Instytut Logistyki i Magazynowania

Transkrypt

1 Instytut Logistyki i Magazynowania Metodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej realizowanych za pośrednictwem elektronicznego Punktu Kontaktowego Opracowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zleceniodawca: Konsultacje: Ministerstwo Gospodarki Krajowa Izba Gospodarcza

2 Instytut Logistyki i Magazynowania Metodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej realizowanych za pośrednictwem elektronicznego Punktu Kontaktowego Opracowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zleceniodawca: Konsultacje: Zespół opracowujący: Ministerstwo Gospodarki Krajowa Izba Gospodarcza dr inŝ. Bogusław Śliwczyński dr Marcin Kraska mgr inŝ. Rafał KałuŜa mgr Tomasz Dębicki mgr Tomasz Kawecki mgr Janusz Langer Kierownik tematu: Marcin Kraska... Kierownik komórki organizacyjnej: Artur Kośmider... Rada Opiniodawcza Instytutu ZATWIERDZIŁ z up. Adam Wojciechowski Poznań, 2009 Wszelkie prawa autorskie zastrzeŝone Instytut Logistyki i Magazynowania i Ministerstwo Gospodarki

3 Spis treści I SŁOWNIK POJĘĆ 4 II WSTĘP 6 III CEL I ZAKRES DOKUMENTU 8 IV ALGORYTM METODYKI UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCEDUR OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ REJESTRACJI I PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 10 V OPIS METODYKI UPRASZCZANIA I ELEKTRONIZACJI PROCEDUR OBSŁUGI ADMINISTRACYJNEJ 15 V.1 ZałoŜenia wstępne metodyki 15 V.2 Opis elementów metodyki 17 V.2.1 Identyfikacja i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur 17 V.2.2 Analiza procedur 18 V.2.3 Ocena istniejących aktów prawnych pod kątem wykonalności procedur 21 V.2.4 Analiza rozwiązań organizacyjnych i technologicznych realizujących procedury 22 V.2.5 Opracowanie propozycji uproszczeń, standaryzacji oraz elektronizacji procedur 23 V.2.6 Opracowanie propozycji zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych 27 V.2.7 Przeprowadzenie konsultacji międzyresortowych i społecznych dla propozycji uproszczeń procedur, zmian aktów prawnych, rozwiązań organizacyjnych i technologicznych 28 V.2.8 Implementacja zmian w realizacji procedur administracji publicznej 29 V.2.9 Monitoring realizacji procedur i procesów administracji publicznej 35 SPIS ZAŁĄCZNIKÓW 36

4 I Słownik pojęć Termin Algorytm BPEL BPMN CEIDG Dyrektywa Dyrektywa Usługowa epk epuap epuap KU epuap CRD Interoperacyjność ILiM Jedno okienko KIG Mapowanie procesu Mapa procesu Metodyka MG MSWiA Portal PKD Procedura Proces Definicja Skończony i uporządkowany ciąg zdefiniowanych czynności i podejmowanych decyzji o ich realizacji, zobrazowany przy pomocy ustandaryzowanych symboli i połączeń graficznych ang. - Business Process Execution Language język wykonania procesu ang. - Business Process Modeling Notation notacja zobrazowania i modelowania procesu Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej Akt prawa pochodnego Unii Europejskiej, którego mocą prawodawcy państw członkowskich Unii zostają zobowiązani do wprowadzenia (implementacji) określonych regulacji prawnych, słuŝących osiągnięciu wskazanego w dyrektywie, poŝądanego stanu rzeczy. Dyrektywa 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym Elektroniczny Punkt Kontaktowy, którego zasady reguluje Dyrektywa Usługowa Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej Katalog Usług dostępny na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej Centralne Repozytorium Dokumentów dostępne na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej tu: Zdolność systemów IT urzędów do efektywnej współpracy w celu zapewnienia wzajemnego dostępu uŝytkowników do usług świadczonych w sieciach Instytut Logistyki i Magazynowania Strategia obsługi obywateli przez urzędy administracji publicznej, przyjmowana w krajach Unii Europejskiej, pozwalająca na realizację wszelkich działań związanych z jedną procedurą administracyjną w jednym miejscu (w jednym okienku). Krajowa Izba Gospodarcza Tworzenie szczegółowego schematu przebiegu procesu (mapy procesu), obejmującego wejścia, wyjścia, działania i realizujące zasoby, w kolejności ich występowania. Graficzne przedstawienie ciągu działań i ich wzajemnych powiązań. Graficzne zobrazowanie procesu przy uŝyciu standardowych symboli tworzących notację i wg określonych zasad zobrazowania Ustandaryzowane podejście do realizacji zadań i rozwiązywania problemów. Abstrahuje od merytorycznego kontekstu, a koncentruje się na metodach realizacji zadań poszukując odpowiedzi na pytanie Jak coś naleŝy robić? Ministerstwo Gospodarki Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Zespół róŝnorodnych funkcji internetowych dostępnych pod jednym adresem internetowym wraz z serwisem informacyjnym Polska Klasyfikacja Działalności Sformalizowany opis czynności wywołanych w procesie, definiujący jak je wykonać. Sposób realizacji czynności w ramach procedury jest najczęściej określony przepisami wykonawczymi, dotyczącymi postępowania administracyjnego i przebiega według zdefiniowanych reguł. Znaczenie równieŝ wykorzystywane w dokumencie - wszystkie działania zawarte między wpływem wniosku, a wydaniem zaświadczenia (lub innego dokumentu będącego odpowiedzią na wniosek) Wg normy ISO 9000:2000: zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. Wg polskiej normy PN-ISO 8402 (pkt. 1.2): zestaw wzajemnie powiązanych zasobów i uporządkowanych działań, które przekształcają stan wejściowy w wyjściowy. Proces zorientowany na osiągnięcie załoŝonego celu, moŝe wywołać procedury zorientowane na realizację zadań, do sformalizowanej realizacji ustalonej grupy czynności. Sposób realizacji procesu jest elastyczny, dynamicznie dostosowywany do wymagań odbiorcy produktu procesu i zorientowany nie na realizację zadań, a na poziom satysfakcji Strona 4 z 190

5 Termin XML XPDL XSD XSLT Definicja odbiorcy. Znaczenie równieŝ wykorzystywane w dokumencie - kilka procedur połączonych i wykonywanych kolejno lub równolegle, inicjowanych wpływem wniosku ang. - Extensible Markup Language - uniwersalny język formalny przeznaczony do reprezentowania danych w strukturalizowany sposób. ang. - XML Process Definition Language język opisu procesu przedstawionego w notacji BPMN, pozwalający na przenoszenie informacji pomiędzy róŝnymi narzędziami informatycznymi wykorzystywanymi do modelowania procesów ang. - XML Schema Definition opis struktury pliku XML ang. - XSL Transformations, Extensible Stylesheet Language Transformations, oparty na XML-u język przekształceń dokumentów XML, który pozwala na przetłumaczenie dokumentów z jednego formatu XML na dowolny inny format zgodny ze składnią XML-a Strona 5 z 190

6 II Wstęp Sposób obsługi relacji na styku przedsiębiorca - administracja mających miejsce w obszarze rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej wynika z przyjętych procedur administracyjnych. Kształtuje je bezpośrednio system prawno-organizacyjny oraz pośrednio dostępne moŝliwości technicznej realizacji. Przystąpienie Polski do Unii Europejskiej pociągnęło za sobą szeroki wachlarz zmian prawnych oraz przyczyniło się do tworzenia zaawansowanych rozwiązań teleinformatycznych obsługujących nie tylko jednostki administracji publicznej, ale dających moŝliwość świadczenia usług elektronicznych dla obywateli i przedsiębiorców. W sposób szczególny zaznacza się tutaj tzw. Dyrektywa usługowa, normująca obszar świadczenia usług na rynku wewnętrznym UE oraz wprowadzająca wymagania moŝliwości realizacji procedur administracyjnych z tym związanych w sposób elektroniczny (Art. 8) z jednoczesnym naciskiem na ich upraszczanie (Art. 5). Niniejszy dokument opisuje metodykę działań, w wyniku których otrzymamy uproszczone i zelektronizowane procedury administracyjne realizowane z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych epk i epuap. Metodyka w sposób czytelny określa cel, kolejność i sposób wykonania poszczególnych działań, ich realizatorów oraz efekty, zwracając jednocześnie uwagę na logikę i spójność postępowania. Główne elementy opisanego w metodyce podejścia stanowią (Rysunek 1): 1. Identyfikacja, mapowanie, analiza i ocena procesów oraz wywołanych w nich procedur 2. Identyfikacja, analiza i ocena otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego realizacji procedur administracyjnych 3. Uproszczenie, standaryzacja oraz elektronizacja procedur 4. Przyjecie i wdroŝenie zmian prawnych i organizacyjnych w realizacji procedur administracji publicznej 5. Przyjęcie i wdroŝenie zmian technologicznych PowyŜsze działania powinny spowodować uproszczenie i elektronizację procedur administracyjnych, usunięcie barier dla działalności usługowej, co będzie miało wpływ na zwiększenie wzajemnego zaufania między państwami członkowskimi oraz między usługodawcami i konsumentami na rynku wewnętrznym. Kluczowym czynnikiem sukcesu stanie się zapewnienie odpowiedniej koordynacji współpracy wielu instytucji publicznych, w tym władzy ustawodawczej, oraz korelacji wykonania i wdraŝania kolejnych systemów teleinformatycznych w obszarze e-administracji. W metodyce wskazano równieŝ na konieczność zastosowania spójnych standardów zarówno dla opisu procedur administracyjnych i procesów (BPMN, BPEL), jak i zapewnienia interoperacyjności przy realizacji procedur drogą elektroniczną, ze szczególnym uwzględnieniem rozwiązań implementowanych w ramach platformy epuap i epk. Uwzględniono równieŝ konieczność weryfikacji w procesie konsultacji społecznych proponowanych zmian, co w sposób znaczący powinno wpłynąć na ostateczną jakość i skuteczne wdraŝanie proponowanych rozwiązań. Strona 6 z 190

7 ILiM MG właściwe organa eksperci Identyfikacja, mapowanie, analiza i ocena procesów oraz wywołanych w nich procedur Proces rzeczywisty MG ILiM KIG właściwe organa eksperci konsultanci technologiczni Identyfikacja, analiza i ocena otoczenia prawnego, organizacyjnego i technologicznego realizacji procedur administracyjnych ILiM właściwe organa eksperci Uproszczenie, standaryzacja oraz elektronizacja procedur Uproszczony proces Wzór dokumentu elektronicznego ILiM MG właściwe organa konsultanci społeczni organa ustawodawcze Przyjecie i wdroŝenie zmian prawnych i organizacyjnych w realizacji procedur administracji publicznej ILiM MG MSWiA właściwe organa Przyjęcie i wdroŝenie zmian technologicznych KU CRD Rysunek 1 Schemat ideowy działań związanych z upraszczaniem i elektronizacją procedur administracyjnych. Strona 7 z 190

8 III Cel i zakres dokumentu Celem dokumentu jest przedstawienie metodyki uproszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej z wykorzystaniem narzędzi analizy i mapowania procesów. Uwzględniając fakt, Ŝe obsługa przedsiębiorców niejednokrotnie obejmuje realizację kilku procedur powiązanych w spójny proces obsługi administracyjnej, stąd w metodyce zawarto takŝe szerszy kontekst upraszczania i elektronizacji procesów. Stworzenie opisu oraz wizualizacji procedur, będzie podstawą do uproszczenia (racjonalizacji) i dalszej elektronizacji procedur administracyjnych stosowanych w procesach obsługi przedsiębiorców. Wykorzystanie notacji BPMN do zobrazowania procedur i ich transformacja elektroniczna na język BPEL pozwoli osiągnąć zgodność z opisami procesów i wywoływanych w nich procedur na platformie epuap. W metodyce uwzględniono weryfikację aktów prawnych niezbędną do kompleksowej analizy spójności wszystkich procesów obsługi administracyjnej oraz niezbędne prace aktualizacji aktów prawnych, powstałych w wyniku uproszczenia i optymalizacji. W wyniku prac stanowiących część składową projektu Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdroŝenie idei jednego okienka w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wykonana będzie analiza faktycznego stanu organizacji działań realizowanych w ramach procedur oraz wykorzystania technologii wspomagających ich realizację. Zakres analizowanych, upraszczanych i elektronizowanych w pierwszym etapie procedur wynika z Dyrektywy Usługowej. W następnych krokach wspomniane działania będą dotyczyły pozostałych procedur związanych z działalnością gospodarczą. Metodyka umoŝliwi zobrazowanie szczegółowych schematów przebiegu działań zarówno w poszczególnych procedurach, jak i grupach procedur powiązanych w procesy obsługi administracyjnej, związanych z rejestracją, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej. Analizowane procedury są głównie związane z wydaniem dezyji administracyjnej, stanowiącej produkt procedury, np. pozwolenia na obrót alkoholem, pozwolenia na budowę, czy wydanie uprawnień na wykonywanie zawodu architekta. Analizowane działania, objęte procedurami są zawarte pomiędzy wpływem wniosku, a wydaniem zaświadczenia (lub innego dokumentu będącego odpowiedzią na wniosek). W ramach ich dokumentowania przedstawiony zostanie opis (mapa) moŝliwych wejść i wyjść procedury (w tym dane i dokumenty w wersji papierowej i elektronicznej), wszystkich obecnie realizowanych działań oraz opis jednostek administracji je realizujących. Przeprowadzona na podstawie mapy procedury analiza kolejności występowania poszczególnych czynności i terminów ich realizacji pozwoli na ocenę efektywności procedury. W wyniku prac moŝliwe będzie określenie poziomu, zakresu, miejsca i przyczyn nieefektywnego realizowania działań wynikających z obowiązujących procedur administracyjnych. Identyfikacja zawodności i ryzyka procedur oraz luk i nieciągłości w przebiegu obecnie realizowanych działań administracyjnych, pozwoli na opracowanie propozycji zmian w procedurach w celu ich uproszczenia i elektronizacji. Opracowane propozycje uproszczonych procesów obsługi administracyjnej rejestracji, prowadzenia i zakończenia działalności gospodarczej zostaną poddane weryfikacji w procesie konsultacji międzyresortowych. Wszelkie uwagi i sugestie po ich szczegółowej analizie posłuŝą do opracowania ostatecznej koncepcji uproszczenia i elektronizacji procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej. Działania uproszczenia i elektronizacji procedur są wzajemnie powiązane, gdyŝ uproszczone procedury Strona 8 z 190

9 będą, zgodnie z metodyką, podstawą ich elektronizacji, ale równieŝ uproszczenia w realizacji procedur będą osiągane poprzez ich elektronizację. Elektronizacja obejmie informatyzację działań realizowanych w ramach procedury, opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych i ich elektroniczną wymianę oraz ich implementacji na Portalu epk. Równolegle będzie prowadzona aktualizacja aktów prawnych regulujących uproszczoną i elektroniczną obsługę administracyjną związaną z rejestracją i prowadzeniem działalności gospodarczej. Strona 9 z 190

10 IV Algorytm metodyki upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej Przedstawiana metodyka opisuje ustandaryzowane podejście do uproszczenia i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej, abstrahując tym samym od merytorycznego kontekstu poszczególnych działań. Celem dla przedstawionych metod realizacji zadań optymalizacji, uproszczenia i elektronizacji jest odpowiedź na pytanie jak najlepiej wykonać poszczególne działania, uwzględniając odpowiedni poziom ryzyka, szczególnie w odniesieniu do wymiany dokumentów elektronicznych i kwestii właściwego ich zabezpieczenia bez wprowadzania nieuzasadnionych utrudnień 1. Obszar zastosowania metodyki np. do realizacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie uznawania kwalifikacji zawodowych lub dyrektyw systemu ogólnego, precyzuje zakres merytoryczny działań i odpowiedź na pytanie - co obejmują poszczególne działania. Prezentowany algorytm (Rysunek 2) jest skończonym i uporządkowanym ciągiem zdefiniowanych czynności i podejmowanych decyzji o ich realizacji, zobrazowanym przy pomocy ustandaryzowanych symboli i połączeń graficznych. Opisuje sposób identyfikacji, prezentacji, analizy, uproszczenia (reorganizacji w przypadku potrzeby wdroŝenia zmian) i elektronizacji procesów administracyjnych. Przedstawione w algorytmie poszczególne etapy (kroki) działań są jednocześnie odniesieniem do spisu treści metodyki, porządkując logicznie strukturę dokumentu. 1 na co zwraca szczególną uwagę Komisja Europejska w przygotowywanej Decyzji Setting out measures facilitating the use of procedures by electronic means through the points of single contact under Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council on services in the internal market Strona 10 z 190

11 START Metodyka upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej Identyfikacja i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur Analiza i ocena procedur Ocena istniejących aktów prawnych pod kątem wykonalności procedur Analiza rozwiązań organizacyjnych i technologicznych realizujących procedury Nie Czy są przesłanki do uproszczenia, standaryzacji lub elektronizacji procedur? Tak Opracowanie propozycji uproszczeń, standaryzacji oraz elektronizacji procedur Podproces A Nie Czy wymagane są zmiany prawne, organizacyjne lub technologiczne? Tak Opracowanie propozycji zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych Nie Czy wymagane są konsultacje opracowanych zmian? Tak Przeprowadzenie konsultacji międzyresortowych i społecznych dla propozycji uproszczeń procedur, zmian aktów prawnych, rozwiązań organizacyjnych i technologicznych Czy wymagana jest aktualizacja propozycji opracowanych zmian? Tak Implementacja zmian w realizacji procedur administracji publicznej Nie Podproces B Monitoring realizacji procedur i procesów administracji publicznej Tak Czy są nowe procedury lub są wymagane zmiany w dotychczasowych procedurach? Nie STOP Rysunek 2 - Algorytm upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej rejestracji i prowadzenia działalności gospodarczej Strona 11 z 190

12 START PODPROCES A Opracowanie modeli referencyjnych elektronicznych procesów obsługi administracyjnej oraz wzorów dokumentów elektronicznych Opracowanie elektronicznych modeli referencyjnych procesów obsługi administracyjnej w notacji BPMN i języku BPEL Opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych i formularzy elektronicznych Opracowanie wymaganej zawartości informacyjnej i struktury dokumentu elektronicznego Określenie nazw, typu i formatu danych dokumentu z uwzględnieniem wymagań aktów prawnych i modelu interoperacyjności w administracji publicznej Budowa schematu XML (xsd), reprezentacji graficznej, wyróŝnika i formularza elektronicznego dla dokumentu elektronicznego STOP PODPROCES A Rysunek 3 - Algorytm opracowania modeli referencyjnych elektronicznych procesów obsługi administracyjnej oraz wzorów dokumentów elektronicznych. Strona 12 z 190

13 START PODPROCES B Przyjecie i wdroŝenie zmian w realizacji procedur administracji publicznej Nie Czy są propozycje zmian prawnych? Tak Przyjęcie i wdroŝenie zmian prawnych Nie Czy są propozycje zmian organizacyjnych? Tak Przyjęcie i wdroŝenie zmian organizacyjnych Nie Czy są propozycje zmian technologicznych? Tak Przyjęcie i wdroŝenie zmian technologicznych PODPROCES C STOP PODPROCES B Rysunek 4 - Algorytm przyjęcia i wdroŝenia zmian w realizacji procedur administracji publicznej. Strona 13 z 190

14 START PODPROCES C Implementacja procedur na epk i epuap Wprowadzenie elektronicznych modeli referencyjnych procedur obsługi administracyjnej do repozytorium elektronicznego Opracowanie zmian do projektu informacyjnego, funkcjonalnoorganizacyjnego i informatycznotechnologicznego epk i epuap Nadanie jednolitego identyfikatora dla modelu procedury Wprowadzenie zmian w oprogramowaniu epk i epuap Wprowadzenie wzorów dokumentów elektronicznych do repozytorium elektronicznego Nadanie jednolitego identyfikatora dla wzoru dokumentu Konfiguracja środowiska uŝytkowego epk i epuap Przeprowadzenie testów uŝytkowych epk i epuap Publikacja modeli procesów i wzorów dokumentów w BIP MSWiA oraz udostępnienie na platformie epk, i epuap STOP PODPROCES C Rysunek 5 - Algorytm implementacji procedur na epk i epuap Strona 14 z 190

15 V Opis metodyki upraszczania i elektronizacji procedur obsługi administracyjnej V.1 ZałoŜenia wstępne metodyki Procedury administracyjne opisywane będą zgodnie z zaproponowanym szablonem dokumentu (Załącznik Nr 1) zawierającym ogólne informacje na temat procedury. Informacje te pozwolą na dokładne umiejscowienie danej procedury w działaniach administracji publicznej, dzięki następującym danym: Nazwa procedury Cel procedury Rodzaj procedury Kod usługi PKD 2007 [dział PKD, nr PKD (klasa), podgrupa PKD (podklasa), nazwa PKD (nazwa grupowania), opis PKD] Organ właściwy (odpowiedzialny za realizację procedury) [dane teleadresowe, osoba odpowiedzialna, kod instytucji] Resort nadzorujący [dane teleadresowe, osoba odpowiedzialna] Regulacje ustawowe o Prawo krajowe o Prawo UE Dopuszczane formy działalności Opis szczegółowy procedury Rozpoznane procedury administracyjne zostaną w sposób szczegółowy opisane pod względem przebiegu procesowego według następujących danych: Uczestnicy w procedurze o Nazwa o Opis o Rola w procedurze o Jednostki organizacyjne wewnętrzne Nazwa Opis Rola w procedurze (zakres kompetencji i odpowiedzialność, jednostki nadzorowane itp.) Zdefiniowane zostaną podmioty (jednostki administracji, obywatel) biorący udział w procedurze pod względem ich obowiązków i ról, które w niej pełnią. Dla kaŝdego podmiotu przewidziana jest moŝliwość zdefiniowania wewnętrznych jednostek organizacyjnych, która pozwoli na określenie zaleŝności pomiędzy wydziałami w urzędach i jednostkach administracji publicznej. MoŜliwe będzie np. wskazanie urzędu i jego poszczególnych departamentów. Warunki wejściowe procedury Warunki, jakie musi spełnić podmiot wywołujący procedurę np. obywatelstwo polskie, praktyka zawodowa itd. Warunki wyjściowe procedury Strona 15 z 190

16 Warunki, jakie muszą być spełnione, aby procedura została pomyślnie zakończona (wyniki procedury np. decyzje, wpisy do rejestrów itd.). Wyjścia warunkowe Warunki, jakie powodują, Ŝe procedura nie jest w pełni realizowana. Opis realizacji procedury Procedura zostanie szczegółowo opisana, z zaznaczeniem poszczególnych faz, punktów decyzyjnych i zdarzeń towarzyszących poszczególnym etapom realizacji procedury. Schemat procedury (w notacji BPMN) W oparciu o poprzednie punkty opisu zostanie stworzona mapa procedury z wykorzystaniem notacji BPMN. Metody pomiaru i mierniki jakości, produktywności, kosztów i efektywności w celu optymalizacji i uproszczenia przebiegu procedur, Ograniczenia procedury (czynniki ograniczające przebieg realizacji czynności procedury) Wymienione zostaną czynniki ograniczające przebieg procedury np. wymóg zgromadzenia odpowiedniego organu, wymóg zdania egzaminu, uzyskania uprawnień itp. Przeanalizowane zostaną równieŝ wymagania wynikające z potrzeby komunikowania się w sposób bezpieczny dla urzędu i petenta, a mające związek z koniecznością stosowania zabezpieczenia przekazywanych dokumentów w postaci odpowiedniego rodzaju podpisu cyfrowego, wybranego w drodze oszacowania występującego ryzyka. Ryzyko procedury Określone zostaną ryzyka nieprzeprowadzenia procedury np. wyjątki od zapisów w ustawach, sprzeczności w przepisach itd. oraz ryzyko związane z zabezpieczeniem przepływu informacji, autentyczności i spójności danych, autoryzacji nadawcy i odbiorcy danych. Środki zapobiegające błędom wykonania procedury Określone zostaną środki zapobiegające błędom w procedurze np. punkty kontroli administracyjnej wydanych dokumentów. Sposób nadzorowania i doskonalenia procedury Wskazane zostaną sposoby nadzorowania procedury np. organy kontrolujące, organizacje weryfikujące itp. Dopuszczalne odstępstwa od reguł procedury (od zakładanego wykonania procedury) Zdefiniowane zostaną moŝliwości odstępstw od zakładanego przebiegu procedury, powiązane z punktami decyzyjnymi w procedurze. Komunikacja procedury z innymi procedurami Określone zostaną związki pomiędzy procedurami administracyjnymi. Do kaŝdej procedury administracyjnej dołączony zostanie wykaz wymaganych dokumentów, które biorą udział w procesie oraz ich wzory, wymagane przez urzędy administracji publicznej i inne organizacje uczestniczące w realizacji danego procesu. Pozyskane dokumenty opisane będą według następujących kategorii: Nazwa dokumentu Wymagane załączniki Właściciel wzoru Nazwa pliku Strona 16 z 190

17 Rodzaj dokumentu Uwagi Opis usprawnień w procedurze Dla procedur administracyjnych zaplanowane zostały równieŝ miejsca pozwalające na określenie usprawnień w procedurze. Dodatkowym elementem opisu usprawnień będzie lista aktów prawnych, których nowelizacja warunkuje wdroŝenie zmian. V.2 Opis elementów metodyki V.2.1 Identyfikacja i mapowanie procesów oraz wywołanych w nich procedur CEL Identyfikacja oraz przedstawienie w standardowej notacji zgodnej z BPMN procesów oraz wywołanych w nich procedur. REALIZUJĄCY Instytut Logistyki i Magazynowania, Ministerstwo Gospodarki, przedstawiciele organów właściwych, grupa ekspertów z obszaru prawa gospodarczego i administracyjnego WEJŚCIE Punktem wyjścia będzie: kodeks postępowania administracyjnego, akty prawne wyznaczające zadania i obowiązki dla struktur administracji rządowej i samorządowej, instrukcje kancelaryjne dla organów właściwych uczestniczących w realizacji procedur administracyjnych, regulacje prawne związane z realizacją procedur administracyjnych drogą elektroniczną, opisy systemów teleinformatycznych wspierających realizację procedur administracyjnych WYJŚCIE W wyniku przeprowadzonych działań otrzymamy szczegółowe opisy procedur i mapy procesów, w tym: lista procesów / procedur, nazwa procesu, symbol procesu, wersja procesu, właściciel procesu, częstotliwość inicjowania procesu, orientacyjny czas trwania procesu, ograniczenia czasowe (np. ze względu na terminy w przepisach prawa), zdarzenia inicjujące proces, moŝliwe wyniki procesu, opis procesu, Strona 17 z 190

18 katalog aktorów - spis wszystkich podmiotów i osób uczestniczących w procesie wraz z opisem i informacją, jaką pełnią rolę, schematy przebiegu procesów (graficzne mapy procesów) w notacji BPMN wraz z opisem w formacie XPDL, opis i zawartość nośników informacji biorących udział w procesie, OPIS DZIAŁAŃ Na podstawie informacji wejściowej i przy ścisłej współpracy z organami właściwymi nastąpi identyfikacja i opisanie (zgodnie z notacją BPMN, Załącznik Nr 2) procesów związanych z rejestracją, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej. Schematy opisu procesów posłuŝą jako punkt wyjścia do opisu procedur w przyjętej dla projektu strukturze (Załącznik Nr 1). V.2.2 Analiza procedur CEL Ocena ma na celu zidentyfikowanie i określenie poziomu, zakresu, miejsca i przyczyn nieefektywnego realizowania procedur administracyjnych, identyfikację zawodności i zagroŝeń oraz luk i nieciągłości w przebiegu obecnie realizowanych procedur. REALIZUJĄCY Eksperci z odpowiednich resortów, Instytut Logistyki i Magazynowania, grupa ekspertów z obszaru prawa gospodarczego i administracyjnego, Ministerstwo Gospodarki WEJŚCIE Przedmiotem analizy i oceny będą zmapowane i opisane procesy oraz wywołane w nich procedury. WYJŚCIE W wyniku przeprowadzonych działań powstanie lista wytycznych w zakresie usunięcia przyczyn ewentualnej niewykonalności oraz nieefektywności procedur realizowanych obecnie przez administrację. OPIS DZIAŁAŃ Analiza realizowanych procedur administracyjnych jest wprowadzona w celu oceny wielu czynników i uwarunkowań ich prawidłowej realizacji oraz zgodności produktu z wymaganiami jego odbiorcy (uwzględnione zostaną wyniki konsultacji społecznych). Metodyka obejmuje ocenę działań, wykorzystanych zasobów i produktu realizacji procedury wielu obszarów analitycznych: zgodność wyniku pod względem ilościowym i jakościowym z wymaganiami odbiorców produktu procedury (np. jakość wystawianego dokumentu, poziom obsługi odbiorcy, komunikatywność przekazywanych informacji), Strona 18 z 190

19 zgodności realizowanych czynności z projektem procedury pod względem rodzaju i zakresu działań, czasu i miejsca ich wykonania, a takŝe jakości i kolejności poszczególnych czynności, zgodność wykorzystania zasobów (ludzi, urządzeń, systemów informatycznych, informacji, itp.) do realizacji poszczególnych czynności; ocenie podlegają: zgodność np. ilości, rodzaju, funkcjonalności zasobów, kwalifikacje pracowników oraz koszty wykorzystywanych zasobów, zgodność warunków realizacji poszczególnych czynności (np. organizacja pracy i przyjęte metody wykonania czynności, regulamin wykonywania czynności i zakres obowiązków na stanowisku pracy, czas dostępności zasobów dla odbiorcy, stabilność warunków pracy, liczba pracowników odpowiednia do obciąŝenia pracą, funkcjonalność systemu informatycznego i szybkość przetwarzania danych oraz bezpieczeństwo systemów i przekazywanych informacji, dostęp do Internetu, motywacja pracowników gwarantująca odpowiednią wydajność pracy, w systemie informatycznym, prawidłowość nadzoru i przydzielona odpowiedzialność za całość realizacji procedury, włączając oszacowanie ryzyka komunikacji w otwartych sieciach komputerowych. W wyniku analizy oceniona będzie efektywność i sprawność wykonania procedury, przepustowość i poziom wykorzystania zasobów oraz jakość produktu procedury. Powstaną przesłanki dla określenia głównych czynników i kryteriów zmian w realizowanych procedurach. Do czynników powodujących potrzebę optymalizacji i upraszczania procedur administracyjnych i reeingeeneringu 2 procesów lub struktur organizacyjnych oraz zasobów je realizujących naleŝą najczęściej: powtarzanie czynności, danych lub pracy związanych z ich przetwarzaniem, nieoptymalne ścieŝki realizacji działań i długi czas trwania procedury (np. występujące wąskie gardła, kolejki, spiętrzenia prac), wymagana większa elastyczność procedur administracji i podatność na zmiany, brak moŝliwości realizacji działań w zadanym czasie; ryzyko opóźnienia we wdroŝeniu systemów informatycznych wspomagających procedury administracyjne, potrzeba wyszczuplenia struktur organizacyjnych, zmniejszenia wielkości aktywów lub środków zaangaŝowanych w realizację procedur, zbyt wysoki koszt realizowanych działań (przekraczający planowane budŝety), niski poziom obsługi odbiorcy i spełnienia jego oczekiwań oraz niska jakość działań lub produktu otrzymywanego w wyniku realizacji procedury administracyjnej, brak nadzoru, kontroli lub jednoznacznej odpowiedzialności za realizację procedury (zwłaszcza procedury realizowane przez kilka jednostek administracji) częste odstępstwa od załoŝonego przebiegu procedury (sposobu realizacji), brak komunikacji interoperacyjnej pomiędzy realizowanymi procedurami lub jednostkami organizacyjnymi wykonującymi poszczególne czynności. Metodyka ma zastosowanie w odzwierciedleniu hierarchii funkcjonalności systemu administracji realizującego procedurę (urząd, dział, stanowisko pracy) z uwzględnieniem funkcji nadrzędnych i podporządkowanych oraz przebiegu działań w procedurze (działania 2 Podstawy reengineeringu zostały opracowane przez M. Hammera (1990) a następnie spopularyzowane przez Hammera i J. Champilego(1996). Jest to kierunek zmian prowadzący opcjonalnie do radykalnego i fundamentalnego przemyślenia od nowa funkcjonujących procesów administracyjnych lub wprowadzania stopniowego zmian ewolucyjnych. Strona 19 z 190

20 główne, czynności składowe, jednostkowe operacje). Uogólniona metodyka analizy w oparciu o schemat procedury (mapę działań) uwzględnia podstawowe zasady: zwięzłości w sposób zrozumiały i konkretny opisuje przepływ pracy w jednostce organizacyjnej administracji lub pomiędzy nimi, w ramach realizowanej procedury, komunikatywności wykorzystuje graficzne elementy: o funkcje (procesy, podprocesy, działania, czynności) - posiadające nazwę i numer; zalecane jest ograniczenie prezentowania funkcji w jednym diagramie do 6 podfunkcji co pozwala to na łatwy odczyt i przejrzystość diagramu, o reguła opisu kaŝdego działania (czynności) jest zgodna z regułą ICOM : I - Input (wejście), O - Output (wyjście), C - Control (sterowanie działaniami), M Mechanizm (zasoby realizujące działania), o połączenia będące obiektami jedno- lub dwustronnych relacji między funkcjami (procesami), określające przepływ informacyjny, materiałowy, finansowy, o noty indeksu lokalizują funkcje (działania) w złoŝonej, hierarchicznej strukturze diagramu; po numerze indeksu moŝna określić do jakiej głównej funkcji (działania) naleŝy dana podfunkcja (czynność). o glosariusz, czyli tekst wspomagający diagram, zwiększa precyzję graficznej prezentacji precyzyjności interpretacja opracowanego modelu procedury jest jednoznaczna, nie wznosząc nieporozumień w procesie jej analizy, np.: o nie moŝna opuszczać lub dodawać funkcji, kaŝde działanie powinno być powiązane z działaniem poprzedzającym i następnym w kolejności, o nazwy działań (funkcji) powinny być niepowtarzalne, podobnie jak noty indeksów diagramów, o wszystkie relacje wymagają nazw, ewentualnie oznaczeń. metodyce podejścia modelowanie i przedstawianie przepływu pracy w procedurze realizowane jest krok po kroku. Przyjęto podstawowe pojęcia metodyki: o model procedury zestaw hierarchicznie uporządkowanych diagramów, o cel procedury zestaw pytań na które model pomaga odpowiedzieć, o zakres modelu - uszczegóławiający opis tego czego model procedury dotyczy, z zastrzeŝeniem czym model nie jest, o adresat modelu narzuca aparat pojęciowy jakim naleŝy się posługiwać, aby model był zrozumiały i uŝyteczny dla odbiorcy, o czynności, funkcje (activities); model procedury jest hierarchiczną strukturą czynności lub funkcji, o interfejsy, strzałki, ograniczenia, związki, Model procedury powinien umoŝliwić wykonanie harmonogramu działań w postaci diagramu przepływu pracy, z uwzględnieniem moŝliwości równoległej lub kolejnej realizacji prac. Model powinien umoŝliwiać opracowanie poprawnych planów realizacji procedury (wykonania działań) tzn.: - Co? - specyfikacja prac, - Kto? - osoba odpowiedzialna, - Gdzie? - miejsce realizacji, - Kiedy? - termin lub czasokres realizacji, - Czym? - sposób organizacji i zabezpieczenia prac, - Za co? - wartość prac i źródło ich finansowania (wycenione mogą być tylko zadania główne ale naleŝy uwzględnić czas trwania prac i moŝliwość rozłoŝenia strumienia wydatków), Strona 20 z 190