Obszar Logistyka. Rejestracja faktury zakupowej Rejestracja faktury zakupowej z pozycjami towarowymi. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Obszar Logistyka Rejestracja faktury zakuowej Rejestracja faktury zakuowej z ozycjami towarowymi Instrukcja użytkownika 1

2 Sis treści SPIS TREŚCI... 2 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja o systemie Wystawienie faktury zakuowej bez ozycji towarowych Wystawienie faktury zakuowej z ozycjami towarowymi

3 Nawigacja o systemie 1. Podstawowa nawigacja o systemie W formularzach można oruszać się czterema sosobami, a mianowicie za omocą: myszy - można oruszać się o widocznych w formularzu olach klikając lewym rzyciskiem myszy na wybranym olu, oleceń odręcznego menu rozwijalnego, rzycisków aska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej oniżej znajduje się zestawienie oeracji służących do oruszania się w formularzu i sosoby ich wykonania: Nazwa oeracji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu odręcznego Przejście do nastęnego ola [Tab], [Enter] - Pole>Nastęne Przejście do orzedniego ola [Schift+Tab] - Pole>Porzednie Przejście do nastęnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Nastęny Przejście do orzedniego bloku [Ctrl+Page U] Blok>Porzedni Poruszanie się wewnątrz ola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na oczątek/koniec zaisu w olu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na asku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia alikacji. Uruchomienie olecenia nastęuje orzez kliknięcie lewym rzyciskiem myszy na wskazanym rzycisku formularza. Porzez wskazanie rzycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie rocedury uruchamianej rzez wskazany rzycisk. Wszystkie rzyciski dostęne są również rzy omocy skrótów klawiszowych. Ois funkcji realizowanych rzez rzyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zaisuje do bazy danych zmiany rekordów wrowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wyełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Wyczyść rekord [Shift+F4] Koiuj rekord [F4] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w nastęnej kolejności uruchomić olecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją owiązane z nim inne rekordy. W takim rzyadku należy najierw usunąć zależne rekordy. Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim owiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na ustym miejscu w formularzu o anulowanym rekordzie automatycznie ojawia się rekord nastęny wraz z odowiednimi owiązanymi rekordami. Koiuje do nowego rekordu wartości z orzedniego rekordu w obrębie danego bloku. 3

4 Koiuj ole [F3] Wrowadź zaytanie [F7] Wykonaj zaytanie [F8] Koiuje do nowego ola wartość analogicznego ola w orzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wrowadzania zaytania. W ola rekordów należy wrowadzić warunki (arametry) zaytania. Po uruchomieniu zaytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy sełniające odane warunki. Znaki secjalne: % - zastęuje dowolny ciąg znaków, _ - zastęuje 1 znak. Alikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy sełniające arametry zaytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy można rzeglądać w formularzu. Zlicz rekordy zaytania [Shift+F2] Porzedni blok [Ctrl+Page U] Nastęny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Liczy rekordy znalezione w bazie odczas wykonywania zaytania i wyświetla ich liczbę w asku komunikatów. Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor rzechodzi do orzedniego bloku. Kursor rzechodzi do nastęnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ierwszy rekord sośród wszystkich odczytanych rzez wykonanie zaytania do bazy. Po Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla orzedni rekord sośród wszystkich odczytanych rzez zaytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla nastęny rekord sośród wszystkich odczytanych rzez zaytanie do bazy. Ostatni rekord Edytor tekstu Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord sośród wszystkich odczytanych rzez wykonanie zaytania do bazy. Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym olu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku, który te oeracje wykonał. Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego ola, które nie będzie okazywany na formularzu standardowo, lecz doiero o użyciu tegoż rzycisku. Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Raorty użytkownika Pomoc [F1] Przycisk uruchamia Generator Raortów umożliwiający stworzenie ożądanego raortu, jeżeli użytkownik osiada odowiednie urawnienia. Uruchamia formularz z omocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub ól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie racy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę możliwych wartości w olu, w którym jest ona dostęna. Informacja o dostęie do listy wyboru wyświetlana jest w asku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w olu z listą. 4

5 2. Wystawienie faktury zakuowej bez ozycji towarowych. Lista Czynności: L Ois: 1. Uruchomienie formatki Zobowiązania w module Zakuy Po uruchomieniu alikacji ojawi się okno startowe z rośbą o zalogowanie się. Wrowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (omiędzy olami można rzechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy rzycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostęnych alikacji. Należy wybrać alikację Zakuy; nastąi rzejście do głównego menu modułu Zakuy. Z menu alikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury zakuowe. Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur zakuowych 5

6 Ois: Formatka otwiera się domyślnie na nowym dokumencie faktury zakuowej w stanie edycji. 2. Uzuełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Rodzaj dokumentu I z listy zdefiniowanych w systemie rodzajów faktur zakuowych wybieramy ten, który chcemy wystawić. Wybór otwierdzamy rzyciskiem OK. Domyślnie odowiada się rodzaj faktury VAT rzyisanej do użytkownika. W systemie zdefiniowane zostały nastęujące rodzaje faktur ZA Zakuy ZGM Zakuy zagraniczne Materiały ZGU Zakuy zagraniczne Usługi 6

7 Ois: ZI Zakuy inwestycyjne ZKSB Zakuy KSB ZMSAP Zakuy MSAP ZPB Zakuy rojekty Nastęnie w olu Numer obcy wisujemy numer faktury będący na fakturze. Nastęnie klikamy dwukrotnie w olu Umowa i z listy zarejestrowanych umów wybieramy umowę, której dotyczy faktura. Umowy możemy szukać wisując m.in. numer umowy, kod lub skrót nazwy klienta (strony umowy) w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy umów. Nastęnie uzuełniamy ola: Data wystawienia rzeisujemy z 7

8 Ois: faktury, Data wływu data kiedy faktura włynęła, Data oeracji uzuełniana rzez Księgowość; domyślnie odowiada się data bieżąca Księgowanie uzuełniana rzez Księgowość; domyślnie odowiada się data bieżąca Term. za. dni termin załaty w dniach, rzeisywany z faktury Termin załaty termin załaty z faktury Termin za. od od kiedy jest liczony termin załaty, czy od daty wływu czy od daty wystawienia Nastęnie klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Kod i z listy zarejestrowanych w systemie kontrahentów wybieramy odowiedniego kontrahenta (stronę umowy). Kontrahenta szukamy według m.in. kodu kontrahenta, skrótu nazwy, ełnej nazwy, adresu, wisując w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy kontrahentów. 8

9 Ois: Nastęnie klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Jednostka organizacyjna i z listy jednostek organizacyjnych uczelni wybieramy daną jednostkę, w której wystawiana jest faktura. Danej jednostki możemy szukać według kodu lub nazwy jednostki Nastęnie klikamy dwukrotnie w olu Sosób załaty i z listy wybieramy odowiedni sosób załaty. Domyślnie odowiada się Przelew bankowy. 9

10 Ois: Aby owiązać fakturę z wnioskiem, klikamy dwukrotnie w olu Zadanie wniosku i z listy wybieramy odowiednie zadanie. Danego zadania możemy szukać wisując m.in. numer realizatora, numer wnioskodawcy, nazwę zadania w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy zadań. Jeżeli faktura nie jest związania z wnioskiem ole to ozostawiamy uste. Zaisujemy dane klawiszem F10 lub ikoną. Przechodzimy na zakładkę Pozycje. 10

11 Ois: 3. Wrowadzenie ozycji faktury zakuowej Pozycje faktury wrowadzamy na zakładce Pozycje. Wrowadzając nową ozycję klikamy dwukrotnie w olu Ty ozycji i z listy wybieramy odowiedni ty ozycji: ZI zakuy inwestycyjne ZK zaku książek ZM zaku materiałów ZST zaku środków trwałych ZU zaku usług Domyślnie odowiada się ty ozycji ZM zaku materiałów. W olu Sekcja rejestru domyślnie odowiada się ZA zakuy ZA. Jeżeli chcemy wybrać inna sekcję rejestru, klikamy dwukrotnie w tym olu i 11

12 Ois: z listy wybieramy odowiednią sekcję rejestru. W olu Netto wisujemy kwotę netto z faktury. Nastęnie klikamy dwukrotnie w olu Kod odatku i z listy zdefiniowanych kodów odatku wybieramy właściwy. 12

13 Ois: Po wyborze kodu odatku zaisujemy zmiany klawiszem F10 lub ikoną. System automatycznie obliczy kwotę odatku oraz kwotę brutto ozycji faktury. UWAGA! W rzyadku kiedy wysokość odatku VAT ma być liczona od wartości brutto faktury, wówczas należy wcisnąć rzycisk Licz VAT od brutto. 13

14 Ois: O wciśnięciu tego rzycisku aktywne stanie się ole Brutto, gdzie wisujemy wartość brutto ozycji faktury, system obliczy sobie wartość odatku VAT i wartość netto. W olu Ois możemy wisać dodatkowe informacje dotyczące ozycji faktury. 14

15 Ois: 4. Zmiana stanu faktury zakuowej na Gotowy do zatwierdzenia Analogicznie wrowadzamy kolejne ozycje faktury. Po wrowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zaisaniu, rzechodzimy na ierwszą zakładkę Zobowiązania. Wciskamy rzycisk Gotowy do zatw. Jeżeli faktura była owiązana z zadaniem ojawi się komunikat o wykonaniu zadania. Wciskamy rzycisk Zamknij 15

16 Ois: 3. Wystawienie faktury zakuowej z ozycjami towarowymi. L Ois: 1. Uruchomienie formatki Zobowiązania w module Zakuy Po uruchomieniu alikacji ojawi się okno startowe z rośbą o zalogowanie się. Wrowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (omiędzy olami można rzechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy rzycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostęnych alikacji. Należy wybrać alikację Zakuy; nastąi rzejście do głównego menu modułu Zakuy. Z menu alikacji wybieramy: Dokumenty \ Faktury zakuowe. 16

17 Ois: Otworzy się formatka służąca do rejestracji faktur zakuowych Formatka otwiera się domyślnie na nowym dokumencie faktury zakuowej w stanie edycji. 2. Uzuełnienie danych nagłówka dokumentu Klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Rodzaj dokumentu I z listy zdefiniowanych w systemie rodzajów faktur zakuowych wybieramy ten, który chcemy wystawić. Wybór otwierdzamy rzyciskiem OK. Domyślnie odowiada się rodzaj faktury VAT rzyisanej do użytkownika. 17

18 Ois: W systemie zdefiniowane zostały nastęujące rodzaje faktur ZA Zakuy ZGM Zakuy zagraniczne Materiały ZGU Zakuy zagraniczne Usługi ZI Zakuy inwestycyjne ZKSB Zakuy KSB ZMSAP Zakuy MSAP ZPB Zakuy rojekty Nastęnie w olu Numer obcy wisujemy numer faktury będący na fakturze. Nastęnie klikamy dwukrotnie w olu Umowa i z listy zarejestrowanych umów wybieramy umowę, której dotyczy faktura. 18

19 Ois: Umowy możemy szukać wisując m.in. numer umowy, kod lub skrót nazwy klienta (strony umowy) w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy umów. Nastęnie uzuełniamy ola: Data wystawienia rzeisujemy z faktury, Data wływu data kiedy faktura włynęła, Data oeracji uzuełniana rzez Księgowość; domyślnie odowiada się data bieżąca Księgowanie uzuełniana rzez Księgowość; domyślnie odowiada się data bieżąca Term. za. dni termin załaty w dniach, rzeisywany z faktury Termin załaty termin załaty z faktury Termin za. od od kiedy jest liczony termin załaty, czy od daty wływu czy od daty wystawienia 19

20 Ois: Nastęnie klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Kod i z listy zarejestrowanych w systemie kontrahentów wybieramy odowiedniego kontrahenta (stronę umowy). Kontrahenta szukamy według m.in. kodu kontrahenta, skrótu nazwy, ełnej nazwy, adresu, wisując w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy kontrahentów. Nastęnie klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Jednostka organizacyjna i z listy jednostek organizacyjnych uczelni wybieramy daną jednostkę, w której wystawiana jest faktura. Danej jednostki możemy szukać według kodu lub nazwy jednostki 20

21 Ois: Nastęnie klikamy dwukrotnie w olu Sosób załaty i z listy wybieramy odowiedni sosób załaty. Domyślnie odowiada się Przelew bankowy. Aby owiązać fakturę z wnioskiem, klikamy dwukrotnie w olu Zadanie wniosku i z listy wybieramy odowiednie zadanie. Danego zadania możemy szukać wisując m.in. numer realizatora, numer wnioskodawcy, nazwę zadania w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy zadań. Danego zadania możemy szukać wisując m.in. numer realizatora, numer wnioskodawcy, nazwę zadania w wierszu służącym do dynamicznego zawężania listy zadań. 21

22 Ois: Jeżeli faktura nie jest związania z wnioskiem ole to ozostawiamy uste. Zaisujemy dane klawiszem F10 lub ikoną. Przechodzimy na zakładkę Pozycje. 3. Wrowadzenie ozycji towarowych Przechodzimy na zakładkę Pozycje towarowe 22

23 Ois: Klikamy dwukrotnie w olu Nazwa towaru, otworzy się wówczas lista zdefiniowanych w systemie towarów. Uwaga! Jeżeli na ierwszej zakładce wybraliśmy umowę, której dotyczy faktura, wówczas o uruchomieniu listy towarów zaznaczamy radio-button Umowy. Wówczas lista towarów zostanie zawężona do towarów będących na wybranej wcześniej umowie. Znajdujemy towar, który chcemy wrowadzić na ozycję faktury (towaru możemy szukać według indeksu, skrótu nazwy, ełnej nazwy wisując je do wiersza służącego do dynamicznego zawężania listy. Po znalezieniu towaru wciskamy rzycisk Wybierz. 23

24 Ois: Towar zostanie dodany na ozycję, w olu Umowa ojawi się numer umowy a w olu Pozycja kontraktu ojawi się ozycja umowy, z którą związana jest wrowadzona ozycja faktury. Ponadto w olu Cena netto zostanie rzeisana cena netto z umowy dla wybranego towaru. Powstaje w tym momencie w systemie owiązanie omiędzy ozycją faktury zakuowej a ozycją kontraktu. W rzyadku kiedy wybierzemy na ozycję towarową towar z listy bez zawężenia towarów do wybranej wcześniej umowy, w olu umowy ojawi się numer wybranej umowy ale ole Pozycja kontraktu nie zostanie uzuełnione. Nie będzie owiązania omiędzy ozycją faktury a ozycją umowy. 24

25 Ois: W olu Ilość wisujemy ilość towaru, o zaisaniu system automatycznie rzeliczy wartość netto, wartość odatku, wartość brutto ozycji. Po zaisaniu ozycji klikamy dwukrotnie w olu Wniosek i z rozwiniętej listy wniosków zarejestrowanych w systemie wybieramy wniosek, który dotyczy wrowadzonej na fakturze ozycji towarowej. Zaisujemy zmiany klawiszem F10 lub ikoną Analogicznie wrowadzamy kolejne ozycje faktury. Po wrowadzeniu ozycji towarowych wciskamy rzycisk Zatwierdź ozycje towarowe w wyniku czego wrowadzone ozycje zostaną zatwierdzone. 25

26 Ois: Ponadto na zakładce Pozycje zostanie automatycznie wygenerowana ozycja faktury zawierająca wartość netto, wartość odatku VAT i wartość brutto faktury. 4. Zmiana stanu faktury zakuowej na Gotowy do zatwierdzenia Po wrowadzeniu wszystkich niezbędnych danych i informacji oraz ich zaisaniu, rzechodzimy na ierwszą zakładkę Zobowiązania. Wciskamy rzycisk Gotowy do zatw. Jeżeli faktura była owiązana z zadaniem ojawi się komunikat o wykonaniu zadania. Wciskamy rzycisk Zamknij 26

27 Ois: 5. Krok ocjonalny! Wygenerowani e rozchodu ozamagazyno wego. UWAGA! Dotyczy faktur zakuowych z wrowadzonymi ozycjami towarowymi. W rzyadku otrzeby wygenerowania w systemie rozchodu oza magazynowego z wrowadzonej faktury zakuowej należy: Po zmianie stanu faktury zakuowej na Gotowy do zatwierdzenia, rzechodzimy na zakładkę Pozycje towarowe i wciskamy rzycisk Generacje. 27

28 Ois: Otworzy się okno, w którym w górnej części mamy blok Rozchody oza magazynowe. Klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Jedn. org. i z listy wybieramy jednostkę na którą trafi zakuiony towar. 28

29 Ois: Nastęnie klikamy dwukrotnie lewym rzyciskiem myszy w olu Stanowisko kosztów i z listy wybieramy odowiednie stanowisko kosztów. Nastęnie wciskamy rzycisk Podowiedzi, wówczas system w olach Ilość realizowana i Wartość odowiada całą ilość towaru i ich wartość brutto z ozycji towarowych faktury. 29

30 Ois: W olu Ilość realizowana wisujemy tę ilość towaru (towarów), którą otrzyma dana jednostka. Nastęnie wciskamy rzycisk Dodaj Wówczas towar zostanie w systemie rozchodowany na wskazaną jednostkę i stanowisko kosztów. Odowiednie informacje ojawią się w bloku Realizacje. 30

31 Ois: Wychodzimy orzez wciśnięcie rzycisku Wyjdź. 31