PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna Zielona Góra tel. (+48) , faks: (+48) NIP: REGON: AD.II /10 id Zielona Góra, 23 czerwca 2010 r. Pani ElŜbieta Terajewicz Dyrektor Gimnazjum Nr 3 ul. Świętej Kingi Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) przeprowadził w terminie od 18 maja 2010 r. do 11 czerwca 2010 r., z przerwą w dniu 04 czerwca 2010 r., kontrolę kompleksową w Gimnazjum nr 3 im. Józefa Chełmońskiego przy ulicy Świętej Kingi 1 w Zielonej Górze, zwanej w dalszej części wystąpienia Szkołą. W związku z kontrolą kompleksową, której wyniki zostały przedstawione w protokole z kontroli znak AD.II /10 podpisanym w dniu 14 czerwca 2010 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w Statucie: - powołano się na ustawę z dnia 26 stycznia 1982 r. (t.j. Dz. U. z 2006 r., nr 256, poz z późn. zm.), nie podając nazwy ustawy oraz wskazując nieistniejący publikator, - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie MENiS z dnia r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz. U. Nr 199, poz.2046) które uchylono z dniem r. w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 168 z późn. zm.) które uchylono z dniem r. Od dnia r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349), ul. Henryka Sienkiewicza 8a Zielona Góra

2 - powołano się na nieobowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania pomocy finansowej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych, wolnej od podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. Nr 134, poz. 876) które uchylono z dniem r., - podano błędny publikator tekstu jednolitego ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych tj. (Dz. U. z 2001 r., Nr 7, poz. 854 z późn. zm.), zamiast (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz z późn. zm.). W zakresie planu oraz jego zmian stwierdzono następujące nieprawidłowości: dyrektor Szkoły dokonywał zmian w planowanych wydatkach w 2009 roku, powołując się na nieobowiązujące zarządzenie nr 41/2008 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 15 stycznia 2008 r. w sprawie upowaŝnienia kierowników jednostek organizacyjnych miasta do dokonywania zmian w planie wydatków, podczas gdy w 2009 roku obowiązywało zarządzenie nr 93/09 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 12 lutego 2009 r. w sprawie upowaŝnienia kierowników jednostek organizacyjnych miasta do dokonywania zmian w planie wydatków, plan wydatków dochodów własnych na 2009 r. wykazany w sprawozdaniu Rb-34 na dzień r. i r. był niezgodny z uchwałą nr XLII/554/09 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 31 marca 2009 r. zmieniającą uchwałę w sprawie budŝetu miasta na rok 2009 oraz nr LVII/745/09 Rady Miasta Zielona Góra z dnia 22 grudnia 2009 r. zmieniającą uchwałę w sprawie budŝetu miasta na rok PowyŜsze dotyczy grupy wydatków na wynagrodzenia bezosobowe wraz z pochodnymi. Kwota planu ujęta w sprawozdaniach wynosi 5.900,00 zł., natomiast wg uchwał 6.800,00 zł. W zakresie sprawozdawczości stwierdzono następujące nieprawidłowości: zapisy na kontach zespołu 2 nie są ewidencjonowane wg odpowiedniej klasyfikacji budŝetowej, co uniemoŝliwia sporządzenie sprawozdań (Rb-28S) obowiązujących w Szkole, co jest niezgodne z zapisami art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152 poz tekst jednolity). W zakresie obrotów na rachunkach bankowych oraz rozrachunków stwierdzono następujące nieprawidłowości: dnia r. dokonano przelewu z dochodów własnych w wysokości 3.469,50 zł. na podstawie dowodu księgowego (faktura VAT 233/09/0 z dnia r.) nie sprawdzonego pod względem merytorycznym i nie zatwierdzonego do wypłaty przez dyrektora, co narusza ust. VI pkt 3 Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dokumentacji finansowo-księgowej oraz zasad rachunkowości, w zakresie stosowania klasyfikacji budŝetowej stwierdzono, Ŝe: - koszty wysyłki i pakowania zaewidencjonowano na 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i ksiąŝek, zamiast na zakup usług pozostałych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, 2

3 wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. PowyŜsze dotyczy faktury VAT nr z dnia r., - koszty wysyłki i pakowania zaewidencjonowano na 4210 zakup materiałów i wyposaŝenia, zamiast na zakup usług pozostałych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. PowyŜsze dotyczy faktury vat AKO /2009 z dnia r. opłaconej z dochodów własnych, przelewy wynagrodzeń pracowników na ich konta bankowe księgowano na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, zamiast na koncie 231 Rozrachunki z pracownikami, co jest niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), świadczenia urlopowe dla emerytów i rencistów finansowane z ZFŚS ewidencjonowano na koncie 231 Rozrachunki z pracownikami, zamiast na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, co jest niezgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. W zakresie gospodarki kasowej i inwentaryzacji kasy stwierdzono następujące nieprawidłowości: we wszystkich przypadkach data wypłaty gotówki z kasy (na podstawie faktur VAT) wynikająca z raportu kasowego jest wcześniejsza niŝ data sprawdzenia dowodów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz zaakceptowania do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora. PowyŜsze oznacza, Ŝe kasjer dokonał operacji wypłaty gotówkowej na podstawie nie sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz nie zaakceptowanych do wypłaty dowodów księgowych, co narusza 6 ust. 2 Instrukcji kasowej, dokonywano wypłat gotówki z banku osobom nieupowaŝnionym woźnym (na podstawie czeków), co narusza 7 ust. 1 Instrukcji kasowej, który mówi o tym, Ŝe Jedyną osobą upowaŝnioną do pobierania gotówki z banku do kasy jest kasjer, na fakturach i dowodach KW, które dokumentują wypłatę gotówki z kasy brakuje daty odbioru gotówki oraz podpisu osoby pobierającej gotówkę. W związku z powyŝszym kontrolujące stwierdziły, Ŝe taki sposób wypłacania gotówki z kasy uniemoŝliwia sprawowanie kontroli nad obrotem gotówkowym w Szkole, co narusza ust. I pkt 3 Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dokumentacji finansowo-księgowej oraz zasad rachunkowości, dyrektor nie wydał zarządzenia w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej, co jest niezgodne z 4 ust. 1 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, 3

4 inwentaryzację kasy przeprowadziła komisja w składzie dwuosobowym zamiast trzyosobowym, co jest niezgodne z 4 ust. 1 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. W zakresie inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania stwierdzono następujące nieprawidłowości: inwentaryzację druków przeprowadziła komisja w składzie dwuosobowym zamiast trzyosobowym, co jest niezgodne z 4 ust. 1 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. W zakresie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stwierdzono następujące nieprawidłowości: w 2009 r. nie dokonano refundacji opłat za prowadzenie rachunku bankowego oraz opłat pocztowych dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ze środków budŝetowych, co jest niezgodne z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W zakresie wynagrodzeń stwierdzono następujące nieprawidłowości: dokonano przelewów wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi za miesiąc marzec z czterodniowym wyprzedzeniem oraz za miesiąc listopad z trzydniowym wyprzedzeniem, co jest niezgodne z 19 ust. 1 Regulaminu pracy, pracownikowi M.F. wypłacono z 37-dniowym opóźnieniem w dniu r. nagrodę jubileuszową za 25 lat pracy, podczas gdy stosunek pracy rozwiązano dnia r. z powodu przejścia na emeryturę. PowyŜsze narusza 8 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146 poz z późn. zm.). W związku z powyŝszym zalecam: 1. W aktach prawnych regulujących funkcjonowanie Szkoły powoływać się na aktualne podstawy prawne, wskazywać ich prawidłowe publikatory oraz datę ich obowiązywania. 2. W zakresie zmian planów dochodów i wydatków Szkoły, stosować aktualne zarządzenie Prezydenta Miasta Zielona Góra. 3. W sprawozdaniach wykazywać plan wydatków dochodów własnych, zgodny z uchwałami Rady Miasta. 4. Zapisy na kontach zespołu 2 ewidencjonować wg odpowiedniej klasyfikacji budŝetowej, co umoŝliwi sporządzenie sprawozdań, zgodnie z zapisami art. 24 ust.1 i 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości. 5. Dokonywać przelewów wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem merytorycznym i zatwierdzonych do wypłaty przez dyrektora, zgodnie z ust. VI pkt 3 Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dokumentacji finansowo-księgowej oraz zasad rachunkowości. 4

5 6. Stosować klasyfikację budŝetową zgodnie z obowiązującym od 2010 roku rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207). 7. Przelewy wynagrodzeń pracowników na ich konta bankowe ewidencjonować na koncie 231 Rozrachunki z pracownikami, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 8. Świadczenia urlopowe dla emerytów i rencistów finansowane z ZFŚS ewidencjonować na koncie 240 Pozostałe rozrachunki, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 9. Wypłacać gotówkę z kasy wyłącznie na podstawie dowodów księgowych sprawdzonych pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym oraz zaakceptowanych do wypłaty przez głównego księgowego i dyrektora, zgodnie z 6 ust. 2 Instrukcji kasowej. 10. Dokonywać wypłat gotówki z banku wyłącznie osobom upowaŝnionym, zgodnie z 7 ust. 1 Instrukcji kasowej. 11. Na fakturach i dowodach KW, które dokumentują wypłatę gotówki z kasy umieszczać datę odbioru gotówki oraz podpis osoby pobierającej gotówkę, co umoŝliwi sprawowanie kontroli nad obrotem gotówkowym w Szkole, zgodnie z ust. I pkt 3 Instrukcji kontroli wewnętrznej, obiegu dokumentacji finansowo-księgowej oraz zasad rachunkowości. 12. Wydawać zarządzenie w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej, zgodnie z 4 ust. 1 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. 13. Inwentaryzację kasy oraz druków ścisłego zarachowania przeprowadzać zgodnie z 4 ust. 1 Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. 14. Dokonywać refundacji opłat za prowadzenie rachunku bankowego oraz opłat pocztowych dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 15. Wypłacać wynagrodzenia pracowników administracji i obsługi w terminie zgodnym z 19 ust. 1 Regulaminu pracy. 16. Nagrody jubileuszowe wypłacać w terminie zgodnym z 8 ust. 7 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego. 5

6 Przedstawiając powyŝsze ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyŝszych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inŝ. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 6