Z R A Z R Ą Z D Ą Z D A Z N A I N E E CE C L E A L M A I M I P L P A L N A O N W O A W N A I N E E W W OR O G R A G N A I N ZA Z C A J C I

Transkrypt

1 WYKŁAD 5 ZARZĄDZANIE CELAMI I PLANOWANIE W ORGANIZACJI 1

2 1. Cele organizacji i zarządzanie poprzez cele: Cel to do czego się dąży i chce się osiągnąć. Cel Charakteryzuje się dwoma aspektami: treściowy to, co zostało wybrane lub zamierzone, ilościowy poziom trudności, poziom aspiracji. Cele są ważne co najmniej z czterech powodów: 1. Cele wyznaczają nasze plany i decyzje; 2. Cele zapewniają nam poczucie kierunku działań; 3. Cele wpływają na koncentrację naszych wysiłków; 4. Cele pozwalają nam ocenić stopień ich wykonania. 2

3 Misja podstawowy cel organizacji odzwierciedla przyczyny istnienia danej organizacji, tj. rolę spełnianą na rzecz otoczenia, wyróżniającą ją od wszystkich innych organizacji. Drzewo celów i funkcje przez nie spełniane: planistyczna, porządkująca, koordynująca i integrująca, motywacyjna, kontrolna. Możliwości realizacji celu wynikają głównie z: przygotowania się do jego realizacji, wiedzy i dotychczasowych osiągnięć (własnych i innych), wsparcia ze strony innych (doradcy, eksperta, instytucji itp.). 3

4 Zarządzanie przez cele obejmuje sformalizowane pro- cedury (uporządkowane działanie), rozpoczynające się od ustalenia celów i prowadzące do oceny ich realizacji. Niezbędne wymagania dla celów: 1. Cele należy kształtować dla całej organizacji. 2. Cele należy określić strategicznie i operacyjnie. 3. Cele muszą być aktualne i realne. 4. Cele muszą być niesprzeczne i mieć przypisaną rangę. 5. Cele organizacji powinny być zbieżne z celami pracowników. 6. Cele powinny być uszeregowane według terminu realizacji. Niechęć do ustalania celów w niektórych organizacjach. 4

5 2. Istota i cele planowania: Planowanie od łacińskiego planta szkic budynku, oznacza zaprojektowanie schematu działania. Planowanie: dotyczy przyszłości, opiera się na analizie obecnych i przyszłych warunków i odnosi się do realnego działania, jest antycypacyjnym podejmowaniem decyzji. Planowanie jest procesem świadomego ustalania kie- runków działania i podejmowania decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach. 5

6 Funkcje planowania: edukacyjna, koordynacyjna, aktywizująca, promocyjna. Plany są przeznaczone dla celów wewnętrznych i zewnętrznych. Podstawowe różnice między planami: horyzont czasu, zakres, stopień szczegółowości. 6

7 Potrzebę sporządzania planów w organizacji uzasadniają: 1. Opracowanie wizji i misji organizacji oraz celów organizacji i ich hierarchii; 2. Określenie zasad postępowania i środków realizowania przyjętych celów; 3. Przewidywanie zmiennej sytuacji zewnętrznej i sposobów ograniczania ryzyka; 4. Dokonywanie okresowej oceny silnych i słabych stron organizacji, jej szans i zagrożeń oraz miejsca na tle konkurentów; 5. Plany działalności mogą być wymagane przez banki przed udzieleniem kredytów oraz przez potencjalnych inwestorów i udziałowców. 7

8 Prawidłowo ułożone plany określa przynajmniej 10 czynników: 1. Cel lub cele związane z planem; 2. Zadania, które muszą być wykonane; 3. Zasoby wielkość, struktura i zapotrzebowanie w czasie; 4. Osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań; 5. Miejsce wykonania planowanych działań; 6. Metody i procesy, które będą zastosowane; 7. Procedury i porządek, który należy zachować; 8. Wiążące terminy, rozkłady i harmonogramy; 9. Określenie miar do oceny i weryfikacjiosiągnięć; 10. Punkty i czas sprawdzenia wykonania. 8

9 3. Etapy planowania: Sekwencyjność planowania: 1. Prognozowanie, tj. przewidywanie przyszłości. 2. Programowanie, tj. ustalanie różnych wariantów działań. 3. Tworzenie planu. Etapy przygotowania planów: 1. Określenie misji i celów działania. 2. Ocena istniejącej sytuacji. 3. Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań. 4. Ocena wariantów i wybór planu. 5. Ocena kosztów planu i sprawdzenie możliwości jego realizacji. 6. Ustalenie procedur i harmonogramu wdrożenia. 7. Wdrażanie planu i kontrola realizacji. 9

10 Gwiazda planowania: Co? Kto? Dlaczego? (po co?) Gdzie? Jak? Za co? Kiedy? 10

11 4. Metody i techniki planowania: Zasady planowania: zasada zgodności wewnętrznej, tj. zbilansowania możliwości wykonawczych z zasobami; zasada ciągłości, tj. zachowanie harmonii w czasie i między planami o różnym horyzoncie; zasada wiodącego ogniwa, tj. koncentracji na zagadnieniu najistotniejszym w organizacji; zasada zupełności, obejmująca całość przedsię- wzięcia, wraz z czynnikami określającymi; zasada gospodarności, tj. optymalnego wyboru; zasada integralności planowania i kontroli. 11

12 Metody planowania: 1. Metody ilościowe: ilościowe metody prognozowania oparte na modelach przyczynowych i ekstrapolacji, metody symulacyjne, metody bilansowania, metody optymalizacyjne; 2. Metody jakościowe: metody projekcyjne burza mózgów, symulacje, metody opinii ekspertów (np. delficka), metody scenariuszowe, jakościowe metody prognozowania. 12

13 5. Rodzaje planów i ich przydatność: :1. Rodzaje planów wg charakteru planu: strategiczne, taktyczne, operacyjne; 2. Rodzaje planów wg ich pola: kompleksowe, problemowe, wycinkowe; 3. Rodzaje planów wg czasu: długo,średnio i krótkookresowe; 4. Rodzaje planówwg wgich charakteru(przykładowe): zaopatrzenia, zatrudnienia, kosztów, jakości, marketingu, biznesplan. 13

14 6. Bariery planowania: Bariera planowania jako ograniczenie lub przesz- koda realizacji planu lub działań z nim związanych. Podstawowe bariery: 1. Bariery zasobowe, m. in.: bariera rzeczowa brak lub nieodpowiednia struktura środków produkcji, bariera technologiczna, bariera finansowa, bariera zatrudnienia, bariera edukacyjna; 2. Bariery informacyjne; 14

15 3. Bariery metodologiczne wynikające m. in. z: niewłaściwych celów, braku wkomponowania planowania w system zarządzania, braku sporządzenia planów wielowariantowych, oderwania planu od zasobów i ich jakości; 4. Bariery ryzyka i niepewności, w tym wynikające ze zmienności otoczenia. Przezwyciężanie barier, m. in. poprzez zapewnienie: spójności planów i ich aktualizacji, jakości informacji i skutecznej komunikacji, współuczestnictwa i motywacji zatrudnionych. 15

16 Dziękuję za uwagę...