Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne. (przeglądarka internetowa) Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Obszar Logistyka/Zamówienia Publiczne (przeglądarka internetowa) Instrukcja użytkownika

2 Spis treści SPIS TREŚCI... 2 OPERACJE Uruchomienie aplikacji w przeglądarce internetowej Zarejestrowanie planu rocznego Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki Przekazanie do akceptacji finansowej Przekazanie do akceptacji ostatecznej Sprawdzenie wykorzystania budżetu Wydruk wniosku

3 Operacje 1. Uruchomienie aplikacji w przeglądarce internetowej. Lista Czynności: 1. Zalogowanie się do aplikacji składania wniosków Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski. W widoku widoczne są wnioski: zarejestrowane przez użytkownika powiązane z użytkownikiem poprzez obieg akceptacyjny tzn. operator jest osobą akceptującą w obiegu np. osoba akceptująca ze strony Działu Nauki, osoba dokonująca akceptacji finansowej, osoba dokonująca ostatecznej akcepcji. 3/102

4 2. Zarejestrowanie planu rocznego. UWAGA: Plany roczne rejestrowane są w celu zaewidencjonowania potrzeb na dany rok budżetowy, w celu zaplanowania budżetu Uczelni. Plany roczne mogą dotyczyć: potrzeb wchodzących do planu zamówień publicznych plany kierowane są do realizatora Dział Zamówień Publicznych pozostałych kosztów budżetowych plany kierowane są do realizatora Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor Plany roczne mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju PL-B (Plan roczny (dz. badawcza)) w tym przypadku plan wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju PL (Plan roczny) - w tym przypadku plan nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: 1. zarejestrowania nagłówka wniosku 2. zarejestrowania pozycji wniosku 3. zarejestrowania źródeł finansowania dla pozycji 4. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. Lista Czynności: 1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. 4/102

5 UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. 5/102

6 Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o PL - Plan roczny wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o PL-B - Plan roczny (dz. badawcza) wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju PL i PL-B przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną 6/102

7 jednostkę organizacyjną wybieramy z otwieranej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju PL i PL-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych jeżeli plan roczny dotyczy potrzeb ujmowanych w planie zamówień publicznych o Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor jeżeli plan roczny dotyczy potrzeb nie ujmowanych w planie zamówień publicznych, ale wchodzących do budżetu. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej rozwijanej listy wartości ; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. o Pozostałe koszty budżetowe dla potrzeb kierowanych do Realizatora Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżet. rok na który następuje planowanie roczne. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca. 7/102

8 Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Dla wniosków rodzaju: o PL podpowiadana jest wartość Plan roczny o PL-B podpowiadana jest wartość Plan roczny - działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków rodzaju: o PL podpowiadana jest wartość Plan roczny o PL-B podpowiadana jest wartość Plan roczny - działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. 8/102

9 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się komunikat potwierdzający, że nie ma więcej informacji dodatkowych do uzupełnienia, który potwierdzamy przyciskiem OK. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie pozycji towarowych wniosku. Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku 9/102

10 UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 2. Uzupełnienie pozycji towarowych i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji pozycji towarowych. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista pozycje towarowe. Aby dodać nową pozycję towarową wybieramy przycisk. Nastąpi otwarcie okna Pozycja towarowa. 10/102

11 Rejestrację danych rozpoczynamy od wyboru indeksu towarowego. W tym celu wybieramy przycisk. Po wybraniu przycisku otworzy się lista towarów i usług, którą należy zawęzić do wybranego cennika. UWAGA: Jeżeli rejestrujemy plan kierowany do realizatora: o Dział Zamówień Publicznych należy wybrać cennik: KZ-D Dostawy Realizowane przez KZ jeżeli na nagłówku wniosku wybrano rodzaj zamówienia Dostawy. KZ-U Usługi Realizowane przez KZ jeżeli na nagłówku wniosku wybrano rodzaj zamówienia Usługi. KZ-R Roboty budowlane realizowane przez KZ jeżeli na nagłówku wniosku wybrano rodzaj zamówienia Usługi. o Z-ca Kanclerza ds. Ekonomicznych Kwestor należy wybrać cennik: KWESTURA Pozostałe rodzaje budżetowe jeżeli na nagłówku wniosku wybrano rodzaj zamówienia Pozostałe rodzaje budżetowe. Wybór pozycji z cennika jest obligatoryjny. Próba wyboru bez zaznaczenia cennika zakończy się niepowodzeniem z wyświetleniem stosownego komunikatu. Po zawężeniu listy towarów do cennika należy wybrać daną pozycję klikając w nią lewym przyciskiem myszy (pozycja zostanie oznaczona na zielono) a następnie wybrać przycisk znajdujący się w dolnej części okna. 11/102

12 UWAGA: Listę towarów można filtrować. Aby przefiltrować listę należy wpisać szukaną frazę w pole i potwierdzić klawiszem Enter lub przyciskiem Szukaj. Np.. Zostanie ustawiony filtr a lista zostanie zawężona do pasujących wyników. 12/102

13 UWAGA: Aby zdjąć filtr należy kliknąć w ikonę przy wyświetlonej informacji o włączonym filtrze. UWAGA: Lista może zwracać wyniki na kolejnych stronach. Aby przejść na następne strony należy wybrać przycisk części listy towarów pod ostatnim widocznym wierszem. w dolnej UWAGA: W przypadku braku towaru na liście towarowej konieczne jest skontaktowanie się z wyznaczoną osobą uprawnioną do zakładania towarów i usług Dział Zamówień Publicznych. Wybrany towar / usługa zostanie pobrany/a na pozycję po czym w dalszej kolejności konieczne jest podanie wartości w polach: UWAGA: Wartość netto i brutto liczona jest na podstawie podanej ilości, ceny, typu ceny i stawki VAT. Ilość ilość zamawianej pozycji Cena cena jednostkowa zamawianej pozycji N/B typ podanej ceny: o o Netto Brutto VAT stawka podatku VAT. Domyślnie podpowiadana jest stawka VAT przypisana do definicji towaru/usługi. W polu dostępna jest lista wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej. UWAGA: W przypadku, gdy dla danego towaru/usługi nie nalicza się VAT np. dla wynagrodzeń, amortyzacji itp. należy podać stawkę NP. - niepodlega. Zadanie wniosku powiązanie pozycji z zadaniem. Dla wniosków PL i PL-B wiązanie pozycji z zadaniem podpowiada się automatycznie. Zadanie tworzone jest automatycznie w tle i nie jest dostępne do edycji przez operatora. W polu dostępna jest lista wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej Opis pozycji towarowej dowolny opcjonalny opis dodatkowy pozycji. 13/102

14 Dodatkowo możliwe jest podanie Informacji dodatkowych: Data realizacji określenie daty stanowiącej datę realizacji do. Aby uzupełnić pole należy rozwinąć informacje dodatkowe klikając w przycisk i następnie wypełnić datę realizacji. Po podaniu danych pozycji zapisujemy pozycję wniosku wybierając przycisk okna. Nastąpi wstawienie pozycji i powrót do okna głównego przeglądania wniosków. znajdujący się w dolnej części 14/102

15 Po dodaniu pozycji należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowana dana pozycja. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danej pozycji wybrać przycisk wcześniejszym oznaczeniu danej pozycji (podświetlenie na zielono). po Otworzy się okno Źródła finansowania dla pozycji tow. w którym dokonujemy przypisania. 15/102

16 Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwotą przypisania do pozycji jako kwotą brutto pozycji. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 1 Dodanie nowego nagłówka na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana do pozycji UWAGA: Do danej pozycji można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danej pozycji nie może przekroczyć kwoty brutto pozycji. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla pozycji tow... Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 16/102

17 Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Aby dodać kolejną pozycję towarową należy powtórzyć operację opisaną w kroku 2 Uzupełnienie pozycji towarowych i przypisanie źródeł finansowania. Dla danej pozycji towarowej dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych pozycji usuwania danych pozycji Jeżeli chcemy zmodyfikować pozycję należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę pozycji należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. 17/102

18 Jeżeli chcemy usunąć pozycję towarową należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć pozycję należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 3. Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: Z - Zapotrzebowanie bieżące planowane - zakup zaplanowany, do którego nie jest stosowana Ustawa PZP. Z - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - planowane - zakup zaplanowany, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. W - Wniosek o udz. postęp. przetarg. planowany - zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. W-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) - planowany - zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju W i W-B są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju Z-B oraz W-B w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju Z oraz W - w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: 5. zarejestrowania nagłówka wniosku 6. zarejestrowania zadania wniosku 7. zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania 8. podpięcia pozycji planu rocznego jako źródeł wniosku planowanego 9. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. 18/102

19 Lista Czynności: Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: 19/102

20 Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. 20/102

21 W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o Z - Zapotrzebowanie bieżące planowane wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o Z-B - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - planowane wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju Z i Z-B przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Podstawa prawna podstawa prawna zwolnienia ze stosowania ustawy wybierana z dostępnej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju Z i Z-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. 21/102

22 Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Poz. planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis rozwinięcie przedmiotu zamówienia, dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków planowych podpowiada się wartość Zamówienie uwzględnione w planie rocznym. UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. UWAGA! Na liście znajdują się kontrahenci zarejestrowani w systemie w ramach rejestracji faktur zakupu do systemu lub umów. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru dane można podać w dalszej części w polu Kontrahent (pole opisowe) w zakładce Informacje dodatkowe. Aby dodać kontrahenta należy wybrać przycisk. W otwartym oknie liście kontrahentów wyszukujemy kontrahenta. Do wyszukiwania wykorzystujemy pola w górnej części okna. Możemy wyszukać kontrahenta np. po nazwie wpisując w pole Nazwa fragment nazwy. Po wpisaniu szukanej wartości wybieramy przycisk. Wybranego klienta oznaczamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy dany wiersz zostanie podświetlony a następnie wybór potwierdzamy przyciskiem. 22/102

23 23/102 -

24 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Kontrahent (pole opisowe) pole nie wymagalne. Uzupełniane dowolnym tekstem dane kontrahenta, do którego wysyłane jest zamówienie a kontrahenta nie udało się wybrać z listy w polu Kontrahent w zakładce Nagłówek. Termin realizacji w formie opisowej. Warunki zapłaty w formie opisowej. Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. 24/102

25 Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. Dla danego wniosku dostępny są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 3. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Zadania. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: 25/102

26 Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk z Narzędzi zadania. Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. Otworzy się okno Informacje dodatkowe. 26/102

27 W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. 27/102

28 Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 28/102

29 Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. 29/102

30 4. Ustawienie źródeł wniosku. UWAGA: Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przewijamy stronę do bloku Źródła wniosków.. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk. Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. Listę najlepiej zawęzić do konkretnego planu rocznego poprzez wpisanie numeru realizatora lub wnioskodawcy planu rocznego oraz poprzez nazwę towaru w polach w górnej części okna oraz wybranie przycisku. Po odszukaniu danej pozycji należy zaznaczyć pozycję przez kliknięcie lewym przyciskiem myszy i podświetlenie wiersza na zielono. Dla wstawionej pozycji konieczne jest oznaczenie części kwoty netto realizacji z zaplanowanej kwoty w pozycji planu rocznego. W polu Kwota podajemy odpowiednią interesującą nas kwotę. Dodatkowo w polu Opis możliwe jest podanie dodatkowych uwag. UWAGA: Suma kwot netto realizacji z źródeł wniosku musi być równa łącznej wartości netto wniosku. Sprawdzenie dokonywane jest w momencie zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem. 30/102

31 Aby dodać kolejne źródło wniosku powtarzamy operację opisaną w kroku 3. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji planu zamówień publicznych, w której zostały zgrupowane podczas generacji planu. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji co pozycja planu wskazana w nagłówku wniosku. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji planu w nagłówku wniosku przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: 31/102

32 Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 4. Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: Z - Zapotrzebowanie bieżące planowane - zakup zaplanowany, do którego nie jest stosowana Ustawa PZP. Z - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - planowane - zakup zaplanowany, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. W - Wniosek o udz. postęp. przetarg. planowany - zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. W-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) - planowany - zakup zaplanowany, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju W i W-B są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju Z-B oraz W-B w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju Z oraz W - w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: 1. zarejestrowania nagłówka wniosku 2. zarejestrowania zadania wniosku 3. zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania 4. podpięcia pozycji planu rocznego jako źródeł wniosku planowanego 5. dołączenia specyfikacji 6. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. Lista Czynności: 1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. 32/102

33 Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. 33/102

34 Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o W - Wniosek o udz. postęp. przetarg. - planowany. wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o W-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) - planowany wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. 34/102

35 Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju W i W-B przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej rozwijanej listy wartości ; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z otwieranej listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju W i W-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. 35/102

36 Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Poz. planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków planowych podpowiada się wartość Zamówienie uwzględnione w planie rocznym. UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. 36/102

37 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Data szacowania podawana w formacie daty DD-MM-RRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. UWAGA: System wymusi podanie telefonu i adresu do osoby koordynującej, jeżeli pracownik nie przypisanych takich informacji w bazie danych. Sprawdzenie informacji następuje podczas zmiany statusu na Akceptacja dysponentów. 37/102

38 Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. 38/102

39 Dla danego wniosku dostępne są narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 2. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista zadań wniosku. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk z narzędzi zadania. Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis 39/102

40 Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). 40/102

41 Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. 41/102

42 Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępny są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania 42/102

43 Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. 3. Ustawienie źródeł wniosku. UWAGA: Kolejnym krokiem jest podanie źródeł wniosku czyli wskazanie pozycji źródłowych wniosków stanowiących plany roczne, w których zaplanowano dany zakup. W celu wprowadzenia źródeł wniosku przewijamy stronę do bloku Źródła wniosków.. Aby dodać pozycję źródłową wybieramy przycisk. Otwarta zostanie lista wyboru pozycji, z której należy wybrać pozycję planu rocznego, w którym zaplanowaliśmy zakup. Listę najlepiej zawęzić do konkretnego planu rocznego poprzez wpisanie numeru realizatora lub wnioskodawcy planu rocznego oraz poprzez nazwę towaru w polach w górnej części okna oraz wybranie przycisku. 43/102

44 Po odszukaniu danej pozycji należy zaznaczyć pozycję przez kliknięcie lewym przyciskiem myszy i podświetlenie wiersza na zielono. Dla wstawionej pozycji konieczne jest oznaczenie części kwoty netto realizacji z zaplanowanej kwoty w pozycji planu rocznego. W polu Kwota podajemy odpowiednią interesującą nas kwotę. Dodatkowo w polu Opis możliwe jest podanie dodatkowych uwag. UWAGA: Suma kwot netto realizacji z źródeł wniosku musi być równa łącznej wartości netto wniosku. Sprawdzenie dokonywane jest w momencie zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów. Zaznaczoną pozycję dodajemy przyciskiem. Aby dodać kolejne źródło wniosku powtarzamy operację opisaną w kroku 3. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji planu zamówień publicznych, w której zostały zgrupowane podczas generacji planu. UWAGA: Pozycje źródłowe wniosku muszą dotyczyć tej samej pozycji co pozycja planu wskazana w nagłówku wniosku. UWAGA: W przypadku nie podania pozycji planu w nagłówku wniosku przez operatora system uzupełni pole automatycznie na podstawie podpiętych źródeł wniosku pozycji źródłowych, które stanowią pozycje planu rocznego, z którego generowany był plan zamówień publicznych. 44/102

45 4. Dodanie załącznika specyfikacji. UWAGA: Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju W i W-B należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w głównym oknie wybierając przycisk dla wybranego (podświetlonego) wniosku. W otwartym oknie Załączniki wybieramy przycisk. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIKACJA. Dodajemy opis i wybieramy plik przyciskiem Wybierz plik. Po wprowadzeniu informacji i wskazaniu pliku wybieramy przycisk. 45/102

46 Nastąpi zaimportowanie wskazanego pliku do bazy systemowej pod danym wnioskiem. Wybierając przycisk Wybierając przycisk można pobrać i otworzyć dołączony plik załącznika. można usunąć dołączony plik z systemu. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 5. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: ZAN-B - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - nieplanowane lub awaryjne - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP. ZAN - Zapotrzebowanie bieżące - nieplanowane lub awaryjne - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. WAN - Wniosek o udz. postęp. przetarg. - nieplanowany - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP.. WAN-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawcza) - nieplanowany - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju WAN i WAN-B są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. 46/102

47 Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZAN-B oraz WAN-B w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju ZAN oraz WAN - w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: zarejestrowania nagłówka wniosku zarejestrowania zadania wniosku zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. Lista Czynności: 5. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. 47/102

48 UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku czyszczenie pola przyciskiem a następnie należy potwierdzić 48/102

49 rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o ZAN - Zapotrzebowanie bieżące - nieplanowane lub awaryjne wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o ZAN-B - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - nieplanowane lub awaryjne wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju ZAN i ZAN-B wybór z rozwijanego słownika. UWAGA: należy podać opcje Nieplanowany lub Awaryjny - nie możliwe do zaplanowania, konieczna natychmiastowa realizacja.. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. 49/102

50 Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju ZAN i ZAN-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżetowania rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Pozycja planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis rozwinięcie przedmiotu zamówienia, dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. UWAGA! Na liście znajdują się kontrahenci zarejestrowani w systemie w ramach rejestracji faktur zakupu do systemu lub umów. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru dane można podać w dalszej części w polu Kontrahent (pole opisowe) w zakładce Informacje dodatkowe. 50/102

51 Aby dodać kontrahenta należy wybrać przycisk. W otwartym oknie liście kontrahentów wyszukujemy kontrahenta. Do wyszukiwania wykorzystujemy pola w górnej części okna. Możemy wyszukać kontrahenta np. po nazwie wpisując w pole Nazwa fragment nazwy. Po wpisaniu szukanej wartości wybieramy przycisk. Wybranego klienta oznaczamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy dany wiersz zostanie podświetlony a następnie wybór potwierdzamy przyciskiem. 51/102

52 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Kontrahent (pole opisowe) pole nie wymagalne. Uzupełniane dowolnym tekstem dane kontrahenta, do którego wysyłane jest zamówienie a kontrahenta nie udało się wybrać z listy w polu Kontrahent w zakładce Nagłówek. 52/102

53 Termin realizacji w formie opisowej. Warunki zapłaty w formie opisowej. Grupa towarowa lista wyboru UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. 53/102

54 Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 6. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista zadań wniosku. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: 54/102

55 Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk w Narzędziach zadania. Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis Wprowadzone dane zapisujemy przyciskiem. 55/102

56 W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. 56/102

57 Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 57/102

58 Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. 58/102

59 Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 6. Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego. UWAGA: Wnioski planowane rejestrowane są w celu realizacji zakupów zaplanowanych w planach rocznych. Wnioski planowane dzielmy na rodzaje: ZAN-B - Zapotrzebowanie bieżące (dz. badawcza) - nieplanowane lub awaryjne - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP. ZAN - Zapotrzebowanie bieżące - nieplanowane lub awaryjne - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego nie stosowana jest Ustawa PZP.. WAN - Wniosek o udz. postęp. przetarg. - nieplanowany - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP.. WAN-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawcza) - nieplanowany - zakup nieplanowany/awaryjny, do którego stosowana jest Ustawa PZP. Wnioski rodzaju WAN i WAN-B są to wnioski o udzielenie postępowania przetargowego. Wnioski mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą wnioski rejestrowane na rodzaju ZAN-B oraz WAN-B w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą plany rejestrowane na rodzaju ZAN oraz WAN - w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki. Rejestracja wniosku składa się z operacji: 7. zarejestrowania nagłówka wniosku 8. zarejestrowania zadania wniosku 9. zarejestrowania źródeł finansowania dla zadania 10. dołączenia specyfikacji 11. przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. 59/102

60 Lista Czynności: 1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. 60/102

61 Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: 61/102

62 Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o WAN - Wniosek o udz. postęp. przetarg. - nieplanowany. wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o WAN-B - Wniosek o udz. postęp. przetarg. (dz. badawczą) - nieplanowany wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju WAN i WAN-B wybór z rozwijanego słownika. UWAGA: należy podać opcje Nieplanowany lub Awaryjny - nie możliwe do zaplanowania, konieczna natychmiastowa realizacja.. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju WAN i WAN-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. 62/102

63 Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżetowania rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Pozycja planu pozycja planu zamówień publicznych w której zaplanowany był zakup. Wybór z dostępnej w polu listy pozycji planów. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku planowanego zapotrzebowanie bieżące na początku kroku 1 patrz wyżej. UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Opis rozwinięcie przedmiotu zamówienia, dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. 63/102

64 64/102 -

65 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Data szacowania podawana w formacie daty DD-MM-RRRR Termin realizacji w formie opisowej. Osoba koordynująca osoba koordynująca postępowanie. Wybór z listy pracowników. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 3 Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej. Telefon os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. os. koordynującej w formie opisowej bez narzucanego formatu. UWAGA: System wymusi podanie telefonu i adresu do osoby koordynującej, jeżeli pracownik nie przypisanych takich informacji w bazie danych. Sprawdzenie informacji następuje podczas zmiany statusu na Akceptacja dysponentów. Grupa towarowa lista wyboru UWAGA: Dla wniosków nieplanowanych system wymaga podania pozycji planu w nagłówku jeżeli w planie zamówień wcześniej planowano zakupy w ramach całej Uczelni na podobny przedmiot zamówienia. Jeżeli w planie zamówień publicznych nie było wcześniej planowanego zakupu na podobny przedmiot zamówienia to należy wskazać w polu Grupa towarowa grupę towarów wykorzystywaną do generacji planu zamówień po konsultacji z Działem Zamówień Publicznych. Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. 65/102

66 Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 66/102

67 5. Uzupełnienie zadań i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji zadań wniosku. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista zadań wniosku. UWAGA: Wniosek musi posiadać minimum jedno zadanie na zadaniach określane są kwoty wniosków. Pierwsze zadanie jest generowane po zapisaniu nagłówka wniosku: Nazwa zadania jest przepisana jako przedmiot z nagłówka wniosku Termin realizacji od ustawiany jest jako data wystawienia wniosku Termin realizacji do ustawiany jest jako koniec roku z daty wystawienia. Dla pierwszego zadania należy uzupełnić: Kwotę netto zadania Kwotę brutto zadania opcjonalnie pole Opis Pierwsze zadanie, które generuje się automatycznie należy uzupełnić o pewne dane (w tym o kwoty) stąd należy przejść do edycji pierwszego zadania. Zaznaczamy zadanie a następnie wybieramy przycisk kolumnie Narzędzia. znajdujący się w Otworzy się okno edycji zadania, gdzie modyfikujemy pierwsze zadanie podając: wartość netto w PLN w polu Wartość netto PLN wartość brutto w PLN w polu Wartość brutto PLN opcjonalnie opis w polu Opis 67/102

68 Zadanie zapisujemy przyciskiem. W polu Informacje dodatkowe nie ma obowiązku uzupełniania kodów CPV, należy pominąć ten krok i kliknąć na przycisk Po dodaniu/ zapisaniu zadań należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowane dane zadanie. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do zadań to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danego zadania. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danego zadania wybrać przycisk po wcześniejszym oznaczeniu danego zadania (podświetlenie na zielono). Otworzy się okno Źródła finansowania dla zadań w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. 68/102

69 Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwoty przypisania na zadaniu jako kwoty brutto zadania. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku nieplanowanego lub awaryjnego wniosek o udzielenie postępowania przetargowego na początku kroku 1 patrz wyżej Kwota przypisana na zadaniu UWAGA: Do danego zadania można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danego zadania nie może przekroczyć kwoty brutto zadania. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla zadań.. Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. 69/102

70 Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Dla danego zadania dostępne są Narzędzia w którym dostępne są operacje: modyfikacji danych zadania usuwania danych zadania Jeżeli chcemy zmodyfikować zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę zadania należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć zadanie należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. 70/102

71 6. Dodanie załącznika specyfikacji. UWAGA: Do wniosków o udzielenie postępowania przetargowego rodzaju WAN i WAN-B należy dołączyć załącznik jako dokument specyfikacji i nazwać go w systemie SPECYFIKACJA. Specyfikację jako dokument przygotowujemy poza systemem w aplikacji np. MS WORD. Załącznik dodajemy w głównym oknie wybierając przycisk dla wybranego (podświetlonego) wniosku. W otwartym oknie Załączniki wybieramy przycisk. W otwartym oknie wpisujemy w wolnym wierszu nazwę SPECYFIKACJA. Dodajemy opis i wybieramy plik przyciskiem Wybierz plik. Po wprowadzeniu informacji i wskazaniu pliku wybieramy przycisk. 71/102

72 Nastąpi zaimportowanie wskazanego pliku do bazy systemowej pod danym wnioskiem. Wybierając przycisk Wybierając przycisk można pobrać i otworzyć dołączony plik załącznika. można usunąć dołączony plik z systemu. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 7. Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy. UWAGA: Wnioski realizacji umowy rejestrowane są w celu zaewidencjonowania potrzeb bieżącego zamówienia wynikającego z podpisanej umowy np. na materiały biurowe, które realizują umową i jednocześnie wykorzystują budżet danej jednostki. Wnioski realizacji umowy mogą dotyczyć: potrzeb związanych z działalnością badawczą rejestrowane na rodzaju RUM-B (Realizacja umowy (dz. badawcza)) w tym przypadku wniosek wymaga akceptacji Działu Nauki potrzeb niezwiązanych z działalnością badawczą rejestrowane na rodzaju RUM (Realizacja umowy) - w tym przypadku wniosek nie przechodzi przez akceptację Działu Nauki Rejestracja wniosku składa się z operacji: zarejestrowania nagłówka wniosku zarejestrowania pozycji towarowych wniosku z umowy zarejestrowania źródeł finansowania dla pozycji towarowej 72/102

73 przekazania wniosku do akceptacji źródeł finansowania. Lista Czynności: 1. Dodanie nowego nagłówka wniosku Przyciskiem wymuszamy wprowadzanie nowego wniosku. Nastąpi otwarcie okna Dodaj wniosek. UWAGA: Pola wypełniamy poprzez ustawienie kursora w danym polu i ewentualne wpisanie wartości. W niektórych polach dostępne są listy wyboru: otwierane listę należy otworzyć przyciskiem. Przykład pola z listą:. Po otwarciu listy otworzy się nowe okno z wartościami: 73/102

74 Listę można filtrować po kolumnach. W tym celu należy podać kolumnę po której przeszukujemy listę w polu Search a w kolejnym polu wpisujemy szukaną frazę np. Po wpisaniu frazy wybieramy klawisz Enter lub klikamy w przycisk. Wartość z listy wybieramy poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w poszczególną pozycję listy. Pole wyboru może zostać wyczyszczone poprzez wybór przycisku a następnie należy potwierdzić czyszczenie pola przyciskiem rozwijane listę należy rozwinąć przyciskiem. Przykład pola z listą: Po rozwinięciu listy klikamy lewym przyciskiem myszy w opcję, która nas interesuje. 74/102

75 W przypadku pól typu data wartość można podać poprzez wpisanie daty w dane pole lub poprzez wybór z kalendarza dostępnego pod przyciskiem Należy uzupełnić następujące pola: Rodzaj wniosku wybór w oparciu o otwieraną listę wyboru : o RUM - Realizacja umowy wnioski nie przechodzą akceptacji Działu Nauki o RUM-B - Realizacja umowy (dz. badawcza) wnioski wymagają akceptacji Działu Nauki Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Data wystawienia data wystawienia wniosku podpowiadana jako bieżąca Przyczyna przyczyna wniosku dla wniosków rodzaju RUM i RUM-B przyczyna jest podpowiadana jako Planowany. UWAGA: nie należy zmieniać tej wartości. Rodzaj zamówienia wybór rodzaju z dostępnej listy wartości; wybieramy o Usługi, Dostawy lub Roboty budowlane dla potrzeb kierowanych do Realizatora Dział Zamówień Publicznych. Wystawił wybór pracownika wystawiającego wniosek z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika związanego z systemowym użytkownikiem. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskujący wybór pracownika wnioskującego o zakup z listy pracowników, domyślnie podpowiedź pracownika przypisanego do pracownika. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Wnioskodawca wybór z dostępnej listy wyboru. Pole jest podpowiadane jeżeli użytkownik ma uprawnienia tylko do jednej jednostki w ramach, których może wystawiać wnioski, w innym przypadku daną jednostkę organizacyjną wybieramy z listy wyboru uruchamianej poprzez dwukrotne klikniecie lewym przyciskiem myszy w tym polu. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Realizator wybór z otwieranej listy wartości - w przypadku wniosków rodzaju RUM i RUM-B należy wybrać wartość: o Dział Zamówień Publicznych gdyż, zakup powiązanych z prowadzeniem ewidencji zakupów przez Dział Zamówień Publicznych. UWAGA: Podajemy w polu spośród opcji wymienionych powyżej. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Centrum budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne centrum budżetowe, w ramach którego następuje złożenie wniosku. Wybrane centrum budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji planu na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest centrum przypisane do jednostki org. wybieranej w polu Wnioskodawca. Centrum budżetowe odzwierciedla jednostkę org. będącą dysponentem środków. 75/102

76 UWAGA! Centrum podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Zadanie budżetowe należy wybrać z dostępnej listy domyślne zadanie budżetowe w obrębie wybranego centrum budżetowego, w ramach którego następuje złożenie zapotrzebowania. Wybrane zadanie budżetowe w nagłówku wniosku będzie się podpowiadać przy tworzeniu rozbić pozycji na źródła finansowania. Domyślnie podpowiadane jest zadanie przypisane do użytkownika. UWAGA! Zadanie budżetowe podpowie się pod warunkiem że zostało zdefiniowane w budżecie i będzie powiązane z jednostką wnioskującą. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Rok budżet. rok budżetowy w ramach którego wydatkowe są środki. Należy podać rok w formacie liczby czterocyfrowej. Przedmiot opisowy ogólny przedmiot zamówienia wpisywany w tym polu ręcznie. Dla wniosków rodzaju: o RUM podpowiadana jest wartość Realizacja umowy o RUM-B podpowiadana jest wartość Realizacja umowy - działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Opis rozwinięcie przedmiotu zamówienia, dodatkowy opcjonalny opis wniosku. Uzasadnienie w tym polu wpisujemy opisowo uzasadnienie zakupu. Dla wniosków rodzaju: o RUM podpowiadana jest wartość Realizacja umowy o RUM-B podpowiadana jest wartość Realizacja umowy - działalność badawcza UWAGA: nie należy zmieniać podpowiadanej wartości. Kontrahent kontrahent do którego ma zostać wysłany wniosek w formie zamówienia. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. UWAGA! Na liście znajdują się kontrahenci zarejestrowani w systemie w ramach rejestracji faktur zakupu do systemu lub umów. W przypadku braku kontrahenta na liście wyboru dane można podać w dalszej części w polu Kontrahent (pole opisowe) w zakładce Informacje dodatkowe. Aby dodać kontrahenta należy wybrać przycisk. W otwartym oknie liście kontrahentów wyszukujemy kontrahenta. Do wyszukiwania wykorzystujemy pola w górnej części okna. Możemy wyszukać kontrahenta np. po nazwie wpisując w pole Nazwa fragment nazwy. Po wpisaniu szukanej wartości wybieramy przycisk. Wybranego klienta oznaczamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy dany wiersz zostanie podświetlony a następnie wybór potwierdzamy przyciskiem. 76/102

77 Umowa umowa, do której składany jest wniosek. Wybór w oparciu o dostępną listę wyboru. Aby dodać umowę należy wybrać przycisk. W otwartym oknie liście umów wyszukujemy umowę spośród umów wskazanego kontrahenta. Do wyszukiwania wykorzystujemy pola w górnej części okna. Możemy wyszukać u np. po numerze wpisując w pole Numer fragment numeru. Po wpisaniu szukanej wartości wybieramy przycisk. Wybraną umowę oznaczamy kliknięciem lewym przyciskiem myszy dany wiersz zostanie podświetlony a następnie wybór potwierdzamy przyciskiem. 77/102

78 78/102 -

79 Wprowadzone dane nagłówka wniosku zapisujemy przyciskiem. Pojawi się zestaw pól informacji dodatkowych do uzupełnienia: Miejsce dostawy w formie opisowej. Po wprowadzaniu informacji zapisujemy nagłówek wybierając przycisk. Nastąpi zapisanie nagłówka wniosku, które zakończy się komunikatem, który potwierdzamy przyciskiem OK. Dodany wniosek pojawi się na liście wniosków. Następny krok to dodanie zadań wniosku. 79/102

80 Dla danego wniosku dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych nagłówka wniosku UWAGA: Modyfikacji nie podlega rodzaj wniosku. Modyfikować można tylko wnioski znajdujące się w statusie Edycja. Jeżeli wniosek ma inny status to trzeba wprowadzić status Edycja aby można było modyfikować wniosek. usuwania nagłówka wniosku UWAGA: Po pierwszym zapisaniu nagłówka wniosku rejestrowane są dane podrzędne niewidoczne dla operatora stąd zamiast ikony wyświetla się ikona. Więc usunąć wniosek trzeba wykonać operację opisaną w rozdziale 13. wprowadzenia kolejnego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. wycofania do poprzedniego statusu. Wykorzystanie opisano w dalszych rozdziałach. podglądu historii zmian statusów wniosku. 2. Uzupełnienie pozycji towarowych i przypisanie źródeł finansowania. Po zapisaniu danych nagłówka wniosku przechodzimy do rejestracji pozycji towarowych. Dla wybranego wniosku przewijamy stronę do bloku Lista pozycje towarowe. Aby dodać nową pozycję towarową wybieramy przycisk. 80/102

81 Nastąpi otwarcie okna Pozycja towarowa. Rejestrację danych rozpoczynamy od wyboru indeksu towarowego. W tym celu wybieramy przycisk. Po wybraniu przycisku otworzy się lista towarów i usług zawężonych do pozycji wybranej umowy. 81/102

82 Daną pozycję wybieramy klikając w nią lewym przyciskiem myszy (pozycja zostanie oznaczona na zielono) a następnie wybrać przycisk znajdujący się w dolnej części okna. UWAGA: Listę towarów można filtrować. Aby przefiltrować listę należy wpisać szukaną frazę w pole Szukaj. i potwierdzić klawiszem Enter lub przyciskiem Np.. Zostanie ustawiony filtr a lista zostanie zawężona do pasujących wyników. 82/102

83 UWAGA: Aby zdjąć filtr należy kliknąć w ikonę przy wyświetlonej informacji o włączonym filtrze. UWAGA: Lista może zwracać wyniki na kolejnych stronach. Aby przejść na następne strony należy wybrać przycisk w dolnej części listy towarów pod ostatnim widocznym wierszem. Wybrany towar / usługa zostanie pobrany/a na pozycję po czym w dalszej kolejności konieczne jest podanie wartości w polach: UWAGA: Wartość netto i brutto liczona jest na podstawie podanej ilości, ceny, typu ceny i stawki VAT. Pola: Cena, Netto Brutto (typ ceny) i VAT stawka VAT Uzupełniane są automatycznie na podstawie pozycji umowy. Wartości w tych polach nie mogą być zmieniane. Ilość ilość zamawianej pozycji Zadanie wniosku powiązanie pozycji z zadaniem. Dla wniosków RUM i RUM-B wiązanie pozycji z zadaniem podpowiada się automatycznie. Zadanie tworzone jest automatycznie w tle i nie jest dostępne do edycji przez operatora. W polu dostępna jest lista wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale 2 Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Opis pozycji towarowej dowolny opcjonalny opis dodatkowy pozycji. 83/102

84 Dodatkowo możliwe jest podanie Informacji dodatkowych: Data realizacji określenie daty stanowiącej datę realizacji do. Aby uzupełnić pole należy rozwinąć informacje dodatkowe klikając w przycisk i następnie wypełnić datę realizacji. Po podaniu danych pozycji zapisujemy pozycję wniosku wybierając przycisk okna. Nastąpi wstawienie pozycji i powrót do okna głównego przeglądania wniosków. znajdujący się w dolnej części Po dodaniu pozycji należy uzupełnić przypisanie źródeł finansowania, czyli oznaczenie z jakich środków ma zostać sfinansowana dana pozycja. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. Aby dokonać rozpisania na źródła finansowania należy dla danej pozycji wybrać przycisk wcześniejszym oznaczeniu danej pozycji (podświetlenie na zielono). po 84/102

85 Otworzy się okno Źródła finansowania dla pozycji tow. w którym dokonujemy przypisania. Należy wybrać przycisk aby dodać przypisanie źródła finansowania. Nastąpi ustawienie nowego wpisu z podpowiedzią: Roku budżetowego z nagłówka wniosku Centrum budżetowego z nagłówka wniosku Zadania budżetowego z nagłówka wniosku. Kwotą przypisania do pozycji jako kwotą brutto pozycji. W przypadku konieczności należy zmienić wartość w polach: Rok budżetowy 85/102

86 Centrum budżetowe i Zadanie budżetowe w polach z centrum i zadaniem dostępne są listy wyboru. Ogólny sposób wyboru z dostępnych list w danych polach opisano w rozdziale Zarejestrowanie wniosku realizacji umowy na początku kroku 1 patrz wyżej. Kwota przypisana do pozycji UWAGA: Do danej pozycji można podać wiele źródeł finansowania ale łączna kwota przypisania źródeł finansowania do danej pozycji nie może przekroczyć kwoty brutto pozycji. Aby zapisać podane źródło finansowania wybieramy przycisk finansowania dla pozycji tow... Nastąpi powrót do okna Źródła Kolejne źródło finansowania dodajmy przyciskiem postępujemy w sposób analogiczny opisany powyżej. Aby usunąć dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. 86/102

87 Aby zmodyfikować dane źródło finansowania należy wybrać przycisk. Po rozpisaniu pozycji na źródła finansowania zamykamy okno krzyżykiem w prawym górnym roku okna. Nastąpi powrót do pozycji widoku głównego wniosku. Aby dodać kolejną pozycję towarową należy powtórzyć operację opisaną w kroku Uzupełnienie pozycji towarowych i przypisanie źródeł finansowania. Dla danej pozycji towarowej dostępne są Narzędzia w których dostępne są operacje: modyfikacji danych pozycji usuwania danych pozycji Jeżeli chcemy zmodyfikować pozycję należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy zmodyfikować kwotę pozycji należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. Jeżeli chcemy usunąć pozycję towarową należy wybrać przycisk. UWAGA: Jeżeli chcemy usunąć pozycję należy wcześniej usunąć przypisanie źródeł finansowania. W przeciwnym wypadku przycisk jest niedostępny i wyświetlana jest ikona. Po wprowadzeniu dokumentu należy uruchomić obieg akceptacyjny tj.: Przekazać wniosek do akceptacji źródeł finansowania przez osobę rejestrującą wniosek patrz rozdział 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. Dalsze akceptacje wniosku odbywają się w sposób automatyczny (zatwierdzony wniosek przekazywany jest do dalszej akceptacji co godzinę), w przypadku potrzeby szybkiej akceptacji wniosku użytkownik ma możliwość przekazania go do dalszej akceptacji samodzielnie wywołując akcję, tj. o po akceptacji źródła finansowania przez dysponentów, należy przekazać wniosek do akceptacji przez Dział Nauki patrz rozdział 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki o po akceptacji przez Dział Nauki, należy przekazać wniosek do akceptacji przez komórkę finansową (księgowe wydziałowe dla danego wydziału lub pracownik kwestury dla pozostałych jednostek) patrz rozdział 10. Przekazanie do akceptacji finansowej o po akceptacji przez komórkę finansową, należy przekazać wniosek do akceptacji ostatecznej przez tzw. kierownika pionu: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz patrz rozdział 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej 87/102

88 8. Przekazanie do akceptacji źródeł finansowania. UWAGA: Zarejestrowany wniosek musi zostać przekazany przez osobę rejestrującą do akceptacji podanych na wniosku źródeł finansowania. W tym celu konieczne jest ustawienie statusu Akceptacja dysponentów. Lista Czynności: 1. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w głównym oknie w zakładce Wnioski. Aby zmienić stan wniosku należy wybrać przycisk znajdujący się w Narzędziach dla wybranego wniosku (podświetlenie kolorem zielonym). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu w którym należy wybrać status Akceptacja dysponentów w polu Status po wcześniejszym uruchomieniu listy wyboru. Status wybieramy klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu na liście wyboru. 88/102

89 Po wybraniu statusu można uzupełnić pole Opis z uwagami, które zostaną przekazane dysponentom. Zmianę statusu potwierdzamy przyciskiem / Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem. Przycisk służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do dysponentów (jeżeli dany dysponent będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. UWAGA: Jeżeli operator nie przypisze źródeł finansowania do pozycji to podczas zmiany statusu wniosku na Akceptacja dysponentów nastąpi automatyczne przypisanie źródła finansowania na domyślne centrum i zadanie budżetowe podane w nagłówku wniosku na kwotę brutto danej pozycji. 9. Przekazanie do akceptacji przez Dział Nauki UWAGA: Akceptacja wniosku przez Dział Nauki jest wymagana dla wniosków związanych z działalnością badawczą rodzaju PL-B (Plan roczny (dz. badawcza)). Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja DN. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja dysponentów, które posiadają zatwierdzone wszystkie źródła finansowania. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja DN. Aby wprowadzić status Weryfikacja DN należy: 1. zalogować się do aplikacji rejestracji wniosków 2. odszukać wniosek w zakładce Wnioski 3. zmienić status wniosku 89/102

90 Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski, gdzie należy odszukać wniosek do przekazania. Wnioski, które można przekazać do weryfikacji Działu Nauki, to wnioski rodzaju PL-B będące w statusie Akceptacja dysponentów 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie (wnioski oczekujące na akceptację dysponentów znajdują się w statusie Akceptacja dysponentów ). Chcąc wyszukać wniosek należy wpisać szukaną frazę w pole wybrać klawisz Enter lub przycisk Szukaj. i Przykład: Wyszukiwanie po numerze wewnętrznym a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po numerze wnioskodawcy a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po dacie wystawienia rok) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment.. Można podać fragment numeru. Można podać fragment numeru. Można podać fragment daty (np. Wyszukiwanie po statusie. Można podać fragment nazwy statusu (jak pokazano w przykładzie) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Filtrować wnioski można również poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w nazwę kolumny w głównym oknie i wybór odpowiedniej wartości. Np. aby wyfiltrować wnioski w statusie Akceptacja dysponentów klikamy w nazwę kolumny i wybieramy wartość Akceptacja dysponentów. Lista wniosków zostanie zawężona wg założonego filtru na kolumnie. 90/102

91 UWAGA: Aby zdjąć filtr należy kliknąć w ikonę przy wyświetlonej informacji o włączonym filtrze. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w głównym oknie w zakładce Wnioski. Aby zmienić stan wniosku należy wybrać przycisk znajdujący się w Narzędziach dla wybranego wniosku (podświetlenie kolorem zielonym). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu w którym należy wybrać status Weryfikacja DN w polu Status po wcześniejszym uruchomieniu listy wyboru. Status wybieramy klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu na liście wyboru. 91/102

92 Po wybraniu statusu można uzupełnić pole Opis z uwagami, które zostaną przekazane dysponentom. Zmianę statusu potwierdzamy przyciskiem / Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem. Przycisk służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 10. Przekazanie do akceptacji finansowej UWAGA: Akceptacja przez komórkę finansową jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje finansową odpowiedzialne są: działy księgowe podlegające pod dany Wydział z którego następuje złożenie wniosku, główny dział księgowy (Kwestura) dla zamówień spoza wydziałów. Przekazanie do akceptacji finansowej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja finansowa. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie: 92/102

93 Akceptacja DN dla wniosków rodzaju PL-B Akceptacja dysponentów dla wniosków rodzaju PL, które mają zatwierdzone źródła finansowania przez dysponentów. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja finansowa. Aby wprowadzić status Weryfikacja finansowa należy: 1. zalogować się do aplikacji rejestracji wniosków 2. odszukać wniosek w zakładce Wnioski 3. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski, gdzie należy odszukać wniosek do przekazania. Wnioski, które można przekazać do weryfikacji finansowej, to wnioski w statusie Akceptacja DN, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju PL-B. Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju PL. 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie - wnioski do przekazania do akceptacji finansowej to wnioski, które znajdują się w statusie Akceptacja DN, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju PL-B. Akceptacja dysponentów, z którego zmieniany status na Weryfikacja finansowa dotyczy wniosków rodzaju PL. Chcąc wyszukać wniosek należy wpisać szukaną frazę w pole wybrać klawisz Enter lub przycisk Szukaj. i Przykład: Wyszukiwanie po numerze wewnętrznym a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po numerze wnioskodawcy a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po dacie wystawienia rok) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment.. Można podać fragment numeru. Można podać fragment numeru. Można podać fragment daty (np. Wyszukiwanie po statusie. Można podać fragment nazwy statusu (jak pokazano w przykładzie) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Filtrować wnioski można również poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w nazwę kolumny w głównym oknie i wybór odpowiedniej wartości. Np. aby wyfiltrować wnioski w statusie Akceptacja dysponentów klikamy w nazwę kolumny i wybieramy wartość Akceptacja dysponentów. Dodatkowo można zawęzić kolumnę z rodzajem do rodzaju PL. 93/102

94 Np. aby wyfiltrować wnioski w statusie Akceptacja DN klikamy w nazwę kolumny i wybieramy wartość Akceptacja DN. Dodatkowo można zawęzić kolumnę z rodzajem do rodzaju PL-B. UWAGA: Aby zdjąć filtr należy kliknąć w ikonę przy wyświetlonej informacji o włączonym filtrze. Po odszukaniu wniosku możemy przejść do zmiany jego statusu. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w głównym oknie w zakładce Wnioski. Aby zmienić stan wniosku należy wybrać przycisk znajdujący się w Narzędziach dla wybranego wniosku (podświetlenie kolorem zielonym). Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu w którym należy wybrać status Weryfikacja finansowa w polu Status po wcześniejszym uruchomieniu listy wyboru. 94/102

95 Status wybieramy klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu na liście wyboru. Po wybraniu statusu można uzupełnić pole Opis z uwagami, które zostaną przekazane dysponentom. Zmianę statusu potwierdzamy przyciskiem / Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem. Przycisk służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 95/102

96 Nastąpi zmiana statusu wniosku oraz wysłany zostanie mail do osoby rejestrującej, dysponentów i osoby odpowiedzialnej za akceptację ze strony Działu Nauki oraz do osoby odpowiedzialnej za weryfikację finansową (jeżeli dana osoba będzie mieć przypisany adres mailowy w ustawieniach użytkownika). UWAGA: Podczas zmiany statusu system dokonuje pewnych walidacji poprawności danych. W przypadku błędnie podanych informacji może pojawić się okno blokujące zmianę statusu z odpowiednim komunikatem. 11. Przekazanie do akceptacji ostatecznej UWAGA: Akceptacja ostateczna jest krokiem wymaganym dla każdego rodzaju wniosku. Za akceptacje odpowiedzialni są: Dziekana Wydziału dla wniosków z wydziałów Prodziekana dla wniosków z komórek podlegających Prorektorowi Rektora dla wniosków z komórek podlegających bezpośrednio Rektorowi Kanclerz dla wniosków z komórek podlegających Kanclerz Przekazanie do akceptacji ostatecznej polega na ustawieniu statusu Weryfikacja ostateczna. Status jest ustawiany automatycznie przez zadanie systemowe co godzinę dla wniosków znajdujących się w statusie Akceptacja finansowa. W celu przyspieszenia procedury operator rejestrujący wniosek może manualnie wprowadzić status Weryfikacja ostateczna. Aby wprowadzić status Weryfikacja ostateczna należy: 1. zalogować się do aplikacji rejestracji wniosków 2. odszukać wniosek w zakładce Wnioski 3. zmienić status wniosku Lista Czynności: 1. Uruchomienie formatki Wnioski w module Zakupy Po uruchomieniu linku aplikacji (adresu strony internetowej) pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Wejdź do modułu] lub naciskamy klawisz Enter. Po zalogowaniu uruchomiony zostanie podgląd listy wniosków w zakładce Wnioski, gdzie należy odszukać wniosek do przekazania. Wnioski, które można przekazać do weryfikacji ostatecznej, to wnioski będące w statusie Akceptacja finansowa 2. Odszukanie wniosku. Dany wniosek można odszukać na wiele sposobów. Można wyszukać wiosek po numerze wnioskodawcy, numerze wewnętrznym dacie wystawienia lub po statusie (wnioski oczekujące na akceptację dysponentów znajdują się w statusie Akceptacja finansowa ). Chcąc wyszukać wniosek należy wpisać szukaną frazę w pole wybrać klawisz Enter lub przycisk Szukaj. i 96/102

97 Przykład: Wyszukiwanie po numerze wewnętrznym a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po numerze wnioskodawcy a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Wyszukiwanie po dacie wystawienia rok) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment.. Można podać fragment numeru. Można podać fragment numeru. Można podać fragment daty (np. Wyszukiwanie po statusie. Można podać fragment nazwy statusu (jak pokazano w przykładzie) a system dopasuje listę wniosków zawierających podany fragment. Filtrować wnioski można również poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy w nazwę kolumny w głównym oknie i wybór odpowiedniej wartości. Np. aby wyfiltrować wnioski w statusie Akceptacja finansowa klikamy w nazwę kolumny i wybieramy wartość Akceptacja finansowa. Lista wniosków zostanie zawężona wg założonego filtru na kolumnie. UWAGA: Aby zdjąć filtr należy kliknąć w ikonę przy wyświetlonej informacji o włączonym filtrze. 3. Zmiana statusu Zmiana statusu wniosku odbywa się w głównym oknie w zakładce Wnioski. Aby zmienić stan wniosku należy wybrać przycisk znajdujący się w Narzędziach dla wybranego wniosku (podświetlenie kolorem zielonym). 97/102

98 Po wybraniu przycisku otworzy się okno wyboru statusu w którym należy wybrać status Weryfikacja ostateczna w polu Status po wcześniejszym uruchomieniu listy wyboru. Status wybieramy klikając lewym przyciskiem myszy w nazwę statusu na liście wyboru. Po wybraniu statusu można uzupełnić pole Opis z uwagami, które zostaną przekazane dysponentom. Zmianę statusu potwierdzamy przyciskiem / Pojawi się okno z potwierdzeniem zmiany statusu, które zamykamy przyciskiem. Przycisk służy do zapisania treści komunikatu do pliku tekstowego. 98/102