Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP-III Protokół

Transkrypt

1 Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP-III Protokół z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Drwini, w zakresie realizacji zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej p. Teresę Łochamańczyk inspektora wojewódzkiego, p. Martę Piwowar inspektora. Kontrolę przeprowadzono 9 września 2013 roku na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz.182 z późn. zm.) oraz upoważnienia znak: WP-III z 3 września 2013 roku wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ilekroć w dalszej części protokołu jest mowa o: 1) OWS - należy przez to rozumieć ośrodek wsparcia dla osób starszych wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. 2) Stowarzyszenie, Stowarzyszenia Stowarzyszenie Przedsiębiorczych Gospodyń z siedzibą w Wyżycach oraz Uniwersytet Trzeciego Wieku Gminy Drwinia. 3) ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), Przedmiot i zakres kontroli obejmował realizację zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy wybranych dokumentów oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drwinii p. Haliny Urban oraz Przedstawiciela Uniwersytet Trzeciego Wieku Gminy Drwinia p. Krzysztofa Szwiec. Ustalenia kontroli. Realizacja zadania w roku 2012 W 2012 roku Gmina Drwinia na podstawie umowy finansowej Nr WP-III /1/2012 sporządzonej w dniu 9 lipca 2012 roku i zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, otrzymała dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, rozdziału 85203, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Zadanie realizowano w ramach nowoutworzonego ośrodka wsparcia klubu samopomocy przez Gminę Drwinia. Gmina na podstawie zawartej z Wojewodą Małopolskim umowy zobowiązała się do prowadzenia ośrodka przeznaczonego dla 15 osób starszych i 10 młodzieży w miejscowości Dziewin. Pismem, znak: GOPS 430/35/2012 z dnia r., Gmina Drwinia poinformowała o zmianie lokalizacji ośrodka wsparcia. Klub Samopomocy został utworzony w Wyżycach z uwagi na siedzibę Stowarzyszenia i możliwość wykorzystania w budynku OSP w Wyżycach zaplecza kuchennego z możliwością prowadzenia zajęć kulinarnych dla uczestników. Ośrodek na mocy umowy prowadzono w okresie od 1 października do 31 grudnia 2012 roku. Zgodnie z postanowieniami ww. Gmina Drwinia zabezpieczyła 20% wkładu własnego na realizację zadania, w tym środki finansowe Gminy w kwocie 1552 zł oraz wkład rzeczowy o wartości 1647 zł 1

2 na podstawie protokołu z r. o nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego komputera, do celów realizacji zadania. Przedłożono stosowną dokumentację w tym zakresie. Gmina Drwinia w 2012 roku powierzyła Stowarzyszeniu Przedsiębiorczych Gospodyń z siedzibą w Wyżycach, realizację zadania publicznego pod nazwą Wspieranie osób starszych w integracji z młodzieżą poprzez utworzenie ośrodka wsparcia. Zadanie powierzono na podstawie umowy zawartej 1 października 2012 r. w Urzędzie Gminy Drwinia między Gminą reprezentowaną przez Zastępcę Wójta Gminy Drwinia a Stowarzyszeniem reprezentowanym przez Prezesa Zarządu i Skarbnika. Osobą kierującą jednostką była Pani Anna Pląder, nie posiadająca kwalifikacji określonych w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Przepis ten wprowadza dwa warunki jakie spełniać musi osoba kierująca jednostką organizacyjną pomocy społecznej tj. co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Ustawodawca przewiduje, że warunki te muszą być spełnione kumulatywnie, używa bowiem spójnika "oraz". Sformułowany w art. 122 ust. 1 wymóg ma charakter ogólny, bez znaczenia zatem jest czy dana osoba sprawuje funkcję kierowniczą na stałe, czy jedynie tymczasowo. Biorąc pod uwagę powyższe, ustawodawca przewidział specjalne wymagania dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego. Staż pracy jest przesłanką obligatoryjną. Pod tym pojęciem należy rozumieć świadczenie pracy na podstawie stosunku pracy w jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, urzędach administracji zajmujących się pomocą społeczną, jak również innych podmiotach realizujących zadania w tej dziedzinie. Zgodnie z brzmieniem 7 ust. 2 umowy finansowej przekazującej dotację na realizację przedmiotowego zadania kierownik ośrodka powinien posiadać kwalifikacje określone w ustawie o pomocy społecznej. Niespełnienie tego postanowienia stanowi naruszenie warunków zawartej umowy. Kierownik GOPS w Drwini pismem z r., złożyła wyjaśnienie dotyczące kwalifikacji osób kierujących w Ośrodku Wsparcia dla osób w podeszłym wieku cyt. Osoby kierujące w Ośrodku Wsparcia nie posiadają wymaganych kwalifikacji tj. specjalizacji z zakresu organizacji pomocy społecznej, ponieważ na terenie gminy wg naszego rozeznania brak jest takich osób. W związku z tym nie byłoby możliwości utworzenia Ośrodka Wsparcia na naszym terenie. Osobami kierującymi w Ośrodku wsparcia jest nauczyciel, który ma przygotowanie do pracy z dziećmi. Łącznie 3 osoby realizujące zadania w ośrodku świadczyły usługi na podstawie zawartych umów cywilno-prawnych (kierownik, opiekun, księgowa). Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży w 2012 roku był zlokalizowany w miejscowości Wyżyce. Liczba miejsc dotowanych w OWS to łącznie 25, w tym 15 osób starszych, 10 dzieci/młodzieży. Liczba deklaracji uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OWS była wyższa aniżeli liczba miejsc dotowanych w ośrodku i wynosiła 40. Wiek uczestników: osoby starsze 50 lat do 80 lat, młodzież/dzieci 12 lat do 18 lat. Godziny funkcjonowania OWS: od w poniedziałki, środy i piątki. Ośrodek dysponował jedną salą przeznaczoną na spotkania uczestników ows oraz pomieszczeniem kuchennym z możliwością przygotowania ciepłych napojów jak również posiłków. OWS organizował m.in. zajęcia kulinarne, warsztaty z rękodzieła, zajęcia ruchowe, warsztaty regionalne, spotkania integracyjne i wyjazdy kulturowo-poznawcze. Dużym zainteresowaniem cieszyły się zajęcia kulinarne, w ramach których przygotowywano zarówno potrawy staropolskie jak i współczesne. Cykl zajęć pn. nowoczesne technologie w życiu codziennym pomagał uczestnikom zdobyć umiejętności posługiwania się fotograficznym aparatem cyfrowym, telefonem komórkowym i obsługą komputera. Osoby, które chciały poprawić swoją kondycję fizyczną i sprawność ruchową miały możliwość skorzystania z organizowanych zajęć aerobiku. Grupa seniorek aktywnie uczestniczyła w formie rekreacji polegającej na marszach z kijkami nordic walking. W ramach warsztatów regionalnych zaproszono najstarszych mieszkańców, którzy przybliżyli historię powstania wsi. Oglądano albumy, zdjęcia historyczne, stare kroniki. Ośrodek zorganizował wyjazd do Kopalni Soli w Bochni. Niektórzy seniorzy po raz pierwszy zwiedzali podziemia kopalni, płynęli tratwą po podziemnym solnym jeziorze. Ponadto zajęcia w ośrodku wsparcia urozmaicały spotkania 2

3 integracyjne przy ognisku, wspólne pieczenie kiełbasek i śpiew przy akompaniamencie gitary. W celu potwierdzenia organizowanych zajęć ośrodek wsparcia prowadził wymaganą dokumentację: - księgową, - listy obecności, - dziennik zajęć z wyszczególnieniem daty, liczby godzin, liczby osób obecnych, tematem przewodnim zajęć oraz podpisami prowadzących, - deklaracje uczestników, - dokumentację fotograficzną zajęć. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano faktury/rachunki dotyczące bieżącego wydatkowania środków finansowych przyznanych na bieżącą działalność ośrodka wsparcia. Przedstawione dokumenty (faktury, rachunki) na rewersie były opisywane i parafowane pod względem rachunkowym/księgowym, opisywano je również pod względem merytorycznym. Zakupy oraz inne wydatki przedstawione na fakturach/rachunkach potwierdziły, iż przekazywana comiesięczna dotacja na realizację zadania została wydatkowana zgodnie z przeznaczeniem. W skontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. I. Rezultaty/wyniki działań prowadzonych przez ośrodek w roku 2012: 1. integracja międzypokoleniowa 2. włączenie się w życie społeczności lokalnej 3. rozwój lokalnej samoorganizacji, tworzenie więzów samopomocy. II. Efekty społeczne prowadzonych działań: 1. zacieśnienie więzi między osobami starszymi a młodzieżą 2. wzmocnienie aktywności osób starszych 3. propagowanie spędzania aktywnego życia wśród osób starszych. Zgodnie z zapisami umowy finansowej zawartej w 2012 roku Gmina była zobowiązana do sprawowania nadzoru nad realizacją zadania przez podmiot uprawniony oraz zawarcia w umowie z podmiotem uprawnionym stosownych zapisów w tym zakresie. Gmina Drwinia zawarła powyższe zapisy w umowie ze Stowarzyszeniem, natomiast w okresie objętym kontrolą nie sprawowała nadzoru nad realizacją powierzonego zadania. W 2012 roku zadanie było realizowane zgodnie z zawartą umową finansową Nr WP- III /1/2012 oraz przedstawionym harmonogramem i kosztorysem. Środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem. Realizacja zadania w roku 2013 W 2013 roku Gmina kontynuuje zadanie rozpoczęte w 2012 roku, na podstawie umowy finansowej Nr WP-III zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Gminie przyznano dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Zadanie powierzono do realizacji Stowarzyszeniu Uniwersytet Trzeciego Wieku Gminy Drwinia. Gmina Drwinia zobowiązała się do prowadzenia ośrodka w okresie od 1 czerwca do 31 grudnia 2013 roku. Pismem znak GOPS-030/31/2013 z r. Wójt Gminy Drwinia poinformował, iż w planie budżetowym na 2013 rok w dziale 852-pomoc społeczna, rozdziale Ośrodki wsparcia jest zabezpieczony wkład własny w wysokości 20%. Uniwersytet Trzeciego Wieku Gminy Drwinia realizuje zadanie na podstawie zawartej 29 maja 2013 roku umowy. Ośrodek wsparcia ma siedziby w miejscowości Dziewin i Drwinia. Zajęcia odbywają się w w godzinach od do w następujących lokalach: - poniedziałki w Domu Ludowym w Dziewinie, - w czwartki w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Dziewinie, - w środy w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Drwini. 3

4 Liczba miejsc dotowanych -45, w tym osoby starsze 25 w wieku do 69 lat i młodzież-20 osób w wieku od 16 lat. W sumie pobrano 58 deklaracji uczestnictwa w zajęciach ows. Osobą kierującą ośrodkiem wsparcia jest Pani Ewa Madej, która nie legitymuje się wymaganymi na mocy ustawy o pomocy społecznej kwalifikacjami. Usługi w OWS świadczone są przez 2 osoby w ramach umów cywilno-prawnych (nadzór i prowadzenie zajęć). W OWS organizowano zajęcia kulinarne, zajęcia manualne, naukę obsługi komputera. Wykonywano przedmioty ozdobne, odbywały się panele dyskusyjne z ciekawymi osobami, prelekcje, wycieczki i wspólne zabawy. Wśród rezultatów działań kontrolowana jednostka wskazała: 1. Wzmocnienie więzi wielopokoleniowych, 2. Aktywizacja seniorów i integracja międzypokoleniowa, 3. Promowanie aktywnego spędzania wolnego czasu. 4. Umożliwienie dostępu do nowych technologii oraz umożliwienie wspólnej wymiany wiedzy Efekty społeczne prowadzonych działań to: 1. praca wykonywania wspólnie, oparta na wiedzy i doświadczeniu dorosłych, wspierana pomysłami i sposobami jej wykonania według proponowanych rozwiązań przez młodzież, 2. integracja poprzez pracę z zakresu różnych dziedzin zaplanowanych w projekcie, wspólne spędzanie czasu-budujące więzi międzypokoleniowe, 3. formy relaksu i różnorodnych jego form, które pozwalają stwarzać uniwersalne propozycje dla uczestników bez barier ograniczonych wiekiem. Podczas kontroli w GOPS w Drwini obecny był przedstawiciel Uniwersytetu Trzeciego Wieku, który dysponował jedynie kserokopiami faktur. Kontrolujący nie mieli wglądu do oryginałów dowodów księgowych, ponieważ jak tłumaczył członek Stowarzyszenia dokumentacja finansowa znajduje się w biurze rachunkowym w Bochni, które to prowadzi obsługę księgową zadania. Gmina również nie posiadała wiedzy na temat prowadzonej dokumentacji, nie przeprowadzono do dnia kontroli żadnych czynności mających na celu sprawdzenie prawidłowości wydatkowania dotacji przekazanej Gminie Drwinia na podstawie umowy finansowej. Uniwersytet Trzeciego Wieku nie przekazywał także żadnych sprawozdań dysponentowi środków. Zwrócono uwagę na konieczność wzmożenia nadzoru przez Gminę nad Stowarzyszeniem. W uzupełnieniu do kontroli Kierownik GOPS przekazał notatkę służbową z przeprowadzonej kontroli dokumentów księgowych w Ośrodku Wsparcia dla osób w podeszłym wieku w Drwini o następującej treści: W dniu r przeprowadzono kontrolę dokumentów księgowych w Ośrodku Wsparcia dla osób w podeszłym wieku za okres od VI do VIII Miałam wgląd do oryginałów wszystkich faktur, wszystkie dokumenty są opisane i podpisane przez uprawnione osoby. Kserokopie dokumentów znajdują się w Urzędzie Gminy. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano kopie faktur/rachunków dotyczące wydatkowania środków finansowych przyznanych na bieżącą działalność ośrodka wsparcia w roku Przedstawione dowody zawierały na rewersie mało czytelne opisy. Na tej podstawie trudno jest stwierdzić prawidłowość prowadzonej dokumentacji. Dokonano analizy wydatków poniesionych w okresie od czerwca 2013 roku do dnia kontroli. Przedstawiona dokumentacja księgowa potwierdza wydatkowanie środków finansowych na zadanie związane z działalnością ows, jednakże analiza dokumentów wykazała pewne rozbieżności. Załączone do polisy ubezpieczeniowej listy uczestników wycieczki w Pieniny i na Słowację różnią się od przedłożonej listy obecności uczestników zajęć podpisanej 31 lipca tj. w dacie wycieczki. Ponadto nazwiska kilku osób (12) widniejących na listach nie są tożsame z nazwiskami osób znajdujących się w dziennikach prowadzonych przez ows. Analiza list wskazuje na nieprawidłowość w postaci udziału w wyjeździe osób, które nie posiadały deklaracji uczestnictwa. Zgodnie z 4 ust. 1 Umowy finansowej nr WP-III Gmina otrzymała dotację na prowadzenie ośrodka wsparcia dla 45 osób. Wszystkie osoby uczestniczące w zajęciach prowadzonych w ramach ośrodka wsparcia muszą posiadać deklaracje uczestnictwa. W toku kontroli 4

5 wyjaśniono, że nie ma przeciwwskazań przyjęcia większej liczby deklaracji gdyż taka sytuacja pozwoli na pełne wykorzystanie miejsc w przypadku absencji części uczestników. Jednakże, wedle zapisu 7 ust. 5 umowy finansowej, środków dotacji nie można przeznaczyć na pokrycie wydatków związanych z uczestnictwem w zajęciach osób nie będących uczestnikami ośrodka wsparcia. Dodatkowo, w toku kontroli przekazano informację, iż ows nie może ponosić wydatków na liczbę miejsc większą niż liczba uczestników zajęć w ows, określoną w umowie zawartej na realizację zadania. Pouczono przedstawiciela Gminy o konieczności przestrzegania zasad umowy. Protokół zawiera 5 ponumerowanych stron. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzonej inspekcji. Na tym protokół zakończono. Kraków, 9 października 2013 r. Pouczenie Zgodnie z 15 ust. 2 pkt 7 w związku z 16 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61, poz. 543z późn. zm. ) kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ponadto zgodnie z 16 ust. 1 ww. rozporządzenia kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo do odmowy podpisania protokołu z podaniem w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień przyczyn tej odmowy. Do protokołu nie wniesiono zastrzeżeń / (wniesiono) zastrzeżenia. Po przeczytaniu, niniejszy protokół podpisano na każdej stronie. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden otrzymuje Wójt/Burmistrz jednostki podlegającej kontroli, drugi włącza się do akt kontroli Data otrzymania protokołu: r. Data i miejsce podpisania protokołu: r. Podpis Wójta/Burmistrza kontrolowanej jednostki: Podpisy inspektorów kontrolujących: WÓJT GMINY Inspektor Wojewódzki (-) mgr Jan Pająk (-) mgr Teresa Łochmańczyk Inspektor (-) mgr Marta Piwowar 5