0Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP-III Protokół

Transkrypt

1 0Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP-III Protokół z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy i Miasta Dobczyce, w zakresie realizacji zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej: p. Magdalenę Hołyst inspektora wojewódzkiego, p. Martę Piwowar inspektora. Kontrolę przeprowadzono w dniu 25 marca 2014 roku na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz.182 z późn. zm.) oraz upoważnienia znak: WP-III z 17 marca 2014 roku wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ilekroć w dalszej części protokołu jest mowa o: 1) OWS - należy przez to rozumieć ośrodek wsparcia dla osób starszych wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. 2) Stowarzyszenie Stowarzyszenie Integracji Rodziny Więź, ul. Parkowa 4, Dobczyce. 3) ustawie o pomocy należy przez to rozumieć ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Przedmiot i zakres kontroli obejmował realizację zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy wybranych dokumentów oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej - p. Jolanty Mazurkiewicz oraz Przedstawiciela Stowarzyszenia p. Bożeny Piwowarczyk. Ustalenia kontroli. Realizacja zadania w roku 2013 W roku 2013 Gmina Dobczyce na podstawie umowy finansowej Nr WP-III sporządzonej w dniu 23 stycznia 2013 roku i zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, otrzymała dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, rozdziału 85203, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą, które było realizowane w ramach ośrodka wsparcia klubu samopomocy przez Gminę Dobczyce. Gmina zobowiązała się do prowadzenia ośrodka przeznaczonego dla 10 osób starszych i 10 młodzieży w miejscowości Dobczyce, w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 roku. Na podstawie Aneksu nr 1 z 13 sierpnia 2013 r. do umowy finansowej nr WP-III , z uwagi na zmianę terminu uruchomienia ośrodka, zmieniono kwotę dotacji celowej na ,00 zł i określono, iż ośrodek będzie prowadził działalność w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2013 roku. Gmina Dobczyce zabezpieczyła 20% wkładu własnego na wyżej wymienione zadanie. Gmina przedłożyła wymaganą dokumentację w tym zakresie. 1

2 Gmina Dobczyce w 2013 roku powierzyła realizację zadania publicznego pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą poprzez utworzenie ośrodka wsparcia klubu samopomocy, na okres od 1 lutego 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku, umową zawarta w dniu 1 lutego 2013 roku, Stowarzyszeniu Integracji Rodziny Więź z siedzibą w Dobczycach przy ul. Parkowej 4. Osobą kierującą jednostką była Pani Sylwia Michalec-Jękot, posiadająca kwalifikacje określone w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Kierownik oraz pracownicy ośrodka świadczyli usługi na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych. Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży w 2013 roku był zlokalizowany w miejscowości Dobczyce. Liczba miejsc dotowanych w OWS łącznie to 20 miejsc, w tym 10 osób starszych, 10 dzieci/młodzieży. Liczba deklaracji uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OWS była znacznie wyższa niż liczba miejsc dotowanych w ośrodku. Wiek uczestników: osoby starsze 56 lat do 81 lat, młodzież/dzieci 7 lat do 18 lat. OWS funkcjonował w godzinach od 15:00 do 19:00, 5 razy w tygodniu (poniedziałek, wtorek, środa, czwartek, piątek). Na prowadzone w OWS spotkania udostępniono dwa pomieszczenia o łącznej powierzchni 154 m² znajdujące się w Regionalnym Centrum Oświatowo- Sportowym, z możliwość korzystania z pomieszczeń Miejskiej Biblioteki oraz sal Gimnazjum do pomocy w nauce i do turniejów szachowych. Wszyscy uczestnicy biorący udział w organizowanych spotkaniach mieli możliwości przygotowania gorących i zimnych napojów oraz zagwarantowano im dostęp do prasy codziennej i komputera. OWS organizował m. in. zajęcia kulinarne, zajęcia plastyczne, prace ręczne, turnieje szachowe. W celu potwierdzenia organizowanych zajęć ośrodek wsparcia prowadził wymaganą dokumentację: - księgową, - listy obecności, - dziennik zajęć, - deklaracje uczestników, - zdjęcia z zajęć. Gmina Dobczyce jako trudności w trakcie realizacji zgłosiła: nawiązanie wstępnych relacji, brak otwartości, zaufania w fazie kontaktu miedzy osobami starszymi i młodzieżą. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano faktury/rachunki dotyczące bieżącego wydatkowania środków finansowych przyznanych na bieżącą działalność ośrodka wsparcia. Przedstawione dokumenty (faktury, rachunki) na odwrocie były opisywane i parafowane pod względem rachunkowym/księgowym. Dodatkowo, dokumenty zawierały opis merytoryczny. W skontrolowanym zakresie wniesiono zastrzeżenia: - do faktury VAT nr 115/2013 na zakup usługi cateringowej na kwotę 662,00 zł. Przedstawiciel Gminy złożył wyjaśnienia, że uczestnicy zajęć mają ograniczone warunki do przygotowywania gotowanych potraw ze względu na braki w zakresie sprzętu AGD w miejscy gdzie odbywają się zajęcia. Pouczono przedstawicielkę Gminy oraz Stowarzyszenia, iż wedle zapisów 7 ust. 1 umowy finansowej nr WP-llI , zadaniem ośrodka miało być prowadzenie działań o charakterze samopomocowym z akcentem na interakcję pomiędzy osobami starszymi i młodzieżą lub dziećmi i podjęcie działań, których celem jest wymiana doświadczeń pomiędzy osobami w podeszłym wieku i młodzieżą. Zakup gotowej usługi cateringowej, szczególnie w miejscowości gdzie odbywają się zajęcia, jest niewskazany, zalecana jest międzypokoleniowa wymiana umiejętności kulinarnych. - z dokumentacji wyłoniono Faktury VAT o numerach: 32-11, 02-07, 19-09, 17-12, stanowiące dowód zakupu zegarów szachowych, w łącznej ilości 20. Przedstawiciel Stowarzyszania wyjaśnił, iż 2

3 zakup takiej ilości zegarów szachowych wynika z dużego zainteresowania oraz wysokiej frekwencji wszystkich uczestników, którzy złożyli deklarację uczestnictwa w zajęciach OWS, w organizowanych turniejach szachowych. Pouczono przedstawiciela Gminy o racjonalnym wykorzystaniu środków dotacji odpowiednio do liczby osób dotowanych, zgodnie z 1 ust. 4 umowy finansowej nr WP-III Pozostałe zakupy oraz inne wydatki przedstawione na fakturach/rachunkach potwierdziły, iż przekazywana comiesięczna dotacja na realizację zadania została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem. W skontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. I. Rezultaty/wyniki działań prowadzonych przez ośrodek w roku 2013: 1. Nawiązanie relacji międzypokoleniowej, 2. Powstanie grup samopomocowych, 3. Rozpoznanie wzajemne potrzeb osób starszych i młodzieży. II. Efekty społeczne prowadzonych działań przez ośrodek w 2013 roku: 1. Aktywizacja społeczna seniorów, 2. Integracja międzypokoleniowa, 3. Kształtowanie pozytywnych wzorców. Zgodnie z zapisami umowy finansowej zawartej w 2013 roku Gmina była zobowiązana do sprawowania nadzoru nad realizacją zadania przez podmiot uprawniony oraz zawarcia w umowie z podmiotem uprawnionym stosownych zapisów w tym zakresie. Gmina Dobczyce zawarła powyższe zapisy w umowie ze Stowarzyszeniem, natomiast w okresie objętym kontrolą nie sprawowała nadzoru nad realizacją powierzonego zadania. Stowarzyszenie Integracji Rodziny Więź złożyło sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego pn. wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą Klubu Samopomocy na terenie Gminy i Miasta Dobczyce w okresie od 1 lutego 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. W 2013 roku zadanie było realizowane zgodnie z zawartą umową finansową znak: WP-III oraz przedstawionym harmonogramem i kosztorysem. Środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem. Realizacja zadania w roku 2014 W roku 2014 Gmina kontynuowała realizowanie zadania. Na podstawie umowy finansowej Nr WP-III zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, Gminie Dobczyce przyznano dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą, które będzie realizowane w ramach ośrodka wsparcia klubu samopomocy przez Gminę Dobczyce 20 osób w tym 10 osób starszych i 10 młodzieży w pięciu miejscowości Dobczyce od 1 stycznia do 31 grudnia 2013 roku. OWS został uruchomiony 10 marca 2014 r., w związku z tym do Umowy finansowej Nr WP- III zostanie sporządzony aneks, pomniejszający dotację na realizację zadania, zgodnie z warunkami określonymi w umowie i w odniesieniu do rzeczywistego terminu uruchomienia ośrodka. Gmina Dobczyce w roku bieżącym powierzyła realizację zadania publicznego pod nazwą Wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą poprzez utworzenie ośrodka wsparcia klubu samopomocy na podstawie umowy nr RI II Stowarzyszeniu Integracji Rodziny Więź z siedzibą w Dobczycach, przy ul. Parkowej 4. Gmina Dobczyce zleciła powyższe zadanie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, 3

4 z późn. zm.) w ramach zadania publicznego pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku poprzez integrację z młodzieżą i dziećmi w ramach ośrodka wsparcia klubu samopomocy na terenie Gminy i Miasta Dobczyce, określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Stowarzyszanie w dniu 20 grudnia 2013 roku. Osobą kierującą ośrodkiem wsparcia jest obecnie Pani Sylwia Michalec - Jękot, posiadająca kwalifikacje określone w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Usługi w OWS świadczone są przez opiekunów i kierownika ośrodka w ramach umów cywilnoprawnych. Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży w 2014 roku działa w miejscowości Dobczyce. Liczba miejsc dotowanych w OWS wynosi łącznie 20, w tym 10 miejsc dla osób starszych, 10 miejsc dla dzieci/młodzieży. Liczba deklaracji uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OWS jest wyższa niż liczba miejsc dotowanych w ośrodku, wynosi: 41. Wiek uczestników: osoby starsze 56 lat do 82 lat, młodzież /dzieci 7 lat do 18 lat. Do prowadzenia spotkań udostępniono te same pomieszczenia, które w roku ubiegłym. Uczestnicy biorący udział w spotkaniach mają możliwość przygotowania gorących i zimnych napojów, dostęp do prasy codziennej i komputera oraz różnorodnych zajęć. Ows prowadzi wymaganą dokumentację księgową, listy obecności, dziennik zajęć, deklaracje uczestników. Nie stwierdzono uchybień w działalności kontrolowanej jednostki. W trakcie trwania kontroli przekazano, iż OWS nie może ponosić ewentualnych wydatków nie związanych z działalnością ośrodka, w tym wydatków na liczbę miejsc większą niż liczba uczestników zajęć w ows, określoną w umowie zawartej na realizację zadania. Protokół zawiera 5 ponumerowanych stron. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzonej inspekcji. Na tym protokół zakończono. Kraków, 5 maja 2014 roku. Pouczenie Zgodnie z 15 ust. 2 pkt 7 w związku z 16 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61, poz. 543z późn. zm. ) kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ponadto zgodnie z 16 ust. 1 ww. rozporządzenia kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo do odmowy podpisania protokołu z podaniem w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień przyczyn tej odmowy. Do protokołu nie wniesiono zastrzeżeń / (wniesiono) zastrzeżenia. Po przeczytaniu, niniejszy protokół podpisano na każdej stronie. 4

5 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden otrzymuje Wójt/Burmistrz jednostki podlegającej kontroli, drugi włącza się do akt kontroli Data otrzymania protokołu: Data i miejsce podpisania protokołu: Podpis Wójta/Burmistrza kontrolowanej jednostki: Podpisy inspektorów kontrolujących: Inspektor Wojewódzki Z-ca Burmistrza Paweł Machnicki (-) mgr Magdalena Hołyst Inspektor (-) mgr Marta Piwowar 5