WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK.IV /10 Pan Zdzisław Rembisz Wójt Gminy Zgierz Łódź, r. Pani Barbara Kaczmarek Przewodnicząca Rady Gminy Zgierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) w dniu 26 lipca 2010 r. w Urzędzie Gminy Zgierz przeprowadzona została kontrola doraźna, której przedmiotem była organizacja przyjmowania i terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy gminy w roku 2009 i 2010 do dnia kontroli. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2009 r. do dnia 26 lipca 2010 r. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Pana Wójta w dniu 23 sierpnia 2010 r. bez zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Działalność Urzędu w kontrolowanym zakresie ocenia się pozytywnie, pomimo stwierdzonych nieprawidłowości, opisanych poniżej: 1. Na terenie Urzędu nie wywieszono informacji, o której mowa w 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46) tj. informacji wskazującej komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. Przyczyny powstania tej nieprawidłowości nie udało się ustalić w toku kontroli. Osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest Sekretarz Gminy Zgierz, zaś skutkiem

2 naruszenie przepisu 3 ust. 2 ww. rozporządzenia. W powyższym zakresie stwierdzono również uchybienie polegające na niewskazaniu w informacji o dniach i przyjęciach interesantów przez Wójta, iż przyjęcia te dotyczą skarg i wniosków. Występuje także niespójność pomiędzy godzinami przyjęć przez Wójta wskazanymi na tablicy informacyjnej Urzędu (każdy wtorek i piątek w godzinach 9:00 11:00), a godzinami przyjęć wynikającymi z zapisów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Zgierz (Załącznik do Zarządzenia Nr IV/145/05 z dnia 30 grudnia 2005 r. Wójta Gminy Zgierz w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Zgierz). Zgodnie bowiem z 52 Regulaminu Organizacyjnego Wójt Gminy przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godz. 9:00 11:00 oraz w piątki w godz. 10:00 13: W dwóch skontrolowanych sprawach nie zastosowano przepisu art. 36 Kpa, zgodnie z którym o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Przepis ten na mocy art Kpa stosuje się odpowiednio do postępowania w sprawach skarg. W sprawie zarejestrowanej pod numerem 1/2009 w rejestrze skarg i wniosków postępowanie trwało około 16 miesięcy. W okresie dzielącym datę wpływu pierwszej skargi (19 stycznia 2009 r.), a datę podjęcia uchwały przez Radę Gminy (27 maja 2010 r.) do skarżącego skierowano dwa pisma informujące o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy. W skierowanym do Zastępcy Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli ŁUW, piśmie Przewodniczącej Rady Gminy Zgierz z dnia 17 grudnia 2009 r., które skarżący otrzymał do wiadomości, wskazano pierwszą sesję Rady w 2010 roku, zaś w piśmie z dnia 4 maja 2010 r. maj 2010 r. Z kolei w sprawie 4/2009 w toku trwającego około 5 miesięcy postępowania, informacja taka nie została skierowana w ogóle. Przedmiotowa nieprawidłowość spowodowała naruszenie przepisu art. 36 Kpa w związku z art Kpa. Przyczyną jej powstania w obu przypadkach było nieprzestrzeganie tych przepisów. Osobami odpowiedzialnymi są: Przewodnicząca Rady Gminy Zgierz jako osoba organizująca jej pracę oraz pracownik Biura Obsługi Gminy zajmujący się ww. sprawami bezpośrednio. 3. W sprawie zarejestrowanej pod numerem 1/2009 skarżącego nie powiadomiono o sposobie załatwienia skargi. Mimo podjęcia przez Radę Gminy Zgierz w dniu 27 maja 2010 r. uchwały, w dniu kontroli nie stwierdzono, aby skarżący został powiadomiony o treści odpowiedzi. Stanowi to naruszenie przepisu art. 238 Kpa, zgodnie z którym zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi powinno zawierać: oznaczenie organu, od którego pochodzi, wskazanie, w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia,

3 nazwiska i stanowiska służbowego osoby upoważnionej do załatwienia skargi. Przyczyną powstania powyższej nieprawidłowości jest nieprzestrzeganie ww. przepisu, zaś osobami odpowiedzialnymi za jej powstanie Przewodnicząca Rady Gminy Zgierz oraz pracownik bezpośrednio odpowiedzialny za prowadzenie omawianej sprawy. Skutkiem ww. nieprawidłowości jest naruszenie przepisu art. 238 Kpa. 4. W dwóch sprawach rozpoznawanych w trybie przepisów działu VIII Kpa stwierdzono także stosowanie błędnych symboli klasyfikacyjnych, niezgodnych z regulacjami Instrukcji kancelaryjnej - załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 r., Nr 112, poz ze zm.). Znaki nadawane pismom w tych sprawach (kategoria klasyfikacyjna 0704 oraz 7227) nie zawierały oznaczeń właściwych dla pism wychodzących w sprawach skarg (0561) lub wniosków (0562), nadto numery kolejne nadawane pismom nie odpowiadały pozycji sprawy w rejestrze skarg i wniosków. Stanowi to nieprawidłowość, której przyczyną powstania jest błędne zastosowanie ww. przepisów, zaś osobami odpowiedzialnymi Przewodnicząca Rady Gminy Zgierz (w sprawie 1/2009), Zastępca Wójta Gminy i kierownik Referatu Geodezji, Gospodarki Przestrzennej i Gruntami (w sprawie 2/2009), a ponadto pracownicy zajmujący się powyższymi sprawami bezpośrednio. Skutkiem wskazanej nieprawidłowości jest naruszenie przepisów Instrukcji kancelaryjnej. 5. Pod pozycją 5/2009 rejestru skarg i wniosków wpisano pismo stanowiące zażalenie na niezałatwienie, przez Wójta Gminy Zgierz, w terminie sprawy administracyjnej. Pismo to skierowane zostało do wiadomości Wójta Gminy. Wpisanie do rejestru skarg i wniosków korespondencji niemającej charakteru skargi lub wniosku w rozumieniu przepisów działu VIII Kpa stanowi nieprawidłowość, której przyczyn nie udało się ustalić, zaś skutkiem jest naruszenie regulacji Instrukcji kancelaryjnej. Osobami odpowiedzialnymi w tym zakresie są: pracownik dokonujący wpisu oraz Sekretarz Gminy w ramach sprawowanego nadzoru. 6. Wójt Gminy Zgierz załatwił skargę zarejestrowaną pod pozycją 1/2010 rejestru skarg i wniosków dotyczącą pracownika wykonującego w jego imieniu czynności z zakresu ewidencji działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisem art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (brzmienie z daty załatwienia skargi j. t. Dz. U. z 2007 r. Nr 155, poz ze zm.) ewidencję działalności gospodarczej prowadzi gmina właściwa dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy, jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. W myśl art. 229 pkt 2 Kpa jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, wojewoda jest organem właściwym

4 do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Załatwienie powyższej skargi przez Wójta Gminy Zgierz nastąpiło z naruszeniem przepisów o właściwości rzeczowej, co stanowi nieprawidłowość. Przyczyną jej powstania jest niezastosowanie przepisu art. 229 pkt 2 Kpa, zaś osobami odpowiedzialnymi osoby bezpośrednio zajmujące się sprawą oraz Wójt w ramach sprawowanego nadzoru. Z kolei nieumieszczenie na piśmie znaku stanowi naruszenie przepisów Instrukcji kancelaryjnej, a zatem nieprawidłowość, której przyczyną powstania jest niedochowanie należytej staranności przez pracownika prowadzącego sprawę, zaś osobami odpowiedzialnymi Wójt Gminy w ramach sprawowanego nadzoru i pracownik merytoryczny. Należy również nadmienić, iż przedmiotowa kontrola wykazała uchybienie polegające na nierzetelnym prowadzeniu rejestru skarg i wniosków, w którym nie zamieszcza się pełnych danych skarżących, umożliwiających ich jednoznaczną identyfikację, a także nie wypełnia się części kolumn. W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami zobowiązuję Pana Wójta do: 1) dostosowania treści informacji o przyjęciach interesantów w sprawach skarg i wniosków do obowiązujących w tym zakresie przepisów tj.: ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46); 2) zapewnienia spójności pomiędzy zapisami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, a treścią informacji o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków przez kierownika jednostki; 3) wzmożenia nadzoru nad pracownikami załatwiającymi skargi i wnioski oraz osobami je nadzorującymi, a także objęcie tej problematyki kontrolą wewnętrzną; 4) zapewnienia przestrzegania przepisów procedury administracyjnej w zakresie działu VIII Kpa, w tym w szczególności przepisu art. 229, 237, 238; 5) zapewnienia rzetelnego prowadzenia rejestru skarg i wniosków oraz rejestrowania w nim spraw noszących znamiona skargi czy wniosku, o których mowa w dziale VIII Kpa; 6) zapewnienia przestrzegania przepisów Instrukcji kancelaryjnej. Na podstawie 38 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi (załącznik do Zarządzenia Wojewody Łódzkiego Nr 210/2010 z dnia 1 lipca 2010 roku) informuję, że jest Pan Wójt zobowiązany do powiadomienia Wojewody Łódzkiego w terminie 30 dni od daty

5 otrzymania powyższego wystąpienia pokontrolnego o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Ponadto, w przypadku niewykonania zaleceń pokontrolnych informuję, że jest Pan Wójt zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniach sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniach, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości, uchybień i wykonania wniosków. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Stępczyńska-Gortat Z-CA DYREKTORA WYDZIAŁU PRAWNEGO, NADZORU I KONTROLI