P r o t o k ó ł. 1. przestrzeganie realizacji procedur kontroli finansowej 2. realizacja zaleceń pokontrolnych

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Wejherowie P r o t o k ó ł z kontroli w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 1 w Górze, przeprowadzonej w dniach czerwca 2006 r. Kontrolę na podstawie upowaŝnienia OR 0114/42/06 z dnia r. przeprowadziła podinspektor Wydziału Finansowego Justyna Augustynowicz Simenak. Zakres kontroli: 1. przestrzeganie realizacji procedur kontroli finansowej 2. realizacja zaleceń pokontrolnych Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielały: - Pani Ewa Dybowska Główny księgowy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie - Pani Wioletta Markowska dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka Siedziba Rodzinnego Domu Dziecka znajduje się w Górze Zamostne.

2 Rodzinny Dom Dziecka jest jednostka organizacyjną Powiatu Wejherowskiego utworzoną na podstawie Uchwały Nr XI/381/02 Rady Powiatu Wejherowskiego z dnia r. i działa w formie jednostki budŝetowej (Art ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005 r. Dz. U. 249 poz. 2104). Jednostka pełni zadania placówki opiekuńczo wychowawczej i jej zadaniem jest zapewnienie całodobowej opieki i wychowania w warunkach zbliŝonych do domu rodzinnego dziesięciorgu dzieciom częściowo lub całkowicie pozbawionym opieki rodziców. Miejscem wykonywania zadań regulaminowych Domu jest budynek prywatny udostępniony powiatowi. W dniu r. zawarto umowę pomiędzy Starostwem Powiatowym w Wejherowie a Panią Wiolettą Markowską dysponentką budynku będącego siedzibą Rodzinnego Domu Dziecka w Górze w sprawie określenia zasad finansowania kosztów utrzymania lokalu. Umowę zawarto na czas nieokreślony. (załącznik do protokołu) Koszty utrzymania Domu są pokrywane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 5 listopada 2004 r. w sprawie określenia zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka oraz stawek na bieŝące funkcjonowanie placówki rodzinnej.( Dz. U. z 2004 r. Nr 245 poz. 2461) W razie nieobecności Dyrektora Domem kieruje osoba wyznaczona przez Zarząd Powiatu w uzgodnieniu z Dyrektorem. Placówka została wpisana do rejestru Placówek Opiekuńczo Wychowawczych województwa pomorskiego pod poz. 57 na wniosek Starosty Wejherowskiego. Dyrektorem Domu jest Pani Wioletta Markowska. Pani Markowska jest jedynym pracownikiem jednostki, co jest istotne dla zasad kontroli wewnętrznej, wstępnej i bieŝącej oceny celowości wydatków.

3 Ewidencję finansowo - księgową Rodzinnego Domu Dziecka w Górze od dnia r. prowadzi Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Wejherowie. Środki finansowe na potrzeby Rodzinnego Domu Dziecka od dnia 20 marca 2006 r. są przekazywane ze Starostwa Powiatowego na odrębny rachunek bankowy w Kaszubskim Banku Spółdzielczym w Wejherowie Nr prowadzony przez PCPR. Z tego rachunku środki są przekazywane na rachunek o nazwie Rodzinny Dom Dziecka w Banku Millennium, którym dysponuje pani Dyrektor Wioletta Markowska. Obowiązki związane z prowadzeniem obsługi finansowo księgowej wykonują dwie osoby z działu finansowego Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, za co otrzymują dodatek w wysokości 250 zł brutto miesięcznie. Dodatek obciąŝa budŝet Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Wejherowie. Wprowadzenie procedur Dyrektor opracował Regulamin organizacyjny określający organizację i szczegółowy zakres zadań Domu zatwierdzony przez Zarząd Powiatu. Dyrektor jednostki wprowadził następujące instrukcje wewnętrzne: - instrukcję inwentaryzacyjną, - instrukcję obiegu i kontroli dokumentów, - zasady rachunkowości. Wprowadzone instrukcje są ogólne i wymieniają dokumenty, które nie są stosowane w jednostce. Nie są dostosowane do specyfiki jednostki i nie

4 odpowiadają rzeczywistym procesom zachodzącym w jednostce. Opracowane wewnętrzne zasady rachunkowości nie odzwierciedlają rachunkowości jednostki. Kwota ryczałtu jest ustalana co miesiąc na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5 listopada 2004 r. w sprawie określenia zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka oraz stawek na bieŝące funkcjonowanie placówki rodzinnej (Dz. U. Nr 245 poz z 2004 r. Sprawdzono naliczenie kwoty ryczałtu i nie stwierdzono nieprawidłowości. Wydatki związane z bieŝącym utrzymaniem dzieci wymienione w 2 rozporządzenia moŝna ponosić w ramach ryczałtu. Wydatki ponoszone w ramach ryczałtu są udokumentowane miesięcznymi zestawieniami w podziale na paragrafy sporządzanymi i podpisywanymi przez Dyrektora. Stosowanie procedur Ogółem plan wydatków na 2006 r. wynosił zł. 5% od tej kwoty wynosi zł. Sprawdzeniem objęto 27,18 % wydatków zaplanowanych na rok 2006 r. na kwotę ,32 zł. Na realizowanych rachunkach i fakturach wydatek zatwierdza swoim podpisem Główny księgowy Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie - Pani Ewa Dybowska i Dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka Pani Wioletta Markowska. Sprawdzono rozliczenia ryczałtu za poszczególne miesiące od stycznia do maja 2006 r. na łączną kwotę zł. Styczeń - przekazano

5 Luty - przekazano Marzec - przekazano Kwiecień - przekazano i Maj - przekazano Stwierdzono, Ŝe w planie wydatków jednostki nie utworzono pomimo, Ŝe wydatkowano pieniądze na wypłatę kieszonkowego dzieciom w wysokości 300 zł ogółem kaŝdego miesiąca. Wydatek ujęto w pozostałe usługi. par data nr rachunku treść kwota fa 0490/2006 klej montaŝowy 10, fa FVWE/06/01/182 przewód, gniazdo, puszka, wyłącznik 30, fa 23/2006 środek grzybobójczy, klej 14, fa 22/2006 farba, wałek, kuweta, raczka, gładź tynkowa 32, fa 0930/2006 gwoździe 5 kg, uchwyt boazeryjny 36, fa 0935/2006 zapinka do paneli 11, fa 483/2006 ładowarka, baterie 60, fa 011 otwieracz do konserw 12, fa FV /01/06 olej opałowy l 3 495,30 zł 2 563, fa 299/01/06 płyta pilśniowa 30, fa /09/14 prześcieradła 60, fa /09/16 ołówki i długopisy 14, fa 5030/8027/2006 Ŝarówki 54, fa 5471/8027 klej i panele podłogowe 46, fa 5967/8008 boazeria MDF 104, fa 00035/2006 strój karnawałowy 43, fa 2006/SGD/01376 środki czystości, dzbanek, pasta do butów 55, fa proszek do prania 45, fa rury, złączki, kolana itp.. 69, fa 0/0013/ proszek do prania i sól do zmywarki 42, fa środki czystości 31, fa 352/2006 papier ksero 12, fa EV /02/06 olej opałowy l 2 476,60 zł 1 816, fa 1127/2006/6360 naczynia 17, fa 5435/2006/V naczynia i wieszak 167, fa 192/1/06 kuchnia polska 24, fa 03WKS/ środki czystości 86, fa środki czystości 69, fa FV001029/03/06 olej opałowy dom 2 630, fa 0/0013/ środki czystości 15, fa 0270/2006 artykuły papiernicze 19, fa 24627/8027 roleta, filtr do wody 66, fa waga kuchenna, mikser 328, fa odtwarzacz DVD 139,20

6 29.03 fa środki czystości 62, fa 836/2006 zasilacz 65, fa 0315/2006 artykuły papiernicze 13, fa FV001439/04/06 olej opałowy lekki dom zapł , fa/2007/2006/6360 sznurowadła i baterie 12, fa 205/2006 artykuły biurowe 6, fa 0/0/0012/ dekoracja świąteczna 15, fa środki czystości 57, fa 1192/2006 papier ksero 15, fa 08/06 bateria do zegarka 16, fa szampon, szampon z odŝywką, płyn intyma, oliwka 57, fa 2599/2006/6360 piłka noŝna 9, fa 2006/SGY/13435 róŝne drobne artykuły gospodarstwa domowego 136, fa 148/1185/06 bateria 19, fa 09/06 zegarek kwarcowy 35, fa bateria, płyn do płukania 18, fa 2006/SGY/13436 środki higieny osobistej 52, fa FV/00232/001 tabletki do zmywarki 55, fa 27/06/J okulary korekcyjne 143, fa FV /05 olej opałowy lekki 1000 l dom zapł , fa środki czystości 28, fa wąŝ do prysznica 35, fa FS/001358/WE27 worki do odkurzacza 25, fa V/30/2185 aparat telefoniczny 119, fa V/30/2183 odtwarzacz MP 3 89, fa kwiaty doniczkowe, udraŝniacz 24, fa 366/2006 materiały biurowe 12, fa środki czystości w tym płyn melon ziaja 6,69zł 108, fa 358 artykuły papiernicze 10, fa 653 rękawice robocze 14, fa 1438 klawiatura 22, fa 16/2005 świeca, łańcuszek, ksiąŝka na przyjęcie 52, fa 1583 tusz do drukarki 80, fa wyposaŝenie kuchenne 132, fa naczynia grill, płyn do mycia naczyń, pasta do zębów 6,22 43, fa 58 anioł grający wyposaŝenie 9,31 razem , /2006 krople do nosa, witaminy, emulsja do higieny intymnej 46, leki 37, /06 środki opatrunkowe 4, /2006 leki 16, /2006 leki 32, /2006 środki opatrunkowe 13, /2006 leki 25, /2006 test ciąŝowy 9, fa 0153 płyn do higieny, szampon, Ŝel przeciwtrądzikowy 37, fa 213/2006 naproxen Ŝel, opaska dziana, natural Vit relax pastylki 13, fa 1272/06 lactovaginal, Ŝel do higieny intymnej, chrom, krople Ŝołądkowe 55, fa 1686 leki 88,83 razem 383,52

7 fa 06/00906 wywóz nieczystości stałych dom zapł , fa 0003/06 wywóz nieczystości ciekłych 117, fa /0019/1 zakup energii zapł 864, ,53 razem 2 064, fa 103/2006 pudroderm 7, fa 113/2006 leki 104,96 r-k 07/2006 badanie lekarskie 50,00 razem 162, fa 5/06 usługa fotograficzna 27, FGA /001 rozmowy telefoniczne 340, fa 0054/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych dom zapł , r-k 11/26 nauka j. angielskiego 300, fa 0123/06 wywóz nieczystości ciekłych 9 m3 70, fa 0179/06/FVS bilety do kina 5 szt 65, fa 0162/06/FVS bilety do kina 3 szt 39, FGA /002 usługi telekomunikacyjne dom zapł , fa 0158/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych 70, r-k 17/26 nauka j. angielskiego 300, fa 0223/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych 9m3 70, fa 0259/06/FVS wywóz nieczystości dom zapł , FGA /003 usługi telekomunikacyjne dom zapł 229, fa 836/2006 montaŝ zasilacza 90, fa 0259/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych dom zapł , r-k 30/2006 nauka j. angielskiego 410, fa 0464/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych zapł , fa 0508/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych 70, FGA /004 usługi telefoniczne dom zapł , /FVS wywóz nieczystości ciekłych zapł , FGA /005 usługi telefoniczne 136, /06/FVS wywóz nieczystości ciekłych zapł , fa 0702/06/FVS wywóz nieczystości ciekłych 70, r-k 43/2006 nauka j. angielskiego 290, fa 023/f opłata za pobyt w domku letniskowym 160, FGA usługi telekomunikacyjne 143, fa wynajem sprzętu wodnego 56, fa 20/2006 pobyt na kempingu 144,00 razem 3 855, FGA /001 internet 111, FGA /002 internet 59, FGA /003 internet 111, FGA /004 internet 154, FGA /005 internet 84, FGA internet 84,18 razem 604, decyzja 3113/409 podatek od nieruchomości dom zapł 87 zł ,00 podatek od nieruchomości dom zapł 87 zł ,00 razem 174,00 ogółem ,32

8 Stwierdzono, Ŝe rachunki zostały sprawdzone i opisane pod względem formalnym i rachunkowym, zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych przez upowaŝnionych pracowników Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie oraz zatwierdzone do wypłaty przez Głównego księgowego PCPR i Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka. Nie opisano rachunków pod względem gospodarności, legalności i celowości. Ponadto stwierdzono, Ŝe Dyrektor domu rozlicza rachunkami wydatki, na które zgodnie z rozporządzeniem przeznaczone są środki limitu. Dotyczy to wydatków na rekreację i kulturę oraz na środki higieny osobistej. Do marca 2006 ewidencja księgowa była prowadzono łącznie z ewidencją PCPR na wydzielonych kontach. Od kwietnia 2006 uruchomiono odrębną ewidencję. Faktury i rachunki dotyczące kosztów utrzymania budynku mieszkalnego i usług telefonicznych Dyrektor Domu przedkłada w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie, a następnie PCPR przelewa środki na rachunek Rodzinnego Domu Dziecka w Banku Millennium w wysokości wyliczonej proporcjonalnie do ilości dzieci, zgodnie z treścią umowy. Sprawdzono daty przedłoŝenia faktur i rachunków pokrywanych wspólnie z budŝetu Rodzinnego Domu Dziecka i przez państwa Markowskich. Stwierdzono, Ŝe środki były przekazywane na rachunek bankowy Domu, którego dysponentem jest Pani Markowska w ciągu dwóch dni od złoŝenia w PCPR. Po kontroli przeprowadzonej w 2005 r. Zarząd Powiatu Wejherowskiego skierował do Pani Wioletty Markowskiej - Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka w Górze zalecenia pokontrolne. Stwierdzono, Ŝe zalecenia nie zostały zrealizowane, a Dyrektor jednostki nie poinformował Zarządu o sposobie lub o braku moŝliwości ich zrealizowania.

9 Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono Pani Wiolettcie Markowskiej Dyrektorowi Rodzinnego Domu Dziecka w Górze. Podstawowy termin przedłoŝenia udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zgodnie z instrukcją w sprawie kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Powiatu Wejherowskiego stanowiącą załącznik do Uchwały Nr 649/43/02 Zarządu Powiatu Wejherowskiego z dnia r. Wejherowo, r. Podpisy: