Obszar Logistyka. Administracja w obszarze Logistyki. Instrukcja administratora

Transkrypt

1 Obszar Logistyka Administracja w obszarze Logistyki Instrukcja administratora

2 EG_LOG Administracja w obszarze Logistyki Instrukcja Administratora. 2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie Wyszukiwanie w listach wyboru Tryb wyszukiwania OPERACJE Przypisanie podprofilu EA do profilu użytkownika oraz wiązanie pracownika z użytkownikiem GM uprawniania do magazynów i dokumentów Uprawniania do zapotrzebowań i zamówień Przypisanie użytkownika do jednostki org dla potrzeb zapotrzebowań Uprawnienia dla wniosków Uprawnienia do planów zamówień publicznych Uprawnienia do umów zakupowych Uprawnienia do cennika dla jednostek org Uprawnienia do cennika dla użytkowników Wartości domyślne obszaru Logistyka Ustawienie filtrów obszaru Logistyka

4 Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy. 4/27

5 Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Ostatni rekord Edytor tekstu Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te operacje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty użytkownika Pomoc [F1] Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu, jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 2. Wyszukiwanie w listach wyboru. Lista Czynności: Lp Opis: Lista czynności: 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 5/27

6 Lp Opis: Lista czynności: 2. Filtrowanie listy Przeważnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola służące filtrowaniu. W zależności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na żółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 6/27

7 Lp Opis: Lista czynności: 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach możliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest możliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania można w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości należy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) można szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. Należy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyż w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. Jeżeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, że brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. Poniżej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. Lista Czynności: Lp Opis: Lista czynności: 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 7/27

8 Lp Opis: Lista czynności: 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu należy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Zespół Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpo po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ezpiecz oraz racy należy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ezpiecz%racy% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca należy podać zapis np. % UWAGA: wielkość liter może mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/27

9 Lp Opis: Lista czynności: 3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania należy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/27

10 Lp Opis: Lista czynności: Operacje 4. Przypisanie podprofilu EA do profilu użytkownika oraz wiązanie pracownika z użytkownikiem. Logujemy się do modułu Administrator Egerii. Przechodzimy do formularza Uprawnienia>Firmy. W zakładce Profile przypisujemy odpowiednie profile podrzędne do profilu użytkownika. Dostępna lista wyboru dla rekordów w bloku Profile podrzędne. 10/27

11 Dla logistyki istnieją następujące profile podrzędne: Gospodarka magazynowa o LOG [UEK GM MDZ] profil dla osób prowadzących magazyn Działu Zaopatrzenia, w ramach którego użytkownik ma dostęp do formularzy i raportów wykorzystywanych podczas pracy w module w ramach prowadzonych operacji magazynowych. o LOG [UEK GM MKS] profil dla osób prowadzących magazyn Księgarni, w ramach którego użytkownik ma dostęp do formularzy i raportów wykorzystywanych podczas pracy w module w ramach prowadzonych operacji magazynowych. o LOG [UEK GM MPR] profil dla osób prowadzących magazyn materiałów promocyjnych, w ramach którego użytkownik ma dostęp do formularzy i raportów wykorzystywanych podczas pracy w module w ramach prowadzonych operacji magazynowych. o LOG [UEK GM MWY] profil dla osób prowadzących magazyn Wydawnictwa, w ramach którego użytkownik ma dostęp do formularzy i raportów wykorzystywanych podczas pracy w module w ramach prowadzonych operacji magazynowych. o LOG [GM - Administracja] pełny profil administratorski w ramach, którego użytkownik może zarządzać konfiguracją modułu GM (dodawać nowe magazyny, nadawać uprawnienia) jak również ma dostęp do formularzy i raportów wykorzystywanych podczas pracy w module w ramach prowadzonych operacji magazynowych. o LOG [GM - podstawowy] podstawowy profil magazynowy pozwalający na dostęp do formularzy, w których wykonywane sa operacje magazynowe o LOG [GM - Przeglądanie] profil udostępniający jedynie formularz pozwalający na przegląd dokumentów magazynowych o LOG [GM - Raporty] profil udostępniający predefiniowane zestawienia magazynowe w module GM. Generator Raportów o GR [Generator Raportów] dostęp do uruchamiania aplikacji Generator Raportów. Zakupy: o [UEK] Realizator grupa uprawnień dla użytkowników, którzy mają posiadać rolę Realizatora, umożliwia dostęp do: o Formularza do wprowadzania i obsługi zapotrzebowań (profil LOG [ZAK Zapotrzebowania rocz]) o Formularza do wprowadzania i obsługi zamówień do dostawców (profil LOG [ZAK zam. do dost.]) o Formularza do wprowadzania i obsługi wniosków (profil LOG [ZAK Wnioski]) o Formularza do wprowadzania i obsługi planów zamówień publicznych (profil ZP [Plan zamówień publ.]) w tym do generacji planów (profil ZP [Generacja Planu ZP]) o Formularza do generacji dokumentów procesu logistycznego (profil LOG [ZAK Generacje dokumentów]) o Formularza do wprowadzania i obsługi umów zakupowych (profil LOG [ZAK Umowy]) o Formularza do wprowadzania kontrahentów (profil CKK [Kontrahenci] o Formularza do wprowadzania towarów (profil CSS [Towary] o Formularza do wprowadzania cenników zakupowych (profil LOG [ZAK Cenniki zakupowe] o Formularza do wprowadzania faktur zakupu (profil LOG [ZAK faktury]) 11/27

12 o Zestawu raportów przygotowanych w Generatorze Raportów do uruchomienia w kontekście Realizatora (profil GR [Raporty Realizatora]) o [UEK] Wnioskodawca grupa uprawnień dla użytkowników, którzy mają posiadać rolę Wnioskodawcy,, umożliwia dostęp do: o Formularza do wprowadzania i obsługi zapotrzebowań (profil LOG [ZAK Zapotrzebowania rocz]) o Formularza do wprowadzania i obsługi wniosków (profil LOG [ZAK Wnioski] o Formularza do generacji wywołań zapotrzebowań (profil LOG [ZAP Wywołanie zap.]) o Zestawu raportów przygotowanych w Generatorze Raportów do uruchomienia w kontekście Realizatora (profil GR [Raporty Wnioskodawcy]) o LOG [ZAK Administracja] profil administracyjny modułu Zakupy umożlwiający nadawanie uprawnień do wniosków, planów zamówień publicznych i umów, zapotrzebowań i zamówień do dostawców. Zamówienia Publiczne: o ZP [Otawrcie planu zam. publ.] profil pozwalający na założenie nowego planu zamówień publicznych na dany rok, o ZP [Plan zamówień publ.] profil dostępu do formularza do obsługi planów zamówień publicznych, o ZP [Rejestr depozytów] - profil dostępu do formularza do obsługi rejestru depozytów, o ZP [Rejestr zam. publ.] - profil dostępu do formularza do obsługi rejestru zamówień publicznych, o ZP [Słowniki] dostęp do słowników dotyczących zamówień publicznych o ZP [Wyc. wer. planu do edycji] możliwość wycofania wersji planu do statusu edycji Sprzedaż: SP [UEK Akademiki] zestaw uprawnień dedykowany dla prowadzenia sprzedaży w Akademikach: faktury krajowe VAT i faktury na żądanie SP [UEK Basen] zestaw uprawnień dedykowany dla prowadzenia sprzedaży na Basenie: faktury krajowe VAT i faktury na żądanie oraz sprzedaż paragonowa SP [UEK Księgarnia] zestaw uprawnień dedykowany dla prowadzenia sprzedaży w Księgarni: faktury krajowe VAT i faktury na żądanie oraz sprzedaż paragonowa SP [UEK Kwestura] zestaw uprawnień dedykowany dla prowadzenia sprzedaży w Kwesturze: faktury krajowe VAT i faktury na żądanie oraz faktury walutowe, noty rozliczeniowe. Po nadaniu podprofilu należy zmiany zapisać i odświeżyć profil nadrzędny poprzez przycisk [Odśwież profil]. Wiązanie użytkownika z pracownikiem. W Administratorze Egerii należy otworzyć formularz EA> Użytkownicy po czym w zakładce Użytkownicy pracownicy należy uzupełnić pole Numer pracownika. 5. GM uprawniania do magazynów i dokumentów.. Aby dany użytkownik mógł mieć dostęp do określonych magazynów i dokumentów (w tym stanów) należy odpowiednio skonfigurować uprawniania przypisując je do konkretnego użytkownika lub profilu GM, który zostanie przypisany użytkownikowi. Ewentualne profile GM tworzymy i przypisujemy do nich użytkowników w module GM w formularzu Konfiguracja>Profile (do nadawania uprawnień konieczny jest podprofil EA: LOG [GM - Administracja]). 12/27

13 Przyciskiem lub klawiszem F6 dodajemy nową nazwę profilu (dodatkowo opcjonalnie opis). Następnie zapisujemy wprowadzone zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Aby przypisać pracownika do profilu wybieramy przycisk [Dodaj wybranych], po czym w liście oznaczamy checkboxami konkretne wartości i wybieramy przyciskiem [Wybierz]. Dostępne są następujące skonfigurowane profile GM : MAGAZYNIER_MWY dedykowany dla magazyniera magazynu Wydawnictwa MAGAZYNIER_MKS dedykowany dla magazyniera magazynu Księgarni MAGAZYNIER_MDZ - dedykowany dla magazyniera magazynu Działu Zaopatrzenia MAGAZYNIER_MPR - dedykowany dla magazyniera magazynu materiałów promocyjnych PODGLAD_WSZYSTKIE_MAG profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na wszystkich magazynach PODGLAD_MWY profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Wydawnictwa PODGLAD_MKS profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Księgarni PODGLAD_MDZ - profil dedykowany wyłącznie do podglądu danych na magazynie Działu Zaopatrzenia Aby nadać odpowiednie uprawnienia do profilu lub dla użytkownika bez przypisanego profilu (indywidualnie) należy uruchomić formularz Konfiguracja>Uprawnienia. Po uruchomieniu formularza najlepiej jest wyszukać wszystkie rekordy (przycisk F8) po czym przełączyć tryb podglądu wg użytkowników (wybieramy przycisk [Wg użytkowników]). Wyszukujemy dany profil lub użytkownika, który chcemy konfigurować i dla wyszukanej wartości nadajemy uprawniania do magazynów odznaczając checkboxy przy danym kodzie magazynu. 13/27

14 Następnie dla danego Magazynu w zakładce Uprawnienia do operacji należy nadać uprawnienie do rodzajów dokumentów (konkretnie stanów). Odznaczamy odpowiednio dla danego rodzaju checkbox dla wprowadzenia danego stanu i wycofania z danego stanu. UWAGA: Dla użytkowników/profili mających mieć dostęp do wystawiania dokumentów magazynowych należy zaznaczyć wszystkie dostępne stany do wprowadzenia i wycofania dla magazynów za które są oni odpowiedzialni. W przypadku przesunięcia miedzy magazynowego należy nadać uprawnienie użytkownikowi wydającemu towar z magazynu do utworzenia dokumentu MMP w stanie edycji na magazynie docelowym. Użytkownicy będący magazynierami powinni mieć uprawnienie do wprowadzania wszystkich stanów dokumentów magazynowych (stan ZTK w zależności od konfiguracji magazynu czy jest on magazynem Księgowym) najlepiej porównywać z istniejącymi uprawnieniami. 14/27

15 6. Uprawniania do zapotrzebowań i zamówień. Aby dany użytkownik mógł mieć dostęp do rodzajów dokumentów zapotrzebowań i/lub zamówień oraz czynności jakie może na nich wykonać należy odpowiednio skonfigurować uprawniania przypisując je do konkretnego użytkownika lub profilu ZAK, który zostanie przypisany użytkownikowi. Ewentualne profile ZAK tworzymy i przypisujemy do nich użytkowników w module ZAK w formularzu Administracja>Profile (do nadawania uprawnień konieczny jest podprofil EA: LOG [ZAK Administrator]). Przyciskiem lub klawiszem F6 dodajemy nową nazwę profilu (dodatkowo opcjonalnie opis). Następnie zapisujemy wprowadzone zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Aby przypisać pracownika do profilu wybieramy przycisk [Dodaj wybranych], po czym w liście oznaczamy checkboxami konkretne wartości i wybieramy przyciskiem [Wybierz]. Dostępne są następujące skonfigurowane profile ZAK : WNIOSKODAWCA_ZAPR uprawnienia do rejestracji zapotrzebowań rocznych oraz wykonywania czynności zatwierdzenia i przekazania do Realizatora REALIZATOR_ZAPR uprawnienia do: o rejestracji zapotrzebowań rocznych oraz wykonywania czynności zatwierdzenia i przekazania do Realizatora oraz zakończenia realizacji o rejestracji zamówień do dostawców oraz wykonywania czynności zatwierdzenia oraz zakończenia realizacji WSZYSTKIE_ZAPR uprawnienia do wykonywania wszystkich czynności na dokumentach zapotrzebowań i zamówień Aby nadać odpowiednie uprawnienia do profilu lub dla użytkownika bez przypisanego profilu (indywidualnie) należy uruchomić formularz Administracja>Graficzne scenariusze obiegu dokumentów. W ramach wywoływanego formularza uruchomi się aplikacja do tworzenia obiegów dokumentów oraz administrowania uprawnieniami. Aby zarządzać uprawnieniami należy wybrać opcję Prawa dostępu. 15/27

16 W oknie Przyznawanie uprawnień do rodzajów dokumentów oraz czynności należy w polu Użytkownik wybrać nazwę użytkownika lub profil który chcemy konfigurować. Następnie do profilu/ użytkownika przypisujemy rodzaje dokumentów poprzez przeniesienie odpowiednich wartości z obszaru Rodzaje dokumentów do obszaru Rodzaje dokumentów udostępnione użytkownikowi za pomocą przycisków z czerwonymi strzałkami. Uwaga: przed przypisywaniem rodzajów należy zaznaczyć opcję Finanse. Po przeniesieniu rodzaju dokumentu wybieramy zatwierdzony dla niego obieg (stan definicji Z ) w obszarze Wersje obiegów dla wybranego rodzaju dokumentu. Następnie dla wybranego obiegu przypisujemy do profilu/ użytkownika czynności do jakich ma mieć on uprawnienie poprzez przeniesienie wartości z obszaru Czynności dla RDOK do obszaru Czynności udostępnione użytkownikowi za pomocą czerwonych strzałek. Po zakończeniu nadawania uprawnień należy wybrać przycisk dostępny na pasku narzędziowym menu. 16/27

17 7. Przypisanie użytkownika do jednostki org dla potrzeb zapotrzebowań. Aby dany użytkownik mógł rejestrować dokumenty zapotrzebowań w ramach danych jednostek, należy powiązać takiego użytkownika z definicją jednostki org. w strukturze org. W tym celu należy w module Centralny Słownik Systemu w formularzu Inne > Struktura organizacyjna firmy po odszukaniu danej jednostki org. w zakładce Szczegóły w bloku Użytkownicy dodać wpis podając: Nazwę użytkownika Rodzaj dostępu (nie istotne z pkt. widzenia Logistyki istotne z pkt. widzenia modułu Projekty). Następnie zapisujemy wprowadzone zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. 8. Uprawnienia dla wniosków. Uprawnienia do wniosków nadawane są w module Zakupy w formularzu Administracja > Statusy i uprawnienia w zakładce Wnioski. Uprawnienie nadaje się kontekście jednostki wnioskującej wskazywanej na wniosku oraz w kontekście jednostki realizatora wskazywanej na wniosku. Po oznaczeniu kontekstu oraz wskazaniu rodzaju wniosku i statusu, dla którego nadawane jest uprawnienie należy wyszukać jednostkę do której chcemy nadać uprawnienia w danym kontekście a następnie odszukujemy użytkownika i wiążemy (poprzez przycisk zaznaczając czy ma mieć on: uprawnienie do edycji wniosku w danym statusie checkbox E uprawnienie do ustawienia danego statusu wniosku checkbox ZS Brak oznaczenia checkboxów oznacza dostęp jedynie do podglądu w danym statusie. ) go z danym statusem 17/27

18 9. Uprawnienia do planów zamówień publicznych. Uprawnienia do planów nadawane są w module Zakupy w formularzu Administracja > Statusy i uprawnienia w zakładce Wnioski. Uprawnienia nadaje się odrębnie do: Planów Części planów Wersji części planów Uprawnienie do planu nadaje się jedynie w ramach określonego statusu. Po oznaczeniu statusu, dla którego nadawane jest uprawnienie odszukujemy użytkownika i wiążemy (poprzez przycisk ) go z danym statusem/ Uwaga: użytkownik mający mieć wglądu lub tworzenia planów musi mieć uprawniania do statusów planu Edycja i Archiwalny. 18/27

19 Uprawnienie do części i wersji nadaje się kontekście jednostki realizującej plan. Po oznaczeniu statusu, dla którego nadawane jest uprawnienie należy wyszukać jednostkę do której chcemy nadać uprawnienia a następnie odszukujemy użytkownika i wiążemy (poprzez przycisk ) go z danym statusem zaznaczając czy ma mieć on: uprawnienie do edycji wersji lub części planu w danym statusie checkbox E uprawnienie do ustawienia danego statusu wersji lub części planu checkbox ZS Brak oznaczenia checkboxów oznacza dostęp jedynie do podglądu w danym statusie. Uwaga: Użytkownik mający mieć wglądu lub tworzenia planów musi mieć uprawniania do statusów części planów Edycja i Archiwalny w ramach jednostki realizatora. Wg przypisania użytkownika do dowolnego statusu części planu następuje również zachowanie się systemu w innych częściach systemu jak np. filtrowanie dokumentów zapotrzebowań wg funkcji realizatora lub dokumentów zamówień własnych do dostawców. W przypadku wersji części planów: Użytkownik Realizatora może: o edytować wniosek w statusie Edycja, o ustawiać status Archiwalny 19/27

20 o podglądać dane w pozostałych statusach. Użytkownik Działu Zamówień Publicznych może: o mieć wgląd we wszystkie statusy o ustawiać status Zaakceptowany przez Rektora, Zatwierdzony przez DZP o nie może edytować planów W związku z powyższym należy odpowiednio nadać uprawnienia. 10. Uprawnienia do umów zakupowych Uprawnienia do rodzajów umów zakupowych nadawane są w module Zakupy w formularzu Administracja > Rodzaje umów. Blok po prawej stronie służy do nadawania uprawnień (przeglądanie /edycja /administrowanie). Do każdego rodzaju umowy istnieje możliwość nadania uprawnień poszczególnym użytkownikom. Pole Nazwa użytkownika obsługiwana jest za pomocą listy, a zatem można wybrać użytkownika z dostępnej listy lub wpisać z klawiatury (zgodność danych zostanie sprawdzona listą). Użytkownik, któremu nie nadano uprawnień do danego rodzaju umowy, nie będzie miał dostępu do umów tego rodzaju. Użytkownik posiadający uprawnienia Przeglądanie ma dostęp do umów danego rodzaju, ale nie może takich umów edytować, usuwać ani dodawać. Mając uprawnienia Wstawianie/ Modyfikacja/ Usuwanie użytkownik ma pełny dostęp do umów danego typu. Uprawnienia Administracja dają pełen dostęp do umów, a dodatkowo dają użytkownikowi możliwość nadawania i odbierania uprawnień użytkownikom do danego rodzaju umów. Dodatkowo nadawane są odrębnie uprawnienia do statusów umów. Służy do tego formatka Statusy umów uruchamiana z pozycji Administracja > Statusy umów. 20/27

21 Aby przydzielić danemu Użytkownikowi poziom dostępu do danego statusu, w bloku Statusy wybieramy zdefiniowany Status, następnie w bloku Uprawnienia użytkowników wybieramy Użytkownika i wybieramy z dostępnej listy dostępny poziom dostępu. Poziomy dostępu: Administracja (umożliwia przeglądanie kontraktów w danym statusie, dodawanie, modyfikację, usuwanie umów w danym statusie o ile jest to status, który nie zatwierdza umowy, nadawanie uprawnień innym użytkownikom dla danego statusu) Wstawianie/Modyfikacja/Usuwanie (umożliwia przeglądanie kontraktów w danym statusie, dodawanie, modyfikację, usuwanie umów (danych umów, pozycji) w danym statusie o ile jest to status, który nie zatwierdza umowy. O tym czy status zatwierdza Umowę decyduje checkbox Zatwierdzony.) Przeglądanie (umożliwia tylko przeglądanie kontraktów w danym statusie) Użytkownik posiadający funkcję użytkową ZK_ADM_WSZYSTKICH_STATUSOW widzi wszystkie statusy i może nadawać wszystkie uprawnienia użytkownikom. Na formatce Umowy wywoływanej z menu: Dokumenty > Umowy użytkownik posiadający, co najmniej uprawnienia Przeglądania widzi umowy dla danego statusu. Użytkownik posiadający, co najmniej uprawnienie: Wstawienie/Modyfikacja/Usuwanie może Dodawać umowy w danym statusie oraz Modyfikować lub Usuwać dane. Jeżeli Użytkownik posiada uprawnienia do Przeglądania podczas zmiany statusu umowy nie widzi tego statusu na liście Status umowy. 21/27

22 11. Uprawnienia do cennika dla jednostek org.. Uprawnienia do cennika dla jednostek org. nadaje się w zakładce Uprawnienia jednostek w module Zakupy w formularzu do obsługi cenników Plany > Cenniki Zakupowe. Nadanie uprawnienia decyduje o tym czy dana jednostka wnioskująca o zakup, na którą wystawiane jest zapotrzebowanie roczne będzie mogła dokonać wyboru z danego cennika. UWAGA: Uprawnienie powinno być nadawane przez Realizatora tworzącego cennik. W zakładce wyszukujemy jednostkę org., której chcemy nadać uprawnienie. Możliwe jest również przefiltrowanie jednostek zgodnie z wbudowanym filtrem "Pokaż tylko". Po zaznaczeniu opcji: Związane - system przefiltruje jednostki do tych już powiązanych z cennikiem Niezwiązane - system przefiltruje jednostki do tych jeszcze powiązanych z cennikiem Wszystkie - pokazane zostaną wszystkie jednostki org. niezależnie od powiązania z cennikiem. Nadanie uprawnienia polega na zaznaczeniu (kliknięcie w biały kwadrat prawym przyciskiem myszy) znacznika dla wybranej jednostki org, (rekord podświetlony na szaro). 22/27

23 Operację wyboru grupowego nadania uprawnienia można przeprowadzić za pomocą przycisku wyfiltrowanych jednostek po wybraniu przycisku zostanie nadane uprawnienie.. Dla Aby grupowo odebrać uprawnienie dla wyfiltrowanych jednostek należy wybrać przycisk. 12. Uprawnienia do cennika dla użytkowników. Uprawnienia do cenników dla danych użytkowników nadaje się w formularzu Administracja > Uprawnienia dla cenników w module Zakupy. W systemie aby dany użytkownik mógł skorzystać z danego cennika w trakcie składania zapotrzebowanie, musi on mieć nadane uprawnienie do opcji Prz (przeglądanie) danego cennika. Uprawnienie nadaje się poprzez zaznaczenie danego checkboxa. W przypadku, gdy cennik ma być udostępniony do edycji/modyfikacji dla innego użytkownika należy nadać wszystkie dostępne uprawnienia: Prz (przeglądanie) Mod (modyfikacja) Adm (administracja cennikiem) Ztw (zatwierdzenie definicji cennika) Cof (cofanie zatwierdzenia definicji cennika) Ztw (zatwierdzenie okresów) Cof (cofanie zatwierdzenia okresów) Poz (dodawanie pozycji) 23/27

24 13. Wartości domyślne obszaru Logistyka. Przy konfigurowaniu uprawnień konieczne jest wskazanie wartości domyślnych dla danych użytkowników. Wartości konfigurujemy w module Zakupy w formularzu Serwis>Wartości domyślne. W formularzu należy wybrać najpierw aplikację w ramach, której nadawane są wartości domyślne. Aby ustawić wartość należy wyszukać WD podając w polu filtrującym zapis np. JEDN%ORG% po czym wybieramy ikonkę. Dla wyszukanej WD dodajemy użytkownika i wartość. Należy ustawić dane dla następujących wartości domyślnych (WD): Aplikacja Nazwa WD Opis ZAK ZAK_WNIOSKI_DOMYSLNY_PRC_WN Domyślny numer pracownika wnioskującego na 24/27

25 wnioskach. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. PRJ KOD_PRC_ODP_ZAP Domyślny kod pracownika odpowiedzialnego za zapotrzebowanie. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. SP KOD_PRC_ODP_ZW Kod osoby odpowiedzialnej za Zamówienie Własne. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. SP KOD_PRC_ZAM_ZW Kod pracownika zamawiającego dla Zamówienia Własnego. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. SP KOD_PRACOWNIKA Kod pracownika wystawiającego dokument sprzedaży. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. ZAK ZAK_WNIOSKI_KONTEKST Czy wnioski przeglądane według numerów realizatora (R) czy wnioskodawcy (W). Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. SP JEDNOSTKA_ORGANIZACYJNA Domyślna jednostka organizacyjna do wystawiania zapotrzebowań, zamówień i dokumentów sprzedażowych. Wybór z listy dostępnej w polu Wartość. NZ WDR_UPR_ZOB Uprawnienia do rodzajów faktur zakupowych. Podajemy rodzaje do, których user ma uprawnienie w formie: 'ZI','ZA'. 14. Ustawienie filtrów obszaru Logistyka. Konfiguracja uprawnień w ramach obszaru Logistyka wymaga ustawienia poszczególnych filtrów ograniczających podgląd danych dla wskazanych użytkowników. Ustawienia filtrów dokonuje się w module Centralny Słownik Systemu w formularzu Admin > Filtry i sortowania. Po wybraniu filtru jeżeli posiada on parametry (patrz blok Parametry selekcji) to w bloku Domyślne parametry dla użytkowników należy ustawić określone wartości (szczegóły w tabeli w dalszej części). Po ustawieniu parametrów należy włączyć filtr poprzez przejście na zakładkę Formatki selekcji, gdzie dla danego formularza (w bloku Moduły selekcji) należy w bloku Użytkownicy podać nazwę użytkownika, blok modułu oraz wybrać przycisk [Ustaw selekcję administracyjną]. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. 25/27

26 Poniżej przedstawiono konfiguracje poszczególnych filtrów. Nazwa filtru UEK: Słowniki ZP UEK: Klasyfikacje towarów KS UEK: Klasyfikacje towarów LOG. UEK: Klasyfikacje towarów SP UEK: CSS Towary Księgarnia UEK: Cenniki UEK: FV zakupu Opis Parametry Moduł selekcji Blok modułu Filtr ograniczający słowniki do słowników brak CSS_WSL dla użytkowników Działu Zamówień Publicznych Ograniczenie klasyfikacji towarów do brak CSS0400 CSS_KLASYFIKACJE klasyfikacji KOSZT_RODZ, PKWiU2008, CSS0450 CSS_KLASYFIKACJE SP_FISK_ZB, KS_RABATY, CSSKLPL KL TYTUŁY_WYD oraz klasyfikacji zakładanych przez użytkownika. Dedykowane dla obsługujących sprzedaż na Księgarni. Klasyfikacje dostępne dla userów Logistyki KLAS kody klasyfikacji pozostałe, do CSS0400 CSS_KLASYFIKACJE (obsługujących magazyny, plany zam.) których ma mieć wgląd dany CSS0450 CSS_KLASYFIKACJE Standard to klasyfikacje KOSZT_RODZ, użytkownik. Podajemy przykładowo: CSSKLPL KL CPV, CPC oraz ZAKREL oraz klasyfikacje 'CKR-U-2','CKR-D-2' założone przez użytkownika. W parametrze KLAS podajemy pozostałe kody, które ma widzieć dany użytkownik np. 'GR_A_ENOVA','PKWiU2008' Ograniczenie klasyfikacji towarów do brak CSS0400 CSS_KLASYFIKACJE klasyfikacji KOSZT_RODZ, PKWiU2008, CSS0450 CSS_KLASYFIKACJE SP_FISK_ZB, CPC, CPV oraz klasyfikacji CSSKLPL KL zakładanych przez użytkownika. Dedykowane dla obsługujących sprzedaż. Ograniczenie towarów do indeksów dotyczących Księgarni i Wydawnictwa. Ograniczenie cenników do cenników danego Realizatora oraz cenników założonych przez zalogowanego użytkownika w formularzu do definiowania cenników. Realizator ustalany na podstawie uprawnień do części planu zam. publicznych na daną jednostkę. Ograniczenie podglądu dokumentów faktur zakupu do dokumentów zarejestrowanych na jednostkę org. do której użytkownik ma uprawnienie oraz dokumentów wystawianych przez zalogowanego użytkownika lub użytkowników wskazanych w parametrze. UEK: SP Filtr zawężający dokumenty sprzedażowych do dokumentów wystawionych przez użytkownika lub użytkowników określonych w parametrze UZT oraz do dokumentów wystawionych na rodzaj do którego user ma uprawnienie. Wartość UZT należy podać jako np: dla jednego usera: TEST dla wielu userów: brak CSS0450 CSS_TOWARY brak CENNIKI CE UZT filtrowanie dokumentów do tych rejestrowanych przez podanych użytkowników. Podajemy przykładowo: LUCZYNSKAM','KOLANKOWSKAE','L ABUZD','KUBACKAU','PULKAT','WOJ CIKMA','CYRANZ UZT filtrowanie dokumentów do tych rejestrowanych przez podanych użytkowników. Podajemy przykładowo: LUCZYNSKAM','KOLANKOWSKAE','L ABUZD','KUBACKAU','PULKAT','WOJ CIKMA','CYRANZ ZOB DETAL DOK KOR KORNE DOKUMENTY FA FA FA 26/27

27 TEST','TEST2 lub można podać wartość WSZYSCY - user będzie widzieć dokumenty wystawione przez wszystkich innych userów UEK: ZAM Filtr zawężający dokumenty zapotrzebowań do dokumentów wystawionych przez użytkownika lub użytkowników określonych w parametrze UZT oraz do dokumentów wystawionych na jednostkę do której user ma uprawnienie. Wartość UZT należy podać jako np: dla jednego usera: TEST dla wielu userów: TEST','TEST2 lub można podać wartość WSZYSCY - user będzie widzieć dokumenty wystawione przez wszystkich innych userów UEK: ZAP Filtr zawężający dokumenty zapotrzebowań do dokumentów wystawionych przez użytkownika lub użytkowników określonych w parametrze UZT oraz do dokumentów wystawionych na jednostkę do której user ma uprawnienie w kontekście funkcji Realizatora lub Wnioskodawcy. Wartość UZT należy podać jako np: dla jednego usera: TEST dla wielu userów: TEST','TEST2 lub można podać wartość WSZYSCY - user będzie widzieć dokumenty wystawione przez wszystkich UEK: Umowy Realizatora UEK: Wnioski UEK: Generacje UM_ID UEK: Generacje DOK_ID innych userów Zawężenie umów do umów wystawianych na jednostkę do której użytkownik na uprawnienie oraz umów zarejestrowanych przez zalogowanego użytkownika i użytkowników wskazanych w parametrze UZT. Zawężanie wniosków do tych przekazanych do Realizatora. Dedykowany wyłącznie dla osób pełniących funkcję Realizatora. Zawężenie pozycji umów możliwych do generacji w formularzu do generacji dokumentów, do których użytkownik ma uprawnienie w ramach jednostki org wskazanej na umowie oraz w ramach umów zarejestrowanych przez zalogowanych użytkowników lub użytkowników wskazanych w parametrze UZT filtru UEK: Umowy Realizatora. Zawężenie pozycji zamówień własnych możliwych do generacji w formularzu do generacji dokumentów, do których użytkownik ma uprawnienie w ramach jednostki org wskazanej na zamówieniu oraz w ramach zamówień zarejestrowanych przez zalogowanych użytkowników lub użytkowników wskazanych w parametrze UZT filtru UEK: ZAM. UZT filtrowanie dokumentów do tych rejestrowanych przez podanych użytkowników. Podajemy przykładowo: LUCZYNSKAM','KOLANKOWSKAE','L ABUZD','KUBACKAU','PULKAT','WOJ CIKMA','CYRANZ UZT filtrowanie dokumentów do tych rejestrowanych przez podanych użytkowników. Podajemy przykładowo: LUCZYNSKAM','KOLANKOWSKAE','L ABUZD','KUBACKAU','PULKAT','WOJ CIKMA','CYRANZ FUN - filtrowanie dokumentów wg funkcji: R Realizator W - Wnioskodawca UZT filtrowanie umów do tych rejestrowanych przez podanych użytkowników. Podajemy przykładowo: LUCZYNSKAM','KOLANKOWSKAE','L ABUZD','KUBACKAU','PULKAT','WOJ CIKMA','CYRANZ brak brak brak ZW_PRZ ZAP_PRZ UMOWY ZAK_WNI OSKI ZAK_GEN ERACJE ZAK_GEN ERACJE ZW ZW KNT_UMOWY WNR POZ_UM POZ_DOK UEK: Generacje WNR_ID Zawężenie pozycji zapotrzebowań możliwych do generacji w formularzu do generacji dokumentów, do których użytkownik ma uprawnienie w ramach jednostki org wskazanej na dokumencie oraz w ramach zapotrzebowań zarejestrowanych przez zalogowanych użytkowników lub użytkowników wskazanych w parametrze UZT filtru UEK: ZAP. Zawężenie pozycji wniosków możliwych do generacji w formularzu do generacji dokumentów, do których użytkownik ma uprawnienie w ramach jednostki org wskazanej na dokumencie sterowanym w module Zakupy w formularzu Administracja > Statusy i uprawnienia. brak ZAK_GEN ERACJE POZ_WN 27/27