Łódź, 15 września 2011 r. PNK-IV WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki Łódź, 15 września 2011 r. PNK-IV Pan Ryszard Nowakowski Wójt Gminy Parzęczew Pan Władysław Krawczyk Przewodniczący Rady Gminy w Parzęczewie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j. t. Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ), 24 sierpnia 2011 r. w Urzędzie Gminy w Parzęczewie, dalej zwanym Urzędem, przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków przez organy Gminy w okresie od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Wójta 7 września 2011 r., w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wobec stwierdzenia niżej opisanych nieprawidłowości działalność podmiotu kontrolowanego w przedmiocie kontroli należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Urząd Gminy w Parzęczewie jest organizacyjnie przygotowany do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. W siedzibie Urzędu została wywieszona w widocznym miejscu 1

2 informacja, o której mowa w art. 253 Kpa. Nie wskazano jednak, zgodnie z 3 powołanego przepisu, iż przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Wójta odbywają się po godzinach pracy. Pani Sekretarz Gminy wyjaśniła, że istnieje możliwość umówienia się z Panem Wójtem na spotkanie w sprawach skarg i wniosków od poniedziałku do piątku również po godzinach pracy Urzędu. Wyjaśnienie to zostało uznane za zasadne. Należy jednak podkreślić, że w takiej sytuacji treść informacji musi zostać uzupełniona o dane wymienione w powołanym wyżej wyjaśnieniu. Ponadto naruszono zapis 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46), dalej zwanego Rozporządzeniem, ponieważ w Urzędzie nie zamieszczono informacji wskazującej komórkę organizacyjną bądź wyznaczonych pracowników przyjmujących i rozpatrujących skargi i wnioski. Pani Sekretarz Gminy wyjaśniła, że powyższe ma miejsce ze względu na fakt, iż skargi mogą zostać skierowane do rozpatrzenia przez każdego z pracowników Urzędu (w zależności do tego, czego skarga dotyczy). Należy podkreślić, że organ jest zobowiązany stosować powołany wyżej przepis Rozporządzenia, tzn. powinna być wywieszona informacja, uwzględniająca organizację Urzędu. W trakcie kontroli zbadano 7 spraw, co stanowi 58% ogółu. W wyniku kontroli stwierdzono w przypadku jednej sprawy nieprawidłowość polegającą na jej rozpatrzeniu przez Wójta, podczas gdy z przepisów powszechnie obowiązujących wynikała właściwość innego organu. Działanie Wójta naruszyło przepisy art i 231 Kpa. Skarga zarejestrowana pod poz. 3 w rejestrze Wójta winna zostać rozpatrzona na podstawie art. 229 pkt 3 Kpa przez Radę Gminy w Parzęczewie (dalej zwaną Radą ). Z wyjaśnień wynika, że przyczyną powyższego było przyjęcie, iż skargi dotyczyły w części zachowania Zastępcy Wójta i Kierownika jako pracowników Urzędu. Należy podkreślić, że z przepisu art Kpa wprost wynika, że skargę na pracownika można przekazać do załatwienia jego przełożonemu służbowemu. Jednocześnie przełożony służbowy ma obowiązek zawiadomienia organu właściwego do rozpatrzenia skargi, o sposobie jej załatwienia. Jak z powyższego wynika o przekazaniu skargi, na podstawie art Kpa, decyduje organ właściwy do rozpatrzenia skargi, a więc w kwestionowanej sprawie Rada. W tym miejscu w pełni uzasadnione jest przytoczenie w odniesieniu do powyższego zagadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, IV SA/Gl 77/08, LEX nr , w którym sąd wskazuje, iż Skarga na pracownika urzędu miasta, a takim jest naczelnik wydziału, jest w rzeczywistości skargą na osobę kierującą danym urzędem, co w niniejszym przypadku oznacza, że jest to Prezydent Miasta. 2

3 W jednej sprawie nieprawidłowością było naruszenie 11 Rozporządzenia, który stanowi, iż skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej. Tymczasem w rejestrze skarg i wniosków jako załatwiającego skargę wpisano Kierownika Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej (zaskarżoną osobę), co wskazuje, że osoba ta brała udział w przygotowywaniu projektu pisma. Ostatecznie odpowiedź na skargę podpisał Wójt. W odniesieniu do 2 spraw skargowych (1 z rejestru Rady i 6 z rejestru Wójta) nie zostały zachowane ustawowe terminy. W pierwszej z wymienionych spraw termin do załatwienia skargi, określony w art Kpa, przekroczono o 2 miesiące i 9 dni w drugiej o 7 dni. We wskazanych sprawach nie kierowano do skarżących, na podstawie art. 36 w związku z art Kpa, zawiadomień o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi, z podaniem przyczyn zwłoki, czego powodem było niedopatrzenie Przewodniczącego Rady oraz pracownika zajmującego się koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków przez Radę, a także Kierownika Referatu Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej i pracownika zajmującego się koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków przez Wójta. Kontrolujący stwierdzili, że w 1 przypadku (sprawie 6 z rejestru Wójta) w odpowiedzi na skargę nie zamieszczono uzasadnienia prawnego, a w 2 przypadkach (w sprawie 6 z rejestru Wójta i 5 z rejestru Rady) w zawiadomieniach o sposobie załatwienia skargi nie zawarto pouczenia o treści art. 239 Kpa, co wynika odpowiednio z przeoczenia pracownika zajmującego się koordynacją rozpatrywania skarg i wniosków przez Wójta. W 2 sprawach (2 i 3 z rejestru Wójta) w zawiadomieniach, sporządzonych na podstawie art. 238 Kpa, nie wskazano, w jaki sposób skarga została załatwiona, gdyż Wójt uznał, że treść załączonych do odpowiedzi wyjaśnień była wystarczająca. Wyżej opisane braki powodują naruszenie art Kpa i stanowią nieprawidłowość. W rejestrze skarg i wniosków Wójta pod jedną pozycją wpisano 2 skargi (co stanowi uchybienie), które po przekazaniu do Rady zostały zarejestrowane w rejestrze Rady pod odrębnymi pozycjami. Przedmiotowe skargi winny zostać zarejestrowane pod odmiennymi pozycjami również w rejestrze Wójta. Pismo w jednej ze spraw, kierowane przez Przewodniczącego Rady w związku ze skargą, oznaczono niewłaściwym symbolem klasyfikacyjnym, co stanowi uchybienie. Osobami odpowiedzialnymi za wyżej określone nieprawidłowości są: 1) Wójt Gminy Parzęczew w związku z obowiązkiem nadzorowania podległych pracowników; 2) Sekretarz Gminy w związku z obowiązkiem zapewnienia prawidłowej obsługi obywateli przez Urząd oraz nadzorowania i kontrolowania rozpatrywania skarg i wniosków; 3

4 3) inspektor ds. organizacyjnych i kadrowych w związku z obowiązkiem organizowania procesu załatwiania skarg i wniosków obywateli w Urzędzie; 4) inspektor ds. obsługi rady gminy i jednostek pomocniczych w związku z obowiązkiem podejmowania działań mających na celu prawidłowe rozpatrywanie skarg przez Radę; 5) pracownicy merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu, biorący udział w procesie rozpatrywania skarg i wniosków. Przedstawiając powyższe uwagi i oceny, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) uzupełnienie treści informacji w sprawie przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków przez kierownika jednostki lub wyznaczonego przez niego zastępcę w sposób odpowiadający złożonym wyjaśnieniom i zapewniający zgodność z art Kpa i 3 ust. 2 Rozporządzenia ; 2) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, w szczególności regulujących kwestię ustalania organu właściwego do rozpatrzenia skargi lub wniosku; 3) wzmożenie nadzoru nad terminowością załatwiania spraw skargowo-wnioskowych w Urzędzie, a w razie braku możliwości zachowania ustawowego terminu na rozpatrzenie skargi lub wniosku stosowanie odpowiednio art. 36 w związku z art Kpa; 4) wzmożenie nadzoru nad formalną poprawnością pism kierowanych w sprawach skarg i wniosków; 5) przestrzeganie zapisów 11 Rozporządzenia; 6) wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej, ze szczególnym uwzględnieniem faktu obowiązywania od 20 stycznia 2011 r. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresów działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67); Pouczenie: Kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Nie dotyczy to kontroli, wskutek której nie stwierdzono nieprawidłowości ani uchybień. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego kierownik podmiotu kontrolowanego jest zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania 4

5 innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków ( 38 Regulaminu kontroli). Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Z up. Wojewody Łódzkiego /-/ Elżbieta Staszyńska Dyrektor Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli 5