WSPARCIE TECHNOLOGICZNE

Transkrypt

1 BalticBerg lipiec 2017 WSPARCIE TECHNOLOGICZNE W ZARZĄDZANIU MAGAZYNEM TECHNICZNYM I AUTOMATYZACJA ZAOPATRZENIA TECHNICZNEGO Optymalizacja, doskonalenie, korzyści O ARTYKULE Coraz więcej menedżerów zadaje sobie pytanie na temat wagi łańcucha dostaw UR i magazynu technicznego w działalności organizacji. Czy obszar ten ma wpływ na jej efektywność, a jeżeli tak to jaki. Zastanówmy się zatem nad okresem przechowywania części i materiałów eksploatacyjnych w magazynie oraz związanym z tym zamrożonym kapitałem. AUTOR Dariusz Weber Senior Consultant / Interim Manager w BalticBerg Consulting Zarządzał spółkami z branży produkcyjnej i usługowej. Reorganizował struktury oraz doskonalił procesy w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw, m.in. w zakupach, logistyce, produkcji, kontroli jakości. Posiada wiedzę z zakresu takich metodologii, jak: Lean Manufacturing, Six Sigma, TQM. Zbudował nowoczesną strukturę przedsiębiorstwa świadczącego usługi w zakresie utrzymania ruchu i obsługi technicznej. Ekspert w dziedzinie procesów zakupowych, gospodarki materiałowej i logistyki magazynowej. Przyjmował funkcje użytkownika kluczowego w zakresie modułu MM (Materials Management) podczas wdrażania w przedsiębiorstwie produkcyjnym systemu klasy ERP oprogramowania SAP. 1

2 Wsparcie technologiczne w zarządzaniu magazynem technicznym i automatyzacja zaopatrzenia technicznego. i automatyzacja zaopatrzenia technicznego Coraz więcej menedżerów zadaje sobie pytanie na temat wagi łańcucha dostaw UR i magazynu technicznego w działalności organizacji. Czy obszar ten ma wpływ na jej efektywność, a jeżeli tak to jaki. Zastanówmy się zatem nad okresem przechowywania części i materiałów eksploatacyjnych w magazynie oraz związanym z tym zamrożonym kapitałem. Z drugiej zaś strony przeanalizujmy czasy postojów maszyn produkcyjnych spowodowane brakiem części na wymianę w przypadku awarii i wynikające z tego tytułu straty ponoszone przez firmy. Praktycznie każda organizacja posiada dane wymagane od ogólnej oceny stopnia efektywności tego obszaru. Wystarczy obliczyć wskaźnik rotowalności zapasu, dostępność operacyjną maszyn i urządzeń produkcyjnych oraz wskaźnik wartości zapasu części i materiałów eksploatacyjnych w stosunku do wartości odtworzeniowej majątku produkcyjnego. Warto również zwrócić uwagę na pozycjonowanie magazynu technicznego w organizacji oraz, czy majątek tam zgromadzony jest zarządzany w odpowiedni sposób. Jak szybko przebiega proces identyfikacji i poszukiwania części oraz czy koszty przypisywane są prawidłowo i w czasie rzeczywistym. W końcu czy mamy pewność, że dane zgromadzone w systemie informatycznym są zgodne z rzeczywistością i umożliwiają optymalne utrzymanie i zarządzanie majątkiem technicznym. Wielu Klientów zadaje nam pytania na temat optymalnego pozycjonowania magazynu części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych w organizacji. W zasadzie są tylko dwa modele: magazyn jest zarządzany przez centralny dział logistyki, bądź podlega bezpośrednio pod dział utrzymania ruchu lub dział techniczny. Obecnie obserwujemy jednak wyraźny trend przenoszenia odpowiedzialności za zarządzanie magazynem do działów utrzymania ruchu bądź działów technicznych, co naszym zdaniem jest jak najbardziej uzasadnione z punktu widzenia efektywności całej organizacji. To działy techniczne decydują bowiem o ilości zamawianych części, ustalając tym samym wartość zapasu części i materiałów eksploatacyjnych na potrzeby utrzymania majątku technicznego. Poza tym, tam właśnie jest zgromadzona największa wiedza w całej organizacji na temat potrzeb w tym zakresie oraz co więcej, to sposób realizacji utrzymania ruchu ma kluczowy wpływ na efektywność całego łańcucha dostaw na potrzeby utrzymania majątku technicznego. Olbrzymią rolę odgrywa tu prewencyjne utrzymanie ruchu, które jest kluczem otwierającym furtkę do doskonalenia łańcucha dostaw. Im większy udział prewencyjnego UR tym większe możliwości optymalizacji. Organizacje, w których dominującym rodzajem utrzymania są działania reakcyjne mają duże mniejsze możliwości poprawy efektywności tego obszaru. Wynika z faktu, iż części zamienne utrzymywane są na stanie magazynowym głównie na potrzeby usuwania awarii, ponieważ tych zdarzeń nie możemy przewidzieć, w przeciwieństwie do prewencyjnego UR. Nie ulega jednak wątpliwość fakt, że praktycznie każda organizacja posiada potencjał oszczędnościowy w tym zakresie, a efektywny łańcuch dostaw to jeden z kluczowych filarów strategii utrzymania ruchu. Dlatego też rekomendujemy naszym Klientom rozpoczęcie działań ukierunkowanych na doskonalenie całego łańcucha dostaw UR, proponując jednocześnie wsparcie doświadczonych konsultantów BalticBerg. Rozpoczęcie doskonalenia tego obszaru, bez upewnienia się, że organizacja posiada odpowiednie kompetencje i zasoby do profesjonalnego zarządzania łańcuchem dostaw UR może przynieść efekt przeciwny do oczekiwanego. Optymalizacja tego obszaru jest dość trudna i wymaga dużego doświadczenia oraz specjalistycznej wiedzy. Bardzo łatwo jest bowiem przeszacować wartość zapasu, co jest kosztowne i będzie zapewne podważane przez działy finansowe i controlingu. Z drugiej zaś strony brak odpowiedniej ilości części skutkuje obniżeniem dostępności operacyjnej maszyn produkcyjnych, a w konsekwencji obniżeniem efektywności całej organizacji. Projekt doskonalenia łańcucha dostaw i gospodarki magazynowej części zamiennych musi być realizowany w sposób przemyślany, z zastosowaniem niezbędnych narzędzi i analiz, jak np. MRP, EOQ, ROP, ROQ, ABC, HML, VED, FSN, BOM, itp. W odpowiedzi na zapotrzebowanie naszych Klientów, wynikające z coraz większych wyzwań stawianych Menedżerom Technicznym przez Kierownictwo i Zarządy organizacji, które oczekują poprawy efektywności w obszarze łańcucha dostaw UR, zdecydowaliśmy się wprowadzić pakiet usług BalticBerg Technical Inventory Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 2

3 Management. Program BalticBerg Technical Inventory Management zawiera pełny pakiet usług związanych z kompleksowym zarządzaniem łańcuchem dostaw. W zależności od potrzeb Klienta proponujemy fizyczną organizację zakupów i dostaw części, przeprowadzenie niezbędnych analiz i ustalenie optymalnych parametrów logistycznych części zamiennych, przeprowadzenie procesu standaryzacji nazewnictwa indeksów, wsparcie w opracowaniu BOM oraz kompleksową obsługę magazynu technicznego. W ramach tej usługi oferujemy także wsparcie we wdrożeniu systemu informatycznego do zarządzania tym obszarem bądź doskonaleniu obecnie stosowanego systemu. Co wchodzi w skład łańcucha dostaw UR Łańcuch dostaw UR tworzą dwa główne procesy: proces zakupowy i proces magazynowy. Każdy z tych procesów składa się z kliku podprocesów i nieodpowiednie zarządzanie którymkolwiek z nich powoduje przerwanie całego łańcucha i pogorszenie efektywności całego obszaru. Poniżej pokrótce omówię kilka aspektów, które należy uwzględnić podczas planowania projektu doskonalenia obszaru zaopatrzenia technicznego oraz gospodarki magazynowej w zakresie części zamiennych. Jak doskonalić obszar zaopatrzenia technicznego oraz gospodarki magazynowej w zakresie części zamiennych Łańcuch dostaw i gospodarka częściami zamiennymi to bardzo obszerne zagadnienie i trudno jest opisać to na kilku stronach. Poza tym, każda organizacja posiada swoja specyfikę i doskonalenie tego obszaru musi uwzględniać te specyficzne warunki. Projekt doskonalenia musi uwzględniać wszystkie elementy wchodzące w skład całego łańcucha dostaw, przykładowy zakres prezentuje poniższy rysunek. Przeprowadzenie audytu łańcucha dostaw. Główne elementy audytu: - przegląd polityki zakupowej oraz sposobu realizacji zakupu części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, - zapoznanie się z procesami magazynowymi i sposbem obsługi magazynu technicznego, - przegląd raportów i KPIs w zakresie całego łańcucha dostaw. Standaryzacja nazewnictwa części zamiennych. Opracowanie BOM (Bill of Materials) dla obiektów technicznych. Weryfikacja i optymalizacja parametrów logistycznych części zamiennych. Automatyzacja zaopatrzenia technicznego oraz magazynu częsci zamiennych poprzez zastosowanie narzędzi IT - systemu ERP lub CMMS/EAM. Przeprowadzenie niezbędnych analiz części zamiennych. Doskonalenie procesu zarządzania częściami zamiennymi i procedury MRP (Material Requirements Planning). Optymalizacja wskaźników w obszarze łańcucha dostaw. Wprowadzanie rozwiązań ukierunkowanych na ciągłe doskonalenie procesów magazynowych i zakupowych. Przykładowy zakres projektu doskonalenia łańcucha dostaw UR Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 3

4 Jednym z kluczowych elementów doskonalenia zarządzania zaopatrzeniem technicznym i magazynem części zamiennych jest odpowiedni system informatyczny. Może to być proste oprogramowanie dedykowane tylko do tego obszaru bądź system klasy ERP lub CMMS/EAM. Optymalnym rozwiązaniem jest zarządzanie tym obszarem przy zastosowaniu systemu klasy ERP lub CMMS/EAM. Obecnie na rynku jest stosunkowo mały wybór jeżeli chodzi o systemy ERP posiadające dobry moduł do zarządzania utrzymaniem ruchu, stąd też najczęściej stosowany model to system ERP skomunikowany z oprogramowaniem CMMS/EAM. Obydwa te oprogramowania posiadają moduły MM (Materials Management), należy podjąć więc decyzję, który z nich będzie wykorzystywany do zarządzania zaopatrzeniem technicznym i magazynem technicznym. Należy jednak pamiętać, że każdy, nawet najlepszy system będzie tak dobry, jak jakość danych do niego wprowadzonych. Proces wdrożenia oprogramowania wspomagającego zarządzanie zaopatrzeniem i magazynem technicznym musi być dobrze przemyślany i przygotowany. Organizacja planująca wdrożenie musi przygotować plan wdrożenia, z którego będzie jasno wynikać, jakie procesy będą obsługiwane przez system i jakich dokładnie funkcji oczekujemy od oprogramowania. Jednym z najczęstszych błędów podczas wdrożeń systemów IT jest brak dobrego planu wdrożenia, a w konsekwencji zakup standardu oferowanego przez dostawcę, niedostosowanego do specyfiki i potrzeb organizacji. Systemy IT posiadają wiele funkcji, które można wykorzystać do zarządzania całym procesem zakupowym i magazynowym, poniżej kilka najczęściej wykorzystywanych: Tworzenie zapotrzebowań materiałowych Zarządzanie procesami magazynowymi Generowanie zamówień zakupowych Wybrane funkcje modułu MM MRP (Material Requirements Planning Tworzenie zapytań ofertowych Opracowywanie porównań ofert Zgłoszenie zapotrzebowania na zakup części i materiałów eksploatacyjnych rozpoczyna proces zakupowy. Potrzeby zakupowe mogą być realizowane ręcznie bądź automatycznie przez system, czyli przy zastosowaniu procedury planowania zapotrzebowaniami materiałowymi MRP (ang. Material Requirements Planning). Jest to jedna z najbardziej przydatnych funkcji oprogramowania, ale wymaga bardzo dobrej jakości danych. W przypadku Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 4

5 wprowadzenia złych danych otrzymujemy efekt niedoszacowania bądź przeszacowania wartości magazynu. Mam tu na myśli oczywiście dane dotyczące parametrów logistycznych, takich jak: stan minimalny (minimum stock) punkt ponownego zamówienia (ROP Reorder Point bądź ROL Reorder Level) ilość ponownego zamówienia (ROQ Reorder Quantity). Wiele organizacji traktuje stan minimalny jako ROP, co wpływa na obniżenie wartości magazynu, ale powoduje ryzyko zaniżonej ilości bądź całkowitego braku części w okresie oczekiwania na dostawę. Nie należy lekceważyć podprocesu zgłaszania zapotrzebowań, albowiem w tym miejscu definiujemy przedmiot zakupu i inicjujemy powstanie kosztu. Należy tutaj zwrócić uwagę na ilość osób upoważnionych do zgłaszania zapotrzebowań, procedurę akceptacji tych dokumentów oraz komunikację z osobami realizującym zakup. W takich przypadkach BalticBerg rekomenduje swoim Klientom, jako jedno z działań, wyznaczenie osób odpowiedzialnych po stronie UR za konkretne grupy części, ale w taki sposób, aby za te same części nie było odpowiedzialnych kilku osób. Osoby te przyjmują funkcję kontrolera MRP przypisanego do konkretnych grup materiałowych. Wówczas często wyznaczona osoba po stronie UR i specjalista ds. zakupów stają się partnerami nawiązując bardzo dobry kontakt, co wpływa na poprawę współpracy pomiędzy całymi działami (w przypadku, gdy zakupy realizowane są poza działem technicznym). Sam proces zakupu może być mniej lub bardziej skomplikowany, istotnym jest, aby istniała w organizacji rzeczywista polityka zakupowa (nie tylko na potrzeby audytorów zewnętrznych), według której realizowany jest proces. Należy tu zwrócić szczególną uwagę na tzw. zakupy w koszty, czyli zamówienia bez indeksu materiałowego, które czasami są nadmiernie wykorzystywane. Tak jak zgłoszenie zapotrzebowania inicjuje proces zakupowy, tak przyjęcie części lub materiału rozpoczyna proces magazynowy. Jest to jednak tylko fizyczne rozpoczęcie, ale bardzo istotne elementy procesu realizowane są wcześniej. Mam tu na myśli podproces zakładania nowego indeksu materiałowego i wprowadzenie do systemu odpowiednich danych podstawowych materiału. Do prawidłowego założenia indeksu niezbędnych jest kilka bardzo ważnych danych, które powodują poważne skutki w przyszłości. Mam tu na myśli szereg parametrów, takich jak: nazwa indeksu => czy istnieje w organizacji standard nazewnictwa części zamiennych precyzujący strukturę nazwy (ilość członów w nazwie, ilość znaków i rodzaj informacji zawartych w każdym członie, wytyczne do skracania nazwy w przypadku zbyt małej ilości dostępnych znaków) w ilu językach należy utworzyć nazwę przypisanie grupy i podgrupy materiałowej skład i lokalizacja szczegółowa podstawowa i uzupełniająca jednostka miary osoba odpowiedzialna za indeks (optymalnie zarówno po stronie zakupów jak i UR) parametry MRP, jeżeli procedura jest wykorzystywana. Dalsze etapy to odpowiednia dystrybucja dostawy na magazynie oraz wydanie części lub materiału osobie upoważnionej, bądź też samodzielnie pobranie bezpośrednio przez użytkownika. W tym przypadku dużym ułatwieniem jest zastosowanie systemu kodów kreskowych, tzw. Barcoding. System pozwala w łatwy i szybki sposób dokonać rozchodu części oraz przypisania części do konkretnej maszyny bądź systemu technicznego. Tutaj wile organizacji ma dylemat: uszczelniać magazyn i tworzyć stanowiska magazynierów, czy otworzyć magazyn dla większości pracowników UR. Spotykamy się z sytuacjami, kiedy działa zarówno jeden jak i drugi model, ale bardzo często firmy mają w tym obszarze dość duże problemy. Wadą pierwszego rozwiązania są dodatkowe etaty, drugiego zaś duże ryzyko błędnych rozchodów i tym samym nieprawidłowe przypisanie kosztów oraz duże różnice inwentaryzacyjne. Ponadto w drugim wariancie często wydłuża się czas przebywania techników UR w magazynie. Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 5

6 Korzyści wynikające z wdrożenia systemu wspomagającego zarządzanie zakupami i magazynem technicznym: 1. Optymalizacja wartości zapasu części zamiennych. 2. Poprawa wskaźnika rotowalności zapasu. 3. Redukcja kosztów ponoszonych na utrzymanie maszyn i obiektów technicznych. 4. Zwiększenie dostępności obiektów technicznych. 5. Optymalizacja wartości kapitału pracującego. 6. Optymalizacja kosztów utrzymania magazynu technicznego. 7. Redukcja ilości zamówień na części zamienne. Podsumowanie Zaopatrzenie techniczne i gospodarka magazynowa części zamiennych jest bardzo istotnym obszarem wpływającym na efektywność całej organizacji. Element ten powinien być ujęty w strategii utrzymania ruchu wynikającej ze strategii operacyjnej przedsiębiorstwa. Brak efektywnego zarządzania tym obszarem może skutkować zawyżeniem stanów magazynowych i w konsekwencji zamrożeniem kapitału. Kolejnym negatywnym skutkiem nieodpowiedniego zarządzania częściami zamiennymi jest brak odpowiedniej ilości części i wydłużenie czasu napraw, co z kolei przekłada się na zmniejszenie dostępności maszyn produkcyjnych. Zdarzają się również sytuacje, kiedy obydwa te negatywne skutki występują jednocześnie, a więc firma posiada duży zapas, mimo to brakuje części na wymianę. Nie ulega wątpliwości, że każda organizacja posiada mniejszy lub większy potencjał optymalizacyjny w obszarze łańcucha dostaw UR. Doskonalenie tego obszaru nie jest jednak łatwe i musi być przeprowadzone bardzo umiejętnie, z uwzględnieniem specyfiki danej organizacji oraz aktualnego sposobu funkcjonowania utrzymania ruchu. Efektywność tego obszaru można znacznie szybciej poprawić poprzez automatyzację zaopatrzenia technicznego oraz magazynu części zamiennych dzięki zastosowaniu odpowiednich narzędzi informatycznych. O BalticBerg BalticBerg zajmuje się wspieraniem organizacji w zwiększaniu efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Specjalizujemy się w doskonaleniu procesów zarządzania technicznego, produkcji, utrzymania ruchu oraz strukturyzacją przedsiębiorstw przemysłowych. Naszą firmę cechuje kreatywność w dostosowywaniu rozwiązań i metod do statusu, kultury organizacyjnej oraz wyzwań naszych Klientów. Naszym celem jest zdiagnozowanie miejsc do potencjalnego doskonalenia, zwartościowanie i uszeregowanie ich wspólnie z Klientem, a następnie ułożenie realnego i popartego doświadczeniem planu doskonalenia operacyjnego. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą: oraz do kontaktu: info@balticberg.com BalticBerg Consulting Sp. z o.o. Sp. k. ul. Stawki 2, Warszawa REGON: , NIP: Tel info@balticberg.com Wsparcie w zarządzaniu magazynem technicznym - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 6