ZARZĄDZENIE NR 178/2010 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 20 lipca 2010 r. Wójt Gminy Zbrosławice zarządza:

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 178/2010 Wójta Gminy Zbrosławice z dnia 20 lipca 2010 r. w sprawie: instrukcji kontroli i obiegu dokumentów oraz zasad rachunkowości dla zadania Wyposażenie terenów wykorzystywanych do celów sportowych na terenie Gminy Zbrosławice Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz.U. z 2001 r. nr 142 poz z późn. zm.); umowy z dnia r. o przyznanie pomocy Nr um /09 w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego PROW na lata zawartej z Samorządem Województwa Śląskiego z siedzibą w Katowicach. Wójt Gminy Zbrosławice zarządza: 1 Przyjąć instrukcję kontroli i obiegu dokumentów oraz zasad rachunkowości dla Projektu Wyposażenie terenów wykorzystanych do celów sportowych na terenie Gminy Zbrosławice realizowanego ze środków Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Wykonanie zarządzenia powierza się: 1. Kierownikowi referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji 2. Skarbnikowi Gminy 3. Zastępcy Skarbnika Gminy Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. 2 3

2 Załącznik nr1 do Zarządzenia nr Wójta Gminy Zbrosławice z dnia maja 2010r. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów oraz zasad rachunkowości dla zadania Wyposażenie terenów wykorzystywanych do celów sportowych na terenie Gminy Zbrosławice Instrukcja określa jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem, realizacją, promocją, rozliczeniem zadania zwanego w instrukcji Projektem, współfinansowanego ze środków Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Wszystkie dokumenty, w tym księgowe wpływające z zewnątrz a dotyczące Projektu winny być przeprowadzone przez dziennik Urzędu Gminy. Na dokumencie powinna być wpisana data wpływu dowodu i numer dziennika pod którym został wpisany. Następnie dokument powinien być przekazany Wójtowi Gminy lub osobie upoważnionej celem jego sprawdzenia i skierowania do pracownika merytorycznego do obsługi zadania (projektu). 2 Dokumenty merytoryczne dotyczące realizacji zadania są przechowywane w pokoju 9, w szafie opatrzonej logo Funduszy Unijnych. 3 Dokumenty stanowiące podstawę do zapłaty wykonawcom powinny być przekazane do Referatu Księgowości Urzędu Gminy, co najmniej na 3 dni robocze przed upływem terminu płatności. Dokument stanowiący podstawę płatności powinien być kompletny i prawidłowy podpisany przez Wójta Gminy i zaakceptowany przez Głównego Księgowego Urzędu lub osoby je zastępujące, ze wskazaniem na fakturze źródła finansowania wydatku. 4 Poszczególni pracownicy lub osoby pełniące w razie nie obecności zastępstwo, odpowiadają za następujące zadania: 1) Pracownik merytoryczny Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji kontrola merytoryczna dowodów stanowiących podstawę wydatków, polegająca na zbadaniu czy dokument jest zgodny z umową, został wystawiony przez właściwy podmiot oraz sprawdzenie czy wydatek mieści się w ustalonych limitach kosztów i planie. Dokonanie kontroli czy dane zawarte w składanych dokumentach odpowiadają rzeczywistości (kontrola w terenie). Dokumenty muszą zawierać wszystkie niezbędne załączniki np. bezusterkowy protokół odbioru robót i zakupów itp. oraz celowość i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Dokument musi być zatwierdzony przez osoby do tego upoważnione z uwzględnieniem innych warunków wynikających z umowy na dofinansowanie Projektu. Fakt dokonania kontroli merytorycznej winien być potwierdzony podpisem oraz imienną pieczęcią. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione w dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Sporządzenie i składanie do Samorządu Województwa dokumentów wraz z załącznikami, zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Usuwanie na wezwanie Samorządu Województwa, braków formalnych w złożonym wniosku o płatność lub składanie wyjaśnień dotyczących złożonego wniosku. Systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji Projektu oraz niezwłoczne informowanie Wójta Gminy o zaistniałych nieprawidłowościach. Określenie i zatwierdzenie klasyfikacji wydatków strukturalnych poprzez wskazanie właściwego obszaru i kwoty. Zatwierdzenie klasyfikacji wydatków strukturalnych winny być opatrzone datą oraz podpisem i pieczęcią imienną. Prowadzenie ewidencji dokumentów dla tego zadania. Koordynacja projektu w zakresie zgodności z prawem zamówień publicznych.

3 2) Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Inwestycji ogólna kontrola i nadzór nad realizacją zadania. Dokonywanie wstępnej oceny celowości wydatków, w tym wskazywanie klasyfikacji budżetowej wydatku ujętego w planie finansowym Urzędu Gminy oraz podstawy dokonania wydatku co winno być potwierdzone stosowną pieczęcią i podpisem. 3) Pracownik Referatu Budżetu i Finansów ds. księgowości budżetowej oraz budżetu przekazywanie z organu finansowego rachunku bankowego prowadzonego w Banku Spółdzielczym w Tarnowskich Górach na rachunek bieżący Urzędu Gminy środków zgodnie z zgłaszanym zapotrzebowaniem. Ujęcie w księgach rachunkowych operacji księgowych związanych z realizacją projektu, księgowanie sprawozdań finansowych z jego realizacji. 4) Zastępca Skarbnika Główny Księgowy Urzędu prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu. Dekretacja dowodów w oparciu o właściwe konta księgowe oraz zatwierdzanie dokumentów jako Główny Księgowy Urzędu. Przekazywanie dowodów księgowych do zatwierdzenia do zapłaty przez Wójta Gminy. Ujęcie dowodów księgowych w księgach rachunkowych. Sporządzanie miesięcznych informacji o wydatkach poniesionych w ramach Projektu. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów księgowych. 5) Pracownik księgowości kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych polegająca na sprawdzeniu czy otrzymane i wystawione dowody są: - sporządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości wymogami umowy, wewnętrznymi przepisami o rachunkowości Urzędu oraz z uwzględnieniem zasad niniejszej procedury, sprawdzenie kompletności i prawidłowości dokumentów do realizacji projektów. Dokonanie kontroli formalno-rachunkowej winno być potwierdzone data oraz czytelnym podpisem osoby sprawdzającej. Wstępna dekretacja w oparciu o klasyfikację budżetową i przekazywanie dowodów księgowych do zatwierdzenia dekretacji Głównemu Księgowemu Urzędu. Dokonanie płatność faktur po akceptacji Wójta i Głównego Księgowego. 6) Skarbnik Gminy zapewnienie właściwego ujęcia w budżecie Gminy wydatków związanych z realizacja Projektu oraz ich zmian. 5 Zasady zatwierdzania dokumentów księgowych: Dokumentami księgowymi nazywamy tą część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonywanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. Dokumenty finansowo-księgowe dotyczące zakupu towarów i usług powinny mieć następujący obieg: - Kancelaria gdzie są rejestrowane w dzienniku korespondencji i niezwłocznie przekazywane do: - Wójta Gminy, który kieruje dokumenty do pracownika pełniącego nadzór nad realizacja zadania; - Pracownik nadzorujący zadanie dokonuje selekcji dokumentów i ich skierowania do pracownika merytorycznego. Zatwierdza celowość wydatków. Dokumenty są przekazywane niezwłocznie właściwemu pracownikowi; - wyznaczony pracownik sprawdza je pod względem merytorycznym, zgodnością z ustawą o zamówieniach publicznych oraz zgodność z planem finansowym. Po dokonaniu czynności sprawdzających zatwierdza dokument merytorycznie, klasyfikuje dokument w oparciu o klasyfikację wydatków strukturalnych dokonuje koniecznych zapisów na dowodach księgowych, a następnie przekazuje dokument niezwłocznie do: - Komórki księgowej, gdzie dokument jest przygotowywany do zapłaty, sprawdzany pod względem formalnorachunkowym zatwierdzony przez Głównego Księgowego. Dalej dokument jest niezwłocznie przekazywany do: - Wójta Gminy celem zatwierdzenia do zapłaty; - Po zatwierdzeniu dokumentu pracownik księgowości zgłasza zapotrzebowanie na środki, na zasilenie rachunku bieżącego Urzędu. Otrzymane środki przekazuje na rachunek inwestycji (subkonto rachunku bieżącego). Po zasileniu rachunku bankowego inwestycji pracownik wysyła przelew do kontrahenta lub przekazuje dokument do kasy celem dokonania wypłaty; - Po dokonaniu tych czynności dokumenty podlegają ujęciu w księgach rachunkowych. Za prawidłowe ujęcie dokumentu w księgach rachunkowych jednostki odpowiada Główny Księgowy Urzędu, Organu Skarbnik Gminy. Do celów archiwizacji oryginały dowodów księgowych (faktur, rachunków i innych dowodów) są kompletowane w oddzielnym segregatorze oznakowanym logo Funduszy Unijnych. Kserokopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Główną Księgową pozostają w głównym zbiorze dokumentów księgowych Urzędu Gminy prowadzonym dla inwestycji.

4 Dowodem dokonania przez upoważnioną osobę sprawdzenia dokumentu jest umieszczenie na dokumencie lub jego odwrocie odpowiedniej adnotacji wraz z podpisem i datą dokonania czynności. Adnotacja winna zawierać informację o celowości dokumentu, zgodność z umową, zleceniem, kosztorysem, protokołem odbioru. Dowód (faktura) stanowiący podstawę płatności zobowiązań powinien na odwrocie zawierać opis o co najmniej następujące elementy: - nazwę Projektu ze wskazaniem numeru umowy o przyznanie pomocy; - informacje o poprawności merytorycznej, formalno-rachunkowej, celowość wydatku; - adnotację o treści Projekt współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach RPOWŚL Właściwy pracownik merytoryczny powinien dokument opisać, podać klasyfikację budżetową środków z których ma być realizowany wydatek, potwierdzić wykonanie usługi lub przyjęcie towaru, zamieścić na dokumencie inne niezbędne informacje i formuły określone w umowie o przyznanie pomocy Nr um /09 z r. 6 Pracownicy określeni w 4 są odpowiedzialni za prawidłowe zaewidencjonowanie i archiwizację dokumentów. 7 Dokumenty finansowe dotyczące realizacji Projektu są przechowywane w pokoju nr 2, księgowości Urzędu Gminy do momentu archiwizacji. Zasady rachunkowości: 8 1) Ewidencja księgowa realizacji Projektu winna być prowadzona w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jedn. Tekst Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240), przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. 142, poz z późn. zm.), oraz wewnętrznych zarządzeń w zakresie rachunkowości obowiązujących w Urzędzie Gminy Zbrosławice dotyczących jednostki budżetowej oraz organu finansowego i wewnętrznych przepisów o charakterze finansowo-księgowym z uwzględnieniem zasad opisanych w niniejszej instrukcji. Ewidencja księgowa Projektu winna być prowadzona: a) w sposób umożliwiający ich podział na część dotyczącą finansowania ze środków własnych Gminy oraz część dotycząca finansowania ze środków RPOW; b) z podziałem wg kontrahentów, płatników itp.; c) w sposób umożliwiający właściwe ustalenie i podział kosztów zadania wg źródeł finansowania oraz potrzeb rozliczenia Projektu w sposób umożliwiający właściwe sporządzenie sprawozdania budżetowego RB-28S z wydatków Projektu. 2) Operacje dotyczące projektu księgowane będą następująco: a) w budżecie Gminy (organie finansowym) środki na wydatki związane z realizacją projektu przekazywane są z konta podstawowego budżetu w oparciu o pisemne zapotrzebowanie na środki. - w 2010r. do końca lipca 2010r. środki na realizację projektu księgowane bez wyodrębnionej analityki ; - po otrzymaniu sprawozdania z Urzędu Gminy za m-c lipiec 2010r. wydatki związane z projektem księgowane są bez wyodrębnionej analityki ; - od miesiąca sierpnia 2010r. wprowadza się na kontach księgowych w organie finansowym ujmujących operacje związane z projektem rozbudowaną analitykę. Liczba 0002 umiejscowiona na odpowiednim poziomie analityki obrazować będzie zapisy księgowe dotyczące projektu; - środki przekazane na realizację projektu do Urzędu Gminy oraz sprawozdanie z wykonania wydatków Urzędu w zakresie realizacji i projektu za okres od zostaną przeksięgowane dokumentem PK na odpowiedni poziom analityki, wyodrębniony dla potrzeb realizacji projektu. b) w Urzędzie Gminy z rachunku bieżącego po otrzymaniu środków z Organu zasilany będzie rachunek inwestycji (subkonto rachunku bieżącego) prowadzony w Banku Spółdzielczym w Tarnowskich Górach o numerze , z którego będą ponoszone wydatki na realizację projektu.

5 W 2010r. do końca lipca księgowania na kontach bez wyodrębnionej analityki. Środki otrzymane z Organu oraz wszystkie operacje związane z wydatkami za okres r. do r. zostaną przeksięgowane dokumentem PK na wyodrębnione konta analityczne. Od m-ca sierpnia operacje księgowe związane z projektem, będą ewidencjonowane na kontach analitycznych. Numer 87 (od numeru umowy) umiejscowiony na drugim poziomie analityki będzie obrazował zapisy księgowe dotyczące Projektu. Nie wprowadza się kont analitycznych dla kont pozabilansowych (980, 998, 999), dane ujęte w klasyfikacji budżetowej , będą dotyczyły Projektu.