Obszar Logistyka. Cenniki zakupowe. Instrukcja uŝytkownika

Transkrypt

1 Obszar Logistyka Cenniki zakupowe Instrukcja uŝytkownika

2 EG_LOG Cenniki zakupowe Instrukcja UŜytkownika. 2

3 Spis treści SPIS TREŚCI... 3 NAWIGACJA PO SYSTEMIE Podstawowa nawigacja po systemie Wyszukiwanie w listach wyboru Tryb wyszukiwania... 7 OPERACJE Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy Uruchomienie formularza Cenniki w module Zakupy Wprowadzenie nowej definicji cennika Wprowadzanie pozycji cennika Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji Import cennika z pliku Excel Generacja na podstawie innych cenników (okresów) Wprowadzanie nowych okresów Uprawnienia do cenników dla jednostek... 19

4 Nawigacja po systemie 1. Podstawowa nawigacja po systemie W formularzach moŝna poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą: myszy - moŝna poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na wybranym polu, poleceń podręcznego menu rozwijalnego, przycisków paska narzędzi, klawiatury. W tabeli zamieszczonej poniŝej znajduje się zestawienie operacji słuŝących do poruszania się w formularzu i sposoby ich wykonania: Nazwa operacji Klawisz Przycisk narzędzi Polecenie menu podręcznego Przejście do następnego pola [Tab], [Enter] - Pole>Następne Przejście do poprzedniego pola [Schift+Tab] - Pole>Poprzednie Przejście do następnego bloku [Ctrl+Page Down] Blok>Następny Przejście do poprzedniego bloku [Ctrl+Page Up] Blok>Poprzedni Poruszanie się wewnątrz pola Poruszanie się w liście wyboru Przejście na początek/koniec zapisu w polu Klawisze kierunkowe Klawisze kierunkowe [Home]/[End] - - Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza. Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są równieŝ przy pomocy skrótów klawiszowych. Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi: Zachowaj [F10] Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza. Wstaw rekord [F6] Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi. Usuń rekord [Shift+F6] Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie naleŝy w następnej kolejności uruchomić polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemoŝliwe, jeŝeli istnieją powiązane z nim inne rekordy. W takim przypadku naleŝy najpierw usunąć zaleŝne rekordy. 4/19

5 Wyczyść rekord [Shift+F4] Kopiuj rekord [F4] Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. JeŜeli nie jest to ostatni z wybranych z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami. Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku. Kopiuj pole [F3] Wprowadź zapytanie [F7] Wykonaj zapytanie [F8] Zlicz rekordy zapytania [Shift+F2] Poprzedni blok [Ctrl+Page Up] Następny blok [Ctrl+Page Down] Pierwszy rekord Poprzedni rekord [ ] Następny rekord [ ] Ostatni rekord Edytor tekstu Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie danego bloku. Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów naleŝy wprowadzić warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne: % - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak. Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje je z bazy. Znalezione rekordy moŝna przeglądać w formularzu. Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę w pasku komunikatów. JeŜeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku. Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich odczytanych przez zapytanie do bazy. Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy. Wywołuje formularz słuŝący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu. Informacje dodatkowe Pola definiowalne Filtr Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o uŝytkowniku, który te operacje wykonał. MoŜliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na formularzu standardowo, lecz dopiero po uŝyciu tegoŝ przycisku. UmoŜliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS. Sortowanie Raporty uŝytkownika Pomoc [F1] UmoŜliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS. Przycisk uruchamia Generator Raportów umoŝliwiający stworzenie poŝądanego raportu, jeŝeli uŝytkownik posiada odpowiednie uprawnienia. Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc moŝe dotyczyć bloków lub pól. Wyjście [Ctrl+q] Zakończenie pracy w aktywnym formularzu. Lista wartości [F9] Rozwija listę moŝliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor znajduje się w polu z listą. 2. Wyszukiwanie w listach wyboru. 1. Uruchomienie listy W niektórych polach dostępne są listy wyboru. Listy uruchamiane są poprzez dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór przycisku F9 z klawiatury. 5/19

6 2. Filtrowanie listy PrzewaŜnie w otwieranych listach w dolnej części okna znajdują się pola słuŝące filtrowaniu. W zaleŝności od kolumny, którą chcemy przefiltrować w odpowiednim polu wpisujemy szukany tekst. Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. UWAGA: wielkość liter moŝe mieć znaczenie przy filtrowaniu. 3. Zatwierdzenie wyboru Poszukiwana wartość powinna być oznaczona na Ŝółto na liście. Po czym wybór zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz]. 6/19

7 3. Tryb wyszukiwania. W systemowych formularzach moŝliwe jest wyszukiwanie wcześniej zarejestrowanych danych. Wyszukiwanie jest moŝliwe w tzw. trybie wyszukiwania oznaczonym kolorem niebieskim. Tryb wyszukiwania wprowadzamy przyciskiem lub klawiszem F7. W przypadku niektórych formularzy ich otwarcie automatycznie powoduje wprowadzenie trybu zapytania. W uruchomionym trybie zapytania moŝna w danym polu wpisać szukaną wartość. Po wpisaniu poszukiwanych wartości naleŝy wybrać przycisk lub klawisz F8. UWAGA: W trybie wyszukiwania (kolor niebieski) moŝna szukać po wielu polach w ramach tego samego bloku danych. NaleŜy zwracać uwagę na wielkość wpisywanych znaków, gdyŝ w niektórych formularzach ma ona znaczenie. Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Dział Zaopatrzenia po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście opatrz naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %opatrz% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. JeŜeli podczas wykonywania zapytania nie znika kolor niebieski oznacza to, Ŝe brak jest odpowiadających danych do podanego zapytania. Wprowadzenie trybu wyszukiwania poprzez podwójny wybór przycisku lub klawisza F7 powoduje podpowiedź ostatniego zapytania. PoniŜej przedstawiono przykład wyszukania wniosku po miesiącu wystawienia i realizatorze do, którego skierowano wniosek. 1. Wprowadzenie trybu zapytania W formularzu do obsługi wniosku wprowadzamy tryb zapytania wybierając przycisk lub klawisz F7. 7/19

8 2. Wprowadzenie wyszukiwanych wartości Przy wyszukiwaniu naleŝy korzystać ze znaków specjalnych: % oznacza dowolny ciąg znaków lub _ oznacza dowolny pojedynczy znak. Więc chcąc wyszukać np. jednostkę Zespół Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz Ochrony Przeciwpo po kluczowym ciągu występującym w szukanym tekście ezpiecz oraz racy naleŝy w polu w kolumnie z nazwą jednostki wprowadzić zapis %ezpiecz%racy% - co spowoduje przeszukanie tych pozycji, które w wartości posiadają szukany ciąg znaków. W przypadku daty aby wyszukać wnioski z danego miesiąca naleŝy podać zapis np. % UWAGA: wielkość liter moŝe mieć znaczenie przy filtrowaniu. 8/19

9 3. Wykonanie zapytania Po wprowadzeniu filtru wyszukiwania naleŝy wybrać przycisk lub klawisz F7. System wyszuka pasujące do zapytania rekordy danych. 9/19

10 Operacje 4. Logowanie do systemu i przejście do modułu "Zakupy. 1. Logowanie do systemu i przejście do modułu Zakupy Po uruchomieniu aplikacji za pomocą skrótu utworzonego na pulpicie stacji roboczej pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę uŝytkownika, hasło (pomiędzy polami moŝna przechodzić klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. NaleŜy wybrać aplikację Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu Zakupy. 10/19

11 5. Uruchomienie formularza Cenniki w module Zakupy. 4. Uruchomienie formatki Cenniki w module Zakupy Z menu aplikacji wybieramy: Plany \ Cenniki zakupowe. 6. Wprowadzenie nowej definicji cennika. 1. Wprowadzenie Na zakładce Cenniki zakupowe ustawiamy się na wolnym wierszu lub wywołujemy definicji cennika dodanie nowego rekordu dla tworzonego cennika poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6. W polu Kod wpisujemy kod nowego cennika, a następnie w polu Opis wpisujemy opis (nazwę) cennika. JeŜeli pozycje wybierane z cennika w trakcie składania zapotrzebowań rocznych mają podlegać kontroli budŝetowej naleŝy zaznaczyć checkbox BudŜ. Tworząc cennik naleŝy podać Realizatora, którego cennik dotyczy, w tym celu naleŝy wybrać odpowiednią wartość z dostępnej listy wyboru w polu Realizator. Listę moŝna wywołać poprzez dwuklik muszką w pole lub ustawienie w polu kursora i wybranie przycisku F9 na klawiaturze. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Wyszukiwanie w listach wyboru. 11/19

12 2. Dodanie nowego okresu cennika Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem. Dla stworzonej nowej definicji cennika wprowadzamy okres, od którego cennik będzie obowiązywał. W tym celu w bloku Okresy cennika wciskamy przycisk Dodaj. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Obowiązuje od i z kalendarza wybieramy datę obowiązywania cennika. Po wyborze daty wciskamy przycisk Dodaj. Następnie zatwierdzamy wybraną datę poprzez wciśnięcie przycisku Zatwierdź. 3 Zatwierdzanie cennika Po wprowadzeniu pozycji cennika, zatwierdzamy go. W tym celu wracamy na zakładkę Cenniki i z listy rozwijanej w polu Status wybieramy Zatwierdzony. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub. 12/19

13 7. Wprowadzanie pozycji cennika. 1. Dodanie pojedynczej pozycji cennika Pozycje cennika wprowadzamy na zakładce Pozycje w formularzu Cenniki zakupowe. Ustawiamy się na wolnej pozycji cennika i klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu Indeks towarowy lub wywołujemy dodanie nowego rekordu dla wprowadzanej pozycji poprzez wybranie przycisku lub klawiszem F6.. W polu Indeks towarowy naleŝy wybrać z dostępnej listy wyboru dany indeks (towar lub usługę) listę wywołujemy poprzez dwuklik muszką w pole lub ustawienie w polu kursora i wybranie przycisku F9 na klawiaturze. Pola w dolnej części listy słuŝą filtrowaniu wartości. Po wyszukaniu danego elementu listy wybieramy przycisk Wybierz. Następnie określamy czy cena w cenniku ma być ceną netto czy brutto (wybór z listy w polu N/B ). Następnie w polu Wal wybieramy walutę (dostępna lista wartości) a w polu Cena wpisujemy cenę. UWAGA: Typ ceny w cenniku zawsze musi być brutto (B) Aby zatwierdzić wprowadzone dane, uŝywamy klawisza F10 lub przycisku. Analogicznie wprowadzamy kolejne pozycje cennika. 13/19

14 2. Zatwierdzenie Po wprowadzeniu pozycji cennika, zatwierdzamy go. W tym celu wracamy na zakładkę cennika Cenniki i z listy rozwijanej w polu Status wybieramy Zatwierdzony. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub. 8. Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji. 1. Generacja pozycji na podstawie klasyfikacji Pozycje cennika moŝna wygenerować w zakładce Pozycje na podstawie przypisania indeksu towarowego do danego kodu klasyfikacji. UWAGA: Generacja nie powoduje automatycznego ustawienia ceny dla nowych pozycji cennika ale tylko podpowiedź towarów przypisanych do podanej klasyfikacji. Wciskamy przycisk Dodaj towary do cennika. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Kod klasyfikacji i z listy klasyfikacji wybieramy tę, z której towary lub usługi mają znaleźć się na pozycjach cennika. Wciskamy przycisk OK. a następnie Dodaj. Po wygenerowaniu pozycji naleŝy uzupełnić typ ceny, walutę i cenę. Aby zatwierdzić wprowadzone dane, uŝywamy klawisza F10 lub przycisku. Analogicznie wprowadzamy kolejne pozycje cennika. 14/19

15 9. Import cennika z pliku Excel. 1 Utworzenie pliku importu Plik importu powinien być zgodny ze wzorcem jak przedstawiono poniŝej na rysunku. W pierwszym wierszu powinny znaleźć się nazwy kolumn. Natomiast pozycje cennika powinny być określane od wiersza nr 2. W pliku naleŝy podać: Indeks towaru w pierwszej kolumnie Typ ceny w drugiej kolumnie Symbol waluty w trzeciej kolumnie Cenę w czwartej kolumnie. 2. Import cennika Przed importem uŝytkownik powinien dodać nowy okres cennika (wcześniej naleŝy wprowadzić cennik). Nowy cennik zostanie zaimportowany do ostatniego otwartego okresu cennika na którym uŝytkownik w danym momencie stoi. JeŜeli nie będzie otwartego okresu system utworzy nowy okres z datą otwarcia okresu równą dacie bieŝącej. Po wyborze cennika (ustawieniu się na danym cenniku) wybieramy przycisk Import z pliku. Następnie otworzy się okno Wybierz plik w, którym wskazujemy plik importu. 15/19

16 10. Generacja na podstawie innych cenników (okresów). 1. Kopiowanie towarów Pozycje cennika moŝna wygenerować w zakładce Pozycje na podstawie przypisania pozycji innych cenników (okresów cennika). Wciskamy przycisk Kopiuj towary z cennika. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Kod w otwartym oknie Kopiowanie między cennikami i z listy okresów cenników wybieramy ten okres, dla którego chcemy przekopiować pozycje. Po wybraniu okresu naleŝy wybrać przycisk OdświeŜ pozycje. 16/19

17 Po odświeŝeniu system wyświetla pozycje towarów dla wybranego okresu, z którego chcemy kopiować dane. MoŜna skopiować wszystkie pozycje poprzez wybór przycisku Kopiuj wszystkie lub teŝ wybrane. W celu skopiowania wybranych pozycji konieczne jest wybranie pozycji do skopiowania poprzez oznaczenie checkboxów Dodaj po czym. dla oznaczonych pozycji konieczne jest wybranie przycisku Kopiuj wybrane. Podczas kopiowania system ustali nową cenę poprzez przemnoŝenie ceny o podany współczynnik w polu Wsp. ceny. Przykładowo jeŝeli chcemy zwiększyć ceny w nowym okresie o podany o 4,5% naleŝy w tym celu podać współczynnik 1, Wprowadzanie nowych okresów. 1. Dodanie nowego okresu W przypadku zmiany obowiązywania cen naleŝy utworzyć nowy okres cennika z podaniem daty od kiedy maja obowiązywać nowe ceny. 17/19

18 W tym celu w bloku Okresy cennika wciskamy przycisk Dodaj. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Obowiązuje od i z kalendarza wybieramy datę obowiązywania cennika. Po wyborze daty wciskamy przycisk Dodaj. Następnie zatwierdzamy wybraną datę poprzez wciśnięcie przycisku Zatwierdź. 2 Dodanie pozycji do nowego okresu Dla stworzonego nowego okresu cennika naleŝy utworzyć jego pozycje. Tworzenie pozycji moŝe być tworzone w róŝnoraki sposób: 1. Wprowadzanie pozycji cennika 2. Wygenerowanie pozycji na podstawie klasyfikacji. 3. Import cennika z pliku Excel. 4. Generacja na podstawie innych cenników (okresów) przekopiowanie pozycji na podstawie innego okresu (np. poprzedniego okresu). 18/19

19 Opis poszczególnego sposobu dodawania pozycji znajduje się w poprzednich rozdziałach. 12. Uprawnienia do cenników dla jednostek. 1. Nadanie uprawnienia Uprawnienia do cennika dla jednostek org. nadaje się w zakładce Uprawnienia jednostek. Nadanie uprawnienia decyduje o tym czy dana jednostka wnioskująca o zakup, na którą wystawiane jest zapotrzebowanie roczne będzie mogła dokonać wyboru z danego cennika. W zakładce wyszukujemy jednostkę org., której chcemy nadać uprawnienie. MoŜliwe jest równieŝ przefiltrowanie jednostek zgodnie z wbudowanym filtrem "PokaŜ tylko". Po zaznaczeniu opcji: Związane - system przefiltruje jednostki do tych juŝ powiązanych z cennikiem Niezwiązane - system przefiltruje jednostki do tych jeszcze powiązanych z cennikiem Wszystkie - pokazane zostaną wszystkie jednostki org. niezaleŝnie od powiązania z cennikiem. Nadanie uprawnienia polega na zaznaczeniu (kliknięcie w biały kwadrat prawym przyciskiem myszy) znacznika szaro). dla wybranej jednostki org, (rekord podświetlony na Operację wyboru grupowego nadania uprawnienia moŝna przeprowadzić za pomocą przycisku. Dla wyfiltrowanych jednostek po wybraniu przycisku zostanie nadane uprawnienie. Aby grupowo odebrać uprawnienie dla wyfiltrowanych jednostek naleŝy wybrać przycisk. Aby zatwierdzić wprowadzone dane, uŝywamy klawisza F10 lub przycisku. 19/19