PODSTAWY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA

Transkrypt

1 PODSTAWY ORGANIZACJI I ZARZĄDZANIA MARIA SZELOCH WROCŁAW 2003

2 2 Spis treści Część I: Organizacja i jej elementy 1. Charakter nauki o organizacji i zarządzaniu 1.1 Interdyscyplinarność 1.2 Wielowątkowość 2. Pojęcie organizacji 2.1 Definicja i cechy organizacji 2.2 Rodzaje organizacji 2.3 Ogólny model organizacji 3. Cele organizacji 3.1 Pojęcie celu 3.2 Hierarchia celów organizacji 3.3 Cele ciągłe w organizacji 4. Ludzie społeczny podsystem organizacji 4.1 Poziom jednostki 4.2 Grupy społeczne w organizacji 4.3 Kultura organizacyjna 5. Technologia 5.1 Pojęcie technologii 5.2 Typy technologii 5.3.Technologia, struktura i koordynacja działań 6. Struktura organizacyjna 6.1 Funkcja struktury 6.2 Cechy struktury Konfiguracja Centralizacja Formalizacja Specjalizacja 7.Otoczenie organizacji 1. Funkcje w organizacji 2. Proces zarządzania 3. Kierownicy 3. 1 Jak dzielą się kierownicy? 3. 2 Umiejętności kierownicze. Część II: Zarządzanie i jego funkcje

3 Podstawowe role menedżerskie Czas pracy kierownika 4.Decyzje kierownicze 4.1 Istota decyzji 4.2 Rodzaje decyzji 4.3 Proces podejmowania decyzji 4.4 Racjonalność decyzji 5. Planowania 5.1.Czym jest planowanie? 5.2.Planowanie strategiczne Elementy postępowania strategicznego Analiza otoczenia Analiza organizacji Opcje strategiczne Wybór strategiczny Programy strategiczne. 5.3.Planowanie operatywne 6. Organizowanie 6.1 Zasady budowy organizacji 6.2.Podział struktur organizacyjnych 6.3.Czynniki kształtujące strukturę organizacyjną System informacyjny a obszary decyzyjne Kierownik w procesie komunikacji 7. Przewodzenie 7.1 Motywowanie Motywacyjne modele kierownicze Teorie treści Teorie procesu Teorie wzmocnienia 7.2 Cech przywódcze 7.3 Style zarządzania Koncepcje wskazujące na najefektywniejszy styl Sytuacyjne koncepcje przywództwa 8. Kontrolowanie 8.1. Czym jest kontrola 8.2 Etapy procesu kontroli 8.3 Rodzaje kontroli 8.4 Cechy skutecznego systemu kontroli 9.Efektywność organizacji 9.1 Podejście celowościowe 9.2 Podejście systemowe 9.3 Wielokryterialna ocena efektywności

4 4 Część I: Organizacja i jej elementy 1. Charakter nauki o organizacji i zarządzaniu Istotą współczesnych społeczeństw jest ich organizacyjność. Przejawia się ona we wszechobecności i ich niezbędności w życiu. Stabilizując porządek społeczny poprzez wyznaczanie ról społecznych, organizacje zapewniają ciągłość funkcjonowania społeczeństw, ograniczają naszą dowolność postępowania poprzez narzucenie reguł postępowania i wprowadzając porządek organizacyjny. W konsekwencji ludzkie działania są bardziej przewidywalne a zarazem bardziej efektywne. Te widoczne i uświadomione przejawy wpływu świata organizacji na nasze życie, powodują chęć jego poznania oraz zrozumienia. Zdobywanie wiedzy w tym zakresie nie należy do łatwych przedsięwzięć. Wynika to z charakteru obiektu badań. Organizacja jako twór społeczny trudno poddaje się naukowej analizie. Jest ona bytem: trudno mierzalnym, nie deterministycznym, o charakterze jakościowym częściej przedstawianym w formie opisowej niż liczbowej, różnorodnym, tak w formie jak i w różnorodności złożoności. Złożoność organizacji powoduje, że nauka o niej ma charakter interdyscyplinarny i wielowątkowy. 1.1 Interdyscyplinarność Jest to nauka o charakterze pogranicznym między różnymi dyscyplinami. Związek z innymi dyscyplinami ma różny charakter. Może on polegać na: częściowo wspólnym przedmiocie badań, wykorzystaniu przez naukę o organizacji i zarządzaniu dorobku innych dyscyplin naukowych [1 str. 11]. Najsilniejsze związki łączą naukę o organizacji i zarządzaniu z socjologią. Wynika to z podstawowej cechy systemu organizacyjnego, że jest on tworem społecznym. Organizacja jest formą działalności społecznej i zjawiska w niej zachodzące wynikające z wzajemnej relacji i oddziaływania ludzi na siebie leżą w zakresie zainteresowania socjologii. Badania Eltona Mayo zapoczątkowały narodziny socjologii organizacji. Opisuje ona zachodzące w organizacji zjawiska społeczne i nie zawiera elementów normatywnych. Przedmiotem zainteresowania psychologii są: indywidualne cechy, przyczyny i skutki zachowań(lęk, frustracja, uczenie się, entuzjazm, gotowość do podejmowania wysiłku), role społeczne, wpływ wzorców na zachowanie się ludzi, stosunki w małych grupach. Fizjologia pracy zajmuje się zależnością pomiędzy procesem pracy i warunkami w jakich on się odbywa, na ustrój czynnościowy człowieka. Natomiast ergonomia to nauka stosowana

5 5 zajmująca się dostosowaniem narzędzi i warunków pracy do ustroju człowieka z uwzględnieniem jego poszczególnych organów. Wyniki badawcze tej dyscypliny służą bezpośrednio do projektowania nowych i usprawniania istniejących procesów pracy. Innym zbiorem dyscyplin są nauki badające sprawność działania różnych systemów społecznych. Zarówno ekonomia jak i nauka o organizacji i zarządzaniu poszukuje sposobów maksymalizacji zysków. Ekonomia zajmuje się przetwarzaniem i podziałem środków materialnych, ograniczając rachunek nakładów i wyników do czynników które przyjmują wartość dającą się wyrazić w formie pieniężnej. Nauka o zarządzaniu obejmuje także czynniki niewymierne i pod tym względem jest bliższa prakseologii, nauce o sprawnym działaniu. Poszukuje ona uogólnień odnoszących się do wszelkich form świadomego działania i dyrektyw praktycznych w celu podniesienia sprawności oraz unikania niesprawności w tymże działaniu. Organizacja jest jedną z form zespołowej działalności ludzi [2 str. 180]. Wspólnym polem zainteresowania nauki o organizacji i zarządzaniu oraz prawa są problemy dotyczące prawa pracy, prawa finansowego, oraz prawa gospodarczego. Normy organizacyjne są często wyprowadzane z przepisów prawa, przyjmując często formę przepisu prawnego, chociaż dotyczącego tylko konkretnej organizacji celowego działania (regulamin organizacyjny) [3 str. 7] rozpatrując to działanie ze względu na sprawność. Technika rzadko podkreślana jest jako nauka współtworząca wiedzę o organizacji i zarządzaniu. Wspólny przedmiot zainteresowania tych dwóch dziedzin to sfera produkcji materialnej. Nowym rozwiązaniom w zakresie techniki i technologii powinny towarzyszyć odpowiednie rozwiązania organizacyjne [3 str. 7-8]. Pozostałe dyscypliny mają odmienny charakter. Teoria systemów dostarcza pojęć i metodologii. Organizacja opisywana jest jako pewna kategoria systemów i przy jej opisie wykorzystuje się metodologię systemową. Modelowanie i analiza systemowa to metody powszechnie stosowane w trakcie badań i usprawnień organizacji oraz procesów w niej zachodzących. Cybernetyka bada szczególnie złożone układy, mające charakter probabilistyczny. Organizacje należą do tej klasy układów. Procesy sterowania i łączności między układami oraz zjawiska homeostazy w tych układach, przełożone na grunt nauki o organizacji i zarządzaniu to procesy sterowania, przepływu informacji i utrzymania równowagi organizacyjnej. Związek z matematyką należy do związków czysto metodologicznych. Metody matematyczne wykorzystywane są do rozwiązywania problemów organizacyjnych. Badania operacyjne i metody programowania matematycznego pozwalają na poszukiwanie rozwiązań, umożliwiających maksymalne wykorzystanie posiadanych przez organizacje zasobów. Należy zaznaczyć, że z zastosowanie matematyki wiąże się uproszczenie rzeczywistości, gdyż pomija ona wiele zjawisk które nie poddają się kwantyfikowaniu. Do takich zjawisk zaliczyć można zjawiska społeczne. Ostatnimi czasy podkreśla się związek pomiędzy nauką o zarządzaniu a filozofią a zwłaszcza filozofią moralności. Pojęcia moralne są nierozłącznie związane z formami życia społecznego i są elementami tych form. Odróżniamy jedną formę życia od innej identyfikując różnicę pomiędzy pojęciami moralnymi które się na nie składają. Problemy te bezpośrednio dotykają społeczeństwa organizacyjne. Jak budować systemy etyczne współczesnych organizacji? Które z nich sprzyjają harmonijnemu rozwojowi społeczeństw nie tylko organizacyjnych?

6 6 Politologia należy do dyscyplin, którymi od niedawna interesują się badacze organizacji. Zajmuje się ona zachowaniami tak indywidualnymi jak i grupowymi w środowisku politycznym. To czym zajmuje się ona, to struktury konfliktów, podział władzy oraz manipulowanie tymi zjawiskami w interesie własnym. Formy rządów w danym państwie mają ogromny wpływ na funkcjonowanie organizacji znajdujących się w ich obszarze wpływu. Staje się to bardzo istotne w okresie globalizacji. Uproszczone powiązania nauki o organizacji i zarządzaniu z innymi dyscyplinami przedstawia poniższy schemat. Prawo Socjologia Ekonomia Psychologia Nauka o organizacji i zarz¹ dzaniu Prakseologia Fizjologia i ergonomia Matematyka Teoria systemów i cybernetyka Technika Rys.1 Nauka o organizacji i zarządzaniu nauką interdyscyplinarną [1 str. 13] 1.2 Wielowątkowość Wielowątkowość tej nauki wynikająca z jej interdyscyplinarności znajduje swój wyraz w typologiach próbujących uwzględnić i opisać różne szkoły, kierunki czy nurty. Przyjmijmy za częścią autorów spotykanych w literaturze klasyfikacji, podział na trzy najważniejsze nurty: nurt klasyczny i neoklasyczny zawierający naukowe uogólnienia licznych doświadczeń praktyków, postrzegający człowieka instrumentalnie. Człowiek to homo economicus. Najistotniejszym problemem tego nurtu to wysoka efektywność organizacji. Wszystkie koncepcje, które zrodziły się w nim, próbują rozwiązać sygnalizowane przez praktykę, uciążliwe dla niej problemy. Uogólnia się tu doświadczenia praktyczne, formułuje się uniwersalne zasady i analizuje konkretne przypadki w których zarządzający odnieśli sukces. Do nurtu tego zaliczyć możemy: - kierunek naukowego zarządzania,

7 7 - kierunek administracyjny, - szkoła uniwersalistyczna, - szkoła empiryczna, - nowa fala. Nurt psychosocjologiczny skupia się na zjawiskach społecznych. Bada się w nim zachowanie różnych tak grup, jak i zachowania indywidualne w różnych sytuacjach organizacyjnych. Celem twórców tego nurtu jest poznanie praw rządzących ludzkim zachowaniem oraz rozwojem stosunków międzyludzkich. Początki tego nurtu sięgają badań empirycznych uniwersyteckiego zespołu pod kierunkiem Eltona Mayo. Człowiek postrzegany był jako człowiek społeczny. Rozwój tego nurtu zmienił ten stereotyp a człowiek opisywany to istota samo realizująca się. Człowiek jest aktywnym, nie biernym, uczestnikiem działań organizacyjnych i szuka sensu istnienia w podejmowanych działaniach. Nurt ten dzieli się na dwa kierunki. Kierunek psychologiczny skupiający swoją uwagę na zjawiskach interpersonalnych. W nim powstały różne teorie motywacji, wyprowadzane z różnych koncepcji psychologicznych(behawioralnej, psychodynamicznej i poznawczej). Badania psychologów koncentrują się na pogodzeniu stałego dążenia człowieka do samodoskonalenia się z efektywnością działania organizacji. W kierunku tym podejmowane są również, między innymi, badania nad sposobem: przekazywania informacji, podejmowania decyzji, rozwiązywania konfliktów przeprowadzania zmian w sferze interpersonalnej oddziaływania na podwładnych. Drugi z kierunków wyodrębniony w tym nurcie to kierunek socjologiczny skupiający swoją uwagę na problemach interpersonalnych. Badania dotyczą przede wszystkim zachowań się małych grup roboczych. Właściwie układające się w nich stosunki podnoszą ich efektywność działania. Analizie poddawane są postawy, morale członków grupy, obowiązujące w nich nieformalne normy, grupowe sposoby rozwiązywania problemów, konflikty międzygrupowe, style kierowania. Nurt systemowy wykorzystując do badań i opisu organizacji dorobek ogólnej teorii systemów i cybernetyki bada organizacje jako całość. Przedmiotem zainteresowania badaczy są nie tylko elementy systemu organizacyjnego, ale przede wszystkim różnego rodzaju powiązania pomiędzy nimi. Powiązania te obejmują także relacje organizacji ze swoim otoczeniem. Człowiek w tym nurcie jest człowiekiem racjonalnym. W nurcie tym wyróżnia się trzy kierunki różniące się zakresem oraz momentem powstania. Są nimi: - badania operacyjne, powstały najwcześniej bo w latach trzydziestych, choć praktycznie zostały zastosowane w d latach czterdziestych ubiegłego wieku. Wykorzystuje się w nich metody modelowania matematycznego, heurystycznego i symulacyjnego do podejmowania decyzji w sferze zarządzania [4]. - kierunek systemowy posługuje się analizą systemową jako metodą rozwiązywania złożonych, słabo ustrukturalizowanych problemów organizacyjnych. System organizacyjny analizowany jest jako całość. Metody i techniki zarządzania powstałe w tym kierunku obejmują także całość systemu organizacyjnego.

8 8 - kierunek cybernetyczny to próby zastosowania modeli cybernetycznych typu serwomechanizm do sterowania dynamiką produkcji, zatrudnienia i zapasów uwzględniając zachodzące między nimi wzajemne powiązania. Z nurtu systemowego wywodzi się tzw. podejście sytuacyjne. Oparte na relatywizmie i pragmatyzmie bada zależności pomiędzy różnymi składowymi systemu organizacyjnego jak również zależności pomiędzy systemem a jego otoczeniem. Badania te mają na celu poszukiwanie takich rozwiązań, które były by możliwie najlepiej dostosowane do sytuacji w której znajduje się organizacja. Nauka o organizacji i zarządzaniu ma charakter indukcyjny i dostarcza wiedzy o: zasadach i prawidłowościach funkcjonowania organizacji, prawidłowościach jej rozwoju, zachowaniach w niej ludzi, zmiennych wpływających sprawność funkcjonowania organizacji. 2. Pojęcie organizacji 2.1 Definicja i cechy organizacji. Termin organizacja używany jest w trzech znaczeniach: Atrybutowym, w którym określamy stosunki poszczególnych składników do siebie i do całości które tworzą. Te wzajemne relacje posiadają różny stopień zorganizowania. Tak rozumiana organizacja to cecha (atrybut) złożonej całości. Czynnościowym, gdzie organizacja to tworzenie lub przekształcanie zorganizowanej całości. Jest to więc proces przekształcania składników organizacji. Rzeczowym, definiowana jest jako rzecz zorganizowana w której skład wchodzą ludzie i aparatura Tą zorganizowaną rzeczą jest instytucja lub inaczej określając- organizacja [5]. Większość definicji podkreśla, że całości złożone z ludzi, są pewną kategorią grup społecznych z tym, że niekażda grupa społeczna (np. rodzina) jest organizacją. Natomiast czynnik ludzki powoduje, że przypisuje się organizacji świadomość działania. Organizacje są systemami zachowującymi się rozmyślnie. Przyjmijmy, że przez organizacje rozumieć będziemy strukturalizowany, czyli uporządkowany w pewien sposób system społecznotechniczny. System natomiast to zestaw składników, z których każdy jest połączony z każdym pośrednio lub bezpośrednio i między którymi zachodzą pośrednie lub bezpośrednie wzajemne stosunki. Wszystkie systemy organizacyjne posiadają zbiór cech wspólnych, są one systemami: sztucznymi - tworzą je ludzie, podtrzymując ich istnienie. Powoływane są do życia decyzją organu założycielskiego. Można je projektować, społecznymi - ludzie nie tylko tworzą organizację ale sami stanowią ich tworzywo decydując o przebiegu procesów w nich zachodzących, celowo zorientowanymi - realizują cele umożliwiające wypełnienie funkcji na rzecz otoczenia, funkcji dla których powołane zostały do życia, technicznymi ludzie w swoim działaniu posługują się określonymi technikami

9 9 działania (technologiami, procedurami), ustrukturalizowanymi i hierarchicznymi gdyż realizacja celu wymaga podziału pracy, funkcji, kompetencji decyzyjnych. Powstaje więc sfera regulacyjna, zarządzania, oraz sfera realna, podstawowa, posiadają człon kierowniczy- którego podstawowym zadaniem jest doprowadzenie do współdziałania wszystkich składników organizacji, otwartymi, przy czym różny jest ich stopień otwartości otoczenie wpływa na organizację i jest dla niej źródłem niepewności, ale także organizacja ma wpływ na zmiany w otoczeniu, względnie wyodrębnionymi z otoczenia, jednocześnie ściśle z nim związanymi ponieważ prowadzą z otoczeniem wymianę. Czerpią zasilenia takie jak surowce, ludzie, pieniądze, informację, energię, różne urządzenia. Dostarczają natomiast produkty swojej działalności, adaptacyjnymi otwartość systemu wymusza ciągłą obserwację zmian otoczenia systemu. Adaptacja dokonuje się zawszę w warunkach niepewności, która się zwiększa wraz ze wzrostem dynamiki otoczenia. Podstawową rolę w procesie adaptacji pełni informacja, posiadającymi zdolność do samodoskonalenia podnosząc swoją sprawność i stopień zorganizowania, charakteryzującymi się ekwifinalnością zdolne są do osiągania celów w różny sposób i różnymi drogami, wewnętrznie bardzo zróżnicowanymi podsystemy pełnią różne funkcje, różny jest więc ich stopień formalizacji i centralizacji. 2.2 Rodzaje organizacji Świat organizacji, jest różnorodnym i złożonym. Próby jego uporządkowania mają swój początek w podejmowaniu przedsięwzięć poklasyfikowania tej różnorodności. Różni autorzy przyjmują różne kryteria dla wydzielenia pewnych typów organizacji. Klasyfikujemy więc najczęściej organizacje, przyjmując za kryterium podziału funkcję, którą realizują na rzecz otocznia. Możemy więc wyróżnić, według tego kryterium, następujące typy organizacji: o gospodarcze - nastawione na zysk, o użyteczności publicznej: szkoły, szpitale, instytucje kulturalne i naukowe z reguły niedochodowe, o administracji państwowej i samorządowej o militarne i policyjne, służące zapewnieniu bezpieczeństwa tak wewnętrznego jak i zewnętrznego o społeczne, partie polityczne, związki zawodowe, stowarzyszenia, o religijne kościoły, klasztory, związki wyznaniowe. Inną klasyfikacją, jest podział wynikający z charakteru podporządkowania panującej władzy organizacyjnej uczestników organizacji. Podział ten zaproponował A. Etzioni i wygląda on następująco: o organizacje przymusowe - w których władza opiera się na przymusie a uczestnicy nie identyfikują się z organizacją i nastawieni są do niej negatywnie ( więzienia, obozy pracy), o organizacje utylitarne - w których władza oparta jest na dysponowaniu środkami nagradzania a uczestnictwo w tych organizacjach ma charakter kalkulatywny (przedsiębiorstwa organizacje administracyjne, militarne-w czasie pokoju),

10 10 o organizacje normatywne - w których władza wynika z norm moralnych i przekonań ludzi. Podporządkowanie to ma charakter moralny a uczestnictwo ludzi przejawia się zaangażowaniem(kościół, partie polityczne, stowarzyszenia) [3]. Innymi kryteriami stosowanymi przy wyróżnianiu organizacji są: ich wielkość, stopień ich skomplikowania oraz stopień ich trwałości [6]. 2.3 Ogólny model organizacji Różni autorzy formułują odmienne modele organizacji, jednakże najbardziej znanym jest model H. Leavitta. Obrazuje on społeczno techniczny charakter organizacji z współzależnościami podsystemów oraz zależnością całości od otoczenia w którym ta całość funkcjonuje. Do podsystemu społecznego zalicza się ludzi i cele które są przez nich realizowane. Natomiast podsystem techniczny zawiera w sobie technologie oraz strukturę formalną. Jakakolwiek zmiana dokonywana lub wymuszana przez otoczenie, w którymkolwiek elemencie systemu, wymusza zmiany dostosowawcze w pozostałych elementach. Cele Ludzie : Otoczenie Struktura Technologia Rys.2. Ogólny model organizacji według Leavitta [3 str. 39] Podsystem celów i zadań - ma największy związek z otoczeniem. Organizacja powstaje dla zaspokojenia konkretnych potrzeb swojego otoczenia, a to w znacznym stopniu wyznacza jej cele, które uważane są za genotyp organizacji. Stopień zaspokajania tych potrzeb warunkuje dalszy jej byt. Podsystem ten pozostaje pod silnym wpływem otoczenia socjokulturowego. Podsystem ludzie - obejmuje jednostki ludzkie z ich indywidualnymi celami i motywami oraz grupy ludzkie z uwzględnieniem wzajemnych interakcji powstających we wspólnym działaniu. Podsystem ten w znacznym stopniu kształtują indywidualne cechy uczestników organizacji, cechy i wartości wniesione przez każdego z nich. Podsystem technologia - to technika i technologia używana w procesie przeobrażeń mających miejsce w organizacji. W jej skład wchodzi wiedza o sposobie działania, wiedza niezbędna do realizacji zadań organizacyjnych oraz wyposażenie techniczne. Jest on otwarty na otoczenie związane z rozwojem nauki i techniki. Podsystem struktura formalna - określa relacje pomiędzy wszystkimi składnikami organizacji i jest uzupełniana przez stosunki nieformalne. Określa zarówno sposób podziału zadań jak i zależności wynikające z podziału władzy. Opisuje przebieg procesów pracy jak i drogi przepływu informacji. Bardziej szczegółowy opis poszczególnych podsystemów zawarty zostanie w następnych rozdziałach.

11 11 3. Cele organizacji. 3.1 Pojęcie celu Cele organizacji - zbiór wzajemnie powiązanych dążeń, aspiracji, zamierzonych efektów o różnym stopniu konkretności. o Cele konkretnych zamierzeń to uświadomiony przyszły pożądany stan działania możliwy i przewidziany do osiągnięcia w okresie mieszczącym się w przedziale czasu objętym planowaniem. o Misja natomiast to przedmiot aspiracji i trwałych dążeń, nie jest ona kategorią planistyczną, raczej prawną i socjologiczną. Zawarta w statucie organizacji powinna zawierać: - opis podstawowych wyrobów czy usług, - funkcje, którą organizacja będzie pełniła w swoim otoczeniu, - rynki czy klientów których będzie obsługiwała. Cele organizacji stanowią układ hierarchiczny. 3.2 Hierarchia celów organizacji. Cele różnią się: o szczeblami, ustalane są na różnych szczeblach i dla różnych szczebli w ramach organizacji ( cele strategiczne, taktyczne i operacyjne), o dziedziną, wyznaczane są dla różnych funkcji realizowanych w organizacji (cele produkcyjne, finansowe, marketingowe), o ramami czasowymi, ustala się ich realizacje w różnych ramach czasowych (cel długo, średnio i krótkoterminowe). W zależności od sposobu sformułowania celu wyróżnia się cele stopniowalne i nie stopniowalne. Cel stopniowalny może być osiągnięty w pełni, w pewnym stopniu lub też wcale. Cel niestopniowalny może być osiągnięty tylko w całości lub wcale( przykładem tak sformułowanego celu może być- lądowanie na księżycu). W organizacji formułuje się cele stopniowalne gdyż ułatwia to ocenę efektywności jej działania. W tyczeniu celów organizacji, powinny brać udział wszyscy menedżerowie. Każdy z nich jednak bierze odpowiedzialność za formułowanie celów dla swojego szczebla zarządzania. Przetrwanie i rozwój Zrównoważone funkcjonowanie Maksymalizacja zysku (organizacje rynkowe) Maksymalizacja budżetu (organizacje niedochodowe) Wytwarzanie społecznie użytecznych dóbr i usług (realizacja misji na rzecz otoczenia) Rys.3 Hierarchia celów organizacji [7] Realizacja konkretnych zamierzeń, przedsięwzięć zadań, działań

12 Cele ciągłe w organizacji Cele ciągłe to cele długookresowe, są one przedmiotem zainteresowania organizacji w chwili obecnej i w ciągu następnych lat. Każda organizacja posiada swoją własną wiązkę celów ciągłych. Jej skład rodzajowy zależy od przedmiotu działania organizacji. Ze zbioru celów ciągłych organizacje gospodarcze uwzględniać powinny przede wszystkim: o rentowność mierzoną wielkością zysku(brutto lub netto) lub częściej mierzoną stopą zysku zainwestowanego kapitału, o pozycję na rynku czyli wyznaczanie celu dotyczącego miejsca, które chciałaby w przyszłości osiągnąć w stosunku do swoich konkurentów. Może to być udział w rynku, którego miarą jest stopień jego opanowania w odniesieniu do konkurentów. Przez pozycje na rynku rozumiemy albo procent całego rynku, albo bezpieczny jego segment. Bardzo ważne znaczenie mają w tym przypadku formułowane cele innowacyjne. o innowacje- cel ten wiąże się z potrzebą opracowania nowych oraz doskonalenia istniejących, wyrobów lub świadczonych usług, aby sprostać konkurencji, o sprawność działania to terminowa i odpowiedzialna jakościowo reakcja organizacji na potrzeby klientów. Wyznaczanie sobie celów umożliwiającą taką reakcję jest w aktualnych czasach koniecznością, o stan zapasów materialnych i pieniężnych jest to cel związany z utrzymaniem zasobów na poziomie umożliwiającym przyszłe działanie organizacji, o odpowiedzialność społeczną świadczenie na rzecz społeczeństwa. Organizacja nie ma szans na przetrwanie jeżeli nie zostanie zaakceptowana przez swoje otoczenie. Odpowiedzialność może mieć charakter bierny (nie szkodzić) lub czynny (tworzyć nowe wartości) [8]. Wszystkie przyjęte do realizacji cele powinny być formułowane w kategoriach mierzalnych. Cele w organizacji spełniają następujące funkcje: nadają jednolity kierunek działania pozwalają na zrozumienie działań docelowych sprzyjają dobremu planowaniu są źródłem motywacji pozwalają na prawidłową ocenę i kontrolę [9]. Reasumując: Z praktycznego punktu widzenia organizacja tyczy sobie wiele celów, które ułożone są w sposób hierarchiczny mają różny horyzont czasowy. Cele zawsze powinny określać co gdzie i kiedy będzie realizowane. Z punktu widzenia kierownika cele są albo zależne, których jest większość, albo kontrolowane, które kierownik może wyznaczyć w sposób niezależny. 4. Ludzie społeczny podsystem organizacji Ludzie będący składnikiem naturalnym organizacji są zarazem składnikiem najbardziej zawodnym. Rozpatrując ten podsystem, analizujemy go na trzech poziomach. Wyróżniamy poziom jednostkowy, grupowy i kulturowy.

13 Poziom jednostki Każdy pracownik powinien być przydatny zawodowo do wykonania powierzonych mu zadań. Kompetencje pracownika to jego możliwości wykonania powierzonych mu zadań. Kompetencje to oprócz wiedzy, doświadczenia i praktycznej umiejętności ich wykorzystania w toku działania, również i zalety indywidualne. Cechy osobowości kształtują, jak się powszechnie sądzi, kompetencje pracownika. Osobowość oceniana jest na podstawie reakcji jednostki na różne problemy w różnych okolicznościach. Wiedza na temat cech, które posiada każdy z nas, jest dla zarządzających organizacjami pomocą przy jak najlepszym wykorzystaniu możliwości potencjału ludzkiego. Cechy wpisane w każdą osobowości mają wpływ na jej postrzeganie rzeczywistości, a w konsekwencji na przyszłe jej działanie. Literatura wymienia dziesiątki cech próbując opisać zachowanie konkretnego człowieka. Wśród koncepcji mających na celu ustalenie konkretnych cech wyróżniających osobowość danego człowieka, najpopularniejszy jest model wielkiej piątki. Model ten uwzględnia pięć następujących cech: o ekstrawersja - określa w jakim stopniu dana osoba jest otwarta co wyraża się chęcią rozmowy, towarzyskością oraz asertywnością, o życzliwość - tutaj bierze się pod uwagę takie cechy jak ufność, życzliwość i dobroduszność, oraz chęć współdziałania, o sumienność wymiar ten dotyczy odpowiedzialności, wiarygodności, wytrwałości i nastawieniu na osiągnięcia. o stabilność emocjonalna określa w jakim stopniu dana osoba jest opanowana, nastawiona entuzjastycznie, ma poczucie bezpieczeństwa, czy jest spięta nerwowa, podlega depresji i czuje się niepewnie, o otwartość na doświadczenia dotyczy wrażliwości artystycznej oraz możliwości intelektualnych danej osoby. Badania wykazały, że istnieją duże zależności pomiędzy wymienionymi wymiarami a efektywnością zawodową. Istnieje wyraźna zależność pomiędzy sumiennością a efektywnością zawodową. Posiadanie cech z tego wymiaru, jest najbardziej korzystne, z punktu widzenia sprawnego działania organizacji [10]. Wśród najczęściej opisywanych osobowości można wyróżnić: - osobowość autorytarna, - osobowość biurokratyczna, - osobowość gracza, - osobowość przedsiębiorcza, - osobowość profesjonalisty, - osobowość twórcza. Dzięki twórcom organizacje stają się innowacyjne i konkurencyjne. Zarówno ludzie, jak i organizacje różnią się między sobą. W każdej organizacji spotkać można różnego rodzaju stanowiska. Zadowolenie jest największe, a fluktuacja najniższa, kiedy osobowości organizacje i stanowiska są do siebie dostosowane. Problem dostosowania osobowości do stanowiska doczekał się wielu badań. Największą ich ilość przeprowadzono posługując się modelem sześciu typów osobowości ( model Hollanda). Wynika z nich że zadowolenie pracownika zależy od stopnia w jakim jego osobowość jest dostosowana do środowiska pracy. W modelu wyróżnia się sześć typów osobowości. Model oparty został na założeniach, że: - występują znaczne różnice pomiędzy poszczególnymi osobami

14 14 - mamy do czynienia z różnymi stanowiskami pracy - ludzie na stanowiskach zgodnych z ich typem osobowości są bardziej zadowoleni i mniej skłonni do rezygnacji z pracy. Tak więc zadowolenie jest największe, a fluktuacja najmniejsza gdy stanowisko jest dostosowane do osobowości. Osobowości te wraz z przykładowymi dla nich zawodami zamieszcza poniższe zestawienie. Typ Cechy osobowościowe Przykład zawodów Realista. Woli prace fizyczne, wymagające umiejętności, siły i koordynacji. Dociekliwy. Woli czynności wymagające myślenia, organizowania i zrozumienia. Społeczny. Woli czynności związane z pomaganiem innym i ich doskonaleniem. Konwencjonalny. Woli czynności uregulowane przepisami uporządkowane i jednoznaczne. Przedsiębiorczy. Woli czynności werbalne, stwarzające możliwości wpływania na innych i zdobywania władzy. Artystyczny. Woli czynności niejednoznaczne i niesystematyczne, umożliwiające twórczą ekspresję. Nieśmiały, rzetelny, wytrwały, stabilny, przystosowujący się, praktyczny. Analityczny, oryginalny, ciekawy, niezależny. Towarzyski, przyjacielski, gotowy do współpracy, wyrozumiały. Przystosowujący się, sprawny, praktyczny pozbawiony wyobraźni, nieelastyczny Pewny siebie, ambitny, energiczny, władczy. Pełen wyobraźni, nieporządny, idealista, Uczuciowy, niepraktyczny. Mechanik, operator wiertarki, montażysta, rolnik. Biolog, ekonomista, matematyk, dziennikarz. Pracownik socjalny, nauczyciel, doradca, psycholog kliniczny. Księgowy, menedżer wielkiej korporacji, kasjer w banku, pracownik biurowy. Adwokat, agent handlu nieruchomościami, specjalista public relations, menadżer małej firmy. Malarz, muzyk, pisarz, dekorator wnętrz. Tab.1 Typologia osobowości i przykłady zawodów według Hollanda [10 str. 74] Sześciokątny schemat oparty na przytoczonych osobowościach obrazuje zależności występujące między nimi. Im bliżej siebie znajdują się dwie orientacje tym są one bardziej zgodne. Realista Dociekliwy Konwencjonalny Artystyczny Przedsiębiorczy Społeczny Rys 4. Sześciokątny wykres związków między typami osobowości zawodowych [10 str. 75]

15 15 Człowiek wchodzi do organizacji ze zbiorem postaw i prawie całkowicie ukształtowaną osobowością. To od kierownika zależy w jak sposób wykorzysta wiedzę o swoich podwładnych. Czy będą oni zadowoleni z zadań, które przyszło im realizować, czy też opuszczą organizację Grupy społeczne w organizacji Grupa społeczna definiowana jest jako zbiór osób (dwie lub więcej) połączonych wspólnym celem. Osoby te wzajemnie oddziałują na siebie i są od siebie współzależne. Grupy w organizacji dzielimy na grupy formalne i nieformalne. Grupy formalne tworzone są celowo, dla realizacji zadań i funkcji. Umieszczane są w różnych fragmentach struktury organizacji. Szczegółowość zadań określa regulamin organizacyjny. Mają swojego lidera, który jest odpowiedzialny za działania grupy. Grupy formalne dzielimy na grupy robocze i zespoły robocze. Różnicę pomiędzy nimi przedstawia rys.4. Wyróżniamy następujące rodzaje zespołów roboczych: - problemowe - funkcjonalne - wirtualne - samo kierujące - interfunkcjonalne Zespoły robocze Grupy robocze KOLEKTYWNE DZIA ANIA CEL WYMIANA INFORMACJI DODATNI SYNERGIZM NEUTRALNY (NIEKIEDY UJEMNY) KOMPLEMANTARNE UMIEJÊTNOŒCI PRZYPADKOWE I RÓ NORODNE Rys.5 Porównanie zespołów roboczych z grupami roboczymi [11 str. 402]

16 16 Grupy nieformalne powstają na bazie kontaktów nieformalnych. Grupy te wpływają w różny sposób na sprawność działania organizacji. Powstają na bazie więzi: - wzajemnej atrakcyjności (przyjazne organizacji) - wspólnoty interesu (ujawniają się gdy w organizacji notuje się spadek efektywności jej działania). Ludzie łączą się z sobą z różnych przyczyn. Do najczęściej wymienianych zalicza się: bezpieczeństwo, przynależność, pozycja, poczucie własnej wartości, władza, możliwość osiągnięcia celu. Wśród grup połączonych więzią wspólnoty interesu wyróżnić można: - konserwatywne - strategiczne - wybuchowe - apatyczne - koalicyjne 4.3 Kultura organizacyjna Rozważania o różnych zarówno osobowościach ludzkich jak i grupach formalnych oraz nieformalnych uzmysławia nam, że w organizacji musi istnieć czynnik który scala tę różnorodność w jedną całość. Tym zjawiskiem jest kultura organizacyjna, która często określana jest klejem organizacyjnym. Kulturę organizacyjną bada się i opisuje w dwóch ujęciach: statycznym, w którym opisuje się różne kultury przytaczając charakterystyczne dla nich cechy. Wyróżnia się szereg kultur organizacyjnych, próbując je ocenić z punktu widzenia ich znaczenia dla sprawności działania. W ujęciu tym bada się również występowanie subkultur, dynamicznym, który dotyczy zmian zachodzących w różnych elementach kultury organizacyjnej. Kultura organizacyjna - zbiór dominujących wartości i norm postępowania charakterystycznych dla danej organizacji, podbudowany założeniami, co do natury rzeczywistości i przejawiający się w artefaktach. Powyższa definicja opiera się o kliniczny model kultury organizacyjnej Edgara Scheina. W modelu tym kultura jest całością, na którą składają się wyodrębnione ze względu na ich trwałość i widoczność 3 poziomy. o artefakty widoczne i uświadomione sztuczne twory danej kultury. Artefakty dzielimy na: fizyczne behawioralne i językowe - Artefakty fizyczne to między innymi sztuka(sztuka użytkowa) logo, budynki i ich wystrój, odzież/wygląd, przedmioty materialne, układ przestrzenny, technologia. - Artefakty językowe to anegdoty i dowcipy, żargon, przezwiska, wyjaśnienia, mity, legendy i historia, bohaterowie, metafory, - Artefakty behawioralne to ceremoniały/rytuały, wzorce komunikacji, tradycja obyczaje, nagrody/kary. Członkowie organizacji nie zawsze uświadamiają sobie przejawy zewnętrzne swojej kultury organizacyjnej pomimo że są one widoczne dla obserwatorów zewnętrznych. o Normy i wartości częściowo widoczne i uświadomione. Określają one co jest ważne dla organizacji, na czym jej zależy. Wartości to społecznie uznane zasady. To w oparciu o nie określa się co jest dobre a co złe. Uważane są za standardy służące ocenie moralnej. Normy natomiast to niepisane reguły które określają rodzaje zachowań, których

17 17 można się spodziewać w danej społeczności organizacyjnej. Postępowanie sankcjonowane przez normy to postępowanie w kategoriach wartości. Członkowie danej kultury uznają normy i wartości dlatego, że ich podstawowe przekonania i założenia stanowią podbudowę dla tych wartości [12]. o Założenia całkiem niewidoczne i nieuświadomione stanowią fundament, na których opiera się całość. Założenia są tym co członkowie danej kultury uznają za rzeczywistość. To uznanie decyduje o tym jak myślą i jak postrzegają. Założenia stanowią oczywistość o której się nie dyskutuje. Ta rzeczywistość znajduje się poza świadomością członków danej kultury. Artefakty Normy i wartości Rys. 6 Poziomy kultury organizacyjnej według E.Scheina Założenia kulturowe opisane przez E. Scheina i uwzględnione w modelu kultury organizacyjnej zawiera tabela 2. Parametry Problemy do rozwiązania 1.Stosunek organizacji Czy organizacja postrzega siebie samą jako dominującą, do podległą, zgraną czy próbującą wydobyć się z niszy. otoczenia 2.Natura działań człowieka Założenia Czy właściwym sposobem zachowania człowieka jest dominacja i aktywność, harmonia, czy bierność i fatalizm? 3.Natura rzeczywistości i prawda 4.Natura czasu 5.Istota (natura) natury ludzkiej 6.Natura tego co ludzkie 7. Stosunek jednorodności do różnorodności Jak definiujemy prawdziwość i fałsz: w jaki sposób dochodzi do określenia prawdy, zarówno w świecie fizycznym jak i społecznym? Drogą sprawdzianu pragmatycznego, wiary w mądrość, czy porozumienia społecznego? Co stanowi naszą główną orientacje z punktu widzenia przyszłości, teraźniejszości i przyszłości oraz jakiego rodzaju jednostki czasu są najbardziej odpowiednie do załatwiania codziennych spraw? Czy ludzie są w zasadzie dobrzy, obojętni, czy źli i czy naturę ludzką można doskonalić, czy też jest ona niezmienna? Jaki jest właściwy sposób odnoszenia się ludzi do siebie nawzajem, podziału władzy i związków uczuciowych? Czy życie jest nastawione na konkurencję czy na współpracę? Czy najlepszą podstawą organizowania społeczeństwa jest indywidualizm czy kolektywizm? Czy najlepszym systemem sprawowania władzy jest autokratyczno - paternalistyczny, czy kolegialno uczestniczący? Czy grupa korzysta najwięcej wtedy, gdy jest wysoce zróżnicowana, czy wtedy gdy jest bardzo homogeniczna i czy jednostki należące do grupy należy zachęcać do eksperymentowania czy do podporządkowania się? Tab.2 Lista podstawowych założeń kulturowych według Scheina [12str. 216]

18 18 Powszechnie uważa się że naczelne kierownictwo firmy ma wpływ na kształtowanie się kultury organizacyjnej. Proces formowania kultury odbywa się poprzez akceptację takich rozwiązań które pozwalają organizacji lepiej pokonywać różnego rodzaju trudności. Nie ma kultury uniwersalnej; są tylko kultury właściwe dla danej sytuacji. Kultura spełnia wiele funkcji, jednakże za najważniejszą uważa się funkcje regulacyjną. Ogranicza ona dowolność i nieprzewidywalność zachowań organizacyjnych. Uważa się, że najlepiej realizuje tę funkcje silna kultura organizacyjna. Za kryteria odróżniające kultury silne od słabych uważa się: - wyrazistość wzorców orientacji i przekazywanych wartości. Kultura silna to jasno sformułowane oczekiwania jakie zachowania są, a jakie nie są pożądane w danej organizacji. Poszczególne wartości, standardy, i systemy symboli mają charakter zwarty i niema wątpliwości jak należy postępować. - stopień upowszechnienia, czyli skala, w jakiej pracownicy podzielają kulturę. Silne kultury to jednorodność. Istnienie subkultur w organizacji, względem tego kryterium, osłabia kulturę organizacyjną. - głębokość zakorzenienia wyrażona w stopniu przyswojenia wzorców kulturowych. Pytanie o głębokość zakorzenienia to pytanie o to czy wzorce kulturowe są elementem składowym codzienneg działania czy też nie. Od głębokości zakorzenienia zależy stabilność danej kultury organizacyjnej. Silne kultury Zalety Ukierunkowanie działań przez redukcję złożoności Sprawna sieć komunikacyjna Szybkie przetwarzanie informacji Przyśpieszone wdrażanie planów Małe nakłady na kontrolę Silna motywacja i lojalność Stabilność i niezawodność Wady Tendencja do zamykania się w sobie Blokowanie nowych orientacji Bariery we wdrożeniach Utrwalenie się tradycyjnych motywów sukcesu Postawa uniku Brak elastyczności Kulturowe myślenie Tab.3. Zalety i wady silnych kultur [13 str ] Budowa kultury organizacyjnej przebiega, poprzez przyswajania sobie tych sposobów działania, które pomagają organizacji sprawniej funkcjonować. Sposoby te z czasem akceptowane przez społeczeństwo z upływem czasu usuwane są stopniowo ze świadomości i stają się założeniami mocno zakorzenionymi w podświadomości. Mechanizmem wzmacniającym kulturę, oprócz postrzeganych postaw kierowników, są obowiązujące w organizacji systemy motywacji jak również system naboru i selekcji nowych pracowników. Wypracowany sposób selekcji jest zarazem wstępnym etapem skomplikowanego systemu socjalizacji kulturowej. Należy zaznaczyć że pomimo usilnych starań organizacji, aby nowo przyjęci, zaakceptowali zastaną w niej kulturę ona ulega zmianie. Nowoprzyjęci nie tylko są kształtowani ale sami kształtują kulturę. Silne kultury organizacyjne nie są podatne na zmiany. Może to stanowić dla ich istnienia poważne zagrożenie. Zmiany kulturowe wprowadza się poprzez inkrementację kulturową, włączając stopniowo nowe założeń i wartości, oraz kulturową rewolucję polegającą na wymianie starych elementów systemu kultury na nowe. Istnieją także kultury nie sprzyjające sprawności działania organizacji. Zbiór cech takiej kultury organizacyjnej ilustruje tabela 4.

19 19 Chłód emocjonalny Depersonalizacja relacji Subordynacja Konserwatyzm Izolowanie się Antypatia Unikanie pokazywania lub dzielenia się z innymi swoimi uczuciami lub emocjami Sytuacja, w której ludzie unikają wskazywania osób, o których wyrażają swoją opinię sądząc, że ich rozmówcy domyślą się o kim mowa Wyczekiwanie aż nadejdzie pomoc od innych w celu rozwiązania swoich problemów Upartość, brak elastyczności w stosunku do nowych sytuacji Wykonywanie tylko tych czynności, za które jesteśmy odpowiedzialni W większości ludzie są bardziej oponentami niż stronnikami Tab. 4. Cechy kultury negatywnej 5. Technologia 5.1 Pojęcie technologii Technologia to zbiór metod i technik używanych w procesie przeobrażeń (transformacji). Technologia obejmuje: - niezbędną wiedzę potrzebną do realizacji zadań - umiejętności posługiwania tą wiedzą - wyposażenie techniczne Technologia zależy od celu organizacji oraz ludzi i ich kwalifikacji; ma ogromny wpływ na strukturę organizacyjną. W każdej organizacji istnieje inna technologia. Jak również każda organizacja to zbiór różnych technologii. Wynika ona tak z hierarchii organizacyjnej jak i z funkcjonalnego podziału pracy. Przyjmując ten ostatni, jako kryterium podziału technologii wewnątrz organizacji możemy wydzielić: -technologię bezpośrednio wytwarzającą produkty i usługi, które są dostarczane otoczeniu, -technologie podtrzymującą proces bezpośredni (np. księgowość, kadry), -technologię służącą dostosowaniu się do otoczenia (badanie rynku, tyczenie strategii, analiza ekonomiczna). 5.2 Typy technologii. W organizacjach, w których przedmiotem transformacji są ludzie i informacje, technologie dzielimy na: - rutynowe - nie rutynowe Kryterium podziału : powtarzalność zadań i sposobów ich rozwiązywania. Inny podział stosowany jest w przedsiębiorstwach. Technologie dzieli się w nich na: -produkcji masowej - wielkoseryjnej, -procesów ciągłych aparaturowych, -produkcji jednostkowej - krótkoseryjnej.

20 20 Wymienione typy stosowanej w przedsiębiorstwach technologii można uporządkować przyjmując za kryterium stopę złożoności technicznej. Złożoność techniczna oznacza stopień zmechanizowania procesów wytwarzania. Przyjęty podział został zaproponowany w latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku przez angielską badaczkę J. Woodward. Szukając zależności pomiędzy strukturą organizacyjną a efektywnością działania organizacji zauważyła że taka pozytywna zależność istnieje ale tylko tam gdzie uwzględnia się odpowiedni typ technologii przy jej budowie. Jej badania wykazały że dla technologii produkcji wielkoseryjnej i masowej najbardziej odpowiednią strukturą jest struktura zaliczana do systemów mechanistycznych. Natomiast dwie pozostałe klasy technologii powinny towarzyszyć formom organicznym. Techniczna złożoność Niska Wysoka Podklasy Produkcja jednostkowa wg wskazań odbiorców Produkcja prototypów Produkcja dużych urządzeń Produkcja małoseryjna na zlecenie Produkcja wielkoseryjna standartowych części wraz z montażem wg zaleceń indywidualnych Wielkoseryjna produkcja taśmowa Produkcja masowa Ciągły proces produkcji wg standartowych metod wytwarzania wraz z przystosowaniem do sprzedaży Proces wytwarzania chemikaliów Proces wytwarzania substancji płynnych, gazowych i krystalicznych Klasy Produkcja jednostkowa Produkcja wielkoseryjna i masowa Ciągły proces produkcyjny Tab. 5 Technologia wytwarzania a złożoność techniczna Inny podział technologii zaproponował Tompson. Podzielił on technologie na 3 ogólne typy: 1. technologia łańcuchowa - wiąże się ona tak z produkcją masową jak i z procesami przetwarzania ciągłego. Jej prototypem jest linia montażowa. Tak linia montażowa jak i instalacje przetwarzania ciągłego to linearne procesy transformacji, 2. technologia pośrednicząca kojarzy ona ze sobą klientów wymiany czy transakcji. Firmy posługując się tą technologią działają jako pośrednicy kojarząc interesy dwóch lub więcej stron transakcji, 3. technologia intensywna wymaga koordynacji wyspecjalizowanych umiejętności profesjonalistów przekształcających nie powtarzalne czynniki wejściowe w wynik zgodny z zamówieniem. Każde wykorzystanie technologii intensywnej wymaga każdo razowo opracowania i zastosowania wyspecjalizowanej wiedzy do nowych problemów lub odmiennych okoliczności. Przedstawione na rysunku 7. pola obrazują cztery alternatywne typy technologii którymi posługują się organizacje. I tak technologia łańcuchowa to standaryzacja czynników wejścia i wyjścia przy standaryzacji procesu transformacji. Technologia pośrednicząca to nieznormalizowane czynniki tak wejścia jak i wyjścia przy standaryzacji procesu przekształcania przebiegającym w systemie organizacyjnym. Nieznormalizowane czynniki wejścia i wyjścia oraz nieznormalizowany proces przekształcenia właściwy jest dla

21 21 technologii intensywnej. Czwarty typ nie został opisany przez Thompsona. Prawdopodobnie dla tego że system oparty na tej technologii jest systemem nie wydajnym. Technologię taką stosuje się na przykład przy budowie prototypów. Typologia Perrowa nawiązuje do powszechnie stosowanego podziału technologii w organizacjach gdzie przedmiotem transformacji są ludzie i informacja.. Uwzględnił w swoim podejściu fakt że w organizacji istnieje wiele odmiennych technologii. W swojej typologii zastosował dwie zmienne. Zmienność zadań, która określana jest liczbą odstępstw od procedur standardowych które mają miejsce przy stosowaniu danej technologii. Drugą zmienną stanowi analizowalność zadań określana liczbą znanych metod analitycznych służących radzeniu sobie z napotykanymi odstępstwami. Te dwie zmienne pozwoliły na wyodrębnienie czterech typów technologii: rutynową inżynierską. rzemieślniczą, nierutynową. CZYNNIKI WEJŚCIOWE I WYJŚCIOWE Standaryzowane nie standaryzowane PROCESY PRZEKSZTAŁCANIA ze standaryzowany nie ze standaryzowany Łańcuchowa? Pośrednicząca Intensywna Rys.7. Typy technologii według Thompsona [12 str. 147] ZMIENNOŚĆ ZADAŃ ANALIZOWALNOŚĆ ZADAŃ wysoka niska niska Rutynowa Rzemieślnicza wysoka Inżynierska Nierutynowa Rys 8 Typologia technologii według Perrowa [12 str. 153]

22 22 Technologia rutynowa charakteryzuje się niską zmiennością zadań i wysoką ich analizowalnością zaliczyć można do niej technologię produkcji masowej (Woodward), technologię łańcuchową (Thompson) czy też pracę biurową gdyż sporządzając różnego rodzaju dokumentację rzadko można natrafić na odstępstwa a jeżeli nawet występują to wiadomo jak należy ten problem rozwiązać. Technologia rzemieślnicza To niska zmienność i analizowalność zadań.każda sytuacja która odbiega od przyjętych procedur stanowi problem dla tego kto te zadania realizuje. W tych przypadkach nie istnieją z góry określone metody rozwiązania pojawiającego się problemu. Tutaj intuicja i doświadczenie odgrywa najważniejszą rolę. Technologia inżynierska pojawia się wtedy gdy występuje wysoka zmienność i analizowalność zadań. W tych technologiach, zwykle występuje wiele odstępstw od przyjętych procedur. Poziom kwalifikacji pracowników pozwala zwykle na zastosowanie przez nich różnych znanych im (w wyniku szkoleń ) metod rozwiązywania pojawiających się problemów. Technologia inżynierów charakteryzuje zawód inżyniera ale oprócz tego przypisuje się ją między innymi księgowym, techniką laboratoryjnym oraz sekretarką dyrektorów. Technologia nierutynowa to wysoka zmienność i niska analizowalność zadań. Można ją spotkać w działach badań i rozwoju w laboratoriach badających, i konstruujących prototypy. Duża liczba problemów i brak metod ich rozwiązywania powoduje że pracownikom będącym w ciągłym stanie niepewności, powinna pomagać ich kreatywność umysłu Tylko bowiem jednostki twórcze mogą sobie poradzić z tego typu zadaniami. 5.3 Technologia, struktura i koordynacja działań Klasyfikacja J. Woodward oparta została o stopień skomplikowania technicznego, a więc o stopień zmechanizowania podstawowego procesu przekształcania. Zauważyła ona, o czym wspomniano wcześnie, zależność pomiędzy złożonością techniczną a strukturą organizacyjną. Technologią najmniej i najwięcej złożonym towarzyszyć powinna struktura organiczna, natomiast technologia pro-dukcji masowej przynosi lepsze wyniki gdy zadania realizowane są w rozwiązaniach mechanistycznych. Tłumaczy się to rutyną zadań wykonywanych w tych technologiach. Tak technologia ciągła jak i jednostkowa opiera się na zadaniach nierutynowych zaś produkcja masowa jest wysoce zrutynizowana. Wysoka Mała ilość Produkcja masowa Ciągła Robotnicy przy taśmie Rutyna pracy Rzemieślnicy technicy... Niska artyści inżynierowie Niska Złożoność technologii Wysoka Rys.9 Rutyna wykonywanych zadań a złożoność techniczna [12 str. 152]

23 23 Jak koordynować działania w zależności od występującej w organizacji technologii? Zdaniem Thompsona w technologii pośredniczącej ludzie wykonują swoją pracę niezależnie od pozostałych. Dlatego też nie mają potrzeby częstych ze sobą kontaktów. Na wynik końcowy składa się suma wyników każdego uczestnika procesu pracy. Nadano temu określenie skumulowanej współzależności zadań. Przykładem tego mogą być banki ze swoimi filiami, licencjonowane restauracje, szkoły wyższe ze swoimi filiami, sklep ze swoimi jednostkami rozrzuconymi na danym obszarze, dzienne i nocne zmiany przy taśmach montażowych. Takie działanie w skumulowanej współzależności. koordynuje się działania poprze standardowe procedury oraz różnego rodzaju regulaminy. W technologii łańcuchowej mamy do czynienia tak ze skumulowaną jak i z sekwencyjną zależnością zadań. Przykładem skumulowanej współzależności w technologii łańcuchowej może być, cytowana powyżej, zmianowość przy taśmach montażowych, natomiast w obrębie każdej z nich występuje sekwencyjna zależność zadań. Praca każdego uczestnika procesu jest zależna od innych osób w nim uczestniczących Zadania wykonuje się w obrębie ustalonego cyklu. Działania koordynuje się w tym przypadku przy pomocy planów i harmonogramów. Towarzyszą im procedury i regulaminy. W technologii intensywnej konieczna jest wymiana informacji ze względu na rodzaj wykonywanych działań. Tylko ta wzajemna wymiana umożliwia sprawne działanie. Ze względu na tę wzajemną zależność zadań, koordynacja działań wymaga, od stron uczestniczących w tym procesie, wzajemnego dostosowania się. Mamy więc do czynienia z pracą zespołową, od której wymaga się wspólnego podejmowania decyzji oraz bezpośredniej komunikacji. Wzajemnemu dostosowaniu się jako mechanizmowi koordynacji, towarzyszyć powinny wymienione powyżej, specyficzne dla poszczególnych technologii, instrumenty koordynacji( procedury, regulaminy, plany i harmonogramy). Zależność pomiędzy realizowanymi zadaniami, a sposobami ich koordynowania przedstawiona została na skali Guttmana.. Sposób koordynacji Zależność zadań Regulaminy i procedury Harmonogramy i plany Wzajemne dostosowanie się Skumulowana Sekwencyjna Wzajemna zależność X X X X X X Tab.6. Zależność zadań a instrumenty ich koordynacji [12 str. 157] 6. Struktura organizacyjna jej funkcja i cechy. 6.1 Funkcja struktury Struktura organizacyjna to sposób uporządkowania elementów organizacji. Pojęcie struktury obejmuje także stosunki zachodzące pomiędzy elementami zorganizowanej całości.