Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas - Sprzefak++ - Moduł Centrali

Transkrypt

1 Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas - Sprzefak++ - Moduł Centrali Podręcznik użytkownika Marcin Malinowski Patryk Nowacki

2 Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas - Sprzefak++ - Moduł Centrali Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas - Sprzefak++ - Moduł Centrali: Podręcznik użytkownika by Marcin Malinowski i Patryk Nowacki Data wydania: 21/10/2015 Copyright 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 Piątka Spółka Jawna - Maciej Lewandowski, Sławomir Nowacki, Sławomir Rusiewicz-Rusiński, Tomasz Szleszyński, Krzysztof Zając Wszelkie prawa zastrzeżone.

3 Instrukcja eksploatacji Systemu Obsługi Faktur i Kas - Sprzefak++ - Moduł Centrali Wstęp... v 1. Obsługa katalogów Rodzaje usług Ceny usług Kontrahenci Pracownicy Kasy i banki Rejestry Tytuły płatności Zapisanie nowego tytułu płatności Aktualizacja tytułu płatności Projekty Zlecenia Procenty Zamykanie okresów Miejsca zakupu i sprzedaży Instalacje PINCASSO Wymiana danych z systemem SAP Import danych z SAP Kryteria importu zleceń Podczas importu Eksport danych do SAP Zakończenie iii

4 iv

5 Wstęp Wstęp Centrala jest integralną częścią systemu Sprzefak++. Podstawowym założeniem Centrali jest umożliwienie edycji katalogów w jednym miejscu dla wszystkich instalacji Sprzefaka++, oraz wymiana informacji słownikowych z systemem księgowym SAP. Niniejsza dokumentacja opisuje tylko operacje specyficzne dla modułu Centrali. Informacje ogólne oraz podstawowe funkcje wspólne dla obu części Sprzefaka zostały opisane w podręczniku użytkownika systemu Sprzefak++ (można go znaleźć na stronie: Aby użytkownik mógł zarządzać Centralą musi mieć nadane uprawnienie Administrator Centrali w systemie Sprzefak++. v

6 vi

7 Opcja Katalogi służy głównie do edycji wszelkiego rodzaju spisów pomocniczych, potrzebnych podczas pracy z systemem. W systemie Sprzefak++ możliwość edycji większości katalogów istnieje tylko w Centrali - w punktach sprzedaży jest tylko podgląd katalogów. 1. Rodzaje usług Opcja ta umożliwia wyświetlenie tabeli zawierającej spis wszystkich usług zapisanych w systemie: Rysunek 1.1. Formularz usług Na formularzu tym dostępne są funkcje: Nowy [F4] umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie nowej usługi. Aktualizuj [F2] pozwala użytkownikowi edytować wybraną usługę. Ten sam efekt można uzyskać wciskając klawisz Enter po zaznaczeniu wybranego wiersza, lub dwukrotnie klikając na wybranej usłudze. Zostanie wtedy wyświetlone okno: Rysunek 1.2. Edycja usługi Znajdują się na nim następujące pola: 1

8 1. Rodzaje usług Symbol dowolny tekst umożliwiający grupowanie usług wg tego tekstu. Skrót skrócona nazwa usługi. Jest to tekst wyświetlany na liście usług i na dokumentach sprzedaży. Nazwa pełna nazwa usługi. Jest to tekst drukowany na dokumentach sprzedaży. PKWiU/KOB symbol usługi wg klasyfikacji GUS. PKD symbol PKD działalności gospodarczej. Obiekt kosztowy wymagany obiekt kosztowy przy definiowaniu pozycji faktury - dozwolone wartości to brak, projekt lub zlecenie. Jednostka miary skrót jednostki, która będzie podstawową jednostką rozliczeniową wybranej usługi. Rejestr symbol rejestru, do którego zostanie zakwalifikowana faktura z wybraną usługą. Po wejściu do tego pola zostaje wyświetlona tabela zdefiniowanych w systemie rejestrów, z której należy wybrać żądany (Sekcja 6, Rejestry ). Status pole wyboru umożliwiające dezaktywowanie usługi. Jeśli to pole pozostanie niezaznaczone wówczas usługa ta będzie nieosiągalna do wybrania na nowych dokumentach sprzedaży. Arkusz Ceny usługi zawiera spis cen edytowanej usługi: Rysunek 1.3. Spis cen usługi Na tym arkuszu istnieją przyciski: Dodaj [F4] do zapisania nowej ceny usługi. Po jego wciśnięciu zostanie wyświetlone okno umożliwiające wprowadzenie danych nowej ceny, na którym należy podać: stawkę VAT, kwoty brutto i netto (w zależności o tego, która kwota zostanie uzupełniona jako pierwsza, ta druga zostanie wyliczona przez program), oraz datę początku obowiązywania nowej ceny. Aktualizuj [F2] służy do edycji zapisanej już ceny usługi. Usuń [F6] za pomocą tego przycisku można usunąć ze spisu wybraną cenę. Drukuj [F10] umożliwia wydrukowanie spisu cen edytowanej usługi, zarówno na papier, jak i do pliku. Przycisk Zastosuj spowoduje zapisanie wprowadzonych zmian bez zamykania okna. W przypadku dodawania nowej usługi, dopiero w tym momencie pojawią się zakładki umożliwiające edycję uprawnień i cen. Odśwież [Ctrl-R] uaktualnienie wyświetlonej tabeli danymi zapisanymi na sieci. Aktywne / Wszystkie [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich usług, lub tylko widocznych (aktywnych). Nieaktywne usługi wyświetlane są czerwoną przekreśloną czcionką. 2

9 2. Ceny usług Drukuj [F10] umożliwia wydrukowanie w formie listy wszystkich, zaznaczonych bądź aktywnych usług. Wydruk ten możliwy jest również do pliku. 2. Ceny usług Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z dwiema tabelami: górną ze spisem usług zdefiniowanych w systemie, oraz dolną zawierającą listę cen usługi wybranej w górnej tabeli. Rysunek 1.4. Formularz cen usług Pasek narzędziowy widoczny na tym formularzu dotyczy cen usług i ma dokładnie takie same funkcje, jak przyciski widoczne na Rysunek 1.3, Spis cen usługi. Ich opis znajduje się poniżej tego rysunku. Ponadto podczas edycji dowolnej ceny wybranej usługi istnieje dostęp do arkusza Opis usługi (Rysunek 1.2, Edycja usługi ), na którym można dokonać korekty potrzebnych danych. 3. Kontrahenci Katalog kontrahentów jest spisem podmiotów gospodarczych, z którymi zakład współpracuje i wymienia dokumenty sprzedaży i zakupu. Wybranie tej opcji spowoduje najpierw wyświetlenie okna dialogowego umożliwiającego ograniczenie listy wyświetlonych za chwilę kontrahentów zapisanych w systemie: Rysunek 1.5. Ograniczenia listy kontrahentów W celu ograniczenia wyświetlanych kontrahentów można wypełnić na nim dowolną ilość pól, w zależności od posiadanych informacji na temat kontrahenta. Numer NIP można wpisać w dowolnym formacie (z myślnikami, lub też bez nich). Jeśli cokolwiek zostanie wpisane do pola edycyjnego Słowa występujące w nazwie, wtedy system będzie poszukiwał tej frazy w tzw. krótkiej nazwie kontrahentów i wyświetli tylko tych, u których wpisana fraza się znajduje, niezależnie od wielkości liter. Gdy zaznaczono opcję Dopasuj słowa od początku to dopasowany zostanie prefiks nazwy, natomiast gdy wybrano Dopasuj słowa 3

10 3. Kontrahenci dowolnie i wpisano na przykład zakład metal zostaną wyświetleni wszyscy kontrahenci zawierający w nazwie w dowolnym miejscu wpisane frazy, np.: Zakłady Metalurgiczne Miejski Zakład Metali Kolorowych Metalchem Zakład Jeśli natomiast frazę wpisano z cudzysłowami ("zakład metal"), wtedy system wyświetli tylko tych, którzy w nazwie mają w dowolnym miejscu dokładnie taką frazę. W naszym przykładzie tylko: Miejski Zakład Metali Kolorowych. Jeśli okno Rysunek 1.5, Ograniczenia listy kontrahentów pozostanie niewypełnione zostaną wyświetleni wszyscy kontrahenci: Rysunek 1.6. Katalog kontrahentów Wyświetlony formularz zawiera tabelę, gdzie wierszami są poszczególni kontrahenci. W Centrali nie ma możliwości edycji danych kontrahenta, gdyż są one pobierane z systemu SAP (przy pomocy opcji Administracja Import danych z SAP - Sekcja 1, Import danych z SAP ). Pasek narzędziowy tego formularza umożliwia szereg funkcji związanych z tym spisem i opisanych poniżej: Szczegóły [F9] wyświetla dane szczegółowe wybranego kontrahenta: Rysunek 1.7. Szczegółowe informacje o kontrahencie 4

11 4. Pracownicy Odśwież [Ctrl-R] - jak zawsze służy do zaktualizowania wyświetlanych danych. Aktywni / Wszyscy [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich kontrahentów lub tylko aktywnych. Ograniczenia [Tab] - pozwala powrócić do okna dialogowego (Rysunek 1.5, Ograniczenia listy kontrahentów ) umożliwiającego zmianę kryteriów wyświetlanych kontrahentów. Drukuj [F10] umożliwia wydrukowanie w formie listy wszystkich, zaznaczonych bądź aktywnych kontrahentów. Wydruk ten możliwy jest również do pliku. W tabeli kontrahentów występują następujące kolumny: Nazwa - skrót nazwy kontrahenta, Numer - identyfikator klienta w SAP (numer księgowy), Kraj - jeśli kontrahent pochodzi spoza Polski w kolumnie tej będzie skrót nazwy tego państwa w przeciwnym przypadku pole pozostanie niewypełnione, Nip - numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, Rodzaj - rodzaj kontrahenta (pole to będzie wypełnione jeśli kontrahent jest kontrahentem wewnętrznym). 4. Pracownicy Po uruchomieniu tej funkcji użytkownikowi wyświetli się tabela zawierająca pracowników. Podobnie jak w przypadku katalogu kontrahentów wszystkie dane pracowników są importowane z systemu SAP i w razie potrzeby aktualizowane przy pomocy opcji Administracja Import danych z SAP: Rysunek 1.8. Katalog pracowników Po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Szczegóły [F9] wyświetli się nowe okno zawierające szczegółowe informacje (tylko do odczytu) o pracowniku: 5

12 5. Kasy i banki Rysunek 1.9. Szczegółowe informacje o pracowniku 5. Kasy i banki Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z tabelą zawierającą spis kas i banków zdefiniowanych w systemie: Rysunek Katalog kas zdefiniowanych w systemie Na formularzu tym dostępne są funkcje: Nowy [F4] umożliwia zdefiniowanie nowej kasy lub banku przez określenie symbolu, nazwy, rodzaju i instalacji (MSZ) do którego należy. W polu wystawca można podać MSZ, którego dane będą drukowane na dokumentach kasowych i raportach - jeśli pole to pozostanie niewypełnione, to system posłuży się danymi z instalacji (głównego MSZ). Należy pamiętać, że w ramach jednej instalacji symbole kas / banków muszą być unikalne: 6

13 6. Rejestry Rysunek Edycja danych kasy / banku Aktualizuj [F2] pozwala użytkownikowi uaktualnić dane zaznaczonej kasy lub banku. Ten sam efekt można uzyskać wciskając klawisz Enter po zaznaczeniu wybranego wiersza, lub dwukrotnie klikając na wybranej kasie. Odśwież [Ctrl-R] jak zwykle służy do zaktualizowania wyświetlanej zawartości przez treści wprowadzone przez pozostałych użytkowników sieci. Aktywne / Wszystkie [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich pozycji lub tylko widocznych (aktywnych). Drukuj [F10] pozwala wydrukować w formie listy wszystkie, bądź tylko zaznaczone wcześniej wiersze z wyświetlanej tabeli. Wydruk ten może być również skierowany do pliku. W tabeli kas i banków występują następujące kolumny: Symbol jednoznaczny identyfikator kasy / banku w ramach jednego miejsca sprzedaży i zakupów, Nazwa pełna nazwa kasy / banku, Instalacja - nazwa miejsca sprzedaży i zakupów, w którym dostępna jest kasa / bank, Rodzaj - kasa / bank. 6. Rejestry Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z tabelą zawierającą spis rejestrów zdefiniowanych w systemie: Rysunek Katalog rejestrów Na formularzu tym dostępne są funkcje: 7

14 7. Tytuły płatności Nowy [F4] umożliwia zdefiniowanie nowego rejestru przez określenie jego unikalnego symbolu i nazwy. Aktualizuj [F2] pozwala edytować wybrany rejestr. Ten sam efekt można uzyskać wciskając klawisz Enter po zaznaczeniu wybranego wiersza, lub dwukrotnie klikając na wybranym rejestrze: Rysunek Aktualizacja rejestru Użytkownik może edytować wszystkie wartości z wyjątkiem symbolu. Jeśli użytkownik chciałby uniemożliwić korzystanie z rejestru musi odznaczyć pole Aktywny - od tej pory nie będzie możliwości wyboru tego rejestru dla dokumentów. Odśwież [Ctrl-R] uaktualnienie wyświetlonej listy danymi zapisanymi w bazie przez innych użytkowników. Aktywne / Wszystkie [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich pozycji lub tylko widocznych (aktywnych). Drukuj [F10] pozwala wydrukować w formie listy wszystkie, bądź tylko zaznaczone wcześniej wiersze z wyświetlanej tabeli. Wydruk ten może być również skierowany do pliku. W tabeli rejestrów występują następujące kolumny: Symbol dowolny trzyznakowy tekst umożliwiający jednoznaczną identyfikację rejestru, Nazwa pełna nazwa rejestru, Typ rejestru - sprzedaż lub zakupy. 7. Tytuły płatności W Centrali istnieje możliwość tworzenia oraz edycji tytułów płatności, które następnie są eksportowane do poszczególnych instalacji Sprzefak++. Po wybraniu tej opcji użytkownikowi wyświetli się tabela zawierająca zdefiniowane tytuły płatności: 8

15 7. Tytuły płatności Rysunek Katalog tytułów płatności Na formularzu tym dostępne są funkcje: Nowy [F4] umożliwia zdefiniowanie nowego tytułu płatności (patrz: Sekcja 7.1, Zapisanie nowego tytułu płatności ). Aktualizuj [F2] pozwala edytować wybrany tytuł płatności. Ten sam efekt można uzyskać wciskając klawisz Enter po zaznaczeniu wybranego wiersza, lub dwukrotnie klikając na wybranym tytule płatności (patrz: Sekcja 7.2, Aktualizacja tytułu płatności ). Odśwież [Ctrl-R] uaktualnienie wyświetlonej listy danymi zapisanymi w bazie przez innych użytkowników. Aktywne / Wszystkie [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich pozycji lub tylko widocznych (aktywnych). Drukuj [F10] pozwala wydrukować w formie listy wszystkie, bądź tylko zaznaczone wcześniej wiersze z wyświetlanej tabeli. Wydruk ten może być również skierowany do pliku. W tabeli tytułów płatności występują następujące kolumny: Nazwa - nazwa tytułu płatności pojawiająca się na dokumentach, Rodzaj - rodzaj tytułu płatności (determinuje na jakich dokumentach KP / KW może on wystąpić), Typ - wpłata lub wypłata, Inkaso - do jakiego inkasa (instalacji PINCASSO) został przydzielony tytuł płatności. Jeśli pole jest niewypełnione oznacza to, że tytuł obowiązuje dla wszystkich inkas Zapisanie nowego tytułu płatności Wciśnięcie przycisku Nowy [F4] przez użytkownika pozwala mu zdefiniować nowy tytuł płatności na wyświetlonym oknie dialogowym: 9

16 7. Tytuły płatności Rysunek Edycja nowego tytułu płatności Nowy tytuł płatności dodawany jest w dwóch etapach. Najpierw użytkownik wprowadza dane podstawowe, a po naciśnięciu przycisku Zastosuj pojawiają się dwie nowe zakładki, w których można edytować przypisania do kas i rejestrów (opisano je w następnym punkcie). Jeśli użytkownik nie chce zmieniać standardowego przypisania (do wszystkich kas i rejestrów) może zamiast przycisku Zastosuj od razu kliknąć przycisk OK Aktualizacja tytułu płatności Aby dokonać jakichkolwiek zmian w zapisanym już tytule płatności należy wybrać z tabeli korygowany wiersz, a następnie wcisnąć przycisk Aktualizuj lub klawisz F2. To samo można uzyskać dwukrotnie klikając na wybranym wierszu. Rysunek Aktualizacja tytułu płatności W zakładce Definicja tytułu płatności użytkownik wprowadza podstawowe informacje o tytule płatności: nazwę, typ (wpłata lub wypłata) oraz rodzaj (determinuje on na jakich dokumentach KP / KW może on występować). Rodzaje dotyczące płatności za gaz pozwalają na wprowadzenie inkasa. Jeśli inkaso nie zostanie wprowadzone program przyjmie iż dany tytuł płatności zdefiniowany będzie dla wszystkich inkas w systemie. 10

17 8. Projekty W zakładce Przynależność do kas użytkownik może zaznaczyć, jakie kasy mają korzystać z danego tytułu płatności. Standardowo program zakłada, iż będą to wszystkie kasy. Jeśli użytkownik chce zmienić przypisanie do kas musi odznaczyć pole Wszystkie kasy, a następnie zaznaczyć te pozycje, dla których tytuł płatności ma obowiązywać. Ponowne zaznaczenie pola Wszystkie kasy spowoduje automatyczne wybranie wszystkich pozycji. Rysunek Aktualizacja dowiązań tytułu płatności do kas W analogiczny sposób można ograniczyć użycie tytułu płatności do wskazanych rejestrów. Oznacza to, że przy zapłacie w kasie dokumentu sprzedaży z rejestru XYZ będą dostępne tylko tytuły płatności, dla których zaznaczono ten rejestr. Rysunek Aktualizacja dowiązań tytułu płatności do rejestrów 8. Projekty Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z tabelą zawierającą spis projektów zaimportowanych z systemu SAP: 11

18 9. Zlecenia Rysunek Katalog projektów Po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Szczegóły [F9] wyświetli się nowe okno zawierające szczegółowe informacje o projekcie: Rysunek Szczegółowe informacje o projekcie 9. Zlecenia Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z tabelą zawierającą spis zleceń zaimportowanych z systemu SAP: 12

19 10. Procenty Rysunek Katalog zleceń Po naciśnięciu przez użytkownika przycisku Szczegóły [F9] wyświetli się nowe okno zawierające szczegółowe informacje o zleceniu: Rysunek Szczegółowe informacje o zleceniu Funkcja Filtry [Tab] umożliwia definiowanie filtrów dla zleceń wybieranych na fakturach i zamówieniach. Filtr definiuje się dla wybranego rejestru, instalacji (MSZ) i rodzaju kontrahentów (wszyscy / wewnętrzni / zewnętrzni), podając ograniczenia na rodzaj (np.: D97* - wszystkie zlecenia z rodzajem rozpoczynającym się od napisu D97 ) oraz kategorię zlecenia. Zasada tworzenia ograniczeń jest taka sama jak przy imporcie zleceń (Sekcja 1.1, Kryteria importu zleceń ). 10. Procenty Wybranie tej opcji spowoduje wyświetlenie formularza z tabelą zawierającą oprocentowanie do naliczania odsetek karnych: 13

20 10. Procenty Rysunek Katalog procentów Katalog procentów pozwala na definiowanie nowych procentów oraz usuwanie starych, wcześniej zdefiniowanych procentów. Na formularzu tym dostępne są funkcje: Nowy [F4] umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie nowej wartości oprocentowania zadłużenia: Rysunek Definiowanie nowych procentów Pola Autor oraz Data utworzenia (wprowadzenia) są wypełniane automatycznie. Usuń [F6] umożliwia użytkownikowi usunięcie starych lub błędnie wprowadzonych procentów. Odśwież [Ctrl-R] uaktualnienie wyświetlonej listy danymi zapisanymi w bazie przez innych użytkowników. Aktywne / Wszystkie [F3] jest to przełącznik do wyświetlenia w tabeli wszystkich pozycji lub tylko widocznych (aktywnych). Drukuj [F10] pozwala wydrukować w formie listy wszystkie, bądź tylko zaznaczone wcześniej wiersze z wyświetlanej tabeli. Wydruk ten może być również skierowany do pliku. W tabeli procentów występują następujące kolumny: Od dnia - od jakiego dnia obowiązywać ma dany procent, Procent - jakie jest dzienne oprocentowanie zadłużenia, Wprowadzono - data wprowadzenie do systemu danego oprocentowania, Wprowadził - kto wprowadził dane oprocentowanie, Usunięto - data usunięcia danego oprocentowania, Usunął - kto usunął dane oprocentowanie. Pola Usunięto i Usunął są wypełniane w momencie usuwania danego procentu. Jeśli pola te są niewypełnione oznacza to, iż dane oprocentowanie nie zostało usunięte. 14

21 11. Zamykanie okresów 11. Zamykanie okresów Użytkownik ma możliwość wprowadzenia daty zamknięcia okresu rozrachunkowego. Po zamknięciu okresu nie ma możliwości wystawiania lub modyfikowania dokumentów z datą wcześniejszą lub równą wprowadzonej przez użytkownika. W razie konieczności modyfikacji takich dokumentów trzeba będzie wprowadzić nową datę zamknięcia okresu - wcześniejszą od daty modyfikowanego dokumentu. W celu zamknięcia okresu należy z menu wybrać opcję Katalogi Zamknięte okresy. W nowo otwartym okienku będą następujące pola: kto zamknął ostatni okres, z jaką datą go zamknął oraz - do wprowadzenia - nowa data zamknięcia okresu. Rysunek Zamykanie okresów rozrachunkowych 12. Miejsca zakupu i sprzedaży Po wybraniu tej funkcji pojawia się tabela z dostępnymi w zakładzie miejscami sprzedaży i zakupu (MSZ) - instalacjami Sprzefaka: Rysunek Katalog miejsc sprzedaży i zakupów Na powyższej liście występują następujące kolumny: Symbol jednoznaczny identyfikator MSZ. Nazwa krótka nazwa. Typ - typ MSZ-u (sprzedaż lub zakupy). Zaznaczenie dowolnego z nich i wciśnięcie przycisku Aktualizuj [F2] spowoduje wyświetlenie formularza zawierającego dane wybranego MSZ-u: 15

22 13. Instalacje PINCASSO Rysunek Edycja miejsca sprzedaży i zakupu Za pomocą tego formularza użytkownik może edytować prawie wszystkie wartości pól (poza symbolem MSZ, spółką i typem miejsca sprzedaży). Pole Typ jednostki organizacyjnej (np.: wartości D lub H mogą oznaczać oddziały dystrybucji / obrotu) występujące również w katalogu rejestrów (Sekcja 6, Rejestry ) umożliwia realizację następujących zadań: Automatyczne wstawianie do numeru własnego faktury typu jednostki (składnik numeru {JEDN} w konfiguracji instalacji). Umożliwia to wystawianie faktur dla kilku jednostek obrotu / dystrybucji w ramach jednej instalacji. Rejestry mogą być przypisane (lub nie) do konkretnego typu jednostki. Przypisane rejestry dostępne są tylko na fakturach wystawianych dla tej jednostki (w komórce organizacyjnej z wystawcą - symbolem MSZ - o takim typie). Umożliwia to podział dostępu do rejestrów wg typu jednostki. W celu dodania nowej instalacji lub zmiany symbolu MSZ należy skontaktować się z serwisem firmy Piątka. 13. Instalacje PINCASSO Funkcja ta umożliwia obejrzenie listy systemów PINCASSO zdefiniowanych systemie: Rysunek Katalog instalacji systemu PINCASSO Ponadto możliwe jest wydrukowanie tego katalogu w całości, bądź tylko zaznaczonych wierszy także do pliku poprzez wciśnięcie przycisku Drukuj [F10]. 16

23 Rozdział 2. Wymiana danych z systemem SAP Zarówno import do, jak i eksport z systemu SAP uruchamia się z menu Administracja wybierając odpowiednio opcje Import danych z SAP albo Eksport danych do SAP. 1. Import danych z SAP Po wybraniu funkcji Import danych z SAP użytkownik zobaczy nowe okienko: Rysunek 2.1. Import danych z systemu SAP Z systemu SAP importowane są następujące katalogi: kontrahenci, pracownicy, projekty oraz zlecenia. Poprzez zaznaczanie pól obok nazwy katalogu użytkownik może wybrać, które katalogi mają zostać zaimportowane. Dodatkowo dla każdego katalogu użytkownik musi wprowadzić ścieżki wraz z nazwami plików, w których znajdują się dane do zaimportowania. Domyślnie program szuka plików o ustalonym wzorcu nazw (np.: SAK to plik zawierający kontrahentów wygenerowany przez SAP dnia 8 marca 2006 r.) w ścieżce zdefiniowanej w pliku konfiguracyjnym. Ponadto dla katalogu zleceń użytkownik może użyć opcjonalnych filtrów na importowane dane korzystając z funkcji Kryteria importu zleceń Kryteria importu zleceń Po wybraniu tej opcji wyświetli się następujące okienko: Rysunek 2.2. Opcjonalny filtr dla importowanych zleceń Za pomocą pól Rodzaj oraz Kategoria użytkownik może wybrać jakiego typu dane chce importować. Użytkownik może wpisać kilka reguł, które będą obowiązywać podczas importu zleceń. Program zapamiętuje raz zdefiniowany filtr, tak że nie ma potrzeby wprowadzania go za każdym razem. Aby dodać nowe kryterium importu należy nacisnąć przycisk Dodaj. Nowo wprowadzone reguły pojawiać się będą w polu poniżej. Przykłady: 17

24 Rozdział 2. Wymiana danych z systemem SAP 1. Import danych z SAP 1. Aby zaimportować do systemu zlecenia, których kategoria to 01, a rodzaj to D981 : Rodzaj: D981, Kategoria: 01, Pole Tylko niepasujące do wzorca NIE zaznaczone. 2. Aby zaimportować do systemu zlecenia, których rodzaj rozpoczyna się od znaków D9 (np.: D981, D937 ): Rodzaj: D9*, Kategoria: niewypełnione, Pole Tylko niepasujące do wzorca NIE zaznaczone. Przy takim filtrze kategoria zlecenia nie będzie brana pod uwagę przy imporcie zleceń. Analogicznie jeśli tylko pole Kategoria zostanie wypełnione, to przy imporcie nie będzie brany pod uwagę rodzaj zlecenia. 3. Aby zaimportować zlecenia, których kategoria to 01, a rodzaj rozpoczyna się od znaków D9 (np.: D981, D937 ): Rodzaj: D9*, Kategoria: 01, Pole Tylko niepasujące do wzorca NIE zaznaczone. 4. Aby zaimportować zlecenia, których kategoria jest różna od 01, a rodzaj nie rozpoczyna się od D9 (np.: A981, B337 ): Rodzaj: D9*, Kategoria: 01, Pole Tylko niepasujące do wzorca zaznaczone. 5. Aby zaimportować zlecenia, których kategoria jest rozpoczyna się od 0 (np.: 01, 02 ), a rodzaj rozpoczyna się od D9 (np.: D981, D937 ): Rodzaj: D9*, Kategoria: 0*, Pole Tylko niepasujące do wzorca NIE zaznaczone. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania wielu jednocześnie działających filtrów. Niezależnie od filtrów definiowanych przez użytkownika program dopuszcza tylko import zleceń, na które można księgować przychody Podczas importu Naciśnięcie przycisku OK w oknie Rysunek 2.1, Import danych z systemu SAP rozpocznie procedurę importu danych i otworzy nowe okienko zawierające informacje o jej przebiegu: 18

25 Rozdział 2. Wymiana danych z systemem SAP 2. Eksport danych do SAP Rysunek 2.3. Okno informujące o przebiegu importu danych z SAP Użytkownik ma możliwość przerwania importu w każdej chwili poprzez naciśnięcie przycisku Przerwij. Program zapyta o potwierdzenie przed wykonaniem tej akcji. Po zakończeniu importu w kolumnie Status pojawi się skrócony opis zaimportowanych danych dla każdego z katalogów: Rekordy wczytane: liczba rekordów wczytana z pliku, Nowe: liczba dodanych rekordów, Zmienione: liczba zaktualizowanych rekordów, Aktywne +/-: informacja o tym czy przybyło/ubyło rekordów aktywnych. Program zaznacza jako nieaktywne istniejące w systemie rekordy, których nie znalazł w pliku importu lub gdy mają one w nim taki status (np.: kontrahenci oznaczeni w SAP jako nieaktywni). 2. Eksport danych do SAP Jeśli użytkownika interesuje wyeksportowanie katalogów z Centrali do systemu SAP może on skorzystać z funkcji Eksport danych do SAP. Po wybraniu tej opcji pojawi się analogiczne okienko jak w przypadku importu danych. Użytkownik musi wybrać, które katalogi chce wyeksportować i do jakiej ścieżki: Rysunek 2.4. Eksport katalogów do systemu SAP Domyślnie program tworzy zbiory o nazwach wg przedstawionego na rysunku wzorca w ścieżce zdefiniowanej w pliku konfiguracyjnym. Podobnie jak w przypadku importu danych wybranie przycisku OK rozpocznie procedurę eksportu. 19

26 20

27 Rozdział 3. Zakończenie To wszystko, co można było napisać, by przybliżyć Państwu obsługę systemu Sprzefak++. Wszelkie uwagi, życzenia i propozycje ulepszeń systemu prosimy kierować na adres uwidoczniony na planszy po wybraniu opcji Pomoc Zgłaszanie uwag z menu głównego systemu: Życzymy Państwu przyjemnej i bezawaryjnej pracy. Zespół PIĄTKI 21

28 22