Regulamin audytu wewnętrznego

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do Zarządzenia nr 1909/10 Burmistrza Andrychowa z dnia 22 czerwca 2010r. Regulamin audytu wewnętrznego I. Postanowienia ogólne. 1 Audytem wewnętrznym jest niezaleŝne badanie systemów zarządzania i kontroli przez, które Burmistrz Andrychowa uzyskuje obiektywną i niezaleŝną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności kontroli zarządczej Urzędu Miejskiego w Andrychowie i jednostek organizacyjnych Gminy Andrychów. Audyt swoim działaniem obejmuje równieŝ czynności doradcze, które mają na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Ocena ta dotyczy w szczególności: - zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi, - efektywność i gospodarność podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli, - wiarygodność sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budŝetu, - skuteczności zarządzania ryzykiem, w tym kwestii istotnych dla rozwoju oraz zmian procesów zarządzania wnoszenie w ramach funkcji zapewniającej i doradczej wartości dodanej w procesie poprawy jakości zarządzania, - lepszego wykorzystania zasobów i potencjału ludzkiego jednostki sektora finansów publicznych. 1

2 2 Audyt wewnętrzny w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Andrychów prowadzi audytor wewnętrzny na podstawie upowaŝnienia wydanego przez Burmistrza Andrychowa. 3 Audyt wewnętrzny prowadzony jest zgodnie z następującymi przepisami prawa : 1. Ustawy z dnia 24 września 2009r o finansach publicznych / tekst jednolity Dz. U. Nr 157 poz z 2009 roku./ 2. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010r. w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego / Dz. U. nr 21 poz. 108 z 2010r/ 3. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2006r. w sprawie kwot, których przekroczenie powoduje obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / Dz. U. Nr 112, poz. 763 z 2006r/ 4. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 kwiecień 2008r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni / Dz. U. Nr 61, poz. 378 z 2008r/ 5. Standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / komunikat Ministra Finansów nr 1 z dnia 19 lutego 2009r. / 6. Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych / komunikat Ministra Finansów nr 16 z dnia 18 lipca 2006r./ II. Cele audytu wewnętrznego. 4 Celem audytu jest ochrona interesów Urzędu Miejskiego w Andrychowie i jednostek organizacyjnych Gminy Andrychów poprzez świadczenie niezaleŝnych, obiektywnych oraz systematycznych usług zapewniających i doradczych odnoszących się do celów jednostki 2

3 oraz zachodzących w niej procesów słuŝących usprawnieniu jej funkcjonowania, poprzez poprawę skuteczności zarządzania Urzędu Miejskiego w Andrychowie i jednostek organizacyjnych Gminy Andrychów, w tym zarządzania ryzykiem oraz ocenie systemu kontroli zarządczej. 5 Audyt obejmuje czynności o charakterze oceniającym, zapewniającym i doradczym. Podstawowym zadaniem audytu są czynności oceniające i zapewniające. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane jeśli nie naruszają zasady obiektywizmu i niezaleŝności audytora. Czynności doradcze wykonywane przez audytora wewnętrznego są przeprowadzane jako część zadania audytowego lub na wniosek kierownika jednostki w której zatrudniony jest audytor. Audytor wewnętrzny prowadząc audyt w jednostkach nadzorowanych lub podległych moŝe wykonywać czynności doradcze na wniosek kierownika tej jednostki za zgodą kierownika jednostki w której jest zatrudniony. W wyniku wykonywania czynności doradczych audytor moŝe przedstawić opinie lub zalecenia dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki. Burmistrz oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych nie są związani wnioskami, zaleceniami i opiniami dotyczącymi czynności doradczych. III. Zakres audytu wewnętrznego. 6 Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej oraz systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem i jakości realizowanych zadań, a w szczególności: 1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, 3

4 2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej, 3) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej, 4) ocenę zabezpieczenia mienia jednostki, 5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki, 6) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami, 7) ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu i kontroli. 7 Audyt wewnętrzny moŝe objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania jednostki. Zakres audytu wewnętrznego nie moŝe być ograniczany. Burmistrz Andrychowa powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. 8 IV. NiezaleŜność audytora. 9 Stanowisko audytora wewnętrznego zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Andrychowie podlega bezpośrednio Burmistrzowi Andrychowa, który zapewnia organizacyjną odrębność wykonywanych przez niego zadań. 10 Audytor wewnętrzny nie powinien być naraŝony na próby narzucania obszarów audytu, wpływania na sposób wykonywania prac oraz przekazywania wyników. 4

5 V. Prawa i obowiązki audytora. 11 Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytów: finansowych, systemowych, działalności, informatycznych, zarządzania, gospodarności, wydajności, efektywności i innych. 12 Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo dostępu do rozmowy ze wszystkimi pracownikami jednostki w której jest prowadzony audyt. Pracownicy ci mają obowiązek udzielać informacji i wyjaśnień, a takŝe potwierdzać kopie dokumentów. Udzielenie ustnych informacji i złoŝenie wyjaśnień powinno być potwierdzone na piśnie. 13 Audytor wewnętrzny ma zagwarantowane prawo dostępu do wglądu do wszelkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym zawartych na elektronicznych nośnikach informacji. Audytor moŝe wykonywać potrzebne do realizacji zadania kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki z zachowaniem tajemnicy ustawowo chronionej. 14 Audytor wewnętrzny ma prawo domagać się od dyrektorów jednostek podległych, kierowników wydziałów i pracowników Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego. 15 Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy kontroli zarządczej, procesy zarządzania ryzykiem oraz procesy kontroli wewnętrznej w jednostce, ale poprzez swoje 5

6 badania wnioski i uwagi wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów. 16 Audytor nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale w swoim działaniu audytorskim powinien zidentyfikować moŝliwość zaistnienia lub zaistnienie przestępstwa. 17 Audytorowi nie moŝna powierzyć takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką. 18 Audytor wewnętrzny współpracuje, w zakresie swoich zadań, z audytorami zewnętrznymi oraz instytucjami kontrolnymi, w tym z kontrolerami NIK, RIO. 19 Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezaleŝne: 1) Ustalenie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, 2) Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, 3) Przedstawienie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień oraz usprawnienia audytowanej działalności. 20 Audytor wewnętrzny powinien: 1) wykonywać swoją pracę uczciwie, odpowiedzialnie i z zaangaŝowaniem, 2) przestrzegać prawa 3) uznawać i wspierać cele jednostki, które są zgodne z prawem i zasadami etyki, 4) przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska 6

7 21 Audytor ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności i kwalifikacje poprzez stałe doskonalenie zawodowe. Burmistrz Andrychowa w miarę moŝliwości finansowych przeznacza środki na ten cel. Planowanie i sprawozdawczość z przeprowadzania audytu. 22 Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu opracowanego w oparciu o udokumentowaną analizę ryzyka. Audytor opracowuje jeden plan w porozumieniu ze Burmistrzem i kierownikami jednostek nadzorowanych i podległych. Roczny plan audytu audytor przedstawia Burmistrzowi Andrychowa do akceptacji. Przeprowadzając analizę ryzyka, audytor wewnętrzny uwzględnia zakres odpowiedzialności kierownika jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej. W celu przygotowania planu audytu audytor wewnętrzny przeprowadza analizę zasobów osobowych komórki audytu wewnętrznego na rok następny z uwzględnieniem, w szczególności, liczonych w osobodniach: 1) czasu przeznaczonego na szkolenie i rozwój zawodowy; 2) czasu przeznaczonego na czynności organizacyjne; 3) urlopów i innych nieobecności; 4) rezerwy czasowej. 23 Przeprowadzanie audytu poza planem rocznym powinno wystąpić w przypadkach wyjątkowych, wystąpienia czynników o znamionach wysokiego ryzyka dla działalności jednostki. Audytor moŝe przeprowadzić audyt poza planem na wniosek kierownika jednostki, w której jest zatrudniony bądź teŝ na wniosek kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej lub z własnej inicjatywy w uzgodnieniu z Burmistrza Andrychowa. 7

8 24 1) Audytor wewnętrzny w porozumieniu z kierownikiem jednostki przygotowuje do końca roku, na podstawie analizy ryzyka plan audytu na następny rok. 2) Do końca stycznia kaŝdego roku audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni. 25 Audytor sporządza sprawozdanie z przeprowadzonych zadań audytowych, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia. Sprawozdanie przekazuje Kierownikowi wydziału lub Kierownikowi jednostki zgodnie z zakresem podmiotowym określonym w programie zadania w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny. Audytor wewnętrzny przedstawia sprawozdanie Burmistrzowi Andrychowa. 26 Audytor moŝe przeprowadzić czynności sprawdzające w celu oceny działań jednostki podjętych w celu realizacji zaleceń wynikających z otrzymanego sprawozdania. 27 Jeśli ze względu na specyfikę wymaganych czynności audytowych audytor wewnętrzny nie posiada wystarczającej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji niezbędnych do ich wykonywania występuje z wnioskiem o powołanie rzeczoznawcy. 28 Szczegółową metodykę pracy audytora wewnętrznego określa Księga Procedur audytu wewnętrznego obowiązująca w jednostkach organizacyjnych Gminy Andrychów.