Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej. WP-III Protokół

Transkrypt

1 Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie Wydział Polityki Społecznej WP-III Protokół z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Kluczach, w zakresie realizacji zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej p. Teresę Łochamańczyk inspektora wojewódzkiego, p. Martę Piwowar inspektora. Kontrolę przeprowadzono 30 września 2013 roku na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz.182 z późn. zm.) oraz upoważnienia znak: WP-III z 2 września 2013 roku wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Ilekroć w dalszej części protokołu jest mowa o: 1) OWS - należy przez to rozumieć ośrodek wsparcia dla osób starszych wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą, zwany tutaj OWOSiM. 2) Stowarzyszenie podmiot realizujący zadanie zlecone przez Gminę Klucze. 3) Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.). Przedmiot i zakres kontroli obejmował realizację zadania pod nazwą wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Protokół zawiera dane ustalone na podstawie wizji lokalnej, analizy wybranych dokumentów oraz wyjaśnień i informacji uzyskanych od Pani Elżbiety Kaliszewskiej Głównego Księgowego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kluczach oraz przedstawicielek Stowarzyszeń, którym Gmina powierzyła realizację zadania. Ustalenia kontroli. Realizacja zadania w roku 2012 W roku 2012 Gmina Klucze na podstawie umowy finansowej Nr WP- III /10/2012 sporządzonej w dniu 9 lipca 2012 roku i zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, otrzymała dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, rozdziału 85203, paragrafu 2030 klasyfikacji budżetowej na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą, które było realizowane w ramach ośrodka wsparcia klubu samopomocy przez Gminę Klucze. Gmina zobowiązała się do prowadzenia ośrodka przeznaczonego dla 10 osób starszych i 5 osób dzieci/młodzieży w miejscowości Klucze oraz 10 osób starszych i 5 osób dzieci/młodzieży w miejscowości Kolbark w okresie od 15 lipca do 31 grudnia 2012 roku. Na podstawie Aneksu nr 1 sporządzonego w dniu 30 października 2012 roku do umowy finansowej Nr WP-III /10/2012 wprowadzono zmianę, iż ośrodek będzie prowadził działalność w okresie od 16 lipca do 31 grudnia 2012 r. 1

2 Ośrodek Pomocy Społecznej w Kluczach, z upoważnienia Wójta Gminy Klucze, powierzył realizację zadania publicznego pod nazwą: Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży umową zawartą w dniu r. w Kluczach następującym podmiotom: - Stowarzyszeniu na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Społeczno-Gospodarczego KLUCZ z siedzibą w Kolbarku, ul. Źródlana 3; - Stowarzyszeniu Forum Oświatowe Klucze z siedzibą w Kluczach, ul. Zawierciańska 30. Zgodnie z postanowieniami umowy Wójt Gminy Klucze zapewnił pokrycie 20% kosztów realizacji całego zadania, na które została przyznana dotacja, zgodnie z art. 115 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Przedłożono stosowną dokumentację w tym zakresie. Osobą kierującą jednostką była Pani Ilona Kamionka, posiadająca kwalifikacje określone w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży w 2012 roku był zlokalizowany w miejscowości Klucze i Kolbark. Liczba deklaracji uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OWS była wyższa niż liczba miejsc dotowanych w ośrodku, wynosiła 43. Wiek uczestników: osoby starsze 50 lat do 83 lat, młodzież/dzieci 7 lat do 18 lat. OWS funkcjonował: - w Kolbarku w dniach od wtorku do soboty w godzinach ; - w Kluczach w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 15:00 do 19:00. Wszyscy uczestnicy biorący udział w organizowanych spotkaniach mieli możliwość przygotowania gorących i zimnych napojów. Zagwarantowano im również dostęp do codziennej prasy i komputera. Spośród oferowanych zajęć największym zainteresowaniem uczestników cieszyły się zajęcia: kulinarne, plastyczne, komputerowe, wykonywanie stroików, Nordic Walking, wycieczki, oraz organizowane ogniska. W celu potwierdzenia organizowanych zajęć ośrodek wsparcia prowadził wymaganą dokumentację: - księgową, - listy obecności, - dziennik zajęć, - deklaracje uczestników, - dokumentację fotograficzną. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano faktury/rachunki dotyczące wydatkowania środków finansowych przyznanych na bieżącą działalność ośrodka wsparcia. Przedstawione dokumenty (faktury, rachunki) na odwrocie były opisywane i parafowane pod względem rachunkowym/księgowym. W skontrolowanym zakresie wniesiono zastrzeżenia do: - faktury VAT nr 258/12/2012 na zakup usługi cateringowej na kwotę 700 zł. Pouczono przedstawicielki Gminy oraz Stowarzyszeń, iż wedle zapisów 7 ust. 1 umowy finansowej nr WP-III /10/2012 zadaniem ośrodka miało być prowadzenie działań o charakterze samopomocowym z akcentem na interakcję pomiędzy osobami starszymi i młodzieżą lub dziećmi i podjęcie działań, których celem jest wymiana doświadczeń pomiędzy osobami w podeszłym wieku i młodzieżą. Zakup gotowej usługi cateringowej, szczególnie 2

3 w miejscowości gdzie odbywają się zajęcia, jest niewskazany, zalecana jest międzypokoleniowa wymiana umiejętności kulinarnych. - dokumentacja z 2012 roku zawierała dowody zakupu biletów autobusowych. Opis merytoryczny dokumentacji przestawia się następująco: Zakup biletów autobusowych na zajęcia plastyczne organizowane w Kolbarku w ramach ośrodka wsparcia dla osób starszych w Kluczach. Pouczono przedstawiciela Gminy, iż dowóz beneficjentów na zajęcie nie może być pokrywany z przekazanych na podstawie umowy finansowej środków. Zgodnie z zapisami umowy finansowej zawartej w 2012 roku Gmina była zobowiązana do sprawowania nadzoru nad realizacją zadania przez podmioty uprawnione oraz zawarcia w umowie z podmiotami uprawnionymi stosownych zapisów w tym zakresie. Gmina Klucze zawarła powyższe zapisy w umowie ze Stowarzyszeniami oraz przedłożyła protokół z kontroli za okres: r., przeprowadzonej od stycznia 2013 r. W 2012 roku zadanie było realizowane zgodnie z zawartą umową finansową Nr WP- III /10/2012 oraz przedstawionym harmonogramem i kosztorysem. Realizacja zadania w roku 2013 W roku 2013 Gmina Klucze kontynuowała zadanie polegające na prowadzeniu ośrodka wsparcia dla osób starszych i młodzieży. Na podstawie umowy finansowej Nr WP- III zawartej z Wojewodą Małopolskim reprezentowanym przez Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, Gminie Klucze przyznano dotację w wysokości ,00 zł w ramach działu 852, na realizację zadania pod nazwą wsparcie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą. Gmina Klucze zobowiązała się do kontynuowania i prowadzenia ośrodka przeznaczonego dla 30 osób w tym: 10 osób starszych i 5 osób dzieci/młodzieży w Kolbarku oraz 10 osób starszych i 5 osób dzieci/młodzieży w Kluczach, w okresie od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku. Umową zawartą w dniu r. w Kluczach, działając z upoważnienia Wójta Gminy Klucze, Ośrodek Pomocy Społecznej w Kluczach zlecił realizację zadania Stowarzyszeniom, które realizowały zadanie w 2012 roku tj.: - Stowarzyszeniu na rzecz Zrównoważonego Rozwoju Społeczno-Gospodarczego KLUCZ z siedzibą w Kolbark, - Stowarzyszeniu Forum Oświatowe Klucze z siedzibą w Kluczach. Gmina Klucze zleciła powyższe zadanie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.) w ramach zadania publicznego pod nazwą Wspieranie osób w podeszłym wieku w integracji z młodzieżą, określonego szczegółowo w ofercie wspólnej złożonej przez ww. podmioty niepubliczne w dniu roku. W umowie ofert wspólnej pomiędzy Gminą Klucze a Stowarzyszeniami określono termin realizacji zadania od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku. Wójt Gminy Klucze zapewnił pokrycie 20% kosztów realizacji całego zadania, na które została przyznana dotacja. Przedłożono stosowną dokumentację w tym zakresie. Kierownikiem ośrodka wsparcia, adekwatnie do roku 2012, jest Pani Ilona Kamionka, posiadająca wymagane kwalifikacje, określone w art. 122 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. 3

4 Usługi w OWS świadczone są przez opiekunów i kierownika ośrodka w ramach umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych. Ośrodek wsparcia dla osób w podeszłym wieku i młodzieży w 2013 roku kontynuuje działania w dwóch miejscowościach tj. w: - w Kolbarku w dniach od wtorku do soboty w godzinach ; - w Kluczach w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach od 15:00 do 19:00. Liczba deklaracji uczestnictwa w zajęciach organizowanych przez OWS wynosi 39. Osoby realizujące zadanie zaobserwowały trudności w trakcie realizacji zadania, cyt: Starsze osoby boją się podpisywać jakiekolwiek dokumenty. Mimo że chcą uczestniczyć w zajęciach, spotkaniach to trudno wyegzekwować od nich podpisy na deklaracjach czy listach. Jest wielu chętnych, którzy zaglądają czasem do Ośrodka, żeby spędzić w atrakcyjny sposób swój wolny czas, szczególnie wtedy gdy od stałych uczestników dowiadują się co ciekawego będzie w danym dniu realizowane na zajęciach. Chcą przychodzić do ośrodka jednak w miarę swoich możliwość i bez deklaracji pisemnej. Wiek uczestników: - osoby starsze od 50 lat do 83 lat, - młodzież /dzieci 7 lat do 18 lat. Do prowadzenia spotkań udostępniono pomieszczenia i sanitariaty. Uczestnicy biorący udział w spotkaniach mają możliwość przygotowania gorących i zimnych napojów, dostęp do prasy codziennej i komputera oraz różnorodnych zajęć. Zorganizowano cykl różnorodnych zajęć między innymi kulinarne, plastyczne, ceramiczne, fotograficzne, komputerowe, krawieckie itp. Bogata oferta realizowanych zajęć pomogła w samorealizacji uczestników, pozytywnie wpłynęła na rozwijanie nowych umiejętności i zainteresowań. Ows prowadzi wymaganą dokumentację księgową, listy obecności, dziennik zajęć, deklaracje uczestników. W trakcie czynności kontrolnych weryfikacji poddano faktury/rachunki dotyczące bieżącego wydatkowania środków finansowych przyznanych na bieżącą działalność ośrodka wsparcia w 2013 roku. Przedstawione faktury, rachunki na bieżąco są na rewersie opisywane i parafowane pod względem rachunkowym, księgowym. Dokonano analizy wydatków poniesionych w okresie od 1 stycznia 2013 roku do dnia kontroli. W czasie kontroli wniesiono zastrzeżenia do faktury nr 131/FNU/2013 na kwotę 2 004,78 zł na pokrycie kosztów zużycia gazu w budynku wielofunkcyjnym w Kolbarku przy ul. Źródlanej 3 za okres r. Gmina złożyła wyjaśnienia, cyt: OWOSiM prowadzony przez Stowarzyszenie KLUCZ mieści się w budynku wielofunkcyjnym, gdzie w godzinach 7.30 do prowadzony jest również Środowiskowy Dom Samopomocy. Koszty utrzymania budynku rozłożone są więc na kilka zadań. Część opłat ponosi OWOSiM. Powyższa kwota została wydatkowana w miesiącu maju 2013 roku i była pierwszą w tym roku opłatą za gaz i konserwację wewnętrznej instalacji. We wcześniejszych miesiącach nie korzystano ze środków przyznanych na prowadzenie Ośrodka w celu opłaty za wymienione media. Powodem zaistniałej sytuacji był również fakt, iż pierwsza transza finansowa wpłynęła na konto Stowarzyszenia w marcu dlatego kwota stanowi sumę, jaka powinniśmy wydać w I kwartale i miesiącu kwietniu 2013 r. Zgodnie z 10 ust. 2 umowy finansowej nr WP-III Gmina jest zobowiązana do sprawowania nadzoru nad realizacją zadania przez podmiot uprawniony oraz 4

5 zawarcia w umowie z podmiotem uprawnionym stosownych zapisów w tym zakresie. Gmina Klucze zawarła powyższe zapisy w umowie ze Stowarzyszeniami, natomiast w okresie objętym kontrolą nie sprawowała nadzoru nad realizacją powierzonego zadania. Pouczono przedstawicielkę Gminy o konieczności przestrzegania zasad umowy. Nie stwierdzono uchybień w działalności kontrolowanej jednostki. W trakcie trwania kontroli przekazano, iż ows nie może ponosić ewentualnych wydatków nie związanych z działalnością ośrodka, w tym wydatków na liczbę miejsc większą niż liczba uczestników zajęć w ows, określoną w umowie zawartej na realizację zadania. Protokół zawiera 5 ponumerowanych stron. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzonej inspekcji. Na tym protokół zakończono. Kraków, 31 października 2013 r. Pouczenie Zgodnie z 15 ust. 2 pkt 7 w związku z 16 ust. 3 i 4 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 61, poz. 543z późn. zm. ) kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo zgłoszenia przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu do Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Ponadto zgodnie z 16 ust. 1 ww. rozporządzenia kierownikowi kontrolowanej jednostki przysługuje prawo do odmowy podpisania protokołu z podaniem w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemnych wyjaśnień przyczyn tej odmowy. Do protokołu nie wniesiono zastrzeżeń / (wniesiono) zastrzeżenia. Po przeczytaniu, niniejszy protokół podpisano na każdej stronie. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden otrzymuje Wójt/Burmistrz jednostki podlegającej kontroli, drugi włącza się do akt kontroli Data otrzymania protokołu: Data i miejsce podpisania protokołu: Kraków Podpis Wójta/Burmistrza kontrolowanej jednostki: Podpisy inspektorów kontrolujących: Inspektor DYREKTOR Ośrodka Pomocy Społecznej w Kluczach (-) mgr Marta Piwowar Inspektor Wojewódzki (-) Ryszard Kamionka (-) mgr Teresa Łochmańczyk 5