PODSTAWY INFORMATYKI laboratorium. arkusz kalkulacyjny: MS Excel

Transkrypt

1 Laboratorium 5 1 Wprowadzenie do ćwiczeń Pobierz ze strony WWW przedmiotu skoroszyt agencja_reklamowa1.xls. Legenda: aplikacja, program, arkusz, pole opcja menu, funkcja plik, folder, ścieżka pole, kod pola klawisz tekst do wpisania Skoroszyt zawiera arkusz z fikcyjnymi danymi projektów realizowanych przez agencję reklamową dla wybranych klientów. Dla każdego projektu przechowywane są następujące dane: numer projektu, klient, wartość zamówienia, branża, do której należy klient lub produkt, medium, w jakim ukazała się lub ma ukazać się reklama, kierownik projektu, status projektu. Poniższy zestaw ćwiczeń służy zapoznaniu się z wybranymi metodami ułatwiającymi wprowadzanie danych do tabel oraz podstawowymi możliwościami narzędzia analitycznego, jakim są tabele przestawne. Na końcu zestawu znajdują się zadania służące poznaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. 2 Sprawdzanie poprawności 2.1 Lista oparta na zawartości kolumny Excel pozwala tworzyć listę rozwijalną na podstawie danych zawartych w wybranej kolumnie. 1. W arkuszu dane fikcyjne otwartego skoroszytu w komórce D21 brakuje informacji o branży klienta. 2. Rozwiń menu kontekstowe dla komórki D21 i wskaż opcję Wybierz z listy rozwijanej 3. Excel wyświetli listę rozwijaną zawierającą wszystkie unikatowe wartości komórek znalezione w bieżącej kolumnie (za wyjątkiem wartości komórki D1, która jest nagłówkiem tabeli danych). 4. Z listy wybierz pozycję spożywcza. 5. Sprawdź, jak funkcja listy rozwijanej działa w innych kolumnach arkusza. Podobną funkcją stosowaną przez Excel jest autouzupełnianie danych: podczas wpisywania zawartości do komórki aplikacja stara się dokończyć ciąg znaków sugerując identycznie zaczynający się tekst, który już wcześniej został wpisany w komórki bieżącej kolumny. Autouzupełnianie można wyłączyć w oknie menu Opcje programu Excel Zaawansowane Opcje edycji. To tylko informacja, a nie polecenie do wykonania. 1/6

2 2.2 Lista funkcji Sprawdzanie poprawności Excel pozwala na stosowanie w komórkach list rozwijanych, dla których kafeteria (tj. warianty) odpowiedzi jest zdefiniowana w innym miejscu skoroszytu. Taką funkcję zastosowano dla kolumny Media arkusza dane fikcyjne. Twoim zadaniem jest stworzenie podobnej funkcjonalności tabeli dla kolumny zawierającej statusy projektów. Oto sposób: 1. Przejdź do arkusza listy. 2. W komórce B1 wpisz Status (nie jest to niezbędne, ale ułatwia orientowanie się w przeznaczeniu komórek). 3. W komórkach B2:B4 wpisz kolejno następujące typy statusów: przetarg w realizacji zrealizowane 4. Zakresowi komórek B2:B4 nadaj nazwę status (narzędzie, którego użyjemy, nie pozwala bezpośrednio odwoływać się do komórek z innego arkusza, ale można to ograniczenie obejść nadając komórkom nazwę). Aby to zrobić, możesz np. zaznaczyć komórki B2:B4, wpisać status w pole nazwy i nacisnąć klawisz Enter. 5. Wróć do arkusza dane fikcyjne i zaznacz tam całą kolumnę G. 6. Ze wstęgi Dane w sekcji Narzędzia danych wybierz Poprawność danych 7. W zakładce Ustawienia z listy Dozwolone wybierz Lista. 8. W polu Źródło, w którym podaje się zakres komórek, gdzie znajduje się kafeteria listy, wpisz =status (jest to odwołanie do zakresu komórek utworzonego w punkcie 4.). 9. Kliknij przycisk OK i sprawdź, czy listy rozwijalne z odpowiednimi wariantami są dostępne we w komórkach kolumny G. 10. Żeby pozbyć się listy rozwijalnej z komórki G1 zaznacz ją i w Sprawdzaniu poprawności ustaw, że dozwolona jest tam dowolna wartość. 11. Zmień status zlecenia nr 30 z przetarg na w realizacji. 2/6

3 3 Tabela przestawna 3.1 Opis Za pomocą raportu tabeli przestawnej można podsumowywać, analizować, przeglądać i przedstawiać dane podsumowania. Za pomocą raportu wykresu przestawnego można graficznie przedstawiać dane podsumowania zawarte w raportach tabel przestawnych oraz przedstawiać czytelne porównania, wzorce i trendy. Raporty tabeli przestawnej i raporty wykresu przestawnego umożliwiają podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących istotnych danych w przedsiębiorstwie. Raport tabeli przestawnej oferuje interakcyjny sposób szybkiego podsumowywania dużych ilości danych. Raport tabeli przestawnej umożliwia szczegółowe analizowanie danych liczbowych i uzyskiwanie odpowiedzi na nieprzewidziane pytania dotyczące tych danych. Główne zastosowania raportu tabeli przestawnej są następujące: tworzenie kwerend (zapytań) dotyczących dużych ilości danych na wiele przyjaznych dla użytkownika sposobów; częściowe podsumowywanie i gromadzenie danych liczbowych, podsumowywanie danych według kategorii i podkategorii oraz tworzenie niestandardowych obliczeń i formuł; rozwijanie i zwijanie poziomów danych w celu sprecyzowania uzyskanych wyników oraz przechodzenie do szczegółów danych podsumowania w celu analizowania interesujących użytkownika obszarów; przenoszenie wierszy do kolumn lub kolumn do wierszy (czyli przestawianie ) w celu uzyskania różnych podsumowań danych źródłowych; filtrowanie, sortowanie, grupowanie i warunkowe formatowanie najbardziej użytecznych i interesujących podzbiorów danych, umożliwiające użytkownikowi skoncentrowanie się na żądanych informacjach; prezentowanie zwięzłych, atrakcyjnych i opatrzonych adnotacjami raportów w trybie online lub wydrukowanych. Raporty tabeli przestawnej są często używane do analizowania powiązanych podsumowań, zwłaszcza wówczas, gdy jest konieczne podsumowanie długiej listy wartości i porównanie kilku aspektów poszczególnych wartości. 3.2 Polecenia Wykorzystując dane z arkusza dane fikcyjne, stwórz w osobnych arkuszach otwartego skoroszytu następujące tabele przestawne (Wstawianie Tabela przestawna): 1. Tabela, która pozwala wybrać kierownika projektu i zobaczyć, jaką wartość mają projekty o określonym statusie dla poszczególnych klientów obsługiwanych przez tego kierownika wraz z podsumowaniem kwot dla każdego z klientów oraz każdego typu statusu. W tym celu: W arkuszu dane fikcyjne kliknij w dowolną komórkę zawierającą dane. Na wstędze wybierz Wstawianie Tabele Tabela przestawna. W oknie Tworzenie tabeli przestawnej pozostaw domyślne opcje (ale wiedz, jakie one są i jak je zmieniać) i kliknij OK. Wstawiony zostanie nowy arkusz z pustą tabelą przestawną i okienkiem Listy pól tabeli przestawnej. Zwróć uwagę na tę listę. Umieść pole Klient w miejscu pola (etykiet) wierszy, pole Status w miejscu pola (etykiet) kolumn, pole Wartość zamówienia w polu elementów danych (wartości), natomiast pole Kierownik projektu w miejscu pola stron (filtru raportu). W tym momencie tabela przestawna jest gotowa (nie ma konieczności wykorzystywania wszystkich pól). Kolejne czynności mają nadać tabeli czytelniejszą formę. Zaznacz komórki zawierające wartości (B5:E21) i sformatuj jako walutowe bez miejsc dziesiętnych. 3/6

4 Zaznacz komórki z wartościami dla statusu przetarg, ale bez sumy końcowej (B5:B20). Sformatuj je warunkowo jako niebieskie słupki (Narzędzia główne Style Formatowanie warunkowe Paski danych Niebieski pasek danych). Zaznacz komórki z wartościami dla statusu w realizacji, ale bez sumy końcowej (C5:C20). Sformatuj je warunkowo jako zielone słupki (Narzędzia główne Style Formatowanie warunkowe Paski danych Zielony pasek danych). Zaznacz komórki z wartościami dla statusu zrealizowane, ale bez sumy końcowej (D5:D20). Sformatuj je warunkowo jako czerwone słupki (Narzędzia główne Style Formatowanie warunkowe Paski danych Czerwony pasek danych). Zaznacz komórki z kolumną Suma końcowa, ale bez ostatecznego podsumowania (E5:E20). Sformatuj je warunkowo jako pomarańczowe słupki (Narzędzia główne Style Formatowanie warunkowe Paski danych Pomarańczowy pasek danych). 2. Tabela, która pozwala wybrać klienta (Filtr raportu) i zobaczyć, jaką wartość mają projekty (Wartości) o określonym statusie (Etykiety kolumn) w ujęciu pokazującym typy mediów (Etykiety wierszy), w jakich ukazały lub mają się ukazać reklamy dla wskazanego klienta. Możesz sformatować komórki z liczbami jako walutowe. Na podstawie tej tabeli każ Excelowi narysować wykres przestawny najlepiej pokazujący dane (pasek Narzędzia tabel przestawnych Opcje Narzędzia Wykres przestawny np. Kolumnowy skumulowany). Jakie opcje udostępnia taki wykres? Przenieś wykres do nowego arkusza (Prawy przycisk myszy na obszarze wykresu przestawnego nie zajęty przez inne elementy Przenieś wykres Nowy arkusz). 4/6

5 3. Tabela, która pozwala wybrać typ statusu projektu i ukazuje, ile projektów o danym statusie znajduje się w bazie. Przy czym pokazane jest, jakie branże wybierają które media reklamowe. 4. Tabela, w której można zobaczyć, ile projektów i dla jakich branż prowadzi lub prowadził każdy z kierowników. Tabela pozwala jednocześnie przełączać dane według różnych typów mediów. 5/6

6 4 Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO pozwala odnaleźć podaną jej wartość w tabeli (konkretnie: w pierwszej kolumnie tej tabeli) i w rezultacie wyświetlić wartość z wybranej kolumny dla wiersza, w którego pierwszej kolumnie znaleziono szukaną wartość. Na podstawie żółtej tabeli danych z arkusza zatrudnieni stwórz wyszukiwarkę (w ramach komórek H2:J5), która po wpisaniu numeru ID pozwoli uzyskać nazwisko, płacę i wiek zatrudnionego. Skorzystaj z żółtych pól arkusza zatrudnieni. Następnie na podstawie zielonej tabeli stwórz taką wyszukiwarkę, która po wpisaniu nazwiska pozwoli uzyskać pełną informację na temat pracownika. Skorzystaj z zielonych pól arkusza zatrudnieni (komórki H8:L11). Dlaczego do wykonania tej wyszukiwarki nie można było użyć żółtej tabeli, chociaż zawiera te same informacje? 5 Pytania sprawdzające wiedzę i umiejętności Sprawdź, czy potrafisz odpowiedzieć na poniższe pytania. Pomocą, poza wykonanymi ćwiczeniami, służy też polecana niżej literatura. 1. Jak działa opcja Wybierz z listy rozwijanej? Dlaczego warto z niej korzystać? 2. Jakie kryteria poprawności można stosować w narzędziu Sprawdzanie poprawności danych? 3. Do czego służą zakładki Komunikat wejściowy i Alert o błędzie w narzędziu Sprawdzanie poprawności danych? 4. Jak w narzędziu Sprawdzanie poprawności danych obejść ograniczenie nie pozwalające odwołać się do listy znajdującej się w innym arkuszu niż ten, w którym chcemy sprawdzić poprawność danych? 5. Co to jest tabela przestawna i do czego służy? 6. Jak tworzy się tabelę przestawną? Z jakich pól się składa? 7. Jak zmienić typ podsumowania pola wartości tabeli przestawnej (np. na Sumę lub Licznik)? 8. Kiedy dane w tabeli przestawnej są odświeżane? 9. Jak dobrać zakres źródła tabeli, jeśli często do danych źródłowych dopisywane są nowe pozycje? 10. Jak tworzy się wykres przestawny? 11. Jak przenieść wykres (nie tylko przestawny), który jest osadzony w arkuszu, by był samodzielnym arkuszem? 12. Jak działa funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO? Jaka jest różnica w działaniu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO, gdy jako ostatni argument (Przeszukiwany_zakres) poda się wartość PRAWDA lub FAŁSZ? 6 Literatura Sprawdzanie poprawności danych: Raporty tabel przestawnych i wykresów przestawnych: Paul McFederies. Excel. Tabele i wykresy przestawne. Helion, Gliwice John Walkenbach. Excel 2007 PL. Biblia. Helion, Gliwice 2007, s Jinjer Simon. Excel. Profesjonalna analiza i prezentacja danych. Helion, Gliwice 2006, s Tabele: Funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO: 6/6