Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Skwierzynie

Transkrypt

1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Skwierzynie Kontrolę w dniu 20 października 2005 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1) Przewodnicząca Halina Mucha Skarbnik Powiatu 2) Członek Andrzej Wański Sekretarz Powiatu 3) Członek Anna Spychała Kontrolą objęto: I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. II. Ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. III. 5% wydatków kontrolowanej jednostki. IV. Ewidencję księgową. V. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: - Dyrektor Domu Pomocy Społecznej Mieczysław Nowicki - Główna Księgowa Anna Bogucka I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Dyrektora Nr 1A/03 z dnia 15 kwietnia 2003 r. zatwierdzono i wprowadzono do użytku wewnętrznego Zakładowy Plan Kont dla Domu Pomocy Społecznej w Skwierzynie Instrukcję procedur kontroli, obiegu i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych Instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej Instrukcję w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowanie Instrukcję w sprawie gospodarki magazynowej Zarządzeniem Dyrektora Nr 5 z dnia 31 marca 2005 r. wprowadzono aneks do Polityki rachunkowości określający nowe zasady ewidencji dochodów własnych. Powyższe zmiany wprowadzono w związku z ustawą z dnia 25 listopada 2004 r. o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz uchwałą Nr XXIX/222/05 Rady Powiatu w Międzyrzeczu z dnia 30 marca 2005 r. W związku z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2005 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 128 poz. 1069) zaktualizowano Politykę rachunkowości określając nowe zasady ewidencji dochodów własnych. Powyższe wprowadzone zmiany są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

2 Kontrola potwierdziła, iż jednostka w okresie kontrolowanym, tj. od 01 stycznia 2005 do dnia 30 września 2005 r. przestrzegała procedur kontroli wewnętrznej. Źródłowe dokumenty są sprawdzane pod względem formalno rachunkowym i są zatwierdzane pod względem merytorycznym, zgodnie z przyjętą procedurą. Z dokumentów źródłowych wynika w jakim trybie zamówień publicznych dokonywane były zakupy lub usługi. II. Ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków. Dom Pomocy Społecznej w Skwierzynie nie zaciągał zobowiązań w okresie kontrolowanym. III. 5% wydatków kontrolowanej jednostki. Wykonanie wydatków za III kwartał przedstawia się następująco: Plan Wykonanie Dział 852 rozdział , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 0, , , , , ,00 38, , , ,00 0,00 Razem , ,48 Plan wydatków w DPS Skwierzyna na wynosił ,00 z czego wydatkowano ,48 zł co stanowi 65,68 % budżetu jednostki. Podczas przeprowadzonej kontroli finansowej nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazywanych w sprawozdawczości w zakresie wykonywania wydatków. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i wynikały z przyjętego planu finansowego. Przestrzeganie procedur postępowań o zamówienie publiczne w okresie styczeń wrzesień 2005 r. Kontrolę prowadzono metodą badania dokumentów oraz rozmową z pracownikiem prowadzącym postępowanie Panem Józefem Zarzeckim. 2

3 Dom Pomocy Społecznej posiada wdrożoną procedurę realizacji zamówień publicznych. Sprawozdanie z realizacji zamówień publicznych za rok 2004 zostało przekazane Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie. W czasie kontroli sprawdzono dokumenty postępowań: 1. Wybór dostawcy obiadów dla mieszkańców Domu 2. Dostawa i montaż platformy przyschodowej dla osób niepełnosprawnych. Postępowania przeprowadzone zostały w sposób zapewniający wybór oferty najkorzystniejszej. Wybrani zostali wykonawcy, którzy przedstawili oferty najkorzystniejsze. Uwagi do przeprowadzonych postępowań. - sporządzane są właściwie protokoły ZP z postępowań, ale protokoły z otwarcia i oceny ofert nie zawierają wszystkich danych, które wymienia ustawa. - w postępowaniu dotyczącym obiadów nie sporządzono notatki z ustalenia wartości zamówienia. - w SIWZ zbyt ogólnie zawarto informację o procedurze odwoławczej. IV. Ewidencja księgowa. Księgi rachunkowe prowadzone są techniką komputerową. Po zamknięciu miesiąca sporządza się zestawienie obrotów i sald analitycznie. Na koniec każdego miesiąca, po zatwierdzeniu danych, sporządza się dziennik obrotów. Archiwizację danych komputerowych sporządza się na bieżąco w okresach miesięcznych. Dziennik księgowań jest nieprawidłowo numerowany (każdy miesiąc zaczyna się od nr 1) co jest niezgodne z art. 14 i 15 ustawy o rachunkowości, ale sumy zapisów są liczone w sposób ciągły V. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji. Zarządzeniem wewnętrznym nr 9/04 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Skwierzynie z dnia r. w sprawie przeprowadzenia spisu z natury składników majątkowych zostały powołane zespoły spisowe w następującym składzie: 1) magazyn artykułów żywnościowych i chemicznych: - Włodzimierz Plura - osoba materialnie odpowiedzialna 2) inwentaryzacja gotówki w kasie: - Czaplińska Mirosława - osoba materialnie odpowiedzialna 3) inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych: 3

4 4) inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania: - Beata Rejman - osoba materialnie odpowiedzialna 5) inwentaryzacji przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu oraz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: - Irena Śmiechocka - członek - Grażyna Wolańska - członek Z przeszkolenia osób materialnie odpowiedzialnych oraz komisji spisowych sporządzono protokół. Na każdym arkuszu druku ścisłego zarachowania znajdują się podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej i członków zespołu spisowego. W dniu r. osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia, że spisy z natury składników majątkowych, za które ponoszą odpowiedzialność materialną zostały dokonane w ich obecności i nie wnoszą zastrzeżeń co do kompletności spisów i pracy zespołu spisowego. W dniu r. zostało sporządzone sprawozdanie z przebiegu spisu z natury przeprowadzonego na dzień r. Poszczególne zespoły spisowe przeprowadziły spis z natury w dniach w DPS w Skwierzynie odnośnie środków trwałych, przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu, materiałów, środków pieniężnych. Objęte spisem składniki majątkowe zostały spisane na arkuszach spisu z natury od nr 1-26 liczba pozycji 517. W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń stwierdzono, że wszystkie składniki majątku podlegające spisowi zostały ujęte w arkuszach spisów z natury. Na posiedzeniu w dniu dotyczącym inwentaryzacji w DPS w Skwierzynie w dniach Komisja Inwentaryzacyjna w składzie: Józef Zarzecki - przewodniczący Beata Rejman - członek Agnieszka Błajet - członek dokonała rozliczenia rocznej inwentaryzacji za 2004 r. Po rozliczeniu inwentaryzacji przeprowadzonej na początku 2005 r. nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. Stany księgowe są zgodne ze stanami inwentaryzacyjnymi Decyzją kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych z dnia Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Skwierzynie zatwierdził rozliczenie końcowe inwentaryzacji dotyczące materiałów, przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, środków pieniężnych za okres r. 4

5 Roczną inwentaryzację druków ścisłego zarachowania w DPS w Skwierzynie sporządzono w dniu r. W dniu r. komisja inwentaryzacyjna dokonała inwentaryzacji gotówki w kasie DPS w Skwierzynie, a w dniu r. dokonano inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych. Inwentaryzację przeprowadzono w obecności głównej księgowej Anny Boguckiej i w toku inwentaryzacji potwierdzono salda z ewidencji księgowej z saldami na wyciągach bankowych Banku Spółdzielczego w Santoku. Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kontrolowany. Protokół po odczytaniu podpisano bez zastrzeżeń. Międzyrzecz, dnia 29 listopada 2005 r. Dyrektor Domu Pomocy Główna Zespół Społecznej w Skwierzynie Księgowa kontrolujący Mieczysław Nowicki Anna Bogucka Halina Mucha Andrzej Wański Anna Spychała 5