez Realizatora i wciskamy przycisk Wybierz Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij a system nada wnioskowi numer Realizatora 24/47

25 7. Zmiana statusu wniosku na Ostateczna akceptacja Na wydrukowanym wniosku przekazanym od Wnioskodwacy zbieramy wszystkie niezbędne podpisy. Po ich zebraniu zmieniamy status wniosku na Ostateczna akceptacja W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Ostateczna akceptacja Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 8. Zmiana statusu wniosku na Zakończony Po realizacji wniosku zmieniamy status wniosku na Zakończony W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Zakończony Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz 25/47

26 Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 6. Włącznie wniosku do planu jako wniosek Realizatora. 3. Logowanie do systemu i przejście do modułu Zakupy Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 26/47

27 2. Uruchomienie formularza Wnioski Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Formularz wywołany zostaje w trybie wprowadzania. 27/47

28 3. Znalezienie wniosku złożonego przez Wnioskodawcę Uruchamiamy tryb wyszukiwania poprzez wciśnięcie ikony lub przycisku F7 na klawiaturze komputera (wówczas pole Numer realizatora mieni kolor na niebieski) Następnie wpisujemy dane, według których będziemy szukać danego wniosku. Na przykład wniosku możemy szukać wpisując numer wewnętrzny wniosku w polu Nr wew ; daty wystawienia wniosku wpisując datę wystawienia w polu Data wyst. lub numerze Wnioskodawcy, który wpisujemy w polu Numer realizatora 28/47

29 Możemy szukać również według numeru wnioskodawcy w polu Numer wnioskodawcy czy według nazwy wnioskodawcy w polu Wnioskodawca. Po wpisaniu odpowiednich danych uruchamiamy szukanie wciskając ikonę lub przycisk F8 na klawiaturze komputera. Jeżeli w systemie został zarejestrowany wniosek posiadający wpisane dane, system wyjdzie z trybu wyszukiwania i ustawi się na szukanym wniosku. 4. Ewentualna zmiana danych na wniosku Realizator może skorygować dane wpisane na wniosku przez Wnioskodawcę: Na zakładce Informacje dodatkowe może uzupełnić pole Osoba po stronie realizatora. Aby to zrobić należy kliknąć dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybrać odpowiednia osobę, która będzie zajmować się wnioskiem po stronie Realizatora. 29/47

30 Na zakładce Zadania Realizator może zmienić lub uzupełnić nazwę zadania oraz daty w terminie realizacji. Na zakładce Pozycje towarowe Realizator może zmienić towar na inny wybierając go z listy lub zmienić ceny wpisując nowe w polu Cena 30/47

31 Po wprowadzeniu ewentualnych zmian na wniosku zapisujemy zmiany ikoną klawiszem F10. lub 5. Łączenie wniosku z pozycją planu Aby powiązać wniosek z pozycją planu, na zakładce Nagłówek klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Pozycja planu Następnie z listy wybieramy pozycję planu, z którą chcemy powiązać wniosek. Danej pozycji możemy szukać na liście według roku planu, realizatora czy przedmiotu zamówienia Wybór potwierdzamy poprzez wciśnięcie przycisku Wybierz. UWAGA: Na wniosku wskazanie pozycji planu jest możliwe wtedy, gdy plan został zaakceptowany przez Rektora. 31/47

32 6. Zmiana statusu wniosku na Zatwierdzony przez Realizatora Na pierwszej zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień Z listy statusów wybieramy Zatwierdzony przez Realizatora i wciskamy przycisk Wybierz 32/47

33 Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij a system nada wnioskowi numer Realizatora 7. Zmiana statusu wniosku na Ostateczna akceptacja Na wydruku wniosku przekazanym od Wnioskodawcy zbieramy wszystkie niezbędne podpisy. Po ich zebraniu zmieniamy status wniosku na Ostateczna akceptacja W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Ostateczna akceptacja Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz 33/47

34 Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 8. Zmiana statusu wniosku na Zakończony Po realizacji wniosku zmieniamy status wniosku na Zakończony W tym celu na zakładce Nagłówek wciskamy przycisk Zmień i z listy statusów wybieramy Zakończony Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku, zamykamy go przyciskiem Zamknij 34/47

35 7. Wystawienie wniosku Realizatora do wniosku WRZ-W. UWAGA: Realizator może wystawić swój wniosek awaryjnej lub niezaplanowanej realizacji dostawy, usługi lub roboty budowlanej do wniosku Wnioskodawcy. W tym celu Realizator tworzy swój wniosek rodzaju WAN-R, dla którego wskazuje się powiązanie z wnioskiem wnioskodawcy poprzez pozycje wniosku WRZ-W czyli źródła wniosku. 1. Uruchomienie formularza Wnioski Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty \ Wnioski. Formularz wywołany zostaje w trybie wprowadzania. 2. Wprowadzenie nagłówka wniosku Przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane. 35/47

36 W zakładce Nagłówek należy wypełnić pola: UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wartości po dwukliku lewym przyciskiem myszy w dane pole w takim przypadku należy podać w polu wartość za pomocą listy wartości. W dalszej części opisano, w którym polu kryje się lista. Rodzaj wniosku klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wybieramy jeden z następujących rodzajów wniosku: - WAN-R - Wniosek składany przez Realizatora do wniosku o realizację zamówienia Wnioskodawcy WRZ-W w przypadku niezaplanowanych lub awaryjnych zamówień nie ujmowanych w planie zamówień publicznych, dla których kwota zamówienia > 7000 EUR i <= EUR zgodnie z Rozdział 9 5 Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w UEK. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie Przyczyna przyczyna wniosku dla tego rodzaju wniosku wybieramy z listy opcję Awarayjny lub Niezaplanowany po wybraniu strzałki dostępnej w polu. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. W polu należy podać jednostkę Realizatora wystawiającego wniosek do wniosku Wnioskodawcy. Realizator należy podać jednostkę Realizatora realizującego zakup. Realizator tworzący swój wniosek do wniosku Wnioskodawcy. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. 36/47

37 Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Pozycja planu UWAGA: Pola w niniejszym przypadku nie uzupełniamy. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy tutaj albo Usługi ; Dostawy ; Roboty budowlane Centrum budżetowe należy wybrać centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. W ramach wybranego centrum następuje kontrola budżetu. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. (UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą). Zadanie budżetowe UWAGA: W przypadku, gdy wystawiamy wniosek Realizatora do wniosku Wnioskodawcy nie podajemy zadania budżetowego, ponieważ budżet został skontrolowany na etapie rejestracji wniosku Wnioskodawcy. Źródło finansowania pole opisowe źródła finansowania wniosku, w tym polu wpisujemy np. środki własne UEK Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Data wpisu data wpisu wniosku do rejestru pole uzupełni się automatycznie po zmianie na określony status wniosku. Nie należy wypełniać pola. Data zatwierdzenia data zatwierdzenia wniosku przez wszystkie wymagane podmioty akceptujące pole uzupełni się automatycznie po zmianie na określony status wniosku. Nie należy wypełniać pola. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Opis dodatkowy opis wniosku. Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. 3. Wprowadzenie informacji dodatkowych Po uzupełnieniu danych nagłówka przechodzimy do zakładki Informacje dodatkowe. 37/47

38 Uzupełniamy kolejno pola: Kierownik po stornie Realizatora (lista) pole uzupełniamy ręcznie Osoba po stornie Realizatora wybieramy z listy uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu; możemy wybrać jedną z jednostki Realizatora, która obsługiwać będzie zakup. Pole możliwe do uzupełnienia przez użytkownika jednostki Realizatora. Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem 4. Rejestracja zadań wniosku. W zakładce Zadania wprowadzamy zadanie lub w przypadku konieczności rozbicia na klika zadań wprowadzamy kilka zadań. Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie. UWAGA: W przeciwieństwie do wniosków WRZ-W zadanie nie jest generowane automatycznie przy zmianie statusu ponieważ konieczne jest wcześniejsze wprowadzenie zadania i jego kwot na potrzeby kontroli wiązania wniosku Realizatora z wnioskiem Wnioskodawcy. Przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego zadania. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane. 38/47

39 Uzupełniamy pola Nazwa zadania pole opisowe Termin realizacji od-do podawany jako zakres dat Opis dodatkowy opis zadania (opcjonalnie) W polach: Wartość PLN poz. wyświetlana jest wartość w PLN związanych z zadaniem pozycji towarowych Wartość EUR poz. wyświetlana jest wartość w EUR związanych z zadaniem pozycji towarowych, przeliczonych po kursie wyświetlanym z pola Kurs Kurs - wyświetlany na podstawie kursu przypisanego do planu z roku wystawienia wniosku. Wartość szacunkowa netto zamówienia w złotych w polu Wartość netto PLN oraz wartość przeliczona na euro Wartość netto EUR, jak również wartość brutto na finansowanie w polu Wartość brutto zostanie uzupełniona na podstawie rejestrowanych pozycji towarowych w dalszym kroku. 39/47

40 Dodatkowo można do zadania przypisać kody CPV. W bloku Kody CPV należy dwukrotnie kliknąć w puste pole i z dostępnej listy wybrać odpowiedni kod klasyfikacji CPV. Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Jeżeli chcemy wprowadzić kolejne zadanie to przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowego zadania i postępujemy zgodnie z powyższym opisem. Jeżeli chcemy usunąć wprowadzone zadanie to należy je oznaczyć kolorem żółtym po czym wybrać przycisk lub kombinację klawiszy Shift+F6 (można usunąć tylko zadanie bez powiązanych pozycji towarowych). Usunięcie należy potwierdzić klawiszem 5. Wprowadzenie źródeł wniosku. F10 lub przyciskiem. Następnym krokiem jest powiązanie wniosku Realizatora z wnioskiem Wnioskodawcy poprzez wskazanie źródeł wniosków czyli podpięcie do wniosku pozycji z wniosku źródłowego. Należy przejść do zakładki Źródła wniosków i wybrać przycisk [Dodaj źródło wniosku]. W otwartej liście wyboru wyszukujemy pozycje wniosku, które chcemy podpiąć pod rejestrowany wniosek. Ponieważ znamy numer wniosku Wnioskodawcy, do którego wystawiamy swój wniosek Realizatora więc w polu filtru pod kolumną Nr wnioskodawcy podajemy go a lista zostanie zawężona do pozycji towarowych tego wniosku. Pozycje do wstawienia oznaczamy dostępnymi znacznikami z lewej strony listy. Po oznaczeniu pozycji potwierdzamy wybór przyciskiem [Wybierz]. 40/47

41 6. Opcjonalnie - Kopiowanie źródeł na pozycje wniosku. Alternatywa do kroku nr 7. UWAGA: Kopiowanie pozycji z źródeł wniosku odbywa się w przypadku, gdy pozycje nie zostaną wprowadzone ręcznie patrz krok nr 7. Ponieważ wniosek musi posiadać pozycje towarowe stąd należy przejść do zakładki Pozycje towarowe. Pozycje można skopiować z pozycji wybranych jako źródła wniosków. W tym celu należy ustawić kursor w polu Indeks towarowy i następnie uruchomić operację Kopiuj pozycje z źródeł wniosku dostępnej z menu podręcznego po kliknięci prawym przyciskiem myszy. UWAGA: System przepisze pozycje z źródeł wniosku. Jeżeli wcześniej wprowadzono na etapie rejestracji wniosku jedno zadanie to skopiowane pozycje z źródeł automatycznie zostaną powiązane z tym zadaniem. Jeżeli wskazano podczas rejestracji więcej niż jedno zadanie to należy ręcznie powiązać daną pozycję z zadaniem poprzez uzupełnienie pola Zadanie wn. na danej pozycji towarowej lub poprzez operację grupową patrz krok 8. UWAGA: Pozycje nie muszą być kopiowane. Pozycje mogą zostać wprowadzone 41/47

42 ręcznie przez użytkownika w standardowy sposób patrz krok następny nr Opcjonalnie - Wprowadzanie pozycji towarowej wniosku jeżeli nie kopiowano pozycji. Alternatywa do kroku nr 6. UWAGA: Wprowadzenie ręczne pozycji odbywa się w przypadku, gdy pozycje nie zostaną skopiowane na podstawie źródeł wniosku w kroku nr 6. Dla wniosków WRZ-R, WAN-R WUP-R opcjonalnie możliwe jest zarejestrowanie pozycji towarowych i powiązanie ich z zadaniem. W zakładce Pozycje towarowe przyciskiem lub klawiszem F6 wymuszamy wprowadzanie nowej pozycji wniosku. System utworzy nowy pusty wiersz, dla którego wprowadzamy dane. Należy podać: Indeks towarowy wybór indeksu towarowego z dostępnej listy towarów (listę towarów uruchamiamy poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy ). W przypadku braku towaru na liście towarowej konieczne jest skontaktowanie się wyznaczoną osobą, która założy indeks towarowy. Na liście zdefiniowanych w systemie towarów / usług szukamy odpowiedniego indeksu, który ma znaleźć się na pozycji faktury Danego towaru / usługi możemy szukać według indeksu, skrótu, nazwy, wpisując w odpowiednie pola służące do filtrowania listy puste pola pod kolumnami (patrz rysunek). Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. 42/47

43 Po wyborze towaru / usługi (oznaczenie kolorem żółtym), wciskamy przycisk Wybierz. Wybrany towar / usługa zostanie pobrany/a na pozycję wniosku po czym w dalszej kolejności konieczne jest podanie wartości w polach: Ilość ilość zamawianej pozycji Cena cena jednostkowa zamawianej pozycji N/B typ ceny: N netto B - brutto Zadanie wniosku powiązanie pozycji z zadaniem. Jeżeli zarejestrowano tylko jedno zadanie domyślnie system podpowiada zawsze zadanie nr 1. W polu dostępna jest lista wyboru dostępna po dwukliku lewym przyciskiem myszy w pole. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. Opis pozycji towarowej dowolny opis dodatkowy pozycji Wartość do wyk. w roku bieżącym wartość do wykorzystania w roku bieżącym pole uzupełniane w przypadku, gdy zamawiana pozycja będzie realizowana w okresie dłuższym niż koniec roku bieżącego, w którym jest wystawiany wniosek. Należy podać wartość jaka powinna być wykorzystana w bieżącym roku budżetowym. W przypadku, gdy cała wartość wniosku przeznaczona jest na rok bieżący to pole nie musi być uzupełniane. Wprowadzone dane dodatkowe wniosku zapisujemy klawiszem F10 lub przyciskiem. Jeżeli chcemy wprowadzić kolejną pozycję to przyciskiem lub klawiszem F6 43/47

44 wymuszamy wprowadzanie nowej pozycji i postępujemy zgodnie z powyższym opisem. Jeżeli chcemy usunąć wprowadzoną pozycję to należy ją oznaczyć kolorem żółtym po czym wybrać przycisk lub kombinację klawiszy Shift+F6. Usunięcie należy 8. Wiązanie grupowe pozycji z zadaniami wniosku krok opcjonalny dla nie powiązanych pozycji towarowych. potwierdzić klawiszem F10 lub przyciskiem. System umożliwia grupowe wiązanie wprowadzonych pozycji z zadaniami. W tym celu należy oznaczyć grupę pozycji do związania z zadaniem poprzez zaznaczenia flagi przy danej pozycji kliknięcie prawym przyciskiem myszy w kwadracik przy polu Lp. Można oznaczyć wszystkie naraz pozycje poprzez wybór przycisku lub też odznaczyć wszytki pozycje po wybraniu przycisku. Po oznaczeniu pozycji wybieramy przycisk [Powiąż z zadaniem]. Nastąpi uruchomienie okna z listą zadań wniosku w którym należy wybrać zadanie do powiązania i nacisnąć przycisk [Wybierz]. 9. Zmiana statusu wniosku Zarejestrowany wniosek posiada swój obieg statusów. 44/47

45 Rodzaj wniosku Lp Status Opis 0 Archiwalny Status oznaczający archiwizowanie (anulowanie) wniosku 1 Edycja Status, w którym wniosek jest rejestrowany przez Realizatora. Status będący nieodłącznym elementem wystawienia wniosku. Wprowadzenie wniosku powoduje nadanie numeru w ramach rejestru Realizatora. 2 Gotowy do Wprowadzanie statusu blokuje możliwość edytowania zatwierdzenia danych dokumentu. WAN-R 3 Ostateczna akceptacja 4 Zakończony Dokument w statusie Gotowy do zatwierdzenia można wydrukować w celu uzyskania niezbędnych podpisów. Status będący nieodłącznym elementem wystawienia wniosku. Status wprowadzany po ostatecznym zaakceptowaniu przez wszystkie podmioty akceptujące wniosek. Po wprowadzeniu statusu można wydrukować pełnowartościowy dokument. Zatwierdzenie powoduje blokadę edycji danych. Status wprowadzany po całkowitym zrealizowaniu wniosku status opcjonalny. Każdy wniosek powinien osiągać po kolei dostępne statusy, przy czym wprowadzenie danego statusu uzależnione jest od przydzielonego uprawnienia. Realizator jest zobowiązany do ustawiania wszystkich statusów. Zmiana statusu wniosku odbywa się w zakładce Nagłówek poprzez wybranie przycisku [Zmień]. Uruchomiona zostanie lista statusów, które użytkownik może wprowadzić. Z listy należy wybrać żądany status (oznaczenie kolorem żółtym) i nacisnąć przycisk [Wybierz]. 45/47

46 W momencie zmiany statusu ze statusu Edycja na Gotowy do zatwierdzenia system dokonuje: nadania numeru Realizatora. Pojawi się komunikat informujący o zmianie statusu wniosku W analogiczny sposób zmieniamy status wniosku na Ostateczna akceptacja i Zakończony. 10. Wydruk wniosku Wniosek, który jest w statusie Gotowy do zatwierdzenia powinien zostać wydrukowany i poddany obiegowi akceptacyjnemu poza system. Aby wydrukować wniosek należy w zakładce Nagłówek wybrać przycisk [Wydruk wniosku]. 46/47

47 Wyświetli się okno, w którym można: Wygenerować wydruk do pliku PDF przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Excel przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku Word przez wybór przycisku. Wygenerować wydruk do pliku HTML przez wybór przycisku. Uruchomić podgląd wydruku przez wybór przycisku [Uruchom]. Z okna podglądu wydruku możliwe jest wydrukowanie wniosku na drukarce poprzez wybór przycisku. 47/47