KONTROLING SPRZEDAŻOWY W EXCELU. Tom I NPV JEŻELI COS WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP KOMÓRKA VBA DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY.LICZBA

Transkrypt

1 z a a w a n s o w a n y KONTROLING SPRZEDAŻOWY W EXCELU VBA NPV WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP KOMÓRKA CZY.LICZBA JEŻELI COS DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA Tom I

2 Kontroling sprzedażowy w Excelu Wojciech Próchnicki

3 Autor: Wojciech Próchnicki Kierownik marketingu: Ewa Ziętek-Maciejczyk Wydawca: Monika Kijok Redaktor naczelny Grupy Czasopism: Urszula Wróblewska Redaktor prowadzący: Rafał Janus Korekta: Zespół Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Druk: Miller ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a tel , faks NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Kontroling sprzedażowy w Excelu wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Kontroling sprzedażowy w Excelu oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Kontroling sprzedażowy w Excelu została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Kontroling sprzedażowy w Excelu oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Kontroling sprzedażowy w Excelu lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

4 Spis treści Wstęp Planowanie budżetu i ustalenie warunków bonusów z wykorzystaniem narzędzia Tabela danych Model sprzedaży i wyników budżetu Zadanie do wykonania Tabela danych jako narzędzie analizy symulacji Graficzna prezentacja struktury sprzedaży na wykresie bąbelkowym Graficzna prezentacja osiągniętych wyników dla poszczególnych towarów Ustalenie granic poszczególnych grup towarów Określenie polityki sprzedaży dla poszczególnych grup produktów Budżetowanie elastyczne sprzedaży Budżetowanie elastyczne Struktura sprzedaży jako podstawa budżetów cząstkowych Wykonanie budżetu i analiza odchyleń Graficzna prezentacja sprzedaży według województw Analiza danych sprzedażowych z wykorzystaniem tabeli przestawnej Wybór miesiąca z rozwijanej listy Pobieranie danych z tabeli z użyciem funkcji WEŹDANETABELI Ocena dostawców Wskaźniki oceny dostawców Miesięczna ocena dostawców Podział na dostawców podstawowych i alternatywnych Rachunek marży zysku w ramach poszczególnych produktów i klientów Składniki kalkulacji marży Analiza marży I, II i III poziomu Rachunek marżowy dla produktów Rachunek marżowy dla klientów Analiza ABC jako metoda klasyfikacji towarów w przedsiębiorstwie Analiza ABC Przykład analizy ABC System raportowania wskaźników efektywności pracy przedstawicieli handlowych Wskaźniki efektywności Forma raportowania KPI Graficzna prezentacja realizacji celów KPI Prezentacja odchyleń sprzedaży na wykresie typu flying bridges Konsolidacja tygodniowych planów (wykonań lub odchyleń) sprzedażowych Pliki do planowania sprzedaży Konsolidacja danych Konsolidacja bez łączy ze źródłem danych Zastosowanie tabel przestawnych do analizy dużych zbiorów danych sprzedażowych Struktura danych wykorzystanych do tabeli przestawnej Tworzenie tabeli przestawnej Modyfikacja pól tabeli przestawnej Warianty budżetu sprzedaży tworzone przy użyciu menedżera scenariuszy Model budżetu sprzedaży Menedżer scenariuszy Obliczanie różnych aspektów rentowności sprzedaży Budowa numeru zlecenia Określenie rentowności sprzedaży w różnych aspektach

5 Kontroling sprzedażowy w Excelu Wstęp Osoba zajmująca się w organizacji kontrolingiem musi być wyposażona w odpowiednie narzędzia (system ERP czy oprogramowanie BI), lecz często wszelkie analizy i raporty wykonuje w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel. Wykorzystanie Excela w controllingu sprzedażowym daje możliwość szybkiego wykonania potrzebnych analiza, raportów czy też zbudowania narzędzi do cyklicznego badania i monitorowania określonych wielkości i wskaźników. Często osoby pracujące w kontrolingu znają Excela, ale nie potrafią zastosować go w konkretnym przypadku czy też nie potrafią za jego pomocą zbudować modelu sprzedażowego. W książce pokazano, jak w pomysłowy sposób wykorzystać do analizy danych różne funkcje Excela. Dużą zaletą jest omawianie poszczególnych funkcji na praktycznych przypadkach, które mogą zdarzyć się w firmach i innych organizacjach. Z głównych narzędzi Excela w książce znalazły się opisy tabel danych, tabel przestawnych, menedżera scenariuszy, konsolidacja oraz zaawansowane wykresy. Ale czytelnik dowie się nie tylko, jak korzystać z samego arkusza kalkulacyjnego. Autor pokazuje, jak analizować duże zbiory danych sprzedażowych i graficznie przedstawić wyniki sprzedażowe. W przykładach omawia też takie modele, jak analiza ABC, analiza rachunku marżowego, budżetowanie elastyczne sprzedaży oraz KPI. Przykłady zawarte w podręczniku możliwe są do wykonania w Excelu 2007 i jego nowszych wersjach. Arkusze z opisywanymi przykładami można pobrać z Internetu. 4 UWAGA Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony:

6 1. Planowanie budżetu i ustalenie warunków bonusów z wykorzystaniem narzędzia Tabela danych Budżet firmy na kolejny rok powstaje we współpracy z różnymi działami przedsiębiorstwa, np. sprzedaży, produkcji, zasobów ludzkich itd. Jest to długotrwały i skomplikowany proces, ponieważ planowaniu podlega większość z obszarów działalności danej organizacji. Wynikiem takiej wewnętrznej kooperacji jest plan funkcjonowania firmy na przyszły okres (przeważnie roku), wyznaczający cele w wielu aspektach i dziedzinach funkcjonowania jednostki. W tym rozdziale przyjrzymy się firmie dystrybucyjnej obsługującej około 80 klientów, której asortyment towarów liczy w przybliżeniu 120 pozycji. Na jej przykładzie pokażemy, jak w prosty i szybki sposób wyliczyć wszystkie warianty modelu dla kombinacji dwóch parametrów przyjmujących kilkanaście różnych wartości (łącznie 135 kombinacji). Firma dolicza do zakupionych towarów 15% ich wartości i w ten sposób ustala cenę sprzedaży. Ponieważ na rynku, na którym działa nasz podmiot, jest bardzo duża konkurencja, firma musi czymś zachęcić zarówno obecnych klientów, jak i zdobyć nowych. Takim sposobem jest system rocznych bonusów od zakupów dokonanych przez poszczególnych klientów (resellerów, detalistów). Wielkość bonusów jest określana przez dwa parametry: 1. Ilościowa granica przyznania bonusu określa roczną wielkość sprzedaży (ilość) każdego z towarów, po przekroczeniu której przysługuje bonus. 2. Procentowa wysokość bonusu procent liczony od wielkości zakupu danego towaru po przekroczeniu wyznaczonej granicy sprzedaży. W budżecie roczne bonusy pomniejszają wartość planowanej sprzedaży, przez co wpływają ujemnie na wynik firmy (marżę). Zadaniem pracownika jest ustalenie kilku wariantów bonusów (różnyh granic wielkości sprzedaży i odpowiadającym im % bonusów), aby marża utrzymywała się w określonym przedziale, a klient mógł wybrać spośród kilku wariantów przyznania bonusu. Czyli doprowadzenie do sytuacji wilk syty i owca cała Model sprzedaży i wyników budżetu W naszym przykładzie pracownik zbudował uproszczony model do wyliczenia wielkości i warunków bonusów. Składa się on z dwóch arkuszy: sprzedaż, w którym znajdują się plany sprzedażowe w przyszłym roku, oraz wyniki, w którym podawane są warunki 5

7 Kontroling sprzedażowy w Excelu wyliczenia bonusów, oraz bardzo uproszczony rachunek wyników pokazujący wynik na sprzedaży netto i brutto. Na rysunku 1.1. został przedstawiony arkusz sprzedaż, który zawiera roczne plany sprzedaży poszczególnych towarów do poszczególnych klientów. Składa się on z kolumn: Klient, Towar, Cena zakupu (cena zakupu 1 szt. danego towaru), Koszt zakupu (koszt zakupu liczony jako iloczyn ilości i ceny zakupu poszczególnego towaru), Ilość, Cena sprzedaży (cena zakupu + 15%), Wartość sprzedaży (iloczyn ilości i ceny sprzedaży), Bonus (bonus od wartości sprzedaży, liczony wg warunków z arkusza wyniki), Wartość netto (liczona Wartość sprzedaży Koszt zakupu Bonus). Rysunek 1.1. Arkusz sprzedaż Arkusz wyniki (rysunek 1.2.) podzielony został na dwie części. W pierwszej części WA- RUNKI BONUSÓW określamy granicę przyznania bonusu dla każdego towaru oraz jego wysokość liczoną jako procent od wartości sprzedaży. W zakładce sprzedaż (rysunek 1.1) wielkość Bonus liczona jest przy użyciu funkcji JEŻELI (Ilość > bonus granica [ilość]; Wartość sprzedaży * procentowa wartość bonusu; 0). W drugiej części arkusza zatytułowanej MODEL znajdują się poszczególne elementy wyniku firmy, przy założeniu 0% bonusów. Wartość sprzedaży kształtująca się na poziomie 50 mln zł, koszty zakupu w wysokości 43,5 mln zł rabat równy 0, wynik na sprzedaży brutto (wartość sprzedaży koszty zakupu bonus) równy 6,5 mln zł, marża I (wynik na sprzedaży brutto dzielony przez wartość sprzedaży) 13,04%, dodatkowo podane są zaplanowane całoroczne koszty sprzedaży i koszty zarządu w łącznej wysokości około 2,2 mln zł. Przy takich poziomach poszczególnych wartości kosztów sprzedaży wynik na sprzedaży netto (wynik na sprzedaży brutto koszty sprzedaży i zarządu) kształtuje się na poziomie 4,3 mln zł, a marża II (wynik na sprzedaży netto podzielony przez wartość sprzedaży) na poziomie 8,59%. Oczywiście suma poszczególnych wielkości (wartość sprzedaży, koszty zakupy, bonus) stanowi sumę pozycji z arkusza sprzedaż. 6

8 Rysunek 1.2. Arkusz wyniki Model jest dynamiczny. Przykładowo, jako granicę bonusów wpiszemy 200, a za procentową wysokość bonusu wpiszemy 6%. Oznacza to, że jeżeli w przyszłym roku dany klient zakupi 200 szt. określonego towaru, to na koniec roku dostanie za niego bonus w wysokości 6% wartości jego sprzedaży. Przy takich warunkach bonusowych dla każdego z klientów suma bonusów wyniesie 2,2 mln zł (rysunek 1.3.), co obniży marżę II do poziomu 4,22%. Rysunek 1.3. Wynik przy przykładowych warunkach bonusów 1.2. Zadanie do wykonania Zadaniem pracownika jest wyznaczenie takich wariantów kryteriów bonusów (granicy ilościowej i wysokości bonusu), aby marża II kształtowała się na poziomie pomiędzy 5 6%. Przełoży się to na wynik w granicach 2,5 3 mln zł. Klient będzie miał do wyboru kilka wariantów bonusów, a firma osiągnie wynik w wyznaczonym, satysfakcjonującym przedziale. Zakłada się, że wysokość bonusu będzie w przedziale od 3% do 10%, co 0,5% (to da 15 wartości) oraz granica wielkości sprzedaży od 100 do 500, co 50 (9 wartości). 7

9 Kontroling sprzedażowy w Excelu Z tych przyjętych przedziałów wychodzi 9 15 = 135 kombinacji wysokości marży II, które należy przeanalizować. Pracownik mógłby każdy z wariantów podstawiać do modelu i notować wynik, ale powtarzanie tej czynności 135 razy jest męczące, pracochłonne i nie eliminuje możliwości popełnienia błędu. Jest jednak dobre rozwiązanie narzędzie tabela danych Tabela danych jako narzędzie analizy symulacji Tabela danych jest jednym z narzędzi analizy symulacji. Jest to analiza typu co, jeśli?, polegająca na zmienianiu wartości w komórkach modelu i obserwacji, jak te zmiany wpłyną na wynik modelu. Tabela danych pomaga badać zestaw możliwych wyników modelu przy jego zmiennych parametrach wejściowych (maksymalnie dwóch). Zaletą tego narzędzia jest fakt, że wszystkie wyniki przedstawione zostają w jednej tabeli w jednym arkuszu, co pozwala na szybką ocenę możliwości badanego założenia. Lokalizacja narzędzia to wstążka Dane/Analiza symulacji/tabela danych. Po wybraniu pokaże się okienko dialogowe Tabela danych, które zawiera dwa pola (rysunek 1.4.). Rysunek 1.4. Okienko dialogowe Tabela danych Pole Wierszowa komórka wejściowa wskazuje na wartości w tabeli znajdujące się w pierwszym wierszu. W niej należy wpisać, gdzie w naszym modelu dane umieszczone w pierwszym wierszu mają być podstawiane. Z kolei Kolumnowa komórka wejściowa dotyczy wartości w tabeli znajdujących się w pierwszej kolumnie. W niej należy wskazać, gdzie w naszym modelu dane umieszczone w pierwszej kolumnie mają być podstawiane. Tabela danych będzie zależna od dwóch parametrów: procentowej wysokości bonusu i jego granicy ilościowej. Tabelę danych budujemy w arkuszu wyniki (tabela musi być w tym samym arkuszu co model). Pierwszym krokiem do stworzenia tabeli danych jest określenie jej układu. Granicę ilościową umieścimy w wierszu 4, zaczynając od komórki G4 (przedział od 100 do 500, co 50). Natomiast wysokość bonusu wyrażoną w procentach umieścimy w kolumnie F, zaczynając od komórki F5 (przedział od 3% do 10%, co 0,5%). W ten sposób lewa górna komórka F4 zostanie pusta (rysunek 1.5.). 8

10 Rysunek 1.5. Rozmieszczenie wartości parametrów modelu W komórce F4 wstawiamy formułę wyliczającą marżę II (wynik netto na sprzedaży/wartość sprzedaży) jest to warunek konieczny, aby nasza tabela danych została wyliczona. Tabela danych potrzebuje formuły wyliczającej badany przez nas wynik (rysunek 1.6.). Rysunek 1.6. Formuła wyliczająca wartość marży II Następnie zaznaczamy tak zbudowaną macierz, łącznie z wartościami i formułą (rysunek 1.7.). 9

11 Kontroling sprzedażowy w Excelu Rysunek 1.7. Zaznaczenie całej tabeli Przechodzimy do Dane/Analiza warunkowa/tabela danych. Pojawi się okienko dialogowe Tabela danych (rysunek 1.8.). Rysunek 1.8. Okno dialogowe Tabela danych 1. W wierszowej komórce wejściowej wskazujemy komórkę w modelu, gdzie mają być podstawiane wartości z wiersza nr 4 (ilościowa granica bonusów). Jest to komórka C3. 2. W kolumnowej komórce wejściowej wskazujemy komórkę w modelu, gdzie mają być podstawiane wartości z kolumny F (procentowa wysokość bonusu). Jest to komórka C4. 3. Klikamy OK i cała tabela wypełni się wartościami marży II dla parametrów z 4. wiersza i kolumny F (rysunek 1.9.). Gdzie określona wartość marży II jest rezultatem podstawienia do modelu progu sprzedaży z wiersza 4 i wartości bonusu znajdującego się w kolumnie F. W jednej macierzy mamy zawarte wyniki dla 135 kombinacji dwóch zmiennych. 10

12 Rysunek 1.9. Wynikowa tabela danych Dodatkowo w zbudowanej tabeli można zastosować formatowanie warunkowe Narzędzia główne/formatowanie warunkowe/reguły wyróżniania komórek/między i zastosować formatowanie warunkowe dla wartości pomiędzy 5% i 6% (rysunek 1.10.). Umożliwi to wyróżnienie interesujących wyników, czyli wszystkich marż II znajdujących się w tym przedziale. Rysunek Zastosowanie formatowania warunkowego Jak widać na rysunku 1.11, są 23 kombinacje dwóch kryteriów spełniających zadane warunki, na przykład dla granicy ilościowej równej 150 i wysokości bonusu równej 4% marża II wyniesie 5,4%. 11

13 Kontroling sprzedażowy w Excelu Rysunek Tabela wynikowa z formatowaniem Pod macierzą z marżą II w taki sam szybki sposób możemy utworzyć macierz dla wyniku na sprzedaży netto, tylko w lewym górnym rogu zamiast formuły wyliczającej marżę II należy wstawić formułę wyliczającą wynik na sprzedaży netto. Następnie zastosować formatowanie warunkowe wartości pomiędzy 2,5 mln a 3,0 mln. W efekcie otrzymamy odzwierciedlenie procentowej wartości marży w wartościach złotówkowych wyniku netto na sprzedaży (rysunek 1.12.). Rysunek Tabela wyniku na sprzedaży netto W ten sposób pracownik szybko i bezbłędnie wykonał powierzone mu zadanie, a przy okazji wyniki zostały przedstawione w sposób przejrzysty i czytelny. Teraz klientom firmy mogą zostać przedstawione 23 warianty bonusów do wyboru, z których każdy przy takim poziomie planowej sprzedaży firmie przyniesie wynik netto na sprzedaży w granicach 2,5 mln zł do 3,0 mln zł (marża II 5,0% do 6,0%). 12 UWAGA Często z poszczególnymi bardziej znaczącymi klientami prowadzone są osobne negocjacje dotyczące bonusów. W takim wypadku można zastosować wyliczone macierze bądź skonstruować identyczny model wraz z tabelami danych tylko dla danego klienta. Jak widać, jest to doskonałe narzędzie do przeprowadzania symulacji wyniku modelu ze względu na zmiany maksymalnie dwóch jego parametrów. Dostarcza ono wielu istotnych i niezbędnych informacji w jasnym i prostym do odczytu układzie.

14 2. Graficzna prezentacja struktury sprzedaży na wykresie bąbelkowym W tym rozdziale przyjrzymy się, jak w procesie budowania strategii sprzedażowej wykorzystać trzy parametry, a uzyskane wyniki przedstawić w czytelnej formie. Sposób podziału towarów na grupy i opisanie ich przy użyciu trzech argumentów umożliwia łatwe i przejrzyste zobrazowanie struktury indeksów i pozwala na budowanie polityki sprzedażowej mającej na celu poprawę wyniku całej firmy. Daje jasny obraz struktury sprzedaży i działań, które należy podjąć w kierunku poprawy wyniku. Przykładowa firma analizuje sprzedaż produktów wg trzech kryteriów: wielkości sprzedaży, marży osiągniętej na danym indeksie, liczby punktów, do których towar jest dostarczany. Następnie według dwóch kryteriów: wartości sprzedaży oraz marży (parametr liczby punktów nie jest brany pod uwagę na tym etapie) wyznacza cztery grupy towarów: 1. Grupa 1 towary o wysokiej marży i wysokiej wartości sprzedaży, 2. Grupa 2 towary o wysokiej marży i niskiej wartości sprzedaży, 3. Grupa 3 towary o niskiej marży i wysokiej wartości sprzedaży, 4. Grupa 4 towary o niskiej marży i niskiej wartości sprzedaży. Na podstawie przyporządkowania towarów do tych czterech grup podejmowane są decyzje strategiczne dotyczące polityki sprzedażowej poszczególnych indeksów. Dla jasnego obrazu i umieszczenia trzech danych branych pod uwagę w procesie budowania polityki sprzedażowej zostanie stworzona ilustracja graficzna w formie wykresu bąbelkowego Graficzna prezentacja osiągniętych wyników dla poszczególnych towarów Pierwszym krokiem jest zestawienie potrzebnych danych do interpretacji graficznej. Na rysunku 2.1 przedstawione zostały dane dla szesnastu towarów: wartość sprzedaży, marża procentowa i wartościowa oraz liczba punktów, do których dostarczany jest dany produkt. 13

15 Kontroling sprzedażowy w Excelu Rysunek 2.1. Zestawienie wartości sprzedaży, marży i liczby punktów sprzedaży dla towarów Na tej podstawie zostanie zbudowany wykres bąbelkowy, do którego każdy towar jest dodawany jako nowa seria. Na rysunku 2.2 pokazano odpowiednie parametry dla każdej z serii (każdego towaru). Poszczególne parametry: 1. Nazwa serii wskazujemy nazwę towaru. 2. Wartość X serii precyzujemy wartość sprzedaży danego indeksu. 3. Wartość Y serii wskazujemy procentową marżę danego indeksu. 4. Rozmiar bąbelków serii wpisujemy liczbę punktów dla danego indeksu. Rysunek 2.2. Dodawanie serii dla każdego z towarów 14

16 Po dodaniu wszystkich indeksów towarów otrzymamy wykres, jak na rysunku 2.3. Każdy bąbel reprezentuje jeden z indeksów towarowych opisany trzema wartościami: na osi x wartością sprzedaży, na osi y procentem marży, natomiast rozmiar bąbla oznacza liczbę punktów, do których towar jest dostarczany. Rysunek 2.3. Otrzymany wykres bąbelkowy dla wszystkich towarów Dzięki takiemu zabiegowi otrzymaliśmy jasny obraz każdego z towarów opisany za pomocą trzech argumentów Ustalenie granic poszczególnych grup towarów Kolejnym krokiem jest ustalenie wartości sprzedaży oraz marży procentowej, według których towary zostaną przypisane do czterech grup. W tym wypadku takie granice to dla wartości sprzedaży zł, a dla marży 10%. Na wykresie dzielimy towary przez przesunięcie punktu przecięcia dwóch osi x i y (rysunek 2.4). Rysunek 2.4. Wyodrębnienie grup towarów na wykresie 15

17 Kontroling sprzedażowy w Excelu Według tych granic każda grupa opisana jest wg dwóch wartości granicznych, co obrazuje tabela poniżej. Tabela 1.1. Podział towarów na grupy GRUPA Wariant wartości sprzedaży Wariant % marży Grupa 1 >= >= 10% Grupa 2 < >= 10% Grupa 3 >= < 10% Grupa 4 < < 10% Obszary dla każdej z grup na wykresie przedstawia rysunek 2.5. Jest to przejrzysty sposób graficznego ujęcia przypisania każdego z indeksów towarów do jednej z czterech grup. Rysunek 2.5. Określenie grup na wykresie Aby umieścić pola z nazwami grup na wykresie, należy przejść do Wstawianie/Tekst/ Pole tekstowe i wstawić cztery pola tekstowe z nazwami poszczególnych grup. Następnie te pola tekstowe można umieścić w wybranych miejscach na wykresie. Trzymając wciśnięty lewy klawisz [Ctrl], zaznaczamy cztery pola tekstowe i wykres, następnie przyciskamy prawy przycisk myszy i z menu podręcznego wybieramy opcję Grupuj/ Grupuj. 16

18 2.3. Określenie polityki sprzedaży dla poszczególnych grup produktów Ostatnim zadaniem jest określenie dalszych działań sprzedażowych dla poszczególnych grup towarów. Grupa 1 to grupa indeksów T7, T14, T6, T10 i T11. Zarówno wartość sprzedaży, jak i marży procentowej jest na zadawalającym poziomie. Dlatego też możemy operować trzecim parametrem, próbując zwiększyć liczbę punktów, do których jest dostarczany towar. Grupa 2 zawiera indeksy T16, T2, T4, T1 i T9. W tej grupie towary osiągają zadowalającą marżę, ale wielkość sprzedaży jest poniżej wyznaczonej granicy. W tej grupie powinno się zwiększyć sprzedaż do już obsługiwanych punktów, jak też zdobywać nowe punkty sprzedaży. Wynikiem polityki sprzedażowej powinno być przejście tych towarów z grupy 2 do grupy 1. Grupa 3 obejmuje indeksy T12, T15 i T8. W tej grupie wartość sprzedaży jest powyżej wyznaczonego minimum, natomiast marża poniżej. Dla indeksów z tej grupy należy podjąć działania mające na celu zwiększenie marży, np. przez znalezienie tańszego dostawcy towaru lub oszczędności na kosztach dotyczących obsługi sprzedażowej tych indeksów. Jak w przypadku grupy 2 wynikiem powinno być przejście indeksów do grupy 1. Grupa 4 mieści w sobie indeksy T3, T5 i T13. W tej grupie wartość sprzedaży oraz wartość marży jest poniżej wyznaczonego minimum. Jest to grupa najwyższego ryzyka i należy wyznaczyć taką politykę, aby zwiększyć sprzedaż (większe ilości do już obsługiwanych punktów lub zdobywanie nowych) oraz by zwiększyć marżę (tańszy dostawca, redukcja kosztów). Jeżeli dane kroki nie dadzą zakładanego rezultatu, należy zastanowić się nad zastąpieniem tych indeksów innymi podobnymi towarami. Jak widać, idealnym rozwiązaniem jest sytuacja, w której wszystkie indeksy należą do grupy 1. Grupa 2 wymaga zwiększenia sprzedaży, grupa 3 podniesienia, natomiast grupa 4 wymaga szczególnej uwagi, ponieważ to ona obniża wyniki całej firmy. 17

19 Kontroling sprzedażowy w Excelu 3. Budżetowanie elastyczne sprzedaży Budżet elastyczny jest to plan tworzony w taki sposób, aby możliwe było korygowanie wstępnie zaplanowanych wielkości w zależności od zmiany warunków gospodarczych, możliwości firmy czy też zmiany rozmiarów działalności. Budżetowanie elastyczne ma również zastosowanie w zarządzaniu i planowaniu sprzedaży. Podstawowym założeniem tego rodzaju budżetowania jest określenie i zdefiniowanie głównych funkcji i zależności budżetowych występujących w strukturze sprzedaży. UWAGA W ten sposób można budżetować nie tylko sprzedaż, ale również koszty w przedsiębiorstwie, co pozwoli na określenie wyniku na działalności całej organizacji. Oczywiście najważniejsze jest ustalenie zmiennych parametrów w modelu oraz wyznaczenie ich wpływu na poszczególne wielkości sprzedaży jak też kosztów. Podstawową funkcją opisującą przychody ze sprzedaży jest: Przychody ze sprzedaży = liczba sprzedanych sztuk produktu cena jednostkowa produktu Ten rodzaj budżetowania pozwala na określenie dwóch rodzajów odchyleń sprzedaży: 1. Odchylenia wynikające z liczby sprzedanych sztuk produktu (wolumenowe) ustalenie tego odchylenia polega na przeliczeniu wykonanej sprzedaży przez ceny przyjęte w budżecie i obliczeniu odchylenia od budżetowanej wartości sprzedaży. 2. Odchylenia wynikające z ceny jednostkowej produktu (efektywne) ustalenie tego odchylenia polega na przeliczeniu budżetowanej wielkości sprzedaży przez ceny z wykonania i obliczeniu odchylenia od budżetowanej wartości sprzedaży. Zaletą budżetowania elastycznego jest łatwe ustalenie przyczyny otrzymanych odchyleń: czy wynikają z odchylenia od planowanego wolumenu, czy też to skutek różnicy pomiędzy ceną planowaną a ceną osiągniętą Budżetowanie elastyczne Przykładem pokazującym zastosowanie budżetowania elastycznego w sprzedaży jest firma, która wytwarza trzy grupy produktów sprzedawanych na rynku: 1. Krzesła jako osobny produkt. 2. Stoły jako osobny produkt. 3. Komplety stół z kompletem krzeseł. 18

20 Struktura organizacyjna działu sprzedaży jest przedstawiona na rysunku 3.1. Dział sprzedaży podzielony został na trzy grupy produktowe. Całym działem zarządza dyrektor sprzedaży, a nad każdą gałęzią reprezentującą grupę produktową czuwa kierownik. Każda grupa produktowa ma po trzech sprzedawców, którym przypisany jest określony region kraju. Rysunek 3.1. Struktura działu sprzedaży w przykładowej firmie W tej jednostce zostanie zastosowane budżetowanie elastyczne sprzedaży oraz pokazany sposób wyliczania dwóch rodzajów odchyleń od przyjętego planu. Założenie w planowaniu sprzedaży jest takie, że zostaje wyznaczona jedna kwota całorocznej sprzedaży, która następnie powinna być rozdzielona na poszczególne grupy produktowe oraz na poszczególnych sprzedawców. Dzięki temu każdy ze sprzedawców otrzyma swój budżet cząstkowy sprzedaży. Opracowany system budżetu elastycznego musi być tak skonstruowany, aby przy zmianie ogólnej planowanej wartości sprzedaży cały model przeliczył się do poziomu budżetu cząstkowego każdego ze sprzedawców Struktura sprzedaży jako podstawa budżetów cząstkowych Z określenia możliwości produkcyjnych firmy oraz zaplanowaniu sprzedaży na takim poziomie, aby EBIT firmy był na zadowalającym poziomie, dyrektor sprzedaży otrzymał planowaną wartość sprzedaży na 2013 rok w wysokości ,79 zł. Jednocześnie 19

21 Kontroling sprzedażowy w Excelu zastrzeżono możliwość zmiany tej wartości. Zadaniem dyrektora jest przedstawienie podziału tej wartości na poszczególne grupy produktowe i sprzedawców oraz przeliczenie wartości na liczbę produktów z założeniem 5% wzrostu średniej ceny z roku poprzedniego. Model i założenia przeliczania na wielkość sprzedaży i dzielenia na budżety cząstkowe muszą być tak skonstruowane, aby zmiana planowanej ogólnej wartości sprzedaży nie przysporzyła problemu ani nie była czasochłonna dla działu. W celu określenia struktury wartości sprzedaży w podziale na grupy produktowe i sprzedawców za podstawę do podziału przyjęto strukturę sprzedaży z przedniego roku 2012 (rysunek 3.2). Dla niej określono wartościowy podział wykonania w roku poprzednim oraz wyrażony procentowo udział poszczególnych grup produktowych oraz sprzedawców w całej wartości sprzedaży. Według struktury z roku 2012 grupa krzesła stanowi 30,3% sprzedaży, grupa stoły 32,3% natomiast grupa komplety 37,5%. Planowane wartości sprzedaży zostaną rozbite na poszczególne grupy takimi właśnie procentami udziału. Oczywiście procenty można zmienić, jeżeli osoby odpowiedzialne za sprzedaż posiadają informacje o planowanych zmianach na rynku mających wpływ na strukturę sprzedaży. Dodatkowo może ulec zmianie również rozbicie na poszczególnych sprzedawców, co ma związek z wyznaczonymi im celami budżetowymi czy też np. planem zatrudnienia nowych sprzedawców i wyznaczeniem im celów sprzedażowych na przyszły rok. Rysunek 3.2. Struktura sprzedaży w 2012 roku Na podstawie takiej struktury procentowej sprzedaży podzielono planowaną wartość sprzedaży w roku 2013 na poszczególne grupy i sprzedawców (rysunek 3.3). Otrzymano w ten sposób roczne budżety cząstkowe dla każdego ze sprzedawców przy założeniu takiej samej struktury sprzedaży jak w poprzednim roku. 20

22 Rysunek 3.3. Planowana struktura sprzedaży w 2013 roku Kolejnym krokiem jest przejście z cząstkowych budżetów wartościowych na ilościowe. W tym celu określono średnie ceny dla każdej z grup produktów w 2012 roku. Założeniem budżetowym jest zwiększenie cen o 5% w stosunku do roku poprzedniego. W ten sposób otrzymano średnie ceny grup na rok 2013 (rysunek 3.4). Na procent zmiany cen może mieć wpływ wiele czynników, np. wzrost cen surowców do produkcji wyrobów, czy nowe założenia marży I stopnia na poszczególnych grupach produktowych. Rysunek 3.4. Planowane ceny grup towarów w 2013 roku Na rysunku 3.5 zostały przedstawione ilościowe budżety cząstkowe dla każdego ze sprzedawców. Sposób ich wyliczenia to podzielenie planowanej wartości sprzedaży w danej grupie produktowej przez planowaną średnią cenę w tej grupie. Plany dla poszczególnych sprzedawców mogą być przeliczone także na produkty według zakładanej ceny produktu na rok następny lub na klientów według struktury sprzedaży na poszczególnych klientów z poprzedniego roku. Według takich założeń i metodologii został stworzony model budżetu elastycznego, który podaną łączną wartość sprzedaży dzieli na poszczególne budżety cząstkowe grup produktowych i sprzedawców w ujęciu tak wartościowym, jak ilościowym. W przypadku zmiany ogólnej planowanej wartości sprzedaży na rok 2013 wystarczy wpisać kwotę do zbudowanego modelu, a Excel automatycznie podzieli ją na budżety cząstkowe i wyliczy 21

23 Kontroling sprzedażowy w Excelu Rysunek 3.5. Planowana struktura wielkości sprzedaży w 2013 roku budżet ilościowy. Jak widać, opracowanie takiego elastycznego modelu jest rozwiązaniem, które usprawnia dynamiczną zmianę budżetu sprzedaży i w szybki sposób wyznacza cząstkowe budżety wartościowe i ilościowe Wykonanie budżetu i analiza odchyleń Wykonanie planów na rok 2013 zostało określone na poziomie wartości sprzedaży równej ,25 zł. Strukturę wykonania wartościową i ilościową w podziale na grupy produktów i sprzedawców przedstawia rysunek 3.6. Dodatkowo wyznaczone zostały średnie ceny grup w badanym roku, które dla grup stoły i komplety są niższe niż planowane. Rysunek 3.6. Rzeczywiste wykonanie sprzedaży w 2013 roku 22