Materiały z Excela zaawansowanego

Transkrypt

1 WSTĘP Materiały z Excela zaawansowanego Dziękuję za uczestnictwo w kursie. To pierwsza wersja materiałów, dlatego może być sporo błędów. Jeżeli będziecie Państwo mieli jakiekolwiek pytania proszę pisać do firmy lub bezpośrednio do mnie na piotrmarczewski@o2.pl. Aktualna wersja materiałów i ćwiczenia do niej znajduje się na stronie KONWENCJE W TYM DOKUMENCIE. Polecenie polecenia w Excelu, nazwy opcji, funkcje. Wyróżnienie ważniejsze rzeczy W ten sposób zapisane są przydatne rzeczy Spis treści WSTĘP... 1 KONWENCJE W TYM DOKUMENCIE Część I przydatne funkcje... 4 MATEMATYCZNE:... 4 MOD... 4 SUMA.JEŻELI... 4 SUMY.POŚREDNIE (SUMY.CZĘŚCIOWE)... 4 CZĘSTOŚĆ... 5 SUMA.ILOCZYNÓW... 5 ZAOKR, ZAOKR.DÓŁ, ZARKO.GÓRA... 6 ZAOKR.DO.CAŁK, ZAOKR.DO.NPARZ, ZAOKR.DO.NPARZ... 6 ZAOKR.W.DÓŁ, ZAOKR.W.GÓRĘ... 6 POTĘGA ( ^ )... 7 STATYSTYCZNE... 7 LICZ.JEŻELI... 7 ILE.LICZB, ILE.NIEPUSTYCH, LICZ.PUSTE... 7 MAX.K, MIN.K... 8 POZYCJA... 8 WYSZUKIWANIA I ADRESU... 8 HIPERŁĄCZE... 8 WYSZUKAJ.PIONOWO, WYSZUKAJ.POZIOMO... 9 NR.KOLUMNY, WIERSZ TRANSPONUJ TEKSTOWE FRAGMENT.TEKSTU LEWY, PRAWY SZUKAJ.TEKST ZŁĄCZ.TEKSTY (&) DŁ TEKST PODSTAW USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY WARTOŚĆ LITERY.MAŁE, LITERY.WIELKIE, Z.WIELKIEJ.LITERY DATY I CZASU DATA DZIEŃ, MIESIĄC, ROK, GODZINA, MINUTA, SEKUNDA DZIEŃ.TYG DZIŚ, TERAZ DATY I CZASU Z DODATKU ANALYSIS TOOLPACK EDATE EOMONTH NETWORKDAYS WORKDAY WEEKNUM YEARFRAC INNE BD.SUMA, BD.ŚREDNIA, BD.ILE.REKORDÓW, CZY.BŁ, CZY.BŁĄD KOMÓRKA INFO L CZĘŚĆ II narzędzia Excela Wypełnianie serią i kopiowanie Przeciąganie liczb Przeciąganie tekstu Listy niestandardowe zdefiniowane w Excelu Listy niestandardowe zdefiniowane przez nas Formuły Adresowanie i wpisywanie Proste formuły Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

2 Adresowanie względne, bezwzględne, mieszane ( blokowanie komórek czyli znaczki $ ) Działania i relacje Funkcje Sortowanie Podstawy Sortowanie wielopoziomowe Formatowanie niestandardowe Liczby i Tekst Zastosowanie kryteriów Formatowanie daty i czasu Filtrowanie Ogólnie o filtrach Autofiltr Filtry niestandardowane czyli filtry liczb i tekstu Filtry zaawansowane Zapisywanie kryteriów Symbole wieloznaczne Kopiowanie w inne miejsce Sztuczki w filtrach Sprawdzanie poprawności Poprawność Komunikat wejściowy Alert o błędzie Ochrona Szyfrowanie zeszytu ( pliku ) Ochrona arkusza Opcje ochrony arkusza Ochrona skoroszytu MATEMATYCZNE: MOD Część I przydatne funkcje 1 Zwraca wartość reszty po podzieleniu liczby przez dzielnik. Wynik ma taki sam znak jak dzielnik. MOD(liczba; dzielnik) Liczba to liczba, dla której należy wyznaczyć resztę. Dzielnik to liczba, przez którą należy podzielić liczbę. Bardzo często używana do sprawdzenia podzielności przez jakąś liczbę wystarczy sprawdzić czy reszta z dzielenia jest równa 0 Sprawdzimy czy w komórce A1 jest liczba parzysta: =MOD(A1; 2) = 0 SUMA.JEŻELI SUMA.JEŻELI(ZAKRES; KRYTERIA; SUMA_ZAKRES) Dodaje komórki określone przez podane kryteria. Czyli: Liczy sumę komórek z suma_zakres, jeśli tylko zakres spełnia podane kryteria Zakres to zakres komórek, które należy oszacować. Kryteria to kryteria mające postać liczby, wyrażenia lub tekstu określającego, które komórki będą dodawane. Na przykład kryteria mogą być wyrażane jako 32, 32, >32, jabłka. Suma_zakres to rzeczywiste komórki wyznaczone do zsumowania. SUMY.POŚREDNIE (SUMY.CZĘŚCIOWE) SUMY.POŚREDNIE(FUNKCJA_NR; ADRES1; ADRES2;...) Zwraca sumę częściową na liście lub w bazie danych. Listę z sumami częściowymi można utworzyć dużo łatwiej, używając polecenia SUMY.POŚREDNIE (dostępnego w menu Dane). Po utworzeniu listy z sumami częściowymi listę można modyfikować, edytując funkcję SUMY.POŚREDNIE. 1 Na podstawie microsoft.com 3 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 4 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

3 Adres1, adres2,... to od 1 do 29 zakresów lub odwołań, dla których należy obliczyć sumę częściową. Funkcja_nr to liczba od 1 do 11 (uwzględnianie wartości ukrytych) albo od 101 do 111 (ignorowanie wartości ukrytych) określająca, której funkcji należy użyć do obliczenia sum częściowych w ramach listy. To funkcja 11 w 1. Najczęściej używana, aby policzyć sumę, średnią (lub inną funkcję) po odfiltrowaniu komórek. Aby zobaczyć listę funkcji wybierz pomoc z Excela CZĘSTOŚĆ CZĘSTOŚĆ(TABLICA_DANE; TABLICA_PRZEDZIAŁY) Oblicza, jak często wartości występują w określonym zakresie wartości, a następnie zwraca tablicę liczb w układzie pionowym. Funkcja CZĘSTOŚĆ umożliwia na przykład sprawdzenie liczby wyników testów mieszczących się w pewnym zakresie. Ponieważ funkcja CZĘSTOŚĆ zwraca tablicę, musi być wprowadzona jako formuła tablicowa. Tablica_dane to tablica lub odwołanie do zbioru wartości, dla których mają być liczone częstości. Jeśli argument tablica_dane nie ma żadnych wartości, funkcja CZĘSTOŚĆ zwraca tablicę zer. Tablica_przedziały to tablica lub odwołanie do interwałów, w których mają być grupowane wartości argumentu tablica_dane. Jeśli argument tablica_przedziały nie zawiera żadnych wartości, funkcja CZĘSTOŚĆ zwraca liczbę elementów w argumencie tablica_dane. Funkcja częstość jest formułą tablicową. Pamiętaj, że formuły tablicowe akceptujemy poprzez zaznaczenie zakresu komórek w których znajdzie się wynik (tak aby komórką aktywną była komórka z formułą), wejście do trybu edycji ( np. F2) i zatwierdzenie funkcji poprzez Ctrl+Shift+Enter SUMA.ILOCZYNÓW SUMA.ILOCZYNÓW(TABLICA1; TABLICA2; TABLICA3;...) Mnoży odpowiadające sobie składniki w podanych tablicach i zwraca sumę tych iloczynów. Tablica1; tablica2; tablica3;... to od 2 do 30 tablic, których elementy należy pomnożyć i następnie dodać. Argumenty tablic muszą mieć takie same wymiary. Jeśli tak nie jest, funkcja SUMA.ILOCZYNÓW zwraca wartość błędu #ARG!. Przydaje się żeby zaoszczędzić miejsce w Arkuszu. Np. jeśli w kolumnie C mamy cenę 100 towarów, a w kolumnie D mamy ilość towarów, to koszt całkowity możemy policzyć poprzez =SUMA.ILOCZYNÓW(C1:C100; D1:D100) ZAOKR, ZAOKR.DÓŁ, ZARKO.GÓRA ZAOKR(LICZBA; LICZBA_CYFR) Zaokrągla liczbę do określonej liczby cyfr. Liczba to liczba, która ma być zaokrąglona. Liczba_cyfr określa liczbę cyfr, do których ma być zaokrąglona liczba. Funkcja ZAOKR.DÓŁ zaokrągla zawsze w dół, ZAOKR.GÓRA zaokrągla zawsze w górę, a funkcja ZAOKR w zaokrągla w tą stronę, gdzie straci mniej dokładności ( od połowy w górę, do połowy w dół) Jeśli chcemy zaokrąglać do setek czy tysięcy możemy w liczbie cyfr wpisać liczbę ujemną ( -3 to zaokrąglenie do 3 miejsc przed przecinkiem czyli do tysięcy, -2 do setek, itd.) ZAOKR.DO.CAŁK, ZAOKR.DO.NPARZ, ZAOKR.DO.NPARZ ZAOKR.DO.CAŁK(LICZBA) Zaokrągla liczbę w dół do najbliższej liczby całkowitej. Liczba to liczba rzeczywista, którą należy zaokrąglić w dół do liczby całkowitej. Funkcja ZAOKR.DO.CAŁK zaokrągla ZAWSZE W DÓŁ, natomiast funkcje ZAOKR.DO.NPARZ oraz ZAOKR.DO.NPARZ zaokrąglają do najbliższej całkowitej (odpowiednio do najbliższej nieparzystej i najbliższej parzystej). ZAOKR.W.DÓŁ, ZAOKR.W.GÓRĘ Zaokrągla liczbę w dół (w górę), w kierunku zera, do najbliższej wielokrotności istotności. ZAOKR.W.DÓŁ(LICZBA; ISTOTNOŚĆ) Liczba to wartość liczbowa, która ma zostać zaokrąglona. Istotność to wielokrotność, do której ma zostać dokonane zaokrąglanie. 5 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 6 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

4 Tym razem nie podajemy ilości miejsc po przecinku, a istotność. Jeżeli podamy w ostatniości 0,5 to kwota zostanie zaokrąglona do 50gr. Jeżeli natomiast podamy 50 to liczba zostanie zaokrąglona do wielokrotności 50 (np. mamy po 50 opakowań w paczce, a chcemy policzyć ile opakowań musimy zamówić żeby otrzymać całe paczki) POTĘGA ( ^ ) Zwraca wartość liczby podniesionej do potęgi. POTĘGA(LICZBA; POTĘGA) Liczba to podstawa potęgi. Może to być dowolna liczba rzeczywista. Potęga to wykładnik potęgi, do której jest podnoszona podstawa. Aby wskazać, do której potęgi ma być podniesiona podstawa, zamiast funkcji POTĘGA można używać operatora "^", Np.5 do potęgi 2 to: =5^2. STATYSTYCZNE LICZ.JEŻELI Zlicza komórki wewnątrz zakresu, które spełniają podane kryteria. LICZ.JEŻELI(ZAKRES; KRYTERIA) Zakres to zakres komórek, w którym mają być zliczane komórki. Kryteria to kryteria podane w postaci liczby, wyrażenia, odwołania do komórki lub tekstu określające, które komórki będą zliczane. Kryteria można na przykład wyrazić jako 32, "32, ">32, "jabłka lub B4. Analogiczna do funkcji suma.jeżeli. W Excelu 2007 dodano funkcję =średnia.jeżeli ILE.LICZB, ILE.NIEPUSTYCH, LICZ.PUSTE Zlicza komórki zawierające liczby, jak również liczby umieszczone na liście argumentów. Funkcji ILE.LICZB należy używać do otrzymywania liczby wpisów umieszczonych w polu liczb, które znajdują się w zakresie lub w tablicy liczb. ILE.LICZB(WARTOŚĆ1; WARTOŚĆ2;...) Wartość1, wartość2,... to od 1 do 30 argumentów, które mogą zawierać różne typy danych lub mogą odnosić się do różnych typów danych, ale spośród których zliczane są tylko liczby. ILE.NIEPUSTYCH zwraca w ilu komórkach znajduje się tekst bądź liczby, a funkcja LICZ.PUSTE zwraca ile komórek jest niewypełnionych Jeśli w komórce znajduje się znak niedrukowany (np. spacja), to komórka traktowana jest jako niepusta MAX.K, MIN.K Zwraca k-tą największą wartość w zbiorze danych. Funkcji tej można użyć do wybrania wartości na podstawie jej względnej pozycji. Przykładowo można użyć funkcji MAX.K w celu określenia pierwszego, drugiego lub trzeciego miejsca. MAX.K(TABLICA; K) Tablica to tablica lub zakres danych, dla którego chcemy określić k-tą największą wartość. K to wyznaczana pozycja danej (od największej) w tablicy lub zakresie komórek. POZYCJA Zwraca pozycję pewnej liczby na liście liczb. Pozycja liczby jest to jej wielkość w stosunku do innych wartości na liście. (Gdyby przeprowadzić sortowanie listy, pozycja liczby oznaczałaby jej miejsce na liście po sortowaniu.) POZYCJA(LICZBA; LISTA; LP) Liczba to liczba, której pozycję chcemy znaleźć. Lista to tablica albo odwołanie do listy liczb. Nieliczbowe wartości argumentu lista będą ignorowane. Lp to liczba określająca sposób określania pozycji liczby.(0 lub pominięty kolejność rosnąca; dowolna inna liczba kolejność rosnąca) WYSZUKIWANIA I ADRESU HIPERŁĄCZE Tworzy skrót lub skok, który otwiera dokument przechowywany na serwerze sieciowym, w sieci lub Internecie. Po kliknięciu komórki zawierającej funkcję 7 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 8 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

5 HIPERŁĄCZE program Microsoft Excel otwiera plik przechowywany w miejscu określonym przez argument łącze_lokalizacja. HIPERŁĄCZE(LOKALIZACJA; PRZYJAZNA_NAZWA) Łącze_lokalizacja to ścieżka dostępu do dokumentu lub ścieżka do komórki w danym arkusz przyjazna_nazwa to tekst który ma być wyświetlony w komórce WYSZUKAJ.PIONOWO, WYSZUKAJ.POZIOMO Wyszukuje wartość w skrajnej lewej kolumnie tablicy, a następnie zwraca wartość w tym samym wierszu innej kolumny określonej w tablicy. Funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO należy stosować zamiast funkcji WYSZUKAJ.POZIOMO wtedy, gdy porównywane wartości są umieszczone w kolumnie znajdującej się z lewej strony danych, które należy odszukać. WYSZUKAJ.PIONOWO(ODNIESIENIE; TABLICA; NR_KOLUMNY; PRZESZUKIWANY_ZAKRES) Odniesienie to wartość, którą należy znaleźć w pierwszej kolumnie tablicy. Tablica to co najmniej dwie kolumny danych. Wśród wartości w pierwszej kolumnie argumentu tablica są wyszukiwane wartości argumentu odniesienie. (Teksty pisane wielkimi i małymi literami są równoważne.) Nr_kolumny to numer kolumny w tablicy, z której ma pochodzić pasująca wartość. Nr_kolumny o wartości 1 zwraca wartość z pierwszej kolumny tablicy określonej przez argument tablica; nr_kolumny o wartości 2 zwraca wartość z drugiej kolumny tablicy określonej przez argument tablica itd. Przeszukiwany_zakres to wartość logiczna określająca, czy funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO ma znaleźć dokładne (ustawiamy na prawda) czy przybliżone dopasowanie(ustawiamy na fałsz, lub pomijamy). jeśli szukamy dokładnych odpowiedników, a znalezionych wartości będzie więcej niż 1 to zwróci pierwszą wartość. Jeśli szukamy przybliżonych wartości (najlepszych odpasowań) to tablica musi być posortowana rosnąco po pierwszej kolumnie. Funkcja używana do łączenia ze sobą 2 arkuszy po wspólnym polu NR.KOLUMNY, WIERSZ Zwraca numer kolumny (wiersza) danego odwołania. NR.KOLUMNY(ODWOŁANIE) Odwołanie to komórka lub zakres komórek, którego numer kolumny chcesz uzyskać. Jeśli argument odwołanie zostanie pominięty, to zakłada się, że jest odwołaniem komórki, w której widnieje funkcja NR.KOLUMNY. Funkcja przydatna przy formatowaniu warunkowym (różne kolory kolumn czy wierszy) TRANSPONUJ Zwraca pionowy zakres komórek jako zakres poziomy lub odwrotnie. Funkcja TRANSPONUJ musi być wprowadzana jako formuła tablicowa. Funkcji TRANSPONUJ należy używać do zmieniania orientacji tablicy umieszczonej w arkuszu z poziomej na pionową lub odwrotnie. TRANSPONUJ(TABLICA) Tablica to tablica lub zakres komórek znajdujących się w arkuszu, który należy przetransponować. Tablica transponowana jest w następujący sposób: pierwszy wiersz tablicy staje się pierwszą kolumną nowej tablicy, drugi wiersz tablicy staje się drugą kolumną nowej tablicy itd. TEKSTOWE FRAGMENT.TEKSTU Funkcja FRAGMENT.TEKSTU zwraca określoną liczbę znaków z ciągu tekstowego, począwszy od określonej pozycji, na podstawie podanej liczby znaków. FRAGMENT.TEKSTU(TEKST; LICZBA_POCZĄTKOWA; LICZBA_ZNAKÓW) Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które należy wyodrębnić. Liczba_początkowa to pozycja pierwszego znaku, który należy wyodrębnić z tekstu. Pierwszy znak w tekście ma liczbę_początkową 1 i tak dalej. Liczba_znaków określa, jak wiele znaków funkcja FRAGMENT.TEKSTU powinna zwrócić z tekstu. 9 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 10 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

6 LEWY, PRAWY Funkcja LEWY zwraca pierwszy znak lub pierwsze znaki w ciągu tekstowym; zależy to od określenia liczby znaków. LEWY(TEKST; LICZBA_ZNAKÓW) Tekst to ciąg tekstowy zawierający znaki, które należy wyodrębnić. Liczba_znaków określa liczbę znaków, które mają być wyodrębnione przez funkcję LEWY. Pominięcie argumentu liczba_znaków oznacza, że jego wartość zostanie przyjęta jako równa 1. Liczba_bajtów określa liczbę znaków, które w przeliczeniu na bajty, mają być wyodrębnione przez funkcję LEWY.B. SZUKAJ.TEKST Funkcja SZUKAJ.TEKST służy do odnajdywania jednego ciągu tekstowego wewnątrz innego ciągu tekstowego i zwracania pozycji początkowej szukanego tekstu liczonej od pierwszego znaku tekstu przeszukiwanego. SZUKAJ.TEKST(SZUKANY_TEKST; LICZBA_POCZĄTKOWA) OBEJMUJĄCY_TEKST; Szukany_tekst to tekst, który należy znaleźć. Przy określaniu argumentu szukany_tekst można używać znaków zastępczych: znaku zapytania (?) i gwiazdki (*). Znak zapytania zastępuje dowolny pojedynczy znak, a gwiazdka sekwencję znaków. Jeśli trzeba znaleźć autentyczny znak zapytania lub gwiazdkę, należy przed tym znakiem wpisać tyldę (~). Obejmujący_tekst to tekst, w którym należy odszukać szukany_tekst. Liczba_początkowa to numer znaku w argumencie obejmujący_tekst, od którego ma się rozpocząć przeszukiwanie. ZŁĄCZ.TEKSTY (&) Łączy kilka ciągów tekstowych w jeden ciąg tekstowy. ZŁĄCZ.TEKSTY (TEKST1; TEKST2;...) Tekst1; tekst2;... to 1 do 30 elementów tekstowych do połączenia w pojedynczy element tekstowy. Elementami tekstowymi mogą być ciągi tekstowe, liczby lub odwołania do pojedynczych komórek. Do złączania tekstów można zamiast funkcji ZŁĄCZ.TEKSTY użyć operatora "&". DŁ Np. zamiast =złącz.teksty(a1; abc ) można napisać =a1 & abc Funkcja DŁ zwraca liczbę znaków ciągu tekstowego. DŁ(TEKST) Tekst to tekst, którego długość należy znaleźć. Spacje są liczone jako znaki. TEKST Konwertuje wartość na tekst w określonym formacie liczby. TEKST(WARTOŚĆ; FORMAT_TEKST) Wartość to wartość numeryczna. Jest to formuła, która wyznacza wartość numeryczną, albo odwołanie do komórki zawierającej wartość numeryczną. Format_tekst to format liczby postaci tekstowej, określany w polu Kategorie na karcie Liczby, w oknie dialogowym Formatowanie komórek. Argument format_tekst nie może zawierać znaku gwiazdki (*). Sformatowanie komórki przy użyciu opcji dostępnej na karcie Liczby (polecenie Komórki, menu Format) zmienia tylko format, a nie wartość. Funkcja TEKST konwertuje argument wartość na sformatowany tekst, a wynik nie będzie już dłużej obliczany jako liczba. Przykład użycia: chcemy wpisać dzień tygodnia na podstawie daty z komórki A1. Wystarczy wpisać formułę =TEKST(A1, dddd ) PODSTAW Podstawia w ciągu tekstowym w miejsce argumentu stary_tekst argument nowy_tekst. Funkcji PODSTAW należy używać wtedy, gdy trzeba zamienić określony tekst pojawiający się w ciągu tekstowym na inny tekst; funkcji ZASTĄP należy natomiast używać wtedy, gdy trzeba zamienić dowolny tekst pojawiający się w określonym miejscu ciągu tekstowego. PODSTAW(TEKST; STARY_TEKST; NOWY_TEKST; WYSTĄPIENIE_LICZBA) Tekst to tekst lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, w którym należy zastąpić znaki. Stary_tekst to tekst, który należy zastąpić. Nowy_tekst to tekst, którym zostanie zastąpiony stary_tekst. 11 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 12 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

7 Wystąpienie_liczba określa, które wystąpienie argumentu stary_tekst zostanie zastąpione przez argument nowy_tekst. Jeśli argument wystąpienie_liczba jest podany, to tylko to konkretne wystąpienie argumentu stary_tekst zostanie zastąpione. W innym przypadku każde pojawienie się w tekście argumentu stary_tekst jest zamieniane na argument nowy_tekst. USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY Usuwa wszystkie spacje z tekstu oprócz pojedynczych spacji występujących między słowami. Funkcję USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY należy stosować dla tekstu odbieranego z innej aplikacji, w którym mogą występować nieregularne spacje. USUŃ.ZBĘDNE.ODSTĘPY(TEKST) Tekst to tekst, z którego należy usunąć spacje. WARTOŚĆ Konwertuje ciąg tekstowy reprezentujący liczbę na liczbę. WARTOŚĆ(TEKST) Tekst to tekst zamknięty znakami cudzysłowu lub odwołanie do komórki zawierającej tekst, który należy skonwertować. Zasadniczo nie trzeba wykorzystywać w formule funkcji WARTOŚĆ, ponieważ program Microsoft Excel konwertuje automatycznie tekst na liczby przy działaniach arytmetycznych. Jeżeli chcemy przekonwertować tekst na liczbę możemy równie dobrze dodać 0 lub pomnożyć ten tekst przez 1. ( Wykonać działanie, które nie zmieni wyniku). LITERY.MAŁE, LITERY.WIELKIE, Z.WIELKIEJ.LITERY Konwertuje wszystkie duże litery w ciągu tekstowym na małe.( na wielkie, lub każdy z wyrazów zaczyna z dużej litery w zależności od funkcji) LITERY.MAŁE(TEKST) Tekst to tekst, który należy przekonwertować na małe litery. Funkcja LITERY.MAŁE nie zmienia tych znaków w tekście, które nie są literami. DATY I CZASU DATA Program Microsoft Excel przechowuje daty jako liczby kolejne, których można używać w obliczeniach. Domyślnie data 1 stycznia 1900 jest liczbą kolejną 1, a data 1 stycznia 2008 jest liczbą kolejną 39448, ponieważ różnica między tymi datami jest równa dni. Dzięki temu możemy używać operacji arytmetycznych na datach. Zwraca liczbę kolejną reprezentującą określoną datę. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, wynik zostaje sformatowany jako data. DATA(ROK; MIESIĄC; DZIEŃ) Rok Argument rok może zawierać od jednej do czterech cyfr. Miesiąc to liczba reprezentująca miesiąc roku. Wartość argumentu miesiąc większa niż 12 jest dodawana do pierwszego miesiąca danego roku. Na przykład funkcja DATA(2008; 14; 2) zwraca liczbę kolejną reprezentującą datę 2 lutego Dzień to liczba reprezentująca dzień miesiąca. Wartość argumentu dzień większa niż liczba dni w określonym miesiącu jest dodawana do pierwszego dnia danego miesiąca. Na przykład funkcja DATA(2008; 1; 35) zwraca liczbę kolejną reprezentującą datę 4 lutego Funkcja DATA jest najbardziej użyteczna w formułach, w których rok, miesiąc i dzień są formułami, a nie stałymi. DZIEŃ, MIESIĄC, ROK, GODZINA, MINUTA, SEKUNDA Zwraca dzień daty reprezentowanej przez argument liczba_kolejna. Dzień jest wyświetlany jako liczba całkowita z zakresu od 1 do 31. DZIEŃ(LICZBA_KOLEJNA) Liczba_kolejna to data poszukiwanego dnia. Daty powinny być wprowadzane przy użyciu funkcji DATA lub jako wynik innych formuł lub funkcji. Na przykład funkcji DATA(2008; 5; 23) można użyć dla dnia 23 maja Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 14 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

8 DZIEŃ.TYG Zwraca dzień tygodnia odpowiadający dacie. Dzień jest wyrażony jako liczba całkowita, domyślnie zmieniająca się od 1 (niedziela) do 7 (sobota). DZIEŃ.TYG(LICZBA_KOLEJNA; ZWRACANY_TYP) Liczba_kolejna to liczba porządkowa reprezentująca datę poszukiwanego dnia. Zwracany_typ to liczba, która określa typ zwracanej wartości. (od którego dnia zaczyna się tydzień): DZIŚ, TERAZ 1 lub jest pominięty Liczby od 1 (niedziela) do 7 (sobota). 2 Liczby od 1 (poniedziałek) do 7 (niedziela) 3 Liczby od 0 (poniedziałek) do 6 (niedziela) Zwraca liczbę kolejną bieżącej daty. Liczba kolejna to kod daty czasu używany przez program Microsoft Excel do obliczeń daty i czasu. Jeśli komórka miała format Ogólny przed wprowadzeniem funkcji, to wynik jest formatowany jako data. DZIŚ() Funkcja TERAZ zwraca datę i godzinę. Aktualizacja obydwu funkcji następuje po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian w arkuszu (np. dodanie czy modyfikacja komórki) jak również przy jego otwarciu DATY I CZASU Z DODATKU ANALYSIS TOOLPACK UWAGA: Pakiet instalujemy przez Narzędziaà Dodatki à Analysis ToolPack i OK EDATE Zwraca liczbę kolejną, odpowiadającą dacie przypadającej określoną liczbę miesięcy przed lub po wskazanej dacie (data_początkowa). Funkcja EDATE umożliwia obliczanie dat spłaty lub dat należnej płatności, przypadających na ten sam dzień miesiąca, co data emisji. EDATE(DATA_POCZĄTKOWA; MIESIĄCE) Data_początkowa to data reprezentująca datę początkową. Miesiące to liczba miesięcy przed lub po dacie data_początkowa. Wartość dodatnia argumentu miesiące oznacza datę przyszłą; wartość ujemna oznacza datę przeszłą. Jeśli argument miesiące nie jest liczbą całkowitą, jego wartość zostanie obcięta do liczby całkowitej. EOMONTH Zwraca liczbę kolejną daty ostatniego dnia miesiąca, następującego określoną liczbę miesięcy przed lub po dacie określonej argumentem data_początkowa. Funkcja EOMONTH umożliwia obliczanie dat spłaty lub dat należnej płatności, wypadających ostatniego dnia miesiąca. EOMONTH(DATA_POCZĄTKOWA; MIESIĄCE) Data_początkowa to data reprezentująca datę początkową. Miesiące to liczba miesięcy przed lub po dacie data_początkowa. Wartość dodatnia argumentu miesiące oznacza datę przyszłą; wartość ujemna oznacza datę przeszłą. NETWORKDAYS Zwraca liczbę pełnych dni roboczych pomiędzy data_początkowa i data_końcowa. Dni robocze nie zawierają dni końca tygodnia (weekendów) oraz dat oznaczonych jako święta. Funkcję NETWORKDAYS należy stosować do obliczania zarobków pracowników, wynikających z łącznej liczby dni przepracowanych w określonym czasie. NETWORKDAYS(DATA_POCZĄTKOWA; DATA_KOŃCOWA; ŚWIĘTA) Data_początkowa to data określająca datę początkową. Data_końcowa to data określająca datę końcową. Święta to opcjonalny zakres jednej lub więcej dat, takich jak święta państwowe i kościelne oraz święta ruchome, które są wykluczane z kalendarza dni roboczych. Lista może być zarówno zakresem komórek, które zawierają daty, jak i stałą tablicową zawierająca kolejne liczby, które określają daty. Aby skonwertować zakres komórek użyty dla oznaczenia świąt w ostatnim przykładzie na stałą tablicową, należy zaznaczyć odwołanie A4:A6, a następnie nacisnąć klawisz F9. 15 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 16 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

9 WORKDAY Zwraca liczbę reprezentującą datę, którą wyznacza się poprzez odliczenie od pewnej daty początkowej, do przodu lub wstecz, określonej liczby dni roboczych. Dni robocze są to wszystkie dni oprócz sobót, niedziel i świąt. Funkcja WORKDAY jest użyteczna, jeśli obliczając daty faktur, oczekiwanych dostaw i liczby przepracowanych dni, należy wykluczyć dni weekendowe i święta. WORKDAY(DATA_POCZ; DNI; ŚWIĘTA) Data_pocz to data reprezentująca datę początkową. Dni to liczba dni niebędących sobotą, niedzielą lub świętem, poprzedzających datę początkową lub następujących po niej. Wartość dodatnia dni oznacza datę przyszłą; wartość ujemna oznacza datę przeszłą. Święta to opcjonalna lista dat, które mają być wykluczone z kalendarza roboczego, na przykład dat świąt państwowych lub dat dni urlopowych. WEEKNUM Zwraca liczbę wskazującą, kiedy w roku przypada dany tydzień (numer). WEEKNUM(LICZBA_KOLEJNA; TYP_WYNIKU) Liczba_kolejna to data określająca dzień tygodnia. Typ_wyniku to liczba wyznaczająca początek tygodnia (od którego dnia). Wartością domyślną jest jeden (niedziela). YEARFRAC Oblicza część roku przedstawioną jako liczba całych dni pomiędzy dwoma datami (reprezentowanymi przez argumenty data_początek i data_koniec). Funkcję arkusza YEARFRAC należy stosować do identyfikacji proporcji zysków całorocznych lub obligacji do przypisania wybranym terminom. YEARFRAC(DATA_POCZĄTEK; DATA_KONIEC; PODSTAWA) Podstawa Data_początek to data reprezentująca datę początkową. Data_koniec to data reprezentująca datę końcową. Podstawa to typ podstawy wyliczania dni do użycia. Podstawa wyliczania dni 0 lub jest pominięty Amerykańska (NASD) 30/360 1 Rzeczywista/rzeczywista 2 Rzeczywista/360 3 Rzeczywista/365 4 Europejska 30/360 INNE BD.SUMA, BD.ŚREDNIA, BD.ILE.REKORDÓW, Dodaje liczby w kolumnie listy lub bazy danych, które są zgodne z warunkami określonymi przez użytkownika. BD.SUMA(BAZA DANYCH; POLE; KRYTERIA) Baza danych to zakres komórek, które tworzą listę lub bazę danych. Baza danych to lista powiązanych danych, na której wiersze pokrewnych informacji to rekordy, a kolumny danych to pola. Pierwszy wiersz listy zawiera etykiety poszczególnych kolumn. Pole wskazuje, która kolumna jest używana w funkcji. Należy wprowadzić etykietę kolumny umieszczoną w podwójnym cudzysłowie, taką jak "Wiek" lub "Plon", lub liczbę (bez cudzysłowów) reprezentującą pozycję kolumny na liście: 1 dla pierwszej kolumny, 2 dla drugiej kolumny itd. Kryteria to zakres komórek, który zawiera warunki określone przez użytkownika. Jako argumentu kryteriów można użyć dowolnego zakresu pod warunkiem, że zawiera on przynajmniej jedną etykietę kolumny i jedną komórkę poniżej etykiety, służącą do określania warunku. CZY.BŁ, CZY.BŁĄD odwołującą się do którejkolwiek z powyższych wartości. FUNKCJA CZY.ADR CZY.BŁ CZY.BŁĄD CZY.BRAK CZY.LICZBA ZWRACA WARTOŚĆ PRAWDA, JEŚLI Wartość odwołuje się do odwołania. Wartość odwołuje się do każdej wartości błędu z wyjątkiem #N/D!. Wartość odwołuje się do każdej wartości błędu (#N/D!, #ARG!, #ADR!, #DZIEL/0!, #LICZBA!, #NAZWA? lub #ZERO!). Wartość odwołuje się do wartości błędu #N/D! (braku wartości). Wartość odwołuje się do liczby. 17 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 18 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

10 CZY.LOGICZNA Wartość odwołuje się do wartości logicznej. CZY.NIE.TEKST Wartość odwołuje się do każdej zawartości komórki innej niż tekst. (Należy zauważyć, że funkcja ta zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeśli wartość odwołuje się do pustej komórki.) CZY.PUSTA Wartość odwołuje się do pustej komórki. CZY.TEKST Wartość odwołuje się do tekstu. KOMÓRKA Zwraca informacje o formatowaniu, lokalizacji lub zawartości górnej lewej komórki w odwołaniu. KOMÓRKA(TYP_INFO; ODWOŁANIE) Typ_info "adres" "format" Typ_info to wartość tekstowa, określająca żądany typ informacji o komórce. Na poniższej liście pokazano możliwe wartości argumentu typ_info i odpowiadające im wyniki. Zwraca Odwołanie pierwszej komórki w odwołaniu, jako tekst. Wartości tekstowe stosowne do formatu liczbowego komórki. Wartości tekstowe dla różnych formatów pokazano w poniższej tabeli. Zwraca "-" na końcu wartości tekstowej, jeśli komórka jest sformatowana w kolorze dla wartości ujemnych. Zwraca "" na końcu wartości tekstowej, jeśli komórka jest sformatowana z nawiasami okrągłymi dla wartości dodatnich lub wszystkich wartości. "prefiks" "szerokość" "typ" "wiersz" "zawartość" INFO Wartości tekstowe odpowiadające "prefiksowi etykiety" komórki. Zwraca znak cudzysłowu pojedynczego ('), jeśli komórka zawiera tekst wyrównany do lewej, znak cudzysłowu podwójnego ("), jeśli komórka zawiera tekst wyrównany do prawej, daszek (^), jeśli komórka zawiera tekst wyśrodkowany, kreskę ułamkową odwróconą (\), jeśli komórka zawiera tekst wyrównany do wypełnienia i pusty tekst (""), jeśli komórka zawiera cokolwiek innego. Szerokość kolumny komórki zaokrąglona do liczby całkowitej. Każda jednostka szerokości kolumny jest równa szerokości jednego znaku przy domyślnej wielkości czcionki. Wartości tekstowe odpowiadające typowi danych w komórce. Zwraca "p" jak "pusta", jeśli komórka jest pusta, "e" jak "etykieta", jeśli komórka zawiera stałą tekstową i "w" jak "wartość", jeśli komórka zawiera cokolwiek innego. Numer wiersza komórki w odwołaniu. Wartość górnej lewej komórki w odwołaniu; nie zwraca formuły. Zabezpieczenia Należy ostrożnie używać tej funkcji. Inni użytkownicy mogą uzyskać dostęp do informacji poufnych lub tajnych. "kolor" "kolumna" "nawiasy" "nazwa pliku" "ochrona" 1 jeśli komórka jest sformatowana w kolorze dla wartości ujemnych; w innym przypadku zwraca 0 (zero). Numer kolumny komórki w odwołaniu. 1 jeśli komórka jest sformatowana z nawiasami okrągłymi dla wartości dodatnich lub wszystkich wartości; w przeciwnym przypadku zwraca 0. Nazwa pliku (z pełną ścieżką), zawierającego odwołanie, jako tekst. Zwraca pusty tekst (""), jeśli arkusz zawierający odwołanie nie został jeszcze zapisany. 0 jeśli komórka nie jest zablokowana, a 1 jeśli komórka jest zablokowana. Zwraca informacje o bieżącym środowisku operacyjnym. INFO(TYP_TEKST) Typ_tekst to tekst określający typ zwracanych informacji. TYP_TEKST ZWRACA "dostępna_pamięć" wielkość dostępnej pamięci w bajtach "katalog" ścieżkę dostępu do bieżącego katalogu lub folderu "liczba_plików" liczbę aktywnych arkuszy w otwartych skoroszytach "pamięć_całkowita" wielkość dostępnej pamięci w bajtach, w tym wielkość pamięci używanej "pamięć_używana" wielkość pamięci zajmowanej przez dane "pochodzenie" odwołanie bezwzględne w trybie adresowania A1 jako tekst poprzedzany przez "$A:" dla zgodności z programem Lotus wersji 3.x. Zwraca odwołanie do komórki skrajnej lewej i górnej, widocznej w oknie wynikającym z aktualnej pozycji przewijania "przeliczenie" bieżący tryb ponownego obliczania, czyli "Automatyczny" lub "Ręczny" 19 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 20 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

11 "system" "wersja" "wersja_systemu" nazwę środowiska operacyjnego: Macintosh = "mac" Windows = "pcdos" wersję pakietu Microsoft Excel w postaci tekstu wersję bieżącego systemu operacyjnego w postaci tekstu CZĘŚĆ II narzędzia Excela L Zwraca wartość skonwertowaną na liczbę. L(WARTOŚĆ) Wartość to wartość, którą należy skonwertować. Funkcja L przekształca wartości podane w poniższej tabeli. JEŚLI WARTOŚĆ JEST LUB ODNOSI SIĘ DO FUNKCJA L ZWRACA: Liczba Tę samą liczbę Data, w jednym z wbudowanych w program Microsoft Excel formatów daty Kolejną liczbę odpowiadającą tej dacie PRAWDA 1 FAŁSZ 0 Wartość błędu, taka jak #DZIEL/0! Wartość błędu Wszystkie inne 0 Wypełnianie serią i kopiowanie. Przeciąganie liczb W tym rozdziale założymy, że przeciągamy w dół, ale równie dobrze możesz przeciągać w prawo, lewo i w górę. Żeby wypełnić zakres komórek (kolumnę) liczbami co 1 masz (albo formułą) masz na to kilka sposobów: Wpisz dwie pierwsze liczby w komórki w których mają się znaleźć (zwykle jedna pod drugą), zaznacz zakres i przeciągnij w dół. Excel liczy różnicę między tymi komórkami i dodaje różnicę do każdej następnej komórki. Wpisz liczbę i przeciągnij w dół. Zaznaczenie wypełni się samymi jedynkami, natomiast w prawym dolnym rogu zaznaczenia kwadrat2. Po kliknięciu na niego zobaczysz listę z której można wybrać właściwą czynność (nas interesuje wypełnij serią). Zwróć uwagę, że używając tego sposobu każemy Excelowi wykonać 2 razy więcej pracy ponieważ 2 razy wpisuje liczby w zakres: o za pierwszym razem wypełni zakres tą samą liczbą o drugi raz po kliknięciu kwadraciku przy wypełnianiu serią Wpisz liczbę i przeciągnij prawym przyciskiem myszy. Zobaczysz menu kontekstowe, gdzie Excel zapyta co chcesz zrobić. Wybierz odpowiednią czynność (zwykle wypełnij serią). zwróć uwagę, że ten sposób w przeciwieństwie do tego powyżej nie wpisuje 2 razy tego samego w komórkę. Wpisz liczbę i przeciągnij ją z przyciskiem Ctrl. Ctrl działa jak przełącznik: o Jeśli coś Excel wypełniłby serią ( 1 punkt) to z Ctrlem skopiuje komórki. o Jeśli coś byłoby kopiowane, to wypełni to serią. 2.(od wersji 2002/XP). 21 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 22 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

12 Przeciąganie tekstu. Czasem chcemy wypełnić serią tekst. Są 2 przypadki w których potrafi nam pomóc Excel. Chcemy wpisać tekst z liczbą na końcu i przeciągnąć tak, żeby liczba się zmieniała. wystarczy wpisać tekst i przeciągnąć. Jeśli jednak chcemy żeby tekst był kopiowany, to zawsze możemy wybrać czynność z meny:. Jeśli chcemy wpisać tekst z liczbą na początku i po przeciągnięciu chcielibyśmy, żeby liczba się zmieniała. Listy niestandardowe zdefiniowane w Excelu W Excelu zdefiniowane są 4 listy niestandardowe: Miesiące Skróty miesięcy (3 pierwsze litery miesiąca) Dni tygodnia Skróty dni tygodnia List niestandardowych możemy używać do wypełniania serią komórek. Jeśli chcemy np. wpisać wszystkie dni tygodnia wystarczy wpisać jeden z nich i przeciągnąć komórkę w dół.. Listy niestandardowe zdefiniowane przez nas Czasem chcemy mieć własną listę niestandardową (np. listę województwa, listę dzielnic). Możemy zdefiniować taką listę sami klikając w przycisk Office à opcje programu Excel à Edytuj listy niestandardowe W lewej części okna widzimy już zdefiniowane listy, a w prawej istnieje możliwość definiowana własnych, lub modyfikowania już istniejących ( w zależności który element zaznaczony jest w lewej części okna). Jeżeli jakiś element występuje na 2 różnych listach, to Excel będzie wstawiał listę bardziej aktualną ( która jest niżej na listach niestandardowych). Od teram możemy używać listy tak jak pozostałych list zdefiniowanych w Excelu. Nie ma znaczenia wielkość liter, które piszemy w liście niestandardowej. Znaczenie będzie mieć sposób wpisania elementu listy w Excelu. Excel rozpoznaje 3 typy wpisywania: małymi literami, z dużej litery oraz wszystko dużymi literami. Tyczy się to również do list zdefiniowanych już w Excelu. Formuły Adresowanie i wpisywanie W Excelu adresem komórki nazywamy kombinację litery kolumny i numeru wiersza. Na przykład lewa górna komórka to A5. Oprócz adresów samych komórek przydają się zakresy komórek. Zakres piszemy podając skrajne rogi przedziału, pomiędzy nie wstawiając dwukropek. Np. A5:C10 to zakres komórek mieszczący się w prostokącie od komórki A5 do komórki C10. W arkuszu może być dowolna ilość komórek zaznaczonych, a jedna z nich jest aktywna (to ta, która jest biała). Jeśli zaczniemy coś pisać na klawiaturze, to teks zostanie umieszczony właśnie w tej białej komórce. Jeśli wpisujemy dane w jakiś zakres możemy zaznaczyć komórki w które będą wpisywane dane i zatwierdzając komórkę enterem (albo tabulatorem) Excel będzie przemieszczał komórkę aktywną tylko wewnątrz zaznaczenia. Proste formuły Każda formuła zaczyna się od znaku równości ( = ). Ten znak mówi Excelowi o tym, że wartość komórki ma być obliczana a nie wyświetlana. Po tym znaku można wpisać formułę np. =A1*d10. W Excelu zwykle nie ma znaczenia wielkość liter ( tutaj też). Zamiast wpisywać adres komórki możemy (po wpisaniu = albo działania ) kliknąć w tą komórkę albo wybrać strzałkami klawiatury. Pamiętajmy aby akceptować komórki (zwłaszcza formuły) klawiszem ENTER(przenosi aktywną komórkę w dół) albo klawiszem TAB (przenosi aktywną komórkę w prawo). Jeżeli napisaliśmy już formułę i chcielibyśmy zastosować ją do następnych kolumn i wierszy możemy ją przeciągnąć komórki i zakresy z których korzystamy też zostaną przesunięte zgodnie ze stroną w którą przeciągniemy formułę. Zawsze warto podejrzeć formułę, która została przeciągnięta. Możemy zaznaczyć ta komórkę wtedy formuła wyświetli się na pasku formuły, a dla większej czytelności można przejść w tryb edycji ( kliknąć 2 razy w komórkę albo nacisnąć na klawiaturze F2) Żeby wyjść z trybu edycji wystarczy nacisnąć klawisz Escape (Esc) albo zaakceptować komórkę (Enter lub Tab). 23 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 24 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

13 Adresowanie względne, bezwzględne, mieszane ( blokowanie komórek czyli znaczki $ ) Czasem chcielibyśmy aby podczas przeciągania formuł któraś z komórek (lub kilka z nich) nie zmieniały zakresu. Jeśli chcemy zablokować wiersz, to wstawiamy znak dolara przed numerem wiersza (istotne przy przeciąganiu w pionie w dół lub górę). Jeżeli chcemy zablokować kolumnę to wstawiamy znak dolara ( $ ) przed literą (istotne przy przeciąganiu w poziomie prawo lub lewo) Jeśli chcemy zablokować i kolumnę i wiersz możemy wstawić znak dolara i przed literą kolumny i przed cyfrą wiersza. Działania i relacje W Excelu istnieje kilka zdefiniowanych działań: nazwa potocznie znak suma dodawanie + różnica odejmowanie - iloczyn mnożenie * iloraz dzielenie / potęgowanie do potęgi ^ konkatenacja łączenie tekstów & przykład ich użycia. Relacje: symbol przeciwieństwo równy = <> większy > <= mniejszy < >= większy lub równy >= < mniejszy lub równy <= > różny (nierówny) <> = Argument/ parametr W opisie funkcji w pierwszej linijce mamy pogrubioną nazwę funkcji, a w nawiasie jej argumenty3 oddzielone średnikami. Jeśli nie pamiętamy nazwy ani kategorii funkcji, to w okienku wyszukiwania wpisujemy co funkcja powinna robić i klikamy przejdź w oknie wyświetli się lista funkcji pasujących do opisu. Po wybraniu funkcji zobaczymy okienko: Oczekiwany typ parametru Funkcje Oprócz operatorów i relacji w Excelu można używać zdefiniowanych funkcji ( jak również pisać swoje funkcje w VBA). Aby wstawić funkcję (za pomocą kreatora) wystarczy wybrać ikonę fx z paska formuły lub wybrać wstążkę formuły i wstaw funkcje. Okno kreatora funkcji: wynik Opis funkcji Opis aktualnie zaznaczonego parametru 3 parametry, które będziemy musieli podać 25 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 26 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

14 Jeśli parametr jest pogrubiony to znaczy, że jest obligatoryjny, jeśli natomiast nazwa parametry nie jest pogrubiona wtedy możemy parametr pominąć (przyjmie on wtedy standardową wartość). Po wpisaniu wartości do pola w miejscu gdzie Excel wyświetla oczekiwany typ zostanie wpisana wartość pola. Sortowanie Podstawy Sortowanie to zamienienie wierszy (ew. kolumn) w taki sposób, aby któraś z kolumn była w kolejności rosnącej/malejącej. Excel sprawdza jakiego rodzaju dane mamy do posortowania (porównania) i przestrzega zasad: Tekst jest zawsze większy od liczby Liczby porównujemy w normalny sposób Teksty sortujemy w kolejności leksykograficznej ( tak jak byłyby uporządkowane w słowniku) W tym rozdziale przyjmiemy, że sortujemy tylko wiersze ( kolumn nie zamieniamy. Istnieje kilka sposobów sortowania danych w Excelu. Najlepszym z nich ( najpewniejszym ) jest zaznaczenie całego zakresu komórek do posortowania ( wraz z nagłówkami ) i wybrania narzędzia Sortuj ze wstęgi Dane. Ustalamy jeden lub więcej parametrów ( poziomów) sortowania i określamy ich kolejność. Sortowanie wielopoziomowe Możemy też sortować po więcej niż jednym poziomie. W tym celu wystarczy w menu sortowania Dodaj poziom lub kopiuj poziom. W ten sposób możemy określić kolejność rekordów (wierszy) które są są takie same ze względu na pierwszy poziom. Np. możemy sortować osoby po nazwisku, a jak 2 osoby mają takie same nazwiska, to sortować po imieniu. Formatowanie niestandardowe Formatowanie niestandardowe służy do zdefiniowania własnego sposobu wyświetlania komórek. W tym celu klikamy prawym przyciskiem na komórkę ( komórki) wybieramy formatuj komórkiàzakładka LiczbyàNiestandardowe. Wszystkie ustawienia formatowania (standardowe), które ustawiamy Excel tłumaczy na kod formatowania niestandardowego. Żeby podejrzeć jak wygląda kod formatowania wybieramy format który nam odpowiada. Np. Walutowy, ustawiamy parametry i przechodzimy na format niestandardowy. Teraz możemy modyfikować / dostosować do potrzeb dany format. Liczby i Tekst Co znaczą te dziwne znaczki? W polu typu wpisujemy znaczki odpowiadające opcjom wyświetlania oddzielone średnikami. Oto właściwości wyświetlania w zależności od ilości średników w polu typ: liczba liczba nieujemna; liczba ujemna liczba dodatnia; liczba ujemna; zero liczba dodatnia; liczba ujemna; zero; tekst jeśli mamy to tekst! Oto tabelka przedstawiająca znaczenia poszczególnych symboli: 27 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 28 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

15 SYMBOL ZNACZENIE 0 wstawiało cyfrę, a jak nie było to 0 # wstaw cyfrę lub nie? wstaw cyfrę lub cały wyraz "" w cudzysłowach napis, który ma być dokładnie przepisany e notacja naukowa *znak znak będzie powtórzony tyle razy, żeby wypełnić całą komórkę > < [kolor] można podać kolor za polem \znak jeżeli znak jest specjalnym (spacja,?, #) to wyświetlaj go [warunek] jeśli warunek jest spełniony to wstaw ten format Zastosowanie kryteriów jeśli mamy warunki to: [warunek] format dla spełnionego warunku [warunek] format dla spełnionego warunku; format dla niespełnionego warunku Formatowanie daty i czasu SYMBOL ZNACZENIE d, dd dzień ddd / dddd (skrót/cała) nazwa dnia tygodnia m, mm miesiąc mmm/mmmm 3 litery/ nazwa miesiąca rr / rrrr 2 ostatnie / 4 cyfry roku g, gg godzina m, mm, s, ss minuta sekunda ( minuta dopiero po :, wcześniej miesiąc) a/p albo A/P am/ PM format 12sto godzinny (małe / duże litery) Filtrowanie Ogólnie o filtrach Filtrowanie polega za ukrywaniu wierszy które nie spełniają kryteriów. Nic nie zostaje usunięte, a proces filtrowania jest w pełni odwracalny ( w przeciwieństwie do filtrowania). Autofiltr Aby filtrować za pomocą Autofiltr potrzebujemy zastosować to narzędzie do danych. Polecanym sposobem ( najbezpieczniejszym) jest zaznaczenie całych danych, które chcemy filtrować ( łącznie z nagłówkami ). Można teraz wybrać Filtruj ze wstążki Dane. Filtry zdejmujemy odklikując polecenie Filtruj. Po prawej stronie nagłówków pojawią się ikonki ze strzałkami. Klikając na nie możemy wybrać które z wartości wyświetlać w bazie ( a które ukryć). Możemy też połączyć kryteria na kilku kolumnach. Wtedy odfiltrowane będą rekordy ( wiersze), które spełniają wszystkie zadane kryteria ( jednocześnie). Jeśli chcemy zdjąć filtr z którejś z kolumn wystarczy kliknąć wyczyść ze wstążki Dane ( w sekcji filtru) Filtry niestandardowane czyli filtry liczb i tekstu Jeśli chcielibyśmy odfiltrować dane które w którejś z kolumn zawierają dane z zadanego zakresu, to zamiast klikać i zaznaczać dany zakres możemy zastosować filtry liczb albo filtry tekstu. W okienku ustawiamy jakie kryteria zastosujemy do autofiltru. 29 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 30 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

16 Excel patrzy na dane w kolumnie i w zależności od tego są to dane liczbowe czy tekstowe pokazuje menu filtry liczb albo tekstu. Filtry liczb pomagają nam wyświetlić dane z zadanego przedziału ( między danymi wartościami), większe lub mniejsze od pewnej liczy. Filtry tekstu pozwalają nam wybrać te wyrazy, które zaczynają się, kończą lub zawierają określony ciąg znaków ( w szczególnym przypadku jedną literę). Np. możliwe jest odfiltrowanie wszystkich imion kończących się na a. Również teksty możemy porównywać za pomocą relacji mniejszy, większy, równy. Większy z tekstów to ten, który byłby później w słowniku ( porządek leksykograficzny). Filtry nie rozróżniają wielkości liter. Jeżeli mówimy o filtrach (również zaawansowanych) to warto wspomnieć o tym, że odfiltrowane dane można kopiować () oraz o tym, że formuły (liczby, teksty) przeciągnięte podczas włączonego filtrowania będą skopiowane tylko w odfiltrowane komórki (). Nie można też zapominać o ograniczeniach autofiltrów. Nie można między innymi użyć bardziej skomplikowanych warunków, które wymagają alternatywy ( albo-lub ) między kolumnami. Np. nie można wyświetlić wszystkich osób które są księgowymi lub mają na imię Małgorzata, natomiast potrafimy wyświetlić osoby które mają na imię Małgorzata lub Katarzyna i jednocześnie są księgowymi ( nie występuje tutaj alternatywa między kolumnami). Filtry zaawansowane Stosowanie filtrów zaawansowanych jest nieco odmienne od autofiltrowania. Tutaj musimy przygotować odpowiednie kryteria w arkuszu Excel. Kryteria powinny mieć dokładnie takie same nagłówki jak kolumny, które chcielibyśmy zastosować w filtrze. Czyli np. jeśli chcemy założyć filtr korzystający z kolumny wiek i zawód potrzebujemy wpisać w nagłówku kryteriów obie komórki. A pod spodem wpisujemy kryteria. Żeby zastosować filtr zaawansowany trzeba kliknąć w zaawansowany na wstędze Dane w sekcji Filtrowanie. W polu lista zaznaczamy zakres który chcemy filtrować, natomiast w polu kryteria zaznaczamy zakres kryteriów, które napisaliśmy. Ważne aby oba pola ( i listę i kryteria) zaznaczać z nagłówkami. Opcja unikatowych rekordów pomija powtórzone wiersze (dokładnie takie same). Zapisywanie kryteriów Kryteria dla filtru zaawansowanego zapisujemy w przeciwieństwie do Autofiltra w komórkach. Każda kolumna kryterium powinna mieć nagłówek zgodny z nagłówkiem tabeli ( to właśnie po nich Excel rozpoznaje którą z kolumn ma filtrować). W jednej komórce jest zawrzeć możemy tylko jedno z kryteriów: Przykład filtru: =typ >typ <typ <>typ <=typ >=typ wzorzec tekstu (? i * ) Chcemy odfiltrować kobiety o niebieskich oczach i stażu między 3 a 6 lat, oraz mężczyzn w wieku powyżej 40 i poniżej 20 lat. Kryteria mogą wyglądać następująco: PŁEĆ STAŻ STAŻ WIEK kobieta >=3 <=6 mężczyzna >40 mężczyzna <20 Kryteria wpisane w jednym wierszu muszą być spełnione jednocześnie, natomiast różne wiersze to tak jakby kolejny filtr. Czyli wewnątrz wiersza mamy koniunkcję ( i ) natomiast wiersze połączone są alternatywą. Kilka przykładowych kryteriów Osoby powyżej 50 lat () Osoby z przedziału wiekowego Osoby, które mają poniżej 20 lat lub powyżej 30 lat Osoby które są księgowymi i mają powyżej 50 lat (1 filtr) osoby które są księgowymi lub mają powyżej 50 lat (2 filtr) Osoby, których imię zaczyna się na M lub G Symbole wieloznaczne Zwłaszcza w tekście przydają się symbole wieloznaczne takie jak: * [gwiazdka] zastępuje dowolną ilość liter/znaków ( np. 0 znaków)? [znak zapytania] zastępuje dokładnie jedną literę/znak. 31 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 32 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na

17 Przykłady: o Wyraz zawiera a à *a* o 2 litera wyrazu to x à?x* o Wyraz zaczyna się na y à y* o 5literowy wyraz zaczynający się na k à k???? Kopiowanie w inne miejsce Istnieje też możliwość kopiowanie wyników w inne miejsce. Trzeba zaznaczyć opcję kopiuj w inne miejsce. Jeżeli mamy zamiar kopiować wyniki między arkuszami musimy znajdować się w arkuszu do którego wyniki będziemy kopiować. Sztuczki w filtrach Czasem chcielibyśmy wypisać wszystkie elementy występujące na liście ( np. zawody). Wystarczy jako listę pokazać interesującą nas kolumnę, w kryteriach zostawić puste miejsce (będzie to znaczyło, że chcemy odfiltrować wszystkie rekordy) i zaznaczyć opcję tylko unikatowe wartości (inaczej skopiuje całą kolumnę). Czasem chcielibyśmy wyznaczyć najstarszą osobę w każdym z zawodów. Można użyć sortowania i filtrowania w miejscu. Jeżeli zaznaczymy opcję tylko unikatowe wartości filtr zaawansowany wyświetli tylko pierwszą różniącą się wartość. Musimy zrobić, żeby pierwsze wartości nas interesowały. Sortujemy wg. wieku (malejąco) i filtrujemy w miejscu wg. zawodu (tylko kolumnę zawód). Wyniki można skopiować w inne miejsce ( np.. do innego arkusza).. Sprawdzanie poprawności. Sprawdzanie poprawności służy do ograniczenia wartości wpisywanych do komórek. Najczęściej używamy by uchronić przed błędami nas samych ( np. jeśli w którejś z kolumn możliwe są tylko wartości liczbowe.) Aby włączyć poprawność danych ( sprawdzanie poprawności) trzeba zaznaczyć zakres na którym mają istnieć ograniczenia po czym kliknąć poprawność danych na wstążce dane. Poprawność Możliwe są kategorie wprowadzanych wartości: Pełna liczba à liczba całkowita, można określić zakres liczb, które można wpisywać () Dziesiętne à liczba z ułamkiem, również można określić zakres akceptowanych liczb (analogicznie do pełnej liczby) Data / godzina à możliwa liczba reprezentująca datę/godzinę z danego zakresu. Żeby uniknąć błędów i pomyłek należy pamiętać czym jest data i godzina. () Lista à możliwe tylko wartości zdefiniowane w komórce źródło(oddzielone średnikami) bądź wybrany zakres arkusza. () Długość tekstu à możemy określić ile znaków musi być w komórce. (uwaga: spacja, cyfra, kropka to też znaki!!!) Niestandardowe à możemy wpisać formułę do sprawdzania poprawności danych. Jeśli formuła zwróci prawdę, to Excel zaakceptuje wartość komórki, jeśli natomiast formuła zwróci fałsz, to Excel nie pozwoli wpisać formuły. Formułę należy wpisywać dla komórki aktywnej (białej) i tak zablokować znaczkami dolara, żeby po przeciągnięciu w dół i w prawo formuła była dalej prawdziwa. () Komunikat wejściowy Komunikat wejściowy to okienko które wyświetla się jeśli zaznaczymy komórkę w której ustawione jest sprawdzanie poprawności. Definiujemy go w 2 zakładce w sprawdzaniu poprawności. Komunikaty wejściowe możemy przesunąć w dowolne miejsce (żeby nie przeszkadzały). Nie można natomiast formatować komunikatów wejściowych. Alert o błędzie Alert o błędzie to okienko które wyskakuje jeśli wpiszemy niepoprawną wartość. Możemy definiować w ostatniej zakładce poprawności danych. Istotną funkcją w alercie o błędzie jest jego styl. Zatrzymanie nie pozwoli wprowadzić nie poprawnej wartości. Dostępne będą przyciski o Ponów próbę pozwala jeszcze raz wprowadzić wartość o anuluj wraca do ostatniej zaakceptowanej wartości Ostrzeżenie alert pozwoli wprowadzić niepoprawne dane ma 3 przyciski: o Tak zaakceptuje niepoprawną wartość o Nie to samo co ponów próbę o Anuluj jw. Informacje pozwoli wprowadzić niepoprawne dane: o Ok. to samo co TAK 33 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na 34 Najnowsza wersja materiałów i ćwiczenia dostępne są na