Sprzefak (++) Opis marketingowy

Transkrypt

1 Sprzefak (++) Opis marketingowy Warszawa/Marzec

2 Wstęp Sprzefak ++ jest produktem stworzonym przez firmę Piątka Sp. J. w celu ułatwienia prowadzenia sprzedaży oraz ewidencji księgowej i obsługi kas. Dzięki temu, możliwa jest rejestracja zleceń, fakturowania sprzedaży czy też rejestracja wpłat i wypłat. Przewidziany jest także mechanizm, dzięki któremu Użytkownicy mogą pobierać raporty kasowe i zestawienia. Logika systemu przewiduje współpracę z innymi interfejsami Piątka S.J., tj. systemem Pincasso, służącym do rozliczeń odbiorców paliwa gazowego w ramach tzw. małego poboru oraz aplikacją Fenix, wspierającą proces przyłączeniowy i dającą możliwość ewidencji sieci gazowej na wybranym terenie. System Sprzefak ++ istnieje w dwóch, niezależnych od siebie odmianach. Obok standardowej wersji, zintegrowanej z systemem finansowo-księgowym, istnieje wersja przeznaczona do współpracy z systemem SAP. Umożliwia ona automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży oraz dokumentów kasowych wystawianych w Sprzefaku w systemie SAP. Nie jest natomiast możliwa jednoczesna współpraca z systemami SAP i FK. Sprzedaż Jednym z najbardziej istotnych elementów programu Sprzefak++ jest moduł Sprzedaży, w którym Użytkownik może zafakturować towary bądź usługi, będące przedmiotem wymiany między sprzedającym i kupującym. Wsparcie procesu sprzedaży i fakturowania zapewnia kilka rodzajów dokumentów, których nieco inna specyfika, zapewnia ciągłość i możliwość śledzenia poszczególnych etapów sprzedaży. Pierwszym dokumentem, stanowiącym najczęściej wstępny etap fakturowania jest Zamówienie. Jest to dokument przydatny zwłaszcza w sytuacji gdzie kontrahentowi wystawiane będą faktury zaliczkowe (częściowe). Formularz zamówienia, przewiduje wypełnienie danych takich jak: Numer zamówienia oraz Odbiorca (Płatnik). Inne dane tj. Data przyjęcia zamówienia, Terminu realizacji i Data realizacji są wypełniane automatycznie (z możliwością edycji). Oprócz tego, niezbędnymi informacjami są : rodzaj usługi/towaru, ich ilości, ceny, stawki podatku VAT i ewentualnie rabatu. Zamówienie, podobnie jak każdy inny dokument (faktura, wpłata, wypłata) w systemie Sprzefak ++, zawiera pole opis, które może zawierać dowolny tekst wprowadzony przez Użytkownika. Tekst ten, znajdzie się później na wydruku dokumentu. Istotą modułu Sprzedaży są Faktury. Sprzefak++ dzieli je na nowe i korygujące. Drugą linią podziału jest rodzaj faktury i wg niego można wyróżnić: Faktury VAT Noty obciążeniowe Rachunki Noty obciążeniowe-rachunki Faktury pro-forma Faktury wewnętrzne Ponadto - z wyjątkiem faktury pro-forma - każdy dokument może być zwykły, zaliczkowy i końcowy. 2

3 Utworzenie każdego z dokumentów przebiega podobnie, tak więc opis utworzenia dokumentu przedstawiony zostanie na przykładzie faktury VAT. Pierwszym ważnym polem formularza faktury VAT jest Numer własny lub Numer ewidencyjny, który nie musi być wypełniony gdyż przy zapisie zrobi to automatycznie interfejs. W sposób automatyczny wypełniane są także pola dotyczące Terminu płatności, Data wystawienia, Data sprzedaży oraz Komórka Organizacyjna. Reszta pól czyli Odbiorca (Płatnik), Numer zamówienia/umowy, Usługi, Opis musi być uzupełniona przez Użytkownika. Spośród faktur VAT, program Sprzefak++ definiuje jeszcze fakturę zwykłą, zaliczkową i końcową. W wersji dla SAP dostępne są tylko dwa sposoby płatności: gotówka oraz przelew. Inną różnicą jest możliwość przypisania do faktury taryfy oraz konieczność podania daty obowiązku podatkowego dla VAT i CIT. Faktura pro-forma różni się od faktury VAT tym, że jest dokumentem typu nie-vat-owskiego, ponadto, numer własny nie jest jej nadawany automatycznie oraz nie są do niej wystawiane faktury korygujące. Faktura wewnętrzna, zamiast nagłówka Faktura VAT posiada opis Faktura wewnętrzna, nie jest na niej wymagane wskazanie nabywcy lub usługi oraz nie jest wypełniana kwota do zapłaty i termin płatności. Zakupy System Sprzefak++ umożliwia ewidencjonowanie Faktur zakupowych. Formularz takiej faktury zbliżony jest do omówionych wcześniej faktur sprzedażowych przy czym dla nowej faktury zakupowej należy już obligatoryjnie wypełnić numer ewidencyjny, sprzedawcę, numer własny i sposób płatności. Pola data wystawienia, data wpływu i termin płatności wypełniane są automatycznie. Po zewidencjowaniu faktury zakupowej istnieje możliwość wystawienia do niej faktury korygującej. Kasa Moduł ten umożliwia obsługę funkcji kasowych i umożliwia kasjerowi m.in.: rejestrację wpłat i wypłat, ich wyszukiwanie, drukowanie dowodów wpłat i wypłat, sporządzanie raportów kasowych, dostęp do dokumentów spokrewnionych z wpłatami/wypłatami (czyli do faktur, zamówień, not obciążających). Tym, co niejako spaja część kasową z fakturami jest wpłata. Najpopularniejszym rodzajem wpłaty jest tzw. zapłata kontrahenta za konkretną fakturę. Siłą tego rozwiązania jest zatem to, że do wyszukanej faktury możliwe jest, automatyczne przypisanie wpłaty. 3

4 Wpłata może być też dokonana na poczet zamówienia. Tutaj również, najszybszym sposobem powiązania jest odszukanie konkretnego numeru zamówienia. Jeśli w procesie rejestracji wpłaty odszukanie faktury lub zamówienia nie jest możliwe, pozostaje jeszcze wybór kontrahenta z katalogu (względnie jego wprowadzenie). Oprócz tego, program daje możliwość rejestracji innego rodzaju wpłat, które nie są realizowane w kontekście danej faktury lub zamówienia, może to być np. zapłata opłaty odsetkowej. Ponadto możemy jeszcze wyróżnić m.in. wpłaty pracowników, zapłatę rachunków za gaz (funkcja zależna od zestawienia połączenia Sprzefaka ++ z bazą Inkaso), zapłatę noty odsetkowej, zapłatę rachunku za gaz płatnika oraz zapłatę noty odsetkowej za gaz płatnika. Wypłaty również można podzielić na kilka odmian. Pierwszą z nich jest zwrot zapłaty za fakturę i stosuje się ja w momencie gdy np. uznano reklamację płatnika i wystawiano korektę zmniejszającą należność. Analogicznie jak w przypadku wpłat, tutaj również najłatwiejszą metodą powiązania zwrotu z konkretną fakturą jest wpisanie numeru tejże faktury. Drugim rodzajem wypłaty stanowiącym niejako symetryczne odbicie wpłaty tego samego rodzaju jest zwrot zaliczki na poczet zamówienia, które służy rejestracji zwrotu zaliczek zapłaconych uprzednio na poczet zamówienia. Pozostałe rodzaje wypłat to zapłata kontrahentowi, wypłata pracownikowi, zwrot nadpłat za gaz itp. System daje możliwość sumowania wpłat i wypłat. (omówione poniżej) W programie Sprzefak++ istnieje możliwość przyjęcia wpłaty zbiorczej. Opcja ta jest przydatna w sytuacji gdy pojedynczy odbiorca ma do zapłacenia wiele rachunków. Dla tego rodzaju wpłaty przeznaczony jest osobny formularz (inny niż dla wpłat standardowych). Rejestrację tego typu wpłat ułatwia skonfigurowane połączenie z inkasem systemu Pincasso, wówczas niezapłacone rachunki/noty odsetkowe mogą być automatycznie odszukane i wyświetlone. Aplikacja umożliwia też użytkownikowi dopisanie nowych pozycji do formularza wpłaty zbiorczej. Warto dodać, że program na bieżąco oblicza łączną kwotę wszystkich wpłat. Listy - formularze ograniczeń Częstym elementem na który natknąć się może użytkownik systemu Sprzefak++ są tzw. formularze ograniczeń. Formularze te, to nic innego jak zestaw kryteriów filtrowania dokumentów (wpłaty, faktury itp). Każdy opisywany typ dokumentu np. sprzedażowy, zakupowy itp. posiada dedykowane dla siebie okno, które zawiera kryteria wynikające z jego specyfiki. Z reguły, grupa kryteriów odzwierciedla zawartość danego dokumentu, tak aby możliwe było ich szukanie wg najszerszego zakresu charakterystyk. 4

5 Każda, pobrana lista dokumentów umożliwia sortowanie wg kolumn, dostępnych dla danej listy. Użytkownik ma możliwość zmieniać kolejność wyświetlania kolumn oraz ich szerokość. Bardziej zaawansowaną funkcją jest grupowanie wierszy wg danej kolumny. Można więc agregować jakiś dokument np. wg daty jego wystawienia albo kontrahenta (płatnika). Osobnym rodzajem listy jest zestawienie raportów kasowych. Sprzefak++ pozwala je sporządzać dla wpłat i wypłat w podanym okresie. Pobrany raport przedstawia informacje o sumie przychodów, rozchodów, utargu oraz początkowym i końcowym stanie kasy. Istotnym jest fakt, że program nie pozwala wprowadzać wpłat i wypłat za dni, dla których już sporządzono raport. Program nadaje raportom kolejne numery w ramach danego roku i tak ponumerowane raporty można zestawiać na wspomnianej już liście, po opcjonalnym zdefiniowaniu kryteriów na liście ograniczeń. Dla wpłat i wypłat, program Sprzefak++ daje ponadto możliwość tworzenia wspomnianego zestawienia wpłat i wypłat wg rodzajów. Domyślnie tworzony jest raport z dnia bieżącego, jednakże użytkownik może zmienić zakres pobieranych danych, poprzez ustawienie preferowanych kryteriów. Ponadto, istnieje możliwość pobrania zestawienia wpłat w postaci ilościowo-kwotowej. Co ważne, w takim ujęciu, dane zaprezentowane zostaną w podziale na rodzaj płatności. Wydruki Dość często istnieje potrzeba wydrukowania określonej zawartości. Obsługa wydruków jest w programie Sprzefak++ dość powszechna i jednolita na każdym poziomie, niezależnie od tego czy praca odbywa się z dokumentami czy też raportami. Opcje wydruku, mogą się oczywiście nieco różnić, niemniej jednak sama obsługa jest podobna. W przypadku raportów, wydruk może dotyczyć określonego zakresu wierszy przy czym uprzednio należy na liście zaznaczyć te wiersze, które mają być wydrukowane. Przed dokonaniem wydruku, Użytkownik ma możliwość podglądu wydruku, wyświetlony na ekranie. Opcja wydruku jest również dostępna z poziomu dokumentu (np. faktury, zamówienia) 5

6 Współpraca z innymi systemami Tak jak już zasygnalizowano na początku, program Sprzefak++ może współpracować z innymi systemami. Specyfika bieżącej działalności firmy Piątka S.J. siłą rzeczy nakierowuje tą współpracę z interfejsami wspierającymi procesy dotyczące branży gazowej, niemniej systemy te można dostosowywać do obsługi innych mediów (prąd, woda). Obecnie, Sprzefak ++ z powodzeniem realizuje wymianę danych z systemem Pincasso, Fenix, SAP-em. Pierwszy z systemów służy do rozliczania odbiorców paliwa gazowego w ramach tzw. małego odbioru (gospodarstwa domowe, małe i średnie firmy). Głównym zadaniem Sprzefaka++ jest tu transmisja wpłat i wypłat, dotyczących poboru gazu do systemu Pincasso. Przed jej rozpoczęciem należy zawsze określić zakres dat za jaki jest dokonywana. To co jest istotne, dokonanie eksportu,danych do Pincassa, powoduje że edycja wpłat/wypłat z tego okresu jest niemożliwa. Interakcja z systemem Fenix odbywa się jednokierunkowo tzn. Sprzefak++ jest biorcą danych z Fenixa. Na ich podstawie Sprzefak++ tworzy zamówienia i faktury do rat za umowy przyłączeniowe, które uprzednio są odczytywane z przejściowej bazy danych. Po wczytaniu danych o ratach przystąpić można do przygotowania zamówienia, a potem na jego podstawie do wystawienia faktury. Moduł współpracy z SAP służy przygotowaniu zbioru dokumentów przeznaczonych do zaksięgowania w systemie SAP. W ramach wysyłki, należy określić warunki, jakie spełniać mają dokumenty do wysłania. Tym samym, do eksportu można zakwalifikować faktury i/lub raporty kasowe. Eksport można ograniczać poprzez ustawienie zakresu czasowego (data wystawienia dla faktury, data wpłaty/wypłaty dla raportu kasowego). Dla faktur, dodatkowe filtry to rodzaj rejestru księgowego, komórka organizacyjna, sposób zapłaty (dowolny, gotówka, przelew). Katalogi Opcja Katalogi służy głównie do edycji wszelkiego rodzaju spisów pomocniczych, potrzebnych podczas bieżącej pracy z systemem. Katalogi są formami słowników, bez których ciężko wyobrazić sobie wykonanie podstawowych czynności, tak jak np. stworzenie zamówienia czy wystawienie faktury. Dostępne opcje zgrupowane w menu Katalogi to: Komórki organizacyjne katalog ten wyświetla formularz z tabelą zawierającą spis komórek organizacyjnych zdefiniowanych w systemie. Rodzaje usług zawiera tabelę zawierająca spis wszystkich usług zapisanych w systemie. Ceny usług katalog ten wyświetla formularz z dwiema tabelami: górną ze spisem usług zdefiniowanych w systemie, oraz dolną zawierającą listę cen usługi wybranej w górnej tabeli. Kontrahenci to lista podmiotów gospodarczych, klientów, podmiotów z którymi zakład współpracuje, wymienia dokumenty sprzedaży i zakupu i którzy figurują na dokumentach tworzonych w systemie. Katalog tekstów jest to zestaw tekstów wykorzystywanych podczas redagowania opisów wszelkiego rodzaju dokumentów Teksty na wydrukach zbiór wyświetla okno dialogowe umożliwiające zdefiniowanie dodatkowych standardowych tekstów możliwych do uzyskania na wydruku dokumentów sprzedaży. Dla każdego typu dokumentu sprzedaży możliwe jest zdefiniowanie dwóch standardowych tekstów: Oświadczenia i Ponaglenia. 6

7 Rejestry formularz zawiera spis rejestrów zdefiniowanych w Centrali systemu. Formularz ten służy jedynie celom informacyjnym, bez możliwości modyfikowania na nim zmian. Miejsca zakupu i sprzedaży - katalog ten wyświetla tabelę z dostępnymi w zakładzie miejscami zakupu i sprzedaży (MSZ). Formularz ten służy jedynie celom informacyjnym, bez możliwości nanoszenia zmian. Konta bankowe posiadając odpowiednie uprawnieni można zdefiniować dodatkowe konta bankowe miejsc zakupu i sprzedaży (MSZ). Zewnętrzne systemy - katalog ten wyświetla okno z listą zewnętrznych systemów. Funkcja ta jest wykorzystywana do zdefiniowania możliwości przyjmowania wpłat i wypłat dla zewnętrznych systemów finansowo-księgowych. Katalogi Pincasso lista umożliwiająca podgląd danych z systemu PINCASSO podłączonych bezpośrednio (informacje o gazomierzu, płatniku, rachunkach, notach odsetkowych, zwrotach i katalogu miast). Pozostałe katalogi możliwość podglądu katalogów pobieranych z Centrali: Pracownicy, Kasy i banki, Tytuły płatności, Procenty, Instalacje PINCASSO. 7