REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY UNIWERSYTETU IM. ADAMA MICKIEWICZA W POZNANIU I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Administracja Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, zwanego dalej Uniwersytetem dzieli się na: 1) administrację centralną; 2) administrację wydziałową; 3) administrację pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu. 2. Jednostkami organizacyjnymi administracji są: działy, biura, samodzielne sekcje, sekcje, zespoły, inspektoraty, dziekanaty, sekretariaty, kancelarie, samodzielne stanowiska pracy, zakłady, warsztaty oraz administracje obiektów Uniwersytetu. 3. Jednostki organizacyjne administracji tworzy, przekształca i znosi rektor, na wniosek kanclerza. 4. Rektor może utworzyć inną jednostkę organizacyjną administracji niż określona w ust Administracją Uniwersytetu kieruje kanclerz w zakresie określonym przez Statut oraz niniejszy Regulamin. 2. Pracownicy administracji wydziałowej i administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu podlegają ponadto nadzorowi kierownika tej jednostki w zakresie powierzonych im obowiązków pracowniczych 3. Kierownicy, o których mowa w ust. 2, określają w szczególności zakres zadań podległych im pracowników administracji i obsługi, organizują i nadzorują ich pracę oraz występują do kanclerza, w zakresie udzielonego mu pełnomocnictwa, z wnioskami w sprawie nawiązania, zmiany oraz rozwiązania stosunku pracy z tymi pracownikami, wnioskami w sprawie awansowania, nagradzania i karania podległych im pracowników oraz wnioskami o skierowanie pracowników na szkolenia, studia i inne formy kształcenia. 4. Nadzór nad administracją Uniwersytetu sprawuje rektor Do podstawowych zadań jednostek organizacyjnych administracji należy w szczególności: 1) przygotowywanie wniosków, opinii i projektów dokumentów; 2) opracowywanie materiałów i informacji dla władz Uniwersytetu; 3) opracowywanie założeń oraz projektów aktów normatywnych, decyzji, umów i porozumień; 4) realizacja, nadzór i kontrola wykonywania zadań zawartych w aktach normatywnych, umowach, porozumieniach, decyzjach, poleceniach i wystąpieniach; 5) sprawozdawczość z zakresu zadań jednostki; 6) przygotowywanie i przekazywanie akt jednostki do archiwum; 7) rozpatrywanie i załatwianie podań, skarg i wniosków, z uwzględnieniem zależności służbowej; 8) wykonywanie zadań zleconych przez prorektorów, kanclerza lub jego zastępców oraz kierowników jednostek organizacyjnych Uniwersytetu w zakresie działania danej

2 jednostki przewidzianym w Statucie oraz w niniejszym Regulaminie i innych aktach normatywnych obowiązujących w Uniwersytecie. 2. Jednostka organizacyjna administracji, której zlecono załatwienie określonej sprawy, odpowiedzialna jest za pełną realizację zlecenia oraz udzielenie informacji o sposobie i terminie załatwienia sprawy. Jeżeli należyta realizacja zlecenia wymaga współpracy z innymi jednostkami organizacyjnymi administracji, jednostka przyjmująca zlecenie we własnym zakresie podejmuje i organizuje tę współpracę, którą nadzoruje kierownik jednostki przyjmującej zlecenie. 3. Jednostka organizacyjna administracji, która odebrała zlecenie nie mieszczące się w zakresie spraw należących do jej właściwości, obowiązana jest przekazać zlecenie jednostce właściwej do załatwienia sprawy, która udziela informacji o sposobie i terminie załatwienia sprawy. 4. Przy wykonywaniu zadań jednostki organizacyjne administracji zobowiązane są do ścisłego współdziałania, uzgodnień i konsultacji oraz udostępniania materiałów i danych niezbędnych do wykonania zadania. 5. Jednostki organizacyjne administracji wydziałowej i administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu wykonują zadania zgodnie z zaleceniami właściwych merytorycznie jednostek organizacyjnych administracji centralnej. 6. Za realizację zadań jednostki organizacyjnej administracji odpowiada jej kierownik, w szczególności za: 1) prawidłowe i terminowe wykonanie zadań; 2) sprawną organizację pracy; 3) określenie zakresów czynności podległych pracowników; 4) zabezpieczenie tajemnicy państwowej i służbowej; 5) przestrzeganie przepisów BHP i ochrony przeciwpożarowej; 6) zabezpieczenie mienia Uniwersytetu; 7) zapewnienie współpracy i współdziałania z innymi jednostkami organizacyjnymi administracji; 8) prowadzenie ewidencji czasu pracy podległych pracowników; 9) prowadzenie zbioru wewnętrznych i zewnętrznych aktów prawnych dotyczących działalności jednostki; 10) stosowanie odpowiednich przepisów prawa, a w szczególności przepisów ustawy o finansach publicznych, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym oraz ustawy Kodeks pracy. 7. Podczas nieobecności kierownika jednostki organizacyjnej administracji zastępuje go zastępca albo wyznaczony pracownik Jednostki organizacyjne administracji realizują swoje zadania przy pomocy zatrudnionych w nich pracowników na stanowiskach administracyjnych i obsługi. 2. Etatyzację na stanowiskach, o których mowa w ust. 1 ustala kanclerz, na wniosek kierownika danej jednostki lub z własnej inicjatywy, z zastrzeżeniem ust Etatyzację w jednostkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy, o których mowa w 14 ust. 1 6, ustala kanclerz po uprzednim uzgodnieniu odpowiednio z rektorem albo właściwym prorektorem. 5 Do obowiązków pracownika administracji Uniwersytetu należy w szczególności: 1) przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz postanowień Statutu i innych aktów normatywnych Uniwersytetu; 2) przestrzeganie tajemnicy służbowej; 3) rzetelne wykonywanie zadań określonych dla danego stanowiska, a w szczególności przestrzeganie terminów realizacji zadań; 2

3 4) wykazywanie inicjatywy w celu pełnego i prawidłowego wykonania powierzonych zadań; 5) znajomość i stosowanie przepisów dotyczących wykonywanych zadań; 6) współpraca z innymi pracownikami przy realizacji zadań; 7) dbanie o powierzone mienie, czystość i estetykę miejsca pracy. II. ZASADY KIEROWANIA ADMINISTRACJĄ UNIWERSYTETU 6 1. Kanclerz jest przełożonym wszystkich pracowników administracji i obsługi Uniwersytetu w zakresie wynikającym z pełnomocnictwa udzielonego przez rektora, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. 2. W zakresie pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1, kanclerz jest umocowany do nawiązywania, zmieniania i rozwiązywania stosunku pracy z pracownikami administracji i obsługi, a także do przyznawania tym pracownikom nagród i wyróżnień oraz wymierzania kar za naruszenie porządku i dyscypliny pracy, z zastrzeżeniem ust. 3 i Dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy, o których mowa w ust. 2, może nastąpić w odniesieniu do kierownika jednostki organizacyjnej administracji lub samodzielnego stanowiska pracy, wymienionych w 14 ust. 1-6, po uprzednim uzgodnieniu z rektorem, w odniesieniu do kierownika jednostki organizacyjnej administracji wydziałowej po uprzednim uzgodnieniu z dziekanem a w odniesieniu do kierownika jednostki organizacyjnej administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu po uprzednim uzgodnieniu z kierownikiem tej jednostki. 4. Kanclerz działa przy pomocy zastępców: 1) do spraw administracyjno gospodarczych; 2) do spraw technicznych; 3) do spraw inwestycji; 4) kwestora, który pełni też funkcję głównego księgowego Do zadań kanclerza, poza zadaniami wskazanymi w Statucie, należy: 1) kontrola planowego i terminowego wykonania zadań gospodarczo-finansowych Uniwersytetu; 2) współpraca z dziekanami oraz kierownikami pozostałych jednostek organizacyjnych w sprawach administracyjno-gospodarczych; 3) ustalanie zakresów obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych administracji i samodzielnych stanowisk pracy, z odpowiednim zastosowaniem 6 ust. 3 oraz z zastrzeżeniem 8 ust. 1 pkt 2); 4) realizacja decyzji rektora w sprawach finansowych; 5) dysponowanie funduszem bezosobowym na cele ogólnouniwersyteckie; 6) gospodarowanie osobowym funduszem płac pracowników administracji i obsługi; 7) opracowywanie i opiniowanie projektów aktów normatywnych związanych z funkcjonowaniem administracji Uniwersytetu; 8) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Uniwersytetu w zakresie obsługi procesu dydaktycznego i badawczego przez utrzymywanie sprawnej infrastruktury technicznej oraz realizację niezbędnych dostaw i usług; 9) wykonywanie czynności dotyczących likwidacji środków trwałych oraz rozliczanie osób odpowiedzialnych materialnie z tytułu niedoboru; 10) doskonalenie pracy administracji poprzez zapewnienie odpowiednich warunków pracy i pomoc w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych; 11) przeprowadzanie ocen okresowych pracowników administracji, co najmniej raz na pięć lat, na zasadach określonych przez rektora; 12) opracowanie systemu awansu zawodowego pracowników administracji i obsługi; 3

4 13) współpraca z samorządem studentów i samorządem doktorantów w zakresie realizacji zabezpieczenia ich potrzeb socjalnych, bytowych i kulturalnych; 14) kierowanie pracowników, na wniosek bezpośredniego przełożonego, na szkolenia, studia i inne formy kształcenia; 15) ustalanie dni wolnych od pracy dla pracowników niebędących nauczycielami; 16) wykonywanie innych zadań zleconych przez rektora. 2. Kanclerz podlega rektorowi i przed nim odpowiada za swoją działalność. 3. Kanclerz współdziała z prorektorami w zakresie zadań wyznaczonych przez rektora. 4. Kanclerz podejmuje działania kierując się zasadami legalności, rzetelności, celowości i gospodarności oraz przepisami obowiązującego prawa Do podstawowych zadań zastępców kanclerza należy w szczególności: 1) realizacja zadań wyznaczonych przez kanclerza, kontrola ich wykonania oraz analiza rozwiązań organizacyjnych, technicznych, formalno-prawnych i ekonomicznych w kontekście poprawy jakości i efektywności pracy; 2) ustalanie zakresów obowiązków kierowników podległych jednostek organizacyjnych administracji; 3) nadzorowanie pracy podległych jednostek organizacyjnych administracji, w szczególności w zakresie prawidłowego stosowania przepisów prawa; 4) wyznaczanie i realizacja strategii w zakresie zarządzania powierzonym obszarem działania; 5) przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zobowiązań finansowych; 6) współdziałanie z prorektorami i dziekanami oraz kierownikami pozostałych jednostek organizacyjnych; 7) wykonywanie innych zadań zleconych przez kanclerza. 2. Zastępcy kanclerza ponoszą odpowiedzialność w zakresie spraw wynikających z powierzonych im zadań. Do zadań zastępcy kanclerza do spraw administracyjno-gospodarczych należy: 1) nadzór nad gospodarką materiałowo-magazynową; 2) nadzór nad gospodarką transportową; 3) nadzór nad działalnością administracyjno-gospodarczą Uniwersytetu; 4) nadzór nad inwentaryzacją majątku; 5) organizacja i zapewnienie realizacji usług i dostaw wykonywanych przez podmioty zewnętrzne; 6) współpraca z właściwymi prorektorami w zakresie nadzoru nad prawidłowym wykorzystaniem środków funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów oraz w sprawach dotyczących domów i stołówek studenckich oraz obsługi administracyjnej i przyznawania świadczeń pomocy materialnej dla studentów i doktorantów Do zadań zastępcy kanclerza do spraw technicznych należy: 1) nadzór nad opracowywaniem planów w zakresie potrzeb remontowych Uniwersytetu i ich terminową realizacją; 2) podejmowanie decyzji dotyczących zagadnień technicznych, ekonomicznych i prawnych związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów; 3) nadzór nad opracowaniem dokumentacji projektowej i przygotowaniem terenu; 4

5 4) nadzór nad realizacją robót remontowych, modernizacyjnych i budowlanych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, z wyłączeniem inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 5) organizacja i zapewnienie realizacji usług, dostaw i robót budowlanych wykonywanych przez podmioty zewnętrzne. 11 Do zadań zastępcy kanclerza do spraw inwestycji należy: 1) podejmowanie decyzji dotyczących inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu w zakresie zagadnień technicznych, ekonomicznych i prawnych związanych z przygotowaniem terenu, opracowaniem dokumentacji projektowej i realizacją robót budowlanych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 2) organizacja i zapewnienie realizacji usług, dostaw i robót budowlanych wykonywanych przez podmioty zewnętrzne Do zadań kwestora należy: 1) opracowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu; 2) nadzór nad realizacją planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu; 3) sprawozdawczość finansowa określona odrębnymi przepisami; 4) ustalanie i aktualizacja dokumentacji opisującej politykę rachunkowości w Uniwersytecie; 5) nadzór nad realizacją polityki finansowej Uniwersytetu; 6) analiza i prowadzenie gospodarki finansowej Uniwersytetu. 2. Zadania kwestora jako głównego księgowego regulują odrębne przepisy Kwestor realizuje zadania przy pomocy zastępców. 2. Zakresy obowiązków zastępców ustala kwestor po uprzednim uzgodnieniu z kanclerzem. III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU 14 Według zakresów wykonywanych zadań ustala się następującą strukturę organizacyjną administracji Uniwersytetu: 1. Rektorowi bezpośrednio podlegają: 1) Biuro Rektora; 2) Zespół Radców Prawnych; 3) Kancelaria tajna; 4) Samodzielne stanowisko ds. analiz ekonomiczno-finansowych; 5) Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego; 6) Samodzielne stanowisko ds. obronnych i obrony cywilnej; 7) Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych; 8) Samodzielne stanowisko ds. ochrony przeciwpożarowej; 9) Samodzielne stanowisko ds. rewizji. 2. Prorektorowi ds. kadry i rozwoju uczelni bezpośrednio podlegają: 1) Dział Kadr i Organizacji; 5

6 2) Dział Socjalny; 3) Inspektorat BHP. 3. Prorektorowi ds. nauki i współpracy międzynarodowej bezpośrednio podlegają: 1) Dział Nauki i Programów Krajowych; 2) Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia Laboratoryjnego; 3) Dział Współpracy z Zagranicą. 4. Prorektorowi ds. programów europejskich i współpracy z gospodarką bezpośrednio podlegają: 1) Dział Programów Europejskich; 2) Biuro ds. Realizacji Projektu Międzyuczelniane Centrum NanoBioMedyczne; 3) Biuro Informacji i Promocji; 4) Biuro Promocji Zawodowej Studentów i Absolwentów UAM ( Biuro Karier ); 5) Samodzielne stanowisko ds. uczelnianego systemu informacyjnego. 5. Prorektorowi ds. kształcenia bezpośrednio podlegają: 1) Biuro Rady ds. Jakości Kształcenia; 2) Samodzielna sekcja ds. studiów doktoranckich. 6. Prorektorowi ds. studenckich bezpośrednio podlega Dział Nauczania. 7. Jednostki organizacyjne administracji, wymienione w ust. 2-6, niezależnie od swego podporządkowania, wykonują również zadania powierzone bezpośrednio przez innych prorektorów, jeżeli realizacja tych zadań wynika z zakresu obowiązków danego prorektora. 8. Kanclerzowi bezpośrednio podlegają: 1) Sekretariat Kanclerza; 2) Dział Zamówień Publicznych; 3) Kancelaria Główna; 4) Samodzielne stanowisko ds. nieruchomości; 5) Samodzielne stanowisko ds. ochrony obiektów uniwersyteckich; 6) Zakład Graficzny; 7) Administracja Domu Nauczyciela Akademickiego; 8) Administracje ośrodków wypoczynkowych i domów pracy twórczej: a) Akademicka baza noclegowa Bacówka w Jamnej, b) Dom wypoczynkowy w Zakopanem, c) Dom Pracy Twórczej w Ciążeniu, d) Dom Pracy Twórczej i Wypoczynku w Obrzycku, e) Ośrodek sanatoryjno-wypoczynkowy w Kołobrzegu, f) Zespół Pałacowo-Parkowy w Gułtowach. 9. Zastępcy kanclerza ds. administracyjno gospodarczych bezpośrednio podlegają: 1) Dział Administracyjno-Gospodarczy; 2) Dział Zaopatrzenia; 3) Samodzielna sekcja inwentaryzacji; 4) Sekcje administracyjno-gospodarcze: a) Collegium Biologicum, b) Collegium Chemicum, c) Collegium Geologicum i Collegium Geographicum im. Profesora Stanisława Pawłowskiego, d) Collegium Historicum, e) Collegium im. Hipolita Cegielskiego, f) Collegium Iuridicum Novum, 6

7 g) Collegium Maius, h) Collegium Mathematicum i budynek dydaktyczny Wydziału Nauk Politycznych i Dziennikarstwa, i) Collegium Minus, Collegium Iuridicum i obiekt przy ulicy Słowackiego, j) Collegium Novum, k) Collegium Physicum, l) budynek dydaktyczny przy ulicy Drzymały, m) budynek dydaktyczny przy ulicy Międzychodzkiej, n) budynek dydaktyczny Wydziału Teologicznego, o) budynek dydaktyczny- Obserwatorium Astronomiczne, p) Biblioteka Uniwersytecka, q) zespół budynków dydaktycznych Wydziału Nauk Społecznych i Wydziału Studiów Edukacyjnych, r) sekcje administracyjno-gospodarcze w zamiejscowych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu: - zespół budynków dydaktycznych Wydziału Pedagogiczno-Artystycznego w Kaliszu, - zespół budynków dydaktycznych w Słubicach, - budynek dydaktyczny Collegium Europaeum Gnesnense im. Jana Pawła II, - budynek dydaktyczny w Kościanie, - budynek dydaktyczny w Pile, - budynek dydaktyczny w Śremie; 5) Administracje domów i osiedli studenckich : a) Dom Akademicki przy ulicy Nieszawskiej, b) Dom studencki Babilon, c) Dom studencki Hanka, d) Dom studencki Jowita, e) Domy studenckie w Gnieźnie, f) Domy studenckie w Kaliszu, g) Osiedle studenckie Jagienka i Zbyszko, h) Osiedle studenckie w Słubicach; 6) Administracje obiektów sportowych: a) Pływalnia Uniwersytecka, b) Sala sportowa przy ulicy Młyńskiej, c) Sala sportowa przy ulicy Umultowskiej. 10. Zastępcy kanclerza ds. technicznych bezpośrednio podlegają: 1) Dział Techniczny; 2) Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze. 11. Zastępcy kanclerza ds. inwestycji bezpośrednio podlega Dział Inwestycji. 12. Zastępcy kanclerza-kwestorowi bezpośrednio podlegają: 1) Dział Ewidencji Majątku; 2) Dział Finansowy; 3) Dział Księgowości i Kosztów; 4) Dział Płac i Stypendiów. 13. Dziekanowi bezpośrednio podlega administracja wydziałowa, w tym dziekanat. 14.Kierownikowi jednostki organizacyjnej administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu bezpośrednio podlega administracja tej jednostki. 7

8 IV. ZAKRESY DZIAŁANIA JEDNOSTEK ADMINISTRACJI UNIWERSYTETU Dział Administracyjno-Gospodarczy: 1) organizowanie i koordynowanie pracy kierowników sekcji administracyjnogospodarczych; 2) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia i likwidacją szkód majątkowych; 3) przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, użyczenia lokali i powierzchni oraz wystawienie faktur na podstawie zawartych umów; 4) administrowanie lokalami mieszkalnymi; 5) zabezpieczenie obsługi centrali telefonicznej, analiza kosztów i kontrola rozliczeń połączeń telefonicznych, prowadzenie ewidencji użytkowników telefonów; 6) organizowanie przewozów osobowych i towarowych pojazdami własnymi i wynajętymi według potrzeb jednostek organizacyjnych; 7) prowadzenie gospodarki środkami transportowymi oraz paliwami; 8) prowadzenie spraw związanych z zamawianiem, rozliczaniem i rejestracją kosztów przejazdów komunikacją miejską; 9) wyposażanie, w porozumieniu z samodzielnym stanowiskiem ds. ochrony przeciwpożarowej, obiektów w sprzęt ochrony przeciwpożarowej i znaki ewakuacyjne; 10) przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia na usługi w zakresie utrzymania czystości w obiektach, dozoru i ochrony mienia, przewozu osób, prania, dezynsekcji i deratyzacji, dostawy paliwa oraz rozliczanie kosztów tych usług i dostaw; 11) ustalanie rejonów sprzątania oraz norm zużycia środków czystości oraz innych środków wykorzystywanych do utrzymania czystości w obiektach; 12) przygotowywanie projektów umów dotyczących wykorzystywania do celów służbowych samochodów nie będących własnością Uniwersytetu oraz rozliczanie kosztów z tym związanych; 13) sprawdzanie zgodności faktur z zawartymi umowami na dostawę mediów do obiektów, w tym energii elektrycznej, wody oraz wywozu nieczystości; 14) techniczne zabezpieczenie uroczystości organizowanych przez władze Uniwersytetu; 15) opracowywanie i ewidencja protokołów z postępowania likwidacyjnego składników trwałych, z wyłączeniem aparatury naukowej, oraz druków ścisłego zarachowania. 2. Dział Ewidencji Majątku: 1) prowadzenie ewidencji rzeczowych składników majątkowych; 2) prowadzenie ewidencji analitycznej inwestycji budowlanych; 3) prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych i wyposażenia; 4) rozliczanie amortyzacji; 5) prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej materiałów stanowiących własność Uniwersytetu; 6) kontrola dokumentów dotyczących obrotu rzeczowymi składnikami majątkowymi; 7) kontrola i uzgadnianie ewidencji składników majątkowych poszczególnych jednostek organizacyjnych; 8) prowadzenie ewidencji rachunków z tytułu nadwyżek i niedoborów; 9) sporządzanie rozdzielników kosztów dotyczących zużycia materiałów z magazynu; 10) sporządzanie sprawozdań z realizacji inwestycji oraz stanu majątku trwałego Uniwersytetu. 8

9 3. Dział Finansowy: 1) prowadzenie gospodarki kasowej i bankowej Uniwersytetu w zakresie wpłat i wypłat w obrocie gotówkowym i bezgotówkowym w PLN i walutach obcych, współpraca z bankami, zabezpieczenie obrotu gotówkowego i pomieszczeń kasowych; 2) prowadzenie spraw związanych z obsługą lokat terminowych; 3) udzielanie jednostkom organizacyjnym informacji o środkach finansowych zgromadzonych na ich kontach; 4) kontrola formalno-rachunkowa dokumentów stanowiących podstawę do dokonywania płatności zagranicznych, zwrotu nadpłaconych należności, zwrotu wadium i zabezpieczeń należytego wykonania umów oraz krajowych delegacji służbowych; 5) ewidencja udzielanych zaliczek oraz egzekwowanie ich terminowego rozliczania; 6) wystawianie faktur i not księgowych dotyczących należności z tytułu dochodów i zwrotu wydatków w oparciu o dokumentację źródłową dostarczaną przez właściwe jednostki organizacyjne; 7) wzywanie dłużników do zapłaty wierzytelności; 8) dokonywanie czynności związanych z rozliczaniem podatku VAT; 9) przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów finansowych; 10) ewidencja druków ścisłego zarachowania związanych z gospodarką finansową oraz kontrola gospodarki tymi drukami. 4. Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia Laboratoryjnego: 2) zaopatrywanie Uniwersytetu w aparaturę, odczynniki, gazy i szkło do celów naukowych i dydaktycznych, zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania; 3) organizacja napraw gwarancyjnych i pogwarancyjnych aparatury; 4) opracowywanie dokumentacji finansowo-księgowej związanej z zakupami i naprawami aparatury w zakresie niezbędnym do rozliczeń i księgowania; 5) inicjowanie działania Komisji Likwidacyjnej w zakresie aparatury i udział w jej pracach; 6) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, ścisła współpraca z Działem Zamówień Publicznych. 5. Dział Inwestycji: 1) prowadzenie, w oparciu o obowiązujące przepisy, inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 2) przygotowywanie dokumentacji do ubiegania się o środki finansowe; 3) prowadzenie nadzoru inwestorskiego; 4) sprawdzanie kosztorysów i rozliczanie inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 5) dokonywanie odbiorów wykonywanych obiektów; 6) bieżąca kontrola stanu zaawansowania rzeczowego i finansowego robót; 7) prowadzenie sprawozdawczości finansowej inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 8) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych. 6. Dział Kadr i Organizacji: 2) obsługa administracyjna spraw związanych z nawiązywaniem, zmianą i rozwiązywaniem stosunku pracy, prowadzenie akt osobowych i komputerowej ewidencji osobowej; 3) prowadzenie spraw związanych z awansowaniem pracowników; 4) prowadzenie spraw związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczenia społecznego pracowników i ich rodzin; 9

10 5) prowadzenie spraw związanych z regulacjami wynagrodzeń i innymi świadczeniami wynikającymi ze stosunku pracy (odprawy rentowe, emerytalne, pośmiertne); 6) przygotowywanie wniosków o odznaczenia i nagrody Rektora oraz Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego; 7) prowadzenie dokumentacji stypendiów doktorskich i habilitacyjnych oraz urlopów naukowych; 8) obsługa administracyjna spraw związanych z oceną okresową pracowników; 9) ewidencja stopni i tytułów naukowych uzyskiwanych przez pracowników; 10) dokonywanie analizy stanu i struktury zatrudnienia, ewidencja etatów; 11) przechowywanie dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy; 12) bieżąca kontrola czasu pracy pracowników administracji centralnej; 13) obsługa administracyjna urlopów pracowniczych; 14) obsługa administracyjna spraw związanych z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracowników; 15) opracowywanie sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych dotyczących stanu zatrudnienia; 16) planowanie, ustalanie i rozliczanie funduszu nagród; 17) załatwianie spraw związanych z alternatywnymi formami zatrudnienia (staże absolwenckie, zastępcza służba wojskowa, praktyki, wolontariat); 18) ewidencja wewnętrznych aktów normatywnych; 19) ewidencja jednostek organizacyjnych; 20) obsługa administracyjna wniosków o przyznanie emerytury lub renty; 21) wystawianie legitymacji służbowych, ubezpieczeniowych, identyfikatorów oraz innych dokumentów poświadczających zatrudnienie. 7. Dział Księgowości i Kosztów: 1) prowadzenie księgowości syntetycznej i analitycznej w zakresie księgowości finansowej oraz ewidencji rozliczania kosztów; 2) uzgadnianie kosztów oraz okresowe rozliczanie kosztów pośrednich na wszystkie rodzaje działalności; 3) opracowywanie na wniosek uprawnionych osób informacji ekonomicznych o wykorzystaniu środków do celów planistycznych, aplikacyjnych oraz sprawozdawczych; 4) archiwizowanie i zabezpieczanie dokumentów księgowych; 5) prowadzenie, we współpracy z Działem Ewidencji Majątku, ewidencji pozabilansowej rzeczowych składników majątku nabytych lub wytworzonych w toku realizacji działalności badawczej. 8. Dział Nauczania: 2) obsługa bieżąca studentów studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych oraz uczestników studiów podyplomowych związana z tokiem studiów; 3) prowadzenie spraw studentów cudzoziemców; 4) koordynacja prac związanych z rekrutacją na I rok studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych, w tym obsługa uczelnianej komisji rekrutacyjnej; 5) obsługa administracyjna komisji dyscyplinarnej dla studentów I i II instancji; 6) załatwianie spraw związanych z działalnością kół naukowych i organizacji studenckich; 7) organizacja inauguracji roku akademickiego dla studentów I roku; 8) załatwianie spraw dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego studentów; 9) ustalanie terminarza oraz rezerwacja uroczystości absolutoryjnych; 10) prowadzenie całokształtu zadań związanych z uwierzytelnianiem dyplomów ukończenia studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych oraz świadectw ukończenia studiów podyplomowych; 10

11 11) prowadzenie spraw administracyjnych związanych z koordynacją praktyk pedagogicznych, zawodowych i ćwiczeń terenowych; 12) nadzór merytoryczny nad drukami ścisłego zarachowania, w tym dyplomami ukończenia studiów wyższych wraz z odpisami, świadectwami ukończenia studiów podyplomowych, legitymacjami i indeksami; 13) sprawdzanie pod względem rachunkowym i merytorycznym umów cywilnoprawnych płatnych z działalności dydaktycznej i dochodów własnych Uniwersytetu; 14) przygotowywanie poleceń wypłat z tytułu godzin ponadwymiarowych; 15) obsługa administracyjna pełnomocnika rektora ds. pomocy materialnej oraz obsługa uczelnianej komisji ekonomicznej w zakresie przyznawania świadczeń pomocy materialnej, prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem miejsc w domach studenckich, koordynacja prac związanych z przyznawaniem stypendiów Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego za osiągnięcia w nauce i wybitne osiągnięcia sportowe; 16) obsługa administracyjna funduszu na działalność socjalno-kulturalną studentów; 17) prowadzenie sekretariatu Parlamentu Samorządu Studentów UAM; 18) obsługa administracyjna Klubu Uczelnianego AZS UAM oraz współpraca ze Studium Wychowania Fizycznego i Sportu oraz Organizacją Środowiskową AZS Poznań; 19) koordynacja działalności Ośrodka Teatralnego Maski ; 20) obsługa administracyjna Poradni Psychologicznej dla Studentów UAM. 9. Dział Nauki i Programów Krajowych: 2) administracyjna obsługa całokształtu działalności naukowo-badawczej (wnioski, umowy, kontrola realizacji oraz sprawozdawczość z zakresu badań finansowanych przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Fundację na rzecz Nauki Polskiej oraz inne jednostki administracji państwowej i samorządowej); 3) przygotowywanie dokumentacji i projektów umów o wykonanie prac badawczych zlecanych przez podmioty krajowe i zagraniczne; 4) obsługa administracyjna interdyscyplinarnych projektów badawczych o charakterze międzyuczelnianym; 5) opracowywanie projektów umów krajowych o współpracy naukowo badawczej i ich ewidencja; 6) prowadzenie centralnego rejestru nadanych stopni doktora i doktora habilitowanego; 7) ewidencja zjazdów, sympozjów i konferencji naukowych; 8) ewidencja publikacji naukowych Uniwersytetu; 9) sporządzanie wniosków o nagrody Prezesa Rady Ministrów, stypendia, nagrody i inne formy wspierania działalności badawczej przez Fundację na Rzecz Nauki Polskiej oraz dotacje przyznawane przez inne fundacje i fundusze krajowe; 10) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie organizacji konferencji naukowych. 10. Dział Płac i Stypendiów: 1) naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy oraz wynagrodzeń bezosobowych; 2) księgowanie list płac oraz uzgadnianie kont finansowych; 3) dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń; 4) dokonywanie przelewów wynagrodzeń i stypendiów na właściwe konta bankowe; 5) prowadzenie rozliczeń z urzędami skarbowymi w zakresie naliczania i odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych oraz sporządzanie rocznych rozliczeń PIT; 11

12 6) naliczanie, sporządzanie deklaracji DRA, RMUA i przekazywanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz fundusz pracy; 7) wystawianie zaświadczeń o wysokości wynagrodzeń Rp7 stanowiących podstawę do naliczenia wysokości emerytury lub renty oraz informowanie ZUS o wysokości dochodów osiąganych przez zatrudnionych w Uniwersytecie emerytów i rencistów; 8) prowadzenie spraw z zakresu ubezpieczeń osobowych; 9) przechowywanie i zabezpieczanie list płac. 11. Dział Programów Europejskich: 2) doradztwo i konsultacja pomysłów i wniosków dotyczących projektów badawczych, dydaktycznych oraz infrastrukturalnych współfinansowanych ze środków europejskich (m.in. z funduszy strukturalnych, 7 Programu Ramowego), a także pomoc w uzyskaniu wymaganych załączników; 3) informowanie o możliwościach finansowania projektów badawczych, dydaktycznych i infrastrukturalnych ze środków europejskich oraz o aktualnych konkursach, zasadach, szkoleniach; 4) udostępnianie dokumentacji konkursowej, aktualnych wytycznych programu; 5) rejestracja i przyjmowanie zgłoszeń planowanych projektów oraz prowadzenie zestawień i statystyk dotyczących składanych wniosków i prowadzonych projektów; 6) organizowanie konsultacji indywidualnych z ekspertami, w tym z Krajowego i Regionalnego Punktu Kontaktowego Programów Ramowych UE; 7) współpraca z instytucjami prowadzącymi nabór wniosków o dofinansowanie projektów oraz inną działalność z zakresu programów europejskich; 8) załatwianie spraw dotyczących obiegu dokumentów związanych z realizacją umów cywilnoprawnych zawartych w ramach projektów europejskich; 9) przechowywanie kopii umów o dofinansowanie projektów oraz sporządzonych aneksów, kolejnych wersji wniosków aplikacyjnych, protokołów pokontrolnych oraz korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą. 12. Dział Socjalny: 2) prowadzenie spraw związanych z przydziałem miejsc dla pracowników i doktorantów w domach studenckich i Domu Nauczyciela Akademickiego; 3) obsługa pracowników oraz emerytów i rencistów w zakresie korzystania z usług i świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; 4) organizowanie różnych form wypoczynku dla pracowników i ich rodzin; 5) organizowanie imprez okolicznościowych dla emerytów i rencistów; 6) sprawowanie bieżącej kontroli nad działalnością ośrodków wypoczynkowych; 7) prowadzenie bazy danych emerytów i rencistów uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. 13. Dział Techniczny: 1) ustalanie danych do planu remontów obiektów, przygotowywanie planu i jego realizacja; 2) nadzór nad remontami, w tym sprawdzanie kosztorysów i odbiór robót; 3) prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów i sprawowanie nadzoru technicznego w rozumieniu przepisów prawa budowlanego; 4) prowadzenie całokształtu zagadnień gospodarki energetycznej i ciepłowniczej; 5) zabezpieczanie łączności telefonicznej i jej konserwacja; 6) bieżąca kontrola wydatków na remonty; 7) prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji budowlanych, z wyłączeniem prac objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 12

13 8) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych; 9) prowadzenie nadzoru inwestorskiego; 10) sprawdzanie kosztorysów i rozliczanie inwestycji, z wyłączeniem inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 11) dokonywanie odbiorów wykonywanych obiektów; 12) bieżąca kontrola stanu zaawansowania rzeczowego i finansowego robót; 13) prowadzenie sprawozdawczości finansowej inwestycji, z wyłączeniem inwestycji objętych programem wieloletnim Uniwersytetu; 14) sprawowanie, we współpracy z Działem Administracyjno-Gospodarczym, kierownikami domów i osiedli studenckich oraz innych obiektów, nadzoru nad pracami konserwatorów urządzeń technicznych w obiektach. 14. Dział Współpracy z Zagranicą: 2) inicjowanie współpracy z zagranicą oraz informowanie społeczności akademickiej o nowych ofertach, projektach mobilności studentów i naukowców, stypendiach i propozycjach nadesłanych do Uniwersytetu; 3) inicjowanie współpracy w zakresie strategii internacjonalizacji badań i kształcenia na Uniwersytecie; 4) aktywna działalność w zakresie pozyskiwania środków finansowych w ramach organizacji kształcenia cudzoziemców / AMU-PIE /; 5) kompleksowa obsługa wyjazdów służbowych za granicę; 6) organizowanie obsługi związanej z przyjmowaniem pracowników cudzoziemców oraz uczestników studiów doktoranckich cudzoziemców; 7) prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową w ramach umów międzyuczelnianych (wymiana osobowa, wizyty, wymiana programowa); 8) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w przygotowaniu przyjazdów gości z zagranicy; 9) kompletowanie materiałów do planów współpracy oraz archiwizacja umów i porozumień z ośrodkami zagranicznymi; 10) kompleksowa obsługa studentów i pracowników w ramach Lifelong learning programme ERASMUS. 15. Dział Zamówień Publicznych: 1) prowadzenie centralnego rejestru zamówień Uniwersytetu; 2) przyjmowanie wniosków o udzielenie zamówienia; 3) sprawdzanie wniosków o udzielenie zamówienia pod względem zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności weryfikacja trybu udzielenia zamówienia; 4) uczestnictwo w opracowaniu projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia; 5) uczestnictwo w pracach komisji przetargowych; 6) udostępnianie wykonawcom specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz prowadzenie ich rejestru, przyjmowanie i rejestrowanie ofert; 7) publikacja ogłoszeń w sprawach zamówień oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych; 8) obsługa formalno-prawna postępowań o udzielenie zamówienia; 9) opracowanie projektu umowy lub istotnych postanowień umowy w sprawie zamówienia; 10) prowadzenie korespondencji w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia; 11) opracowanie projektu decyzji o powołaniu komisji przetargowej; 12) wydawanie dyspozycji zwrotu wadium; 13) doradztwo w zakresie stosowania przepisów z zakresu zamówień publicznych. 13

14 16. Dział Zaopatrzenia: 1) realizacja zamówień na materiały i surowce niezbędne dla zapewnienia sprawności eksploatacyjnej obiektów, bieżącej konserwacji i remontów; 2) zakup, magazynowanie i dystrybucja materiałów biurowych, administracyjnych, odzieży roboczej i ochronnej, środków higieny osobistej i czystościowych oraz środków do działalności naukowo dydaktycznej; 3) prowadzenie ewidencji i rozliczeń materiałowych; 4) prowadzenie dokumentacji magazynowej; 5) zamawianie pieczątek służbowych, ich ewidencja i wydawanie; 6) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych. 17. Biuro ds. Realizacji Projektu Międzyuczelniane Centrum NanoBioMedyczne wykonuje zadania w ramach tego projektu. 18. Biuro Informacji i Promocji: 2) inicjowanie, projektowanie i prowadzenie działań marketingowych promujących ofertę dydaktyczną, naukową, kulturalną i sportową Uniwersytetu wśród kandydatów na studia I i II stopnia oraz studiów doktoranckich i podyplomowych; 3) aktywne tworzenie dobrego wizerunku Uniwersytetu na zewnątrz poprzez organizację przedsięwzięć o charakterze popularno-naukowym, współplanowanie i realizacja prac nad przygotowaniem cyklicznych wydarzeń i przedsięwzięć o charakterze promocyjnym, otwartych dla społeczności Uniwersytetu, miasta Poznania i województwa wielkopolskiego; 4) przygotowywanie materiałów promocyjnych, medialnych kampanii reklamowych w prasie, Internecie, radiu i telewizji oraz na nośnikach outdoor; 5) planowanie i realizacja obecności oferty Uniwersytetu na targach edukacyjnych w Polsce i za granicą; 6) prowadzenie działań budujących i wzmacniających markę Uniwersytetu na rynku, w ramach programu Ambasador UAM, Akademicki Poznań i Study In Poznań ; 7) zamawianie i dystrybucja materiałów promocyjnych na potrzeby jednostek Uniwersytetu i innych podmiotów; 8) wykonywanie prac zleconych przez Biuro Rektora oraz pomoc w obsłudze imprez akademickich. 19. Biuro Promocji Zawodowej Studentów i Absolwentów UAM (Biuro Karier): 2) prowadzenie różnorodnych form aktywnego poszukiwania ofert pracy dla studentów i absolwentów Uniwersytetu poprzez nawiązywanie kontaktów z przedsiębiorcami; 3) prowadzenie monitoringu prasowego i internetowego ofert pracy; 4) gromadzenie informacji o kursach językowych i studiach podyplomowych; 5) prowadzenie rozmów doradczych, ankietowanie studentów i absolwentów, prowadzenie szkoleń i seminariów związanych z rynkiem pracy; 6) prowadzenie baz danych studentów i absolwentów poszukujących pracy oraz baz danych pracodawców i opracowywanie informatora o firmach; 7) prowadzenie spraw związanych z wolontariatem; 8) organizowanie targów pracy oraz Festiwalu Nauki i Sztuki; 9) przygotowywanie prezentacji firm zainteresowanych współpracą w zakresie poszukiwania potencjalnych pracowników; 10) opieka nad praktykami nie będącymi praktykami programowymi. 14

15 20. Biuro Rady ds. Jakości Kształcenia: 2) obsługa działalności Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia; 3) obsługa strony internetowej informowanie o bieżącej działalności jednostek wymienionych w strukturze Uczelnianego Systemu Zarządzania Jakością Kształcenia; 4) rejestracja przepisów i wytycznych dotyczących budowy Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego; 5) gromadzenie i przetwarzanie informacji oraz wspomaganie działań odpowiednich koordynatorów związanych z wdrażaniem na Uniwersytecie postanowień Procesu Bolońskiego; 6) prowadzenie ankietyzacji; 7) gromadzenie i przetwarzanie, we współpracy z Biurem Karier, danych dotyczących monitoringu absolwentów i opinii pracodawców; 8) organizacja konferencji, spotkań, szkoleń. 21. Biuro Rektora: 1) obsługa organizacyjna i administracyjna rektora, prorektorów, senatu, komisji senackich i rektorskich oraz zespołów powoływanych przez rektora; 2) obsługa kancelaryjna i prowadzenie sekretariatów rektora i prorektorów; 3) przygotowywanie sprawozdań rektora z działalności Uniwersytetu, materiałów do rankingów, analiz i prezentacji; 4) organizacja i obsługa konferencji, komisji, posiedzeń innych gremiów oraz spotkań i uroczystości organizowanych przez rektora lub prorektorów; 5) przygotowywanie i opracowywanie materiałów na posiedzenia senatu; 6) współorganizacja posiedzeń nadzwyczajnych senatu oraz uroczystości nadania doktoratów honoris causa; 7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pełnomocnictw udzielonych przez rektora; 8) prowadzenie ewidencji odznaczeń, tytułów, godności i innych wyróżnień przyznawanych przez Uniwersytet; 9) uwierzytelnianie przez kierownika Biura odpisów dokumentów i poświadczanie własnoręczności podpisów w wewnętrznym obiegu dokumentów; 10) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu w zakresie obsługi rektora i prorektorów. 22. Samodzielna sekcja inwentaryzacji: 1) opracowywanie planów i realizacja inwentaryzacji ciągłej oraz przeprowadzanie inwentaryzacji doraźnych; 2) przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego i przedstawianie wniosków uczelnianej komisji inwentaryzacyjnej; 3) opracowywanie wniosków dotyczących usprawnienia ewidencji majątku oraz ochrony mienia; 4) współpraca z Działem Ewidencji Majątku. 23. Samodzielna sekcja ds. studiów doktoranckich: 2) obsługa administracyjna stypendiów doktoranckich; 3) obsługa administracyjna posiedzeń komisji dyscyplinarnej dla doktorantów I i II instancji oraz uczelnianej komisji rekrutacyjnej i uczelnianej komisji ekonomicznej doktorantów; 4) załatwianie spraw dotyczących ubezpieczenia zdrowotnego doktorantów. 15

16 24. Sekcje administracyjno-gospodarcze: 1) dbałość o oszczędne i racjonalne zużycie energii elektrycznej, cieplnej, wody i materiałów eksploatacyjnych; 2) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie i dostarczanie wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków awarii, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów oraz niezbędnych dostaw i usług; 3) gospodarka sprzętem, środkami utrzymania czystości i innymi materiałami; 4) utrzymanie porządku i czystości na terenie i w otoczeniu obiektu; 5) sporządzanie dokumentacji płacowej dla zatrudnionych w obiekcie pracowników. 25. Zespół Radców Prawnych: 1) opiniowanie pod względem prawnym projektów umów, zarządzeń, regulaminów i instrukcji o charakterze normatywnym; 2) udzielanie pisemnych lub ustnych opinii prawnych na żądanie organów Uniwersytetu, kanclerza, zastępców kanclerza lub kierowników jednostek organizacyjnych; 3) informowanie rektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Uniwersytetu oraz o uchybieniach w zakresie przestrzegania prawa; 4) wykonywanie obsługi prawnej w zakresie określonym w ustawie o radcach prawnych. 26. Inspektorat BHP: 2) kontrolowanie przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeprowadzanie przeglądów warunków pracy i nauki; 3) organizowanie szkoleń okresowych i wstępnych dla pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy; 4) ocenianie i dokumentowanie ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą oraz informowanie o środkach profilaktycznych podjętych w celu zmniejszenia ryzyka; 5) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz ich dokumentowanie; 6) prowadzenie dokumentacji wypadków w drodze do i z pracy oraz chorób zawodowych; 7) analizowanie przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych w celu ich ograniczenia; 8) udział w odbiorach technicznych obiektów remontowanych lub nowo powstałych; 9) kontrolowanie stosowania przez pracowników środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz aktualizowanie norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego; 10) kontrolowanie przeprowadzanych badań profilaktycznych pracowników oraz organizowanie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy; 11) współpraca ze Społeczną Inspekcją Pracy oraz organizacjami związkowymi; 12) współpraca z państwowymi organami kontroli i nadzoru nad warunkami pracy; 13) doradztwo z zakresie organizacji stanowisk pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; 14) wykonywanie innych zadań służby bhp wynikających z odrębnych przepisów. 27. Sekretariat Kanclerza: 1) przyjmowanie, rozdział i prowadzenie bieżącej korespondencji wpływającej do kanclerza i jego zastępców oraz przygotowywanie korespondencji, z wyłączeniem spraw należących do właściwości innych jednostek organizacyjnych administracji; 2) prowadzenie rejestru interesantów; 16

17 3) prowadzenie ewidencji terminów zebrań, narad, spotkań, udział w ich przygotowaniu i protokołowanie; 4) przygotowywanie wyjazdów służbowych kanclerza i jego zastępców; 5) prowadzenie terminarza czynności kanclerza i jego zastępców; 6) prowadzenie podręcznego zbioru przepisów. 28. Kancelaria Główna: 1) odbiór, wysyłanie i rozdział poczty wewnętrznej i zewnętrznej; 2) nadawanie listów krajowych i zagranicznych, ekspediowanie listów kurierskich, nadawanie telegramów; 3) rozsyłanie okólników, komunikatów i zarządzeń. 29. Kancelaria Tajna wykonuje zadania wynikające z przepisów o kancelariach tajnych. 30. Samodzielne stanowisko ds. analiz ekonomiczno-finansowych: 1) przygotowywanie i aktualizacja prognozy równowagi finansowej Uniwersytetu; 2) bieżąca analiza płynności finansowej Uniwersytetu; 3) analiza obszarów powstawania kosztów oraz ustalanie optymalnego poziomu wydatków; 4) nadzorowanie spójności informacji finansowej wewnątrz Uniwersytetu; 5) udział w opracowaniu projektu planu rzeczowo-finansowego Uniwersytetu. 31. Samodzielne stanowisko ds. audytu wewnętrznego wykonuje zadania wynikające z ustawy o finansach publicznych i aktów wykonawczych. 32. Samodzielne stanowisko ds. nieruchomości: 1) przygotowywanie projektów umów najmu, dzierżawy, użyczenia nieruchomości gruntowych; 2) kompletowanie dokumentacji związanej ze stanem prawnym nieruchomości; 3) przygotowywanie dokumentacji związanej z nabyciem lub zbyciem prawa własności lub ograniczonych praw rzeczowych; 4) prowadzenie spraw związanych z rewindykacją nieruchomości; 5) prowadzenie spraw w zakresie regulacji stanu prawnego nieruchomości. 33. Samodzielne stanowisko ds. obronnych i obrony cywilnej: 1) prowadzenie spraw obronnych Uniwersytetu; 2) realizacja zadań organizacyjnych, szkoleniowych i innych mających na celu przygotowanie obrony cywilnej do wykonywania zadań obronno-ratowniczych przewidzianych na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa; 3) prowadzenie magazynu sprzętu ochrony cywilnej. 34. Samodzielne stanowisko ds. ochrony informacji niejawnych: 1) ochrona informacji niejawnych; 2) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych; 3) szkolenie pracowników w zakresie informacji niejawnych; 4) kierowanie pracą Kancelarii Tajnej, organizowanie obiegu dokumentów o charakterze poufnym i tajnym; 5) inicjowanie i organizowanie niezbędnych przedsięwzięć w zakresie zabezpieczenia tajemnicy państwowej i służbowej oraz kontrolowanie przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów; 6) przeprowadzanie okresowej kontroli ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych. 17

18 35. Samodzielne stanowisko ds. ochrony obiektów uniwersyteckich: 1) nadzór i kontrola zabezpieczenia obiektów zgodnie z opracowanym planem ochrony; 2) współdziałanie z jednostkami policji w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa obiektów. 36. Samodzielne stanowisko ds. ochrony przeciwpożarowej: 1) organizowanie ochrony przeciwpożarowej w jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu, w tym opiniowanie potrzeb w zakresie środków i urządzeń gaśniczych oraz urządzeń i instalacji alarmowej sygnalizacyjnej, wdrażanie postępu technicznego w zakresie ochrony przeciwpożarowej, opiniowanie projektów modernizacji i remontów pomieszczeń i urządzeń instalacji w zakresie ochrony przeciwpożarowej, opiniowanie instrukcji technologicznych, ruchowych z uwzględnieniem wymogów ochrony przeciwpożarowej; 2) współdziałanie z właściwymi terenowo jednostkami Państwowej Straży Pożarnej w zakresie zapewnienia właściwych warunków ochrony przeciwpożarowej; 3) udział w dochodzeniach przeciwpożarowych, analizowanie przyczyn powstawania pożarów oraz występowanie z wnioskami mającymi na celu przeciwdziałanie zagrożeniu pożarowemu; 4) prowadzenie ewidencji i statystyki pożarów i strat; 5) udział w prowadzeniu szkoleń informacyjnych w zakresie ochrony przeciwpożarowej dla pracowników, studentów i doktorantów. 37. Samodzielne stanowisko ds. rewizji: 1) prowadzenie planowanych i doraźnych rewizji (kontroli) w jednostkach organizacyjnych w zakresie działalności gospodarczej, finansowej i organizacyjnej; 2) instruowanie pracowników kontrolowanych jednostek w zakresie obowiązujących przepisów ogólnych i wewnętrznych w aspekcie zagadnień związanych z przedmiotem kontroli ( rewizji ); 3) zabezpieczanie dowodów rzeczowych w przypadku wykrycia nadużyć oraz sporządzanie projektów wniosków do organów ścigania; 4) współpraca z organami kontroli zewnętrznej przeprowadzającymi kontrolę w Uniwersytecie. 38. Samodzielne stanowisko ds. uczelnianego systemu informacyjnego: 1) koordynacja prac zespołu do spraw strony WWW w Centrum Informatycznym; 2) koordynacja prac korespondentów uczelnianego systemu informacyjnego; 3) realizacja internetowych kampanii reklamowych na serwisie WWW Uniwersytetu; 4) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie serwisu WWW. 39. Zakład Graficzny: 1) wykonywanie usług małej poligrafii i kserograficznych; 2) druk materiałów, ustalanie harmonogramu druku, cen i wysokości nakładów; 3) prowadzenie analitycznej ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym oraz ścisła współpraca z Działem Księgowości i Kosztów. 40. Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze: 1) wykonywanie prac remontowych na zlecenie Działu Technicznego; 2) świadczenie usług w zakresie wykonania nietypowego sprzętu, wyposażenia i urządzeń dla jednostek organizacyjnych na zlecenie Działu Technicznego; 3) prowadzenie analitycznej ewidencji kosztów w układzie kalkulacyjnym oraz współdziałanie w zakresie rozliczeń z Działem Księgowości i Kosztów; 4) świadczenie usług zewnętrznych za zgodą zastępcy kanclerza ds. technicznych. 18

19 41. Administracje domów i osiedli studenckich: 1) dbałość o oszczędne i racjonalne zużycie energii elektrycznej, cieplnej, wody i materiałów eksploatacyjnych; 2) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie i dostarczanie ciepłej wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków awarii, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów i niezbędnych dostaw i usług; 3) gospodarka sprzętem, środkami utrzymania czystości i innymi materiałami; 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zakwaterowaniem studentów i osób niebędących studentami; 5) prowadzenie ksiąg meldunkowych, przyjmowanie i ewidencjonowanie opłat, ustalanie odszkodowań za zniszczone mienie, nadzór nad przestrzeganiem przez mieszkańców postanowień regulaminu domu studenckiego; 6) kierowanie do właściwego prorektora wniosków o pozbawienie miejsca w domu studenckim za nieprzestrzeganie regulaminu domu studenckiego; 7) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu i wyposażenia, gospodarka opałem i innymi materiałami; 8) sporządzanie dokumentacji płacowej dla zatrudnionych w obiekcie pracowników; 9) określanie potrzeb remontowych, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów; 10) planowanie potrzeb w zakresie wyposażenia w sprzęt, meble, pościel i materiały czystościowe; 11) ścisła współpraca z Działem Nauczania, dziekanami oraz radą mieszkańców domu studenckiego. 42. Administracja Domu Nauczyciela Akademickiego: 1) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zakwaterowaniem nauczycieli akademickich; 2) prowadzenie ksiąg meldunkowych, przyjmowanie i ewidencjonowanie opłat; 3) nadzór nad przestrzeganiem przez mieszkańców postanowień regulaminu Domu Nauczyciela Akademickiego; 4) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu. 43. Administracje obiektów sportowych: 1) ścisła współpraca z kierownictwem Studium Wychowania Fizycznego i Sportu; 2) wykonywanie zadań zleconych przez kierownika Studium Wychowania Fizycznego i Sportu w zakresie zajęć sportowych; 3) dbałość o oszczędne i racjonalne zużycie energii elektrycznej, cieplnej, wody i materiałów eksploatacyjnych; 4) utrzymywanie obiektów w pełnej sprawności poprzez ogrzewanie i dostarczanie wody, konserwację urządzeń i wyposażenia, usuwanie skutków awarii, dbałość o planowanie i wykonywanie remontów i niezbędnych dostaw i usług; 5) gospodarka sprzętem, środkami utrzymania czystości i innymi materiałami; 6) utrzymywanie czystości i sprawności eksploatacyjnej obiektu i wyposażenia; 7) nadzór nad przestrzeganiem przez użytkowników obiektu postanowień regulaminu obiektu. 44. Administracje ośrodków wypoczynkowych i domów pracy twórczej: 1) tworzenie pracownikom optymalnych warunków dla realizacji prawa do wypoczynku; 2) zapewnienie warunków dla doskonalenia zawodowego pracowników przebywających w domach pracy twórczej; 3) obsługa administracyjna szkoleń, posiedzeń i innych spotkań organizowanych w domach pracy twórczej

20 1. Do zakresu działania administracji wydziałowej należy: 1) prowadzenie spraw związanych z tokiem studiów wyższych i studiów doktoranckich realizowanych przez wydział; 2) opracowywanie rozkładów zajęć dydaktycznych, sesji egzaminacyjnej i zjazdów dydaktycznych; 3) prowadzenie ewidencji studentów wydziału i dokumentacji studiów; 4) prowadzenie dokumentacji z zakresu procesu nauczania; 5) prowadzenie spraw studenckich w zakresie stypendiów i innych świadczeń materialnych; 6) przygotowywanie wniosków dotyczących spraw osobowych pracowników wydziału; 7) prowadzenie dokumentacji z zakresu rozwoju kadry naukowej (przewody doktorskie, habilitacyjne, nadawanie tytułów naukowych i honorowych); 8) przygotowywanie projektów umów w sprawie prowadzenia zajęć dydaktycznych zleconych oraz prowadzenie ewidencji tych zajęć; 9) prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości z zakresu badań naukowych wydziału; 10) koordynowanie działalności jednostek wydziałowych oraz prowadzenie zbiorczych planów i sprawozdawczości tych jednostek; 11) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy pracowników wydziału oraz spraw związanych z planowaniem urlopów i ich realizacją, sporządzanie list obecności i kontrola obecności pracowników nie będących nauczycielami akademickimi; 12) wykonywanie obsługi sekretarskiej dziekana, prodziekanów i rady wydziału; 13) prowadzenie sprawozdawczości z zakresu pracy dziekanatu; 14) przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych. 2. Zakres zadań administracji wydziałowej w sekretariatach określa dziekan, na wniosek kierownika właściwej jednostki organizacyjnej wydziału. 17 Do zakresu działania administracji pozostałych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu należy obsługa działalności naukowej i dydaktycznej tych jednostek. V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 18 Sposób i tryb wykonywania poszczególnych czynności w zakresie administracji Uniwersytetu szczegółowo regulują: 1) instrukcja kancelaryjna; 2) instrukcja o sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych; 3) instrukcja w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych; 4) regulamin zamówień publicznych; 5) regulamin ocen pracowników administracji; 6) regulamin pracy. 19 Schemat struktury organizacyjnej administracji Uniwersytetu stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu. 20