ZASTOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH W KONTROLINGU. Tom VI NPV JEŻELI COS WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP KOMÓRKA VBA DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA CZY.

Transkrypt

1 z a a w a n s o w a n y ZASTOSOWANIE TABEL PRZESTAWNYCH W KONTROLINGU VBA NPV WSP.KORELACJI ROZKŁ.EXP KOMÓRKA CZY.LICZBA JEŻELI COS DNI.ROBOCZE ILOCZYN LOG SUMA Tom VI

2 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Wojciech Próchnicki

3 Autor: Wojciech Próchnicki Kierownik grupy wydawniczej: Ewa Ziętek-Maciejczyk Wydawca: Monika Kijok Redaktor prowadzący: Rafał Janus Korekta: Zespół Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz Projekt okładki: Piotr Fedorczyk Druk: Miller ISBN: Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a tel , faks NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Zastosowaniu tabel przestawnych w kontrolingu oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

4 Spis treści 1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Dostosowywanie pól tabeli przestawnej Modyfikacja tabeli przestawnej pokaż strony filtru raportu Obliczenia w tabeli przestawnej Grupowanie danych w tabeli przestawnej Wykresy przestawne Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzedaży Obliczenie kosztów materiałowych Budowa tabeli przestawnej obrazującej sprzedaż poszczególnych produktów w każdym tygodniu Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej pole obliczeniowe Tygodniowy raport marży brutto na topowych produktach wykres przestawny Sprawdzanie poprawności danych rozwijana lista Funkcja WEŹDANETABELI Wykres kołowy struktura sprzedaży w wybranym przez użytkownika tygodniu Wykres skumulowany kolumnowy porównanie wybranej wielkości z czterech tygodni na każdym z produktów Macierz kosztów transportu Budowa macierzy Funkcja JEŻELI.BŁĄD Wyróżnienia wartości formatowanie warunkowe Wiekowanie należności Wyszukiwanie z użyciem funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO Wiekowanie przy użyciu tabeli przestawnej Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK z zewnętrznej bazy Access Połączenie tabeli przestawnej z bazą danych Budowa tabeli przestawnej raport wykonania kosztów Wybór MPK i miesiąca Odświeżanie tabeli i ustawienia połączenia z bazą danych

5 Kontroling finansowy w Excelu 7. Raporty produkcyjne grupowanie pól tabeli przestawnej Utworzenie raportu produkcji w podziale na miesiące i grupy produktów Grupowanie wartości tekstowych Grupowanie wartości liczbowych Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu tabeli przestawnej Raport zamówienia Raport zamówienia jako tabela przestawna Procentowy udział wartości każdego produktu w całości wartości zamówienia Automatyczne wygenerowanie raportu dla każdego z zamówień Graficzna prezentacja kosztów utrzymania jakości produktów Procentowy udział poszczególnych grup kosztów w całości kosztów jakości Procentowy udział i wartość poszczególnych grup kosztów w podziale na miesiące Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej Tworzenie tabeli przestawnej z danych sprzedażowych Wizualizacja wyników sprzedaży firmy Format wyświetlanych danych w polu Wartości Układ raportu tabeli przestawnej Style tabeli przestawnej Sumy cząstkowe i końcowe Wyróżnianie elementu w tabeli przestawnej Zmiana układu wyświetlania pól w obszarze Wartości tabeli przestawnej Stworzenie możliwości wyboru miesięcy filtr tabeli przestawnej

6 Wstęp Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów danych. Ta funkcja Excela umożliwia tworzenie wizualizacji, przygotowywanie zestawień lub analiz w dowolnym układzie z interesującym użytkownika stopniem szczegółowości. Sprawdza się również jako narzędzie zwiększające wydajność pracy, ponieważ umożliwia automatyczne przygotowanie dowolnej liczby powtarzających się zestawień. Książka dostarcza wiedzy niezbędnej do samodzielnego tworzenia tabel przestawnych, począwszy od podstaw, szybko przechodząc do wykorzystywania zaawansowanych możliwości. Jednocześnie nie jest to sucha wiedza, ale pokazana na praktycznych, biznesowych zastosowaniach Excela, opracowanych przez doświadczonego analityka finansowego. Autor pokazuje, jak za pomocą Excela analizować dane sprzedażowe, kosztowe i produkcyjne z użyciem tabel przestawnych. Każdy rozdział to oddzielny przykład, jak efektywnie pracować z danymi i wydobywać z nich informacje umożliwiające podejmowanie dobrych decyzji biznesowych. Co istotne, książka prezentuje różne pomysłowe sposoby wykorzystania tabel przestawnych: przygotowanie macierzy kosztów, wytypowanie najlepiej sprzedających się produktów czy szybkie wyszukiwanie przeterminowanych należności. Ważnym obszarem jest również prezentacja danych. W tym przypadku książka pokazuje sposoby tworzenia wykresów przestawnych, a dopełnieniem jest pokazanie, jak modyfikować tabele przestawne od strony wizualnej. 5

7 Kontroling finansowy w Excelu Wszystkie pliki Excela z przykładami o mawianymi w książce można pobrać ze strony: 6

8 1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Tabela przestawna jest rozbudowanym i interakcyjnym narzędziem do szybkiego podsumowania dużych ilości danych, tworzenia analiz w interesującym nas układzie oraz o określonym stopniu szczegółowości. Tabele przestawne służą przede wszystkim do: gromadzenia danych liczbowych i ich podsumowywania, np. według kategorii i podkategorii, oraz tworzenia niestandardowych obliczeń i formuł; rozwijania i zwijania poziomów danych w celu sprecyzowania uzyskanych wyników oraz przechodzenia do szczegółów danych podsumowania w celu analizowania interesujących użytkownika obszarów; przenoszenia wierszy do kolumn lub kolumn do wierszy (czyli przestawianie ) w celu uzyskania różnych podsumowań danych źródłowych; filtrowania, sortowania, grupowania i warunkowego formatowania najbardziej użytecznych i interesujących podzbiorów danych, co umożliwia użytkownikowi skoncentrowanie się na żądanych informacjach. W przykładzie (rysunek 1.1) w zakładce znajdują się miesięczne koszty z lat w podziale na konta, MPK oraz rodzaj kosztu. Zadaniem użytkownika jest przygotowanie w krótkim czasie zestawienia miesięcznych kosztów MPK w poszczególnych latach. Rysunek 1.1. Dane kosztowe 7

9 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu W tym celu przechodzimy na wstążkę Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna. Pojawi się okno tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 1.2). Określamy zakres, z którego będą pochodzić dane (w tym przykładzie jest to cała tabela z kosztami). Trzeba pamiętać, aby każda kolumna miała nazwę nagłówek. Można również pobierać dane z zewnętrznych źródeł. Następnie określamy, gdzie ma być stworzony raport tabeli przestawnej. W tym wypadku raport tabeli umieścimy w nowym arkuszu. Rysunek 1.2. Okno tworzenia tabeli przestawnej Klikamy OK i w nowym arkuszu utworzy się raport tabeli przestawnej (rysunek 1.3). Rysunek 1.3. Raport tabeli przestawnej 8

10 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego W prawej części okna Excela pojawi się Lista pól tabeli przestawnej (rysunek 1.4). W górnej części okna znajduje się lista nagłówków wszystkich kolumn zaznaczonych jako źródło do stworzenia tabeli. Poniżej przedstawione mamy obszary tabeli przestawnej: Etykiety wierszy służy do wyświetlania pól jako wierszy z boku raportu, Etykiety kolumn służy do wyświetlania pól jako kolumn u góry raportu, Wartości obszar przeznaczony do wyświetlania podsumowujących danych liczbowych, Filtr raportu służy do filtrowania całego raportu na podstawie wybranego elementu w filtrze raportu. Rysunek 1.4. Okno listy pól tabeli przestawnej W naszym przykładzie w etykietach wierszy umieszczamy pole MPK, w etykietach kolumn dodajemy pole miesiąc, w filtr raportu wstawiamy rok, natomiast w wartości wrzucamy pole kwoty. Dodawanie pól do poszczególnych obszarów raportu tabeli odbywa się na zasadzie przeciągnij i upuść. W wyniku tego otrzymaliśmy zestawienie kosztów w podziale na poszczególne MPK (wiersze raportu) i poszczególne miesiące (kolumny raportu). 9

11 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek 1.5. Utworzona tabela przestawna Okno obszarów raportu wygląda teraz następująco (rysunek 1.6). Rysunek 1.6. Okno obszarów raportu Obecnie w tabeli mamy koszty z lat 2004 i Co zrobić, jeżeli potrzebujemy kosztów tylko z roku 2004? Do tego służy filtr raportu, gdzie z rozwijanej listy wybieramy rok W wyniku tego otrzymujemy tylko dane za rok 2004 (rysunek 1.7). 10

12 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Rysunek 1.7. Filtr raportu tabeli Interesuje nas np. kwota kosztów w styczniu z MPK 3003 i chcemy poznać elementy kosztów składające się na całą kwotę. Wystarczy kliknąć dwukrotnie daną kwotę (rysunek 1.8). Rysunek 1.8. Koszty MPK 3003 W wyniku tego utworzy się nowy arkusz z zestawieniem pozycji składających się na daną kwotę (rysunek 1.9). 11

13 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek 1.9. Szczegółowe pozycje składające się na koszt na MPK Dostosowywanie pól tabeli przestawnej Mamy wcześniej stworzoną tabelę przestawną, w której koszty są przedstawione w układzie MPK/miesiące. Chcemy ustawić kwoty kosztów w formacie walutowym (złotówki) z dwoma miejscami po przecinku, z separatorem tysiąca. Można zrobić to na dwa sposoby. Pierwszy mając kursor umieszczony na jakiejkolwiek kwocie kosztów z menu podręcznego wybieramy opcję Ustawienia pola wartości (rysunek 1.10). Rysunek Opcja ustawienia pola wartości 12

14 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego W wyniku tej operacji pojawi się okienko Ustawienia pola wartości, w którym można wybrać typ obliczeń tabeli. W naszym wypadku wybieramy Sumę (ponieważ chcemy policzyć sumę kosztów w poszczególnych miesiącach na poszczególne MPK (rysunek 1.11). Rysunek Ustawienia pola wartości Jeżeli klikniemy przycisk Format liczby, będziemy mogli określić format, w jakim ma być pokazywana suma (rysunek 1.12). Rysunek Okno formatowania komórek format liczby Efektem końcowym będzie przejrzyste zestawienie, jak na rysunku

15 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek Gotowa tabela przestawna Rysunek Procentowy udział kosztów MPK w sumie w każdym z miesięcy 14

16 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Jeśli chcemy poznać procentowy układ kosztów poszczególnych MPK w ogólnej kwocie kosztów miesiąca, przechodzimy do Ustawień pola wartości, otwieramy zakładkę Pokazywanie wartości jako i w polu Pokaż wartości jako wybieramy % kolumny. Jeżeli natomiast chcemy uzyskać procentowy podział poszczególnych kosztów w miesiącach, na MPK wybieramy % wiersza (rysunek 1.14).Klikamy OK i otrzymujemy zestawienie pokazujące procentowy udział kosztów MPK w ogólnej kwocie kosztów miesiąca (rysunek 1.16). Rysunek Gotowa tabela przestawna prezentująca % udział 1.2. Modyfikacja tabeli przestawnej pokaż strony filtru raportu W omawianym wcześniej przykładzie mamy stworzoną tabelę, która pokazuje sumę kosztów na poszczególnych kontach, w poszczególnych latach z możliwością wyboru MPK w filtrze raportu. Co natomiast zrobić, jeżeli potrzebujemy taką tabelę dla każdego MPK z osobna? Tworzyć kilkanaście tabel? Rozwiązanie jest proste w filtrze raportu umieszczamy MPK (parametr, dla którego chcemy mieć osobne zestawienia). 15

17 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek Gotowa zbiorcza tabela przestawna Następnie z kursorem umieszczonym w tabeli przestawnej przechodzimy na wstążkę Opcje /Opcje /Pokaż strony filtru raportu (rysunek 1.17). Rysunek Opcja pokaż strony filtru raportu Wybieramy filtr raportu, dla którego Excel ma wykonać operację, i klikamy OK (rysunek 1.18). Rysunek Okno Pokazywanie stron filtru raportu 16

18 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Wynikiem będzie stworzenie oddzielnego arkusza (zakładki) dla każdego MPK, z tabelą kosztów tylko dla tego MPK Obliczenia w tabeli przestawnej Teraz stworzymy tabelę, która pokazuje sumę kosztów w latach w podziale na poszczególne MPK (rysunek 1.19). Rysunek Tabela pokazująca łączne koszty każdego z MPK Układ tabeli pokazuje rysunek Rysunek Układ stworzonej tabeli przestawnej 17

19 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Następnie chcemy wyliczyć pięcioprocentowy narzut na koszty poszczególnych MPK, w sposób dynamiczny. Jeżeli zmieni się układ tabeli (np. dojdzie nowy MPK), to pięcioprocentowy narzut również wyliczy się dla nowego MPK. Z kursorem w miejscu dowolnej wartości kosztów w tabeli przechodzimy na wstążkę Opcje/Obliczenia/Pole obliczeniowe. Pojawi się okienko dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego, w którym w Nazwie wpisujemy nazwę nowego pola, a w Formule wpisujemy składnię formuły (= kwota *5%) i wciskamy Dodaj i OK (rysunek 1.21). Rysunek Dodawanie pola obliczeniowego 5% narzut Dzięki temu dodaliśmy nowe pole do raportu tabeli o nazwie 5% narzutu (rysunek 1.22). Rysunek Nowe pole obliczeniowe dodane do tabeli 18

20 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego 1.4. Grupowanie danych w tabeli przestawnej W zestawieniu na rysunku 1.23 mamy tabelę, która pokazuje kursy euro w poszczególnych dniach. Chcemy wyliczyć średni kwartalny i miesięczny kurs euro w poszczególnych latach. Rysunek Tabela przestawna z kursami euro Umożliwia to funkcja grupowania w raporcie tabeli przestawnej. Ustawiamy się na dowolnej komórce zawierającej datę i z menu podręcznego wybieramy Grupuj (rysunek 1.24). Rysunek Opcja Grupuj... 19

21 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Pojawi się okienko Grupowanie, w którym określone są daty początku i końca (Excel domyślnie je ustawia) oraz według jakiego parametru dane mają być grupowane (zaznaczamy miesiące, kwartały, lata). Rysunek Okno Grupowanie Wciskamy OK i w otrzymanej tabeli dla wartości kursu euro zmieniamy typ obliczeń na średnią. Otrzymaliśmy średnie kursy w miesiącach, kwartałach i latach (rysunek 1.26). Rysunek Wynikowa tabela ze średnimi kursami Po przeniesieniu pola Lata z Etykiet wierszy do Etykiet kolumn otrzymamy bardziej przejrzysty raport kursów średnich (rysunek 1.27). 20

22 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Rysunek Finalna tabela ze średnimi kursami 1.5. Wykresy przestawne Wykres przestawny jest graficznym odwzorowaniem tabeli przestawnej, którą można modyfikować jak raport tabeli. W przykładzie stworzyliśmy raport tabeli przestawnej pokazujący sumę kosztów w latach w podziale na poszczególne MPK (rysunek 1.28). Rysunek Tabela z kosztami dla poszczególnych MPK w latach Chcemy stworzyć graficzne odwzorowanie tabeli. Mając kursor w dowolnym polu tabeli przestawnej, przechodzimy na wstążkę Opcje/Opcje/Wykres przestawny. Wybieramy rodzaj wykresu (rysunek 1.29). W naszym przypadku jest to Kolumnowy 3-W. 21

23 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek Okno wyboru rodzaju wykresu W arkuszu pojawi się wykres przestawny z okienkiem filtru, który umożliwia filtrowanie danych wykresu (np. wybór tylko wybranych MPK). Rysunek Wykres przestawny Wykres można przenieść do osobnego arkusza. W tym celu zaznaczmy wykres i przechodzimy na wstążkę Projektowanie/Lokalizacja/Przenieś wykres. Zaznaczamy nową lokalizację wykresu. Opcjonalnie można również zmienić nazwę arkusza, do którego ma zostać przeniesiony wykres (rysunek 1.31). 22

24 Rozdział 1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego Rysunek Okno przenoszenia wykresu W wyniku tego wykres przestawny zostaje umieszczony w osobnym arkuszu (rysunek 1.32). Rysunek Wykres przestawny w nowym osobnym arkuszu UWAGA Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony: 23

25 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu 2. Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów Częścią pracy analityka finansowego czy specjalisty ds. kontrolingu jest wykonywanie cyklicznych raportów z różnych obszarów działalności spółki. Przy cyklu miesięcznym w całym roku trzeba sporządzić 12 raportów tego samego typu. Jeżeli cykl jest tygodniowy, otrzymuję liczbę 52 raportów. Całkiem sporo, biorąc pod uwagę, że mamy powiedzmy 8 różnych raportów w cyklu tygodniowym. Wtedy całkowita ich liczba w roku wzrasta do 416. Dołóżmy do tego zamknięcie miesiąca, budżetowanie, prognozy, analizy ad hoc. W tym rozdziale przedstawiony zostanie sposób zautomatyzowania sporządzania tygodniowego raportu marży brutto na poszczególnych produktach. Posłużmy się przykładem analityka, który pracuje w firmie produkcyjnej, której asortyment liczy 100 różnych produktów. Z tego zostało wytypowane 30 głównych produktów, które stanowią 60% całej sprzedaży przedsiębiorstwa. Raport został nazwany TOP30 i w każdy poniedziałek rano jest wysyłany do sprzedawców, którzy na jego podstawie ustalają politykę sprzedaży na kolejny tydzień. Zestawienie tygodniowych marż brutto na produktach pozwala im na wyłapanie produktów o wysokiej marży, na które mogą np. ustalić ceny promocyjne, próbować zwiększyć ich sprzedaż itp. Pokazuje również, których wyrobów nie opłaca się sprzedawać i należy np. podnieść ich cenę, ograniczyć ich sprzedaż lub całkowicie wycofać z rynku. Raport ten jest ważną informacją zarówno dla sprzedawców, jak i osób zarządzających firmą. Dodatkowo w raporcie zawarte będą następujące informacje: wielkość sprzedaży poszczególnych wyrobów w każdym tygodniu od początku roku, zysk na sprzedaży każdego z produktów w każdym tygodniu od początku roku, marża brutto osiągnięta na każdej pozycji TOP30 w każdym tygodniu od początku roku, graficzne przedstawienie (w formie wykresu liniowego) trzech wymienionych wartości dla wybranego przez użytkownika produktu w każdym tygodniu od początku roku, 24

26 Rozdział 2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów graficzna prezentacja (w formie wykresów kołowych, kolumnowych) tych trzech wartości dla wybranego przez użytkownika tygodnia oraz czterech poprzednich. Osoba wykonująca raport w poniedziałek ma do dyspozycji dwa zestawienia danych (w przykładzie są to dane historyczne od stycznia do końca maja danego roku): 1. Zestawienie faktur sprzedaży z wyszczególnieniem: nr faktury, data faktury, produkt, grupa produktu, ilość, cena za szt. oraz wartość (rysunek 2.1). Znajduje się ono w arkuszu o nazwie sprzedaż. 2. Miesięczne koszty materiałowe na danych produktach (rysunek 2.2), zebrane w arkuszu o nazwie koszty. Rysunek 2.1. Zestawienie faktur sprzedaży W rozdziale zostanie przedstawiony sposób stworzenia takiego raportu, który ograniczy pracę analityka, wykonywaną co poniedziałek, do doklejenia faktur sprzedaży za poprzedni tydzień do tabeli z fakturami oraz w nowym miesiącu do kosztów materiałowych w drugiej tabeli. Natomiast cała reszta raportu zostanie wykonana automatycznie. 25

27 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek 2.2. Miesięczne zestawienie kosztów materiałowych każdego z produktów 2.1. Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzedaży Pierwszym krokiem będzie umieszczenie w tabeli zawierającej faktury nowej kolumny o nazwie TYDZIEŃ, w której dla każdej pozycji z zestawienia będzie określony numer tygodnia. W tym celu zastosujemy funkcję NUM. TYG. Rysunek 2.3. Funkcja NUM.TYG 26

28 Rozdział 2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów Rysunek 2.3 przedstawia: 1. argument Liczba_seryjna liczba seryjna daty i czasu, z niej wyznaczony jest numer tygodnia w roku, w przykładzie wskazujemy komórkę z datą; 2. argument Typ_wyniku liczba 1 lub 2 określa typ zwracanej wartości, 1 tydzień zaczyna się od niedzieli, 2 tydzień zaczyna się od poniedziałku. Wstawiamy 2 pierwszy dzień tygodnia to poniedziałek. Dzięki temu w tabeli z dokumentami sprzedaży mamy wyznaczony tydzień dla każdego z jej rekordów Obliczenie kosztów materiałowych Kolejnym zadaniem jest przyporządkowanie do każdego produktu w tabeli ze sprzedażą jego kosztu materiałowego z tabeli z kosztami materiałowymi produktów (zakładka koszty). Należy pamiętać, że koszt wyznaczany jest miesięcznie i pod uwagę trzeba wziąć zarówno nazwę produktu (indeks), jak i miesiąc, w którym został wystawiony dokument sprzedaży. Do tego zadania posłużą dwie funkcje: WYSZUKAJ.PIONOWO i MIE- SIĄC. Do zestawienia w zakładce sprzedaż dodajemy kolumnę o nazwie KOSZT NA SZT. W celu pobrania kosztu materiałowego określonego produktu w danym miesiącu wykorzystujemy funkcję WYSZUKAJ. PIONOWO. Jako argument szukanej wartości wskazujemy nazwę (in- Rysunek 2.4. Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO wyszukiwanie kosztu materiałowego produktów 27

29 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu deks) produktu. Jako tabelę, z której chcemy pobrać wartość, wskazujemy zakres z zakładki koszty obejmujący kolumny od A do M (nawet z miesiącami czerwiec grudzień, dla których na razie brak danych, żeby nie poprawiać formuły co miesiąc). Kolejnym argumentem jest numer indeksu kolumny, ze wskazanego wcześniej zakresu, z której chcemy pobrać koszt dla danego produktu. Tutaj została użyta funkcja MIE- SIĄC(data faktury)+1 (pobiera numer miesiąca ze wskazanej daty), ponieważ np. koszty za styczeń ujęte zostały w drugiej kolumnie. W miejscu ostatniego argumentu funkcji wstawiamy 0, ponieważ chcemy znaleźć koszt określonego wyrobu (jeżeli go nie będzie, funkcja zwróci błąd). Rysunek 2.4 przedstawia: 1. argument Szukana_wartość wskazuje produkt, dla którego szukamy jego kosztów materiałowych; 2. argument Tabela_tablica wskazuje zestawienie kosztów materiałowych z zakładki koszty; 3. argument Nr_indeksu_kolumny za pomocą funkcji MIESIĄC + 1 określa numer kolumny, z której pobrany ma być koszt (dana kolumna to koszt w danym miesiącu); 4. argument Przeszukiwany_zakres wpisujemy 0, poniew aż chcemy odszukać koszt określonego produktu. Jeżeli go nie będzie, funkcja zwróci błąd #N/D!. Do tabeli ze sprzedażą wstawiamy dodatkową kolumnę KOSZT WAR- TOŚĆ, w której wyliczymy koszt całkowity dla danej pozycji (produkcie) z faktury sprzedaży. KOSZT WARTOŚĆ = LICZBA KOSZT NA SZT. W zakładce sprzedaż uzyskaliśmy zestawienie wartości niezbędnych do wyliczenia tygodniowej marży brutto na poszczególnych wyrobach (rysunek 2.5). Rysunek 2.5. Zestawienie sprzedaży poszczególnych produktów wraz z ich kosztami 28

30 Rozdział 2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów 2.3. Budowa tabeli przestawnej obrazującej sprzedaż poszczególnych produktów w każdym tygodniu Kolejnym krokiem jest budowa w nowym arkuszu (nazwanym TOP30) tabeli przestawnej o następującym układzie: 1. etykiety kolumn: pole TYDZIEŃ, 2. etykiety wierszy: pole PRODUKT, 3. wartości: pole ILOŚĆ (format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc po przecinku). W wyniku tych operacji otrzymamy tabelę przestawną obrazującą w każdym z tygodni (do końca maja jest ich 23) sprzedaną ilość każdego z produktów wchodzących w TOP30 (rysunek 2.6). Rysunek 2.6. Tabela TOP30 sprzedana liczba poszczególnych wyrobów w każdym z tygodni 29

31 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu 2.4. Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej pole obliczeniowe W raporcie TOP30 mamy już pokazaną liczbę sprzedanych produktów w poszczególnych tygodniach. Do ukończenia zestawienia brakuje dwóch wielkości: zysku oraz marży brutto. Zysk będzie wyliczony jako różnica wartości sprzedaży danego produktu i kosztów materiałowych całkowitych przypadających na sprzedany produkt. Natomiast marża brutto zostanie wyliczona wg wzoru: marża brutto = ( zysk wartość sprzedaży 100 ) Wyliczenia tych wartości dokonamy za pomocą pól obliczeniowych tabeli przestawnej. Pola obliczeniowe są to nowe, zdefiniowane przez użytkownika pola danych, których wartości są wynikiem zastosowania niestandardowych formuł obliczeniowych w tabeli przestawnej. UWAGA Formuły obliczeniowe zastosowane w polu obliczeniowym posiadają pewne ograniczenia: 1. Jako argumentu formuły nie można użyć odwołania do komórki arkusza, zakresu danych czy nazw. 2. Nie można użyć sum częściowych lub całkowitych. 3. Nie można zastosować żadnej z funkcji arkuszowych, w której wymagane jest odwołanie do komórki, zakresu komórek lub zdefiniowanej nazwy w arkuszu. Do tabeli dodamy dwa nowe pola obliczeniowe: 1. ZYSK zysk na danej pozycji z faktury sprzedaży. ZYSK = WARTOŚĆ KOSZT WARTOŚĆ (wartość sprzedaży danej pozycji faktury); 2. MARŻA BRUTTO marża brutto dla danej pozycji z faktury sprzedaży MARŻA BRUTTO = ZYSK / WARTOŚĆ (wartość sprzedaży poszczególnej pozycji faktury). W celu dodania pierwszego z pól obliczeniowych przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/opcje/narzędzia/formuły/pole obliczeniowe. W wyniku tego pojawi się okno Wstawianie pola obliczeniowego. W polu Nazwa wpisujemy nazwę nowego pola ZYSK. W polu Formuła wpisujemy formułę na wyliczenie wartości kosztów z okna Pola wybieramy WARTOŚĆ (podwójne kliknięcie elementu) i odejmujemy od niego pole KOSZT WARTOŚĆ. Następnie klikamy przycisk Dodaj. 30

32 Rozdział 2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów Rysunek 2.7. Okno Wstawianie pola obliczeniowego Rysunek 2.7 przedstawia: 1. Nazwę nowego pola obliczeniowego ZYSK; 2. Formułę na wyliczanie zysku jako różnicę pól tabeli: WARTOŚĆ KOSZT WARTOŚĆ; 2. Okno pól tabeli przestawnej. W taki sam sposób dodajemy kolejne pole obliczeniowe: MARŻA BRUT- TO. Formuła na MARŻE BRUTTO będzie wyglądała następująco =JEŻE- LI.BŁĄD( ZYSK/ WARTOŚĆ;0). Została dodatkowo zastosowana funkcja JEŻELI.BŁĄD na wypadek, gdyby nie było żadnych dokumentów sprzedaży danego produktu. W takim przypadku marża będzie równa 0%, w przeciwnym razie wystąpi błąd #DZIEL/0. Jeżeli chcemy zmodyfikować lub usunąć wstawiony element obliczeniowy, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/opcje/narzędzia/ Formuły/Pole obliczeniowe i w polu Nazwa wybieramy interesujące nas pole. W przypadku modyfikacji przyciskamy Modyfikuj, a następnie modyfikujemy formułę lub nazwę pola. Natomiast w przypadku usunięcia wybieramy interesujące nas pole i przyciskamy Usuń. Jeśli chcemy zobaczyć pola obliczeniowe, które zostały utworzone w tabeli, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/opcje/narzędzia/formuły/ Lista formuł. Pojawi się nowy arkusz, w którym wyświetlone zostaną wszystkie pola obliczeniowe danej tabeli wraz z formułą w nich zawartą (rysunek 2.8). 31

33 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Rysunek 2.8. Lista pól obliczeniowych w danym arkuszu Do tabeli TOP30 zostały dodane dwa nowe pola obliczeniowe: ZYSK i MARŻA BRUTTO. Pole ZYSK ustawiamy na format liczbowy z separatorem 1000, bez miejsc po przecinku. Natomiast pole MARŻA na format procentowy z jednym miejscem po przecinku. Tabela zawiera już wszystkie dane potrzebne do tygodniowego raportu marża brutto na poszczególnych produktach (rysunek 2.9). Rysunek 2.9. Raport TOP30 Należy wprowadzić jeszcze jedną zmianę w naszym raporcie: poprawić układ wyświetlania pól z danymi wartościami. Chcemy zamienić istniejący układ: lista produktów i trzy wyliczone wielkości (zysk, ilość i marża) w danym tygodniu, na układ: wielkość wyliczona, lista produktów w danym tygodniu. Czyli przenieść nagłówki pól wartości z Etykiet kolumn do Etykiet wierszy przed pole PRODUKT (rysunek 2.10). 32

34 Rozdział 2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów Rysunek Zmiana sposobu wyświetlania pól zawierających wartości Zmieniamy również układ raportu na Pokaż w formie tabelarycznej (Narzędzia tabel przestawnych/układ/układ raportu/pokaż w formie tabelarycznej). Dzięki temu otrzymamy bardzo przejrzysty układ jak na rysunku 2.11 (wyfiltrowane tylko 5 produktów, aby rysunek był przejrzysty). Jak widać, taki układ jest bardziej czytelny od poprzedniego. Jako pierwsza widnieje nazwa interesującej nas wartości (ILOŚĆ, ZYSK, MARŻA BRUTTO), następnie znajduje się całą lista produktów i ich wartości w danym tygodniu. Rysunek Końcowy wygląd tabeli TOP30 33

35 Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu Tabela TOP30 zawiera również sumy końcowe dla kolumn pokazujące ZYSK, ILOŚC i MARŻE BRUTTO na wszystkich trzydziestu produktach w danym tygodniu (rysunek 2.12). Znajdują się w nim również sumy końcowe dla wierszy, pokazujące całkowitą wartość w danym roku poszczególnych wielkości zysku, ilości i marży brutto na danych produktach. W prawym dolnym rogu tabeli widać całkowity zysk, wartości i marżę na wszystkich produktach w całym raportowanym okresie. Rysunek Sumy końcowe dla kolumn UWAGA Jeżeli chcemy włączyć lub wyłączyć sumy końcowe dla wierszy/kolumn, przechodzimy do Narzędzia tabel przestawnych/projektowanie/ Układ/Sumy końcowe i wybieramy interesującą nas opcję. Po stworzeniu takiego automatycznego raportu zadaniem analityka w każdy poniedziałek będzie jedynie doklejenie do zestawienia z fakturami pozycji z zeszłego tygodnia, przeciągnięcie formuł w kolumnach: TYDZIEŃ, KOSZT NA SZT, KOSZT WARTOŚĆ. W nowym miesiącu uzupełnienie zestawienia z kosztami materiałowymi produktów i odświeżenie tabeli przestawnej będącej raportem TOP30 marży brutto, zysku oraz ilości sprzedanej na poszczególne trzydzieści produktów 34