ELASTYCZNE BUDŻETOWANIE

Transkrypt

1 BalticBerg sierpień 2017 ELASTYCZNE BUDŻETOWANIE DZIAŁAŃ PREWENCYJNYCH I KONSERWACJI MASZYN W OPARCIU O WARIANTOWE PLANY PREWENCYJNE Sposoby i modele O ARTYKULE Jak nowocześnie i racjonalnie zarządzać Utrzymaniem Ruchu? Małe ryzyko i redukcja kosztów Utrzymania Ruchu czy jest jakieś rozwiązanie? Takie i inne podobne pytania mnożą się w każdej organizacji. Coraz częściej zgłaszają się do BalticBerg Consulting firmy w celu otrzymania wsparcia we wdrożeniu optymalizacji kosztów utrzymania ruchu przy jednoczesnym zniwelowaniu ryzyka. W tym artykule przedstawimy jedną z metod wspierających zachowanie równowagi pomiędzy kosztami i ryzykami. AUTORZY AUTORZY Arkadiusz Burnos. Managing Director i Senior Consultant BalticBerg Consulting. Ekspert w zakresie zarządzania operacyjnego i utrzymania ruchu. W ramach specjalizacji ukierunkowany na zarządzanie produkcją i działami technicznymi oraz utrzymaniem ruchu. Uczestniczył w licznych projektach ukierunkowanych na rozwój oraz doskonalenie zarządzania operacyjnego. Wojciech Piwoński. Z wykształcenia inżynier automatyk i menedżer. Prowadzi projekty doradcze na rzecz klientów w Polsce i za granicą, w zakresie m.in. audytów obszarów zarządzania technicznego, wdrażania prewencyjnego UR, analiz RCA/RCFA oraz mapowania procesów biznesowych. Posiada praktyczne doświadczenie w utrzymaniu ruchu i opracowaniu zaawansowanych metod optymalizacji kosztów UR. Aneta Getka. Specjalistka z zakresu zarządzania sprzedażą, kontraktami i public relations. Na swoim koncie ma również wsparcie projektów doradczych oraz wdrożeniowych dla dużych i średnich przedsiębiorstw w obszarze doskonalenia zarządzania zasobami technicznymi, utrzymania ruchu oraz zarządzania operacyjnego. Organizatorka wielu branżowych wydarzeń, m.in. Akademii Zarządzania Technicznego i Konferencji Oficerów Przemysłu. 1

2 Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych i konserwacji maszyn w oparciu o wariantowe plany prewencyjne Jak nowocześnie i racjonalnie zarządzać Utrzymaniem Ruchu? Małe ryzyko i redukcja kosztów Utrzymania Ruchu czy jest jakieś rozwiązanie? Takie i inne podobne pytania mnożą się w każdej organizacji. Coraz częściej zgłaszają się do BalticBerg Consulting firmy w celu otrzymania wsparcia we wdrożeniu optymalizacji kosztów utrzymania ruchu przy jednoczesnym zniwelowaniu ryzyka. W tym artykule przedstawimy jedną z metod wspierających zachowanie równowagi pomiędzy kosztami i ryzykami. Na początek: dlaczego warto? Naturalnym działaniem służb UR i Produkcji jest ciągłe dostosowanie zakresu i częstotliwości realizacji prac prewencyjnych w zależności od dostępnego budżetu. Zazwyczaj proces dostosowania jest długi, a jego pochopne skracanie może spowodować, że świadomość ryzyk wynikających z wprowadzonych zmian jest niepełna. Wariantowość planów prewencyjnych może w znacznym stopniu skrócić proces przejścia na przykład do działań o niższych kosztach, jednocześnie zapewniając interesariuszom świadomość wynikającego z tej zmiany ryzyka. Nowoczesne, elastyczne budżetowanie w Utrzymaniu Ruchu to nie tylko kwestia umiejętności sprawnego ograniczenia kosztów UR, ale przede wszystkim świadomość konsekwencji jak się z tym wiążą. Jakie są sposoby? Dynamic Maintenance Model i Parametric Maintenance Strategy Opracowanie planów prewencyjnych, a nawet szersza analiza zadań UR (MTA Maintenance Task Analysis), są jednymi z podstawowych działań umożliwiających świadome zarządzanie utrzymaniem ruchu. Jednym z głównych celów analiz tego rodzaju jest możliwość przygotowania budżetu utrzymania ruchu na następny rok, czasami lata. Jednak duża zmienność warunków w jakich przychodzi funkcjonować firmom wymusza na utrzymaniu ruchu wysoką elastyczność w zakresie przede wszystkim częstotliwości realizacji działań prewencyjnych, jak i zarządzania cyklem życia majątku. Mówiąc wprost, konieczność obniżania kosztów i zwiększania dostępności maszyn i instalacji dla produkcji powoduje wydłużanie okresów pomiędzy działaniami planowymi oraz wydłuża okresy ciągłej pracy. Oczywiście w obszarze zarządzania technicznego prawie zawsze w takich sytuacjach pojawia się opór ze strony służb technicznych ze względu na świadomość ryzyk, które niestety często nie są szacowane. W efekcie za decyzją o zmniejszeniu nakładów na UR nie idzie informacja o ryzku z nich wynikającym. Z drugiej strony coraz częstszą sytuacją w firmach jest dynamiczne zwiększanie budżetów UR, aby poprawić dostępność krytycznych maszyn, zmniejszyć ryzyko eksploatacyjne albo po prostu wykorzystać w jak najefektywniejszy sposób dodatkowy budżet. W obydwu sytuacjach wymagane jest dopasowanie się z zakresem działań UR do nowej sytuacji. Każda zmiana budżetu oznacza dla UR konieczność znalezienia odpowiedzi na szereg pytań, takich jak: Które maszyny powinny podlegać zmianom w pierwszej kolejności? Jak powinien wyglądać nowy zakres prac? Jakie powinny być częstotliwości zadań po zmianach? I wreszcie jak szybko i świadomie zaalokować lub ograniczyć budżet? W całym procesie niekiedy pojawia się również pytanie o bilans zysków (oszczędności, zwiększona dostępność, zmniejszone ryzyko) i strat (dodatkowe koszty, ograniczona dostępność i zwiększenie ryzyka). Jednym ze sposobów umożliwiających znalezienie odpowiedzi na te pytania jest opracowanie procesu elastycznego budżetowania w Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 2

3 oparciu o warianty utrzymania obiektów. Ze względu na charakter szybkich zmian i dostosowywania nakładów URiR na poszczególne zadania podejście to nazywane jest modelem dynamicznym UR Dynamic Maintenance Model. Jednak każde działanie decyzyjne, aby mogło być przeprowadzone w sposób szybki i dające dobry podgląd na ryzyko musi być również sparametryzowane. Dlatego w BalitcBerg proponujemy stosowanie określenia strategii parametrycznej Parametric Maintenance Strategy. Takie budżetowanie działań UR zakłada możliwość szybkiej zmiany podejścia do utrzymania poszczególnych obiektów z uwzględnieniem różnicy kosztów oraz szacunkowych zmian ryzyka/ dostępności obiektów. Jak to zrobić? Elementy elastycznego budżetowania Główne elementy konieczne do elastycznego budżetowania w oparciu o warianty utrzymania obiektów to: wariantowe działania UR, model szacowania ryzyka oraz analiza krytyczności. Wariantowe działania UR Model szacowania ryzyka Analiza krytyczności Podstawowym elementem elastycznego budżetowania jest wariantowe podejście do działań UR planów prewencyjnych, planów remontowych i odtworzeniowych. Droga do zbudowania wariantów utrzymania może prowadzić przez zaawansowane analizy statystyczne niezawodności obiektów oraz symulację RBD (ang. Reliability Block Diagram) lub przez ekspercką analizę podczas opracowania planów prewencyjnych. Każda z metod ma swoje ograniczenia przy analizach RBD wymagana jest bardzo duża ilość informacji statystycznych gromadzonych w zestandaryzowany sposób oraz model do symulacji zachowań systemu technicznego zaprogramowany w dedykowanym oprogramowaniu. W przypadku metody eksperckiej musimy dysponować zespołem ekspertów, który będzie w stanie określić w przybliżeniu zachowanie systemu technicznego w zależności od zakresu i częstotliwości zadań prewencyjnych oraz zapewnić jednolite podejście uczestników procesu do analiz. Porównując obydwie metody: przy dobrej jakości danych metody statystyczne pozwalają na uzyskanie większej dokładności, jednak w obecnej rzeczywistości posiadane dane oraz skomplikowanie systemów technicznych w znacznym stopniu ograniczają przeprowadzenie takich analiz albo ich wyniki są niezadowalające w odniesieniu do zaangażowanych zasobów. Jeżeli spojrzeć na metodę ekspercką, wtedy okazuje się, że wkład ekspertów mimo z góry przyjętego przybliżenia, jest w większości przypadków wystarczający do porównawczego podejmowania decyzji. Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 3

4 Podejście do wariantowych działań UR omówimy na przykładzie planów prewencyjnych. Budowanie planów prewencyjnych w oparciu o warianty utrzymania jest podobne do standardowego podejścia obejmującego podstawowe kroki: 1) Budowa lub rewizja struktury systemu technicznego 2) Analiza krytyczności 3) Opracowanie planów prewencyjnych dla obiektów 4) Wdrożenie planów do realizacji Różnica tkwi w zakresie prac związanych z opracowaniem planów prewencyjnych oraz konieczności opracowania dodatkowego modelu szacowania ryzyka, który wspierać będzie podejmowanie decyzji. Patrząc na typowy cykl prac nad opracowaniem planu prewencyjnego możemy wymienić: 1) Wybór obiektu/obiektów 2) Budowanie zakresu prac a. Analiza wymogów prawnych b. Analiza obecnych planów prewencyjnych c. Analiza historii eksploatacyjnej (w tym awarii) 3) Określenie pracochłonności i częstotliwości prac 4) Określenie części zamiennych, narzędzi i warunków potrzebnych do realizacji prac. W ujęciu wariantowym należy włączyć również: 5) Zbudowanie zakresu prac dla wariantu oszczędnego 6) Zbudowanie zakresu prac dla wariantu droższego 7) Uzupełnienie wariantów oszczędnego i droższego o dane wynikające z modelu szacowania ryzyka. Prawidłowo opracowany dla obiektu plan prewencyjny powinien dostarczać informacje o kosztach wynikających z realizacji każdego z wariantów obsługi, czyli oszczędnego, bazowego i droższego oraz o szacowanym ryzyku dla każdego z nich. Dysponując opracowanymi wariantami planów prewencyjnych dla obiektów należy zbudować proces umożliwiający podejmowanie decyzji co do tego jaki wariant wybrać dla każdego obiektu. Warto w tym miejscu wesprzeć się o narzędzie, które zasugeruje obiektywne rozwiązanie dopasowane do ograniczeń (przede wszystkim budżetowych), a jednocześnie pozwoli na korektę ekspercką. Proces jak i narzędzie wymagają indywidualnego podejścia do organizacji i danych jakimi dysponuje. W BalticBerg dostosowujemy do Klienta narzędzia autorskie opracowane przez naszych ekspertów Parametric Maintenance Toolkit. W ramach procesu wdrożenia elastycznego podejścia do budżetowania istnieje szereg krytycznych kwestii warunkujących sukces projektu: 1) Spasowanie metodologii analizy krytyczności i modelu szacowania ryzyka 2) Dopasowanie modelu szacowania ryzyka do danych, którymi dysponuje organizacja 3) Opracowanie spójnej i klarownej metodologii opracowania planów prewencyjnych 4) Szczegółowe określenie sposobu pozyskania danych na potrzeby modelu szacowania ryzyka 5) Przeprowadzenie szkoleń/warsztatów związanych z opracowaniem planów prewencyjnych z uwzględnieniem wariantów obsługi. 6) Opracowanie procesu i narzędzia łączącego warianty obsługi z budżetem UR. Ideę wykorzystania wariantowych planów prewencyjnych przedstawia poniższy przykład. Przytoczona symulacja oparta jest o silnik elektryczny np. do napędu pompy. W zakresie uwzględniono szereg działań technicznych planowych z określonymi kosztami i czasem ich realizacji. Każde z działań w zależności od wariantu utrzymania obiektu przyjmuje różne częstotliwości przeprowadzania. W symulacji przedstawiono roczne koszty utrzymania obiektu w każdym z wariantów oraz czas potrzebny na ich realizację. Dodatkowo określono szacunkowy czas postoju awaryjnego wynikającego z przyjętego wariantu obsługi. Dla uproszczenia przyjęto, że model szacowania ryzyka będzie uwzględniał uśrednione rocznie czas działań prewencyjnych oraz czas awarii, a jego wyjściowym Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 4

5 Koszt Czas [h] wskaźnikiem jest suma tych dwóch czasów. W przedstawionej symulacji w wariancie droższym całkowity czas przestoju jest wyższy niż dla wariantu bazowego. Czasami sytuacja taka ma miejsce podczas opracowania planów prewencyjnych z naszymi Klientami i wcale nie oznacza, że wariant ten nie będzie stosowany. Wykorzystywany jest przede wszystkim w sytuacjach, gdy obiekty odznaczają się wysoką krytycznością, w systemach pracy ciągłej oraz tam gdzie możliwość planowania czasu pracy obiektu jest bardzo istotna. Tabela 1 Przykładowy wariantowy plan prewencyjny wraz z podsumowaniem kosztów i czasów przestojów w 4-letnim cyklu eksploatacji (symulacja). Działanie prewencyjne Czas trwania/ Koszt Wariant oszczędny Wariant bazowy Wariant droższy Smarowanie 30min/100zł Co 2 miesiące Co 1 miesiąc Co 1 miesiąc łożysk Wymiana łożysk 2h/800zł Co 6 miesięcy Co 3 miesiące Co 2 miesiące Pomiary uzwojeń 30min/150zł Brak Brak Co 4 miesiące Wymiana 1h/500zł Brak Co 2 lata Co 1 rok wentylatora Regeneracja 16h/2000zł Brak Brak Co 4 lata silnika Koszt na rok 2007 zł 4280 zł 6898 zł Czas działań prewencyjnych na rok 6,125h 12,625h 23h Szacowany czas awarii na rok 24h 12h 2h Całkowity roczny czas postoju 30,125h 24,625h 25h Porównanie wariantów obsługi obiektu (symulacja) 8 000,00 zł 7 000,00 zł 6 000,00 zł 5 000,00 zł 4 000,00 zł 3 000,00 zł 2 000,00 zł 1 000,00 zł 0,00 zł "Oszczędny" "Bazowy" "Droższy" Koszt (na rok) Szacowany czas awarii (na rok) Czas działań prewencyjnych (na rok) Całkowity roczny czas postoju Wykres 1 Porównanie wariantów obsługi UR przykładowego obiektu (symulacja). Powyższy przykład stanowi jedynie symulację analizy danych i nie zawiera żadnych wytycznych co do sposobu utrzymywania jakiegokolwiek rzeczywistego obiektu technicznego. Oczywiście tak opracowany plan prewencyjny nie wskazuje, który wariant obsługi finalnie powinien być realizowany. Wiele zależy od akceptowalnego ryzyka (czasu przestojów) oraz czynników dodatkowych takich jak krytyczność Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 5

6 urządzenia oraz bieżące ograniczenia np. budżetowe lub prawne. Tak opracowany plan prewencyjny może dotyczyć wielu podobnych silników w systemie technicznym, ale w zależności od wspomnianych czynników dodatkowych do każdego z nich wariant może być przypisywany indywidualnie. W ten sposób możliwe jest uzyskanie wysokiej elastyczności planowania budżetu wraz z optymalizacją ryzyka niedyspozycyjności systemu technicznego. Podsumowanie Wariantowe plany prewencyjne to jeden z kroków do elastycznego budżetowania, który musi skomponować się z kolejnym, czyli procesem wyboru wariantu obsługi dla każdego z obiektów. O ile zasady związane z opracowaniem wariantowych planów prewencyjnych są dość powtarzalne, o tyle opracowanie finalnej metody szacowania ryzyka oraz wypracowanie finalnego procesu decyzyjnego wraz z narzędziami wspierającymi jest indywidualne dla każdej organizacji. Doświadczenia BalticBerg wskazują na coraz większe zainteresowanie firm w Polsce zaawansowanymi metodami optymalizacji kosztów utrzymania ruchu. Skierowanie ku bardziej zaawansowanym metodom wynika przede wszystkim z rosnącej świadomości ryzyk występujących w obszarze zarządzania technicznego. Nie bez znaczenia pozostają również czynniki zewnętrzne takie jak norma IATF czy ISO 55001, które wskazują na potrzebę zarządzania ryzykami m.in. w tym obszarze. Z pewnością wariantowe plany prewencyjne są jedną z metod wspierających zachowanie równowagi pomiędzy kosztami i ryzykami, ale nie jedyną. Konsultanci BalticBerg mają bogate doświadczenie w opracowaniu i wdrażaniu różnych metod, dlatego jeżeli Państwa organizacja jest zainteresowana tą tematyką, zapraszamy do współpracy. Zapraszamy do kontaktu z BalticBerg. O BalticBerg BalticBerg zajmuje się wspieraniem organizacji w zwiększaniu efektywności operacyjnej przedsiębiorstw. Specjalizujemy się w doskonaleniu procesów zarządzania technicznego, produkcji, utrzymania ruchu oraz strukturyzacją przedsiębiorstw przemysłowych. Naszą firmę cechuje kreatywność w dostosowywaniu rozwiązań i metod do statusu, kultury organizacyjnej oraz wyzwań naszych Klientów. Naszym celem jest zdiagnozowanie miejsc do potencjalnego doskonalenia, zwartościowanie i uszeregowanie ich wspólnie z Klientem, a następnie ułożenie realnego i popartego doświadczeniem planu doskonalenia operacyjnego. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą: oraz do kontaktu: info@balticberg.com BalticBerg Consulting Sp. z o.o. Sp. k. ul. Stawki 2, Warszawa REGON: , NIP: Tel info@balticberg.com Elastyczne budżetowanie działań prewencyjnych - Copyright All rights reserved by BalticBerg Consulting 6