ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI

Transkrypt

1 ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI SO-II Łódź, dnia 16 października 2017 r. Pan Franciszek Szmigiel Wójt Gminy Tomaszów Mazowiecki Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (tekst jedn.: Dz. U. Nr 185 poz. 1092) w związku z art. 5 ust. 2 oraz art. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r. poz. 657.), zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska kierownik oddziału spraw obywatelskich, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Monika Panasiuk starszy inspektor i Michał Bugajski starszy specjalista w oddziale spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniący funkcje członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Wójta Gminy Tomaszów Mazowiecki. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Wójt Gminy Tomaszów Mazowiecki Pan Franciszek Szmigiel. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 1 września 2017 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w okresie od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, w kontrolowanym okresie przeprowadzono dwadzieścia jeden postępowań zakończonych ul. Piotrkowska 104, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 decyzją administracyjną. Sprawdzono dokumentację dotyczącą dziesięciu spraw. Pięć spraw zostało zakończonych decyzją o umorzeniu postępowania ze względu na dobrowolne wymeldowanie strony, cztery decyzją o wymeldowaniu, jedna anulowaniem czynności materialno - technicznej jaką jest zameldowanie. Skontrolowane postępowania w znacznej większości spełniały wymogi proceduralne, uregulowane w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r., poz. 1257). Sprawdzono między innymi prawidłowość przeprowadzenia postępowania dowodowego, wywiązanie się z obowiązku zapewnienia stronom czynnego udziału w prowadzonym postępowaniu, terminowość załatwiania prowadzonych spraw, prawidłowość sporządzania decyzji oraz doręczania pism i decyzji stronom postępowania. Zespół kontrolerów dopatrzył się natomiast poważnych nieprawidłowości w sprawie nr: RP , zakończonej decyzją administracyjną orzekającą o anulowaniu czynności materialno-technicznej zameldowania na pobyt stały. Postępowanie w przedmiotowej sprawie zostało wszczęte na wniosek w dniu 26 kwietnia 2016 r. W dniu 27 maja 2016 r. Wójt Gminy Tomaszów Mazowiecki skierował wyłącznie do wnioskodawcy pismo zawiadamiające o wszczęciu postępowania, pomijając tym samym drugą stronę, której bieżący adres zamieszkania w danym momencie nie był znany. Z akt postępowania nie wynika, żeby organ meldunkowy podjął czynności zmierzające do ustalenia rzeczywistego adresu uczestnika postępowania. Dopiero korespondencja z dnia 31 maja 2016 r., złożona przez stronę, za pośrednictwem Urzędu Miasta w Tomaszowie Mazowieckim, pozwoliła ustalić jej aktualny adres zamieszkania. Wójt Gminy Tomaszów Mazowiecki, nie bacząc na powyższe pismo, zdecydował się przeprowadzić dowód z oględzin spornej nieruchomości, zawiadamiając o tym wyłącznie wnioskodawcę pismem z dnia 10 czerwca 2016 r. Tymczasem, informację o aktualnym miejscu zamieszkania strony otrzymał dwa dni wcześniej, tj. w dniu 8 czerwca 2016 r. Zawiadomienie o wszczęciu postępowania zostało skierowane pod aktualny adres zamieszkania strony dopiero w dniu 16 czerwca 2016 r. Powyższa okoliczność była naruszeniem jednej z podstawowych zasad polskiej procedury administracyjnej, określonej w art. 10 Kpa jaką jest obowiązek organów administracji publicznej zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania. W skrajnym wypadku, niezawiadomienie stron o wszczęciu postępowania stanowi przesłankę do podjęcia decyzji kasacyjnej przez organ odwoławczy, poprzez uchylenie zaskarżonej decyzji w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia przez organ I instancji - zgodnie z art Kpa.

3 3 Dodatkowo, wnioskodawca o planowanej czynności procesowej został poinformowany dzień przed oględzinami, tj, w dniu 13 czerwca 2016 r. co stanowiło naruszenie art Kpa., zgodnie z którym strona powinna być zawiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu ze świadków, biegłych lub oględzin przynajmniej na siedem dni przed terminem. Celem niniejszego zawiadomienia, jest zapewnienie stronie możliwości wzięcia udziału w przeprowadzeniu dowodu, a obowiązek zawiadomienia strony przynajmniej na siedem dni przed terminem przeprowadzenia dowodu ma umożliwić przygotowanie się do tych czynności. Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe stosowanie przepisów art oraz art. 10 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka stosowała formularze zgodne ze wzorem, określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 1852). Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności. Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. W zakresie udostępniania danych osobowych z rejestru mieszkańców i rejestru zamieszkania cudzoziemców weryfikacji podlegała dokumentacja dotycząca dwudziestu trzech wniosków o udostępnianie danych z rejestru mieszkańców na podstawie art. 46 ustawy o ewidencji ludności. Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 836). W sprawach oznaczonych nr: RP oraz RP zakres udostępnionych danych był zbyt szeroki. Powyższe spowodowało nieprawidłowość polegającą na udostępnieniu danych nieobjętych żądaniem. Wskazać należy, iż postępowanie

4 4 o udostępnienie danych wszczynane jest wyłącznie na wniosek strony, a zatem organ udostępniający dane jest związany żądaniem strony i nie może udostępniać danych nieobjętych wnioskiem. Powyższy tryb postępowania spowodował naruszenie przepisu art Kpa oraz art. 47 ustawy o ewidencji ludności, zgodnie z którym dane jednostkowe z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców udostępnia się na wniosek, w którym zgodnie z rozporządzeniem określającym jego wzór, zamieszcza się zakres żądanych danych o osobie, której wniosek dotyczy. Przyczyną powstania nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przy weryfikacji wniosków o udostępnienie danych i udzielaniu odpowiedzi w tym zakresie, zaś osobą odpowiedzialną jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W sprawie oznaczonej nr RP wnioskodawca nie wykazał interesu prawnego w postaci przepisu prawa materialnego uprawniającego do uzyskania żądanych danych. W tym przypadku organ niesłusznie uznał, że zachodzą przesłanki wymienione w art Kpa., powodujące konieczność uzupełnienia przez wnioskodawcę treści złożonego wniosku. Zgodnie z art. 46 ust. 2 cytowanej wyżej ustawy o ewidencji ludności dane, o których mowa w ust. 1, to jest z rejestru PESEL, rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców, mogą być udostępnione, osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą w tym interes prawny. Natomiast przepis art. 47 ust. 3 ustawy stanowi, że organ rozpatrujący wniosek o udostępnienie danych odmawia, w drodze decyzji administracyjnej, udostępnienia danych jednostkowych, jeżeli nie zostały spełnione warunki określone w art. 46. Zatem w omawianym przypadku organ po dokonaniu kontroli wniosku pod względem spełnienia przewidzianych w ustawie warunków dopuszczalności udostępnienia danych, winien udostępnić żądane dane, bądź też odmówić ich udostępnienia w formie decyzji administracyjnej. Powyższy tryb postępowania spowodował naruszenie przepisów postępowania administracyjnego oraz cytowanego wyżej przepisu art. 47 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności, który reguluje wprost kwestię postępowania w omawianym przypadku. Przyczyną powstania nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu przepisów dotyczących spełnienia przewidzianych w ustawie warunków dopuszczalności udostępnienia danych, zaś osobą odpowiedzialną jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. We wszystkich pozostałych skontrolowanych sprawach wnioskodawcy prawidłowo wykazali interes prawny do uzyskania danych, na który się powołali we wniosku. W przeważającej większości przypadków wnioski pochodziły od podmiotów realizujących zadania publiczne, którym dane udostępniane są nieodpłatnie.

5 5 Natomiast w jednym przypadku, w którym wnioskodawca był osobą fizyczną, powołującą się na interes faktyczny, organ prawidłowo pobrał opłatę w wysokości 31 zł określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2015 r. poz. 1388). W dziewiętnastu przypadkach pozytywnie rozpatrzono wnioski i udostępniono żądane dane, w czterech sprawach ustalono, że osoba, o której dane wnioskowano nie figuruje w rejestrze mieszkańców. W każdym weryfikowanym wniosku stwierdzono, że osoba udostępniająca dane osobowe, posiadała stosowne upoważnienie Wójta Gminy, a podpisując odpowiedzi stosowała pieczęć z upoważnienia Wójta. W trzech sprawach pisma podpisał osobiście Wójt Gminy. Mając na uwadze powyższe ustalenia, działalność organu gminy w zakresie kontrolowanych spraw oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do zobligowania pracownika wykonującego zadania z zakresu ewidencji ludności do przestrzegania przepisów ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy o ewidencji ludności. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego pisma. Z up. Wojewody Łódzkiego Zastępca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Zbigniew Natkański.