Pani Halina Janiszek Dyrektor. w Radomiu

Transkrypt

1 WOJEWODA MAZOWIECKI WPS.R.MP/0934/1/20 1O ':IOP -I'. o(lą'" iii/-:"6. '-.Y ~ J " -/ }. ~ Warszawa, dnia..l ć marca 201,0 roku IW ' li,,--' i r ~,. '~A. ł D (j/f/( Pani Halina Janiszek Dyrektor Miejskiego w Radomiu,'i , 1010 r i ~~ _?J~~fv(MJ1;O. Ośrodka Pomocy Społecznej WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 36 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206), zwanej dalej ustawą oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 czerwca 2009 r. w sprawie kontroli prowadzonej przez wojewodę (Dz. U. Nr 106, poz. 884), inspektorzy Wydziału Polityki Społecznej, Oddziału w Delegaturze - Placówce Zamiejscowej w Radomiu, przeprowadzili w dniach stycznia 2010 roku kontrolę doraźną w kierowanym przez Panią Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Radomiu. Przedmiotem kontroli było zbadanie sposobu organizacji realizacji oraz prawidłowości wykonywania zadań przez Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu w zakresie prowadzenia spraw przyznawania świadczeń rodzinnych w oparciu o zapisy ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 roku Nr 139, poz. 992 z późno zm.) oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego w oparciu o zapisy ustawy z dnia 07 września 2007 roku o pomocy osobom uprawionym do alimentów (Dz. U. z 2009 roku Nr 1, poz. 7 z późno zm.) Kontrolą objęto okres od 01 stycznia 2009 roku do dnia kontroli. W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli, podpisanym przez Panią w dniu 15 marca 2010 roku, po wniesieniu zastrzeżeń, przekazuję Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne. W trakcie kontroli poddano szczegółowej analizie:

2 1. organizację pracy Ośrodka w zakresie realizacji zadań wynikających z zapisów ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o pomocy osobom uprawionym do alimentów; 2. terminowość, prawidłowość i sposób prowadzonych postępowań w sprawie świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego; 3. sposób realizacji planu finansowego w związku z realizacją zadań wynikających z zapisów ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ze szczególnym określeniem terminów oraz wysokości otrzymywanej i wykorzystanej dotacji. W wyniku przeprowadzonych działań kontrolnych, na podstawie dostępnej dokumentacji oraz składanych wyjaśnień ustalono, że zadania z zakresu zapisów ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy z dnia 07 września 2007 roku o pomocy osobom uprawionym do alimentów realizowało ogółem 35 osób (w tym z-ca kierownika i 5 osób zatrudnionych w Funduszu Alimentacyjnym). Pracowników przybywających na długotrwałym zwolnieniu lekarskim lub urlopie macierzyńskim zastępowały osoby zatrudnione w ramach umowy na zastępstwo. Ponadto Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego w okresie rozpoczęcia okresu zasiłkowego był wspomagany przez 16 zleceniobiorców. W ramach innych form pomocy zaangażowanych zostało: 16 stażystów, 13 pracowników Działu Obsługi Mieszkańców, 2 pracowników świadczących pracę w innych działach i 29 pracowników pracujących w godzinach nadliczbowych, w tym w soboty i w niedziele. W okresie od O1 sierpnia do 31 grudnia 2009 roku przyjęto łącznie wniosków, w tym: wniosków na świadczenia rodzinne na okres zasiłkowy , na /; świadczenia z funduszu alimentacyjnego na okres zasiłkowy oraz wniosków o ustalenie prawa do dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego oraz z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (dotyczy okresu zasiłkowego 2008/2009). Do Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego przekazano z Działu Obsługi Mieszkańców łącznie wniosków w tym na świadczenia rodzinne w okresie zasiłkowym W okresie od O1 września do 31 grudnia 2009 roku wydano łącznie decyzji administracyjnych w tym: w zakresie świadczeń rodzinnych i w zakresie funduszu alimentacyjnego. Na dzień 31 grudnia nie wydano decyzji na złożonych wniosków. W zakresie organizacjipracy w jednostce kontrolowanej stwierdzono: l. Obieg dokumentacji w jednostce przebiega bez potwierdzenia przekazania przez Dział Obsługi Mieszkańców i potwierdzenia przyjęcia przez Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego. 2. Brak ewidencji wniosków przekazanych do Działu Obsługi Mieszkańców z Działu 2

3 Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego w celu uzupełnienia. W trakcie kontroli poddano analizie sprawy w zakresie przyznawania świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem prowadzonych spraw pod kątem: - poprawności prowadzenia postępowania administracyjnego, - prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych, - terminowości rozpatrywania wniosków oraz wypłaty świadczeń. W powyższym zakresie ustalono, że na 39 poddanych analizie akt spraw, w sześciu przypadkach, sprawy nie zakończono wydaniem decyzji administracyjnej, w dwóch przypadkach zakończenie postępowania administracyjnego, w związku z przedłużonym terminem postępowania, planowane było na dzień 29 i 31 stycznia 2010 roku, w jednym przypadku sprawa jest w toku z uwagi na termin złożenia wniosku przez stronę tj. 28 grudnia 2009 roku. Ponadto w zakresie rozpatrywania przez jednostkę kontrolowaną wniosków o ustalenie prawa do dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego oraz z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania wyjaśnienia w przedmiotowym zakresie nie zostały przyjęte w całości przez zespół kontrolny z uwagi na fakt, że świadczenie to powinno być z urzędu przyznane i wypłacone ponownie wraz z zasiłkiem rodzinnym w okresie wrzesień - październik 2009 r. bez konieczności składania nowego wniosku o ten dodatek na podstawie zmienianej z urzędu decyzji dotyczącej przedłużenia prawa do zasiłku rodzinnego, wydanej na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych. Stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Rozpatrywanie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych w terminach niezgodnych z zapisami art. 26 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 roku Nr 139, poz. 992 z późno zm.); 2. Przy prawidłowo złożonym przez osobę wniosku o świadczenia rodzinne, wraz z wymaganymi załącznikami, jednostka kontrolowana wydawała bezpodstawnie postanowienia w sprawie przedłużenia terminu rozpatrzenia sprawy w związku z koniecznością zebrania wyczerpującego materiału dowodowego w sprawie stosownie do art Kpa. W aktach tych spraw stwierdzono ponadto brak potwierdzenia skutecznego zawiadomienia strony o przedłużeniu terminu rozpatrzenia spawy i jego przyczynach, co jest niezgodne z art. 40 i art. 42 Kpa. 3. W wydanych decyzjach administracyjnych brak informacji o terminie wypłaty świadczeń 3

4 Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego w celu uzupełnienia. W trakcie kontroli poddano analizie sprawy w zakresie przyznawania świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego, ze szczególnym uwzględnieniem prowadzonych spraw pod kątem: - poprawności prowadzenia postępowania administracyjnego, - prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych, - terminowości rozpatrywania wniosków oraz wypłaty świadczeń. W powyższym zakresie ustalono, że na 39 poddanych analizie akt spraw, w sześciu przypadkach, sprawy nie zakończono wydaniem decyzji administracyjnej, w dwóch przypadkach zakończenie postępowania administracyjnego, w związku z przedłużonym terminem postępowania, planowane było na dzień 29 i 31 stycznia 2010 roku, w jednym przypadku sprawa jest w toku z uwagi na termin złożenia wniosku przez stronę tj. 28 grudnia 2009 roku. Ponadto w zakresie rozpatrywania przez jednostkę kontrolowaną wniosków o ustalenie prawa do dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego oraz z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania wyjaśnienia w przedmiotowym zakresie nie zostały przyjęte w całości przez zespół kontrolny z uwagi na fakt, że świadczenie to powinno być z urzędu przyznane i wypłacone ponownie wraz z zasiłkiem rodzinnym w okresie wrzesień - październik 2009 r. bez konieczności składania nowego wniosku o ten dodatek na podstawie zmienianej z urzędu decyzji dotyczącej przedłużenia prawa do zasiłku rodzinnego, wydanej na podstawie art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych. Stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Rozpatrywanie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych w terminach niezgodnych z zapisami art. 26 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 roku Nr 139, poz. 992 z późno zm.); 2. Przy prawidłowo złożonym przez osobę wniosku o świadczenia rodzinne, wraz z wymaganymi załącznikami, jednostka kontrolowana wydawała bezpodstawnie postanowienia w sprawie przedłużenia terminu rozpatrzenia sprawy w związku z koniecznością zebrania wyczerpującego materiału dowodowego w sprawie stosownie do art Kpa. W aktach tych spraw stwierdzono ponadto brak potwierdzenia skutecznego zawiadomienia strony o przedłużeniu terminu rozpatrzenia spawy i jego przyczynach, co jest niezgodne z art. 40 i art. 42 Kpa. 3. W wydanych decyzjach administracyjnych brak informacji o terminie wypłaty świadczeń 3

5 rodzinnych wynikających z treści ustawy o świadczeniach rodzinnych. W trakcie czynności kontrolnych stosowna informacja została wprowadzona do szablonu decyzji administracyjnych wydawanych przez jednostkę kontrolowaną. 4. Przy wydanych decyzjach administracyjnych brak potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę, co jest niezgodne z art i art. 110 Kpa. 5. W sprawach ustalenia uprawnień do świadczeń rodzinnych wraz z dodatkami jednostka kontrolowana nie zastosowała trybu działań wynikających z zapisu art. 145 l pkt 5 tj. wznowienia postępowania w sprawach zakończonych decyzją ostateczną, które należało zakończyć po przeprowadzonym postępowaniu wydaniem decyzji w oparciu o zapisy art W zakresie sposobu realizacji planu finansowego w związku z realizacją zadań wynikających z zapisów ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów ze szczególnym określeniem terminów oraz wysokości otrzymywanej i wykorzystanej dotacji w trakcie kontroli ustalono, że łączna wysokość otrzymanej przez jednostkę kontrolowaną dotacji wynosiła zł. Z przyznanej dotacji Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Radomiu dokonał zwrotu niewykorzystanych środków w dniu roku w wysokości zł oraz w dniu 05.0l.2010 roku w wysokości , 82 zł. Ponadto na podstawie udostępnionej dokumentacji Ośrodka, złożonych wyjaśnień oraz analizy dokumentacji wewnętrznej Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie stwierdzono, że z chwilą rozpoczęcia nowego okresu zasiłkowego (tj. październik - grudzień 2009 roku) jednostka kontrolowana dysonowała środkami finansowymi umożliwiającymi terminową wypłatę należnych świadczeń. Wojewoda w powyższym okresie przekazywał do Urzędu Miasta w Radomiu środki finansowe umożliwiające realizację zadań wynikających z ustawy o świadczeniach rodzinnych i z ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów. Ostatnia transza przekazanych środków finansowych do wysokości planu dla Urzędu Miasta Radomia została przekazana z budżetu Wojewody w dniu 2 grudnia 2009 roku. Stwierdzone nieprawidłowości, powstałe w wyniku braku nadzoru nad pracownikami realizującymi zadania, nieprawidłowej organizacji pracy jednostki w szczególności w zakresie obiegu dokumentacji pomiędzy Działem Obsługi Mieszkańców a Działem Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego oraz nieprzestrzegania terminowości rozpatrywania spraw z zakresu zapisów ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów spowodowały nieprawidłowości w zakresie poprawności prowadzonych postępowań przez jednostkę kontrolowaną. W celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości zwracam SIę do Pani Dyrektor 4

6 o realizację następujących zaleceń pokontrolnych: l. Wprowadzić zasadę potwierdzenia przekazania przez Dział Obsługi Mieszkańców i przyjęcia przez Dział Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego dokumentacji. 2. Wprowadzić ewidencję wniosków przekazanych w celu uzupełnienia dokumentacji z Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego do Działu Obsługi Mieszkańców. 3. Sprawy z zakresu świadczeń rodzinnych rozpatrywać w terminach zgodnych z zapisami art. 26 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2006 roku Nr 139, poz. 992 z późno zm.). 4. Przy prawidłowo złożonych wnioskach (wraz z wymaganymi załącznikami) o świadczenia rodzinne nie odwoływać się w prowadzonym postępowaniu do konieczności zebrania wyczerpującego materiału dowodowego stosownie do art Kpa. 5. W prowadzonym postępowaniu administracyjnym przestrzegać zapisów art. 12, art. 40 i art. 42 oraz art i art. 110 Kpa. 6. Zwiększyć nadzór nad sposobem realizacji zadań przez pracowników Działu Świadczeń Rodzinnych i Funduszu Alimentacyjnego. 7. W przypadku wątpliwości w sprawie uprawnień do świadczeń rodzinnych wraz z przysługującymi dodatkami podejmować działania w oparciu o zapisy art pkt 5, a po przeprowadzonym postępowaniu wydawać decyzje w oparciu o zapisy art W oparciu o prawidłowo przeprowadzoną analizę potrzeb planować wysokość środków finansowych niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań z zakresu wypłaty świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego. Zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz.U. Nr 31, poz. 206) dyrektor jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni powiadamia Wojewodę Mazowieckiego, za pośrednictwem Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. Do wiadomości: Pan Andrzej Kosztowniak Prezydent Miasta Radomia OWIECKIEGO acperek-biegańska,. ~S ł. )11 I po ecznej 5