PROTOKÓŁ Z KONTROLI. gospodarki finansowej

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ Z KONTROLI gospodarki finansowej C harakterystyka jed n ostk i kontrolow anej 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Bursa Szkolna nr 1, ul Obwodowa 2, Zambrów, NIP: , Regon: ; 2. Forma prawna podmiotu: jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej; Szczególna forma prawna: Publiczna placówka systemu oświatowego; Nazwa formy własności: własność samorządowa; Kod i nazwa przeważającego rodzaju działalności wg PKD 2007: 5590Z - Pozostałe zakwaterowanie; Organ rejestrowy / ewidencyjny: Minister Edukacji Narodowej; Nazwa rejestru / ewidencji: Rejestr szkół i placówek oświatowych - nr Kierownik jednostki kontrolowanej: - mgr Iwona Romanek - Dyrektor. Dane dotyczące przebiegu kontroli 1. Oznaczenie organu zlecającego kontrolę: Zarząd Powiatu Zambrowskiego, (Starostwo Powiatowe w Zambrowie, ul. Fabryczna 3, Zambrów). 2. Temat kontroli: Kontrola gospodarki finansowej w bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie za lata Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli: - art. 34a. ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zm.); - upoważnienie do przeprowadzenia kontroli z dnia 14 października 2013 r. wystawione przez Starostę Zambrowskiego. 4. Termin przeprowadzenia kontroli: r r., w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dn r. 5. Osoby przeprowadzające kontrolę: Bożena Błaszczyk, Sebastian Kania, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli z dnia 14 października 2013 r. wystawionego przez Starostę Zambrowskiego, w związku z umową o dzieło z dnia 26 lutego 2013 r. zawartą pomiędzy Powiatem Zambrowskim i firmą VERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. 6. Zakres podmiotowy kontroli: - Bursa Szkolna nr 1, ul Obwodowa 2, Zambrów. 7. Zakres przedmiotowy kontroli: - Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi środkami pochodzącymi z innych źródeł; - Gospodarowanie mieniem. 8. Okres objęty kontrolą: od 2011 r. do 2012 r. U stalenia kontroli 1. Ocena prawidłowości dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi środkami pochodzącymi z innych źródeł. 1) Jednostka kontrolowana podlega przepisom ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U z późn. zm.). Strona 1

2 2) Głównemu księgowemu jednostki zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w wymiarze 0,5 etatu, powierzono w formie pisemnej obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: - prowadzenia rachunkowości; - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; - dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; - dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, zgodnie z art. 54 ust. 1. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Dokument potwierdzający przyjęcie przekazanych obowiązków i odpowiedzialności złożony został w aktach osobowych pracownika. 3) W jednostce kontrolowanej w okresie objętym kontrolą, obowiązywały następujące wewnętrzne regulacje: - Zarządzenie Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie nr 17/2010 z dn r. w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości (obowiązujące od r.); - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie, wprowadzona Zarządzeniem nr 10/2007 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn r.; - Instrukcja Inwentaryzacyjna Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie ( r.); - Instrukcja Inwentaryzacyjna, wprowadzona Zarządzeniem nr 10/2013 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Inwentaryzacyj nej; - Regulamin kontroli zarządczej w Bursie Szkolnej nr 1 w Zambrowie, wprowadzony Zarządzeniem nr 18/2010 Dyrektora Bursy Szkolnej nr 1 w Zambrowie z dn r. w sprawie przyjęcia Regulaminu kontroli zarządczej. W trakcie kontroli nie stwierdzono, aby jednostka posiadała przyjęte do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, oraz zakupów do wysokości wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. EURO). Realizacja zakupów niepodlegających przepisom ustawy PZP odbywała się w oparciu 0 znajomość lokalnego rynku dostawców i najkorzystniejszą ofertę. Zakupy podlegające przepisom ustawy PZP nie wystąpiły. W świetle powyższego zaleca się, aby jednostka opracowała i przyjęła do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów, w tym podlegających 1niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. 4) Zgodnie z przyjętymi w jednostce kontrolowanej zasadami: - kontroli merytorycznej dokonuje Dyrektor; - kontroli formalno - rachunkowej dokonuje Główny Księgowy; - kontroli pod względem zgodności z planem finansowym dokonuje Główny Księgowy; - zatwierdzenia do wypłaty dokonuje Główny Księgowy i Dyrektor. W przypadku długotrwałej nieobecności ww. osób, powyższe czynności są wykonywane przez osoby wskazane do zastępstwa. Do zawierania umów rodzących skutki finansowe w imieniu jednostki kontrolowanej upoważniony jest Dyrektor. 5) Za okres od r. do r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-27S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Strona 2 z

3 Konto Dochody budżetowe 2011 r. (w PLN) - tj. wykonane: Klasyfikacja budżetowa Dochody planowane (plan po zmianach) Dochody wykonane (wpływy minus zwroty) , , , , , , , , ,00 20, , , Razem: , ,57 6) Za okres od r. do r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-27S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu teiytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto Dochody budżetowe 2012 r. (w PLN) -tj. wykonane: Klasyfikacja budżetowa Dochody planowane (plan po zmianach) Dochody wykonane (wpływy minus zwroty) , , , , , , , , , , Razem: , ,07 7) Za okres od r. do r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-28S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto 130 Wydatki budżetowe 2011 r. (w PLN) - tj. wykonane:. UMoHu' Klasyfikacja budżetowa BedrOTty planowane Woehedy wykonane (plan po zmianach) (wpływy minus zwroty) , , , , , , , , , , , , ,00 652, , , , , , , ,00 373, , ,00 Strona 3 z 6

4 ,00 100, ,00 672, Razem: , ,06 8) Za okres od r. do r. jednostka kontrolowana sporządziła sprawozdanie Rb-28S (Roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej). Konto 130 Wydatki budżetowe 2012 r. (w PLN) - tj. wykonane: r- U yw O ' r f * 1* Klasyfikacja budżetowa (plan po zmianach) (wpływy minus zwroty) , , , , , , , , , , , , , , ,00 824, , , ,00 621, , , ,00 441, ,00 832, , , ,00 6, ,00 363, Razem: , ,95 9) Dane wynikające ze sprawozdań wymienionych w pkt. 5) - 8) były zgodne z zatwierdzonymi planami finansowymi wraz ze zmianami oraz z ewidencją księgową. W poddanych kontroli sprawozdaniach za latach 2011 i 2012 nie wystąpiły przekroczenia zaplanowanych wydatków. Z ewidencji konta 130 (w odniesieniu do planów finansowych wraz ze zmianami) wynika, że jednostka nie przekroczyła planów finansowych. W ramach ewidencji konta 130 następuje zgodność z wybranymi operacjami na rachunkach bankowych. Objęte kontrolą wydatki zostały wydatkowane na podstawie obowiązujących przepisów oraz prawidłowo zakwalifikowane do odpowiedniej podziałki klasyfikacji budżetowej. 10) Kontrola wynagrodzeń osobowych pracowników obejmowała w szczególności następujące składniki wynagrodzeń: - w przypadku personelu pedagogicznego: wynagrodzenie zasadnicze, stażowe (właściwy %), funkcyjne, motywacyjne, godziny nocne, godziny zastępcze; - w przypadku personelu administracyjno - obsługowego: wynagrodzenie zasadnicze, stażowe (właściwy %), premia; oraz nagrody, nagrody jubileuszowe oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne. Strona 4 z 6

5 Poddane kontroli składniki wynagrodzenia został ustalone zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i nauczycieli. Stwierdzono zgodność pomiędzy listami płac, a dokumentacją osobową oraz wyciągami bankowymi w zakresie dokonanych przelewów wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników (kontrolą nie obejmowano prawidłowości naliczania i wypłacania potrąceń i wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy). Poddane kontroli zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy były naliczane w oparciu o obowiązujące przepisy i odprowadzane w terminach ustawowych oraz z wysokościach wynikających z list płac i deklaracji ZUS DRA. Kontrolą objęto algorytm wyliczania zobowiązań publiczno - prawnych, nieprawidłowości nie stwierdzono. 11) Kontrola odnośnie gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych nie wykazała nieprawidłowości. Planowany odpis dla nauczycieli (personel dydaktyczny) ustalono zgodnie z zasadami art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj. Dz.U. z 2006 r., nr 97, poz. 674 ze zm.). Odpis na ZFSS dla pozostałych osób był dokonywany w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy. Planowane odpisy zostały uwzględnione w planach (odrębnie dla pracowników pedagogicznych, personelu administracyjno - obsługowego, emerytów i rencistów). 12) Wydatki ponoszone w jednostce służyły prawidłowemu funkcjonowaniu jednostki, były dokonywane w sposób oszczędny i celowy. Wydatkowanie środków odbywało się na podstawie dokumentów: - objętych kontrolą merytoryczną i formalno - rachunkową przez upoważnione osoby; - zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby. Kontrolowane wydatki były regulowane w wymaganych terminach. 2. Ocena prawidłowości gospodarowania mieniem. 1) Jednostka realizowała obowiązek inwentaryzacji składników aktywów trwałych. W trakcie kontroli przedłożono Spisy z natury oraz protokoły Komisji inwentaryzacyjnej. Nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych, zatem na jednostce nie ciążył obowiązek rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Spisy z natury były sporządzane zgodnie z chronologią wynikająca z Inwentarza. W świetle powyższego zespół kontrolujący zaleca, aby inwentaryzacja metodą spisu z natuiy była dokonywana według stanu zastanego w obszarach spisowych, nie zaś według Inwentarza. W dokumentacji inwentaryzacyjnej należy przechowywać komplet dokumentów z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji, wraz z dokumentami i formularzami określonymi w obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej. 2) W trakcie czynności kontrolnych przeprowadzonych w siedzibie jednostki kontrolowanej, sprawdzono sposób przechowywania, kompletność i oznaczenie środków trwałych wykazanych w Inwentarzu na wyrywkowo wybranych stronach: 1 i 36 (tj. telewizory - str. 1, oraz notebook i monitor - str. 36). Zapisane w ewidencji środki trwałe były kompletne, przechowywane we wskazanych miejscach oraz jednoznacznie i prawidłowo oznaczone. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Strona 5 z 6

6 IV. Zalecenia pokontrolne (uwagi i wnioski) 1. Zaleca się, aby jednostka niezwłocznie opracowała i przyjęła do stosowania wewnętrzne regulacje dotyczące realizacji zakupów, w tym podlegających i niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zaleca się, aby spisy z natury były sporządzane zgodnie z chronologią wynikająca z Inwentarza. 3. Zaleca się, aby w dokumentacji inwentaryzacyjnej należy przechowywać komplet dokumentów z inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury, potwierdzenia sald i weryfikacji, wraz z dokumentami i formularzami określonymi w obowiązującej Instrukcji Inwentaryzacyjnej. V. Obowiązki i uprawnienia jednostki kontrolowanej Treść niniejszego Protokołu została przedstawiona jednostce kontrolowanej. Jednostce kontrolowanej przysługuje prawo do zgłoszenia w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu, wyjaśnień i umotywowanych zastrzeżeń co do ustaleń zawartych w protokole. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń należy wskazać konkretne zapisy protokołu, które nie są zgodne ze stanem faktycznym oraz przedstawić dokumenty potwierdzające tą niezgodność. Niezłożenie w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego protokołu pisemnych wyjaśnień 0 przyczynach odmowy podpisania protokołu oraz nie udokumentowanie zasadności odmowy podpisania protokołu skutkuje uznaniem, że protokół został podpisany bez zastrzeżeń. Jednostka kontrolowana jest zobowiązana w terminie 14 dni od otrzymania Protokołu złożyć do Starostwa Powiatowego w Zambrowie, pisemne wyjaśnienia o sposobie realizacji uwag 1wniosków oraz o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Na tym protokół zakończono. Data sporządzenia: 09 grudnia 2013 r. Podpisy zespołu kontrolującego: mgr inż. Sebastian Kania Podpisy jednostki kontrolowanej: /imię i nazwisko oraz podpis/ BURSA SZKOLNA Nr 1 w ZAM BROW IE ul. Obwodowa 2, i Zambrów E K D te! NIP Regon Niniejszy Protokół z kontroli sporządzono w 3-ch jednobrzmiących egzemplarzach, według rozdzielnika: 1) Jednostka kontrolowana - Bursa Szkolna nr 1 w Zambrowie; 2) Starostwo Powiatowe w Zambrowie; 3) a/a jednostka kontrolująca - YERUM Doradztwo i Zarządzanie Bożena Błaszczyk. Strona 6 z